Einladungen

Einladungen
E 275
01
Gelungene Einladungen, mit denen Sie
alle Gäste erreichen
Eine schriftliche Einladung ist die Visitenkarte des Gastgebers.
Sie soll so geschrieben und gestaltet sein, dass sie Appetit auf
die bevorstehende Veranstaltung macht.
Wir zeigen Ihnen mit diesem Beitrag, wie Sie geläufige Fauxpas vermeiden, langweilige Floskeln umgehen und rundum
gelungene Einladungen formulieren.
Einladungen schreiben – Karte, Brief, E-Mail oder Fax? . . . . . . . . . . Seite 02
Die Einladung per Aushang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 04
Der persönliche Einladungsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 04
Die wichtigsten Do’s und Don’ts für gelungene Einladungen
auf einen Blick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 04
Was Sie vor der Gestaltung von gedruckten Einladungen
bedenken sollten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 05
Diese Infos sollte Ihre Einladung enthalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 05
„U.A.w.g“. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 06
Einladung zum Qualitätszirkel
Geschäftsführer ➜ Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 08
Einladung zum Tag der offenen Tür
Geschäftsführer ➜ Nachbarn, Mitarbeiter, Geschäftspartner . . . . . . . Seite 09
Einladung zu einer Hausmesse
Geschäftsführer ➜ Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 10
Einladung zur Fachmesse
Kundendienstleiterin ➜ Fachkunden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 11
Einladung zu einem Abendessen
Geschäftsinhaber ➜ Geschäftsführer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 12
Der SekretärinnenBriefeManager
Nr.3, Juni/Juli 04 – 023
Einladungen
E 275
02
Einladung zum Pressegespräch
Geschäftsführer ➜ Journalisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 13
Einladung zur Messe
Geschäftsführer ➜ Firmeninhaberin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 14
Einladung zur Produktvorstellung
Geschäftsführer ➜ Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 15
Einladung zur Geburtstagsfeier des Chefs
Geschäftsführer ➜ Geschäftsführer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 16
Einladung zur Mitgliederversammlung eines Vereins
Verbandsvorsitzender ➜ Mitglieder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 17
Einladung einer Bank zum Vortrag mit Faxantwort
Direktor ➜ Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 18
Faxantwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 19
Mit diesen Formulierungen helfen Sie Ihren Gästen,
zu- oder abzusagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 20
Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin des SekretärinnenHandbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers. Sie ist eine der gefragtesten
Sekretärinnen-Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen
und Assistentinnen. Die Korrespondenz ist eines ihrer Spezialthemen.
024 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladungen
E 275
03
Einladungen schreiben – Karte, Brief, E-Mail oder Fax?
Wenn Ihr Unternehmen einlädt, sei es zur Hausmesse, einer Präsentation oder einem Tag der offenen Tür, möchten Sie mit Ihrer Einladung garantiert einen optimalen Eindruck machen.
Alles soll perfekt sein. Denn schließlich möchten Sie möglichst viele Gäste für Ihre Veranstaltung gewinnen. Wie laden Sie am besten
ein? Was kommt am besten an? Eine Einladung per Mail ist in der
heutigen Zeit sicher okay, oder?
Wenn wir von einer offiziellen Veranstaltung ausgehen, beispielsweise einer Präsentation in Ihrem Unternehmen, kommt eine Einladung per Fax oder Mail nicht in Frage.
Bleiben Sie in dieser Hinsicht persönlich und setzen Sie auf den
herkömmlichen Brief. Der sorgt für viel mehr Aufmerksamkeit als
eine Mail – von denen bekommen wir jeden Tag schließlich genug.
Ausnahme: Zu Büropartys, kurzfristigen Meetings oder Arbeitsessen und Ähnlichem können Sie natürlich per Fax oder Mail einladen.
Natürlich können und sollten Sie für besonders offizielle Gelegenheiten eine Einladungskarte verschicken, die Sie speziell für das
Ereignis haben drucken lassen. Darauf gehen wir in diesem Beitrag
allerdings nur am Rande ein, da eine ausführliche Behandlung des
Themas den Rahmen sprengen würde.
Sie müssen an alles denken
„Ach übrigens, Frau Meier, machen Sie sich doch schon mal ein
paar Gedanken über die Einladungen zu unserem Firmenjubiläum“,
sagt Ihr Chef zu Ihnen im Vorbeigehen. Schnell stellen Sie fest, dass
es mit ein paar Gedanken nicht getan ist. Sie müssen das ganz
strategisch angehen.
www.sekretaerinnen.de
Nr.3, Juni/Juli 04 – 025
Einladungen
E 275
04
So gehen Sie vor
Fragen Sie sich zuerst, wie offiziell die Veranstaltung ist. Denn: Je
offizieller und festlicher eine Veranstaltung, desto traditioneller und
aufwändiger wird die Einladung gestaltet. Der Anlass ist somit
erstes Kriterium.
Beantworten Sie sich zusätzlich vor Ihrer Entscheidung für eine
bestimmte Form folgende Fragen:
Ist das Firmenimage eher konservativ oder modern?
Gibt es im Sinne der Corporate Identity ein Corporate Design,
das sich für Einladungen anbietet?
Welcher Gästekreis soll angesprochen werden: welche Gäste,
welchen Alters und welcher Position?
Welches Budget steht zur Verfügung?
Die traditionelle Form: Gedruckte Einladungen
Wollen Sie beispielsweise anlässlich eines Firmenjubiläums zu einem
offiziellen Empfang, einer Feierstunde, einem festlichen Dinner,
Ball oder sogar Festakt einladen, ist die traditionelle gedruckte Einladungskarte nach wie vor der empfehlenswerte Weg.
Das Gleiche gilt für im geschäftlichen Rahmen begangene formelle
Geburtstagsfeiern, ebenso für herausragende Ereignisse wie die
Grundsteinlegung eines Neubaus der Firma, Amtsübergaben, Benefizveranstaltungen oder große Konzerte, besondere Preisvergaben
oder bedeutende Ehrungen.
