Brainloop Outlook Add-In

Handbuch
Brainloop Outlook Add-In
Version 3.4
Inhalt
1.
Überblick ............................................................................................................................................................. 3
2.
Release Notes .................................................................................................................................................... 3
3.
2.1
Nutzungs-Voraussetzungen ....................................................................................................................... 3
2.2
Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version ................................................................................ 4
Installation und Konfiguration.............................................................................................................................. 5
3.1
3.1.1
3.2
4.
Der Konfigurations-Wizard ......................................................................................................................... 6
4.1
Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers .................................................................................... 6
4.2
Das „Brainloop Menü“ ................................................................................................................................ 7
4.3
6.
Allgemeines zur Installation.................................................................................................................... 6
Konfiguration ....................................................................................................................................................... 6
4.2.1
5.
Das Installations-Programm ....................................................................................................................... 5
Filter Konfiguration ................................................................................................................................. 8
Weitere Optionen des Brainloop Outlook Add-In‟s .................................................................................... 8
Sicheres Versenden von vertraulichen Dokumenten ......................................................................................... 9
5.1
Optionen beim sicheren Versenden ........................................................................................................... 9
5.2
Nachverfolgen von versendeten Dokumenten .........................................................................................10
5.3
Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden ..............................................................................10
E-Mail Archivierung in einen Datenraum ..........................................................................................................11
Handbuch Brainloop Outlook Add-In
2
1. Überblick
Das Brainloop Outlook Add-In ist eine PC-Software, die das Arbeiten im Microsoft Outlook nahtlos mit einem
Brainloop Secure Dataroom verbindet. Es bietet folgende Funktionen:
Sicheres Verschicken von vertraulichen Dokumenten aus Microsoft Outlook heraus
Wie gewohnt schreiben Sie Ihre E-Mail mit Microsoft Outlook, fügen die vertraulichen Dokumente als
Attachment hinzu und klicken auf „Senden“. Nun öffnet sich das Brainloop Outlook Add-In. Sie wählen
den Zielordner zur Ablage der Dokumente und der Nachricht aus, wobei sich das Add-In gemerkt hat,
welche Ordner Sie zuletzt verwendet hatten. Ihre Empfänger erhalten nun anstatt der Original E-Mail eine
E-Mail, in der die Dokumente durch Links, auf die im Datenraum abgelegten Dokumente, ersetzt wurden.
Natürlich bietet das Brainloop Outlook Add-In auch an, das Dokument wie gewohnt als Anlage mit der
Mail zu versenden.
Nachverfolgen des Empfangs der per E-Mail versendeten Dokumente
Über Ihren Nachrichten-Ausgang im Brainloop Secure Datenraum können Sie verfolgen, ob die
Empfänger die Dokumente gelesen haben. Oder Sie lassen sich automatisch per E-Mail darüber
informieren. Der Secure Dataroom erinnert Sie auf Wunsch auch daran, dass Sie bei Ihren Empfängern
nachfragen, falls sie sich das Dokument noch nicht abgeholt haben.
Ablegen empfangener E-Mails in einen Brainloop Secure Dataroom zur sicheren Aufbewahrung
Selektieren Sie in Ihrem Outlook Posteingang alle E-Mails, die Sie in einen sicheren Datenraum ablegen
wollen. Drücken Sie auf den Knopf „Speichern im Datenraum“ und wählen Sie den Zielordner zur Ablage
aus, wobei sich das Add-In gemerkt hat, welche Ordner Sie zuvor gewählt hatten. Fertig.
Das Brainloop Outlook Add-In 3.4 arbeitet mit Microsoft Outlook 2003 und 2007. Es erfordert einen Brainloop
Secure Dataroom, für den der Zugriff über die Web-Services Schnittstelle frei geschaltet ist.
Fragen, die dieses Handbuch nicht beantwortet, oder auch einfach Anmerkungen und Hinweise können Sie
gerne an [email protected] richten. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.
2. Release Notes
2.1 Nutzungs-Voraussetzungen
Für den Einsatz des Brainloop Outlook Add-Ins sind folgende Voraussetzungen notwendig:
Installationsrecht:
Der Benutzer muss das Recht haben, auf dem Arbeitsplatz-Rechner Software zu installieren.
