Hummel QM-Handbuch - hummel

Qualitäts-Management-Handbuch
HUMMEL GmbH, Hamburg
Managementhandbuch-Nr.: 01
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Inhaltsverzeichnis
1
1.01
1.02
1.03
1.04
Allgemeines
Wir über uns
Benutzerhinweise
Abkürzungen und Begriffe
Zuordnung QM-System zu ISO 9001:2008
2
2.01
2.02
2.03
2.04
2.05
2.06
Organisations- und Dokumentationsprozesse
Aufbau und Struktur des QM-Systems
Beauftragte im Managementsystem
Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems
Dokumentationssystem
Netzwerk- und Datensicherung
Identifikation und Rückverfolgbarkeit
3
3.01
3.02
3.03
3.04
3.05
3.06
3.07
3.08
3.09
Führungsprozesse
Qualitätspolitik
Qualitätsziele
Datenerfassung und -analyse
Bewertung des Managementsystems
Kommunikation
Personalentwicklung
Ressourcenmanagement
Interne Audits
Verbesserungsmanagement
4
4.01
4.02
4.03
Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
Anlagenprojekte planen und bauen
Geräte entwickeln und fertigen
Serviceleistungen erbringen
5
5.01
5.02
5.03
Unterstützende Prozesse
Sekretariatsleistungen erbringen
Betriebsmittel bereitstellen
Fehler- und Beschwerdemanagement
Dieses Managementhandbuch ist Eigentum der Firma HUMMEL GmbH, Hamburg, und ist auf Verlangen zurückzugeben. Vervielfältigung und Veröffentlichungen jeglicher Art bedürfen der Genehmigung der Geschäftsführung der
HUMMEL GmbH, Hamburg.
Dieses Managementhandbuch unterliegt dem Änderungsdienst.
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1 Allgemeines
1.01 Wir über uns
Wir planen, bauen und warten Kälte-, Klima- und Lüftungsanlagen nach Maß.
Die Hummel GmbH ist spezialisiert auf Lüftungs-, Kälte- und Klimatechnik für gewerbliche Kunden. Wir entwickeln
und realisieren national und international komplexe Anlagen u.a. für chemische Fabriken, die Lebensmittelindustrie,
Logistik- und Lagerfirmen, Werften, Kliniken und wissenschaftliche Institute. Unsere Spezialisten verfügen über
langjährige Erfahrung: Hummel wurde vor über 20 Jahren in Hamburg gegründet und ist bis heute ein innovatives,
inhabergeführtes Kompetenzzentrum für Klima-, Kälte- und Lüftungstechnik. Unsere Philosophie: Der Kunde steht
an oberster Stelle. Ihre Forderungen sind für uns Herausforderung, auch und gerade beim Thema Umweltfreundlichkeit und Energieeffizienz.
1.02 Benutzerhinweise
Das vorliegende Managementhandbuch beschreibt das Qualitätsmanagementsystem der Firma HUMMEL GmbH,
Hamburg. Es beschreibt die Qualitätspolitik sowie die daraus abgeleiteten Qualitätsziele.
Dieses Managementhandbuch wurde gemeinsam mit den Führungskräften unter Einbeziehung der Mitarbeiter erarbeitet und berücksichtigt in Verbindung mit den weiterführenden Regelungen die Anforderungen der ISO
9001:2008.
Das Managementhandbuch sowie die fortführenden Regelungen dienen allen Mitarbeitern sowohl als Nachschlagewerk als auch als Referenzdokumentation für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Managementsystems. Die hier enthaltenen Regelungen dienen insbesondere zur Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs unseres Tagesgeschäfts unter Berücksichtigung der Anforderungen unserer Kunden.
Die in diesem Managementhandbuch sowie in den folgenden Anweisungen enthaltenen Regelungen und Vorgaben sind für alle Mitarbeiter der HUMMEL GmbH verbindlich.
Das Managementhandbuch wird mindestens einmal jährlich im Rahmen des internen Audits überprüft und ggf. geändert bzw. aktualisiert. In einer Änderungshistorie werden die vorgenommenen Änderungen dokumentiert und die
aktuelle Ausgabe des Managementhandbuchs durch die Geschäftsführung in Kraft gesetzt.
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1 Allgemeines
1.03 Abkürzungen und Begriffe
Abkürzungen
Systembezogene Abkürzungen
QMS
QMH
KVP
MH
VA
AA
FB
PK
CL
Qualitätsmanagementsystem
Qualtätsmanagementhandbuch
kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Managementhandbuch
Verfahrensanweisung
Arbeitsanweisung
Formblatt/Vorlagen/Aufzeichnungen
Protokoll
Checkliste
Funktionsbezogene Abkürzungen
BA
SB
DB
FG
GF
SV
PB
PL
QMB
SK
MT
IS
VB
Beauftragter für Arbeitssicherheit
Sicherheitsbeauftragter
EDV/Datenschutzbeauftragter
Fertigung
Geschäftsführung
Servicekräfte
Projektbüro
Projektleiter
Qualitätsmanagementbeauftragter (QM-Beauftragter)
Sekretariat
Montage
Infrastruktur
Vertrieb
Hummel-spezifische Abkürzungen
SMA
RLT
HKL
HWK
LV
BV
Service/Montage-Auftrag
Raumlufttechnik
Heizung/Klima/Lüftung
Handwerkskammer
Leistungsverzeichnis
Bauvorhaben
Namenskurzzeichen
Die Verwendung von Namenskurzzeichen ist in der Regel aus dem Kontext zu erkennen. Namenskurzzeichen sind
im Sinne des QMS keine Abkürzungen beziehungsweise kein Begriff. Namenskurzzeichen sind in der Arbeitsanweisung „A-1 Telefonliste“ dokumentiert und vom Benutzer des QMH dort nachzuschlagen.
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Begriffe
Vorgabedokumente (Regelungen)
 sollen dem Anwender Vorgaben in Form von (Durchführungs-) Bestimmungen vermitteln;
 werden in der Regel nur bei Bedarf während längerer Zeiträume geändert;
 sind immer mit einer Identifikationskennzeichnung und einem Änderungsindex versehen.
Formblatt/Vorlagen
 sind Vordrucke oder Vorlagen, die noch nicht bearbeitet oder ausgefüllt sind;
 sind immer mit einer Identifikationskennzeichnung und einem Änderungsindex versehen;
 werden, nachdem sie ausgefüllt wurden, z.B. zu Aufzeichnungen.
Nachweisdokumente
 sind Aufzeichnungen in Form von Beurteilungen und Berichten;
 dienen zur Nachweisführung und werden bei Bedarf ausgewertet;
 können bzw. müssen mit Hilfe von Formblättern oder Vorlagen erstellt werden.
Prozess
Satz von in Wechselbeziehung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.
Protokoll
 Festlegung von Details
 Gegenzeichnen von Mitarbeitern und/oder Kunden und/oder anderen Partnern
Checkliste
 Festlegung von Details
Richtlinien
 Festlegungen externer Stellen, die Einfluss auf die Arbeitsabläufe haben.
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1 Allgemeines
1.04 Zuordnung QM-System zu ISO 9001:2008
Nr.
4
4.1.
