VERHALTENSKODEX

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VERHALTENSKODEX

October 2015
VERHALTENSKODEX
SEIEN SIE INFORMIERT.
TUN SIE DAS RICHTIGE.1
Inhaltsverzeichnis
Warum ein Verhaltenskodex?................................................................................................................................................ 4
Der Verhaltenskodex geht uns alle an................................................................................................................................... 4
Sprechen Sie offen und ohne Furcht..................................................................................................................................... 5
Richtlinie gegen Vergeltung.................................................................................................................................................. 5
Einen Vorfall in aller Offenheit melden................................................................................................................................... 5
Ressourcen zum Stellen von Fragen oder Melden von Problemen...................................................................................... 6
Verstöße gegen Buchhaltungs- und interne Revisionsrichtlinien.......................................................................................... 7
Verhaltenskodex-Hotline........................................................................................................................................................ 7
Verpflichtung von Teamleitern und anderen bei Berichten über potenzielle Kodexverstöße............................................... 8
Verstöße gegen den Kodex................................................................................................................................................... 8
Umgang mit den Teams ....................................................................................................................................................... 9
Vereinigungsfreiheit............................................................................................................................................................... 9
Vielfalt, Integration und Diskriminierungsverbot.................................................................................................................... 9
Globale Menschenrechte.................................................................................................................................................... 10
Sicherheit am Arbeitsplatz.................................................................................................................................................. 11
Respekt am Arbeitsplatz..................................................................................................................................................... 12
Gewalt am Arbeitsplatz....................................................................................................................................................... 12
Drogen und Alkohol............................................................................................................................................................. 13
Umgang mit anderen.......................................................................................................................................................... 14
Unser Geschäft................................................................................................................................................................... 14
Kunden und Lieferanten...................................................................................................................................................... 14
Verbraucher......................................................................................................................................................................... 15
Datenschutz für Verbraucher und Mitarbeiter..................................................................................................................... 16
Soziale Medien.................................................................................................................................................................... 16
Mitbewerber........................................................................................................................................................................ 17
Informationen über Mitbewerber......................................................................................................................................... 18
Umwelt................................................................................................................................................................................. 19
Regierung............................................................................................................................................................................ 19
Internationale Geschäftstätigkeit......................................................................................................................................... 20
Umgang mit dem Unternehmen.......................................................................................................................................... 21
Unsere Informationen und Unternehmensressourcen........................................................................................................ 21
Interessenkonflikte............................................................................................................................................................... 21
Vertrauliche Informationen.................................................................................................................................................. 23
Nutzung von Unternehmensressourcen.............................................................................................................................. 25
Geschenke, Einladungen und andere Gefälligkeiten......................................................................................................... 26
Geschenke, Einladungen und Gefälligkeiten an Regierungsmitarbeiter............................................................................ 28
Aufbewahrung von Aufzeichnungen................................................................................................................................... 29
Finanzberichterstellung ...................................................................................................................................................... 30
Betrugsprävention............................................................................................................................................................... 31
Richtiges Handeln entspricht der Philosophie von Kimberly-Clark.................................................................................... 32
Nummern für die Verhaltenskodex-Hotline......................................................................................................................... 33
2
SEHR GEEHRTE MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER
VON KIMBERLY-CLARK,
seit Jahren wird Kimberly-Clark als Unternehmen
geschätzt, das korrekt handelt. In den vergangenen
Jahren haben wir für unser ethisches Management
zahlreiche Preise bekommen und sind unter anderem
ausgezeichnet worden als eine der „World’s Most Ethical
Companies“, der Firmen mit den höchsten ethischen
Geschäftsstandards, die vom internationalen ThinkTank Ethisphere nominiert werden. Ich bin sehr stolz
darauf, dass unseren Kimberly-Clark Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern unser Ruf am Herzen liegt. Ganz
besonders wichtig ist es uns, „authentisch“ zu sein, was
bei Kimberly-Clark bedeutet, dass wir unsere Tradition
der Ehrlichkeit und Integrität aufrechterhalten und uns
auch weiterhin engagiert für richtiges Handeln einsetzen
werden. Das haben wir bisher getan, und diesem
Standard fühlen wir uns auch weiterhin verpflichtet.
Ein guter Ruf ist viel wert. Gerade in einer global
vernetzten Welt wie der heutigen werden Unternehmen –
und auch ihre Mitarbeitenden – genauer überprüft
und hinterfragt als je zuvor. Es ist eine große
Herausforderung, von jeder Mitarbeiterin und jedem
Mitarbeiter von Kimberly-Clark jederzeit und überall die
Einhaltung unseres Verhaltenskodex in allen Bereichen
zu erwarten. Aber ich vertraue darauf, dass wir uns
dieser Herausforderung stellen, denn wir alle möchten für
ein Unternehmen mit derart hohen Prinzipien arbeiten.
Nehmen Sie sich bitte die Zeit, den Verhaltenskodex von
Kimberly-Clark zu lesen und zu verstehen. Hinterfragen
Sie ihn. Richten Sie sich danach. Erwarten Sie das
Gleiche auch von Ihren Kolleginnen und Kollegen.
Wenn wir alle dies tun, werden wir auch weiterhin
gemeinsam zur Bewahrung einer mehr als 140 Jahre
alten Tradition bei Kimberly-Clark beitragen.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas J. Falk
Chairman of the Board und
Chief Executive Officer
wie Tom Falk in seinem Brief bereits erwähnte, ist unser
Ruf als Unternehmen und als Einzelpersonen viel wert.
Als Leiter der Rechtsabteilung ist es meine Aufgabe,
gemeinsam mit Ihnen diesen Ruf zu schützen. Dazu gehört
auch, Ihnen die für Ihre Arbeit relevanten rechtlichen
Anforderungen zu erläutern und die Erwartungen deutlich
zu machen, die Kimberly-Clark an uns stellt. In vielen
Situationen gehen die Erwartungen von Kimberly-Clark
über die Vorgaben des Gesetzgebers hinaus.
Der Verhaltenskodex von Kimberly-Clark ist ein wertvoller
Ratgeber für die ethischen Fragen, die von Zeit zu Zeit
im Umgang mit Teammitgliedern, Kunden, Lieferanten,
Mitbewerbern und der Öffentlichkeit auftreten. Lesen Sie
den Kodex, und machen Sie sich darüber Gedanken,
inwiefern er Sie und Ihre Arbeit betrifft. Machen Sie sich
Ihre Pflichten in Bezug auf den Verhaltenskodex bewusst,
wie z. B. das Melden möglicher Verstöße und die Mithilfe
bei offiziellen Untersuchungen.
Bei Fragen oder Anliegen können Sie sich an die
entsprechenden Ressourcen wenden, die in einer
Liste im Kodex aufgeführt sind. Sie können sich an Ihren
Teamleiter oder an die Mitarbeitenden der Personal- oder
Rechtsabteilung wenden, wenn Sie eine Situation mit einer
anderen Person besprechen möchten, um so eine Lösung
zu finden. Wenn Sie anonym bleiben möchten, steht Ihnen
auch die Verhaltenskodex-Hotline zur Verfügung. Mit
Fragen oder Anliegen zur Einhaltung des Verhaltenskodex
und zum Unternehmensstandard in Bezug auf Integrität
und Ethik können Sie sich außerdem jederzeit gern direkt
an mich wenden. Lassen Sie uns alle gemeinsam daran
arbeiten, unseren guten Ruf zu wahren.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas J. Mielke
Leiter der Rechtsabteilung
3
WARUM EIN VERHALTENSKODEX?
