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TIPPS
Die besten Computerratschläge für den erfolgreichen Büroalltag
Word
Shortcutliste: Entlocken Sie Word
alle Tastenkombinationen
Mit Tastenkombinationen arbeitet es sich oft schneller als mit
der Maus. Word bietet allerdings
so viele Kombinationen an, dass
man ohne Hilfe leicht den Überblick verliert. Wir zeigen Ihnen,
wie Sie Word alle verfügbaren
Tastenkombinationen „entlocken“
und diese übersichtlich ausdrucken können.
So geht’s: Sie finden in Word die
Informationen über alle verfügbaren
Tastenkombinationen in dem Sie
über Extras/Makro/Makros das entsprechende Menü öffnen.
Word-Befehle in der
Übersicht
Wählen Sie unter Makros in: über
das Drop Down Menü den Eintrag
Word-Befehlen aus. Im Fenster darüber erscheint nun eine lange Liste
mit verfügbaren Befehlen.
Scrollen Sie in dieser Liste nach
unten und suchen Sie den Eintrag
Befehle auflisten. Markieren Sie diesen Eintrag durch einen Klick mit
der linken Maustaste (➝ Abb.1).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.
Abb. 1: Markieren Sie in der Liste den
Eintrag „Befehle auflisten“.
Alle Befehle oder Shortcuts
Es öffnet sich ein Hinweisfenster
„Befehle auflisten“. Hier können Sie
jetzt auswählen, ob Sie sich nur die
Shortcuts anzeigen lassen oder ob
Sie eine Übersicht aller WordBefehle erhalten möchten. Aktivieren Sie für die Shortcut-Übersicht
die Option Aktuelle Menü- und Tastatureinstellungen und klicken Sie
abschließend auf OK.
Inhalt
2
Wie Sie Ihre Favoriten nachträglich
bearbeiten können
Word legt nun ein Dokument mit der
Übersicht aller verfügbaren Shortcuts an, welches Sie abspeichern
oder ausdrucken können.
2
Internetnews
3
bereit. Sie finden hier Vorlagen für
Visitenkarten, den Lebenslauf oder
das Bewerbungsanschreiben, Tagesordnungen und Protokolle, Urkunden und Diagramme sowie für Pläne
und Prüflisten.
Internet News:
Duden Korrektor
Der Duden-Korrektor liegt in einer
neuen Version vor
PowerPoint:
Gut bebildert
Das richtige Grafikformat für Ihre
Präsentationen
Office-Vorlagen zum Download
Microsoft stellt im Internet auf
einer stark überarbeiteten Seite
Vorlagen für seine Officeprodukte
zur Verfügung. So stehen z. B. in
den Kategorien Geschäftliches und
Rechtswesen, Erziehung und Bildung, Microsoft Office-Programme
und „Ihre berufliche Laufbahn“
zahlreiche Vorlagen zum Download
Internet Explorer:
Favoritenverwaltung
4
Windows:
Programmfrage
Legen Sie selbst fest, mit welchem
Programm bestimmte Dateien
gestartet werden
Nutzen Sie Ihr Internet-Archiv unter:
www.gwi.de/office
➜ http://office.microsoft.com/
de-de/templates/default.aspx
München, den 8. November 2005 · Ausgabe 21/2005
Benutzername: PC
Kennwort des Monats: download
www.gwi.de
Ausgabe 21/2005
63349
PC-TopTIPPS
Internet Explorer
Favoritenverwaltung:
Editieren leicht gemacht
Abb. 2: Das Eigenschaftenmenü
eines Favoriten mit URL
Abb. 3: In diesem Menü lässt sich
das Icon auswechseln.
Sie haben eine Seite im InternetExplorer in den Favoriten abgespeichert und wollen die URL nun
ändern, beispielsweise, weil sie
störende Elemente enthält (z. B. eine
Session-ID). Über das Menü „Favoriten verwalten“ haben Sie aber nur
die Möglichkeit, Favoriten umzubenennen und in entsprechende Ordner zu verschieben.