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.4.1
5.4.2
5.5
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
6
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.3
6.4
ISO 9001:2008
Qualitätsmanagementsystem
Allgemeine Anforderungen
Dokumentationsanforderungen
Allgemeines
Qualitätsmanagementhandbuch
Lenkung von Dokumenten
Lenkung von Aufzeichnungen
Verantwortung der Leitung
Verpflichtung der Leitung
Kundenorientierung
Qualitätspolitik
Planung
Qualitätsziele
Planung des Qualitätsmanagementsystems
Verantwortung, Befugnis und Kommunikation
Verantwortung und Befugnis
Beauftragter der obersten Leitung
Interne Kommunikation
Managementbewertung
Allgemeines
Eingaben für die Bewertung
Ergebnisse der Bewertung
Management von Ressourcen
Bereitstellung von Ressourcen
Personelle Ressourcen
Allgemeines
Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung
Infrastruktur
Arbeitsumgebung
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Kapitel Managementhandbuch
2.01, 2.03, 2.04, 2.05
2.01, 2.03, 2.04, 2.05
2.01, 2.03, 2.04
2.01, 2.03, 2.04
2.04, 2.05, 3.03
2.04, 2.05, 3.03
3.01
3.05
3.01
3.07
3.02
2.03, 3.07
2.01, 2.02
2.01, 2.02
2.02
3.05
3.04
3.04
3.04
3.04
3.07
3.06
3.06
3.06
3.07
3.07
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
Nr.
7
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.4
7.4.1
7.4.2
7.4.3
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
7.6
8
8.1
8.2
8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.3
8.4
8.5
8.5.1
8.5.2
8.5.3
ISO 9001:2008
Produktrealisierung
Planung der Produktrealisierung
Kundenbezogene Prozesse
Ermittlung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt
Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt
Kommunikation mit dem Kunden
Entwicklung
Entwicklungsplanung
Entwicklungseingaben
Entwicklungsergebnisse
Entwicklungsbewertung
Entwicklungsverifizierung
Entwicklungsvalidierung
Lenkung von Entwicklungsänderungen
Beschaffung
Beschaffungsprozess
Beschaffungsangaben
Verifizierung von beschafften Produkten
Produktions- und Dienstleistungserbringung
Lenkung der Produktions- und Dienstleistungserbringung
Validierung der Prozesse zur Produktion und zur
Dienstleistungserbringung
Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit
Eigentum des Kunden
Produkterhaltung
Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln
Messung, Analyse und Verbesserung
Allgemeines
Überwachung und Messung
Kundenzufriedenheit
Internes Audit
Überwachung und Messung von Prozessen
Überwachung und Messung des Produkts
Lenkung fehlerhafter Produkte
Datenanalyse
Verbesserung
Ständige Verbesserung (KVP)
Korrekturmaßnahmen
Vorbeugungsmaßnahmen
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Kapitel Managementhandbuch
4
3.05
3.05, 4.01, 4.02,4.03
3.05, 4.01, 4.02,4.03
3.05, 4.08, 5.03,4.03
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
4.01, 4.02
5.02
4.01, 4.02, 4.03
4.01, 4.02, 4.03
4.01, 4.02, 4.03
2.06
4.01, 4.03
4.02
5.02
3.04, 3.08, 3.09, 4.06
5.02
3.03, 3.04
3.08
3.03, 3.04, 3.08
4.02
4.02
3.03, 4.01
3.09
3.01, 3.02, 3.03, 3.04, 3.05, 3.09
3.09
3.09
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems
Zielsetzung
Durch eine transparente Darlegung des QM-Systems soll die Zuordnung der jeweiligen Prozesse sowie deren
Wechselwirkungen innerhalb des QM-Systems aufgezeigt werden.
Verantwortung
Für den Aufbau und die Struktur der QM-Dokumentation und damit für die Darlegung des QM-Systems ist der QMB
verantwortlich.
Geltungsbereich
Das Managementhandbuch gilt für das gesamte Unternehmen HUMMEL.
Ausschlüsse
Ausschlüsse gegenüber den Anforderungen der ISO 9001 wurden nicht vorgenommen.
Dokumentation
Allgemeingültige bzw. übergeordnete Regelungen sind in unserem Managementhandbuch festgelegt. Detailregelungen sind in den weiterführenden Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Richtlinien enthalten.
Verantwortungen und Befugnisse
Eine Übersicht der im Unternehmen bestehenden Aufbauorganisation mit Angabe der jeweils verantwortlichen
Stelleninhaber ist in einem Organigramm festgelegt, das durch die GF erstellt und gepflegt wird.
Verantwortungen und Befugnisse innerhalb des Unternehmens sind in diesem Management-Handbuch sowie innerhalb der weiterführenden Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Richtlinien geregelt. Darüber hinaus bestehen
für alle Mitarbeiter Rollen- bzw. Stellen- bzw. Aufgabenbeschreibungen.
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
Übersicht Managementhandbuch/Verfahrensanweisungen
Die nachfolgende Übersicht zeigt die Struktur unserer Prozesse, die sich in folgende Bereiche gliedert:




Organisations- und Dokumentationsprozesse
Führungsprozesse
Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
Unterstützende Prozesse
Diese Struktur verdeutlicht die in unserem Unternehmen bestehende Abfolge der Prozesse sowie die verschiedenen Prozessbereiche, innerhalb derer vielfältige Wechselwirkungen bestehen.
Die jeweiligen Prozessbeschreibungen im Managementhandbuch und die Verfahrensanweisungen enthalten die
detaillierten Abläufe und Schnittstellen der einzelnen Prozesse.
Nr.
2
2.01
2.02
2.03
2.04
2.05
2.06
3
3.01
3.02
3.03
3.04
3.05
3.06
3.07
3.08
3.09
4
4.01
4.02
4.03
Kapitel Managementhandbuch
Organisations- und Dokumentationsprozesse
Aufbau und Struktur des QM-Systems
Beauftragte im Managementsystem
Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems
Dokumentationssystem
Netzwerk- und Datensicherung
Identifikation und Rückverfolgbarkeit
Führungsprozesse
Qualitätspolitik
Qualitätsziele
Datenerfassung und -analyse
Bewertung des Managementsystems
Kommunikation
Personalentwicklung
Ressourcenmanagement
Interne Audits
Verbesserungsmanagement
Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
Anlagenprojekte planen und bauen
Geräte entwickeln und fertigen
Serviceleistungen erbringen
5
5.01
5.02
5.03
Unterstützende Prozesse
Sekretariatsleistungen erbringen
Betriebsmittel bereitstellen
Fehler- und Beschwerdemanagement
Mitgeltende Verfahrensanweisungen
------VA D-2.04 Dokumentenlenkung
VA D-2.05 Datenschutz
VA D-2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit
------VA F-3.04 Managementbewertung
--VA F-3.06 Personalentwicklung
--VA F-3.08 Interne Audits
VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement
VA P-4.01 Anlagenprojekte planen und bauen
VA P-4.02 Geräte entwickeln und fertigen
VA P-4.03 Serviceleistungen erbringen
VA U-5.01 Sekretariatsleistungen erbringen
VA U-5.02 Betriebsmittel bereitstellen
VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement
Die Lenkung der aufgeführten Verfahrensanweisungen sowie Formblätter und Vorlagen sind unter „Dokumentenlenkung“ geregelt.
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.02 Beauftragte im Managementsystem
Zielsetzung
Die in unserem Unternehmen benannten Beauftragten handeln im Auftrag der Geschäftsführung und sind bzgl.
ihrer Handlungen unabhängig und weisungsbefugt gegenüber allen Mitarbeitern. Hierzu ist es besonders wichtig,
dass die die Beauftragten Fachleute im betreffenden Aufgabengebiet sind.