Auch bei weniger formellen Anlässen, zu denen eigentlich ein Einladungsbrief ausreichen würde, sollten Sie unbedingt überlegen, ob
eine gedruckte Einladungskarte nicht mehr Aufmerksamkeit erregt.
Dies ist besonders bei Einladungen zu (Haus-) Messen, Produktpräsentationen, Geschäftserweiterungen und -eröffnungen, Filialeröffnungen und Ähnlichem der Fall.
026 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladungen
E 275
05
Die Einladung per Aushang
Für Betriebsfeste und -ausflüge können Sie durchaus mit einem
Aushang, zum Beispiel als witzig gestaltetes Plakat, und/oder einer
Mitteilung in der Firmenzeitung die gesamte Belegschaft einladen.
Der persönliche Einladungsbrief
Diese Form ist im geschäftlichen Bereich neben gedruckten Einladungskarten die am häufigsten gewählte Art einer Einladung. Sie
eignet sich für alle informellen Anlässe wie Arbeitsessen, Pressegespräche, Informations- oder Vortragsveranstaltungen, Arbeitskreissitzungen, Beförderungsfeiern oder Betriebsfeste, Produktpräsentationen, Geschäftserweiterungen, Filialeröffnungen, Messen
oder zum Tag der offenen Tür. Für den Einladungsbrief erhalten Sie
in diesem Beitrag viele gelungene Beispiele.
Der Einladungsbrief kann auf einem normalen Geschäftsbogen
oder einem eigens dafür entworfenen Briefbogen geschrieben sein.
Haben die vorhandenen Geschäftsbriefbögen eine Zeile: Ihr Zeichen/Ihre Nachricht – unser Zeichen ... und so weiter, eignen sich
diese Bögen allerdings nicht so gut.
Dann ist es eine Überlegung wert, mit dem sonst üblichen Briefkopf
– ohne diesen Zusatz – spezielle Bögen für Einladungen herstellen
zu lassen oder auf die zweite Seite Ihres Briefpapiers zurückzugreifen.
Die wichtigsten Do’s und Don’ts für gelungene
Einladungen auf einen Blick
Verwenden Sie keine Adressaufkleber. Drucken Sie die Adresse in
den Brief und verwenden Sie einen Fensterumschlag oder bedrucken Sie den Briefumschlag. Alternativ: Beschriften Sie den
Umschlag mit der Hand – das geht natürlich nur, wenn sich die Anzahl der Gäste im Rahmen hält.
www.sekretaerinnen.de
Nr.3, Juni/Juli 04 – 027
Einladungen
E 275
06
❑ Verwenden Sie Briefmarken statt Freistempler.
❑ Keine billigen Kopien – achten Sie auf sauberen Druck, was
im Zeitalter der PCs und schnell herzustellender Drucksachen
ohne allzu großen Arbeitsaufwand möglich ist.
❑ Benutzen Sie keine Abkürzungen von Verbänden, Institutionen,
Kongress- oder Veranstaltungstiteln, um Fehlinterpretationen
zu vermeiden.
❑ Keine kopierten oder gestempelten Unterschriften in einem
persönlichen Einladungsbrief.
Was Sie vor der Gestaltung von gedruckten Einladungen
bedenken sollten
Bei einer großen Zahl von Einladungen verschlingt den Löwenanteil Ihres Budgets unter Umständen das Porto.
Deshalb ist es klug, sich vor der eigentlichen Gestaltung nach dem
Porto zu erkundigen, das für unterschiedliche Formate oder „Gewichtsklassen“ anfallen würde.
Diese Infos sollte Ihre Einladung enthalten
Anlass
Sagen Sie so konkret wie möglich, worum es sich handelt. Rätselraten über das, was den Gast erwartet, ist nicht angesagt. Der konkrete Anlass hilft dem Eingeladenen, das richtige Geschenk mitzubringen und sich korrekt zu kleiden.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Idealerweise ergänzen
Sie Ihre Einladung um einen Bekleidungsvermerk. Sie wissen vermutlich selbst, wie ärgerlich es ist, under- oder overdressed eine
Veranstaltung zu besuchen.
028 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladungen
E 275
07
Wer ist eingeladen?
Ist der Gast mit Partnerin oder Partner, Begleitperson oder gar mit
Familie eingeladen? Peinlich ist die mitgebrachte Lebenspartnerin
zu einem Herrenabend.
Machen Sie deutlich, wer noch eingeladen ist, mit wem und wie
vielen Personen Ihr Gast zusammentrifft. Ein Abendessen zu zweit hat
einen mehr vertraulichen Charakter; eine Weinprobe für mehrere
Geschäftspartner findet in einem geselligen Rahmen statt.
Wo und wann?
Natürlich informieren Sie über den genauen Ort und den Zeitpunkt.
Achten Sie darauf, ob Sie schreiben „um“ oder „ab“. Bei „ab“ müssen
Sie damit rechnen, dass Gäste über den ganzen Nachmittag oder
Abend verteilt bei Ihnen eintrudeln.
Gibt es etwas zu essen?
Informieren Sie unbedingt darüber, ob Sie etwas zu essen anbieten.
Wenn Sie einen Imbiss oder ein Essen arrangiert haben, ist es ärgerlich, wenn Ihre Gäste schon zu Hause gegessen haben.
Schreiben Sie niemals „u. A. w. g.“
Damit Sie Ihre Veranstaltung gut planen können, ist es für Sie sehr
wichtig, die genaue Teilnehmerzahl rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn zu kennen.
Wenn Sie in einer Einladung zu einer Rückmeldung auffordern,
vermeiden Sie unbedingt das traditionelle Kürzel „u. A. w. g.“ (um
Antwort wird gebeten).
Vielen ist diese Abkürzung nicht bekannt. Folglich können Ihre Gäste
damit nichts anfangen und werden vielleicht nicht reagieren.
