Hinweise zum Drucken-Fenster in REFLEX

REFLEX
1
Drucken von Listen und Auswertungen
Inhalt
1.1
Allgemeines.................................................................................................................................... 1
1.2
Das Druckdialog-Fenster ................................................................................................................ 2
1.3
Vorlagen......................................................................................................................................... 4
1.3.1
Registerseite “Eingabe” ........................................................................................................... 4
1.3.2
Registerseite “Sortierung”........................................................................................................ 4
1.3.3
Registerseite “Formulare” ........................................................................................................ 5
1.3.4
Registerseite “Druck-Filter”...................................................................................................... 5
1.4
Formulare (Reports) ändern ........................................................................................................... 5
1.5
Filterdefinitionen ............................................................................................................................. 5
1.6
Vorlagenverwaltung........................................................................................................................ 7
1.6.1
Anlegen einer neuen Vorlage, Beispiel .................................................................................... 7
1.7
Druckvorschau ............................................................................................................................... 8
1.8
Drucken.......................................................................................................................................... 8
1.9
Exportieren ..................................................................................................................................... 9
1.1
Allgemeines
Egal in welchem Programmteil Sie sich befinden: Fast immer kann man mit den dort gespeicherten Daten
etwas ausdrucken bzw. eine Liste oder eine Auswertung erzeugen. Dieser Druckvorgang wird in REFLEX
mit Hilfe eines universellen Dialogfensters durchgeführt. Das Drucken einer Adressliste geht also prinzipiell
genauso wie der Ausdruck einer Artikel-Preisliste.
Druckdialog aufrufen
Wenn Sie eine Liste (einen Report) mit mehreren gespeicherten Datensätzen erzeugen wollen, so klicken
Sie auf die Schaltfläche [Drucken] oder drücken Sie die Funktionstaste [F12] im dazugehörigen
Programmteil. Wenn Sie z. B. eine Adressliste drucken wollen, so rufen Sie zuerst die Adress-Stammdaten
auf und klicken dann auf [Drucken].
Wir unterscheiden beim Drucken zwischen Listen und Formularen.
Listen
Es werden mehrere Daten in Listenform ausgedruckt, z. B. eine Preisliste, ein Umsatz-Report usw. Sie
können in einem Dialogfenster selbst bestimmen, welche Inhalte (Daten) auf dem Report erscheinen sollen,
also z. B. nur die Artikel einer bestimmten Artikelgruppe.
Formulare
Es wird ein bestimmter Vorgang ausgedruckt, z. B. ein Angebot, eine Rechnung usw. Ein Formular druckt
immer nur die Daten einer bestimmten Auftragsnummer, einer Rechnungsnummer usw. aus! Wenn Sie ein
bestimmtes Formular bedrucken wollen, so klicken Sie auf den Schaltknopf [Drucken] im dazugehörigen
Programmteil, z. B. der Lagerausgabe.
Technisch gesehen handelt es sich bei Reports und Formularen jeweils um Crystal-ReportsDateien, nur die Anwendung ist etwas unterschiedlich: Bei Listen entscheiden Sie selbst über ein
Dialogfenster, was gedruckt werden soll. Bei Formularen ist das durch das Programmfenster
festgelegt, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Angebot drucken.
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REFLEX
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Das Drucken von Listen ist ein wichtiger Bestandteil des Programms. Leider ist es u. U. etwas kompliziert,
zu bestimmen, welche Daten auf der Liste erscheinen sollen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, die
Parameter (Filter, Report-Namen usw.) einer Liste unter einem Vorlagennamen abzuspeichern und dann
immer wieder aufzurufen. Damit kann ein versierter Benutzer die Vorlagen erstellen, der „normale“
Benutzer braucht die Vorlage nur aufzurufen und sich um die dahinter liegenden Details nicht zu kümmern.
1.2
Das Druckdialog-Fenster
Das Druckdialog-Fenster ist ein mehrseitiges Fenster, mit dessen Hilfe Sie die zu druckenden Daten
auswählen, die Sortierung der Liste festlegen, Drucker und Formular bestimmen und den Ausdruck
schließlich starten können. Beispiel:
1
Hier stehen die gespeicherten Vorlagen. Mit der Schaltfläche
können Sie eine neue
Vorlage anlegen (wenn Sie das Zugriffsrechts dazu haben! Wenn Sie das Zugriffsrecht nicht
haben, wird diese Schaltfläche nicht angezeigt.).
2
Hier werden die Drucker angezeigt. Sie können einen Drucker für die Ausführung der Liste
auswählen.