Verantwortung
Für die Koordinierung der Aktivitäten der Beauftragten in unserem Qualitätsmanagementsystem ist die Geschäftsführung verantwortlich.
QM-Beauftragter
Der QMB ist in Angelegenheiten des Qualitätsmanagementsystems weisungsbefugt und stimmt sich hierzu bei der
Einleitung von erforderlichen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen mit den betroffenen Projektleitern und Prozesseigentümern ab.
Er berichtet der Geschäftsführung mindestens jährlich über die Leistung des Qualitätsmanagementsystems. Hierzu
werden Auswertungen zu Kundenreklamationen, Ergebnisse der internen Audits sowie Produkt- und Prozessleistungen in Form eines Jahresberichts der Geschäftsführung vorgelegt.
Zur Förderung der Kundenorientierung werden aktuell ermittelte Reaktionen und Anforderungen unserer Kunden in
regelmäßigen Schulungen durch den QMB allen Mitarbeitern vermittelt. Entsprechende Schulungen werden angeboten und sind im Schulungsplan aufgeführt.
Weitere Beauftragte
Entsprechende Rechtsgrundlagen geben Aufschluss, ob ein Beauftragter zu bestellen ist und welche Anforderungen bzgl. Qualifikation und Weiterbildung erforderlich sind. Dieser muss die Fach- und Sachkunde für das jeweilige
Aufgabengebiet nachweisen. Hierbei kann es erforderlich sein, dass der in Frage kommende Mitarbeiter über eine
entsprechende Ausbildung und/oder Berufserfahrung verfügen muss. Um die Fach- und Sachkunde für bestimmte
Beauftragte zu erlangen, sind neben der Ausbildung und Berufserfahrung ggf. behördlich anerkannte Lehrgänge zu
besuchen.
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
Bestellung von Beauftragten
Bei der Benennung der jeweiligen Beauftragten ist darauf zu achten, dass neben der fachlichen Qualifikation auch
die Zuverlässigkeit sichergestellt wird.
Beauftragte werden von der Geschäftsführung benannt und schriftlich bestellt, wobei dies auch die Beauftragung
externer Stellen einschließen kann, welche die jeweiligen Anforderungen nachweislich erfüllen. Bei behördlich geforderten Beauftragten wird die Bestellung gegenüber der Behörde schriftlich angezeigt.
Folgende Beauftragte sind in unserem Unternehmen benannt:





QM-Beauftragter (ISO 9001, 5.5.2) wie bereits oben genannt
Sicherheitsbeauftragter (§719 RVO, § 22 SGB VII und § 9 BGV A 1)
Fachkraft für Arbeitssicherheit (gemäß §§ 5, 6 ASiG)
Mehrere Ersthelfer (§§ 8,9,10 Abs. 2, 8 BGV A 5)
EDV-/Datenschutzbeauftragter (BDSG § 4f.)
Daneben steht uns ein externer Betriebsarzt (gemäß § 2 ASiG und BGV A 7) zur Verfügung.
Nachweise und Hilfsmittel
QMS-Jahresbericht
VA D-2.02 Ernennung und Aufgaben von Beauftragten
AA A-01-Telefonverzeichnis
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
Prozesseigentümer
ist derjenige, der die meisten personellen Anteile am Prozess hat oder derjenige, der das meiste Interesse daran
hat, dass der Prozess funktioniert. Der Prozesseigentümer hat folgende Verantwortungen und Kompetenzen:





Gestaltung und Änderung von Regelungen
Weiterentwicklung der Regelungen und Verfahren
Ansprechpartner bei internen und externen Audits
Einleiten von Korrekturmaßnahmen, die z. B. aus internen und externen Audits resultieren
Schulung von Mitarbeitern zur jeweiligen Regelung bzw. zum jeweiligen Verfahren
Nachfolgend sind die in unserem Unternehmen relevanten Prozesseigentümer aufgelistet:
Nr.
2
2.01
2.02
2.03
2.04
2.05
2.06
3
3.01
3.02
3.03
3.04
3.05
3.06
3.07
3.08
3.09
4
4.01
4.02
4.03
5
5.01
5.02
5.03
Kapitel Managementhandbuch
Organisations- und Dokumentationsprozesse
Aufbau und Struktur des QM-Systems
Beauftragte im Managementsystem
Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems
Dokumentationssystem
Netzwerk- und Datensicherung
Identifikation und Rückverfolgbarkeit
Führungsprozesse
Qualitätspolitik
Qualitätsziele
Datenerfassung und -analyse
Bewertung des Managementsystems
Kommunikation
Personalentwicklung
Ressourcenmanagement
Interne Audits
Verbesserungsmanagement
Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
Anlagenprojekte planen und bauen
Geräte entwickeln und fertigen
Serviceleistungen erbringen
Unterstützende Prozesse
Sekretariatsleistungen erbringen
Betriebsmittel bereitstellen
Fehler- und Beschwerdemanagement
Prozesseigentümer
Stellvertreter
----QMB
QMB
DB
Leitung PB
----GF
GF
QMB
Leitung FG
----QMB
GF
GF
GF
GF
QMB
QMB
----GF
QMB
QMB, Leitung VB
GF
Leitung VB
GF
GF
Leitung PB
Leitung PB
Leitung SK
QMB
Leitung FG
GF
Leitung SK
Leitung PB
GF
QMB
QMB
QMB
Der QMB ist verantwortlich für die Erstellung und Aktualisierung der Liste der Prozesseigentümer.
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.03 Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems
Zielsetzung
Unser Managementsystem soll ein Steuerungsinstrument für unser Unternehmen sein. Hierzu ist es wichtig, dass
für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eindeutige und nachvollziehbare Handlungsanweisungen vorhanden
sind. Des Weiteren soll das Managementsystem anhand der gewonnenen Daten und Erfahrungswerte gezielt weiterentwickelt und kontinuierlich verbessert werden.
Verantwortung
Die Aktivitäten zur Planung und Weiterentwicklung unseres Managementsystems werden durch unseren QMB koordiniert.
Planung
Die Planung des QM-Systems erfolgt innerhalb der QM-Dokumentation, welche aus dem Managementhandbuch
und weiterführenden Verfahrensanweisungen besteht. Unterstützt wird dies durch bedarfsorientiert erstellte Arbeitsanweisungen sowie entsprechende Vorlagen und Nachweise.
Weiterentwicklung
Die Weiterentwicklung des Managementsystems erfolgt anhand dessen Beurteilung im Rahmen der Managementbewertung unter Berücksichtigung der Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien. Maßnahmen zu
dessen Weiterentwicklung sind in der Maßnahmenliste aufgeführt. Einen wesentlichen Bestandteil zur Weiterentwicklung des Managementsystems nimmt hierbei auch die Durchführung der Internen Audits ein.
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess
Um den sich ändernden Anforderungen der interessierten Parteien innerhalb des Managementsystems gerecht zu
werden, wird das Managementsystem einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen.
Weiterführende Regelungen
VA F-3.09 Fehler- und Beschwerdemanagement
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.04 Dokumentationssystem
Zielsetzung
Durch eine geeignete Systematik zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen soll sichergestellt werden,
dass in unserem Unternehmen ein durchgängig funktionierendes Dokumentationssystem vorhanden ist. Damit verbunden sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die für die Ausübung ihrer Tätigkeiten erforderlichen Dokumente, Vorlagen und Aufzeichnungen jeweils aktuell verfügen. Ein sicherer und schneller Zugriff soll die tägliche
Arbeit unterstützen und wo erforderlich für eine lückenlose Nachweisführung sorgen.
