Beschlussentwurf

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Rainer Gerstner
Referat für Arbeit
und Wirtschaft
Fremdenverkehrsamt
Marketing
Leitung
MA/L
Ausbau des Kongressmarketing in der Landeshauptstadt nur „die Besten zu sein“ genügt nicht den Anforderungen!
Antrag Nr. 02-08 / A 02435 von Herrn StR Max Straßer, Frau StRin Elisabeth Schosser,
Herrn StR Manuel Pretzl, Herrn StR Vinzenz Zöttl vom 03.05.2005
Sitzungsvorlage Nr.: 02-08 / V 06423
Beschluss des Ausschusses für Arbeit und Wirtschaft am 27.09.2005 (SB)
Öffentliche Sitzung
I.
Vortrag des Referenten
Mit Antrag Nr. 02-08 / A 02435 vom 03.05.2005 (Anlage) fordern die Antragsteller, ein
Konzept zur Verbesserung des Kongresswesens zu erarbeiten.
Das Kongressbüro des Tourismusamtes ist seit 50 Jahren in der Kongress- und Tagungsförderung tätig. Seine Aufgabe ist es, Akquisition, Betreuung und Durchführung von
nationalen und internationalen Kongressen, Tagungen und Corporate Events zu initiieren,
erfolgsorientiert zu koordinieren und nachhaltig sicherzustellen. Kurz: Marketing nach Außen und Innen plus Kundenservice.
Viele herausragende und bedeutende Kongressveranstaltungen konnten in dieser Zeit für
die bayerische Landeshauptstadt gewonnen werden. Zuletzt war das Kongressbüro auch
an der Akquisition und Durchführung der Großkongresse der Kardiologen (ca. 25.000 Teilnehmer) und der Diabetiker (ca. 15.000 Teilnehmer) beteiligt.
Insgesamt fanden im letzten Jahr in München im Kongress- und Tagungsmarkt rund
87.000 Veranstaltungen mit knapp 2,2 Millionen Teilnehmern statt. Diese Veranstaltungen
setzten sich zusammen aus dem offiziellen Tagungs- und Veranstaltungsmarkt in rund
180 Münchner Veranstaltungsstätten, den Inhouse-Veranstaltungen, die auch als „Grauer
Tagungsmarkt“ bezeichnet werden, und den sonstigen Veranstaltungen, wie z.B.
Incentive-Reisen und Produktpräsentationen.
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Bevor auf die Frage nach Verbesserungen bei der Akquisition von Kongressen eingegangen wird, soll die Akquisition von Kongresstouristen in anderen deutschen
und ausländischen Wettbewerber-Destinationen dargestellt werden (Frage 2 des
Antrags).
Bei den großen Mitbewerbern in Deutschland sind die Convention Büros bei den Tourismusorganisationen angesiedelt.
Stadt
Organisationsform
Berlin
Abteilung der Berlin Tourismus Marketing GmbH
Hamburg
Abteilung der Hamburg Tourismus GmbH
Stuttgart
Abteilung der Stuttgart Marketing GmbH
Frankfurt
Abteilung der Frankfurt Tourismus + Congress GmbH
Düsseldorf
Abteilung der Düsseldorf Marketing & Tourismus GmbH
Köln
Abteilung der Köln Tourismus GmbH
Dresden
Abteilung der Dresden-Werbung und Tourismus GmbH
Wien
Abteilung des Wiener Tourismusverbandes
Die Kooperation mit der jeweiligen Kongressbranche erfolgt in fast allen der genannten