Das Programm "merkt" sich beim Starten einer Liste, welchen Drucker Sie zuletzt für die
jeweilige Liste benutzt haben und stellt diesen Drucker automatisch ein. Wenn dieser
Druckertyp aber nicht (mehr) in Ihrem Windows-System zur Verfügung steht, wird
automatisch auf dem in Windows als Standarddrucker eingestellten Drucker ausgegeben!
3
Mit diesen Schaltflächen kann man eine neue Vorlage anlegen oder eine bestehende
Vorlage bearbeiten bzw. löschen.
Diese Schaltflächen sind u. U. unsichtbar, wenn Sie nicht über das notwendige
Zugriffsrecht verfügen. Um Vorlagen anzulegen oder zu bearbeiten, muss man das
Löschen-Recht „Allgemeiner Druckdialog“ haben. Dieses wird vom Administrator
unter „DateiAdmin-OptionenBenutzerverwaltung, Zugriffssteuerung 
Programmteile“ vergeben.
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1
Neu
Neue Vorlage anlegen. Der Vorlagenname wird geleert. Sie können die bisherigen
Vorlagendaten ändern/ergänzen und dann speichern (s. u.).
Speichern
Speichern der Vorlage: Sie werden nach dem gewünschten Vorlagennamen gefragt,
anschließend werden die Filterdaten, der Druckername usw. unter diesem Namen
gespeichert.
Die Vorlage wird automatisch gespeichert, wenn Sie die Vorschau oder den Druck
starten.
Löschen
Löscht die aktuelle Vorlage.
4
Mit diesen Registerseiten werden die Vorgaben für die Vorlage eingegeben.
5
In dieser Registerseite können Sie Ihre variablen Werte für die Liste eingeben.
6
Mit diesen Schaltflächen starten Sie den Ausdruck, die Vorschau oder den Export der Liste.
Vorschau
Wenn Sie dieses Symbol anklicken, so wird die Druckausgabe in ein Bildschirmfenster
"umgeleitet". Dieses Bildschirmfenster kann seitenweise geblättert, vergrößert oder
verkleinert werden. Außerdem kann man aus diesem Fenster heraus den Ausdruck auf dem
Drucker starten.
Drucken
Startet die Druckausgabe anhand der Eingaben, unter Berücksichtigung der Filterdefinition,
sortiert nach den angegebenen Feldern, mit dem angegebenen Report-Formular auf dem
ausgewählten Drucker.
Export
Hiermit können die Daten in Dateien exportiert werden. Die verfügbaren Export-Formate
hängen dabei von der jeweiligen Installation und der verwendeten CrystalReports-Version
ab.
Nach dem Klicken auf diese Schaltfläche werden Sie nach dem Export-Format gefragt:
Suchen Sie das gewünschte Format aus und klicken auf [OK]. Danach müssen Sie noch den
Ordner und Dateinamen auswählen und der Export wird ausgeführt.
Schließen
Schließt das Dialog-Fenster.
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1.3
Vorlagen
Die Angaben über die Sortierung und Filterung der Daten, des verwendeten Reports usw. werden unter
einem von Ihnen angegebenen Namen in einer Vorlagentabelle gespeichert, damit Sie später wieder
einfach darauf zurückgreifen können. In einer Vorlage sind alle Angaben enthalten, die zum Ausdruck der
Liste erforderlich sind, also z. B. die Selektionseingabe, der Formularname, die Sortierung usw.
Sie können sich also z. B. eine Vorlage für "Werbeschreiben an alle Adressen in Bayern (Postleitzahl 8xxxx
oder 9xxxx) sortiert nach “Ort" unter einem Kurznamen abspeichern und später darauf zurückgreifen, ohne
dass Sie die Angaben nochmals angeben müssen.
Eine Vorlage wählen Sie mit einem Klick (blaue Markierung) aus dem Vorlagen-Fenster (1) aus.
Das Dialogfenster im unteren Teil besteht aus 4 Registerseiten, die erscheinen, wenn Sie das
entsprechende Zugriffsrecht dazu haben:
1.3.1 Registerseite “Eingabe”
Hier werden Filtereinstellungen vorgenommen, die den Inhalt der Liste beeinflussen. Beispielsweise
können hier Angaben gemacht werden, welche Adressen aus welchem Postleitzahlengebiet auf einer
Adressliste erscheinen, welche Artikelgruppen auf einer Artikelliste gedruckt werden sollen usw. Die
möglichen Eingaben auf dieser Seite werden auf der Seite Filterdefinition festgelegt.
Es ist also möglich und meist auch nötig, mit dem gleichen ”Report” (so werden alle Formulare innerhalb
des Druckmoduls “CrystalReports®” genannt), mehrere Vorlagen mit verschiedenen Filtereinstellungen zu
speichern.