Wir von Kimberly-Clark bieten Wesentliches für ein
besseres Leben. Unsere One K-C Werte sind die
Prinzipien und Ideale, die uns zu dem gemacht haben,
was wir heute sind, und die Art Unternehmen definieren,
das wir in Zukunft sein wollen. Wir sind:
Authentisch – Bei Kimberly-Clark glauben wir an
die Fortsetzung unserer Tradition der Ehrlichkeit und
Integrität und unseren engagierten Einsatz für richtiges
Handeln. Wir streben danach, eines der erfolgreichsten
Unternehmen der Welt zu sein, das sein Gelingen harter
Arbeit und Fair Play verdankt.
Verantwortlichkeit – Wir übernehmen die Verantwortung
für unser Unternehmen und unsere Zukunft. Für unsere
Geschäftstätigkeit und für uns selbst setzen wir uns hohe
Ziele und versuchen dann, sie zu übertreffen. Wir fühlen
uns persönlich in der Verantwortung, unser Potenzial
individuell wie auch auf Teamebene auszuschöpfen.
Innovationsfreude – Unsere Gründer haben eine
Kultur aufgebaut, in der unternehmerischer Geist,
eine experimentierfreudige Produktentwicklung und
Kreativität im Marketing gefördert werden. Wir fühlen uns
auch weiterhin neuen Ideen verpflichtet, die für unsere
Kunden und Partner einen Mehrwert schaffen. Wir sind
uns darüber im Klaren, dass das Beste von heute der
Maßstab ist, den wir morgen übertreffen müssen.
Soziales Engagement – All das und der wahre
Respekt untereinander sowie der soziale Einsatz für
die Gemeinschaften, in denen wir leben und arbeiten,
machen Kimberly-Clark zu einem Unternehmen, für das
die Menschen gern arbeiten und mit dem sie auf der
ganzen Welt Geschäftsverbindungen eingehen wollen.
Wir sind davon überzeugt, dass unser Geschäftsgebaren
ebenso wichtig ist wie unsere Geschäftsergebnisse.
Integrität und hohe ethische Normen stehen im
Mittelpunkt des Geschäfts von Kimberly-Clark. Der
Verhaltenskodex stärkt als Leitfaden für den ethisch
verantwortungsbewussten, seriösen und angemessenen
Umgang mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden,
Mitbewerbern und der Öffentlichkeit unsere Werte.
Die Integration dieser Werte in unser Leben und das
Verhalten gemäß unseren One K-C Verhaltensweisen
der Vertrauensbildung, Entscheidungsfindung, des
kontinuierlichen Fortschritts, kundenorientierten Denkens,
der ständigen Verbesserung und Talenteförderung sind
die Grundlagen für unseren Erfolg.
Es ist nicht möglich, in diesem Verhaltenskodex sämtliche
rechtlichen Bestimmungen und alle Richtlinien von
Kimberly-Clark für jede gegebene Situation abzudecken.
Vielmehr stellt der Kodex ein Grundgerüst für ethische
Normen dar, in dessen Rahmen alle Mitarbeitenden
des Unternehmens zu arbeiten angehalten sind. Diese
Normen gehen oftmals über die Mindestanforderungen
des Gesetzgebers hinaus. Der Kodex ist bei allen unseren
Bemühungen, ethisch einwandfrei und angemessen
zu arbeiten, ein wichtiges Nachschlagewerk.
In einer sich rasch verändernden Welt, in der
Innovationen der Schlüssel sind, um sich auf dem Markt
zu behaupten, erwarten wir von unseren Teams, dass
sie intelligente Risiken eingehen, um an die Spitze zu
kommen. Gleichzeitig sind wir unseren Werten, unseren
One K-C Verhaltensweisen und dem richtigen Handeln
verpflichtet. Der Kodex bietet unseren Mitarbeitenden
die notwendige Führung.
Wenn Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter von KimberlyClark den Verhaltenskodex lesen und verstehen, haben
Sie den ersten wichtigen Schritt getan, um unsere
Geschichte, Kultur und Erwartungen kennenzulernen.
Nichts ist für unseren Erfolg bei Kimberly-Clark wichtiger,
als die ethischen Normen zu verstehen und umzusetzen,
die in unserem Kodex erläutert werden.
Der Kodex geht uns alle an
Jeder Einzelne ist verpflichtet, den Verhaltenskodex zu
lesen und zu verstehen. Dieser Kodex betrifft sämtliche
Mitarbeitenden an allen Standorten von KimberlyClark weltweit. Der Verhaltenskodex gilt auch für
Vorstandsmitglieder der Kimberly-Clark Corporation.
Er beeinträchtigt oder beschränkt in keinster Weise die
Rechte der Mitarbeiter, die ihnen durch örtliche Gesetze
zugesprochen werden.
Wenn sich aufgrund örtlicher Sitten, Gebräuche oder
Gesetze Normen ergeben, die vom Verhaltenskodex
abweichen, sollten Sie bei der Rechtsabteilung Rat
einholen.
Jede Einzelperson ist für die Einhaltung des
Verhaltenskodex, das Melden möglicher Kodexverstöße
und die Mithilfe bei offiziellen Untersuchungen selbst
verantwortlich.
4
Sprechen Sie offen und ohne Furcht
Einen Vorfall in aller Offenheit melden
Es gibt viele Gründe, warum Sie mögliche Kodexverstöße
vielleicht lieber für sich behalten möchten. Vielleicht sind Sie
nicht sicher, dass es wirklich passiert ist. Vielleicht möchten
Sie niemandem „Ärger machen“ oder befürchten, jemand
könnte es Ihnen „heimzahlen“. Vielleicht denken Sie, Sie
seine nicht dafür zuständig.
Wer einen Vorfall in aller Offenheit meldet, ist nach gutem
Glauben der Ansicht, dass gegen den Verhaltenskodex
verstoßen wurde, selbst wenn der eigentliche Verstoß
nicht bestätigt werden kann. Dazu zählt nicht, wenn
diese Meldung als Vergeltungsmaßnahme gegen einen
anderen gedacht ist, Ihnen in einem persönlichen Konflikt
einen Vorteil verschafft oder jemand dadurch schikaniert
oder eingeschüchtert werden soll. Eine unehrliche
Meldung im Zusammenhang mit dem Verhaltenskodex
stellt an sich einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex
dar. Wenn Sie Vergeltungsmaßnahmen gegen sich
vermuten, melden Sie dies ebenso wie einen Verstoß
gegen den Verhaltenskodex.
Wer aber richtig handeln möchte, darf kein Blatt vor den
Mund nehmen. Es besteht immer auch die Möglichkeit,
Anliegen anonym vorzubringen. Mitarbeitende, die Probleme
ansprechen, spielen eine wichtige Rolle für die Erhaltung
eines ethisch einwandfreien Arbeitsplatzes. Sie haben
die Verpflichtung, Informationen weiterzugeben, damit
das Unternehmen schnell reagieren und entsprechende
Maßnahmen ergreifen kann. Am besten können Sie einen
wichtigen Beitrag leisten, indem Sie unethisches und illegales
Verhalten am Arbeitsplatz melden, sobald Sie es wahrnehmen.
Richtlinie gegen Vergeltung
Unser Unternehmen hat sich verpflichtet, die Rechte
derer, die in gutem Glauben Probleme im Zusammenhang
mit dem Verhaltenskodex unter Berücksichtigung der
Richtlinie gegen Vergeltung melden, zu schützen. Unser
Unternehmen wird nicht gegen jemanden vorgehen, der:
Eine Angelegenheit meldet, die er für einen Verstoß gegen
unseren Kodex, unsere Richtlinien oder das Gesetz hält.
•
•Eine
Frage zur Einhaltung des Kodex stellt oder
Rat bezüglich einer bestimmten Geschäftspraktik,
Entscheidung oder Handlung sucht.
•
Bei der Untersuchung eines möglichen Verstoßes mithilft.
Sie können weder Ihre Anstellung oder Zuwendungen
verlieren noch degradiert, suspendiert, bedroht, belästigt oder
diskriminiert werden, weil Sie ein Problem in Bezug auf den
Verhaltenskodex gemeldet oder eine unternehmensinterne
Untersuchung unterstützt haben. Auch die Mitarbeiter, die mit
der Untersuchung von Verstößen beauftragt werden, stehen
unter dem Schutz dieser Richtlinie gegen Vergeltung.
