Whitepaper: Anbindung an Tobit David

combit GmbH
Untere Laube 30
78462 Konstanz
Whitepaper
combit address manager
Anbindung an Tobit David
(c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Produkt: combit address manager
Anbindung an Tobit David
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Inhalt
Einleitung
3
Integration von Kontaktmanagement und Kommunikationssoftware
3
Aufgabenstellungen aus Anwendersicht
3
Lösung durch Integration zweier leistungsfähigen Produkte
3
Versenden von Einzelfaxen
4
Einzelfaxe aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word)
4
Automatisierte Einzelfaxe direkt aus der Adressverwaltung
6
Versenden von Serienfaxen
7
Standard-Serienfax an Verteiler
7
Personalisierte Serienfaxen (Faxmailing)
7
Versenden von Emails
8
Versenden von Einzel-Emails
8
Versenden von personalisierten Serien-Emailings
8
Einzelne eMail speichern
8
Import/Export von Adressen
9
Import
9
Export
9
Abgleich
9
Erweiterte Ansteuerung von David per Script
10
Technischer Überblick
11
(c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Produkt: combit address manager
Anbindung an Tobit David
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Einleitung
Integration von Kontaktmanagement und Kommunikationssoftware
Die Adress- und Kontaktmanagement Software combit address manager und die Fax- und Messaging
Lösung Tobit David ergänzen sich im Bereich Bürokommunikation optimal. Die Ursache liegt im offenen
Schnittstellenkonzept des address manager begründet, das eine vielfältige Anbindung von Fremdsoftware
ermöglicht.
Wie wichtig die Integration einer Fax- und Messaging Lösung mit einer Adress- und Kontaktmanagement
Software ist, liegt auf der Hand: Beide Systeme dienen der optimalen Kundenkommunikation und müssen
daher bestens zusammen arbeiten. Genau dies leisten diese beiden Software-Produkte.
Aufgabenstellungen aus Anwendersicht
Typische Aufgabenstellungen im Bereich Kundenkommunikation sind
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•
•
•
Versenden von Einzelfaxen aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word)
Versenden von Standardserienfaxe aus beliebigen Anwendungen an einen Verteiler
Automatisiertes versenden eines Einzelfaxes direkt aus der Adressverwaltung (z.B. Standardinfo-Fax)
Versenden von individuell personalisierten Serienfaxen (Faxmailing)
Versenden von Einzel-Emails
Versenden von personalisierten Serien-Emailings
Hinterlegung der Kommunikationsvorgänge beim Kundendatensatz
Pflege einer Kundenkontakthistorie
Erweiterte Aufgabenstellungen könnten sein
•
•
Übernahme bestehender Adressen aus der Fax-/Messaginglösung
Übergabe von Kundenadressen an die Fax-/Messaginglösung
Lösung durch Integration zweier leistungsfähigen Produkte
Alle diese Vorgänge können mit Tobit David und dem address manager gelöst werden. dabei übernimmt der
address manager den kompletten Kundenadress-relevanten Teil wie die Bereitstellung der
Adressinformation (Name, Anschrift, Faxnummer, email-Adresse etc.) gegenüber David, aber auch die
Integration und Protokollierung der Kommunikationsvorgäng im Kundendatensatz. David ist für den
kompletten Kommunikationsvorgang (Fax-/Messaging) zuständig und liefert seinerseits wiederum Input an
die Kontaktmanagementlösung.
Es gibt verschiedene David Produktpakete und -komponenten (David 6.6, David DSL, Faxware, Mailware,
Infocenter XP, etc.), sie basieren aber alle auf dem gleichen Prinzip und können bezogen auf ihr jeweiliges
Aufgabengebiet zusammen mit dem address manager eingesetzt werden.
Nachfolgend soll nun dargelegt werden, wie dies erreicht werden kann.