Softwarevoraussetzungen:
Auf dem Arbeitsplatz-Rechner muss eine der folgenden Konfigurationen vorhanden sein:
Microsoft Windows XP mit Service Pack2 oder höher und
Microsoft Outlook 2003 oder höher
Microsoft Windows Vista und
Microsoft Outlook 2007
Brainloop Secure Dataroom Server Voraussetzungen:
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7.00.50 oder höher
Für einen Datenraum, der durch das Brainloop Outlook Add-In angesprochen werden soll, muss die
Web-Services Schnittstelle freigeschaltet sein. Bitte wenden Sie sich ggfls. an Ihren DatenraumManager
2.2 Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version
Microsoft Outlook 2003 unter Microsoft Vista wird nicht unterstützt
Länge der E-Mail Texte:
E-Mail Texte die mehr als 2000 Zeichen enthalten, werden beim sicheren Versenden in verkürzter Form
im Datenraum als Nachrichten-Objekt angelegt.
Dateien bis 500MB:
Das Brainloop Outlook Add-In unterstützt das sicheren Versenden von einzelnen Dateien bis zu einer
Größe von 500MB.
Automatisches Deaktivieren des Brainloop Outlook Add-Ins:
In seltenen Fällen kommt es vor, dass das Outlook Add-In nicht mehr aktiv oder sichtbar ist und auch
nach einem Neustart von Microsoft Outlook nicht wieder aktiviert wird. Gehen Sie dann wie folgt vor:
In Microsoft Outlook 2003:
o
Wählen Sie aus dem Menü „? > ..Info“. Klicken Sie dann auf den Knopf „Deaktivierte Elemente“.
Überprüfen Sie, ob ein Eintrag „BrainloopOutlookAddIn“ aufgeführt ist. Falls ja, selektieren Sie
diesen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Aktivieren“.
o
Wählen Sie aus dem Menü „Extras > ..Optionen“. Klicken Sie auf das Tab „Weitere“ und dann auf
die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „COM-Add-Ins“.
Überprüfen Sie in der dann erscheinenden Liste, ob der Eintrag „BrainloopOutlookAddIn“ mit
einem grünen Haken markiert ist. Wenn nicht, klicken Sie auf das Kästchen, um es wieder zu
aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie das Fenster mit „OK“ schließen. Bestätigen
Sie weitere zweimal mit „OK“.
o
Überprüfen Sie nun, ob die Schaltfläche „Speichern in den Datenraum“ wieder erscheint. Beenden
Sie Microsoft Outlook und starten Sie es neu. Jetzt sollte das Add-In wieder ganz normal gestartet
werden.
In Microsoft Outlook 2007:
o
Wählen Sie aus dem Menü „Extras > Vertrauensstellungscenter“, selektieren Sie dann „Add-Ins“
in der Liste der Komponenten auf der linken Seite. Wählen Sie von der Auswahlliste am unteren
Ende der rechten Seite den Wert „COM-Add-Ins“ und klicken Sie dann auf „Gehe zu“.
o
Überprüfen Sie in der dann erscheinenden Liste, ob der Eintrag „BrainloopOutlookAddIn“ mit
einem grünen Haken markiert ist. Wenn nicht, klicken Sie auf das Kästchen, um es wieder zu
aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung indem Sie das Fenster mit „Ok“ schließen.
o
Überprüfen Sie nun, ob die Schaltfläche „Speichern in den Datenraum“ wieder erscheint. Beenden
Sie Microsoft Outlook und starten Sie es neu. Jetzt sollte das Add-In wieder ganz normal gestartet
werden.
Versenden von Datenraum-Links an Externe:
Verschickt ein Benutzer ein Dokument über einen Ordner, der das Versenden an Externe zulässt, wählt
aber dann als Versandart „Senden an Datenraummitglieder“ und adressiert die E-Mail sowohl an
Datenraum-Mitglieder und Externe, so überprüft das Brainloop Outlook Add-In diese Fehlkonfiguration
nicht und es wird den Externen beim Zugriff über den Link eine „Zugriff verweigert“ Meldung angezeigt.