Verantwortung
Für die Pflege und Aufrechterhaltung des Dokumentationssystems ist der QMB verantwortlich. Detaillierte Zuordnungen von Verantwortlichkeiten bzgl. der Erstellung, Änderung und Freigabe sind den Dokumentenlisten zu entnehmen. Bei der Ermittlung der relevanten externen Dokumente wird der QMB durch die Projektleiter fachlich unterstützt.
Vorgabedokumente
Vorgabedokumente sollen dem Anwender Vorgaben in Form von Informationen oder (Durchführungs-) Bestimmungen vermitteln. Die Dokumentation des Managementsystems wird durch unser Management-Handbuch sowie
durch weiterführende Vorgabedokumente in Form von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien dargelegt.
Beispiele für Vorgabedokumente
Intern: Managementhandbuch, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisung
Extern: Gesetze, Verordnungen, Genehmigungen, Bedienungsanleitungen, Kundenspezifikationen
Nachweisdokumente
Nachweisdokumente sind Aufzeichnungen in Form von Beurteilungen und Berichten und können bzw. müssen
unter zu Hilfenahme von Formblättern oder Vorlagen erstellt werden. Die Nachweisführung zum QM-System sowie
zu unseren Dienstleistungen wird in Form von Aufzeichnungen sichergestellt.
Beispiele für Nachweisdokumente
Intern: interner Auditbericht, Schulungsnachweis, Prüfberichte, Maßnahmenplan, Protokolle
Extern: Auditbericht des Zertifizierers, Gutachten der Berufsgenossenschaft, Beurteilungen durch Kunden
Lenkung der Dokumente
Eine Übersicht der verwendeten internen und externen Dokumente und Aufzeichnungen befindet sich in der EDVgeführten Dokumentenliste „JJMMTT-Dokumente.lst“.
Der Name von Dokumenten setzt sich aus der Abkürzung des Dokumententyps, einer Eingruppierung per Buchstabe, einer Nummer einer optionalen Untergruppierung per Buchstabe, der Versionsnummer und einem beschreibenden Text zusammen.
Weiterführende Regelungen
VA D-2.04 Dokumentenlenkung
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Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.05 Netzwerk- und Datensicherung
Zielsetzung
Durch geeignete Maßnahmen sollen die Sicherung und der Schutz sowie die Geheimhaltung von persönlichen und
vertraulichen der sich auf dem internen EDV-System befindlichen Daten sichergestellt werden.
Verantwortung
Die regelmäßige Datensicherung erfolgt automatisch zeitgesteuert. Die Verantwortung für den sicheren Prozess
hat der EDV-Beauftragte.
Beschreibung
Hierzu werden alle auf dem Server befindliche Daten täglich auf dem Datensicherungsmedium gesichert. Des Weiteren werden alle Daten nochmals durch eine Festplattenspiegelung gesichert.
Daten auf den jeweiligen PCs werden keiner Datensicherung unterzogen.
Weiterführende Regelungen
-
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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit
Zielsetzung
Durch geeignete Maßnahmen der Kennzeichnung und Zuordnung sollen die Identifikation und Rückverfolgbarkeit
sowie der Prüf- und Überwachungsstatus der Produkte und Dienstleistungen während deren Erstellung bzw. Erbringung sichergestellt werden.
Verantwortung
Für die Festlegung der jeweils erforderlichen Maßnahmen zur Identifikation und Rückverfolgbarkeit von Produkten
ist das Projektbüro und für die von Serviceleistungen der Serviceleiter verantwortlich. Unterstützt wird dieses ggf.
durch einzelne Projektleiter und den QMB.
Beschreibung
Im Rahmen einer reibungslosen Auftragsabwicklung ist es erforderlich, dass die von uns hergestellten Produkte
bzw. erbrachten Dienstleistungen jederzeit und eindeutig den jeweiligen Fertigungs- und Auftragspapieren zuordbar sind.
Bei der Planung und Entwicklung neuer Produkte werden das Ausmaß und die Art der jeweiligen Rückverfolgbarkeit des Produkts und dessen Komponenten festgelegt. Kriterien hierfür sind die Ergebnisse der Risikobetrachtungen sowie die Einschätzung der Produktrisiken im Rahmen der Produkthaftung.
Weiterführende Regelungen
VA D-2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit
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3 Führungsprozesse
3.01 Qualitätspolitik
Zielsetzung
Durch die Festlegung der Qualitätspolitik soll die strategische mittel- und langfristige Ausrichtung des Managementsystems vorgegeben werden.
Verantwortung
Für die Erstellung sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Qualitätspolitik ist die Geschäftsführung verantwortlich.
Qualitätspolitik
Die Hummel GmbH ist spezialisiert auf Lüftungs-, Kälte- und Klimatechnik, primär für gewerbliche Kunden. Wir entwickeln und realisieren national und international komplexe raumlufttechnische Anlagen höchster Qualität. Regional bieten wir den zugehörigen Service für die Systeme an.
Die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen muss den sich ändernden Bedürfnissen unserer Kunden und
des Marktes jederzeit gerecht werden. Dies ist die Basis für den Erfolg unseres Unternehmens und die Voraussetzung zur Sicherung unserer Arbeitsplätze.
Die Qualitätspolitik des Unternehmens betrachtet folgende Aspekte:
- Kunden
- Mitarbeiter
- Leistungen
- Kooperationen
- Wirtschaftlichkeit
- gesellschaftliche Verantwortung
Kunde
Der Kunde steht an oberster Stelle unserer Unternehmenspolitik. Der Kunde hat Bedarf an Produkten und Dienstleistungen der Hummel GmbH und Anforderungen an die Zusammenarbeit mit einem Partner. Der Kunde signalisiert das Interesse zur Zusammenarbeit durch seine Anfrage. Er stellt nur dann eine Anfrage, wenn er der Hummel
GmbH zutraut, seine Anforderungen zu erfüllen. Die Hummel GmbH verfolgt nur Anfragen, aus denen sich ein wirtschaftlich wert-schöpfender Auftrag generieren lässt. Anfragen, die die Hummel GmbH nicht weiter verfolgt, werden abgesagt. Anfragen, bei denen kein ernsthaftes Interesse an einem Vertragsabschluss zu erkennen ist, müssen nicht beantwortet werden.
Wir arbeiten als Partner stets im Dialog mit unseren Kunden. Es ist unser Bestreben, die Kundenanforderungen
bestmöglich zu kennen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und den Kundenstamm kontinuierlich zu erweitern.
Die Hummel GmbH lebt von Kundenaufträgen, daher ist die Sicht des Kunden auf das Unternehmen wichtig. In der
Wahrnehmung des Kunden sollen folgende Aspekte im Vordergrund stehen:
- fachliche Kompetenz
- kundenorientiertes Handeln
- Leistungen hoher Qualität
- korrektes Auftreten
- Verlässlichkeit
- Fairness
Mitarbeiter
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Die Mitarbeiter tragen durch Ihre Leistungen den Erfolg des Unternehmens. Die Mitarbeiter identifizieren sich mit
dem Unternehmen und repräsentieren das Unternehmen nach außen. Das Unternehmen stellt sicher, dass die Mitarbeiter auch bei sich ändernden Anforderungen qualitativ hochwertige Leistungen erbringen können. Durch Ausbildung und Weiterbildung wollen wir sichere Arbeitsplätze schaffen.