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Versenden von Einzelfaxen
Einzelfaxe aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word)
Das Faxen aus einer beliebigen Anwendung geschieht normalerweise über den Druck auf den DavidFax(drucker)treiber. Hierdurch wird dann ein Dialog zur Eingabe der Empfängerdaten ausgelöst. Die
Empfängerdaten sollten bei einer optimalen Integration nun direkt aus dem Adressmanagement kommen.
Die Lösung: Titelmakro
Ein Titelmakro ist eine Folge von Anweisungen (ähnlich wie ein Script), die automatisch ausgeführt werden,
sobald unter Windows ein Fenster mit einem bestimmten Titeltext aktiv wird. Da der address manager
zunächst einmal beim Drucken eines Faxbriefes aus Word oder einer anderen Anwendung heraus gar nicht
involviert ist, "lauert" er im Hintergrund auf das Erscheinen des Fax-Empfänger-Dialogs, um dann dem
Anwender die Auswahl des Empängers aus dem address manager Datenbestand zu ermöglichen.
So geht's: Einrichten der Titelmakroanbindung
Um im address manager Titelmakros nutzen zu können, muss zunächst die „Titelmakros einschalten“
Option unter Konfiguration > Allgemein aktiviert werden. Anschliessend sollte das entsprechende Titelmakro
unter Konfiguration > Titelmakros/Faxanbindung eingeschaltet werden:
Wichtig: Vergessen Sie nicht das Titelmakro auch zu aktivieren.
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Wird nun von einer beliebigen Anwendung auf den Faxdrucker gedruckt, so wird der „Nachricht versenden“
Dialog von David aktiviert:
Sobald der Dialog im Vordergrund ist, bewirkt dies die Aktivierung des Titelmakros. Der address manager
unterstützt nun den Anwender beim Ausfüllen des Empfängerdialogs:
Selbstverständlich kann auch aus dem address manager heraus auf dieselbe Art und Weise gefaxt werden:
Dies erfolgt über die einzelnen Menüpunkte unter Ausgabe > Einzeldruck (Z.B. Ausgabe > Einzeldruck >
Karteikarte auf Drucker).
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Automatisierte Einzelfaxe direkt aus der Adressverwaltung
Bei häufig wiederkehrenden Standard-Schreiben ist es effektiver, wenn dieses Schreiben bereits mit einem
einfachen Button-Klick direkt aus der Kontaktmanagement Software heraus geschickt werden könnte, ohne
dass in Word gewechselt, der Brief erstellt und dann von dort per Druckvorgang gefaxt werden muss.
Die Lösung: address manager Druckformulare und David DvISE Befehle
Im address manager sind sämtliche Druckformulare frei gestaltbar, es lassen sich über formatierten RTFText auch Briefe mit eingebetteten Bilden (bspw. eingescannte Unterschrift) erstellen. Dabei stehen alle
Datensatzfelder der Adressdatenbank zur freien Verfügung (analog zu einem Word Serienbrief).
Zusätzlich wird ausserdem über sogenannte DvISE Befehle eine direkte Übergabe der Faxnummer
(@@NUMMER) und anderer Feldinformationen an David ermöglicht. Dadurch wird beim Druck der
Empfängerdialog unterdrückt, da alle Informationen im Dokument bereits eingebettet sind.
So geht's: David DvISE Befehle im Druckformular hinterlegen
Platzieren Sie im gewünschten Druckformular ein Textobjekt, in welchem Sie den DvISE Befehl direkt
eingeben. Eine fertige, direkt verwendbare Vorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck
> Direkter Einzel-/Serienbrief auf und laden Sie die Datei "David.crd":
Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte der entsprechenden David
Dokumentation.
Das Direktfax wird im address manager dann über Ausgabe > Einzelbrief > Direkt ausgegeben.
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Versenden von Serienfaxen
Standard-Serienfax an Verteiler
Die Lösung: Übergabe des Empfängerliste an David
Über die unterschiedlichen leistungsfähigen Exportschnittstellen des address manager ist ein Export einer
Adressliste an das interne David Adressbuch möglich. Dieses kann dann dort als Verteilerliste fungieren,
wenn ein standardisiertes (nicht personalisiertes) Fax, bspw. aus Word hersaus versendet werden soll.