Vergeltungsaktionen von Mitarbeitern führen zu
Disziplinarmaßnahmen, die bis hin zu einer Kündigung
reichen können.
F.
In den verschiedenen Ländern gibt
es unterschiedliche Kulturen und Gesetze.
Gilt der Kodex für alle Standorte weltweit?
A.
Ja. Die im Kodex festgehaltenen
Verhaltensregeln gelten weltweit für alle
Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem
Standort. Wenn sich aufgrund örtlicher Sitten,
Gebräuche oder Gesetze Normen ergeben,
die vom Verhaltenskodex abweichen, sollten
Sie bei der Rechtsabteilung Rat einholen.
F.
Ich habe gesehen, wie mein Teamleiter
etwas tat, was mir unethisch erschien, aber ich
habe nicht den Mut, diesen möglichen Verstoß zu
melden. Bekomme ich Probleme oder schade
ich seinem Ruf, wenn ich den Vorfall melde?
A.
Nein. Sie können durch die Meldung eines
Vorfalls weder selbst Probleme bekommen, noch
dem Ruf des Teamleiters schaden. Sie werden
nicht für Meldungen zur Verantwortung gezogen,
die Sie in gutem Glauben gemacht haben, selbst
wenn sich der Verdacht als falsch erweisen
sollte. Untersuchungen werden objektiv, fair und
vertraulich durchgeführt, um sicherzustellen,
dass der Ruf von Mitarbeitenden unbeschadet
bleibt. Sämtliche Meldungen von Verstößen und
Vergeltungsmaßnahmen werden gründlich und
umfassend untersucht.
5
Ressourcen zum Stellen von Fragen
oder Melden von Problemen
Sie können sich auch mit dem Leiter der Rechtsabteilung
von Kimberly-Clark in Verbindung setzen:
Es ist wichtig, dass vermutete Verstöße gegen
den Verhaltenskodex gemeldet werden, damit das
Unternehmen potenzielle Probleme erkennen und
ggf. beseitigen kann. Wir sind daher alle in der Pflicht,
vermutete Verstöße gegen den Verhaltenskodex
zu melden. Leiten Sie sämtliche Anliegen an die
entsprechende Ebene und Stelle weiter. Folgen Sie
dabei dem Protocol for Reporting and Escalation of
Code of Conduct Issues (Protokoll zur Meldung bei
Problemen mit dem Verhaltenskodex). Wenn Sie Fragen
zum Verhaltenskodex haben oder Verstöße vermuten,
stehen verschiedene Ansprechpartner zur Verfügung.
Ihr Teamleiter:
Telefon: +1-972-281-1216
Postanschrift: Kimberly-Clark Corporation
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
USA
Attention: Legal Department
Fax: +1-972-281-1492
Mitarbeiter des Teams für Compliance, einschliesslich
Chief Compliance und Ethics Officer:
Telefon:+1-920-721-6731
2001 Marathon Avenue
Neenah, WI 54956
USA
Attention: Chief Compliance und
Ethics Officer
Wir ermutigen Sie ausdrücklich, sich mit Ihren Fragen
und Anliegen an Ihren Teamleiter zu wenden. Wenn Sie
dies nicht möchten oder den Eindruck haben, dass Ihr
Teamleiter nicht die erforderlichen Maßnahmen ergreift,
gibt es weitere Möglichkeiten:
Fax: Ein anderer Team-Leiter
Ein Mitglied der Personalabteilung:
Mitarbeiter der Sicherheitsabteilung:
Sie können sich mit der Personalabteilung Ihres
Geschäftsbereichs bzw. Ihres Landes in Verbindung
setzen.
E-Mail:
[email protected]
Telefon:
+1-888-288-8216 (USA und Kanada)
+1-443-716-2301 (internationale
R-Gespräche)
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
USA
Attention: Global Security Department
Fax:
+1-972-281-1236
Ein Mitglied der Rechtsabteilung:
Sie können sich mit dem Rechtsbeistand Ihres
Geschäftsbereichs bzw. Ihres Landes in Verbindung
setzen oder mit der für Sie zuständigen Rechtsabteilung.
+1-920-225-3126
Verhaltenskodex-Hotline:
Die Verhaltenskodex-Hotline wird auf der nächsten Seite
ausführlicher beschrieben. Über die VerhaltenskodexHotline können Sie Probleme anonym melden. Beachten
Sie bitte, dass die Verhaltenskodex-Hotline in manchen
Ländern aufgrund rechtlicher Bestimmungen nicht
angeboten wird.
F.
Ich habe ein Anliegen, das vom
Verhaltenskodex nicht abgedeckt ist.
Heißt das, es gibt kein Problem?
A.
Der Verhaltenskodex kann
unmöglich zu sämtlichen Fragen oder
ethischen Problemen Stellung nehmen.
Wenn Ihnen eine Situation problematisch
erscheint, bitten Sie Ihren Teamleiter oder
eine der im Ressourcenabschnitt aufgelisteten
Personen um Rat.
6
VerstöSSe gegen Buchhaltungs- und
Verhaltenskodex-Hotline
interne Revisionsrichtlinien
Verstöße gegen die Richtlinien des Unternehmens in
Bezug auf Buchhaltung und interne Revision können
schwerwiegende Folgen für Kimberly-Clark und
seine Aktionäre haben. Wenn Sie Verstöße in diesen
Bereichen vermuten, wenden Sie sich bitte an eine
der folgenden Stellen:
Leiter der Rechtsabteilung:
+1-972-281-1216
Telefon:
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
USA
Attention: General Counsel
Fax: +1-972-281-1492
-ODER-
Damit alle Mitarbeitenden mögliche Verstöße gegen
den Verhaltenskodex bei Bedarf auch anonym melden
können, wurde die Verhaltenskodex-Hotline eingerichtet.
Sie können sich telefonisch oder über das Internet
an die Verhaltenskodex-Hotline wenden. Ihre Daten
werden von einem von Kimberly-Clark unabhängigen
Unternehmen aufgenommen, das diesen Service auch
vielen anderen Unternehmen zur Verfügung stellt.
•Die
Hotline ist ohne Ausnahme täglich rund um die
Uhr besetzt.
•Sie
können Ihre Meldung in einer beliebigen
Sprache übermitteln.
•Sie
können Ihre Meldung anonym übermitteln,
wenn Sie das möchten.
Telefon-Hotline:
USA: +1-800-482-6020
Vorsitzender des Revisionsausschusses:
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
USA
Attention: Corporate Secretary
Außerhalb der USA: Eine Liste der Telefonnummern
finden Sie unter folgendem Link:
Fax: Internet-Hotline:
+1-972-281-1578
-ODER-
Internationale Telefonnummern für mögliche
Verhaltenskodexverstöße
Website für die Meldung möglicher
Verhaltenskodexverstöße über das Internet
Verhaltenskodex-Hotline
7
Verpflichtung von Teamleitern
und anderen bei Berichten über
potenzielle KodexverstöSSe
Teamleiter und andere Personen, die Meldungen über
potenzielle Kodexverstöße erhalten, spielen eine wichtige
Rolle für das Aufrechterhalten des Verhaltenskodex.
