Accounts Payable Outsourcing Case Study

Outsourcing der Xerox
Kreditorenbuchhaltung
Hightech und Kommunikation
Fallstudie
Xerox Global Services
Produktivität maximieren,
Kosten senken
Hintergrund
Xerox (Europe) Ltd betreibt ein europäisches
Business Service Center in Ballycoolin, Dublin,
welches sowohl den Kundendienst als auch
ein Shared Service Center für Finanzdienstleistungen umfasst. Neben der Bereitstellung
von Finanz- und Verwaltungsdienstleistungen
für Xerox-Kunden bearbeitet das Shared
Service Center die Xerox-spezifischen Ver­
bindlichkeiten sowie sonstige finanzwirtschaftliche Dokumente wie Rechnungen,
Gutschriften, Kontoauszüge, Reisekosten
und Spesen sowie Kaufaufträge.
„Der Übergang zum ausgegliederten
Prozess erwies sich als frei von Risiken,
und bisher zeigten sich nur erstklassige
Ergebnisse, wobei es lediglich minimale
Rückfragen gibt und die SLAs in allen
Phasen des Prozesses eingehalten
werden.”
Sean Browne, Operations Manager,
Dublin Shared Service Center, Xerox
Die Herausforderung
Als das Shared Service Center 1998 gegründet wurde, bot es die kosten- und prozess­
effizienteste Möglichkeit, das Geschäft von
Xerox auf europäischer Ebene zu verwalten.
Die wichtigsten europäischen Xerox-Standorte – Großbritannien, Frankreich, Deutschland
und DSE – schickten ihre Rechnungen und
andere finanzwirtschaftliche Dokumente an
das Center, wo diese gescannt und anhand
der entsprechenden Kategorie indiziert wurden. Hier wurden alle Dokumente verarbeitet,
in das ERP eingegeben und zur Bezahlung
freigegeben. Es wurden SLAs versendet, um
sicherzustellen, dass die Zahlungen rechtzeitig geleistet werden, sodass Xerox ein maximaler Nachlass für frühzeitige Zahlungen an
bevorzugte Anbieter gesichert werden kann.
Im Laufe der Zeit zeichnete sich ab, dass
das Center zu kämpfen hatte, die einst
erreichten Skalenerträge zu erzielen, und
man entschloss sich, die Vorteile einer
ausgegliederten Fakturierung zu ermitteln.
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Nach Prüfung der Reaktionen der befragten
Unternehmen auf die Lösung des Shared
Service Center traf Xerox die interne Entscheidung, einen Outsourcing-Vertrag für
die Komplettbearbeitung seiner Verbind­
lichkeiten und der sonstigen finanzwirtschaftlichen Dokumente zu schließen, um durch die
Vergabe der Kreditorenbuchhaltung an Xerox
Global Services (XGS) und aller sonstigen
Fianzverwaltungsprozesse, einschließlich
ERP, an IBM die Produktivität zu steigern
und Kosten­ersparnisse erzielen zu können.
Die Lösung
Die Implementierung von Scannen der
Verbindlichkeiten, Indizierung und WorkflowLösung und die Übertragung an IBM wurden
abgeschlossen und das Projekt innerhalb von
nur sechs Wochen in Betrieb genommen.
Daraus ergab sich schließlich eine voll­stän­di­
ge Funktionsfähigkeit, einschließlich SLA, und
eine komplette Palette an Bericht­erstattungs­
tools zur Beurteilung der Leistung sowohl von
XGS als auch von IBM.
Im XGS Imaging Services Center im nieder­
län­dischen Venray werden die Dokumente
gescannt und verschiedenen Kategorien
zugewiesen. Die gescannten Bild­dateien
werden an einen Dienstleister in Mumbai,
Indien, weitergeleitet, wo sie gemäß den
Geschäftsregelungen für Xerox ERP indiziert
und anschließend in den EPM-Workflow zum
Transfer an IBM in Bangalore, Indien, oder
Sofia, Bulgarien, eingespeist werden, wo
schlussendlich jedes Dokument über SAP
verarbeitet wird.
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Bei EPM handelt es sich um eine WorkflowFunktion mit Optionen zur Aufgaben­priori­
sierung und Berichterstattung, welche eine
sichere Datenübertragung gewährleistet.
Xerox entschied sich für eine EPM WorkflowFunktion, die zuverlässig und flexibel genug
war, um die anfänglichen Anforderungen
zu erfüllen, und sich auch an eventuelle
zukünftige Anforderung anpassen lässt.
Über den EPM-Workflow konnte das Shared
Service Centre zudem seine vertrag­lichen
Verpflichtungen gegenüber IBM auf
kosteneffiziente Weise erfüllen.
Gemäß Sean Browne ist eine Einbeziehung
von XGS von unschätzbarem Wert: „Planung,
Bereitstellung und Übergang wurden trotz
knapper Fristen optimal von XGS umgesetzt,
wobei sichergestellt wurde, dass die Ge­
schäfts­beziehung zu IBM von Anfang an
positiv verläuft. Darüber hinaus wurde die
Möglich­keit geboten, die gemeinsam mit
IBM aufgestellten SLAs nachzuverfolgen.”
Die Ergebnisse
Die Outsourcing-Lösung liefert alle erwarteten Ergebnisse anhand eines mühelos zu
verwaltenden abrechnungsübergreifenden
Modells, mit dem die Kosten je nach Verarbeitungsaufwand landesspezifisch verfolgt
werden können. Darüber hinaus wurde durch
XGS eine umfassende Buchungskontrolle
anhand der Prozesse und des Workflows
zur Kreditorenbuchhaltung eingerichtet.