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3. Installation und Konfiguration
3.1 Das Installations-Programm
Bitte bestehende 2.x Versionen vor der Neu-Installation deinstallieren!
Speichern Sie die Installationsdatei lokal in ein temporäres Verzeichnis
Desweiteren stellen Sie bitte vor der Installation sicher, dass die Microsoft Outlook Anwendung beendet
ist. Denken Sie dabei auch an etwaige Anwendungen zur Synchronisation der E-Mail z.B. mit einem
mobilen Gerät.
Es gibt zwei Varianten der Installations-Funktion für das Brainloop Outlook Add-In. Bitte prüfen Sie Ihre
Microsoft Office bzw. Ihre Microsoft Outlook Version (Menü „Hilfe“ > „Über Microsoft Outlook“).
Wenn Sie Microsoft Outlook 2003 im Einsatz haben, verwenden Sie bitte die Datei
boa_304_2k3_de.exe
Wenn Sie Microsoft Outlook 2007 im Einsatz haben, verwenden Sie bitte die Datei
boa_304_2k7_de.exe
Öffnen Sie die Datei mit einem Doppelklick. Eventuell öffnet sich ein Fenster mit einer SicherheitsWarnung. Klicken Sie auf „Ausführen“ um die Brainloop Installations-Routine zu starten.
Wenn eine der Installations-Voraussetzungen (siehe 2 oder 3.1.1) bei Ihnen nicht gegeben ist, dann lädt
die Installations-Routine die Komponenten nach, soweit das möglich ist, oder die Installation wird mit einer
entsprechenden Meldung abgebrochen (z.B. „Unable to satisfy all prerequisites for Brainloop Outlook AddIn“ bzw. unter Details „Installation failed because Microsoft Office SP2 is not installed.“)
Sind alle Installationsvoraussetzungen erfüllt, erfolgt die Installation in den Schritten:
1. „Welcome to the Brainloop Outlook Add-In Setup Wizard”:
Bitte stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook bzw. der Prozess outlook.exe beendet ist (ggfls. im
Task Manager überprüfen). Selektieren Sie dann die Schaltfläche “Next>” um mit der Installation zu
beginnen.
2. „Select Installation Folder“:
nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor und klicken Sie auf „Next >“, wenn Sie fertig sind.
3.
o
Es wird nach dem Zielverzeichnis, in das installiert werden soll, gefragt. Wenn Sie nicht mit dem
Standard-Vorschlag einverstanden sind, können Sie über die Schaltfläche „Browse“ Ihr
bevorzugtes Zielverzeichnis auswählen.
o
Zusätzlich können Sie sich über „Disk Cost“ über den benötigten Plattenplatz informieren.
„Confirm Installation“:
Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie alle Einstellungen wunschgemäß vorgenommen haben, klicken
Sie auf „Next>“ um die eigentliche Installation zu beginnen. Über die Schaltfläche „Back >“ können
Sie zurückgehen, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Mit der Schaltfläche „Cancel“ brechen Sie
den Installationsvorgang ab.
4. „Installing Brainloop Outlook Add-In“:
Das eigentliche Installationsprogramm läuft. Der blaue Balken zeigt den Fortschritt an. Sobald die
Installation beendet ist, wird die Schaltfläche „Next“ aktiviert. Klicken Sie auf „Next“ um fortzufahren.
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5. „Installation Complete“
Die Installation ist jetzt beendet. Klicken Sie auf „Close“ um das Fenster zu schließen.
Starten Sie nach der Installation des Brainloop Outlook Add-In MS Outlook neu. Erst nach einem Neustart
wird die neue Funktionalität sichtbar.
Bitte beachten Sie, dass nach dem Schließen von Microsoft Outlook manchmal nicht alle
Microsoft Outlook Prozesse gestoppt werden, z.B. wenn Sie eine Synchronisierung mit
einem mobilen Gerät verwenden. Erscheint nach dem Installieren und Neu-Start von
Microsoft Outlook kein Brainloop Knopf auf der Outlook Symbol-Leiste, loggen Sie sich bitte
vollständig aus und wieder ein bzw. starten Sie ihren Arbeitsplatz-Rechner neu. Erscheint
die neue Funktionalität dann immer noch nicht, wenden Sie sich bitte an den Brainloop
Support.
