Was Vereine berücksichtigen müssen!

SEPA
Was Vereine berücksichtigen müssen!
Informationsbroschüre der
SEPA-Checkliste für Vereine
1. Checkliste für den generellen SEPA-Einstieg:
Haben Sie eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein?
Noch nicht
o erledigt am: .. .. ….
Ist vorhanden
o Name der(s) SEPA-Verantwortlichen: ………………………….
Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA bewerkstelligen.
Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt?
Noch nicht
Ja, am:
Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest. Zum 1. Februar 2014 werden die bisher
verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt.
Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins:
Zahlungen beleghaft
Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick
Zahlungen ausschließlich online
SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen
oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Ebenso
sind Auflieferungen von Überweisungen per Datenträger unter SEPA nicht mehr möglich.
Ist Ihre Vereinssoftware SEPA-fähig?
Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr?
Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar?
Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich?
Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich?
Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden?
Ist ein Mandatsservice integriert (z.B. Beachtung von Vorlauffristen für
die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)?
Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten
der Nicht-Nutzung?
Haben Sie Zweifel an der SEPA-Fähigkeit Ihrer Software, kontaktieren Sie den Programmhersteller
oder lassen Sie sich von Ihrer VR-Bank beraten.
Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitglieder bekannt?
Alle vorhanden
Sind teilweise vorhanden
Müssen noch einholt werden
Gerne stellen wir Ihnen auch einen sogenannten IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Bitte schauen
Sie auf unseren Internetauftritt oder sprechen Sie unsere bekannten Ansprechpartner an.
Übrigens: Die GENO-Software der VR-Banken unterstützten ebenfalls die automatische Konvertierung von
Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC.
Haben Sie die IBAN und den BIC Ihres Vereins bekanntgegeben?
Auf Anmeldeformularen
Auf Rechnungen und Briefbögen
In anderen Informationsquellen (z.B. auf der Homepage des Vereins)
Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto, dem Kontoauszug
und im Onlinebanking.
Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu
Zahlungsarten und Fälligkeiten der Beiträge
Erledigt
Noch nicht erledigt
o erledigt am: .. .. ….
2. Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften:
Haben Sie eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank abgeschlossen?
Bereits neu abgeschlossen
Vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPALastschriften ein
o erledigt: .. .. …
Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug von
SEPA-Lastschriften mit Ihrer VR-Bank ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA-Basis möglich.
Haben Sie bereits die Gläubiger–Identifikationsnummer für Ihren Verein
beantragt?
Ist noch nicht beantragt
o erledigt am: .. .. ….
Ist bereits beantragt
o die Gläubiger-ID lautet: …………………………………..
Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank:
https://extranet.bundesbank.de/scp/ und teilen Sie diese Ihrer VR-Bank auf der Ihnen zugesandten
SEPA-Lastschriftvereinbarung mit. Bitte reichen Sie diese unterschrieben zurück.
Eine Einreichung von SEPA-Lastschriften ohne SEPA-Lastschriftvereinbarung und Gläubiger-ID ist nicht
mehr möglich.
Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder
unterschrieben vorliegen, damit eine Umdeutung möglich ist:
Nicht alle
Ja
Nein
Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im
Original oder archiviert vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung
in ein SEPA-Basislastschrift-Mandat zulässig.
Haben Sie von Ihren Vereinsmitgliedern (Verbraucher) noch
Abbuchungsaufträge vorliegen?
Ja
o Neue SEPA-Basislastschrift-Mandate wurden ausgetauscht,
am: .. .. ….
Nein
Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden.
Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einzuholen, spätestens zum 1.2.2014.
Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger (Mitglied) ein Verbraucher ist es nicht gestattet, ein
SEPA-Firmenlastschrift-Mandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen Sie daraufhin Ihre bestehenden
Abbuchungsaufträge.
Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt?
Noch nicht
o erfolgt am: .. .. ….
Ja, wie folgt: ……………………………………………………..
Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Mitglieder) fest
(z. B. die Mitgliedsnummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz
ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet.
Haben Sie die Besonderheiten bei der Umdeutung einer bestehenden
Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat beachtet?
Wurden folgende Angaben im Umdeutungsanschreiben vermerkt?