Beispiel:
Sie haben einen Report „Adressliste_1_0.rpt“. Dieser beinhaltet alle wichtigen Informationen (Felder) über
die Kontakte. Nun legen Sie eine Vorlage „Adressen Bayern“ an, die nach dem PLZ-Gebiet „8xxxx“
selektiert und weisen dieser Vorlage den Report zu. Dann legen Sie eine weitere Vorlage „Adressen NRW“
mit dem PLZ-Gebiet „5xxxx“. Auch dieser Vorlage weisen Sie den Report zu.
1.3.2 Registerseite “Sortierung”
Hier kann die Sortierung (Reihenfolge) des Ausdrucks festgelegt werden. Ziehen Sie dazu mit der Maus die
gewünschten Datenbankfelder von links nach rechts:
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REFLEX
1
1.3.3 Registerseite “Formulare”
Hier kann der Report ausgewählt werden, der das Layout der Liste bestimmt. Es kann sich dabei um einen
Standard-Report oder einen von Ihnen selbst mit “CrystalReports®” erstellten Report handeln.
Zu “CrystalReports®” finden Sie weiter unten eine kurze Beschreibung.
Die Liste der hier angezeigten Formulare ist alphabetisch sortiert. Standardmäßig ist immer das oberste
Formular angewählt.
1.3.4 Registerseite “Druck-Filter”
Hier werden die Angaben zum Filter gemacht, es wird also festgelegt, welche Daten auf der Liste
überhaupt erscheinen sollen. Die nötigen Eingaben (z.B. PLZ=5xxxx) werden auf der Seite “Eingabe”
vorgenommen. Einzelheiten werden in Kapitel 1.5 beschrieben.
1.4
Formulare (Reports) ändern
Mit REFLEX werden einige Standard-Reports mitgeliefert, die einfach vom Programm aus aufgerufen und
gestartet werden können. Dieses stellt die einfachste Methode dar, Listen und Auswertungen aus den
gespeicherten Daten zu erhalten.
Eine andere Möglichkeit bietet sich dem versierten Anwender: Er kann den Formulareditor CrystalReports®
erwerben und damit Änderungen an den bestehenden Reports vornehmen oder neue, eigene Reports
erzeugen. Da CrystalReports® sehr leistungsstark und umfangreich ist, empfiehlt sich das aber nur für
versierte Anwender.
Alle Listen von REFLEX werden mit Hilfe von CrystalReports® erzeugt und mit einem im Programm
integrierten Druckmodul („Runtime“) ausgewertet.
Wenn Sie einen neuen Report anlegen wollen, empfiehlt es sich, einen ähnlichen, vorgegebenen Report zu
laden und den neuen Report dann gleich unter einem neuen Namen zu speichern. Dazu müssen Sie aus
dem Menü "Datei”  “ Datei Speichern unter..." wählen und den gewünschten Reportnamen eingeben.
Damit der neu angelegte Report im Listenfeld der Formulare angezeigt wird, müssen Sie u. U. den
Druckdialog kurz schließen und dann neu öffnen!
1.5
Filterdefinitionen
Hier werden die Angaben zum Filter gemacht, es wird also festgelegt, welche Daten auf der Liste
überhaupt erscheinen sollen. Die nötigen Eingaben werden auf der Seite “Eingabe” gemacht.
Die Definition eines Filters besteht aus den folgenden Teilen:
Feldname
Anzeigetext für die Eingabe-Seite
Filterbedingung
Eingabefeld
Verknüpfung und/oder (optional)
Klammern (optional)
Durch die Festlegung von Feldnamen, Filterbedingungen und Verknüpfungen können Sie also bestimmen,
welche Datensätze auf der jeweiligen Liste überhaupt erscheinen sollen. Dabei gibt es mehrere Methoden,
wie Filterbedingungen angegeben werden können:
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REFLEX
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Leer
Das entsprechende Feld muss leer sein, damit der Datensatz ausgeruckt wird.
Nicht leer
Das entsprechende Feld darf nicht leer sein, damit der Datensatz ausgedruckt
wird.
Gleich
Das entsprechende Feld entspricht genau einem Vorgabewert.
Ungleich
Das entsprechende Feld entspricht nicht einem bestimmten Vorgabewert.
Größer/Gleich
Diese Selektionsmethode wird meist für numerische Felder benutzt. So können
Sie z. B. wählen, dass alle Adressen ab der Postleitzahl 70000 ausgedruckt
werden sollen.
Kleiner/Gleich
Diese Selektionsmethode wird meist für numerische Felder benutzt. So können
Sie z. B. wählen, dass alle Adressen bis zu der Postleitzahl 80000 ausgedruckt
werden sollen.