Also, auch für Einladungen gilt: keine Abkürzungen.
Statt „u. A. w. g.“ können Sie beispielsweise schreiben „Bitte geben
Sie uns bis zum 12. März Bescheid, ob Sie dabei sein werden.“
www.sekretaerinnen.de
Nr.3, Juni/Juli 04 – 029
Einladung
E 275
08
zum Qualitätszirkel
Ihre Meinung zählt
Alte Straße 50
67071 Ludwigshafen
Lieber
Heinz Gerken
Herr Gerken,
Tel.: 0624 7381-01
Fax: 0624 7381-03
E-Mail: s.fischer
@fischer-design.com
am 28. Juli 20.. um 14 Uhr trifft sich der neu ins
Leben gerufene
Qualitätszirkel zum ersten Mal.
Getreu dem Motto „Stillstand ist Rückschritt“ ist das Ziel dieses
monatlich
stattfindenden Treffens, Arbeitsabläufe und Prozesse
Ihre Meinung
zählt
unter die Lupe zu nehmen und Missstände und Probleme kreativ
zu Gerken,
lösen.
Lieber Herr
am 28. Juli 20.. um 14 Uhr trifft sich der neu ins Leben gerufene Qualitätszirkel zum ersten
Damit wollen wir sowohl den Mitarbeitern ein noch besserer ArbeitMal.
geber als auch unseren Kunden ein noch besserer Anbieter sein.
Getreu dem Motto „Stillstand ist Rückschritt“ ist das Ziel dieses monatlich stattfindenden
Treffens, Arbeitsabläufe und Prozesse unter die Lupe zu nehmen und Missstände und Probleme kreativ zu lösen.
Agenda am 28. Juli 20..
Damit wollen wir sowohl den Mitarbeitern ein noch besserer Arbeitgeber als auch unseren
Kunden einQualitätszirkel
noch besserer Anbieter
1sein.
1428.
Uhr
Agenda am
Juli 20..
Einführung in die Ziele durch Gerd Beimer
14:10
Uhr
Vorstellung
aller Beteiligten
Qualitätszirkel 1
14 Uhr 14:20 Uhr
Einführung
in diedes
ZieleAblaufs
durch Gerd Beimer
Klärung
der kommenden Arbeitsge14:10 Uhr
Vorstellung
aller Qualitätszirkel
Beteiligten
spräche
14:20 Uhr
Klärung des Ablaufs der kommenden Arbeitsgespräche
14:45 UhrQualitätszirkel
Zeit für Fragen zum Ablauf, Ziele, Verfahrensweisen,
14:45 Uhr
Zeit Umsetzung
für Fragen zum Ablauf,
etc.Ziele, Verfahrensweisen, Umsetzung etc.
15:30 Uhr
Festlegung des ersten Projekts
15:30 UhrFestlegung
Festlegung
des
ersten
Projekts
16:15 Uhr
der nächsten
beiden
Termine
– bitte bringen Sie alle
Kalender mit. der nächsten beiden Termine – bitte
16:15 UhrIhre Festlegung
Veranstaltungsdauer: 14 Uhr bis 16:30 Uhr
bringen IISie alle Ihre Kalender mit.
Ort:
Konferenzraum
Mit freundlichen
Grüßen
Veranstaltungsdauer:
Gerd Beimer
Ort:
Mit freundlichen Grüßen
14 Uhr bis 16:30 Uhr
Konferenzraum II
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Geschäftsführer ➜ Mitarbeiter
Gerd Beimer
030 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladung
E 275
09
zum Tag der offenen Tür
Wir öffnen Tür und Tor!
Mercedesstraße 35
50823 Köln
Liebe Nachbarn, liebe Geschäftsfreunde,
liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter,
Telefon: 0221 9874-32
Telefax: 0221 9874-36
E-Mail:
[email protected]
wir laden Sie ganz herzlich ein, unseren Betrieb zu besichtigen.
1. März 20..
Wir möchten Ihnen zeigen, wer wir sind und was wir tun. Warum
arbeiten, woran und womit.
Einladung zum Tag der offenen Tür
wirMärz
arbeiten,
wie wir
Freitag, 20.
20.. ab 15 Uhr
Wir öffnen Tür und Tor!
Die Presse berichtet regelmäßig über unser Unternehmen. Ihnen
ist sicherlich bekannt, dass wir modernste technische Maschinen
Liebe Nachbarn, liebe Geschäftsfreunde,
im Einsatzliebe
haben.
Die heute gesetzlich vorgeschriebenen Aufliebe Mitarbeiterinnen,
Mitarbeiter,
lagen haben wir mit Wissenschaftlern und Politikern erarbeitet.
wir laden Sie ganz herzlich ein, unseren Betrieb zu besichtigen.
In unserem Betrieb wurden sie schon vor der Verabschiedung
Wir möchten
Ihnen
zeigen,
wer wir sind undangewendet.
was wir tun. Warum wir arbeiten, wie wir arbeidurch
den
Gesetzgeber
ten, woran und womit.
Die Presse
berichtet
regelmäßig
unser Unternehmen.
Ihnenaus,
ist sicherlich
bekannt,
Doch
wie
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den Kulissen
wer sind
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Menschen,
wir modernste technische Maschinen im Einsatz haben. Die heute gesetzlich vorgeschriebedie
die
Geschicke
des
Unternehmens
leiten
und
wie
sehen
die
nen Auflagen haben wir mit Wissenschaftlern und Politikern erarbeitet. In unserem Betrieb
wurden sie
schon vor der
Verabschiedung
durch den Gesetzgeber
Produkte
aus,
die wir produzieren?
All angewendet.
das und viel mehr erfahren
20. den
März
über
Doch wieSie
siehtam
es hinter
Kulissen
aus,uns.
wer sind die Menschen, die die Geschicke des
Unternehmens leiten und wie sehen die Produkte aus, die wir produzieren? All das und viel
mehr erfahren Sie am 20. März über uns.