3.1.1
Allgemeines zur Installation
Während der Installation, werden die notwendigen Voraussetzungen geprüft und gegebenenfalls fehlende
Komponenten zusätzlich installiert bzw. Hinweise zur Installation angeboten:
Microsoft Office Automation
Microsoft .NET
Microsoft Office 2003 PIA (Primary Interop Assemblies) Redistributable
Microsoft Visual Studio Tools for Office Runtime Redistributable
3.2 Der Konfigurations-Wizard
Nach der erfolgreichen Installation des Brainloop Outlook Add-Ins, wird ein Wizard gestartet, wenn Sie das erste
Mal Outlook aufrufen. Der Wizard hilft Ihnen, das Brainloop Outlook Add-In für das sichere Versenden
vorzubereiten und die Einstellungen zu überprüfen. Im Einzelnen führt Sie der Wizard durch die Schritte:
Konfiguration einer Verbindung zu einem Datenraum-Server
Auswahl eines Ordners, über den Sie E-Mail-Anhänge sicher ausliefern können
Versenden einer Test-E-Mail zum Überprüfen der Einstellungen.
4. Konfiguration
4.1 Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers
Beim Start von Microsoft Outlook, verbindet sich das Brainloop Outlook Add-In entsprechend Ihrer Konfiguration
mit einem Datenraum-Server. Der Dialog zur Konfiguration eines Datenraum Servers erscheint automatisch,
wenn Sie noch keinen Datenraum-Server konfiguriert haben und das Outlook Add-In zum sicheren Versand
aktiviert wird, d.h. wenn Sie eine E-Mail mit Anhang verschicken, oder wenn Sie auf die Schaltfläche „Speichern
in den Datenraum“ klicken, um eine E-Mail im Datenraum abzulegen.
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Neue Server-Konfigurationen anlegen:
Klicken Sie auf „Browse“ im Dialog zum sicheren Versenden von Anhängen oder zum Ablegen von EMails und wählen Sie dann das grüne
.
Bestehende Server-Konfiguration anpassen:
Klicken Sie „Browse“ im Dialog zum sicheren Versenden von Anhängen oder zum Ablegen von E-Mails
und klicken Sie dort auf den anzupassenden Server. Dann wählen Sie entweder über die rechte
Maustaste aus dem Menü „Server-Konfiguration ändern“ oder das Icon
.
Im Dialog zur Konfiguration der Server-Verbindung, nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:
„Server URL“
Wählen Sie einen der vorkonfigurierten Server-Pfade aus oder geben Sie einen vollständigen URL-Pfad
neu ein (z.B. https://my.brainloop.net)
„Login Methode“
Wählen Sie eine Login Methode, mit der Sie sich normalerweise am Datenraum anmelden und tragen Sie
die Login Details ein:
„Benutzername und Kennwort“
Tragen Sie die E-Mail Adresse ein, mit der Sie sich sonst am Datenraum-Server anmelden, und
geben Sie das entsprechende Passwort ein.
Bitte beachten Sie:
Wenn Sie Ihr Passwort im Datenraum ändern, müssen Sie auch in der Konfiguration des
Brainloop Outlook Add-In Ihr Passwort anpassen.
„Zertifikat“
Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt. Ihnen
werden die auf Ihrem Rechner verfügbaren Zertifikate angeboten. Bitte wählen Sie das Zertifikat aus,
das auf dem Datenraum-Server für Ihren Benutzer hinterlegt ist.
„Windows-Login“
Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt.
Löschen einer Server-Konfiguration
Klicken Sie „Browse“ im Dialog zum sicheren Versenden von Anhängen oder zum Ablegen von E-Mails
und klicken Sie dort auf den zu löschenden Server. Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste
aus dem Menü „Server-Konfiguration löschen“ oder das Icon
.
4.2 Das „Brainloop Menü“
Unter der Schaltfläche „Brainloop“ finden Sie die folgenden Optionen.
