PowerPoint 2010 - Handouts mit Word erstellen

PP.011, Version 1.0 – 03.03.2014
Kurzanleitung
PowerPoint 2010
Handzettel mit Word gestalten
Häufig wird dem Publikum an einer Präsentation Begleitmaterial in Form gedruckter Handouts ausgehändigt. Diese lassen sich mit PowerPoint als so genannte Handzettel in Form
verkleinerter Folienbilder ausdrucken. Die Möglichkeiten für die individuelle Gestaltung
dieser Handzettel sind aber gering. Übertragen Sie dagegen Ihre Präsentation nach Word,
lassen sich die Handzettel mit den vielfältigen Formatierungsmöglichkeiten von Word
ganz nach Ihren Wünschen gestalten. Auf Wunsch lassen sich auch die Notizen zu den
Folien übertragen. Umfangreiche Notizen werden dabei auf mehrere Seiten aufgeteilt.
Vorgehen
> Öffnen Sie die Präsentation, die Sie nach Word übertragen wollen.
> Wählen Sie im Register Datei den Befehl Speichern und senden, klicken Sie im
Bereich Dateitypen auf Handzettel erstellen und anschliessend ganz rechts auf das
Symbol Handzettel erstellen.
> Es erscheint das Fenster An Microsoft Word senden. Hier legen Sie im Bereich
Seitenlayout in Microsoft Word fest, wie die Abbildungen Ihrer Folien und allfällige
Notizen im Word-Dokument angeordnet werden sollen. Die Option Nur Gliederung
überträgt nur die reinen Textinformationen der Folien ins Word-Dokument.
> Auf Wunsch lassen sich die Folienbilder im erstellten Dokument mit der PowerPointPräsentation verknüpfen, so dass sich Änderungen an den Folien auch im betreffenden Word-Dokument widerspiegeln. Aktivieren Sie dazu die Option Verknüpfung
einfügen.
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PowerPoint 2010 , Handzettel mit Word gestalten – 2
> Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.
> Nun wird Word gestartet und ein neues Dokument erstellt. Die Folien werden eingefügt
und gemäss Ihrer Auswahl angeordnet. Haben Sie beispielsweise das Layout Notizen
neben den Folien oder Leere Linien neben den Folien gewählt, erstellt Word eine
dreispaltige Tabelle. In der ersten Tabellenspalte wird die Folien-Nummer und in der
zweiten das jeweilige Folienbild eingefügt. In der dritten Spalte sind entweder die Notizen oder leere Linien sichtbar.
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PowerPoint 2010 , Handzettel mit Word gestalten – 3
Die Übertragung kann je nach Anzahl Folien einige Zeit in Anspruch nehmen. Warten
Sie deshalb das Ende des Vorgangs ab, bevor Sie mit der Bearbeitung des Dokuments beginnen.
> Formatieren Sie nach der Ausgabe das Word-Dokument nach Ihren Vorstellungen
oder geben Sie zusätzliche beschreibende Texte zu den Folien ein.
> Möchten Sie die Folien bearbeiten, klicken Sie doppelt auf das betreffende Folienbild.
Bei eingebetteten Folien wird im Dokument temporär PowerPoint gestartet, und es
stehen Ihnen zur Bearbeitung die Befehle aus dem Menüband von PowerPoint zur
Verfügung. Sind die Folien verknüpft, wird die Präsentation in einem separaten PowerPoint-Fenster geöffnet.
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