Städte über einen Beirat, in dem die wichtigsten Akteure vertreten sind. Diese Modelle gewährleisten die notwendige Kommunikation der Akteure und stellen mit den Kongressbüros die geforderten zentralen Anlauf- und Koordinationsstellen zur Verfügung. Soweit früher Parallelstrukturen – Tourismusinstitution und Kongressbüro - bestanden, so wurden
diese mittlerweile aufgelöst.
Ziel dieser Beiräte ist primär die Akquisition von Großkongressen und die Zusammenarbeit bei strukturellen Grundsatzaufgaben. Alle diese Gremien regeln die Zusammenarbeit
in speziellen Statuten, die Finanzierung der Maßnahmen erfolgt durch festgelegte Beiträge der Beiratsmitglieder (z.B. in Dresden beträgt der jährliche Mitgliedsbeitrag im Beirat
4.500 €)
Welche Vorteile bei der Akquisition ergeben sich, wenn alternativ weiterhin das
Tourismusamt oder ein Marketing- und Kongressbüro mit dieser Aufgabe betreut
werden, welche bei der Gründung einer „Tourismusmarketinggesellschaft“? (Frage
3 des Antrags).
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Aus der Sicht der Kunden, also der internationalen Kongressveranstalter, spielt die jeweilige Organisationsform der Kongressbranche nahezu keine Rolle. Der Kunde hat bestimmte Vorstellungen und Erwartungen an die jeweilige Kongressorganisation.
Zwar bieten gewisse Organisationsformen, wie z.B. in der Rechtsform der GmbH, vermeintlich einen größeren und flexibleren Handlungsspielraum, doch stehen auch in der
Organisationsform als 100%iger Teil der Stadtverwaltung alle Handlungsspielräume zur
optimalen Erfüllung der Aufgaben zur Verfügung. Darüber hinaus stellt diese Form ein
nicht zu unterschätzendes Qualitätsmerkmal dar, gewährleistet sie doch die erforderliche
Neutralität und die Unabhängigkeit von rein privatwirtschaftlichen Interessen zugunsten
des Wohls des gesamten Standortes.
In den letzten Jahren wurden einige Male aufgrund von Anträgen zur Privatisierung des
Tourismusamtes die Organisationsstrukturen und –formen untersucht. Dabei konnten neben der Möglichkeit der finanziellen Beteiligung weiterer Gesellschafter keine relevanten
Vorteile anderer Organisationsformen festgestellt werden.
Diese Beteiligung der Partner kann jedoch auch auf anderen Wegen erreicht werden.
In welcher verbesserten Form könnten der Bayerische Hotel- und Gaststättenverband, das ICM, der Einzelhandelsverband (City Partner e.V.), Messe München
GmbH, Flughafen München GmbH und ggf. weitere Akteure eingebunden werden?
(Frage 4 des Antrags).
Die Zusammenarbeit mit weiteren Akteuren des Kongress- und Tagungswesens in München hat eine lange Tradition.
Bereits 1988 wurde das Munich ICCA Committee ins Leben gerufen. In diesem Kreis haben sich ausgewählte Dienstleister der Münchner Kongressindustrie zusammengeschlossen, den Kunden alle Leistungen zur professionellen Durchführung nationaler und internationaler Kongresse und Events zu bieten.
Derzeit sind die folgenden Institutionen und Firmen Mitglieder des Committees:

Kongressbüro des Tourismusamtes München

Flughafen München GmbH

Internationales Congress Center München

Autobus Oberbayern GmbH

EUROKONGRESS GmbH

ICONTAS SERVICE
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
INTERPLAN AG

K.I.T. GmbH

ArabellaSheraton Grand Hotel München

Hotel Bayerischer Hof

Dorint Sofitel Bayerpost München

Hilton München Park

Holiday Inn Munich-City Centre

Kempinski Hotel Airport München

Kempinski Hotel Vier Jahreszeiten München

Maritim Hotel München
Als Unterarbeitskreis des Munich ICCA Committee wurde in 2003 die sog. Task Force gegründet, speziell zur gezielten Ansprache von Verbänden mit dem Ziel der Akquisition von
Veranstaltungen ab 2.000 Teilnehmern.
Als weiterer Baustein zur Verbesserung der Koordination und Kommunikation im Kongress- und Tagungswesen in München wurde aufgrund der Erfahrungen mit zwei Großkongressen in 2004 beim Referenten für Arbeit und Wirtschaft ein „Arbeitskreis Großkongresse“ eingerichtet.
Als optimales Modell für die zukünftige Zusammenarbeit zwischen Kongressbüro und den
Beteiligten wird die Einrichtung eines Kongressbeirates betrachtet. Die Mitgliedschaft in
diesem Beirat steht allen Akteuren offen, seine Hauptaufgabe besteht in der Koordination
der Aktivitäten der Akteure und des Kongressbüros, sowie in der gemeinsamen Planung,
Durchführung und Finanzierung von Marketingaktionen. Die Mitgliedschaft in diesem Kongressbeirat und der damit verbundenen stärkeren Einflussnahme bei den Aktivitäten ist
dabei sinnvoller Weise für die Vertreter der Kongressbranche mit einem gewissen finanziellen Engagement verbunden. Die Geschäftsführung des Beirats könnte beim Tourismusamt angesiedelt sein.
Inwiefern ist das vom Bayerischen Hotel- und Gaststättenverband erarbeitete Konzept verwendbar? (Frage 5 des Antrags).
Nach den Aussagen des Kreisvorsitzenden München des Bayerischen Hotel- und Gaststättenverbandes, Herrn Conrad Mayer, existiert ein Konzept zum Kongressmarketing
derzeit noch nicht, es wird aber daran gearbeitet. Eine Aussage über die Verwendbarkeit
dieses Konzepts ist damit derzeit nicht möglich.
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Wie kann die Akquisition von Kongressen in der Landeshauptstadt entscheidend
verbessert werden? (Frage 1 des Antrags).
Bisher ist das Kongressbüro im Tourismusamt ein Fachgebiet der Abteilung Marketing. Es
ist mit 5 Stellen (4 Vollzeit, 1 Teilzeit mit 50% der normalen Arbeitszeit) ausgestattet, die
in die Vergütungsgruppen A12 (Leitung), BAT IVa, 2 x BAT IVb und BAT Vc fallen.
In dieser Struktur war es nicht möglich, durch eine „MRS Munich“ oder einen „MR Munich“
eine zentrale Anlaufstelle zu bieten, die sowohl international als für das Kongresswesen in
München verantwortlich wahrgenommen wird als auch die Koordination der Münchner
Partner im Kongresswesen leisten kann und zugleich mit den Behörden des Freistaats,
der Landeshauptstadt München, der Deutschen Bahn und all den anderen Stellen auf
gleicher Augenhöhe kommuniziert, die für die notwendige Infrastruktur erfolgreicher Kongresse eingebunden werden müssen.
Daher soll das München-Conventionbüro künftig als eigenständige Abteilung organisiert
werden. Die personelle Ausstattung ist aus den Personalstellen des Amtes heraus zu verbessern.
Die entsprechende Umorganisation soll so rasch wie möglich mit dem Personal- und Organisationsreferat der Landeshauptstadt München auf den Weg gebracht werden.
Ergänzend soll ein dv-gestütztes Informations- und Recherchesystem zur zeitnahen Erstellung von individuellen Angeboten für Anfragen nach Kongressmöglichkeiten in München erarbeitet werden. Bei einer Lösung über das Internet könnte das Conventionbüro
von einer großen Zahl von Anfragen zu kleineren Veranstaltungen Entlastung erfahren.
Ein Anhörungsrecht der Bezirksausschüsse besteht in dieser Angelegenheit nicht.
Der Korreferent des Referates für Arbeit und Wirtschaft, Herr Stadtrat Helmut Schmid, die
Verwaltungsbeirätin für das Tourismusamt, Frau Stadträtin Neff, das Personal- und
Organisationsreferat und das Direktorium, Hauptabteilung I, haben jeweils einen Abdruck
der Beschlussvorlage erhalten.
II.
Antrag des Referenten
1. Das Referat für Arbeit und Wirtschaft wird beauftragt, die im Vortrag dargestellten Maßnahmen (Kongreßabteilung, dv-gestütztes Infosystem) im Tourismusamt umzusetzen.
2. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle.
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3. Antrag Nr. 02-08 / A 02435 von Herrn StR Max Straßer, Frau StRin Elisabeth Schosser, Herrn StR Manuel Pretzl, Herrn StR Vinzenz Zöttl vom 03.05.2005 ist damit geschäftsordnungsmäßig behandelt.
III. Beschluss
nach Antrag.
Der Stadtrat der Landeshauptstadt München
Die Vorsitzende/
Der Vorsitzende
Der Referent
Christian Ude
Ober-/Bürgermeister/-in
Dr. Wieczorek
Berufsm. Stadtrat
IV. Abdruck von I. mit III.
über den Stenographischen Dienst
an das Direktorium - Dokumentationsstelle
an die Stadtkämmerei
an das Revisionsamt
V. Wv. RAW – FB IV
I.
Die Übereinstimmung des vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird
bestätigt.
II.
An das
z. K.
Am
I. A.
Unterschrift