Kimberly-Clark ermutigt die Mitarbeitenden ausdrücklich
dazu, sich mit Anliegen an ihre jeweiligen Teamleiter
zu wenden. Teamleiter und andere Personen, die
Meldungen über potenzielle Kodexverstöße erhalten,
müssen vorbereitet sein und wissen, wie sie mit solchen
Meldungen umgehen sollen. Als Teamleiter sollten Sie:
•
Sicherstellen, dass Sie selbst mit dem Kodex vertraut
sind, und Ihr Verhalten daran ausrichten
•
Aktiv gegen Verstöße gegen den Kodex oder das
Gesetz durch Teammitglieder vorgehen
VerstöSSe gegen den Kodex
Verstöße gegen den Verhaltenskodex sind ernste
Vergehen. Verstöße gegen den Verhaltenskodex,
unsere Richtlinien oder das Gesetz können zu
Disziplinarmaßnahmen bis hin zu einer Kündigung
führen. Alles hängt von den Fakten eines jeden
einzelnen Falls ab, einschließlich der Art und
Schwere des Verstoßes.
Alle Disziplinarverfahren werden überprüft, um
sicherzustellen, dass Verstöße konsequent behandelt
werden. Wenn es sich bei den Verstößen gegen den
Kodex auch um einen Verstoß gegen das Gesetz
handelt, können Geldbußen, Ordnungsstrafen,
Strafverfolgung und andere Rechtsmittel einer
Regierungsbehörde oder eines Gerichts die Folge sein.
•
Teammitglieder
wissen lassen, dass Sie für ihre
Fragen und Anliegen zur Verfügung stehen
•
Die
Fragen und Anliegen der Teammitglieder
ernst nehmen
Wenn Ihnen ein möglicher Verstoss gegen den
Verhaltenskodex gemeldet wird:
•
Scheuen Sie sich nicht, selbst Rat zu suchen, bevor
Sie reagieren.
•
Leiten Sie sämtliche Anliegen an die entsprechende
Ebene und Stelle weiter. Folgen Sie dabei dem
Protocol for Reporting and Escalation of Code of
Conduct Issues (Protokoll zur Meldung bei Problemen
mit dem Verhaltenskodex).
•
Unterstützen Sie Teammitglieder, die Verdachtsmomente
ehrlich ansprechen, und behandeln Sie sie mit Respekt.
•
Vermitteln Sie Teammitgliedern niemals das Gefühl,
dass Ihre Anliegen ignoriert werden.
•
Sorgen Sie dafür, dass gegen Personen, die
mögliche Verstöße gegen den Kodex melden,
keine Vergeltungsaktionen erfolgen.
8
UMGANG MIT DEM TEAM
Vereinigungsfreiheit
Kimberly-Clark
ist davon überzeugt,
dass unser Erfolg von
gegenseitigem Vertrauen
und Respekt abhängt.
Unser Handeln in allen
Bereichen ist von
Teamwork geprägt.
Wir sehen uns dem Recht unserer Mitarbeitenden
auf Vereinigungsfreiheit verpflichtet, darunter:
•Dem Recht, sich unter Einhaltung geltender nationaler
Rechte und Gepflogenheiten zu organisieren
•Dem Recht zu Tarifverhandlungen durch selbst
gewählte Vertreter
•Dem Recht der gewählten Vertreter, jederzeit
angemessenen Zugang zu unseren Mitarbeitenden
zu erhalten und deren Interessen wahrzunehmen
•Dem Recht, an anderen geschützten Aktivitäten
teilzunehmen
•Dem Recht, an diesen Aktivitäten nicht teilzunehmen
Weitere Informationen finden Sie hier:
Human Rights in Employment Policy;
(Richtlinie zu Menschenrechten am Arbeitsplatz)
Human Rights in Employment Policy Instructions
(Anleitung zur Richtlinie zu Menschenrechten
am Arbeitsplatz)
Vielfalt, Integration und
Diskriminierungsverbot
Wir engagieren uns für die Entwicklung einer global
vielfältigen Arbeitnehmerschaft auf der Grundlage
von Chancengleichheit. Dies umfasst Folgendes:
•Einstellung einer global vielfältigen Arbeitnehmerschaft,
ihre Förderung und die Unterstützung ihrer beruflichen
Entwicklung
•Einstellung, Schulung, Förderung und Entschädigung auf
der Grundlage von Fähigkeit, Leistung, Erfahrung und
Verhalten der Mitarbeitenden ohne Berücksichtigung von
Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Hautfarbe, Geschlecht,
sexueller Ausrichtung, Alter, Religion, Konfession,
Herkunft, Geschlechtsidentität, Behinderung, rechtlich
geschützter Freistellung, Veteranenstatus oder anderen
rechtlich geschützten Kategorien
•Anerkennung und Nutzung der Vielfalt der Talente,
Fähigkeiten und Erfahrungen anderer
•Offenheit gegenüber allen Sichtweisen und Schaffung
einer Vertrauensbasis, damit andere diese Sichtweisen
bedenkenlos äußern können
Employee Resource Group Guidelines
(Gruppenrichtlinien für Mitarbeiterressourcen); Diversity
Toolkit (Vielfalt-Toolkit); Diversity & Inclusion Homepage
(Homepage Vielfalt & Integration); Human Rights in
Employment Policy (Richtlinie zu Menschenrechten
am Arbeitsplatz); Human Rights in Employment Policy
Instructions (Anleitung zur Richtlinie zu Menschenrechten
am Arbeitsplatz); Human Resources Development and
Diversity Policy (Richtlinie zu Personalentwicklung und
Vielfalt); Company Position Statement on Harassment and
Other Inappropriate Behaviors (Unternehmensposition zu
Belästigung und anderem unangemessenen Verhalten)
9
Globale Menschenrechte
Kimberly-Clark engagiert sich weltweit für die
Anerkennung der Menschenrechte. Für den Schutz
der Menschenrechte haben wir bestimmte Normen
entwickelt und erwarten auch von unseren Lieferanten
und Geschäftspartnern, dass sie diesen Normen folgen:
•Zulassung
von Vereinigungsfreiheit und
Tarifverhandlungen
•
Absicherung gegen Kinderarbeit
F.
Ich habe zufällig mitbekommen,
wie mein Teamleiter einem Mitarbeitenden
einen religiösen Witz erzählte, der diesem
unangenehm war. Ich möchte nicht zwischen
die Fronten geraten. Was soll ich tun?
A.
•Bereitstellung
Melden Sie den Vorfall. Alle Angestellten
haben das Recht auf einen Arbeitsplatz, an
dem sie von Mitarbeitenden und Teamleitern
mit Würde und Respekt behandelt werden. Sie
sollten den Vorfall Ihrem Personalbeauftragten
oder der Verhaltenskodex-Hotline melden,
auch wenn Sie sich dabei unwohl fühlen.
Ansprechpartner bei Fragen oder Meldungen
•
Schutz der Umwelt
F.
•
Verbot von Korruption und Bestechung
•Absicherung
gegen Zwangsarbeit und Verstöße
gegen Arbeitnehmerrechte
•Diskriminierungsverbot
•Einhaltung
der Gesetze bezüglich Arbeitszeit,
Lohn und der Sozialgesetzgebung
eines sicheren und gesunden
Arbeitsplatzes
Social Compliance (Einhaltung Sozialer Normen);
Human Rights in Employment Policy (Richtlinie zu
Menschenrechten am Arbeitsplatz); Human Rights
in Employment Policy Instructions (Anleitung zur
Richtlinie zu Menschenrechten am Arbeitsplatz); Human
Resources Development and Diversity Policy (Richtlinie
zu Personalentwicklung und Vielfalt); Company Position
Statement on Harassment and Other Inappropriate
Behaviors (Unternehmensposition zu Belästigung
und anderem unangemessenen Verhalten)
Ich habe den Verdacht, dass mir eine
Beförderung aufgrund meines Geschlechts
verweigert wurde.
Was soll ich tun?
A. Melden Sie den Vorfall. Die
Unternehmensrichtlinien von Kimberly-Clark
fordern, dass Personalentscheidungen
ohne Rücksicht auf das Geschlecht der
Kandidaten getroffen werden müssen. Wenn
Sie den Verdacht haben, unfair behandelt
worden zu sein, melden Sie uns dies bitte.