Toleranz und gegenseitige Achtung unter unseren Mitarbeitern und Kollegen sowie Vertrauen und partnerschaftliche Zusammenarbeit stellen eine besondere Herausforderung unseres täglichen Arbeitens und Handelns dar.
Über die wirtschaftliche Grundlage hinaus bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern:
- Werkzeuge hoher Qualität
- Weiterbildungsangebote
- Kommunikationsinfrastruktur
- soziale Verantwortlichkeit
Hochwertige Leistungen
Die Qualität unserer Arbeit ist die Grundlage einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Die Qualität der erbrachten
Leistungen entsteht durch strukturiertes Arbeiten und qualifizierte Mitarbeiter. Das strukturierte Arbeiten ist in
einem Qualitätsmanagementsystem festgelegt.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagementsystems und der damit verbundenen Prozesse ermöglicht uns ein effektives und effizientes Arbeiten, um einen stabilen Ertrag und die Zukunft des Unternehmens zu sichern.
Kooperation
Das Unternehmen baut auf den Fähigkeiten, Leistungen und Produkten von Partnern und Zulieferern auf. Da unsere Lieferanten und Partner einen wesentlichen Beitrag zum Erreichen unserer Qualitätsziele leisten, pflegen wir
einen seriösen und vertrauensvollen Umgang. Wir achten die Leistungen unserer Geschäftspartner.
Wirtschaftlichkeit
Effizientes Arbeiten und kostenbewusstes Handeln ist die Voraussetzung für den Fortbestand des Unternehmens.
Aufgaben werden pragmatisch im Sinne des Kunden gelöst. Jeder Mitarbeiter hat die Verpflichtung, erkennbare
und relevante Veränderungen des Marktes im Unternehmen bekannt zu machen und Lösungen zur verbesserten
Positionierung des Unternehmens zu erarbeiten. Mitarbeiter gehen mit Ressourcen verantwortungsvoll um. Arbeitsabläufe werden effektiv und effizient durchgeführt. Wir haben das Ziel, den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens nachhaltig zu steigern.
Gesellschaftliche Verantwortung
Die Hummel GmbH ist in der rechtsstaatlichen Gesellschaft fest verwurzelt. Alle Handlungen basieren auf der sozialen Marktwirtschaft und entsprechen den rechtlichen Grundlagen. Die Ermittlung und Einhaltung der für uns relevanten gesetzlichen und behördlichen Anforderungen bedeutet verantwortungsvolles Handeln gegenüber der Gesellschaft und ist Voraussetzung für ein langfristiges Bestehen am Markt. Wir wollen durch Ausbildung und Weiterbildung sicher zu beherrschende Technik liefern. Die Hummel GmbH hat das Ziel, das Gemeinwohl in der Gesellschaft zu steigern.
Durch einen umsichtigen Umgang mit Energie und umweltrelevanten Stoffen können wir dazu beitragen folgenden
Generationen eine lebenswerte Umwelt zu erhalten. Die Hummel GmbH verpflichtet sich zu umweltbewusstem
Handeln.
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3 Führungsprozesse
3.02 Qualitätsziele
Zielsetzung
Durch die Festlegung geeigneter Qualitätsziele soll allen Mitarbeitern eine konkrete Orientierungsvorgabe bei der
Umsetzung und Weiterentwicklung unseres QM-Systems gegeben werden.
Verantwortung
Für die Festlegung der Qualitätsziele ist die Geschäftsführung verantwortlich, wobei die Ziele unter Einbeziehung
der Projektleiter beschrieben werden.
Beschreibung
Die nachfolgenden Qualitätsziele sind aus unserer Qualitätspolitik abgeleitet und orientieren sich an den interessierten Parteien unseres Unternehmens sowie an deren Anforderungen und Erwartungen. Im Rahmen der jährlichen Managementbewertung werden die dargestellten Ziele bzgl. Aktualität, Zielerreichung und Änderungsbedarf
bewertet.
Ziele
Wir wollen zufriedene
Kunden
Wir wollen zufriedene
und engagierte Mitarbeiter
Wir wollen qualitativ
hochwertige Leistungen liefern
Wir wollen ein gutes
Unternehmensergebnis
Wir wollen gegenüber
der Gesellschaft verantwortungsvoll handeln
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Maßnahmen zur Zielerreichung
 Einbeziehung der Kunden bei der
Produktentwicklung
 Sicherstellen regelmäßiger Kundenkontakte durch persönliche Ansprechpartner
 Einsatz von qualifiziertem Personal
 Einsatz modernster Maschinen- und
Anlagentechnik
 Durchführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche
 Ermitteln und Durchführen geeigneter Qualifizierungsmaßnahmen
 Eindeutige Festlegung von Verantwortung und Befugnissen
 Zur Verfügung stellen der besten
verfügbaren Arbeitsmittel sowie
einer geeigneten Arbeitsumgebung
 Marketingaktivitäten
 Schulungen
 Verbesserungswesen
 Sicherstellen des Innovationsvorsprungs
 Erweiterung unseres Stammkundengeschäfts
 Optimierung unserer Prozesse hinsichtlich Effektivität und Effizienz
 Aufrechterhalten und Weiterentwickeln des bereichsübergreifenden
Controllingsystems
 Durchführung von jährlichen Infotagen für Presse und Kunden
 Schaffen neuer Ausbildungs- und Arbeitsplätze
 Reduzierung und Optimierung der
eingesetzten Ressourcen
 Vermeidung des Einsatzes von umweltgefährdenden Stoffen
Indikatoren/Messgrößen
 Ergebnisse Kundenbefragungen
 Auftragsentwicklung
 Anzahl Neukunden
 größere Aufträge
 Fluktuation
 Ergebnisse Mitarbeitergespräche
 Anzahl Verbesserungsvorschläge pro Jahr
 Anzahl der Notdienste bei von Hummel gelieferten Anlagen




Umsatzentwicklung
Umsatzrendite
Entwicklung Auftragsvolumen
Ergebnisse Prozessleistungen





Zugriffe auf die Hummel-Internetseiten
Entwicklung des Energieverbrauchs
Entwicklung des Kältemittelverbrauches
Anzahl Ausbildungsplätze
Entwicklung Mitarbeiterzahlen
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3 Führungsprozesse
3.03 Datenerfassung und -analyse
Zielsetzung
Durch die systematische Erfassung geeigneter Daten soll die Bewertung der Eignung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems im Rahmen der Managementbewertung, internen Audits und Prozessüberwachungen sichergestellt werden.
Verantwortung
Für die Erfassung der jeweiligen Daten sind die Bereichsleiter verantwortlich. Die Analyse und Auswertung der
Daten erfolgen durch den QMB.
Kundenzufriedenheit
Die Ermittlung und Verbesserung der Kundenzufriedenheit sind zentrale Aufgaben im Rahmen unseres Qualitätsmanagementsystems. Daten zu Reklamationen, Kundenbefragungen, Auftrags- und Umsatzentwicklung sowie Informationen zu Neukunden und Stammkunden werden im Rahmen der Datenerfassung ermittelt, durch den QMBeauftragten ausgewertet und im Rahmen der Managementbewertung durch die Geschäftsführung beurteilt. Geeignete Maßnahmen zur Aufrechterhaltung und Steigerung der Kundenzufriedenheit werden in die Maßnahmenliste übernommen.
