Fluch oder Segen?

PRESSE - INFO
Februar 2014
Volle Auftragsbücher im Handwerk – Fluch oder Segen?
Wie sich im Betrieb Zeit einsparen und dadurch der Kundenansturm besser bewältigen lässt
Während in anderen Branchen die Mitarbeiter zeitweise Däumchen drehen, sind im Handwerk die
Auftragsbücher so voll wie lange nicht. Was wie ein Segen klingt, kann jedoch schnell zum Fluch
werden – nämlich dann, wenn der Handwerksbetrieb die vielen Kundenanfragen zeitlich nicht
bewältigen kann und dadurch wichtiges Geschäft verliert. Wer mit Zeitmangel zu kämpfen hat, tut gut
daran, Kunden nicht direkt eine Absage zu erteilen, sondern lieber zuerst die eigenen Arbeitsabläufe
hinsichtlich ihrer Effizienz zu hinterfragen. Denn häufig schlummern hier ungeahnte Potenziale. Das
weiß auch Michael Junker, Geschäftsführer Junker Bad-Heizung-Klima, der sich einiges hat einfallen
lassen, um den Arbeitsalltag in seinem Betrieb zu optimieren.
Kein Angebot ohne Checkliste Um den Zeitfressern in seinem Betrieb auf die Spur zu kommen, hat Michael Junker die einzelnen
Phasen des Projektablaufs genau unter die Lupe genommen. Dabei hat er das erste Mal direkt am
Anfang innegehalten – bei der Angebotserstellung. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Mit der
Erarbeitung eines auf die Kundenbedürfnisse passgenau zugeschnittenen Angebots steht und fällt
häufig der Erfolg eines Projektes. So können Missverständnisse bezüglich der Technik und vor allem
hinsichtlich des zur Verfügung stehenden Budgets dazu führen, dass zeitaufwändig umdisponiert
werden muss oder der Auftrag im schlimmsten Fall sogar komplett storniert wird. Das ist nicht nur
ärgerlich, sondern kostet auch Zeit und Geld. Um es gar nicht so weit kommen zu lassen, hat Michael
Junker den sogenannten „Heizungscheck“ eingeführt. Dabei handelt es sich um ein Formular, mit dem
vor der Angebotserstellung alle wichtigen Daten zum jeweiligen Projekt abgefragt werden, von der
gewünschten Energieform über die benötigte Leistung der Anlage und erforderliche Zubehörteile bis
hin zum Budget. Auf die Idee ist der Handwerksmeister durch ein Seminar der GC-Gruppe gekommen,
in dem etwas Ähnliches zum Thema Badsanierung vorgestellt wurde. „Im Sanitärbereich hat sich
diese Praxis bei uns bereits bestens bewährt, deshalb habe ich das Ganze einfach auf den
Heizungsbereich adaptiert“, erklärt Junker.
Jeder Mitarbeiter sollte einen Termin vergeben können
Der Heizungscheck ist jedoch längst nicht alles, was sich im Hause Junker geändert hat. „Bei uns ist
jeder Mitarbeiter in der Lage, einen Termin zu vergeben“, nennt der Geschäftsführer eine weitere
seiner Optimierungsmaßnahmen. Ihre Vorzüge machen sich unter anderem dann bemerkbar, wenn
auf der Baustelle ein Folgetermin vereinbart werden muss. Während es früher üblich war, in solchen
Fällen zunächst Rücksprache mit dem Büro zu halten, da von dort aus sämtliche Termine koordiniert
wurden, zücken die Installateure der Firma Junker heute einfach ihr Smartphone und nehmen die
Terminvergabe direkt selbst vor. Das spart Zeit und erleichtert außerdem dem Kunden die
Zusammenarbeit. „Der Kunde weiß direkt, wann es mit seiner Baustelle weiter geht und kann sich
darauf einstellen“, beschreibt Junker den Vorteil. Wer befürchtet, dass die Einführung einer solch
autarken Terminvergabe mit hohem technischen Know-how und immensen Kosten verbunden ist,
kann an dieser Stelle beruhigt werden. „Das ganze Geheimnis ist ein üblicher digitaler Kalender, auf
den alle Mitarbeiter zugreifen können“, verrät der Handwerksmeister aus Burgwedel.