Durch die schnellere Rechnungsverarbeitung
profitiert Xerox zudem von mehr Nachlässen
aufgrund frühzeitiger Rechnungsbegleichung
und verbesserten Zuliefererbeziehungen.
Durch Nutzung der bestehenden Kapazitäten
im Venray Centre und Einbindung von XPIM
(einer von Xerox entwickelten Plattform
für Geschäftsprozesse) konnte XGS kosten­
effiziente Scanprozesse mit verminderten
Geräteausfällen und einer gesteigerten
Mitarbeiterproduktivität sicherstellen.
Aus der Zusammenarbeit mit DTL ergab sich
eine Senkung der Indizierungskosten und
der Mitarbeiterzahl für das Shared Service
Center, während die EPM Workflow-Funktion
Berichterstattung und Entwicklungsflexibilität
mit dem Bedienkomfort eines StandardPakets kombiniert. „Die Berichterstattung ist
von höchster Qualität und umfasst zahlreiche
maßgeschneiderte und bei Bedarf abrufbare
Berichte”, sagt Browne. „So können SLAs
einfacher nachverfolgt werden.”
Zukunftsaussichten
Auf der Basis der erfolgreichen OutsourcingLösung für die Kreditorenbuchhaltung
wendet Xerox diesen Ansatz nun auch für
Mitarbeiter, Prozesse und Technologien
innerhalb eines Programms an, um über XGS
eine gemeinsame SAP-Plattform für ganz
Xerox Europe bereitstellen zu können.
Während das Shared Service Center aus­
schließ­lich Dokumente aus Großbritannien,
Frankreich, Deutschland und DSE verarbeitet,
werden im Rahmen der über XGS gelieferten SAP-Lösung Dokumente in Form eines
schrittweisen Lieferprogramms für XeroxEinheiten aus ganz Europa bearbeitet. Und
da sich dieser Prozess mühelos für jedes Land
wiederholen lässt, können die damit verbundenen Transaktionskosten kontrolliert oder
gar gesenkt werden.
Xerox beabsichtigt sogar, in anderen Phasen
des SAP-Programms vom Einsatz der hochqualifizierten XGS-Mitarbeiter für Geschäftsprozessdienstleistungen zu profitieren. Das
bedeutet, dass über XGS die Anforderungen
sowohl an Eingabe- als auch Ausgabedokumente für die Finanz- und Verwaltungsumgebung bearbeitet werden, sobald das
Programm umgesetzt wird. Das Programm
umfasst eine zentrale Verarbeitunganlage für
Verbindlichkeiten und damit zusammenhängende Dokumente in Venray und eine zentrale Produktionsanlage für Ausgabedokumente
in einem anderen XGS Imaging Services
Center in Mitcheldean, Großbritannien.
Die erfolgreiche Implementierung des
SAP-Programms wird das Ethos von Xerox
fortsetzen, innerhalb unseres eigenen
Unternehmens ein optimales Preis-LeistungsVerhältnis zu schaffen. Xerox wird darüber
hinaus in der Lage sein, die Lösung und deren
Vorteile auf die Kunden auszudehnen.
Überblick Fallstudie
Die Herausforderung
• D
as Xerox Shared Service Center
hatte zu kämpfen, die einst erreich­
ten Skalenerträge innerhalb der
Zahlungsverarbeitung zu erzielen
• E s wurde entschieden, die Verar­
bei­tung von Verbindlichkeiten und
sonstigen finanzwirtschaftlichen
Dokumenten auszugliedern
Die Lösung
• G
emeinsame Lösung zur Kreditoren­
buchhaltung über Xerox Global
Services (XGS) und IBM
• I m XGS Imaging Services Center in
Venray werden finanz­wirtschaft­liche
Dokumente gescannt, verschie­de­
nen Kategorien zugewiesen und
anschließend an DTL in Indien
weiter­geleitet, wo sie gemäß den
Geschäftsregelungen indiziert
werden. Danach werden die ge­
scannten Bilddateien zum Transfer
an IBM in eine Workflow-Funktion
eingespeist, wo diese schlussendlich
über SAP verarbeitet werden.
Die Ergebnisse
• M
ühelos zu verwaltendes abrech­
nungs­übergreifendes Modell, mit
dem die Kosten je nach Verar­bei­
tungsaufwand landes­spezifisch
verfolgt werden können
• Z
usätzliche Nachlässe aufgrund
früh­zeitiger Rechnungsbegleichung
und verbesserte Zulieferer­beziehun­
gen durch schnellere Rechnungs­
verarbeitung
• S ervice als derart erfolgreich ange­
seh­en, dass der Prozess innerhalb
von ganz Europa wiederholt wird
Über Xerox Global Services. Durch effektiveres Dokumentenmanagement können wir Geschäftsprozesse
verbessern und Kosten reduzieren – pro Woche werden in unseren 30 globalen Auslieferungszentren mehr
als 15 Millionen geschäftskritische Dokumentenvorlagen verarbeitet. Organisationen gliedern zahlreiche
Geschäftsprozesse an uns aus, darunter Finanz- und Verwaltungsdienste, Kundenakquise und Eröffnung
von Kundenkonten sowie Optimierung von Büros und Druckzentren. Unsere Kunden können sich gänzlich
auf unsere umfassenden Fachkenntnisse – und die langjährigen Erfahrungen unserer Fachkräfte – verlassen.
Nähere Informationen darüber, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können, erhalten Sie unter
www.xerox.de
2008 Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. 708P89168DED
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