Prozess-, Produkt- und Leistungsmerkmale
Um Effektivität und Effizienz unserer Prozesse und deren Schnittstellen sicherzustellen ist es erforderlich, individuell geeignete Daten zu deren Beurteilung zu erfassen. Hierzu werden Prozesse anhand von Kennzahlen sowie mit
Hilfe von Prozessaudits untersucht und bewertet.
Im Rahmen der Prozessüberwachung werden, soweit relevant, folgende Prozesskriterien überprüft:





Prozessfähigkeit (Deckungsbeitrag pro Projekt)
Reaktionszeit (Notdienstreaktion vor Ort)
Durchlaufzeit
Personaleinsatz
Einsatz von Mitteln
Die Qualität unserer Produkte wird durch Endprüfungen überprüft. In entsprechenden Prüfplänen werden folgende
Kriterien definiert:
 Prüfmerkmale (inkl. Annahmekriterien)
 Prüfverfahren (inkl. zu verwendende Mittel, Ort, Zeitpunkt, Methoden)
 Art und Umfang von Prüfaufzeichnungen
Prüfergebnisse werden in Prüfberichten bzw. Prüfprotokollen dokumentiert.
Lieferanten
Die von uns beauftragten Lieferanten werden anhand geeigneter Kriterien ausgewählt.
Weiterführende Regelungen
VA F-3.04 Managementbewertung
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3 Führungsprozesse
3.04 Bewertung des Managementsystems
Zielsetzung
Durch die Erfassung und Auswertung geeigneter Daten wird das QM-System einer Beurteilung unterzogen, mit der
Zielsetzung, die Angemessenheit und Wirksamkeit des QM-Systems zu bewerten und gezielt Maßnahmen zur kontinuierlichen Steigerung der Kundenzufriedenheit einleiten zu können.
Verantwortung
Verantwortlich für die Durchführung der Managementbewertung ist die Geschäftsführung. Für die Erfassung und
Aufbereitung der entsprechenden Daten sind die jeweils festgelegten Projektleiter und Prozesseigentümer sowie
der QMB verantwortlich.
Beschreibung
Die Bewertung des Qualitätsmanagementsystems ist das zentrale Instrument für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des QM-Systems. Dabei werden die Zielsetzung und die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems anhand der ermittelten und ausgewerteten Daten überprüft.
Die jährliche Managementbewertung wird im vierten Quartal des laufenden Jahres im Rahmen des erweiterten
Führungskreises durchgeführt. Koordiniert wird dieser Führungskreis durch den QMB. Die aus dem Bericht zur Managementbewertung resultierenden Maßnahmen werden durch die Geschäftsführung freigegeben und in die Maßnahmenliste übernommen.
Weiterführende Regelungen
VA F-3.04 Managementbewertung
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3 Führungsprozesse
3.05 Kommunikation
Interne Kommunikation
Zielsetzung
Durch die Einführung und Aufrechterhaltung geeigneter Kommunikationswege soll ein reibungsloser innerbetrieblicher Informationsfluss erreicht werden.
Verantwortung
Für die Bereitstellung der internen Kommunikationsstrukturen ist die Geschäftsführung verantwortlich. Für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der internen Kommunikation ist die Leitung SK verantwortlich.
Beschreibung
Die interne Kommunikation erfolgt mit Hilfe der nachfolgenden Kommunikationsmittel:






Rundschreiben per E-Mail
Aushänge
Informationsveranstaltungen
Intranet zur Wissensvermittlung
Gesprächsprotokolle
Ergebnisse aus Qualitätszirkeln
Qualitätspolitik und Qualitätsziele werden im Rahmen der jährlichen Vorstellung von Auszügen aus dem Bericht zur
Managementbewertung durch Veröffentlichungen und Informationsveranstaltungen allen Mitarbeitern präsentiert
und erläutert.
Übersicht Regelkommunikation
Besprechung
Führungskreis
Teilnehmer
GF, Projektleiter, QMB
Verbesserungsteam
„Mittwochsrunde“
GF, QMB, ausgewählte
Mitarbeiter
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Inhalte
Umsatzentwicklung
Marktentwicklung
Status und Wirksamkeit der Maßnahmen
Zyklus
jährlich
Aufzeichnungen
Jahresbericht GF
wöchentlich
Maßnahmenverfolgung
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3 Führungsprozesse
Externe Kommunikation
Zielsetzung
Durch die Einführung geeigneter Kommunikationsmittel werden die Anforderungen unserer Kunden nachvollziehbar mit dem Ziel ermittelt, die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Verantwortung
Für die Festlegung, Koordinierung und Aufrechterhaltung geeigneter externer Kommunikationsstrukturen und
-mittel ist der Vertrieb verantwortlich.
Kommunikationsmittel
Prospekte
Beschreibungen der angebotenen Produkte und Leistungen werden in Form von Prospekten Interessierten kostenlos zur Verfügung gestellt. Prospekte enthalten optional einen Rückantwortbogen, um potenziellen Kunden eine
einfache Kontaktaufnahme zu ermöglichen.
Imagebroschüre
In der im Regelfall jährlich aktualisierten Imagebroschüre werden, neben der Vorstellung des Unternehmens und
der Ansprechpartner, alle angebotenen Produkte und Leistungen in einer Übersicht kurz beschrieben. Daneben
sind aktuelle Aussagen von Kunden enthalten, die über Erfahrungen mit unserem Hause berichten.
Website
Die Website enthält ausführliche Informationen zu Geschichte und Aufbau des Unternehmens sowie zu allen angebotenen Produkten und Leistungen. Die Aktualisierung erfolgt nach Bedarf.
Kundenanfragen
Kundenanfragen werden mit Label erfasst und vom PB abgearbeitet. Entsprechende Detailregelungen zur Behandlung von Kundenanfragen sind in den Verfahrensanweisungen für die wertschöpfenden Prozesse enthalten.
Kundenbeschwerden
Kundenbeschwerden werden im Bericht Kundenreklamation durch den QMB erfasst und abgearbeitet. Auswertungen hierzu werden durch den QMB zum Ende des Jahres erstellt.
Weiterführende Regelungen
VA P-4.0x
PK F-07-A Liste zur Kundenreklamation
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3 Führungsprozesse
3.06 Personalentwicklung
Zielsetzung
Durch eine systematische Schulungsbedarfsermittlung und Schulungsplanung soll eine den sich ständig steigenden Anforderungen des Marktes entsprechende Qualifikation der Mitarbeiter sichergestellt werden.
Verantwortung
Für die Ermittlung des Schulungsbedarfs ist die Geschäftsführung mit den jeweiligen Projektleitern verantwortlich.
Die Freigabe von geplanten internen und externen Schulungsmaßnahmen erfolgt durch die Geschäftsführung.
Beschreibung
Damit wir unseren Kunden die bestmögliche Produkt- und Dienstleistungsqualität bieten können, ist es erforderlich,
die Qualifikation unserer Mitarbeiter fortlaufend zu überprüfen und gezielt weiterzuentwickeln.
Hierzu erfolgt eine systematische Planung und Durchführung von geeigneten internen und externen Schulungsmaßnahmen, wobei unterschiedliche Auslöser einen Schulungsbedarf erforderlich machen können. Planung und
Verfolgung von Qualifizierungsmaßnahmen erfolgen anhand eines Schulungsplans.