Hinweis auf die Umdeutung
Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer
Mandatsreferenz
Umstellungstermin
Anstelle der Einholung eines separaten Basis-Lastschriftmandats hat ein Verein die Möglichkeit,
Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPABasis-Lastschriften zu informieren. Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der
Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen
erforderlich. Textmuster stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Haben Sie ein Mandat in Ihre Beitrittserklärung integriert?
Noch nicht
o ist erledigt am: .. .. ..
Ja
Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Basis-Lastschriftmandat statt der
Einzugsermächtigung. Die Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung oder sind unter der
Internet-Adresse:
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mandate_transalations
abrufbar. Dieser Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder
zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein.
Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen.
Bitte beachten Sie: Sollten Sie das SEPA-Basislastschrift-Mandat in die Beitrittserklärung integrieren,
benötigen Sie zwei Unterschriften Ihres Mitgliedes – eine für die Beitrittserklärung und eine für das
SEPA-Mandat.
3. Hinweise zur Nutzung von SEPA-Lastschriften:
1. Grundsätzlich ist ein SEPA-Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher – eine
individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen („Pre-Notification“).
In einer Mitgliederversammlung kann auf die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen werden. Eine
weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Die Fälligkeiten, Beträge und
Mandatsreferenzen (z.B. Mitgliedsnummer) müssen zusätzlich in den Veröffentlichungsorganen des
Vereins mitgeteilt werden (Rundbrief, Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes Brett, …).
2. Beachten Sie die Datei-Einlieferungsfrist für SEPA-Basis-Lastschriften bei Ihrer Bank :
Frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit (gilt für den EBICS-Übertragungsstandard –
mit HBCI ist eine Einreichung früher möglich)
Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit
Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit
3. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift
erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten SEPALastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des
Zahlers über die Umdeutung anzugeben.
4. Aufbewahrung der Original-Mandate:
•
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate nach dem letzten Einzug.
(Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften).
Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten.
5. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate:
• Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug.
• Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen
wird, ist das Mandat nicht mehr gültig.
• Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren
zuständigen Kundenberater.
SEPA-Lastschirft
Praktische Vorgehensweise
für Vereine
Inhaltsverzeichnis
1. Abschaltung der bisherigen nationalen Verfahren......................................................................................2
2. Kriterien für zukünftige Belastungen...................................................................................................................2
3. Notwendige Schritte......................................................................................................................................................2
3.1 Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer......................................................................2
3.2 Zur Gläubiger-Identifikationsnummer.........................................................................................................2
3.3 Mandats-Referenz festlegen.............................................................................................................................3
4. Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung ..................................................................................................3
4.1 Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften...................................3
4.2 Lastschriftmandate für Ihre neuen Mitglieder.......................................................................................3
4.3 Es gibt keine Lastschriftbelege für SEPA....................................................................................................5
4.4 SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen.........................................................................................................5
4.5 Keine Einreichungen mehr von DTA-Disketten (USB-Sticks, CDs usw.)...................................5
4.6 Zeitpunkt festlegen, ab wann Sie auf SEPA umstellen......................................................................5
4.7 Termine für den Beitragseinzug festlegen................................................................................................5
5. Umstellungsregularien...................................................................................................................................................5
5.1 Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate...............5
5.2 Musteranschreiben an Mitglieder...................................................................................................................6
5.3 Einholen neuer Mandate......................................................................................................................................7
5.4 Aufbewahrung der Mandate............................................................................................................................7
6. Vorabinformation bzw. Pre-Notification über die Beitragsbelastung..............................................7
6.1 Einreichung – Vorlauffristen...............................................................................................................................7
6.2 Rücklastschriften mangels Deckung - Erneute Einreichung ........................................................7
6.3 VR-IBAN-Konverter.................................................................................................................................................8
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erstellt: 04.03.2013
1. Abschaltung der bisherigen nationalen Verfahren
In der Verordnung des Europäischen Parlaments wurden Regularien für den Zahlungsverkehr zwischen
Kunde und Bank festgelegt. Für die Einreichung von Lastschriftzahlungen bedeutet dies, dass ab dem
01.02.2014 weder Einzugsermächtigungslastschriften noch Abbuchungsaufträge entgegengenommen
und verarbeitet werden können wie bisher.