Beinhaltet
Diese Selektionsmethode wird meist für alphanumerische Textfelder benutzt. In
diesen Feldern können Sie die Suchzeichen "*" und "?" zur Auswahl eingeben.
So können Sie z. B. wählen, dass alle Adressen mit dem Ort "fell*" ausgedruckt
werden sollen, also "Fellbach, Fellbuch, Felldorf" usw. Die Eingabe "*fell*"
würde übrigens auch die Orte "Oberfell, Unterfelling, Fellbach" usw. auflisten.
Die Selektionsmöglichkeiten können Sie aus einem Listenfeld auswählen.
Beispiele:
Dieser Filter ermöglicht die Eingabe einer VON-PLZ und einer BIS-PLZ:
Die Eingabe dazu:
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Eine Alternative dazu stellt dieser Filter dar, der mit „Beinhaltet“ arbeitet:
Die Eingabeseite dazu:
1.6
Vorlagenverwaltung
Zur Verwaltung der Vorlagen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
[Neu]
Hiermit können Sie eine neue Vorlage anlegen.
[Speichern]
Hiermit können Sie eine neu eingegebene Vorlage unter einem neuen
Vorlagennamen speichern. Beachten Sie bitte, dass die Vorlagendaten
automatisch gespeichert werden, wenn Sie die Vorschau oder den
Ausdruck starten!
[Löschen]
Hiermit können Sie eine Vorlage löschen.
1.6.1
Anlegen einer neuen Vorlage, Beispiel
Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen wollen, so führen Sie diese Schritte aus:
a. Im Drucken-Fenster klicken Sie auf [Neu]:
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b. Geben Sie der Vorlage einen Namen, z.B. „Inventarliste“.
c. Wenn Sie einen Auswahl-Filter anlegen wollen, so geben Sie diesen ein wie hier beschrieben.
Beispiel:
d. Klicken Sie auf die Seite [Formulare] und wählen ein Formular (=einen Report) aus. Beispiel:
e. Wenn Sie einen Auswahl-Filter festgelegt haben, klicken Sie auf die Seite [Eingabe] und wählen ein
Filter-Kriterium an. Beispiel:
f.
1.7
Klicken Sie auf [Drucken], [Vorschau] oder [Export]. Die Vorlage wird damit automatisch
gespeichert. Wenn Sie das Druckenfenster das nächste Mal öffnen, müssen Sie nur diese Vorlage
auswählen, u.U. eine andere Obergruppe auswählen und der Report starten.
Druckvorschau
Mit dieser Befehlsschaltfläche können Sie den Ausdruck des Auftrags in ein Bildschirmfenster umleiten. Der
Ausdruck wird dort (fast) genau so angezeigt, wie er auch gedruckt werden würde! Daher müssen Sie
zuerst das gewünschte Formular angeben und den Drucker, auf dem später ausgedruckt werden soll
(damit die Formatierung stimmt).
1.8
Drucken
Wenn Sie die Liste ausdrucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken] oder drücken Sie die
Taste Alt + D.
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1.9 Exportieren
Wenn Sie die Liste exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Exportieren]. Die verfügbaren
Export-Formate hängen dabei von der jeweiligen Installation und der verwendeten CrystalReports-Version
ab. CrystalReports® bietet mehr als zwanzig verschiedene Exportformate. Dazu gehören:













Adobe Acrobat (PDF)
Durch Zeichen getrennte Werte
Durch Komma getrennte Werte (CSV)
Crystal Reports (RPT)
Data Interchange Format (DIF)
Microsoft Excel
HTML 4.0 (DHTML)
ODBC
Datensatzformat (Werte in Spalten)
Rich Text Format
Text mit Tabulatoren als Trennzeichen
Word-Format
XML
usw.
Nach dem Klicken auf diese Schaltfläche werden Sie nach dem Export-Format gefragt:
Suchen Sie das gewünschte Format aus und klicken auf [OK]. Danach müssen Sie noch den Ordner und
Dateinamen auswählen und der Export wird ausgeführt.
Neben den auf Ihrem Computer installierten Standardexportformaten stehen Ihnen zusätzliche
Exportformate zur Verfügung. Diese werden durch die auf Ihrem lokalen Computer vorhandenen DLLDateien bestimmt.

Wenn Sie einen Bericht in ein Dateiformat exportieren, das sich vom Format von CrystalReports®
unterscheidet, geht die Formatierung des Berichts unter Umständen teilweise oder ganz verloren.
CrystalReports® versucht stets, die Formatierung beizubehalten, soweit das Exportformat dies
zulässt. Es ist u.U. notwendig, für den Export einen eigenen Report zu erstellen (zu lassen).
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