So geht’s: Wählen Sie im Menü des
Internet Explorers Favoriten aus und
positionieren Sie den Mauszeiger auf
dem Favoriteneintrag, den Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Favoriten. Sie
erhalten das Favoriten-Kontextmenü.
Wählen Sie Eigenschaften aus, um das
Eigenschaftsfenster des Favoriten angezeigt zu bekommen. Sie landen automatisch auf der Karteikarte, die Ihnen die
im Favoriten hinterlegte URL anzeigt
(➝ Abb. 2).
Favoriten bearbeiten
Sie haben nun die Möglichkeit, die URL
zu bearbeiten oder durch eine neue
Adresse zu überschreiben. Darüber hinaus können Sie in diesem Eigenschaftenmenü auch eine Tastenkombination
für die URL definieren. Geben Sie dazu
einfach unter Tastenkombination den
Buchstaben oder die Zahl an, über die
Sie den Favoriten aufrufen wollen.
Internet Explorer setzt automatisch die
Tastenkombination Strg + Alt davor .
Symbol wechseln
Durch einen Klick auf Anderes Symbol
haben Sie außerdem die Möglichkeit,
das Standard-Icon der Verknüpfung
durch ein anderes zu ersetzen. Sie können entweder aus den Icons der angebotenen Datei url.dll wählen (➝ Abb. 3).
oder mit Durchsuchen eine andere Datei
mit Icons (üblicherweise DLLs, z. B. moricons.dll) auswählen. Dieses neue Icon
wird dann auch in der Favoritenliste vor
dem Favoriten angezeigt. Mit einem
Klick auf OK verlassen Sie das Eigenschaften-Menü.
Um den Namen der Verknüpfung zu
ändern, klicken Sie in der Favoritenliste
wieder mit der rechten Maustaste auf
den Favoriten, um das Kontextmenü
aufzurufen und wählen den Menüpunkt
Umbenennen. Nun erhalten Sie ein Dialogfenster, in dem Sie den Favoriten
umbenennen können. Mit OK bestätigen und verlassen Sie den Dialog.
Internetnews
Duden Korrektor – Neue Version 3.5
Rechtzeitig zur Frankfurter Buchmesse ist die Version 3.5 der
Rechtschreib- und Grammatikprüfung „Duden Korrektor“ erschienen.
Die genaue Fehlererkennung auf
Grund der satzbezogenen Prüfung und die Geschwindigkeit
wurden erneut verbessert, ebenso die bereits nahtlos mögliche
Integration der Software in die
Microsoft-Pakete Microsoft Of-
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fice und Microsoft Works. Für dauerhafte Aktualität sorgt die Onlineaktualisierung der Software.
Neben der Standardausgabe gibt
es eine PLUS-Version, die zusätzlich das Nachschlagen in drei enthaltenen aktuellen Standardwerken
von Duden ermöglicht und um weitere Werke ergänzt werden kann.
Der „Duden Korrektor 3.5“ ist ab
sofort für 19,95 Euro im Handel
erhätlich, der „Duden Korrektor
München, den 8. November 2005 · Ausgabe 21/2005
PLUS 3.5“ kostet 49,95 Euro. Für
Benutzer älterer Versionen gibt es
in Kürze den „Duden Korrektor PLUS
3.5 Update“ für 29,95 Euro. Alle
Versionen stehen auch als Download
zur Verfügung. Sie können im Internet eine kostenlose und voll funktionsfähige 30-Tage-Testversion des
„Duden Korrektor 3.5“ vorab ausprobieren.
➜ http://www.duden.de/
downloadshop
www.gwi.de
PC-TopTIPPS
PowerPoint
Gut bebildert: Die richtigen Grafiken für
Ihre Präsentationen
Abb. 4: Fotos einer aktuellen Digitalkamera haben eine beachtliche
Größe, wie die Bildeigenschaften
zeigen. Hier sind es vier Megabyte
pro Foto, viel zu groß für PowerPoint.
