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HEIMAG München optimiert die
Immobilienverwaltung mit einer SAP ERP
Lösung von IBM Global Business Services
Überblick
 Die Herausforderung
in Kombination mit IBM Express
die Einhaltung von Vorschriften der
Nach der Übernahme der HEIMAG
Real Estate for SAP Business All-
Finanzmarktaufsicht. Die Daten
München hatte die Migration zu
in-One, SAP Strategic Enterprise
der HEIMAG werden nahtlos an die
einer neuen ERP Plattform, die die
Management und SAP NetWeaver
Muttergesellschaft weitergeleitet,
Integration wertvoller Daten des
Business Warehouse. Innerhalb
sodass die GEWOFAG diese
neuen Tochternunternehmens
eines halben Jahres implementierten
Daten in ihre Geschäftsanalysen
in die Datensysteme der
die Mitarbeiter von IBM und der
einbeziehen und die
Gruppe ermöglichte, für das
HEIMAG die Lösung für 25 Benutzer
Wirtschaftsleistung des gesamten
Immobilienunternehmen
und stellten außerdem SAP
Unternehmens beurteilen kann.
GEWOFAG oberste Priorität. Zeit
NetWeaver Business Warehouse
war kostbar und die GEWOFAG
und SAP Strategic Enterprise
wollte möglichst rasch Nutzen
Management in Betrieb.
aus dem Immobilienbestand
der HEIMAG ziehen. Bei der
 Die Lösungskomponenten
Branche: Immobilien
Anwendungen: IBM Express Real
 Die Vorteile
Estate for SAP Business All-in-
HEIMAG wurde eine proprietäre
Die HEIMAG ist nun vollständig
One, SAP® ERP 6.0, SAP Real
Software eingesetzt, die von einem
als Tochterunternehmen der
Estate Management, SAP Strategic
Drittanbieter gehostet wurde, wenig
GEWOFAG integriert und stellt
Enterprise Management, SAP
Einfluss auf die Datenqualität
der Muttergesellschaft rechtzeitig
NetWeaver® Business Warehouse,
zuließ und nicht erweiterbar war.
präzise Daten bereit. Durch den
SAP Treasury Management
Das System verfügte über keine
Einsatz der SAP Anwendungen ist
Services: IBM Global Business
Funktion für die Finanzplanung.
die Überprüfung und Überarbeitung
Services
Daten wurden daher manuell
manuell eingegebener Daten
übertragen, was oft zu Fehlern und
überflüssig geworden. Die
doppelter Arbeit führte.
Datenqualität hat sich verbessert,
da es je Anwesen und Kunden nur
 Die Lösung
einen Stammdateisatz und somit
IBM Global Business Services
keine sich widersprechenden
unterstützte die HEIMAG bei der
Datenquellen oder Lücken in
Implementierung von SAP ERP
den Immobiliendaten gibt. Dies
6.0, SAP Real Estate Management
erleichtert die Finanzprüfung sowie
„IBM Express und die
Mitarbeiter von IBM
Global Business Services
haben es uns ermöglicht,
eine SAP Lösung zu
implementieren, die
beinahe jeden Aspekt
unserer zentralen
Geschäftsprozesse
vereinfacht und
verbessert.“
Christian Kiefer, Leiter Mietwohnungen und
Wohnbauverwaltung der HEIMAG
Die HEIMAG München GmbH ist
Christian Kiefer, Leiter Mietwohnungen
ein Immobilienunternehmen, das
und Wohnbauverwaltung der HEIMAG.
in München Wohnungen baut,
„Als kleines Unternehmen hatten wir
vermietet, verwaltet und instand hält.
nicht genug interne IT-Mitarbeiter, um
Das Unternehmen beschäftigt gut 50
ein eigenes System zu betreiben; daher
Mitarbeiter und erwirtschaftet jährlich
war dieses Modell gut für uns geeignet.
einen Umsatz in Höhe von ungefähr elf
Millionen Euro.