So geht's: Export der Empfängerliste
Über die Exportschnittstelle des address manager lassen sich direkt Daten in David übernehmen. Zum
Beispiel können hier Adressen in Form einer Textdatei in das Autoimport-Verzeichnis DAVID\IMPORT
abgelegt werden. Über Ausgabe > Export gelangen Sie direkt in den address manager Export-Assistent.
Personalisierte Serienfaxen (Faxmailing)
Das Verschicken von personalisierten Serienfaxen direkt aus der Kontaktmanagement Software heraus ist
auch sehr leicht möglich.
Die Lösung: address manager Druckformulare und David DvISE Befehle
Analog zu den "direkten Einzelfaxen" ist die Verwendung der gestalteten Druckformulare mit eingebetteten
David DvISE Befehlen auch für den Seriendruck möglich, ohne dass eine Anpassung notwendig wäre.
So geht's: David DvISE Befehle im Druckformular hinterlegen
Siehe "direkte Einzelfaxe".
Das personalisierte Serienfax wird im address manager dann über Ausgabe > Serienbrief > Direkt
ausgegeben.
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Versenden von Emails
Versenden von Einzel-Emails
Aus dem address manager können direkt Einzel-Emails versendet werden. Dabei kann es sich auch bereits
um vorgefertigte Vorlagen handeln, die einfach per Buttonklick geschickt werden (Ausgabe > Einzel Email).
Desweiteren können selbstverständlich auch individuelle Mails direkt an den aktuellen Datensatz gesendet
werden.
Die Lösung: Abindung über Simple MAPI
Der address manager verwendet ausschliesslich Simple MAPI zum Versand von eMails. Sofern David hier
als Standard eMail Client angegeben ist, laufen also sämtliche Mails über David.
Versenden von personalisierten Serien-Emailings
Aus dem address manager können direkt personalisierte Serien-Emails versendet werden. Dabei werden
Vorlagen verwendet, die analog zu Word-Serienbriefen funktionieren. Diese werden über Konfiguration >
eMail Vorlage eingerichtet und dann an die gewünschten Empfänger automatisch über Ausgabe > Serien
Email gesendet.
Die Lösung: Abindung über Simple MAPI
Der address manager verwendet ausschliesslich Simple MAPI zum Versand von eMails. Sofern David hier
als Standard eMail Client angegeben ist, laufen also sämtliche Mails über David.
Einzelne eMail speichern
Sie können einzelne eMails aus dem Tobit Infocenter in den address manager Dokumentencontainer legen,
um Ihre eMail Korrespondenz zu archivieren. Damit eine eMail in den Dokumentencontainer Ihrer
Datenbank gespeichert wird, müssen Sie im Infocenter eine eMail markieren. Wenn Sie nun die Strg Taste
gedrückt halten und mit der Maus die markierte eMail auf den address manager Dokumentencontainer
ziehen, wird die Nachricht als Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert und dem Datensatz zugeordnet.
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Import/Export von Adressen
Import
Der address manager verfügt seit der Version 2002 über eine direkte Importmöglichkeit aus David. Über den
Menüpunkt (Organisation > Import) gelangt man in den Importassistenten. Hier findet man unter
„Messaging-Anwendungen“ den Eintrag für David Professional. Der Import bietet nun die Möglichkeit, die
„Persönlichen Adressen“ oder die Adressen des „Allgemeinen Adressbuchs“ zu Importieren.
Export
Der address manager verfügt seit der Version 2002 über eine direkte Exportmöglichkeit nach David. Über
den Menüpunkt (Organisation > Export) gelangt man in den Exportassistenten. Hier findet man unter
„Messaging-Anwendungen“ den Eintrag für David Professional. Der Export bietet nun die Möglichkeit,
Adressen in das „Persönliche Adressbuch“ oder in das „Allgemeine Adressbuch“ zu exportieren.