VERHALTENSTIPP
Bitte melden Sie es, wenn Sie Zeuge
werden oder bemerken, dass ein
Lieferant oder Anbieter gegen eine
dieser Menschenrechtsnormen verstößt.
10
Sicherheit am Arbeitsplatz
Wir bei Kimberly-Clark sind davon überzeugt, dass
Verletzungen und Erkrankungen am Arbeitsplatz
verhindert werden können. Weder Produktionsvorgaben,
Kosten- oder Zeitsparmaßnahmen noch
Wettbewerbsvorteile sind es wert, Verletzungen
zu riskieren.
Wir sehen uns folgenden Punkten verpflichtet:
•
Dafür zu sorgen, dass der Sicherheit im Rahmen
unserer grundlegenden Verpflichtung zu sozialem
Engagement höchste Priorität eingeräumt wird
•
Unsere Ansicht, dass Verletzungen und Erkrankungen
am Arbeitsplatz verhindert werden können, in
unsere Aktivitäten in den Bereichen Forschung und
Entwicklung, Fertigung, Auslieferung und Vertrieb
einzubinden
•
Gewährleisten, dass Sicherheit und Hygiene am
Arbeitsplatz die entsprechenden Gesetze und
Bestimmungen erfüllen oder übertreffen
•
Normen und technische Richtlinien zu Sicherheit
und Hygiene am Arbeitsplatz auf der Grundlage
von bewährten Praktiken aufzustellen
•
Streben nach ständiger Verbesserung der eigenen
Ergebnisse in den Bereichen Sicherheit und Hygiene
•
Alle Mitarbeitenden von Kimberly-Clark zu ermutigen,
zur Verbesserung der Sicherheit beizutragen
Global Occupational Safety and Hygiene (GOSH) (Globale
Richtlinien zu Sicherheit und Hygiene am Arbeitsplatz)
VERHALTENSTIPP
Rufen Sie sich bei Ihrer täglichen Arbeit
immer wieder die folgenden drei Grundsätze
in Erinnerung:
1.„Passen Sie auf sich auf“
Ich werde mich weigern, Aufgaben
durchzuführen, die mir unsicher erscheinen,
für die ich nicht ausreichend geschult bin oder
für die mir die erforderlichen Werkzeuge fehlen.
2.„Passen Sie auf Ihre Kollegen auf“
Ich werde sofort jede Person zur Rede stellen,
die eine Aufgabe durchführt oder im Begriff
ist durchzuführen, die mir unsicher erscheint,
und ich werde jede Person daran hindern,
eine Aufgabe durchzuführen, für die sie nicht
ausreichend geschult ist.
3.„Hören Sie auf Ihre Kollegen“
Ich werde sofort meine Arbeit einstellen,
wenn mich jemand wegen meiner derzeitigen
Aufgabe zur Rede stellt. Ich werde den Konflikt
mit Respekt und gutem Willen lösen und ggf.
Unterstützung von einer weiteren Person
anfordern, bevor ich fortfahre.
F.
Mein Teamleiter hat ein unsicheres
Verfahren zur Beschleunigung des
Produktionsprozesses vorgeschlagen.
Ich weiß, dass unsere Produktionsvorgaben
sehr wichtig sind, jedoch scheint mir das
neue Verfahren nicht sicher genug zu sein.
Was soll ich tun?
A. Melden Sie den Vorfall. Gehen Sie
keine Kompromisse in Bezug auf Sicherheit
ein. Weder Produktionsvorgaben, Kosten- oder
Zeitsparmaßnahmen noch Wettbewerbsvorteile
sind es wert, Verletzungen zu riskieren. Jeder
Mitarbeitende hat im angemessenen Rahmen
das Recht, eine Arbeit zu verweigern, die als
gesundheitsgefährdend oder unsicher empfunden
wird. Ansprechpartner bei Fragen oder Meldungen
11
Respekt am Arbeitsplatz
Gewalt am Arbeitsplatz
Wir sehen es als unsere Pflicht, für eine
Arbeitsatmosphäre ohne Belästigung, Einschüchterung
und anderem unangebrachten Verhalten zu sorgen.
Wir engagieren uns für einen gewaltfreien Arbeitsplatz.
Für uns alle gilt:
Beispiele für Belästigung:
•Unerwünschte
sexuelle Annäherung, Fordern
sexueller Gefälligkeiten und andere verbale oder
körperliche Verhaltensweisen sexueller Natur
• A
nzügliche
oder beleidigende Bemerkungen,
Witze und Bilder, die Rasse, Hautfarbe, Geschlecht,
sexuelle Ausrichtung, Geschlechtsidentität, Alter,
Religion, Konfession, Herkunft, Behinderung,
Veteranenstatus oder andere geschützte Kategorien
zum Inhalt haben
Beispiele für unangemessenes Verhalten:
•
Lautstarke Wutanfälle
•
Beleidigungen
• M
elden
Sie jedes Verhalten (physisch oder
psychisch), bei dem ein Mitarbeitender gewalttätig
behandelt oder ihm Gewalt angedroht wird.
• F
ühren
Sie auf dem Unternehmensgelände bzw.
bei offiziellen Unternehmensveranstaltungen keine
Waffen mit sich bzw. verwenden Sie keine Waffen.
Jede gemeldete Situation, bei der auch nur ansatzweise
die Möglichkeit von Gewalt am Arbeitsplatz besteht,
auch wenn dies nur als Scherz gedacht war, wird von der
Personalabteilung und der globalen Sicherheitsabteilung
eingehend untersucht.
Global Security – Workplace Violence
(Globale Sicherheit – Gewalt am Arbeitsplatz)
• O
bszöne
Bemerkungen gegenüber einer
anderen Person
•
Drohung und Einschüchterung
•
Öffentlicher Hohn und Spott
•
Bewusster Ausschluss einer Person aus einer Gruppe
Human Rights in Employment Policy (Richtlinie zu
Menschenrechten am Arbeitsplatz); Human Rights
in Employment Policy Instructions (Anleitung zur
Richtlinie zu Menschenrechten am Arbeitsplatz);
Company Position Statement on Harassment and Other
Inappropriate Behaviors (Unternehmensposition zu
Belästigung und anderem unangemessenen Verhalten)
12
Drogen und Alkohol
Wir engagieren uns für einen drogenfreien Arbeitsplatz.
• A
lkohol,
nicht rezeptpflichtige Medikamente,
Narkotika und jegliche andere gesetzlich als
„Rauschmittel“ eingestuften Substanzen dürfen
am Arbeitsplatz weder hergestellt, verkauft
noch mitgeführt werden. Davon ausgenommen
sind gesetzlich zugelassene und verschriebene
Medikamente, die die Arbeitsleistung in keinster
Weise beeinträchtigen. Eine weitere Ausnahme bildet
der Ausschank alkoholischer Getränke im Rahmen
einer offiziellen Unternehmensveranstaltung.
• N
ehmen
Sie an den von Kimberly-Clark angebotenen
Informationsveranstaltungen zu den Gefahren von
Sucht und Drogenmissbrauch teil.
• W
enden
Sie sich an das vertrauliche Programm zur
Unterstützung von Kimberly-Clark Mitarbeitenden,
wenn Drogen- oder Alkoholmissbrauch Ihre
Leistung am Arbeitsplatz oder die Leistung
anderer beeinträchtigt.
• A
lle
Mitarbeitenden sind verpflichtet, sich testen zu
lassen, wenn sie am Arbeitsplatz unter dem Einfluss
von Drogen oder Alkohol zu sein scheinen oder wenn
Verdacht auf eine Verletzung dieser Richtlinie besteht.
Alle Bewerber müssen sich vor der Einstellung einem
Drogentest unterziehen.
Alcohol, Drugs and Other Controlled Substances Policy
(Richtlinie zu Alkohol, Drogen und anderen Rauschund Betäubungsmitteln); Alcohol, Drugs and Other
Controlled Substances Policy Instructions (Anleitung zur
Richtlinie zu Alkohol, Drogen und anderen Rausch- und
Betäubungsmitteln)
F.