Jetzt schon herzlich willkommen zum Tag der offenen Tür.
Jetzt schon herzlich willkommen zum Tag der offenen Tür.
SpeedMAXX
SpeedMAXX
Claus Wilhelm
Geschäftsführer
Claus Wilhelm
PS: BrotGeschäftsführer
und Bier, Selters und vieles mehr stärken Sie auf dem Rundkurs durch unser Unternehmen.
PS: Brot und Bier, Selters und vieles mehr stärken Sie auf dem
Rundkurs durch unser Unternehmen.
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Geschäftsführer ➜ Nachbarn, Mitarbeiter, Geschäftspartner
www.sekretaerinnen.de
Nr.3, Juni/Juli 04 – 031
Einladung
E 275
10
zu einer Hausmesse
HEXA LICHT GmbH
Schlossallee 55, 28203 Hamburg
Tel.: 040 135-79, Fax: 040 135-81
E-Mail: [email protected]
Neues aus dem Hause HEXA Licht
Sehr geehrter Herr Thomas,
Mobil-Two
Herr Thomas
wir präsentieren
Rehbergstraße
5
unsere neu entworfene Produktserie INNOVA.
46117 Oberhausen
Nach dem großen Erfolg der letzten Präsentation haben wir uns
entschlossen, wieder einen ausgewählten Kundenkreis im gewohnten Rahmen in das Rheinland-Hotel einzuladen.
15.Die
Januardiesjährige
20..
Veranstaltung findet
Neues aus dem Hause HEXA Licht
am Freitag, den 6. Februar 20.., im Raum „Kopenhagen“ statt.
Sehr geehrter Herr Thomas,
wir präsentieren
unsere
Produktserie
INNOVA.
Einlass
ist neu
vonentworfene
9 bis 17
Uhr. Erfrischungen
und ein kleiner Imbiss
werden
Ihnen
den
Besuch
bei
uns
angenehm
gestalten.
Nach dem großen Erfolg der letzten Präsentation haben wir uns entschlossen, wieder einen
ausgewählten Kundenkreis im gewohnten Rahmen in das Rheinland-Hotel einzuladen. Die
diesjährige Veranstaltung findet
Unsere qualifizierten Fachleute stellen Ihnen die Produktneuheiten
vordenund
beraten
Sie
gern.
am Freitag,
6. Februar
20.., im
Raum
„Kopenhagen“ statt.
Einlass ist von 9 bis 17 Uhr. Erfrischungen und ein kleiner Imbiss werden Ihnen den Besuch
Bitte faxen
Sie uns die vorbereitete Antwort zu, damit wir
bei uns angenehm
gestalten.
wissen,
ob
und
wann
wir
Sie
bei
unserer
Produktschau
persönlich
beUnsere qualifizierten Fachleute stellen Ihnen die Produktneuheiten vor und beraten Sie gern.
grüßen können.
Bitte faxen Sie uns die vorbereitete Antwort zu, damit wir wissen, ob und wann wir Sie bei
unserer Produktschau persönlich begrüßen können.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
Freundliche
Freundliche
Grüße
Grüße
HEXA Licht GmbH
HEXA Licht GmbH
Carl Schneider
Geschäftsführer
AnlagenCarl Schneider
Anreiseskizze
Geschäftsführer
Hotelprospekt
Faxantwort
Anlagen
Anreiseskizze
Hotelprospekt
Faxantwort
032 – Nr.3, Juni/Juli 04
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Geschäftsführer ➜ Kunden
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladung
E 275
11
zur Fachmesse
Einladung zur
Fachmesse
der Küchenmaschinenhersteller
Akazienweg
89 69436 Schönbrunn
4568-46 Fax: 06262 4568-50 E-Mail: [email protected]
vom 09. bis Tel.:
13.06262
Februar
20.. auf dem Gelände der Landesgartenschau
•
•
Sehr geehrter
Herr
Paul Westemann
Glockengasse 6
31256
•
Herr Westermann,
in diesem Jahr präsentieren wir auf über 500m2 ausgewählte Produkte, die Sie bei Ihren Verkaufserfolgen unterstützen sollen.
Was gibt es Neues?
5. Januar 20..
ImzurMittelpunkt
unserer Präsentationvom
steht
die selbstreinigende
Einladung
Fachmesse der Küchenmaschinenhersteller
9. Februar
bis 13. Februar 20..
auf dem Gelände der Landesgartenschau
Küchenmaschine
„Cleany“. Ein fortschrittliches Produkt, das
wirklich vom Endverbraucher eingesetzt und nicht nach dreimairgendwo deponiert wird. „Umweltschonend,
und
sindProdukte,
nur einige
für
in diesemrecyclebar
Jahr präsentieren
wir energiesparend
auf über 500m_ ausgewählte
die Sie Schlagworte
bei Ihren Verkaufserfolgen
unterstützen
sollen.
diesen
Verkaufsschlager
der Haushaltswarenbranche.“ So schreibt
Was gibtschon
es Neues?jetzt die Fachpresse.
Sehr geehrter
HerrGebrauch
Westermann,
ligem
Im Mittelpunkt unserer Präsentation steht die selbstreinigende Küchenmaschine „Cleany“.
Damit wir
unsdas
während
Ihres
Besuches
genügend
Ein fortschrittliches
Produkt,
wirklich vom
Endverbraucher
eingesetzt
und nicht Zeit
nach für ein
dreimaligem
Gebrauch irgendwo
deponiert wird.
„Umweltschonend,
und energieausführliches
Gespräch
nehmen
können,recyclebar
vereinbaren
Sie bitte
sparend sind nur einige Schlagworte für diesen Verkaufsschlager der HaushaltswarenbranTermin
mit Sandra Kirch, Telefon 030 121110. Die
che.“. Sovorab
schreibt einen
schon jetzt
die Fachpresse.
