Lohn- und Gehaltskosten in der Buchhaltung Lohn

Lohn- und Gehaltskosten in der Buchhaltung
Lohn- und Gehaltsabrechnung und die dazugehörige buchhalterische Behandlung sind eines der
vielfältigsten Themen der Finanzbuchhaltung. Es gibt kaum ein Bereich, der im Laufe der Zeit
aufgrund sich ständig ändernder Vorschriften so viele Anpassungen erfährt.
So gilt seit dem 1. Juli 2005 nicht mehr der Grundsatz, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die
Sozialversicherungsbeiträge je zur Hälfte teilen. Zur Finanzierung von Zahnersatz und Krankengeld
zahlen die Arbeitnehmer mehr. Versicherte ohne Kinder zahlen einen höheren Beitrag zur
Pflegeversicherung.
Die Sozialversicherungsbeiträge sind ab dem 1. Januar 2006 bereits am drittletzten Bankarbeitstag
des Monats fällig.
Erfolgt die Lohn- und Gehaltsabrechnung am Monatsende, so muss bei sich ändernder Vergütung
der vorab zu entrichtende Versicherungsbeitrag für den laufenden Monat geschätzt werden.
Der Zeitpunkt der tatsächlichen Entgeltabrechung durch den Arbeitgeber hat keinerlei Einfluss auf
die Fälligkeit der Beiträge. Die Beiträge sind in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld
spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des aktuellen Monats fällig. Restbeträge, die von der
Vorausschätzung nicht erfasst wurden, sind zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.
Die Lohn- und Kirchensteuer müssen an das zuständige Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats
abgeführt werden.
Eine Prüfung verschiedener Lehrbücher hat ergeben, dass in der buchhalterischen Vorgehensweise
bei der Buchung der Personalkosten keine Einheitlichkeit besteht.
Ein Lehrbuch für die Ausbildung, muss sich auch auf wesentliche Sachverhalte beschränken. Für
aktuelle und umfassende Informationen müssen entsprechende Informationsdienste beansprucht
werden.
Es bleibt den Buchführungsunterrichtenden vorbehalten die einzelnen Themengebiete
tiefergehender als in einem Lehrbuch dargestellt zu behandeln.
Die Buchungsmethoden für Personalkosten
Die Personalkosten können nach drei Methoden gebucht werden:
1. nach der Bruttomethode
2. nach der Nettomethode oder
3. nach der Verrechnungsmethode.
Beispiel einer Gehaltsabrechnung:
Bruttogehalt
Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag
Sozialversicherungsbeiträge Arbeitnehmer
Nettogehalt
Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber
=
=
=
=
=
3.000,00
400,00
400,00
2.200,00
380,00
€
€
€
€
€
Zu 1: Bruttomethode
Bei dieser Methode werden die Personalkosten zum Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung in
einem Betrag (brutto) als Aufwand auf das Konto Löhne bzw. Gehälter gebucht. Die einbehaltenen
noch nicht abgeführten Abzüge stellen zum Zeitpunkt der Lohn- bzw. Gehaltzahlung
Verbindlichkeiten dar, die auf den Konten
• FA-Verbindlichkeiten1,
• SV-Verbindlichkeiten 1 erfasst werden.
Der Nettolohn bzw. –gehalt wird i. d. R. durch Bank überwiesen. Bis zur Banküberweisung ist der
Nettolohn ebenfalls eine Verbindlichkeit, die auf dem Konto
• Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt
erfasst wird.
Buchungssatz:
Sollkonto
Löhne/Gehälter
Betrag (€)
3.000,00
2.200,00
400,00
400,00
€
€
€
€
Habenkonto
Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt
FA-Verbindlichkeiten
SV-Verbindlichkeiten
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ist Aufwand und solange er noch nicht abgeführt
ist, eine Verbindlichkeit im Rahmen der sozialen Sicherheit (SV-Verbindlichkeit1).