Ich bin Teamleiter. Einige meiner
Teammitglieder und ich trafen uns zum
Essen mit der Vertreterin eines Anbieters.
Einer meiner Teammitglieder stand unter
Alkoholeinfluss und flirtete mit der Vertreterin
und einer weiteren Kollegin. Ich sprach
dieses Verhalten nicht an, weil ich es für
eine persönliche Angelegenheit hielt.
Habe ich richtig gehandelt?
A. Nein. Wenn Sie unangemessenes
Verhalten eines Teammitglieds tolerieren,
vermitteln Sie den Eindruck, dass
dieses Verhalten akzeptabel sei. Alle
Mitarbeiter sind verpflichtet, Kollegen und
Geschäftspartnern mit Respekt zu begegnen,
unabhängig davon, in welcher Situation das
Aufeinandertreffen stattfindet. Der übermäßige
Konsum von Alkohol am Arbeitsplatz
(z. B. auf dem Unternehmensgelände,
an Unternehmensarbeitsplätzen,
auf Geschäftsreisen und/oder bei
Unternehmensveranstaltungen) oder
in Anwesenheit von Kollegen und
Geschäftspartnern wird nicht geduldet.
Sie sollten mit dem Teammitglied über
angemessenes Verhalten sprechen.
F.
Ich bekam zufällig mit, wie ein Mitarbeiter
einen anderen bedrohte, der aber nicht den Mut
hat, den Vorfall zu melden.
Was soll ich tun?
A. Melden Sie den Vorfall sofort.
Kimberly-Clark toleriert weder Gewalt noch
Gewaltandrohungen und wird alle Meldungen
untersuchen. Sie sind zum Handeln
verpflichtet, wenn Ihnen eine Bedrohung eines
Mitarbeitenden bekannt ist. Ansprechpartner
bei Fragen oder Meldungen
13
UMGANG MIT ANDEREN
KUNDEN UND LIEFERANTEN
UNSER GESCHÄFT
Schon seit Unternehmensgründung
ist faires Geschäftsgebaren einer
der fundamentalen Werte von
Kimberly-Clark. Wir sind davon
überzeugt, dass Ehrlichkeit
und Vertrauenswürdigkeit die
Voraussetzung für langfristige
Beziehungen sind. Auch in unserer
modernen Welt setzen wir alles
daran, diesem Wert treu zu bleiben.
Wir engagieren uns für den fairen Umgang mit unseren
Kunden und Lieferanten.
•Vermeiden
Sie es, Kunden oder Lieferanten in die Irre
zu führen, falsch darzustellen, zu täuschen oder zu
übervorteilen.
•Wenn
Sie von einem Fehler erfahren – ob zugunsten
von Kimberly-Clark oder nicht – korrigieren Sie ihn.
•Folgen
Sie den Beschaffungsverfahren von KimberlyClark, bevor Sie einen Lieferanten beauftragen.
•Dem
Einkauf bei Lieferanten und dem Verkauf an
Kunden sollten angemessene Geschäftsüberlegungen
in Bezug auf Qualität, Preis, Service, Zuverlässigkeit,
die Verpflichtung zu Nachhaltigkeit und
Menschenrechten zugrunde liegen.
•Wenn
Sie im Namen des Unternehmens Waren
oder Dienstleistungen einkaufen, behandeln Sie
alle potenziellen Lieferanten fair und ehrlich.
•Schmiergelder
oder Bestechungsgelder dürfen
niemals angeboten, gezahlt, gefordert oder
entgegengenommen werden.
•Geschenke,
Einladungen oder Gefälligkeiten, die zu
einem unzulässigen geschäftlichen Vorteil bei einem
Kunden führen könnten, werden nicht geduldet.
(Siehe Geschenke, Einladungen und andere
Gefälligkeiten in diesem Kodex.)
•Lieferanten
für Kimberly-Clark müssen alle lokalen
und nationalen Gesetze, Regeln, Bestimmungen und
Anforderungen in Bezug auf Herstellung und Vertrieb
unserer Produkte, unseres Verbrauchsmaterials und
die Bereitstellung von Dienstleistungen erfüllen. In
sämtlichen Verträgen und Auftragserteilungen von
Kimberly-Clark ist von den Lieferanten zu erklären,
dass sie die Supplier Social Compliance Standards
(Verpflichtung zur Einhaltung Sozialer Normen durch
Lieferanten, „SSCS“) beachten.
Kimberly-Clark Purchasing Manual (Handbuch für
den Einkauf); Supplier Social Compliance Standards
(Verpflichtung zur Einhaltung Sozialer Normen durch
Lieferanten)
14
Verbraucher
Gehen Sie niemals Kompromisse in Bezug auf
Produktqualität oder -sicherheit ein.
•
Kimberly-Clark
steht für sichere und qualitativ
hochwertige Produkte, und dieser Ruf ist eines
unserer wertvollsten Güter. Wir sehen uns in der
Pflicht, Produkte anzubieten, die sicher sind und
unsere Kunden zufriedenstellen.
•
Gesundheit,
Sicherheit und Wohlbefinden unserer
Kunden stehen für uns an erster Stelle. Rechtliche
Vorgaben und Verordnungen sowie die Industrienormen
zu Produktsicherheit und -qualität erfüllen oder
übertreffen wir. Tag für Tag arbeiten wir daran, uns
durch all unsere Handlungen und Entscheidungen
das Vertrauen unserer Kunden zu verdienen.
•
Wir
sehen uns in der Pflicht, sichere und qualitativ
hochwertige Produkte in all unseren Marken
anzubieten. Das Vertrauen unserer Kunden
bewahren wir uns, indem wir überlegene Produkte
entwerfen und herstellen. Das beginnt beim Einkauf
unserer Rohstoffe und setzt sich fort, bis das fertige
Produkt vom Kunden verwendet wird.
•Jeder
von uns leistet seinen Beitrag dazu,
dass wir unseren Kunden die sicheren und
qualitativ hochwertigen Produkte bieten können,
die sie erwarten. Machen Sie sich mit den
Qualitätsstandards, -richtlinien und -verfahren
vertraut, die bei Ihnen vor Ort für Produkte und
Aktivitäten gelten.
F.
In unserer Produktion haben wir ein
Rohmaterial bekommen. Das Material sah anders
aus als das Material, mit dem ich normalerweise
arbeite; möglicherweise ist es schadstoffbelastet.
Mein Teamleiter sagt, dass wir diesen Auftrag so
schnell wie möglich bearbeiten müssen und ich
mir keine Sorgen machen, sondern es einfach
verwenden soll. Was soll ich tun?
A. Stellen Sie die Arbeit ein, und melden
Sie den Vorfall. Gehen Sie niemals Kompromisse
in Bezug auf die Qualität oder Sicherheit unserer
Produkte ein. Weder Produktionsvorgaben noch
Zeitsparmaßnahmen sind es wert, das Vertrauen
unserer Kunden in uns aufs Spiel zu setzen.
Stellen Sie die Arbeit ein, und wenden Sie sich
an den Qualitätsverantwortlichen Ihrer Abteilung,
damit festgestellt werden kann, ob das Material
sicher ist und unseren Qualitätsanforderungen
entspricht. Ansprechpartner bei Fragen oder
Meldungen
•
Handeln
Sie niemals in einer Art und Weise, die
das Vertrauen des Kunden in uns untergraben oder
ein Risiko für die Qualität oder Sicherheit unserer
Produkte darstellen könnte.
•
Wenn
Sie etwas sehen, hören oder bemerken, das
sich negativ auf die Qualität oder Sicherheit eines
Produkts von Kimberly-Clark auswirken könnte oder
ausgewirkt hat, melden Sie dies unverzüglich Ihrem
Teamleiter, Geschäftsbereich oder der Abteilung für
Unternehmensqualität/Produktsicherheit.