Die nachfolgenden Infos zeigen auf, welche Vorbereitungen ein Zahlungsempfänger treffen muss,
damit er auch nach dem 01.02.2014 noch Lastschriften einziehen kann.
2. Kriterien für zukünftige Belastungen
Beim bisherigen Verfahren lag dem Verein (Zahlungsempfänger) vom Mitglied (Zahlungspflichtigen)
eine Einzugsermächtigung vor. Diese war die Voraussetzung, vom Mitglied die Beiträge einzuziehen.
Der Zahlungspflichtige (Vereinsmitglied) hat durch diese Einzugsermächtigung das Recht, die
Lastschrift bis zu acht Wochen nach Belastung zu retournieren wegen Widerspruch.
Den Nachfolger der Einzugsermächtigung nennt man nun Mandat. Mit diesem Mandat gibt das
Mitglied (Zahlungspflichtiger) dem Verein (Zahlungsempfänger) nun die Genehmigung, den Vereinsbeitrag von seinem Konto mit einer SEPA-Basis-Lastschrift einzuziehen. Die Retoureregularien sehen
auch hier vor, diese Lastschrift bis zu acht Wochen ab Belastung zu retournieren. Sollte ein Verein kein
gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann das Mitglied (der Zahlungspflichtige) diesen
Lastschrifteinzug noch bis zu 13 Monaten zurückgeben.
Für neue Mitglieder, die ihren Vereinsbeitrag mittels Lastschrifteinzug einziehen lassen, wird ab sofort
nur noch das SEPA-Lastschriftmandat für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren angewendet.
3. Notwendige Schritte
3.1 Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer
Zum Einzug von Lastschriften beim Vereinsmitglied (Zahlungspflichtigen) benötigen Sie (als
Zahlungsempfänger) eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer und eine Mandats-Referenz.
3.2 Zur Gläubiger-Identifikationsnummer
Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine individuelle Kennung. Bei den SEPA-Lastschrift-Verfahren muss der Empfänger einer Zahlung immer genau zu identifizieren sein. Daher muss jeder der
SEPA-Lastschriften ziehen möchte, eine Gläubiger-Identifikationsnummer haben.
Antrag bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de vom Kassierer
oder Vorstand des Vereins. Per e-Mail erhalten Sie dann nach kurzer Zeit Ihre GläubigerIdentifikationsnummer.
Anhand der individuellen Kennung des Gläubigers, in Ihrem Fall der Verein, und der Referenz-nummer
des Lastschrift-Mandats kann geprüft werden, ob die Belastung eines Kontos in Ordnung ist.
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erstellt: 04.03.2013
3.3 Mandats-Referenz festlegen
Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-Identifikationsnummer auch die Mandatsreferenz. Die
Mandats-Referenz wird aber nicht bei der Bundesbank beantragt, sondern diese Referenznummer
vergeben Sie für jedes Vereinsmitglied selbst. Eine Mandats-Referenz bei einem Verein kann sein: Vorund Zuname sowie die Mitgliedsnummer des jeweiligen Mitgliedes. Ein Mandat ohne eine MandatsReferenz ist nicht zulässig.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandats-Referenz erscheinen im Kontoauszug
des Mitgliedes.
4. Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung
4.1 Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften
Nachdem Sie als Verein von der Bundesbank die Gläubiger-Identifikationsnummer erhalten haben,
müssen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften
(Lastschriftinkassovereinbarung – Muster Seite 4) mit Ihrer Raiffeisenbank vereinbaren. Für diese
Vereinbarung benötigen wir auch die Gläubiger-Identifikationsnummer.
4.2 Lastschriftmandate für Ihre neuen Mitglieder
Für den Einzug der Mitgliedsbeiträge haben Sie sich bisher von den Mitgliedern eine
Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Bei den zukünftigen Einzügen mit dem SEPA-BasisLastschriftverfahren spricht man nun von Mandaten. Es wird die Einzugsermächtigung häufig auf der
Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Wenn Sie dies beibehalten achten Sie darauf,
dass künftig das Mandat immer separat zu unterschreiben ist.