Abgleich
Der address manager verfügt seit der Version 2002 über eine direkte Abgleichmöglichkeit mit David. Über
den Menüpunkt (Organisation > Datenbankabgleich) gelangt man in den Abgleichassistenten. Hier findet
man ebenfalls unter „Messaging-Anwendungen“ den Eintrag für David Professional. Der Abgleichassistent
bietet nun die Möglichkeit, Adressen mit dem „Persönlichen Adressbuch“ oder mit dem „Allgemeinen
Adressbuch“ abzugleichen.
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Erweiterte Ansteuerung von David per Script
Der address manager verfügt über eine eingebaute Scriting Schnittstelle. Diese ermöglicht es, auf OLEAutomation Schnittstellen andere Produkte wie z.B. Word oder Excel zuzugreifen. Hierdurch ist auch eine
eine Ansteuerung der David DVAPI32 Schnittstelle möglich. Dies erlaubt sogar eine vom Anwender
programmierbare Integration vom address manager und David.
An folgendem VBScript Beispiel erkennt man die verschiedenen Ansteuerungsmöglichkeiten über die DVAPI
Schnittstelle:
Option explicit
Dim david
Set david= CreateObject("DVOBJAPILib.DvISEAPI")
Msgbox "Descript: " & david.Description
Msgbox "VIntern: " & david.VIntern
Dim Account
Set Account=david.Logon
Dim User
Set User=account.User
Dim GlobalAdresses
Dim LocalAddressBook
Dim PersonalAddressBook
Set GlobalAdresses = account.GlobalAddressBook
Set LocalAddressBook = account.LocalAddressBook
Set PersonalAddressBook = account.PersonalAddressBook
MsgBox "GlobalAdresses: " & GlobalAdresses.Count
MsgBox "LocalAddressBook:" & LocalAddressBook.Count
MsgBox "PersonalAddressBook: " & PersonalAddressBook.Count
Dim Adr
Dim i
for i = 0 to PersonalAddressBook.Count-1
Set Adr = PersonalAddressBook.Item(i)
MsgBox Adr.DisplayName
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Derartige Scripte können direkt in den address manager integriert werden und gleichzeitig auf alle address
manager Funktionalitäten zugreifen. Der Lösung auch komplexerer Integrationsaufgaben sind quasi keine
Grenzen gesetzt.
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Technischer Überblick
Zusammenfassend nocheinmal die Integration von address manager und David aus technischer Sicht:
1. Titelmakros
Ein Titelmakro ist eine folge von Anweisungen (ähnlich wie ein Script), die automatisch ausgeführt
werden, sobald unter Windows ein bestimmter Fenstertitel aktiv wird.
2. Serienfaxe über den Tobit FaxWare Druckertreiber
Da im address manager sämtliche Druckformulare frei gestaltbar sind, lassen sich die DvISE Befehle
(z.B. @@NUMMER) einfach einpflegen.
3. Anbindung über Simple MAPI
Der address manager verwendet ausschliesslich Simple MAPI zum Versand von eMails. Sofern David
hier als Standard eMail Client angegeben ist, laufen also sämtliche Mails über David.
4. Export von Adressdaten im David
Man könnte desweiteren über die Exportschnittstelle des address manager Daten in David übernehmen.
z.B. könnten hier Adressen in Form einer Textdatei in das Autoimport-Verzeichnis DAVID\IMPORT
abgelegt werden.
5. Ansteuerung per Script
Der address manager verfügt über eine eingebaute Scriting Schnittstelle. Diese ermöglicht es auf
Schnittstellen andere Produkte wie z.B. Word, Excel zuzugreifen. Hier wäre auch eine Ansteuerung der
DVAPI32 Schnittstelle möglich.
Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich
vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.T. auch ein Versuch
sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen
wurde.
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