Quality of the Corporation’s Products and Services
Policy (Qualitätsrichtlinie zu Produkten und
Dienstleistungen des Unternehmens); Quality of
the Corporation’s Products and Services Policy
Instruction (Anleitung zur Qualitätsrichtlinie zu
Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens);
Safety of the Company’s Products and Services
Policy (Sicherheitsrichtlinie zu Produkten und
Dienstleistungen des Unternehmens); Safety of the
Corporation’s Products and Services Policy Instruction
(Anleitung zur Sicherheitsrichtlinie zu Produkten
und Dienstleistungen des Unternehmens); Quality
Management System (Qualitätsmanagementsystem).
15
VerstoSS gegen die Regeln in Bezug
auf Datenschutz für Verbraucher
und Mitarbeitende
Bei unserer alltäglichen Arbeit haben viele von uns
Zugriff auf personenbezogene Informationen zu unseren
Mitarbeitenden, Lieferanten, Geschäftspartnern und den
Verbrauchern unserer Produkte. Demnach sind wir dazu
verpflichtet, diese persönlichen Daten unter Einhaltung
der „Kimberly-Clark Corporate Policy and Policy
Instructions on Data Privacy“ (Unternehmensrichtlinie
und Anleitungen der Richtlinie von Kimberly-Clark
zum Datenschutz), der vertraglichen Pflichten und
der anwendbaren und zutreffenden Gesetze und
Vorschriften zur Wahrung der Privatsphäre und des
Datenschutzes zu schützen.
Dazu sorgen wir für administrative, technische und
physikalische Absicherungen. Wir setzen diese
Absicherungen ein, um diese Daten vor Zerstörung,
Verlust, Manipulation, Zugriff, Offenlegung oder
Verwendung, egal, ob versehentlich, ungesetzlich
oder nicht autorisiert, zu schützen. Wenn wir diesen
Verpflichtungen nicht nachkommen würden, könnten
Regierungsmaßnahmen, die Schädigung unseres
Rufs, mögliche Gerichtsverfahren, Geldbußen und
Ordnungsstrafen die Folge sein.
Es ist äußerst wichtig, dass wir uns unserer
Verantwortung bewusst sind und unserer Sorgfaltspflicht
nachkommen, um unsere Verpflichtungen in Bezug
auf die Behandlung dieser Daten umzusetzen. Dies
gilt auch für Mitarbeiter von Kimberly-Clark, die mit
Drittanbietern agieren, die in unserem Namen für die
Verwaltung dieser Beziehungen verantwortlich sind, um
dafür zu sorgen, dass Kimberly-Clark den Datenschutz
gewährleistet.
Data Privacy Policy (Datenschutzrichtlinie);
Data Privacy Policy Instruction (Anleitung zur
Datenschutzrichtlinie); Data Privacy Standards Employee (Datenschutzstandards – Mitarbeiter);
Data Privacy Standards - Consumer
(Datenschutzstandards – Kunden)
Soziale Medien
Soziale Netzwerke (z. B. Facebook, Twitter, LinkedIn,
Weibo) sind ein wichtiges Medium für die persönliche
und geschäftliche Kommunikation. Dennoch müssen
wir Vorsicht walten lassen und gut überlegen, was wir
im Internet veröffentlichen oder teilen.
• Wenn
Sie bei der Arbeit oder auf Geräten von
Kimberly-Clark soziale Netzwerke nutzen, können
Sie keinen Datenschutz erwarten.
• Nur
dazu befugte Mitarbeitende dürfen im Namen von
Kimberly-Clark soziale Medien nutzen. Wenn Sie nicht
dazu befugt sind, sollten Sie bei Veröffentlichungen
stets angeben, dass Sie zwar bei Kimberly-Clark tätig
sind, aber deutlich klarstellen, dass es sich bei allen
Äußerungen um Ihre eigene Meinung und nicht die
von Kimberly-Clark handelt.
• Achten
Sie bei der Nutzung sozialer Medien
(und auch sonst) sorgfältig darauf, niemals
vertrauliche oder unternehmenseigene Informationen
preiszugeben, darunter Betriebsgeheimnisse,
geistiges Eigentum sowie durch Copyright oder
markenrechtlich geschützte Informationen.
• Veröffentlichen
Sie niemals Fotos oder andere
persönliche Daten im Namen von Kimberly-Clark,
ohne zuvor die entsprechende Einwilligung dazu
eingeholt zu haben.
• Seien
Sie bei Ihren Äußerungen im Internet höflich
und zuvorkommend und folgen Sie Ihrem guten
Urteilsvermögen. Veröffentlichen Sie niemals
verleumderische, diskriminierende, belästigende
oder vergeltende Inhalte.
Wenn Sie Fragen über das Veröffentlichen von Inhalten
im Internet haben, können Sie sich mit Ihrem Anliegen
an Ihren Teamleiter, die Personalabteilung oder die
Rechtsabteilung wenden. Weitere Informationen finden
Sie hier: Kimberly-Clark Social Media Guidelines
(Richtlinien von Kimberly-Clark für den Umgang
mit Sozialen Medien)
16
Mitbewerber
Wir engagieren uns in allen Ländern, Staaten und an
allen Orten, in bzw. an denen wir geschäftlich aktiv
sind, für einen fairen Wettbewerb unter Einhaltung
der jeweils geltenden Wettbewerbsgesetze (auch
„Kartellgesetze“). Im Wettbewerb, den wir energisch
und auf der Grundlage ethischer Werte führen, treffen
wir unabhängige Entscheidungen darüber, wie wir
diesen führen können. Wir behandeln Kunden stets fair,
und untergraben niemals den freien Wettbewerb auf
dem Markt.
Verstöße gegen die Wettbewerbsgesetze können
empfindliche Strafen nach sich ziehen, rufschädigend
sein und mit hohen Geld- und sogar Gefängnisstrafen
geahndet werden. Zur Geltendmachung dieser Art von
Gesetzen tauschen immer mehr Länder Informationen
untereinander aus – und so kann eine Untersuchung in
einem Land rasch auf viele Länder übergreifen.
•Verlangen
Sie nicht von unseren Kunden, unsere
Produkte zu von uns festgelegten Preisen zu verkaufen.
Zwar können wir einen Wiederverkaufspreis empfehlen,
aber wir können keinen Kunden dazu zwingen, sich an
diesen zu halten.
• Vereinbaren
Sie nicht mit anderen Unternehmen,
Lieferanten oder Kunden zu boykottieren.
• Wenden
Sie sich an unsere Rechtsabteilung,
um Informationen zu den für Ihr Land geltenden
Gesetzen zu erhalten und unangemessene
Gespräche mit Mitbewerbern zu melden.
Grundsätzlich gilt:
• Sprechen
Sie niemals mit Mitbewerbern über Themen
wie Preise, Verkaufsbedingungen, Geschäftspläne,
Margen, Kosten, Angebote, Produktionskapazitäten,
Lagerbestände, Handelsaktionen oder Preisnachlässe,
die Preis- oder Marketingentscheidungen
beeinflussen könnten.
• Vereinbaren
Sie niemals mit Mitbewerbern die
Festsetzung von Preisen, die Beschränkung von
Produktion oder Verkauf oder die Aufteilung von
Märkten, Kunden oder Lieferanten.
• Lassen
Sie niemals zu, dass Einzelhändler,
Lieferanten oder Kunden Preise am Markt
koordinieren oder dass das Unternehmen in eine
Lage gebracht wird, in der angenommen werden
könnte, dass es dabei als Bindeglied fungiert. Leiten
Sie zum Beispiel niemals Preise eines Einzelhändlers
an einen weiteren Einzelhändler weiter, oder erwähnen
Sie niemals die Preisvorschläge eines Einzelhändlers
gegenüber einem anderen Einzelhändler.