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erstellt: 04.03.2013
Beispiel:
SEPA-Lastschriftmandat als Bestandteil einer Betrittserklärung
Sportverein
Linde 37
41812 Erkelenz
Gläubiger-Identifikationsnummer:
Mandatsreferenz:
DE99ZZZ12345678910
Josef Schmitz4711
Beitrittserklärung
Hiermit erkläre ich den Beitritt zum Sportverein ___________________________
____________________________
Vorname und Name (Kontoinhaber
____________________________
Straße und Hausnummer
____________________________
Postleitzahl und Ort
_______________________
Datum, Ort und Unterschrift
SEPA-Lastschriftmandat:
Ich ermächtige den Sportverein _________________ den Mitgliedsbeitrag, monatlich, vierteljährlich,
halbjährlich, jährlich über ______ Euro mittels Lastschrift von meinem Konto einzuziehen. Zugleich
weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Sportverein ___________ auf mein Konto gezogene
Lastschriften einzulösen.
Hinweis:
Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des
belasteten Beitrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten
Bedingungen.
___________________________________________________
Name der Bank und BIC
DE
IBAN
_________________
_________________
__________________________________
Datum, Ort und Unterschrift
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erstellt: 04.03.2013
4.3 Es gibt keine Lastschriftbelege für SEPA
Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr.
Sollten Sie noch keinen Online-Banking-Zugang eingerichtet haben, so nehmen Sie Kontakt zu Ihrem
Kundenberater auf, damit dieser bei Ihnen eingerichtet werden kann.
4.4 SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen
Die Software, mit der Sie zukünftig Ihre Beiträge einziehen, muss alle notwendigen SEPA-Daten
erarbeiten können, wie z.B. die Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw.
Sprechen Sie Ihren Kundenberater an oder setzen Sie sich mit Ihrem Softwareanbieter in Verbindung
wegen einer neuen SEPA- fähigen Software.
4.5 Keine Einreichungen mehr von DTA-Disketten (USB-Sticks, CDs usw.)
Die Einreichung von Datenträgern ist bei SEPA-Zahlverfahren grundsätzlich nicht mehr ab 30.12.2013
vorgesehen. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug online.
4.6 Zeitpunkt festlegen, ab wann Sie auf SEPA umstellen
Legen Sie fest, ab wann Sie nur noch mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Sie müssen spätestens
ab dem 01.02.2014 die Umstellung abgeschlossen haben.
4.7 Termine für den Beitragseinzug festlegen
Bisher haben Sie Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums – etwa „zum Jahresanfang“
oder „Mitte des Jahres“ oder „Ende des Quartals“ eingezogen. Die SEPA-Lastschriften sehen einen
exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss.
5. Umstellungsregularien
5.1 Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate
Die Ihnen schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigungen können Sie in ein sogenanntes SEPA- BasisLastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied ein neues SEPA-Mandat. Sie
müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung schriftlich unterrichten und dabei die relevanten Daten
angeben.
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erstellt: 04.03.2013
5.2 Musteranschreiben an Mitglieder
Sportverein
Linde 37
41812 Erkelenz
Anrede
Vorname Name
Straße
PLZ Ort
Information über den Wechsel der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren
auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren
Liebes Mitglied,
in Kürze stellen wir den Beitragseinzug auf das neue europäische Zahlungsverkehrssystem „SEPA“ um.
Um diesen neuen Standard nutzen zu können, müssen wir Sie, gemäß der diesem System zugrunde
liegenden Bedingungen, über einige Neuerungen bzw. Änderungen informieren.
Für die Abbuchung des jährlichen Vereinsbeitrages haben Sie bislang eine Einzugsermächtigung
erteilt. Diese Einzugsermächtigung wird weitergenutzt/umgewandelt und heißt künftig „SEPALastschriftmandat“. Es wird lediglich um die Bedingungen gemäß dem neuen europäischen
Zahlungsverkehrssystem „SEPA“ ergänzt.
Wortlaut eines SEPA-Lastschriftmandats:
„SEPA-Lastschriftmandat: Ich ermächtige hiermit (….den Zahlungsempfänger....), Zahlungen von
meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, auf mein
Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die
Erstattung des belasteten Betrages verlangen.