„Aktivieren der Brainloop Toolbar“
Durch Klicken auf diesen Menü-Eintrag, wird die Option ein- oder ausgeschaltet. Ist die Option
ausgewählt, dann wird die Schaltfläche „Speichern in den Datenraum“ in der Symbolleiste angezeigt.
„Aktivieren des sicheren Anhang-Versands“
Durch Klicken auf diesen Menü-Eintrag, wird die Option ein- oder ausgeschaltet. Ist die Option
ausgewählt, dann wird das Brainloop Outlook Add-In aktiv, sobald ein E-Mail mit mindestens einem
Anhang verschickt wird.
„Filter Konfiguration“
Über diesen Dialog können Sie feiner einstellen, wann das Outlook Add-In aktiv werden soll, wenn eine EMail mit einem Anhang verschickt wird.
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„Senden Log-Dateien“
Durch Klicken auf diese Option, versenden Sie die Log-Dateien des Brainloop Outlook-Add-Ins an Ihren
Support.
4.2.1
Filter Konfiguration
Unter “Filter Konfiguration” können Sie über das Pflegen der zwei Listen „Sicherer Versand an“ und „Kein sicherer
Versand an“ feiner einstellen, wann das Outlook Add-In aktiv werden soll oder wann nicht, wenn eine E-Mail mit
einem Anhang verschickt wird.
Wenn das Add-In immer aktiv werden soll, außer bei bestimmten Empfängern
Pflegen Sie in der Liste „Kein sicherer Versand an“ die E-Mail Adressen, bei denen das Add-In nicht aktiv
werden soll, wenn Sie eine E-Mail mit Anhang ausschließlich an diese verschicken. Dabei reicht es, wenn
Sie Teil-Zeichenfolgen eingeben, die die E-Mail Adressen charakterisieren. In der Liste „Sicherer Versand
an“ können Sie dann zusätzlich die Ausnahmen von den Ausnahmen pflegen.
Beispiel: Enthält die Liste „Kein sicherer Versand an“ die Zeichenfolge „@brainloop.com“, dann wird das
Add-In beim Versand eines E-Mail Anhangs an [email protected] nicht aktiv. Enthält die Liste
„Sicherer Versand an“ zusätzlich die Zeichenfolge „schmidt“, dann wird das Add-In aktiv, wenn Sie einen
E-Mail Anhang an [email protected] oder auch an [email protected] und
[email protected] schicken.
Wenn das Add-In ausschließlich bei bestimmten Empfängern aktiv werden soll
Lassen Sie die Liste „Kein sicherer Versand an“ leer und pflegen Sie in der Liste „Sicherer Versand an“
die E-Mail Adressen der Empfänger, bei denen das Add-In bei Versand eines E-Mail-Anhangs aktiv
werden soll. Dabei reicht es, wenn Sie Teil-Zeichenfolgen eingeben, die die E-Mail Adressen
charakterisieren.
Beispiel: Enthält die Liste „Sicherer Versand an“ die Zeichenfolge „@brainloop.com“ und ist die Liste
„Kein sicherer Versand an“ leer, dann wird das Add-In aktiv, wenn Sie einen E-Mail Anhang an
[email protected] oder auch an [email protected] und [email protected] schicken, aber
nicht wenn Sie die E-Mail nur an [email protected] schicken.
4.3 Weitere Optionen des Brainloop Outlook Add-In’s
Weitere Optionen des Brainloop Outlook Add-In„s finden Sie über das Microsoft Outlook Menü „Extras“ >
„Optionen“ auf dem Reiter „Brainloop Outlook Add-In“:
„Dialogfenster automatisch schließen“
Bei dieser Option wird beim Versenden einer E-Mail mit Anlage nach Ablauf der Zeit ohne Benutzeraktion
im Add-In Dialog automatisch die Voreinstellung gewählt und automatisch ausgeführt. Die Option ist
hilfreich bei der Verwendung von Outlook Regeln die E-Mails automatisch weiterleiten.