Öffnungszeiten der Messe sind: Montag bis Freitag von 9 bis 18
Damit wir uns während Ihres Besuches genügend Zeit für ein ausführliches Gespräch nehUhr.vereinbaren Sie bitte vorab einen Termin mit Sandra Kirch, Telefon 030 12 11
men können,
10. Die Öffnungszeiten der Messe sind: Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr.
Freundliche
Grüße
Freundliche
Grüße aus Schönbrunn
aus Schönbrunn
Meier KG
Meier KG
Birgit Sommers
Leiterin Kundendienst
Anlage Birgit Sommers
Antwortkarte
Leiterin Kundendienst
Messekatalog
Anlage
Antwortkarte
Messekatalog
www.sekretaerinnen.de
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Kundendienstleiterin ➜ Fachkunden
Nr.3, Juni/Juli 04 – 033
Einladung
E 275
12
zu einem Abendessen
EGO Systemhaus GmbH
Postfach 3856, 69121 Heidelberg
Tel.: 06221 789-01, Fax: 06221 789-02
www.egosystemhaus.de
E-Mail: [email protected]
Lieber Herr Kiefer,
Müller & Meier GmbH
Klaus Kiefer
Zahnstaeigasse 3
08155
bei neuen Produkten tauchen in der Anfangsphase immer mal
wieder technische Probleme auf. Der persönliche Kontakt zu
unseren Kunden hilft, eventuelle Schwachstellen aufzudecken,
Schwierigkeiten schneller zu beheben und Ihnen ein einfacheres
12. Februar 20..
Arbeiten zu ermöglichen.
Ich lade Sie deshalb für Donnerstagabend, den 12. März 20..
um 20 Uhr zu einem gemeinsamen Abendessen in das GartenLieber Herr Kiefer,
Restaurant in der Waldstraße 12 in Braunschweig ein. Neben
bei neuen Produkten tauchen in der Anfangsphase immer mal wieder technische Probleme
werden
noch
Herr
Dr.hilft,
Schwarz
Frau Meiwes
teilauf. Der Ihnen
persönliche
Kontakt zu
unseren
Kunden
eventuelle und
Schwachstellen
aufzudecken, Schwierigkeiten
schneller
zu beheben
Ihnen
ein einfacheres
Arbeiten zu ermögnehmen. Beide
sind
Ihnenundaus
dem
Marketing-Club
bekannt.
lichen.
Ich lade Sie deshalb für Donnerstagabend, den 12. März 20.. um 20 Uhr zu einem gemeinsaUnserinZusammensein
ich nicht
nur nutzen,ein.um
technische
men Abendessen
das Garten-Restaurantmöchte
in der Waldstraße
12 in Braunschweig
Neben
Ihnen werden
noch Herrzu
Dr. lösen.
Schwarz Ich
und Frau
Meiwes
teilnehmen.
Beide sindgern
Ihnen wahrnehmen,
aus
Probleme
würde
die
Gelegenheit
dem Marketing-Club bekannt.
um einfach einmal mit Ihnen ein Glas Wein zu trinken.
Unser Zusammensein möchte ich nicht nur nutzen, um technische Probleme zu lösen. Ich
würde die Gelegenheit gern wahrnehmen, um einfach einmal mit Ihnen ein Glas Wein zu
trinken. Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie am 12. März Zeit
hätten.
Ich würde
mich sehr
wenn
am 12.
März
Zeit hätten.
Seien Sie doch
so nett und Karin
Seien
Siefreuen,
doch
soSienett
und
rufen
Sie meine
Sekretärin,
rufen Sie meine Sekretärin, Karin Meier, unter Telefon 06221 789-01 an und teilen Sie ihr
Meier,
unter
Telefon
06221 789-01 an und teilen Sie ihr mit, ob
mit, ob Sie
dabei sein
werden.
Vielen Dank.
Sie dabei sein werden. Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
EGO Systemhaus GmbH
Mit freundlichen Grüßen
Wilfried EGO
Senger
Systemhaus GmbH
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Geschäftsinhaber ➜ Geschäftsführer
Wilfried Senger
034 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladung
E 275
13
zum Pressegespräch
Rehbergstraße 5, 46117 Oberhausen
Telefon: 0208 3215-11, Telefax: 0208 3215-15
E-Mail: [email protected]
Einladung zum Journalistengespräch
Speed-Max
Sehr
geehrter
Wolfgang
Peterburs
Mercedes Straße 35
Herr Peterburs,
50823 Köln
zu
unserem halbjährlichen Journalistengespräch laden wir Sie
für Dienstag, den 4. Februar 20.., um 11 Uhr in unser Casino am
Berliner Platz 13 ein.
12. Januar 20..
Gedanklich
auseinander
Einladung
zum Journalistengespräch
setzen möchten wir uns dieses Mal mit
dem Schwerpunktthema Steuerreform und ihren Auswirkungen
Sehr geehrter
Peterburs,
auf Herr
unsere
Branche. Darüber hinaus wollen wir Ihnen unsere
neueste
Produktentwicklung
vorstellen.
Eineden
Kurzinformation
zu unserem halbjährlichen Journalistengespräch laden
wir Sie für Dienstag,
4. Februar
20.., um 11 Uhr in unser Casino am Berliner Platz 13 ein.
fügen wir diesem Schreiben bei.
Gedanklich auseinander setzen möchten wir uns dieses Mal mit dem Schwerpunktthema
Steuerreform und ihren Auswirkungen auf unsere Branche. Darüber hinaus wollen wir Ihnen
Im Anschluss
an das
Gespräch
sind Sie zur
Teilnahme
unsere neueste
Produktentwicklung
vorstellen.
Eine Kurzinformation
fügen
wir diesem am
Schreiben bei.
Buffet
herzlich eingeladen.
Im Anschluss an das Gespräch sind Sie zur Teilnahme am Buffet herzlich eingeladen.