Allerdings bot das System nicht alle
Funktionen, die wir benötigten, sodass
Seit 2008 ist die HEIMAG zu 70 %
wir außerdem mit verschiedenen
Eigentum der GEWOFAG, dem
Tabellenarbeitsblättern und
größten Immobilienunternehmen von
anderen Prozessen arbeiteten,
München, das 30.000 Wohnungen in
insbesondere für die Erstellung
der Stadt besitzt und 4.000 weitere
von Berichten zu Leerständen und
verwaltet. Die übrigen 30 % hält
Instandhaltungskosten –in unserer
die Gesellschaft für Wohnungs-
Branche kritische Bereiche. Als wir
und Gewerbebau (GWG) Baden-
ein Teil der GEWOFAG-Gruppe
Württemberg. Um den effektiven
wurden, waren diese manuellen
Betrieb innerhalb der GEWOFAG-
Berichtsprozesse nicht länger
Gruppe zu ermöglichen, musste die
praktikabel und es war klar, dass wir zu
HEIMAG ihre Geschäftsprozesse
einer neuen ERP Plattform wechseln
und IT-Systeme den Verfahren der
mussten.“
Muttergesellschaft anpassen.
Ziele auf Gruppenebene
Ziele auf Unternehmensebene
Auch aus der Sicht der GEWOFAG
„Wir nutzten ein ERP System mit
war es wichtig, dass die HEIMAG auf
dem Namen GES, das als Hosted
ein neues ERP System umrüstete. Die
Service bereitgestellt wurde“, erläutert
GEWOFAG hatte bereits seit mehr als
zehn Jahren SAP ERP Anwendungen
eingesetzt und für die Verwaltung
zentraler Geschäftsprozesse wie
Buchhaltung, Planung und Kalkulation,
den zentralen Einkauf und interne
Zahlungen zwischen den Unternehmen
der Gruppe ein ausgeklügeltes
Standardtemplate entwickelt. Um
den Geschäftsbetrieb und das
IT-Management zu vereinfachen und
Kosten zu senken, hatte die Einbindung
der HEIMAG in die SAP Umgebung
der Gruppe oberste Priorität für die
IT-Services-Abteilung der GEWOFAG.
Roland Kaiser, Leiter SAP
Anwendungen der GEWOFAG
IT-Services sagt: „Wir wussten, dass
wir mit einer homogenen IT-Umgebung
auf der Grundlage von SAP ERP
Im Rahmen dieser Vorgehensweise
Anwendungen unsere zentralen
nutzte IBM Global Business Services
Geschäftsprozesse sowohl innerhalb
die Leistungen von Business
der HEIMAG als auch in der gesamten
Analytics and Optimization, um die
Unternehmensgruppe effektiver
GEWOFAG dabei zu unterstützen,
verwalten konnten.“
aus Daten Erkenntnisse zu
gewinnen. Dies bietet eine größere
IBM Express als Basis
Transparenz der Finanzdaten,
Das von der GEWOFAG entwickelte
was zu einer Verbesserung der
SAP Template basiert auf IBM Express
Analysen und einer Optimierung
Real Estate for SAP Business All-
des Datenflusses innerhalb des
in-One, SAP Strategic Enterprise
Tochterunternehmens HEIMAG
Management und SAP NetWeaver®
sowie zur Muttergesellschaft
Business Warehouse. Diese IBM
GEWOFAG beitragen würde.