„Serververbindung aktiv halten“
das Brainloop Outlook Add-In hält die Verbindung aktiv, so dass Berechtigungsnachweise für den Zugriff
auf den Datenraum wie eine SMS PIN pro Sitzung nicht mehrfach eingegeben werden müssen.
„Verbindung“
Hier können technische Parameter verändert werden, die nur der erfahrene und technisch versierte
Benutzer anpassen sollte.
„Timeout“
Der Timeout gibt an wie lange ein einzelner Auftrag an den Server maximal dauern darf. Das
Speichern großer E-Mail-Anhänge wird in der Regel auf mehrere Aufträge verteilt (siehe „Puffer
Größe“). Der Timeout bezieht sich dann auf die einzelnen Aufträge und nicht auf die Gesamtzeit der
Datenübertragung.
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„Puffer Größe“
Der Parameter definiert, welche Puffergröße für große Dateien verwendet werden soll. Dabei wird
eine große Datei in kleinen Einzelstücken bzw. Einzel-Aufträgen übertragen und am Server wieder
zusammengesetzt.
„Proxy aktivieren“
Mit dieser Option werden die Proxy Einstellungen vom Internet Explorer am lokalen PC aktiviert und mit
diesen Einstellungen die Verbindung zum Server aufgebaut. Je nach Proxy Einstellungen müssen Sie hier
evtl. Ihr Passwort für den Zugriff auf das Internet eingeben.
5. Sicheres Versenden von vertraulichen Dokumenten
5.1 Optionen beim sicheren Versenden
Sicheres Versenden von vertraulichen Dokumenten über das Brainloop Outlook Add-In bedeutet, dass die einer
E-Mail angefügten Dokumente von dem Add-In aus der E-Mail entfernt werden und in einem Brainloop
Datenraum abgelegt werden. Das Add-In ersetzt die Anhänge in der E-Mail mit sicheren Links auf die im
Datenraum verwahrten Dokumente.
Gehen Sie wie folgt vor, um Dokumente sicher zu versenden:
Stellen Sie sicher, dass die Option „Aktivierung des sicheren Anhang-Versands“ unter dem Menü
„Brainloop“ aktiviert ist.
Erstellen Sie wie gewohnt mit Microsoft Outlook ein E-Mail mit angehängten Dokumenten und versenden
Sie die E-Mail.
Das Fenster des Brainloop Outlook Add-Ins öffnet sich, nachdem Sie mindestens eine ServerKonfiguration gepflegt haben (Siehe Abschnitt 4.1 ), und wenn die E-Mail Empfänger nicht durch die FilterKonfiguration (Siehe 4.2.1) herausgefiltert werden.
Geben Sie im Add-In Dialog die folgenden Optionen ein:
„Normaler Versand - Anhänge in der E-Mail belassen“
Wenn Sie diese Option wählen, wird die E-Mail unverändert mit Anlagen versendet.
„Sicherer Versand – Anlagen über einen sicheren Datenraum versenden“
„Auslieferung über“
Legt das Verzeichnis fest, in dem die Anlagen gespeichert werden und von wo die Empfänger die
Dokumente abholen.
Es wird das zuletzt verwendete Verzeichnis angezeigt und Sie können über die Auswahlliste bzw.
über die „Browse“ Funktion ein anderes Verzeichnis wählen.
„Abholfrist“
Hier wird festgelegt wie lange der Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Nach Ablauf der Frist
kann der Empfänger das Dokument nicht mehr über den Link in der E-Mail öffnen. Der
vorgeschlagene Wert ist die maximal zulässige Frist des gewählten Ablage-Verzeichnisses für
externe Links.
„Zustell-Nachweis bis“
Wenn Sie ein Datum für den „Zustell-Nachweis“ wählen, dann werden Sie benachrichtigt, sobald alle
Empfänger das Dokument abgeholt haben oder wenn die Zustellfrist abgelaufen ist, ohne dass alle
Empfänger das Dokument abgeholt haben.
„Versandart“
Die Versandart bestimmt die notwendige Authentifizierung durch den Empfänger, um auf den E-MailAnhang zugreifen zu können. Die Werte, die angeboten werden, werden durch den ausgewählten
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Ablage-Ordner bestimmt. Der vorgeschlagene Wert erfordert den schwächsten Grad der
Authentifizierung.