In Power Point bietet es sich an,
Präsentationen zu bebildern. Häufig
kommen dabei Fotos zum Einsatz,
die mit einer Digitalkamera aufgenommen wurden oder die Abbildungen werden eingescannt. Das Problem: Werden viele Abbildungen in
die Präsentation eingebaut, kann die
Größe der PST-Datei schnell ausufern und im Extremfall funktioniert
eine Präsentation gar nicht mehr.
Wir sagen Ihnen, wie Sie das weitgehend vermeiden.
Qualität auf einem herkömmlichen
Drucker ausgedruckt werden, verwenden Sie diese Auflösung.
Bilder und Fotos nie in der
„Rohversion“ verwenden
Power Point verarbeitet eine breite
Palette an Grafikformaten. Der Nachteil
der meisten Formate ist die resultierende Datei-Größe. Unser Tipp: Verwenden Sie durchweg das JPG-Format und
bringen Sie die Fotos auf die optimale
Größe – wie oben beschrieben.
Möchten Sie Fotos, die Sie mit der Digitalkamera aufgenommen haben oder
eingescannte Grafiken in Ihrer Präsentation verwenden, sollten Sie nie auf
das „Rohmaterial“ zurückgreifen, das
die Digitalkamera oder der Scanner
Ihnen liefert. Diese Abbildungen sind in
der Regel viel zu groß um Sie direkt in
einer Folie zu verwenden. Außerdem
spielt auch das richtige Grafikformat eine
wichtige Rolle.
Gleiches gilt übrigens auch für eingescannte Vorlagen. Hier können Sie
bereits beim Scannen darauf achten,
die richtige Bildgröße mittels der Scannersoftware zu definieren (➝ Abb. 5).
So ersparen Sie sich das Nachbearbeiten
der Bilder
Bilder: Fit für PowerPoint
Stellt sich die Frage wie Sie die Fotos
bearbeiten. Zum einen bietet sich hier
eine Bildbearbeitungssoftware an, wie
Sie mit fast jedem Scanner oder einer
Digitalkamera ausgeliefert wird. Das
bearbeiten der Bildgröße ist in der Regel
mit dieser Software kein Problem.
Optimale Bildgröße
Abb. 5: Je nach Software können
Sie schon beim Scannen festlegen,
wie groß die Bilddatei werden soll
bzw. in welchem Format Sie die
Grafik abspeichern.
Digitalfotos die mit einer modernen
Kamera (circa drei bis vier Megapixel)
aufgenommen werden, sind für eine
Präsentation in der Regel überdimensioniert (➝ Abb. 4). Die Größe kann für
eine Bildschirmpräsentation, oder die
Vorführung mit einem Beamer deutlich
verringert werden. Dabei gelten folgende Richtwerte:
Auflösung 800x600 Pixel: Diese Bildgröße reicht für eine Präsentation auf
kleineren Monitoren und preisgünstigen
Beamern aus.
Abb. 6: Mit dem Freeware-Programm IrfanView können Sie die
Bildgröße bequem anpassen.
Auflösung 1024x768 Pixel: Verwenden
Sie dieses Format für Beamer-Präsentationen oder auf größeren Monitoren.
Auflösung 1500x1128 Pixel: Soll Ihre
Präsentation mit Abbildungen in guter
www.gwi.de
Freeware Tool einsetzen
Haben Sie kein Programm zur Bidbearbeitung zur Hand, können Sie auf eine
Software wie z. B: Ifrfan View zurückgreifen. Dieser Bildbetrachter, der als
Freeware (für den nicht kommerziellen
Gebrauch) zur Verfügung steht, bietet
auch die benötigten Bildbearbeitungsfunktionen an.