Neue Mitarbeiter arbeiten sich in das Unternehmen ein, indem sie die Verfahren im QMH durcharbeiten. In einem
Vieraugengespräch werden Fragen des Mitarbeiters zum QMH geklärt. Anschließend zeichnet der Mitarbeiter die
Kenntnis des QMH gegen.
Weiterführende Regelungen
VA F-3.06 Personalentwicklung
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3 Führungsprozesse
3.07 Ressourcenmanagement
Zielsetzung
Durch die Bereitstellung geeigneter Ressourcen sollen Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des QM-Systems
sichergestellt werden, um die Kundenanforderungen dauerhaft zu erfüllen und die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu erhöhen.
Verantwortung
Für die Bereitstellung ausreichender Ressourcen ist die Geschäftsführung verantwortlich.
Verantwortung
Die Budgetplanung sowie die Personalplanung erfolgen durch die Geschäftsführung. Arbeits- und Urlaubspläne
werden durch die Projektleiter in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung erstellt und gepflegt. Für die Sicherstellung einer anforderungsgerechten Infrastruktur und Arbeitsumgebung ist die Geschäftsführung verantwortlich.
Budgetplanung
Die erforderlichen Personalressourcen sowie mögliche Investitionen für Infrastruktur und Arbeitsumgebung werden
jährlich durch die Geschäftsführung ermittelt. Die Einhaltung der genehmigten Budgets wird durch die Geschäftsführung regelmäßig überprüft und im Rahmen der Managementbewertung einer Gesamtbewertung unterzogen.
Infrastruktur
Zur Infrastruktur unseres Unternehmens zählen unsere Gebäude inkl. der Versorgungseinrichtungen, die erforderlichen Maschinen und Anlagen, Werkzeuge und Messmittel, Kraftfahrzeuge, Gabelstapler, Computerhardware, Kopiermaschinen, Software sowie interne Kommunikationsmedien, wie Telefon und Intranet, welche im Rahmen der
Inventarisierung erfasst werden.
Maschinen und Anlagen
Die Wartung und Instandsetzung unserer Maschinen und Anlagen erfolgt durch die Fertigung. Bei Bedarf erfolgt
eine diesbezügliche Beauftragung des jeweiligen Herstellers.
Werkzeuge und Messmittel
Der geplante Einsatz von Werkzeugen und Messmitteln wird durch das Projektbüro gesteuert. Die Wartung und Instandsetzung der Werkzeuge erfolgt durch die Fertigung. Die regelmäßige Kalibrierung der Messmittel erfolgt
durch den Hersteller bzw. durch externe Kalibrierlabore oder durch einen Messmittelfähigkeitsnachweis.
Computerhardware und Kopiermaschinen
Der Einsatz geeigneter Computer-Hardware und Software sowie Drucker und Kopiermaschinen bildet die Säule
unseres täglichen Arbeitens. Hierdurch werden die erforderlichen Informationen für alle Aufträge und Dienstleistungen aufbereitet und den entsprechenden Bereichen zur Verfügung gestellt. Die Wartung und Pflege unserer Computerhardware und Kopiermaschinen erfolgt durch einen externen Dienstleister nach Bedarf oder Wartungsvertrag.
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Telefon und Intranet
Ein wesentlicher Teil des täglichen Informations- und Datenaustauschs zur Geschäftsabwicklung wird über Telefon
und Intranet abgewickelt. Die Wartung und Pflege unserer Telefonanlage und IT-Infrastruktur erfolgt durch einen
externen Dienstleister nach Bedarf oder Wartungsvertrag.
Software
Die in unserem Unternehmen eingesetzte Software beschränkt sich auf das von uns eingesetzte Betriebssystem,
AUTOCAD, LABEL, die im elektronisch geführten Softwarekataster verzeichneten Programme sowie unsere Bürosoftware, welche auf unserem Server und auf unseren Personalcomputern installiert sind.
Die Einsatzfähigkeit unserer Infrastruktur wird durch regelmäßige Büro- und Fertigungsbegehungen, welche durch
die Projektleiter und Geschäftsleitung durchgeführt werden, unterstützt.
Arbeitsumgebung
Die Gestaltung und Aufrechterhaltung einer geeigneten Arbeitsumgebung trägt einen wesentlichen Teil zur Mitarbeiterzufriedenheit, zur Qualität unserer Arbeit und somit auch zur Kundenzufriedenheit bei.
Bei neuen oder geänderten Produkten wird die Arbeitsplatzgestaltung im Rahmen der Arbeitsvorbereitung berücksichtigt. Dazu erforderliche Maßnahmen werden durch die Arbeitsvorbereitung in Zusammenarbeit mit der Fertigung, dem Projektbüro und der Fachkraft für Arbeitssicherheit erarbeitet und umgesetzt. Besonders zu beachtende
Punkte sind in den Arbeitspapieren enthalten.
Als wesentliche Parameter, welche die Arbeitsumgebung beeinflussen, sind Beleuchtung, Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Belüftung, Hygiene und Lärm zu nennen. Eine Überprüfung dieser Parameter erfolgt durch regelmäßige, jedoch mindestens einmal jährlich stattfindende Büro- und Fertigungsbegehungen, welche durch durch das Projektbüro durchgeführt werden. Unterstützt wird dies bei Bedarf durch den externen arbeitsmedizinischen Dienst sowie
durch Begehungen der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Ergebnisse hierzu werden in die Maßnahmenliste aufgenommen.
Nachweis und Hilfsmittel
Softwarekataster (Verzeichnis auf Server)
FB F-08-A Feststellungen aus Büro- und Fertigungsbegehungen
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3 Führungsprozesse
3.08 Internes Audit
Zielsetzung
Interne Audits werden regelmäßig durchgeführt, um notwendige Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen zu ermitteln und der Leitung eine geeignete Basis für Entscheidungen zu geben. Gleichzeitig soll dadurch die interne
bereichsübergreifende Kommunikation gefördert und von Mitarbeitern Möglichkeiten und Anregungen zur Verbesserung gewonnen werden. Mit Hilfe der Internen Audits soll ermittelt werden, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten
gemäß den bestehenden Anweisungen durchgeführt werden und ob das QM-System geeignet ist, die Ziele zu erreichen.
Verantwortung
Für die Koordinierung und Durchführung der Internen Audits ist der QMB verantwortlich.
Beschreibung
Das Interne Audit bildet neben der Managementbewertung eine weitere Säule zur Bewertung und Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagementsystems.
Unsere internen Audits werden durch qualifiziertes Personal durchgeführt, welches über ausreichende Kenntnisse
und Fertigkeiten zur Durchführung von Audits nach ISO 19011 verfügt.
Die von uns einmal jährlich durchgeführten Systemaudits werden durch Prozessaudits unterstützt. Die Planung dieser Audits erfolgt durch den QMB unter Einbeziehung der jeweils betroffenen Bereiche und wird in einem Auditprogramm festgehalten.
Weiterführende Regelungen
VA F-3.08 Interne Audits
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3 Führungsprozesse
3.09 Verbesserungsmanagement
Zielsetzung
Durch eine systematische Vorgehensweise soll der kontinuierliche interne Verbesserungsprozess gefördert und ein
erneutes Auftreten eines in Erfahrung gebrachten Fehlers verhindert werden. Des Weiteren soll durch die systematische Ermittlung von potenziellen Fehlern ein Auftreten dieser Fehler vermieden werden.