1. Ihr SEPA-Lastschriftmandat wird durch die Mandatsreferenz: xxxxxxxxxx(=Ihre
Mitgliedsnummer + Name oder nur die Mitgliedsnummer) und unsere GläubigerIdentifikationsnummer: DExxZZZxxxxxxxxxxx gekennzeichnet, die von uns bei allen
künftigen Lastschriften angegeben werden.
2. Die Abbuchung des Jahresbeitrages erfolgt künftig nicht mehr mittels Angabe Ihrer
Kontonummer bzw. BLZ sondern über Ihre internationale Kontonummer (IBAN) und
Bankleitzahl (BIC).
3. Den aktuell gültigen Beitrag für das Jahr 2014 werden wir Ihnen nach dem neuen Verfahren
erstmals im Monat 01.2014 abbuchen. Die Beiträge für die Folgejahre, werden wir Ihnen jeweils
halbjährlich und zwar in der 1. Januarhälfte und 1. Julihälfte abbuchen.
Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts zu unternehmen.
Freundliche Grüße
Sportverein
Der Vorstand
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erstellt: 04.03.2013
5.3 Einholen neuer Mandate
Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt auf SEPA nur noch die neuen Mandate.
5.4 Aufbewahrung der Mandate
Im Streitfall müssen Sie in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate bzw. umgewandelten
Einzugsermächtigungen im Original vorzulegen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate ab dem
letzten Einzug.
Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird.
Mitglieder, die austreten und nach mehr als drei Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat
unterschreiben.
6. Vorabinformation bzw. Pre-Notification über die Beitragsbelastung
Vor dem Einzug einer fälligen Forderung (Mitgliedsbeitrag) mittels SEPA-Lastschrift muss der
Zahlungsempfänger(Verein) dem Zahlungspflichtigen (Vereinsmitglied – Kontoinhaber) eine VorabAnzeige (Pre-Notification) zukommen lassen. Gemäß den Regelwerken zu SEPA muss diese VorabAnzeige mindestens 14 Kalendertage vor der Belastungsbuchung stattfinden. Allerdings kann auch
eine kürzere Frist zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen vereinbart werden.
Eine kürzere Vorlaufzeit kann mit Ihren Mitgliedern in der Satzung vereinbart werden. Sofern für den
Zahlungspflichtigen keine alternative Zahlungsart vorgesehen ist (beispielsweise per Überweisung),
darf ein Zeitraum von fünf Werktagen nicht unterschritten werden. Beinhalten muss die VorabAnzeige den fälligen Beitrag, das Fälligkeitsdatum sowie die Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID.
Die Vorab-Anzeige kann beispielsweise auch in Form der Einladung zur Mitgliederver-sammlung
erfolgen. Bei regelmäßigen Belastungen (jährlicher oder oder halbjährlicher Einzug des
Mitgliedsbeitrages reicht eine einmalige Vorab-Information. Diese sollte einen Hinweis dahingehend
beinhalten, dass sich, sofern der Fälligkeitstag der Lastschrift-Buchung außerhalb der Geschäftstage
der Bank des Zahlungspflichtigen liegt, der Fälligkeitstag der Lastschrift-Buchung auf den folgenden
Geschäftstag der Bank des Zahlungspflichtigen verschiebt.
Wichtig ist hierbei aber, dass Sie einen Weg wählen, auf dem Sie gewährleisten, alle
Mitglieder zu informieren.
6.1 Einreichung – Vorlauffristen
Lastschriften müssen mit einer Vorlaufzeit bei uns eingereicht werden. Diese beträgt vom
Fälligkeitsdatum an gerechnet:
•
•
bei Erst- und Einmallastschriften sieben Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitsdatum und
bei Folgelastschriften zwei Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin.
6.2 Rücklastschriften mangels Deckung - Erneute Einreichung
Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabinformation über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe
informieren, wird es in der Praxis zu Rücklastschriften kommen.
Nach Rücksprache mit dem Mitglied werden Sie den Beitrag dann erneut einziehen.
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erstellt: 04.03.2013
Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabinformation erfolgen muss und die Fristen zu
beachten sind.