Buchungssatz:
Sollkonto
Betrag (€)
Gesetzlich sozialer Aufwand
380,00 €
Habenkonto
SV-Verbindlichkeiten
Bei Ausgleich der Verbindlichkeiten fallen folgende Buchungen an:
Buchungssatz bei Überweisung des Nettolohns/-gehalts:
Sollkonto
Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt
1
Betrag (€)
2.200,00 €
Bezeichnung ist abhängig vom Kontenrahmen
Habenkonto
Bank
Buchung bei Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge (drittletzter Bankarbeitstag im Monat):
Sollkonto
SV-Verbindlichkeiten
Betrag (€)
780,00 €
Habenkonto
Bank (AN und AG-Anteil)
Buchung bei Überweisung der Lohn- und Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlags am 10. des
nächsten Monats:
Sollkonto
FA-Verbindlichkeiten
Betrag (€)
400,00 €
Habenkonto
Bank
Zu 2. Nettomethode
Bei der Nettomethode, die oft bei kleineren Unternehmen angewandt wird, werden alle Bestandteile
der Lohnabrechnung zum Zeitpunkt der Zahlung extra gebucht:
Sollkonto
Löhne/Gehälter (Nettolohn)
Löhne/Gehälter (SV AN)
Löhne/Gehälter (LSt, KiSt, SolZ)
Gesetzlich sozialer Aufwand (SV AG)
Betrag (€)
2.200,00
400,00
400,00
380,00
€
€
€
€
Habenkonto
Bank
Bank
Bank
Bank
Zu 3. Verrechnungsmethode
Wie bei der Bruttomethode werden mit der Verrechnungsmethode die Personalkosten zum
Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung in einem Betrag (brutto) erfasst. Der Unterschied
besteht darin, dass ein „Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto“ zwischengeschaltet wird.
Sollkonto
Löhne/Gehälter
Lohn- und Gehaltsverrechnung
Lohn- und Gehaltsverrechnung
Gesetzlich sozialer Aufwand
Betrag (€)
3.000,00
400,00
400,00
380,00
€
€
€
€
Habenkonto
Lohn- und Gehaltsverrechnung
FA-Verbindlichkeiten
SV-Verbindlichkeiten
SV-Verbindlichkeiten
Buchung mit Sozialversicherungsvorauszahlung
Seit 1.1.2006 sind die Sozialversicherungsbeiträge am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden
Monats fällig. Erfolgen die Lohn- oder Gehaltsabrechnungen am Monatsende und erhalten die
Arbeitnehmer sich ändernde Vergütungen, so müssen die vorab zu zahlenden
Sozialversicherungsbeiträge für den laufenden Monat geschätzt werden.
Der Prognosebetrag wird dann auf dem Verrechnungskonto „Voraussichtlicher
Sozialversicherungsbeitrag“ gebucht.
Sollkonto
Voraussichtlicher Sozialversicherungsbeitrag
Betrag (€)
780,00 €
Habenkonto
Bank
Am Monatsende wird dann wie folgt gebucht:
Sollkonto
Löhne/Gehälter
Gesetzlich sozialer Aufwand
Betrag (€)
3.000,00
2.200,00
400,00
400,00
380,00
€
€
€
€
€
Habenkonto
Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt
FA-Verbindlichkeiten
Voraussichtlicher Sozialversicherungsbeitrag
Voraussichtlicher Sozialversicherungsbeitrag
Buchung der Lohn-/Gehaltsüberweisung lt. Bankauszug:
Sollkonto
Betrag (€)
Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt
2.200,00 €
Habenkonto
Bank
Buchung der abzuführenden Abgaben an das Finanzamt:
Sollkonto
Betrag (€)
FA-Verbindlichkeiten
400,00 €
Habenkonto
Bank
Buchung ohne kreditorische Erfassung des Nettobetrages:
Sollkonto
Betrag (€)
Voraussichtlicher Sozialversicherungsbeitrag
780,00 €
Habenkonto
Bank
Am Monatsende wird dann wie folgt gebucht:
Sollkonto
Löhne/Gehälter
Gesetzlich sozialer Aufwand
Betrag (€)
3.000,00
2.200,00
400,00
400,00
380,00
€
€
€
€
€
Habenkonto
Bank
FA-Verbindlichkeiten
Voraussichtlicher Sozialversicherungsbeitrag
Voraussichtlicher Sozialversicherungsbeitrag
Buchung der abzuführenden Abgaben an das Finanzamt:
Sollkonto
FA-Verbindlichkeiten
Betrag (€)
400,00 €
Habenkonto
Bank