Verantwortung
Für das Verbesserungsmanagement ist der QMB verantwortlich.
Beschreibung
Zur kontinuierlichen Verbesserung ist das Verbesserungsmanagement der zentrale Prozess innerhalb unseres
Qualitätsmanagementsystems. Verbesserungspotenziale können anhand der Auswertungen der internen Audits,
der Managementbewertung, des Fehler- und Beschwerdemanagements sowie der Risikobetrachtungen und Gefährdungsbeurteilungen erkannt werden. Für die Festlegung der Maßnahmen zur Umsetzung dieser Verbesserungsmöglichkeiten ist der QMB zuständig.
Dabei wird zwischen Korrekturmaßnahmen (reaktiv) und Vorbeugungsmaßnahmen (präventiv) unterschieden. Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen werden in unserer zentralen Maßnahmenverfolgung erfasst und verfolgt. Die
Beurteilung der Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen erfolgt durch den QMB bzw. im Rahmen der internen
Audits durch den jeweiligen Auditor. Die Dokumentation hierzu erfolgt in der zentralen Maßnahmenverfolgung, welche in der EDV hinterlegt ist.
Weiterführende Regelungen
VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement
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4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
4.01 Anlagenprojekte planen und bauen
Zielsetzung
Der Anlagenbau ist ein wertschöpfender Kernprozess des Unternehmens.
Verantwortung
Für die Angebotserstellung ist der Vertrieb, für weitere Teilprozesse ist das Projektbüro verantwortlich.
Beschreibung
Der Prozess „Anlagenprojekte planen und bauen“ wird im Rahmen von Projekten durchgeführt.
Die Projektkoordination erfolgt durch den benannten Projektleiter.
Moderne gewerbliche Gebäude brauchen Klima- und Lüftungsanlagen, weil sie luftdichter sind als die Fabriken früherer Jahre. In einer industriellen Umwelt ist die Prozesskälte für Herstellungsprozesse und Logistikprozesse z. B.
in der Lebensmittelindustrie unverzichtbar. Die baulichen Anforderungen und die gesetzlichen Bestimmungen der
Europäischen Union ändern sich ständig.
Der Prozess „Anlagenprojekte planen und bauen“ beschreibt das Vorgehen bei der Realisierung. Ein projektorientiertes Vorgehen ist bei Anlagen dieser Art sinnvoll, da jede Anlage ein Unikat darstellt.
Weiterführende Regelungen
VA P-4.01 Anlagenprojekte planen und bauen
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4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
4.02 Geräte entwickeln und fertigen
Zielsetzung
Das Entwickeln und Fertigen von Geräten ist ein wertschöpfender Kernprozess des Unternehmens.
Verantwortung
Für die Angebotserstellung ist der Vertrieb, für weitere Teilprozesse ist das Projektbüro verantwortlich.
Beschreibung
Der Prozess „Geräte entwickeln und fertigen“ wird im Rahmen von Projekten durchgeführt.
Die Projektkoordination erfolgt durch den benannten Projektleiter.
In kleinen Serien werden Geräte als Sonderkonstruktionen gebaut, die in der Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik
eingesetzt werden. Diese Geräte werden entsprechend der Kundenspezifikation konstruiert. Als Module werden,
soweit möglich, Standardkomponenten und Bauteile eingesetzt.
Der Prozess „Geräte entwickeln und fertigen“ beschreibt das Vorgehen bei der Realisierung. Ein projektorientiertes
Vorgehen ist bei Anlagen dieser Art sinnvoll, da jede Kleinserie nicht zwangsläufig eine Folgeserie impliziert.
Weiterführende Regelungen
VA P-4.02 Geräte entwickeln und fertigen
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4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
4.03 Serviceleistungen erbringen
Zielsetzung
Das Erbringen von Serviceleistungen ist einer der wertschöpfenden Kernprozesse.
Verantwortung
Für die Angebotserstellung ist der Vertrieb, für weitere Teilprozesse ist die Leitung des Service verantwortlich.
Beschreibung
Der Prozess „Serviceleistungen erbringen“ wird im Rahmen von Aufträgen durchgeführt.
Die Koordination erfolgt durch die Leitung des Service.
Serviceleistungen sind für den störungsfreien Betrieb von Anlagen der Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik unerlässlich. Betriebsmittel der Anlagen müssen regelmäßig überprüft und ausgetauscht werden.
Weiterführende Regelungen
VA P-4.03 Serviceleistungen erbringen
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5 Unterstützende Prozesse
5.01 Sekretariatsleistungen erbringen
Zielsetzung
Durch entsprechende Dienstleistungen administrativer Art sollen die Fachbereiche und die Geschäftsführung unterstützt und entlastet werden.
Verantwortung
Für korrekte Durchführung der Prozesse ist das Sekretariat verantwortlich.
Beschreibung
Es werden Sekretariatsleistungen erbracht und gleichzeitig die allgemeine Erreichbarkeit des Unternehmens zu
Geschäftszeiten sichergestellt. Die Fachbereiche werden besonders im Bereich der Erstellung nicht-technischer
Unterlagen unterstützt. Die allgemeine Ablage des Unternehmens wird betreut.
Weiterführende Regelungen
VA U-5.01 Sekretariatsleistungen erbringen
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5 Unterstützende Prozesse
5.02 Betriebsmittel bereitstellen
Zielsetzung
Leistungen gleicher Qualität können nur unter Verwendung von Betriebsmitteln definierter Qualität erbracht werden. Die Betriebsmittelüberwachung wird sukzessiv auf ein zentrales CAQ-System umgestellt.
Verantwortung
Für die Bereitstellung der Betriebsmittel sind die Projektleiter bzw. Leiter des Service verantwortlich. Für projektübergreifende Arbeiten ist das Projektbüro verantwortlich.
Beschreibung
Die Betriebsmittel werden in geprüfter Weise bereitgestellt. Das Verfahren dazu wird in der VA U-5.02 Betriebsmittel bereitstellen beschrieben.
Weiterführende Regelungen
VA U-5.02 Betriebsmittel bereitstellen
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5 Unterstützende Prozesse
5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement
Zielsetzung
Mit geeigneten Maßnahmen zur Kennzeichnung, Bewertung und Handhabung fehlerhafter Produkte und Dienstleistungen soll sichergestellt werden, dass keine fehlerhaften Produkte weiterverarbeitet oder an den Kunden ausgeliefert werden. Durch eine systematische Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Kundenbeschwerden soll
eine schnelle Abwicklung von Reklamationen erreicht werden.
Verantwortung
Für das Fehler- und Beschwerdemanagement ist der QM-Beauftragte verantwortlich.
Beschreibung
Da das Auftreten von Fehlern nicht ausgeschlossen werden kann, wird hierzu ein offener und sachlicher Umgang
in unserem Unternehmen geführt.
Fehlerhafte Produkte werden anhand von Aufklebern durch die Fertigungsmitarbeiter gekennzeichnet und der Fehler wird anschließend in der Fehlermeldung durch den Mitarbeiter dokumentiert und dem QMB gemeldet, der die
weitere Fehlerbehandlung veranlasst und alle Fehlermeldungen quartalsweise auswertet.
Kundenreklamationen werden durch die VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement geregelt.
Weiterführende Regelungen
VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement
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