„Auslieferformat“
Es werden die Werte angeboten, die im Ablage-Ordner zugelassen sind. Der vorausgewählte Wert ist
das am stärksten geschützte Format.
o
„Original“
Das Dokument wird in dem Format ausgeliefert, in dem es an die E-Mail angehängt wurde.
o
„Brainmark“
Das Dokument-Format wird beim Herunterladen mit zusätzlichem „Brainmark“-Schutz versehen.
Die Art des „Brainmark“-Schutzes wird durch die Einstellungen des Ablage-Ordners (SicherheitsKategorie) bestimmt. Z.B. kann das Dokument in ein PDF Format konvertiert und mit einem
Wasserzeichen versehen werden (siehe auch 5.3).
Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Optionen bzw. des gewünschten Ziel-Ordners auf „OK“
Die E-Mail Empfänger erhalten nun eine E-Mail, in der die zuvor enthaltenen Dokumente durch Links auf
den Datenraum ersetzt wurden. Die im Datenraum abgelegten Dokumente werden eingefroren, so dass
jederzeit nachvollziehbar ist, welche Dokumentenversion verschickt wurde.
Existiert bereits ein Dokument mit demselben Namen und demselben Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so
wird das Dokument nicht erneut im Datenraum abgelegt. Existiert ein Dokument mit demselben Namen aber
anderem Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so wird für das Dokument im Datenraum eine neue Version
angelegt, sofern Sie die entsprechende Berechtigung auf dem Dokument haben.
5.2 Nachverfolgen von versendeten Dokumenten
Über zwei Wege können Sie nachverfolgen, ob und wann Ihre Empfänger die Dokumente gelesen haben:
Nutzen der Option „Zustell-Nachweis bis“
Im Outlook Add-In Dialog können Sie eine Frist für einen Zustell-Nachweis setzen (Siehe 5.1). Wenn Sie
eine Frist für den „Zustell-Nachweis“ wählen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt, sobald alle Empfänger
das Dokument abgeholt haben oder sobald die Zustellfrist abgelaufen ist, ohne dass alle Empfänger das
Dokument abgeholt haben.
Nutzen der Funktion „Nachrichten > Mein Ausgang“ im Datenraum
Das Outlook Add-In legt die an die E-Mail angehängte(n) Dateien im Datenraum als Dokument-Objekt in
dem ausgewählten Verzeichnis ab. Der E-Mail Text wird als Nachricht dem Dokument im Datenraum
zugeordnet und diese Nachricht erscheint dann auch in Ihrem persönlichen Nachrichten-Ausgang im
Datenraum.
Die Nachrichten im Nachrichten-Ausgang des Datenraums sind mit einem Status-Icon versehen, das sehr
schnell vermittelt, ob die verbundenen Dokumente von den Empfängern gelesen wurden oder nicht. Falls
es mehr als einen Empfänger gibt und das Dokument nicht von allen gelesen wurde, wird in der DetailInformation des Nachrichten-Objekts detailliert aufgelistet, welche Empfänger das Dokument gelesen
haben.
Enthält die E-Mail mehrere Dateien als Anhang, werden die einzelnen Dokumente in einer
Dokumentensammlung zusammengefasst und die Nachricht wird der Dokumenten-Sammlung
zugeordnet.
5.3 Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden
Die Sicherheitsoptionen, die im Outlook Add-In Dialog zur Verfügung stehen, werden durch die SicherheitsEinstellungen des Ablage-Verzeichnisses im Datenraum bestimmt. Diese werden durch die allgemeinen
Sicherheits-Einstellungen des Datenraums, durch eine auf das Verzeichnis angewendete Sicherheits-Kategorie
und durch die Berechtigungen auf das Verzeichnis konfiguriert.
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Um die notwendigen Eingaben beim sicheren Versand mit dem Outlook Add-In zu
minimieren, empfiehlt es sich, Ordner im Datenraum anzulegen, die entsprechend den
typischen Options-Kombinationen konfiguriert sind.
