Jörg Ilg, BR Bauhandel

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18.06.2014
CONFIDENTIAL – INTERNAL CRH PURPOSES ONLY
Swiss Distribution
BR Bauhandel AG
A l s Re c h n u n g s e m p fä n ge r f ü r E ‐ I nvo i c i n g m i s s i o n i e re n
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BR Bauhandel AG
BR Bauhandel AG
Ca. 600 Mio. CHF Umsatz
80 Standorte
Ca. 900 Mitarbeiter
Marken : 1
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BR Bauhandel AG, Richner Ausstellungen
Sanitär Artikel, Bäder, Keramikplatten, Parquett Entscheider : Bauherren
Bauträger
Lieferung an Installateure
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BR Bauhandel AG, Baubedarf
Handwerkerzentren
Baustoffhandel für Fachgeschäfte
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CRH Gruppe in der Schweiz 6
BR Bauhandel AG E‐Invoicing
300‘000 Lieferantenrechnungen/Jahr
4‘400 Lieferanten (80 Lieferanten >1000 Rg‘s = 72%)
Einheiten : BR Bauhandel AG, Barit Baubedarf AG
Software : Microsoft Navision (Finance)
CRH‐Trade (ERP; Vertrieb, Logistik)
Scan‐Software : Readsoft
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Manuelle Rechnungsverarbeitung Eingang Briefpost (ca. 600 Rg’s/Tag in 2014)
Aufbereitung der Rechnungen
Scanning und Verify der Rechnungen 8
Rechnungsverarbeitung Zentraler Rechnungseingang aller Standorte in Aarau
Scanning aller Kreditorenrechnungen Papierlose Weiterverarbeitung der Rechnungen im ERP System
•
•
•
Abgleich der Warenrechnungen mit dem Wareneingang
Weiterverrechnung von Streckengeschäften
Visierung und Verbuchung von Kostenrechnungen
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Einstieg in E‐Invoicing
Stand Herbst 2010
Ca. 300’000 Rechnungen werden manuell aufbereitet und eingescannt
Ca. 1 FTE zur Aufbereitung der Post Ca. 2 FTE Scanning und Verifizierung der Daten
Mögliche Zukunftsoptionen :
• Outsourcing vom Posteingang und Scanning
• Umstellung auf E‐Invoicing Empfang
 Entscheid zugunsten E‐Invoicing • Kontrolle des Prozesses
• Langfriste Kostenvorteile
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Einstieg in E‐Invoicing
Projekt E‐Invoicing
•
•
Vorhandene Business Cases und Referenzen in der Branche
Analyse und Beurteilung von Providern
 Keine nutzbaren Business Cases/Referenzen vorhanden
daher keine Vorgaben für die Providerentscheidung
 Entscheid für einen Provider
 Technischer Support bei Implementierung und Betrieb
 Providersupport bei der Gewinnung von Lieferanten
 1 Provider  1 Format  1 Schnittstelle
BR Bauhandel Provider = Postfinance
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Gewinnung von Lieferanten
Quick Win’s
•
•
•
Durchforsten der Referenzlisten des Providers
Ausfüllen der Formulare (Name, Kunden‐Nr., Kontakt etc.)
http://www.edirectory.ch/de/
Mögliche Lieferanten :
•
•
•
•
Strom, Wasser Gemeinden
Bund
Etc.
TIPPS : ‐ Startvolumen um Schnittstelle und Aufschaltprozess zu Überprüfen ‐ Regelmässige Überprüfung der Referenzlisten
‐ Check der Umstellung auf E‐Invoicing
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Gewinnung von Lieferanten
Key Lieferanten •
•
Analyse der Rechnungsvolumen der Lieferanten
Bestimmen von Key Lieferanten (grösstes Volumen, wichtiger Partner ..)
Start Projektarbeit
• Einbezug der Einkaufsabteilung
• Kontaktaufnahme mit Lieferanten
• Führen einer Lieferanten‐Projektliste ‐ Verantwortlicher beim Lieferanten
‐ ERP Software im Einsatz (Wechsel geplant ?)
‐ E‐Invoicing Projekt vorhanden ? Wann geplant ?
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Tipps
Key Lieferanten TIPPS:
• Beschränkung auf max. 20 Lieferanten
• Provider mit einbeziehen • Volumen muss sich auch für Lieferanten lohnen  Investitionsvolumen beim Lieferanten ca. 10‐20 kCHF
• Kontakt : E‐Invoice Verantwortlicher = IT oder Administration vom Lieferanten
• Alle 2‐3 Monate Update Telefon machen
• Einbezug der Einkaufsabteilung 14
Tipps
Ergänzende Partner
TIPPS:
• Referenzlisten von E‐Invoicing‐fähigen ERP Programmen konsultieren
•
Verbandslösungen auf E‐Purchasing überprüfen •
Referenzlisten weiterer Provider (Roaming)
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Lieferant
+ / ‐ aus Lieferantensicht
+ Langfristige Kundenbindung
+ Zusätzliches Verkaufsargument + Positives Image (ökologischer Business‐Prozess)
+ Laufende Kosten werden tendenziell sinken + Einbezug vom elektronischen Bestellprozess ‐
‐
‐
‐
‐
Demnächst geplante ERP Umstellung
Hohe Investitionskosten für E‐Invoice Lösung Nicht möglich mit aktueller ERP Lösung
Laufende Kosten zu hoch im Vergleich mit dem Postversand
Mutterhaus bzw. IT Abteilung im Ausland
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Stand Mai 2014
 60 Lieferanten
 43 % Anteil am Rechnungsvolumen
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Nutzen der E‐Invoicing Lösung
Vergleich 2010 / 2014
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•
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Schnellere Verarbeitung der Eingangsrechnungen Keine Erfassungsfehler
Ökologischerer Prozess (Papierverschleiss)
•
Kosteneinsparung
Reduktion von 2.0 FTE gegenüber Transaktionskosten vom Provider
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Wünsche / Projekte Wünsche •Periodische Update‐Information von neuen E‐Invoice Teilnehmern
•Effizientere Zusammenarbeit zwischen Providern
Projekte Geplante E‐Invoicing Rechnungsstellung bis Ende 2. Quartal 2014 von BR Bauhandel AG
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E-Invoicing
CONFIDENTIAL – INTERNAL CRH PURPOSES ONLY
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Besten Dank
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