WirSiewerden
SieWoche
in der
nächsten
Woche
anrufen,
um zu
Wir werden
in der nächsten
anrufen,
um zu erfragen,
ob Sie
unserer Einladung
folgen können.
erfragen,
ob Sie unserer Einladung folgen können.
Alles Gute und herzliche Grüße
Mobil Two
Alles
Gute und herzliche Grüße
Mobil Two
Norbert Herzinger
Geschäftsführer
Anlage
Kurzbeschreibung Modell MEGA-NOVA
Norbert Herzinger
Geschäftsführer
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Geschäftsführer ➜ Journalisten
Anlage
Kurzbeschreibung Modell MEGA-NOVA
www.sekretaerinnen.de
Nr.3, Juni/Juli 04 – 035
Einladung
E 275
14
zur Messe
Wasserberger Allee 23
41836 Hückelhoven
Meier KG
Die Zukunft
Renate Schmidt
Akazienweg 8 – 9
Telefon: 02433 603-0
Telefax: 02433 603-12
E-Mail: [email protected]
lässt grüßen!
69436 Schönbrunn
Guten Tag, sehr geehrte Frau Schmidt,
die diesjährige „Bürotec“ öffnet am 18. März 18.
20..
ihre Türen für
Februar 20..
das Fachpublikum.
Die Zukunft lässt grüßen!
Ganze zehn Tage lang demonstrieren wir auf 600 m2, dass sich
Guten Tag,
sehr geehrte
Schmidt, der neuen Büromöbelgeneration immens
Design
undFrau
Technik
weiterentwickelt
die diesjährige „Bürotec“ öffnet amhaben.
18. März 20.. ihre Türen für das Fachpublikum.
Ganze zehn Tage lang demonstrieren wir auf 600 m_, dass sich Design und Technik der neuen Büromöbelgeneration
weiterentwickelt
Ich lade Sieimmens
herzlich
ein, beihaben.
der Präsentation der Neuentwick-
Liebold
GmbH
zu sein.derÜberzeugen
Sie sich
Ich lade lungen
Sie herzlichder
ein, bei
der Präsentation
der dabei
Neuentwicklungen
Liebold GmbH dabei zu sein. Überzeugen Sie sich bei Ihrem Besuch unseres Messestandes davon, dass es uns
bei
Ihrem
Besuch
unseres
Messestandes
davon,
dass
es
mit dem Büromöbelprogramm „Futur“ gelungen ist, Bewährtes und Innovatives perfekt mit-uns mit
einanderdem
in Einklang
zu bringen.
Büromöbelprogramm
„Futur“ gelungen ist, Bewährtes und
Innovatives
perfekt
miteinander
Einklang
zuSiebringen.
Sie finden
uns in der Messehalle
Musterstadt-Süd,
Halle 3,inStand
R44. Damit
uns nicht
verfehlen, haben wir die Eintrittskarten und eine Wegbeschreibung mitgeschickt.
Die Messe hat täglich von 9 bis 18 Uhr geöffnet. Ich freue mich auf Sie!
Sie finden uns in der Messehalle Musterstadt-Süd, Halle 3, Stand
R44. Damit Sie uns nicht verfehlen, haben wir die Eintrittskarten
und eine Wegbeschreibung mitgeschickt.
Claus Liebold
Die Messe hat täglich von 9 bis 18 Uhr geöffnet. Ich freue mich
Geschäftsführer
auf Sie!
Liebold GmbH
Liebold GmbH
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Claus Liebold
Geschäftsführer
036 – Nr.3, Juni/Juli 04
Geschäftsführer ➜ Firmeninhaberin
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladung
E 275
15
zur Produktvorstellung
Bertramstraße 12, 44564 Düsseldorf
Uns ist da was eingefallen,
Central GmbH
Walter Blume
Rechtsstraße 33
44 324 Düsseldorf
sehr geehrter
Herr Blume,
und ich lade Sie ein, diese Einfälle gemeinsam mit vielen Gästen
18. Mai 20..
kennen zu lernen.
Uns ist da was eingefallen,
26. Juni 20..
19 Uhr im Baubetriebshof
sehr geehrter Herr Blume,
Lange Straße 2, 44324 Düsseldorf
und ich lade Sie ein, diese Einfälle gemeinsam mit vielen Gästen kennen zu lernen.
26. Juni Lassen
20..
Sie sich bei unserer außergewöhnlichen Modenschau über19 Uhr im Baubetriebshof
raschen,
unseren Designern zum Thema „Berufskleidung“
Lange Straße
2, 44324was
Düsseldorf
eingefallen
ist.
Ich bin überzeugt
davon,
dasswas
Sieunseren
vomDesiErgebnis
Lassen Sie
sich bei unserer
außergewöhnlichen
Modenschau
überraschen,
gnern zum
Thema „Berufskleidung“
eingefallen
ist. Ichwie
bin überzeugt
davon, dass Sie die
vom unsere
ebenso
begeistert sein
werden,
die Fachpresse,
Ergebnis ebenso begeistert sein werden, wie die Fachpresse, die unsere bemerkenswerte Reibemerkenswerte
Reihe funktioneller
und modischer
Sicherheitshe funktioneller
und modischer Sicherheitskleidung
für den „Blaumann
des Jahres“ vorgeschlagen hat.
kleidung für den „Blaumann des Jahres“ vorgeschlagen hat.
Bitte füllen Sie auf dem unteren Abschnitt dieser Einladung aus, ob wir Sie zu unseren Gästen zählen dürfen.
Bitte füllen Sie auf dem unteren Abschnitt dieser Einladung aus,
ob wir Sie zu unseren Gästen zählen dürfen.