Bei einer Neueinreichung nach Rücklastschriften ist die Einreichung wie eine Erstlastschrift zu
behandeln.
6.3 VR-IBAN-Konverter
Der VR-IBAN-Konverter ist ein PC-Programm, welches Ihnen die Bankverbindungen Ihrer
Vereinsmitglieder in die neuen Formate BIC und IBAN umrechnet. Das Programm können Sie kostenlos
downloaden unter www.vr-iban-Konverter.de
Nach erfolgter Installation auf Ihrem PC starten Sie das Programm, durch Eingabe folgender Daten:
Bankleitzahl
Kennwort
31263359
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erstellt: 04.03.2013
Mit der VR-NetWorld Software behalten Sie Konto-Bewegungen und Zahlungsvorgänge
jederzeit im Blick. Ihre Bankgeschäfte wickeln Sie dabei schnell, unkompliziert und sicher
über das Internet ab.
Wichtige Funktionen
Einzel- und Sammel-Überweisungen /-Lastschriften
Programm- und bankverwaltete Daueraufträge
Terminierte Überweisungen
Unterstützung der SEPA-Verfahren Euro-Überweisung und Sammelüberweisung, der
terminierten SEPA-Basis-Lastschrift, terminierten SEPA-Firmen-Lastschrift sowie der
terminierten SEPA-Sammelaufträge für Lastschriften
• Überwachung der Zahlungstermine
• Abruf von Kontenumsätzen und -salden sowie Anzeige von Salden-, Valuten- und
Umsatzlisten
• Benutzer-Verwaltung mit individuellen Zugriffsrechten
•
•
•
•
Schnell und sicher
Die VR-NetWorld Software verschlüsselt Ihre Daten und sendet sie geschützt über das
Internet zum Bankrechner. Sie selbst können zwischen den unterschiedlichen SicherheitsVerfahren des Standards für Financial Transaction Services (FinTS) wählen.
Software-Banking sicher mit TAN-Verfahren
Ihre Bankverbindung findet über die von Ihrer Raiffeisenbank Erkelenz eG angebotenen
sicheren und aktuellen TAN-Verfahren statt.
Die VR-NetWorld Software wird über Online-Updates aktualisiert. Sie erhalten automatisch
eine Nachricht, wenn ein Update zur Verfügung steht.
Technische Voraussetzungen
Was Sie für die VR-NetWorld Software brauchen
Für das Programm genügt ein aktueller, marktüblich ausgestatteter Windows-PC. Prüfen Sie
aber vorsichtshalber, ob Ihr Computer diese Anforderungen erfüllt:
• Unterstützt wird der Betrieb unter den aktuellen Windows-Betriebssystemen (32 Bit
und 64 Bit), Windows XP, Windows Vista und Windows 7
• CD-ROM-Laufwerk
• Eingerichtete Internet-Verbindung
Je nach genutztem Sicherheits-Medium bzw. -Verfahren zusätzlich:
• bei Verwendung einer Schlüsseldatei ein Wechsellaufwerk (z. B. USB-Stick) oder
• bei Nutzung einer Chipkarte einen eingerichteten Chipkartenleser, der mindestens die
Sicherheitsklasse 2 erfüllt (die Nutzung eines SECODERs wird empfohlen).
Raiffeisenbank Erkelenz eG
Herr Hans-Josef Fuhs
In Lövenich 70
41812 Erkelenz
Email:
Telefon:
Fax:
[email protected]
02435 981 145
02435 981200
Sehr geehrter Herr Fuhs,
die in Ihrer Informationsveranstaltung „SEPA für Vereine“ vorgestellte VR-NetWorld
Software möchten wir für unseren Verein
_____________________________________________
_____________________________________________
zum Preis von € 0,001 (statt € 59,95) verbindlich bestellen.
Bitte leiten Sie die Software an Ihre Filiale _______________ weiter. Wir werden Sie dann
dort abholen.
Vielen Dank.
__________________
Ort, Datum
_______________________________
Name/Unterschrift
1 Der Preis beinhaltet die Lieferung der CD-Rom. Installation und Einweisung sind nicht im Preis inbegriffen und
werden separat nach Aufwand berechnet.