Dies betrifft folgende Optionen:
„Auslieferung über“
Um ein Datenraum-Verzeichnis für das sichere Versenden verwenden zu können, müssen Sie im
Datenraum auf diesem Verzeichnis die Berechtigung „Unterobjekt anlegen“ haben.
Versandart“
Von den im gewählten Verzeichnis verfügbaren Arten, wird jeweils die ausgewählt, die den schwächsten
Authentifzierungsgrad erfordert:
„Senden an Datenraummitglieder“
Wird unter „Versandart“ nur der Wert „Senden an Datenraummitglieder“ angeboten, so sind die
Funktionen zum Versenden an Nicht-Datenraum-Mitglieder in dem Verzeichnis deaktiviert. Wählen
Sie „Senden an Datenraummitglieder“, dann muss der Empfänger Mitglied des Datenraums sein,
Zugriffsberechtigung auf das Ablage-Verzeichnis haben und sich vor dem Zugriff auf das Dokument
am Datenraum anmelden.
„Senden an Externe mit PIN“
Diese Versandart erfordert von dem Empfänger vor dem Zugriff auf das Dokument die Eingabe einer
Einmal-PIN, die ihm per E-Mail zugesendet wird. In der Historie des Dokumentes wird die E-Mail
Adresse des Empfängers registriert.
Senden an Externe“
Wählen Sie diese Versandart, wenn Sie ein Dokument an einen Empfänger schicken möchten, der
kein Mitglied des Datenraums ist oder der sich nicht als solcher authentifizieren muss, um auf das
Dokument zuzugreifen. In der Historie des Dokumentes wird die E-Mail Adresse des Empfängers
registriert.
„Auslieferformat“
Die verfügbaren Auslieferformate werden durch das Ablageverzeichnis und die gewählte Versandart
bestimmt. Von den verfügbaren Formaten, wird das am stärksten geschützte vorausgewählt. Falls der
Datenraum beide Formate zulässt, kann der Benutzer beide Formate gleichzeitig auswählen.
„Brainmark“
Welche Ausprägung das Brainmark-Format hat, wird durch die Datenraum-Konfiguration und durch
die Sicherheitskategorie des Ablage-Ordners bestimmt. Nur bestimmte Datei-Formate können in ein
Brainmark-Format konvertiert werden (Word, Excel, PowerPoint, PDF, XPS, TXT, und die Bildformate
TIFF, JPEG, GIF, BMP, PNG).
6. E-Mail Archivierung in einen Datenraum
Das Brainloop Outlook Add-In ermöglicht die einfache Ablage empfangener E-Mails in einen sicheren Datenraum.
Selektieren Sie die zu archivierenden E-Mails in Ihrem Microsoft Outlook Posteingang mit der Maus und
klicken Sie dann auf den Knopf „Speichern in den Datenraum“. Es öffnet sich ein Brainloop Outlook Add-In
Dialog mit den folgenden Optionen:
„Auslieferung über“
Wählen Sie hier den Ordner im Datenraum, in dem Sie die E-Mail und/oder Anlagen speichern
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möchten. Es wird der zuletzt verwendete Ordner angezeigt. Über die Auswahlliste bzw. über die
„Browse“ Funktion können Sie einen anderen Ordner wählen.
„Nur Anlagen speichern“
Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur die Anlagen ohne den E-Mail Text speichern wollen.
„Format für die Ablage der E-Mail“
Bestimmt in welchem Format der E-Mail Text als Dokument im Datenraum gespeichert wird. Wählen
Sie:
„.msg“
um den E-Mail Text im nativen Microsoft Outlook Format abzuspeichern
„.html / .rtf / .txt“
um den E-Mail Text in dem Format zu speichern, das Sie beim Editieren der E-Mail verwenden.
Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Optionen auf „OK“
Die E-Mail und/oder die angehängten Dokumente werden als Einzeldokumente im ausgewählten Ordner
gespeichert oder ggfls. in einem separaten Ordner zusammengefasst. Zusätzliche Informationen wie z.B.
der Absender der E-Mail werden in das Beschreibungsfeld der neuen Dokumente geschrieben.
© Copyright © 2009, Brainloop AG. Alle Rechte vorbehalten.
Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Besitzer.
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