Herzliche Grüße aus Düsseldorf
Ringens GmbH
Herzliche Grüße aus Düsseldorf
Werner Michels
Geschäftsführer
Ringens
GmbH
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Werner Michels
Geschäftsführer
www.sekretaerinnen.de
Geschäftsführer ➜ Kunden
Nr.3, Juni/Juli 04 – 037
Einladung
E 275
16
zur Geburtstagsfeier des Chefs
„Altern ist ein hoch interessanter Vorgang: Man denkt und
Wiegandstraße, 33443 Hannover
denkt und denkt – und kann sichTel.:plötzlich
an0511
nichts
0511 2223-0, Fax:
2223-0 mehr
E-Mail: [email protected]
erinnern.“
www.autoschneider.de
Auto Wickert
Herrn Klaus Wickert
Warendorfer Straße 24 – 28
Lieber Herr Wickert,
33212 Hannover
bevor mich das gleiche Schicksal ereilt wie Ephraim Kishon, lade
ich Sie zu meiner Geburtstagsfeier ein.
15. März 20..
uns an Vorgang:
diesemMan
Tagdenkt
gemeinsam
mitdenkt
treuen
„Altern Lassen
ist ein hochSie
interessanter
und denkt und
– undGeschäftskann sich plötzlich an nichts mehr erinnern.“
kunden und guten Freunden über „alte Zeiten“ sprechen und
darüber, was die Zukunft wohl in den nächsten 50 Jahren für uns
Lieber Herr Wickert,
bereithält.
bevor mich das gleiche Schicksal ereilt wie Ephraim Kishon, lade ich Sie zu meiner Geburtstagsfeier ein.
Ich lade Sie und Ihre Frau am 6. April 20.. um 20 Uhr in unser
Sie an
diesem Tag Zeit haben. Bringen Sie bitte reichlich Appetit mit
Ich lade –
Siemeine
und Ihre Frau
6. April
um 20 Uhr in unser Dinner
Haus in Köln,
in der RudolFrauamhat
ein20..mehrgängiges
vorbereitet.
Lassen Sie uns an diesem Tag gemeinsam mit treuen Geschäftskunden und guten Freunden
Haus
Köln,undindarüber,
der Rudolphstraße
und hoffe,
dass
über „alte
Zeiten“in
sprechen
was die Zukunft wohl3in ein
den nächsten
50 Jahren
für
uns bereithält.
phstraße 3 ein und hoffe, dass Sie an diesem Tag Zeit haben. Bringen Sie bitte reichlich Appetit mit – meine Frau hat ein mehrgängiges Dinner vorbereitet.
gern für eine Hotelübernachtung,
wenn
Sie mir die
Ich sorgeIch
gernsorge
für eine Hotelübernachtung,
wenn Sie mir die Freude machen
und zusagen.
Um Planungssicherheit
zu
haben,
bitte
ich
Sie,
mir
bis
spätestens
eine
Woche
vorher
zu saFreude machen und zusagen. Um Planungssicherheit
zu haben,
gen, ob Sie Zeit finden werden, dabei zu sein. Sie erreichen meine Mitarbeiterin, Bettina
Schmidt,bitte
oder mich
ichselbst
Sie,unter
mir0511
bis2223-111.
spätestens eine Woche vorher zu sagen, ob
Zeit
HerzlicheSie
Grüße
nachfinden
Hannoverwerden,
dabei zu sein. Sie erreichen meine Mitarbeiterin,
Bettina
Schmidt,
oder mich selbst unter 0511 2223-111.
Schneider Automobiltechnik GmbH
Herzliche Grüße nach Hannover
Bernd Völker
Schneider Automobiltechnik GmbH
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Geschäftsführer ➜ Geschäftsführer
Bernd Völker
038 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladung
E 275
17
zur Mitgliederversammlung eines Verbands
Paritätischer Wohlfahrtsverband
Frankfurt e. V.
Unsere jährliche Mitgliederversammlung braucht Sie!
Sehr geehrter Herr Möllermann,
Herrn
Claus Möllermann
unsere diesjährige
Luzernestraße 53
Mitgliederversammlung findet am 24. August
20.. um 19 Uhr im Versammlungssaal der Gaststätte „Am Tor60257 Frankfurt
bogen“ statt.
1. August 20..
Die Tagesordnungspunkte für die Jahreshauptversammlung
sind:
Unsere jährliche Mitgliederversammlung braucht Sie!
● Jahresbericht des Rechnungsprüfers,
● Entlastung des Vorstands,
Sehr geehrter Herr Möllermann,
● Wahl des neuen Vorstands,
unsere diesjährige Mitgliederversammlung findet am 24. August 20.. um 19 Uhr im Ver● Genehmigung
Haushaltsplanes
20..,
sammlungssaal
der Gaststätte „Amdes
Torbogen“
statt.
● Aufnahme neuer Mitglieder,
Die Tagesordnungspunkte für die Jahreshauptversammlung sind:
● Sonstiges.
● Jahresbericht des Rechnungsprüfers,
● Entlastung des Vorstands,
● Wahl des neuen Vorstands,
● Genehmigung des Haushaltsplanes 20..,
● Aufnahme neuer Mitglieder,
● Sonstiges.
Neben den Tagesordnungspunkten möchte der Vorstand mit allen
Mitgliedern über die Zukunft des Vereins und die Planungen für
die Jugendarbeit diskutieren.
Neben den Tagesordnungspunkten möchte der Vorstand mit allen Mitgliedern über die Zukunft des Vereins und die Planungen für die Jugendarbeit diskutieren.
Mit freundlichen Grüßen
Mit freundlichen Grüßen
Paritätischer
Wohlfahrtsverband
Frankfurt e. V.
Paritätischer
Wohlfahrtsverband
Wilfried Senger
Vereinsvorsitzender
Frankfurt e. V.
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
PS: Sollten
Sie verhindert
sein, können Sie natürlich Ihre Anregungen und Vorschläge auch
Wilfried
Senger
per Post an mich senden.