Sie können das Programm Irfan View im
Internet unter folgender URL herunterladen: ➜ http://www.irfanview.de/
Installieren Sie die Software auf Ihrem
Rechner und starten das Programm.
Öffnen Sie das zu bearbeitende Foto
und klicken Sie im Menü auf Bild/Größe
ändern. Es erscheint ein Menü in dem
Sie bequem die Bildgröße anpassen
können (➝ Abb. 6).
München, den 8. November 2005· Ausgabe 21/2005
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PC-TopTIPPS
Windows
Programmfrage: Festlegen, mit welchem
Programm Dateien geöffnet werden
Abb. 7: Kennt Windows eine Dateiendung nicht, können Sie aus zwei
Optionen wählen, um ein passendes Programm zu finden.
Klicken Sie eine Word-Datei (.doc)
im Windows-Explorer an, wird Word
automatisch mit samt der ausgewählten Datei geöffnet. Gleiches gilt
in der Regel für Excel-Dokumente,
PowerPoint-Präsentationen usw. Doch
was, wenn Sie eine Datei nicht mit
dem automatisch zugewiesenem Programm öffnen wollen? Lesen Sie hier,
wie Sie Dokumente mit bestimmten
Dateiendungen den passenden Programmen zuweisen.
Windows versucht an der Dateiendung
zu erkennen, mit welchem Programm
die entsprechende Datei zu öffnen ist.
Diese Automatik ist für die gängigsten
Dateiformate bereits festgelegt.
Dateiendungen zuweisen
Abb. 8: Wählen Sie das Programm aus, mit dem Sie die
Datei öffnen möchten.
Manchmal will man aber eine bestimmte
Datei einem speziellen Programm zuweisen oder bestimmte Dateiendungen
sind automatisch noch keinem Programm
zugewiesen. Diese Einstellungen lassen
sich individuell beeinflussen.
So geht’s: Klicken Sie eine Datei an,
deren Endung Windows noch nicht automatisch zugeordnet hat, erscheint eine
Fehlermeldung und Sie haben die Möglichkeit, entweder per Internet nach
einen geeigneten Programm zu suchen,
oder das Programm händisch aus einer
Liste auszuwählen (➝ Abb. 7).
Nächste Ausgabe
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4
TIPPS 22-2005
Word: Schnellkonvertierung
Wie Sie Texte mit ein paar Klicks in eine Tabelle umwandeln
Excel: Hingucker
Wie Sie wichtige Daten in einer Tabelle hervorheben
Windows: Effektiv
So arbeiten Sie mit mehreren Explorer-Instanzen gleichzeitig
München, den 8. November 2005 · Ausgabe 21/2005
Wollen Sie einer Datei ein entsprechendes Programm zuweisen, klicken Sie die
Datei mit der rechten Maustaste an und
wählen im Menü Eigenschaften aus. Im
geöffneten Fenster klicken Sie den Karteireiter Allgemein an. Klicken Sie im
Bereich Dateityp:, Öffnen mit: auf die
Schaltfläche Ändern. In einer Liste bietet
Ihnen Windows nun die installierten
Programme zur Auswahl an (➝ Abb. 8).
Sie müssen natürlich wissen, welche
Datei sich mit welchem Programm öffnen lässt. Sind Windows Programme
bekannt, denen die Datei zugewiesen
werden kann, werden diese in der Liste
ganz oben unter Empfohlene Programme
aufgeführt. Finden Sie das gewünschte
Programm gar nicht in der Liste, klicken
Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.
Haben Sie ein Programm ausgewählt
bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Tipp: Vergessen Sie nicht, unten im
Fenster die Option Dateityp immer mit
dem ausgewählten Programm öffnen zu
aktivieren.
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Die besten Computerratschläge für den
erfolgreichen BüroalltagHerausgeber:
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Redaktion: REDAKTIONSBÜRO HÖLSKEN
Diplom-Germanistin Cordula Natusch
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