Règles de courtoisie pour l`usage du courrier

Règles de courtoisie pour l'usage du courrier électronique
Politique de gestion du courrier électronique: des mesures à prendre, par Nicole Périat, Cursus vol. 3 no 1
(automne 1997), Université de Montréal.

Soignez votre orthographe et votre grammaire, car les erreurs ne font que
distraire du contenu du document. Prenez le temps de relire et de corriger vos
messages, particulièrement ceux qui sont utilisés dans le cadre de vos activités
professionnelles.

Composez des messages brefs et concis: des paragraphes plus courts ont plus
d'impact et sont plus agréables à lire par les personnes occupées. La plupart des
gens ne peuvent saisir qu'un nombre limité de sujets par paragraphes,
particulièrement sur un écran d'ordinateur.

Aérez vos messages en ajoutant des espaces entre les paragraphes: une ligne
vide ne fait qu'ajouter un octet à un message, alors n'en soyez pas avare.

Les très longs messages seront généralement imprimés avant d'être lus et
doivent être préparés en conséquence (page de couverture, en-têtes, numéros
de pages, etc.).

Soyez attentif aux différences culturelles qui peuvent exister entre vous et vos
destinataires: les conventions en matière de communication peuvent varier
considérablement entre différents groupes de personnes.

Le courrier électronique est avant tout un moyen de communication avec les
autres: certaines règles élémentaires de politesse s'appliquent. Si vous
demandez quelque chose, n'oubliez pas de dire «s'il vous plaît» et si quelqu'un
fait quelque chose pour vous, ça ne fait jamais de mal de dire «merci». Même si
ça peut paraître idiot à préciser, il est étonnant de voir le nombre de personnes
très polies dans la vie courante qui oublient leurs bonnes manières dans leurs
messages électroniques.

Chacun des messages que vous envoyez occasionne du travail pour quelqu'un
d'autre qui doit le lire et le gérer. Il peut être plus judicieux parfois de poster
certains messages à un babillard électronique afin de réduire le nombre de
copies qui sont acheminées vers les usagers individuels. Soyez certain d'envoyer
des messages pertinents.
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Respectez le droit à la vie privée des autres usagers: ne faites pas suivre des
messages sans autorisation et ne lisez pas le courrier qui ne vous est pas destiné.
Si vous recevez un message par erreur, faites comme avec le courrier
traditionnel: redirigez le message vers la bonne personne ou vers
l'administrateur de la messagerie.

Soyez conscient des différences qui existent entre les divers systèmes de
messagerie, car les autres peuvent ne pas avoir les mêmes possibilités que le
vôtre. Avant d'utiliser des caractères accentués, des graphiques, des tableaux ou
des caractères de contrôle comme le gras ou l'italique, vérifiez que le système de
votre destinataire est capable de les interpréter correctement. Le plus simple est
encore de demander directement à votre destinataire ou encore de n'envoyer
que du texte ASCII simple.

Citez les références appropriées et précisez le contexte dans lequel se situe votre
message. Si un message réfère à un précédent message, incluez suffisamment
d'éléments du message original pour rendre votre message clair. Le courrier
électronique n'est pas aussi immédiat qu'une conversation téléphonique et le
destinataire peut ne pas se souvenir du contenu du message original,
particulièrement s'il reçoit beaucoup de messages par jour.

Incluez uniquement les passages les plus pertinents du message original pour
aider votre destinataire à se remettre dans le contexte: une des choses les plus
ennuyantes est de recevoir en réponse votre message de cinq pages dans son
entier, avec un simple ajout du genre «moi aussi» à la fin. Citez uniquement la
plus petite partie nécessaire à clarifier votre contexte.

Utilisez une indication visuelle claire pour faire la distinction entre le texte cité et
votre nouveau message; généralement, le symbole «>» (plus grand que) est le
marqueur habituel, mais vous pouvez en utiliser un autre, pour autant qu'il
remplisse adéquatement son rôle.

Identifiez-vous de manière précise, particulièrement si vous agissez en tant que
membre d'une organisation ou d'une association; si vous avez une expertise
particulière dans un domaine, précisez votre affiliation, titre et expertise. Incluez
votre signature électronique dans tous vos messages et également dans les
fichiers qui y sont attachés.