Verbandsvorsitzender
Verbandsvorsitzender ➜ Mitglieder
PS: Sollten Sie verhindert sein, können Sie natürlich Ihre Anregungen und Vorschläge auch per Post an mich senden.
www.sekretaerinnen.de
Nr.3, Juni/Juli 04 – 039
Einladung
E 275
18
einer Bank zum Vortrag mit Faxantwort
Schauen Sie mit uns in die Zukunft
BGH Bank AG
Frankfurter Allee 5, 10247 Berlin
Telefon: 030 2348-63, Telefax: 030 2348-69
E-Mail: [email protected]
Sehr geehrter Herr Meier,
SINUS GmbH
& Co. wir
KG mit Gewissheit in die Zukunft schauen, wüssten wir,
könnten
Herrn Bernd Meier
ob88die Kurse steigen oder fallen. Könnten wir in die Zukunft schauStiftsstraße
en, wüssten wir, was mit der Welt im 22. Jahrhundert passiert.
10222 Berlin
Am 21. Juni um 18:30 Uhr unserer Filiale in der Frankfurter Allee
schaut jemand für uns in die Zukunft:
1. Juni 20..
haben
Herrn
Professor
SchauenWir
Sie mit
uns in die
Zukunft
Dr. Bernd Walterskirchen für einen
Vortrag zum Thema „Die Welt im Jahr 2100“ gewinnen können.
HerrHerr
Professor
Walterskirchen ist ein renommierter ZukunftsSehr geehrter
Meier,
forscher, der nur wenige Tage in Deutschland verbringt und
könnten wir mit Gewissheit in die Zukunft schauen, wüssten wir, ob die Kurse steigen oder
ansonsten im Silicon Valley forscht.
fallen. Könnten wir in die Zukunft schauen, wüssten wir, was mit der Welt im 22. Jahrhundert passiert.
Dieser Vortrag ist eine einmalige Gelegenheit, nicht nur in die
interessanten und
fesselnden
Redner
kennen
zu
lernen.
Wir haben Herrn Professor Dr. Bernd Walterskirchen für einen Vortrag zum Thema „Die
Am 21. Juni um 18:30 Uhr unserer Filiale in der Frankfurter Allee
Zukunft
schauen,
sondern auch einen
schaut jemand
für uns zu
in die
Zukunft:
Welt im Jahr 2100“ gewinnen können. Herr Professor Walterskirchen ist ein renommierter
Zukunftsforscher,
der nur wenige
Tage infreuen,
Deutschland
verbringt
ansonsten
im Silicon
Wir würden
uns sehr
wenn
Sieundam
21. Juni
Zeit
Valley forscht.
hätten.
Im Anschluss an den Vortrag reichen wir einen kleinen Imbiss.
Dieser Vortrag ist eine einmalige Gelegenheit, nicht nur in die Zukunft zu schauen, sondern
auch einen interessanten und fesselnden Redner kennen zu lernen.
Freundliche Grüße
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie am 21. Juni Zeit hätten. Im Anschluss an den Vortrag
reichen wir einen kleinen Imbiss.
BGH Bank AG
Freundliche Grüße
BGH Bank AG
Ulf Mertens
Direktor
Ulf Mertens
Direktor
Briefvorlage auf
sekretaerinnen.de
Direktor ➜ Kunden
PS:
Sie
bitte beidesden
Vorbereitungen
des Abends,
PS: Helfen
SieHelfen
uns bitte bei
denuns
Vorbereitungen
Abends,
indem Sie uns kurz wissen
lassen, ob wir
Sie begrüßen
können.
Verwenden
Sie lassen,
einfach dasob
vorbereitete
Faxformular
für können.
indem
Sie
uns
kurz
wissen
wir
Sie
begrüßen
Ihre Antwort. Herzlichen Dank.
Verwenden Sie einfach das vorbereitete Faxformular für Ihre
Antwort. Herzlichen Dank.
040 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager
Einladung
E 275
19
Faxantwort
Faxantwort
Per Fax an 030 2348-69
SINUS GmbH & Co. KG
Herr Bernd Meier
Stiftsstraße 88
10222 Berlin
An der Veranstaltung am 21. Juni, um 18:30 Uhr in der Frankfurter Allee 5 in 10247 Berlin
❑ nehme ich teil.
❑ nehme ich nicht teil.
❑ nehme ich teil und bringe noch ________ Personen mit.
_____________________________________
Unterschrift
www.sekretaerinnen.de
Nr.3, Juni/Juli 04 – 041
Einladungen
E 275
20
Mit diesen Formulierungen helfen Sie Ihren Gästen,
zu- oder abzusagen
Um als Gastgeberin ein Fest optimal planen und vorbereiten zu
können, ist es wichtig zu wissen, wie viele Gäste Ihrer Einladung
Folge leisten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Gästen ihre
Antwort so problemlos wie möglich zu machen:
1. Sie lassen schon im Einladungstext einfließen, unter welcher
Telefonnummer Sie eine Antwort erbitten. Auch die Angabe
einer Faxnummer oder E-Mail-Adresse ist als zusätzliche Information möglich.
2. Sie nutzen die Funktion des PS am Ende Ihrer Einladung und
schreiben dort, wie Sie über Zu- oder Absage informiert werden
möchten.
3. Legen Sie eine Antwortkarte oder ein Antwortfax-Formular bei.
Sie erleichtern dem Gast eine Zu- oder Absage, wenn die Karte
bereits frankiert und an Sie adressiert ist. Nennen Sie wenn
möglich eine Faxnummer, unter der man zu- oder absagen kann.
4. Weit verbreitet ist das Kürzel „u. A. w. g.“. Sie finden es am
Ende einer Einladung und dahinter verbirgt sich: um Antwort
wird gebeten. In einer Einladung ist dieses Kürzel unhöflich,
denn Sie können nicht voraussetzen, dass Ihre Gäste wissen,
was es bedeutet.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt:
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, auf jede Einladung, die Sie
selbst erhalten, immer zu antworten.
Sie wissen schließlich aus eigener Erfahrung, wie wichtig es für
eine gute Planung ist, zu wissen, wie viele Gäste man letztendlich
bewirten wird.
042 – Nr.3, Juni/Juli 04
Der SekretärinnenBriefeManager