„Für ein Projekt dieser
Größenordnung war
das eine sehr knappe
Frist, aber mit der
Unterstützung von
IBM Global Business
Services konnten wir
unser Ziel erreichen.“
Christian Kiefer, Leiter Mietwohnungen und
Wohnbauverwaltung der HEIMAG
Lösung bietet alle Grundfunktionen,
die nach Branchenstandards für ein
Einhaltung knapper Fristen mit IBM
effizientes Immobilienmanagement
Global Business Services
erforderlich sind. Die meisten
„Bei der HEIMAG hatten wir es
kundenspezifischen Anpassungen,
uns zum Ziel gesetzt, die SAP
die an der Lösung vorgenommen
Umgebung zum Jahresanfang
wurden, richten sich nach
in Produktion zu bringen. Damit
SAP Standards, wodurch die
hatten wir nur sechs Monate Zeit,
Kompatibilität mit SAP Upgrades
um die gesamte Implementierung
verbessert wird. Außerdem hat sich
abzuschließen“, so Kiefer. „Für ein
die Lösung in zahlreichen echten
Projekt dieser Größenordnung war
Implementierungen bewährt, sodass
das eine sehr knappe Frist, aber mit
die HEIMAG und GEWOFAG sich
der Unterstützung von IBM Global
darauf verlassen konnten, dass die
Business Services konnten wir unser
Implementierung einfach und schnell
Ziel erreichen.“
ablaufen würde.
Kaiser fügt hinzu: „Die Fit-GapDie Berater von IBM Global Business
Analyse in Verbindung mit dem
Services hielten eine Reihe von
von der GEWOFAG und IBM
Workshops mit den Mitarbeitern
entwickelten SAP Template hat
der GEWOFAG IT-Services und der
uns eine Menge Zeit gespart, da
HEIMAG ab, in denen die Daten im
der Aufwand für die Entwicklung
herkömmlichen System analysiert
und Anpassung von SAP dadurch
und die beste Vorgehensweise für
minimiert wurde. Parallel zum
die Migration in die SAP Umgebung
HEIMAG-Projekt strukturierten wir
besprochen wurden. Die drei Teams
die Buchhaltungsumgebung der
verfolgten einen Fit-Gap-Ansatz,
gesamten Gruppe um; es war also
d. h. sie betrachteten sowohl die
eine beeindruckende Leistung, dass
bestehenden Prozesse als auch das
es uns gelang, die Frist einzuhalten.
Standardtemplate, bestimmten die
Wir haben ein gutes Verhältnis zu
Unterschiede und entschieden dann,
IBM Global Business Services
ob der jeweilige Prozess, das Template
aufgebaut und die Zusammenarbeit
oder beides zu ändern seien.
mit unserem Team funktioniert gut.“
LÖSUNGSUMGEBUNG
Software: IBM® Express Real Estate for
SAP® Business All-in-One, SAP ERP
6.0, SAP Real Estate Management,
SAP Strategic Enterprise
Management, SAP NetWeaver®
Business Warehouse, SAP Treasury
Management
Benutzer: 25 Stammnutzer
„SAP ERP bietet eine
deutlich größere
Transparenz, wodurch
es uns möglich wurde,
Fehler zu erkennen
und zu beheben, die
wir mit dem alten
System überhaupt nicht
bemerkt hatten.“
Christian Kiefer, Leiter Mietwohnungen und
Wohnbauverwaltung der HEIMAG
IBM Global Business Services half bei
Bessere Datenqualität
der Erstellung einer standardisierten
Aus der Sicht der HEIMAG besteht
Dokumentation, die während des
einer der wichtigsten Vorteile der
gesamten Projekts genutzt wurde,
Lösung darin, dass durch sie die
und bei der Implementierung von
Geschäftsdaten präziser, konsistenter
Protokollen, die es allen am Projekt
und vollständiger sind.
Beteiligten ermöglichte, effektiv
miteinander zu kommunizieren.
„Als wir das System zum ersten Mal
nutzten, bemerkten wir ein paar
Die IBM Mitarbeiter richteten auch
Probleme mit den Masterdaten, die
ein Framework für Tests und die
von der alten Plattform herrührten“,
Fehleranalyse ein, mithilfe dessen
berichtet Kiefer. „SAP ERP bietet
die Datenqualität verbessert
eine deutlich größere Transparenz,
und Nacharbeiten während der
wodurch es uns möglich wurde,
Migrationsphase auf ein Minimum
Fehler zu erkennen und zu beheben,
reduziert werden konnten. Ein
die wir mit dem alten System
Ergebnis der Datenbereinigung war
überhaupt nicht bemerkt hatten!“
eine erhebliche Leistungssteigerung.