Séparez clairement vos opinions personnelles de celles de votre organisation afin
de ne pas créer la confusion chez vos lecteurs; incluez une brève note
d'exonération, si nécessaire. Une telle note peut prendre la forme: Ce message
exprime mon opinion personnelle et ne représente pas nécessairement celle de
mon employeur (précisez le nom de l'employeur).
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Respectez le droit d'auteur des usagers et prenez garde à citer vos sources, car
envoyer du courrier sur un système de messagerie est l'équivalent d'une
publication.
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Identifiez clairement les messages qui sont à prendre avec humour et méfiezvous des tons sarcastiques. Les expressions faciales, intonations ou gestes qui
aident généralement vos interlocuteurs à interpréter correctement votre
message sont absents du courrier électronique; de plus, vous ne pouvez pas
toujours contrôler le contexte dans lequel votre message va être lu, alors soyez
attentif à ce que votre message ne soit pas mal interprété. Les communications
électroniques se prêtant mal à l'humour, pensez à préciser votre pensée au
moyen de «binettes» ou d'onomatopées, comme <ha! ha!>. Les binettes sont de
petits groupes de caractères qui évoquent des visages penchés sur le côté
gauche: utilisées sciemment, elles permettent d'ajouter de la clarté à votre
message. Voici quelques-unes des binettes les plus courantes, mais il y en a des
centaines d'autres:
o :-) Un visage souriant: généralement utilisé pour indiquer l'amusement
ou pour signifier que ce commentaire est ironique.
o :-( Un visage triste: signifie la déception, le mécontentement ou la
tristesse.
o ;-) Un visage souriant qui fait un clin d'œil: indique généralement que le
propos doit être pris avec un grain de sel.
o ;-> Un visage souriant espiègle: indique habituellement qu'un
commentaire est fait dans le but de provoquer.
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Évitez d'envoyer un message électronique lorsque vous êtes sous l'emprise de la
colère ou d'une forte émotion: il est préférable de régler ce genre de situation en
personne ou par un autre moyen de communication. Si un message vous
occasionne des sentiments négatifs, n'agissez pas de façon inconsidérée et
prenez le temps de le relire plus tard: une réponse immédiate est souvent une
réponse irréfléchie. N'excluez pas la possibilité d'une incompréhension ou d'une
mauvaise interprétation, chose courante avec le courrier électronique.

Relisez vos messages avant de les envoyer car il est impossible de les récupérer:
soyez donc attentif au contenu de votre message et également à son ton:
demandez-vous quelle serait votre réaction si vous le receviez. Le temps mis à
clarifier vos messages est du temps bien utilisé et vous permettra peut-être d'en
épargner.

Ne composez pas votre texte entièrement en lettres majuscules, car les
majuscules CRIENT et vos lecteurs auront l'impression que vous êtes en colère
ou que vous les pensez sourds: ils vous trouveront déplacé. Les majuscules
permettent de mettre l'accent phase sur certains mots: n'en abusez pas, mais
utilisez plutôt les **astérisques** ou les_traits_de_soulignement.

Soyez prudent dans ce que vous dites de vous-même ou des autres: en règle
générale, ne transmettez aucune information personnelle, car il y a toujours un
risque pour que votre message tombe entre les mains de quelqu'un d'autre. De
plus, soyez conscient que des copies de sécurité sont souvent faites sur des
bandes magnétiques et qu'elles demeurent longtemps dans le système, même
après la destruction de votre message.

Essayez de ne conserver qu'un seul sujet par message et identifiez-le clairement
dans l'en-tête: presque tous les systèmes de messagerie présentent votre
message avec sa ligne sujet et c'est souvent le seul indice du contenu de votre
message pour votre destinataire.

Choisissez soigneusement le libellé de votre sujet pour qu'il soit utile lors d'une
éventuelle recherche de votre message dans les dossiers du destinataire. Si vous
répondez à un message, mais que vous modifiez le sujet de la conversation,
changez également le sujet: changer de conversation sans changer de sujet prête
à confusion et rend la gestion plus difficile.

N'abusez pas du terme «urgent» et utilisez-le uniquement lorsque c'est vraiment
nécessaire, autrement, il va rapidement perdre tout son sens.
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Usez de prudence lorsque vous répondez à des messages. Selon que vous
répondez à une personne ou à un groupe, assurez-vous d'adresser votre réponse
à une personne ou à un groupe. Il peut être embarrassant pour vous si un
message personnel finit dans une liste de diffusion et c'est généralement
ennuyeux pour les autres membres de la liste.
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Dans le cas de messages à teneur informative élevée qu'il conviendrait de faire
suivre à d'autres personnes, ajoutez une petite note à cet effet, telle que faire
suivre si désiré.

N'envoyez pas de messages à caractère raciste ou sexiste, ou comportant des
menaces ou des propos humiliants.