Mehr Entlastung für die Mitarbeiter im Büro
Die digitalen Medien nutzt die Firma Junker jedoch nicht nur zur zügigen Terminvergabe. Mithilfe der
modernen Technik konnte in den vergangenen Jahren die gesamte Disposition verbessert werden. So
ist es mittlerweile selbstverständlich, dass die Handwerker am Ende eines Arbeitstages alle
verwendeten und benötigten Materialien selbstständig in das EDV-System eintragen – entweder im
Büro oder Zuhause. Artikelnummern, die auf der Baustelle nicht zur Hand waren, können dann direkt
nachgeschlagen und mit erfasst werden. Schwer lesbare und unvollständig ausgefüllte
Aufzeichnungen, die früher von den Bürokräften zeitaufwändig vervollständigt werden mussten und oft
zu fehlerhaften Materialbestellungen geführt haben, gehören damit der Vergangenheit an. „Dieses
Vorgehen eignet sich vor allem auch für Betriebe, die einfach nicht die Manpower im Büro haben, um
die Daten manuell aufzubereiten“, weist Michael Junker auf den besonderen Vorteil hin.
Augen auf bei der Wahl des Herstellers
Mit den beschriebenen Maßnahmen können Handwerksbetriebe bereits viel dafür tun, um ihren
Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und Projekte reibungslos abzuwickeln. Doch was nützt die ganze
Organisation, wenn am Ende das passende Ersatzteil nicht da ist oder der Kundendienst des
Herstellers erst in einer Woche einen Termin frei hat? „Dann hat man sich für den falschen Hersteller
entschieden“, lacht Michael Junker. Er selbst arbeitet mittlerweile ausschließlich mit dem
Heizungshersteller BRÖTJE zusammen – und das aus gutem Grund: „Hier stimmt einfach das
Gesamtpaket. Schließlich zählen neben der Technik auch Faktoren wie eine schnelle Verfügbarkeit
von Ersatzteilen, ein guter Kundendienst oder eine lange Garantiedauer. Das ist alles bei BRÖTJE
gegeben“, begründet Michael Junker seine Entscheidung. Da BRÖTJE durch die Zusammenarbeit mit
der GC-Gruppe über rund 800 Vertriebsstandorte in Deutschland verfügt, kann der Handwerksmeister
bei Bedarf einfach in das nahe gelegene Abhollager fahren und die gewünschten Ersatzteile
mitnehmen. „Wartezeiten können so gar nicht erst entstehen und unsere Lagerhaltung hat sich auf ein
Minimum reduziert“, erklärt Junker. Ähnlich effizient gestaltet sich die Zusammenarbeit mit dem
Kundendienst: „Wenn wir wirklich einmal nicht weiter wissen, ist innerhalb von 24 Stunden jemand
vom Werks-Kundendienst an der Anlage“, berichtet Junker weiter.
Bestehende Angebote der Hersteller nutzen
Natürlich wissen auch viele Hersteller, wie wichtig ein gut strukturierter Arbeitstag ist, und haben
spezielle Angebote für ihre Partner-Fachhandwerker entwickelt. So nimmt Michael Junker zum
Beispiel gerne die telefonische Beratung des BRÖTJE Kunden-Service-Centers in Anspruch. BRÖTJE
hat einen speziellen Raum eingerichtet, in welchem alle aktuellen Heizungsanlagen stehen. So
können die BRÖTJE Mitarbeiter die erforderlichen Handgriffe quasi simultan mit dem Handwerker
ausführen, der auf der Baustelle steht und Hilfe benötigt. Auf diese Weise lassen sich Probleme
schneller gezielt beheben, so dass der Arbeitsablauf kaum gestört wird. Das Problem ist jedoch, dass
solche Hersteller-Services dem Fachhandwerk oftmals gar nicht bekannt sind und wertvolle
Effizienzressourcen deshalb ungenutzt bleiben. Michael Junker rät deshalb: „Wer über die Angebote
seines Herstellers auf dem Laufenden sein möchte, sollte einen engen persönlichen Kontakt zum
Hersteller pflegen und sich auch selbst aktiv informieren, zum Beispiel auf der Website.“
Jetzt aktiv werden und Verbesserungen in Angriff nehmen
Beispiele wie dieses zeigen, dass sich kein Handwerksbetrieb vor vollen Auftragsbüchern fürchten
muss – im Gegenteil. Vielmehr sollte man die gute Auftragslage als Anreiz nehmen, um die eigenen
Abläufe im Betrieb kritisch zu hinterfragen und gezielt nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen.
„Am besten bei einem gemeinsamen Frühstück mit allen Mitarbeitern“, schlägt Michael Junker vor.
Denn schließlich profitiert am Ende nicht nur der Chef von einem gut organisierten Tagesablauf,
sondern auch die Mitarbeiter, die pünktlich in den Feierabend gehen können.
Michael Junker hat sich auf Heiztechnik des Herstellers BRÖTJE spezialisiert.