Genauigkeit
Die Lösung wurde planmäßig
Im Vergleich mit den alten Prozessen,
in Betrieb genommen und die
die Arbeitsblätter einsetzten, bietet
HEIMAG stellte sie unmittelbar
die SAP Lösung viel leistungsfähigere
den 25 Benutzern, die die
Möglichkeiten, Daten zu überprüfen
zentralen Geschäftsprozesse des
und zu validieren. Dadurch werden
Unternehmens abwickeln, zur
Berichte und Prognosen genauer.
Verfügung. Die neue Umgebung
basiert auf SAP ERP 6.0 und bietet
„Zum Beispiel verwendeten wir
Funktionen für Finanzbuchhaltung,
früher ein Tabellenarbeitsblatt,
Controlling, unternehmensweites
um die Gründe, aus denen
Finanzmanagement, flexibles
Mietverhältnisse gekündigt wurden,
Immobilienmanagement,
zu dokumentieren“, berichtet Kiefer.
Landnutzungsmanagement,
„Jemand musste dieses Arbeitsblatt
Investitionsmanagement,
manuell prüfen und tatsächlich zu
Materialwirtschaft,
den Mitarbeitern hingehen und
Projektmanagement und
fragen, ob sie es korrekt auf dem
Gebäudeinstandhaltung.
aktuellen Stand hielten. Mit SAP
fragt das System jetzt, wenn eine
Außerdem implementierte das
Kündigung eingegeben wird, den
Unternehmen SAP NetWeaver
Grund ab und alle Daten befinden
Business Warehouse und SAP
sich an einem einzigen Ort. Fehlt
Strategic Enterprise Management
irgendeine Information oder ist ein
zur Erstellung konsolidierter Finanz-
Eintrag nicht aktuell, wird dies sofort
und Managementberichte, zur
offensichtlich. Als Ergebnis kann
präzisen Planung, Budgetierung
man sich, wenn man einen Bericht
und Prognose sowie zur Erzeugung
erstellt, darauf verlassen, dass er alle
von Balanced Scorecards für das
wichtigen Daten enthält und eine gute
Leistungsmanagement.
Entscheidungsgrundlage ist.“
Kaiser pflichtet ihm bei: „Jetzt haben
für Immobilienmanagement,
wir endlich das Gefühl, dass die Daten
Finanzbuchhaltung und
tatsächlich der HEIMAG ,gehören‘.“
Controlling, kann ich das Budget
In der Vergangenheit gab es die
für Instandhaltungsmaßnahmen
Daten zwar, aber es war nicht immer
wesentlich besser überwachen
möglich, sie zu finden oder sich auf
und verwalten – und noch dazu in
sie zu verlassen. Dank SAP ist die
Echtzeit!“
Datenstruktur so transparent, dass
Mitarbeiter und Manager sich leicht
Einfache Einführung
einen guten Überblick verschaffen
Vor diesem Projekt hatten die
können.“
Mitarbeiter der HEIMAG keine
Erfahrung mit SAP Software und es
Konsistenz und Vollständigkeit
gab gewisse Bedenken, dass sie
„Ein weiterer wichtiger Faktor, den
die Nutzung des neuen Systems
ich hervorheben möchte, ist die
schwierig finden würden. In
lückenlose Integration, die SAP bietet“,
Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern
fährt Kaiser fort. „Das System umfasst
von GEWOFAG IT-Services führte
einfach alles: vom Anruf des Kunden,
IBM jedoch umfassende Schulungen
der eine Reparatur anfordert, bis hin
durch und brachte ihre IT-Kenntnisse
zur Rechnung des Handwerkers. Und
schnell auf das erforderliche Niveau.
da es nur dieses eine System gibt, gibt
es auch nur eine Version der Fakten
„Es lässt sich beobachten,
und wir können uns darauf verlassen,
dass SAP ERP, weil es so hoch
dass die Informationen, die uns
entwickelt ist, neue Benutzer
vorliegen, konsistent sind.“
zunächst einschüchtert“, so Kaiser.
„Zum Glück konnten wir auf die
Kiefer sagt: „Zur technischen Seite
langjährige Erfahrung der GEWOFAG
von SAP kann ich mich nicht äußern,
mit SAP zurückgreifen und ein
aber aus geschäftlicher Sicht ist es
Schulungsprogramm erarbeiten, das
sehr beeindruckend. Unser altes
es den Benutzern bei der HEIMAG
System bot keine Funktionen für
einfacher machte. Dadurch merkten
Finanzplanung und Budgetierung,
sie, dass die Lösung weniger
und jetzt, da wir diese Aufgaben in
kompliziert war, als sie ursprünglich
einer einzigen Lösung bearbeiten
gedacht hatten, und sogar die
können, merken wir wirklich den
Mitarbeiter, für die SAP völlig neu war,
Unterschied. Ich kann nicht nur
konnten das System beinahe sofort
sehen, wie hoch unsere Ausgaben
nach der Migration nutzen.“
waren, sondern was genau wir
bestellt haben und was unsere
Fazit
künftigen Verbindlichkeiten sind.
Das Hauptziel der GEWOFAG
Dadurch wird es für mich einfacher,
und der HEIMAG, innerhalb der
zu entscheiden, ob unser Budget für
Gruppe eine einzige, standardisierte
ein bestimmtes Vorhaben ausreicht
Systemumgebung zu erstellen,
oder ob wir warten sollten, bis wir mehr
die die Standardisierung der
Finanzmittel verfügbar haben. Durch
Geschäftsprozesse und die
die gemeinsame Nutzung der Daten
Zusammenarbeit zwischen den
durch die Lösungskomponenten
Unternehmen der Gruppe fördert,
„Wir wussten, dass wir
mit einer homogenen
IT-Umgebung auf der
Grundlage von SAP
ERP Anwendungen
unsere zentralen
Geschäftsprozesse sowohl
innerhalb der HEIMAG
als auch in der gesamten
Unternehmensgruppe
effektiver verwalten
konnten.“
Roland Kaiser, Leiter SAP Anwendungen der
GEWOFAG IT-Services
wurde erreicht. Die erweiterten
Berichtsfunktionen von SAP Strategic
Enterprise Management unterstützen
Entscheidungsträger der HEIMAG
dabei, das Geschäft effektiver zu
steuern, und die leitenden Manager
der GEWOFAG, die Leistung der
HEIMAG innerhalb der Gruppe zu
beurteilen.
„Unter einem noch weiteren
Blickwinkel betrachtet verschafft
uns die verbesserte Fähigkeit,
unsere Daten innerhalb der HEIMAG
und gruppenweit innerhalb der
GEWOFAG zu verwalten, wichtige
Wettbewerbsvorteile“, so Kaiser.
„Zum Beispiel betonen die Banken
immer mehr, dass Unternehmen
ihre Finanzen genau im Griff haben
müssen. Wenn wir zeigen, dass
wir unsere Daten unter Kontrolle
haben, zeigen wir auch, dass wir
für Investoren ein geringeres Risiko
darstellen als andere Unternehmen in
der Branche.“
Kiefer resümiert: „IBM Express und die
Mitarbeiter von IBM Global Business
Services haben es uns ermöglicht,
eine SAP Lösung zu implementieren,
die beinahe jeden Aspekt unserer
zentralen Geschäftsprozesse
vereinfacht und verbessert.“
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oder beiden. UNIX ist ein eingetragenes
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Alle zitierten Kunden-Beispiele
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die Ergebnisse, die sie erzielt haben.
Die tatsächlichen Umgebungskosten
und Leistungscharakteristiken variieren
entsprechend den Konfigurationen und
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bereits in einer Installation genutzt worden
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SPC03293-DEDE-00 (Dezember 2010)