• Dort,
wo wir auf dem Markt sehr stark sind, dürfen
wir diese Marktmacht nicht missbrauchen, indem
wir ihn vereinnahmen, ein Produkt nur in Verbindung
mit einem anderen verkaufen, bei konkurrierenden
Wiederverkäufern unterschiedliche Preise ansetzen,
Preise unterhalb unserer Kosten ansetzen oder
Lieferungen verweigern.
F.
Während eines Gesprächs mit einer
Freundin, die früher bei Kimberly-Clark
arbeitete, erfuhr ich, dass sie jetzt für einen
Mitbewerber arbeitet. Sie stellte mir Fragen
zu bevorstehenden Produkteinführungen und
Werbepreisen und bot mir an, mich über den
Marketing- und Preisplan ihres Unternehmens
zu informieren. Ist es in Ordnung, wenn ich
ein solches Gespräch mit ihr führe?
A. Nein. Sie sollten das Gespräch beenden
und sich unverzüglich an die Rechtsabteilung
wenden. Lassen Sie bei einer Begegnung mit
einem Mitbewerber stets Vorsicht walten, da
ein ungebührlicher Eindruck entstehen kann.
Wenn es trotzdem zu einer solchen Begegnung
kommt, sollten Sie niemals über geschäftliche
Themen wie die von Ihnen erwähnten sprechen,
die zu einer unangemessenen Preisabsprache
führen oder auch nur den Eindruck einer
unangemessenen Preisabsprache erwecken
könnten. Wenn Preise angesprochen werden,
verlassen Sie unverzüglich den Raum, und
wenden Sie sich an die Rechtsabteilung.
17
Informationen über Mitbewerber
Es gehört zum normalen Geschäftsablauf,
dass Informationen über andere Unternehmen,
einschließlich Kunden, Lieferanten und
Mitbewerber, eingeholt werden. Im allgemeinen
Wettbewerbsumfeld ist es unumgänglich, dieser Art
von Wettbewerbsinformationen ausgesetzt zu sein.
Allerdings gibt es durchaus rechtliche und ethische
Grenzen für die Beschaffung von Informationen über
Mitbewerber:
• Verwenden, fordern, akzeptieren oder empfangen Sie
niemals Informationen, für die Kimberly-Clark nicht
legitim befugt ist.
• Wir sollten Informationen nicht durch unlautere Mittel
beschaffen, beispielsweise durch Bestechung oder
die verdeckte Überwachung unserer Mitbewerber.
• Wir sollten niemals Mitarbeitende eines Mitbewerbers
anwerben, um vertrauliche Informationen zu erhalten,
oder Mitarbeitende von Mitbewerbern auffordern,
vertrauliche Informationen über ihren Arbeitgeber
preiszugeben.
• Wenn Ihnen Informationen über einen Mitbewerber
angeboten werden, die vertraulicher Natur zu sein
scheinen, sollten Sie nachfragen, ob die Informationen
vertraulich sind und wie sie beschafft wurden. Wenn
Informationen ähnlicher Natur über Kimberly-Clark
vertraulich sind, müssen Sie davon ausgehen, dass
die Informationen über Mitbewerber ebenso vertraulich
sind und entsprechend behandelt werden müssen.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Informationen
ordnungsgemäß beschafft wurden, wenden Sie sich an
die Rechtsabteilung.
• W
enn das angebotene Material in schriftlicher
Form vorliegt und als „Geheim“, „Vertraulich“ oder
„Firmenintern“ gekennzeichnet ist oder Sie anderweitig
feststellen, dass es sich um vertrauliche Informationen
handelt, sollten Sie es nicht annehmen. Machen Sie
unverzüglich eine Notiz über den Vorfall, und wenden Sie
sich dann an die Rechtsabteilung.
Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential
Information (Richtlinie zu Interessenkonflikten,
Geschenken und Offenlegung vertraulicher
Informationen); Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure
of Confidential Information Instruction (Anleitung
zur Richtlinie zu Interessenkonflikten, Geschenken
und Offenlegung vertraulicher Informationen);
Global Information Technology Standards
(Globale Standards für Informationstechnologie);
K-C Competitive Information Center (K-C
Informationen zu Mitbewerbern); ConfidentialityNonsolicitation Agreement (Vertraulichkeits-/
Abwerbeverbotsvereinbarung); Records Administration
Policy (Richtlinie zur Verwaltung von Aufzeichnungen);
Access Control (Zugriffskontrolle); Proprietary
Information (Firmeneigene Informationen)
F. Ich habe von einer Konferenz eines
Mitbewerbers bei einer Messe erfahren, an
der ich teilnehmen werde. Ich denke nicht,
dass ich zu der Konferenz zugelassen werde,
wenn bekannt ist, dass ich für Kimberly-Clark
arbeite. Kann ich teilnehmen, wenn ich als
Kunde auftrete?
A. Nein. Es ist niemals angemessen,
sich unter Verschleierung der eigenen Identität
Informationen über Mitbewerber zu beschaffen.
Die Beschaffung von Information über
Mitbewerber ist üblich und legitim, solange dies
rechtlich und ethisch einwandfrei geschieht. Sie
sollten sich außerdem an die Rechtsabteilung
wenden, bevor Sie einen Mitbewerber treffen,
da solche Interaktionen kartellrechtlich
bedenklich sein können.
F. Zur Unterstützung meiner Arbeit bei
Kimberly-Clark habe ich einige Dokumente
zu Prozessen meines vorigen Arbeitgebers
aufbewahrt. Kann ich diese bei KimberlyClark verwenden?
A. Das hängt von den Umständen
ab. Wenn die Dokumente vertrauliche
oder unternehmenseigene Informationen
enthalten, dürfen Sie sie bei Kimberly-Clark
nicht verwenden. Kimberly-Clark erwartet
von allen Mitarbeitenden, dass sie jegliche
mit früheren Arbeitgebern getroffene
Vertraulichkeitsvereinbarungen oder andere
Verpflichtungen zur Vertraulichkeit weiterhin
respektieren. Wenn Sie nicht sicher sind,
fragen Sie Ihren früheren Arbeitgeber, und
wenn dann immer noch Zweifel bestehen,
sprechen Sie mit der Rechtsabteilung, bevor
Sie fragliche Informationen annehmen,
benutzen oder verbreiten.
18
Umwelt
Kimberly-Clark hat sich verpflichtet, sein Geschäft in
einer Weise zu führen, die dem Schutz der Umwelt dient
und die nachhaltige Nutzung natürlicher Ressourcen
fördert. Für uns alle gilt:
• Machen
Sie sich mit geltenden Gesetzen und
Bestimmungen vertraut, und halten Sie diese ein.
• M
achen
Sie sich mit sämtlichen Richtlinien von
Kimberly-Clark vertraut, und halten Sie diese ein,
einschließlich der Richtlinien zum Umweltschutz,
zur Abfallminimierung und Deponiebeseitigung sowie
zur Energieeffizienz und Treibhausgasreduzierung
und nicht zuletzt der Normen, die im Rahmen des
unternehmenseigenen Umwelt-, Gesundheits- und
Sicherheitsmanagementsystems eingeführt wurden.
• U
nterstützen
Sie die nachhaltige Nutzung
natürlicher Ressourcen, unter anderem durch
Wasserreinhaltung, Reduzierung und Wiederverwertung
von Abfall und Energieeinsparung. Wir beurteilen
regelmäßig die Leistung in diesen Bereichen und
entwickeln Aktionspläne, um die Erfüllung von
Umweltanforderungen sicherzustellen und unsere
Nutzung natürlicher Ressourcen schonend zu gestalten.
Von allen Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie
verantwortlich und umweltgerecht handeln, indem sie
sich an umweltrelevante Gesetze, Vorschriften und
Normen halten.
Protection of Environment Policy (Umweltschutzrichtlinie);
Protection of Biosphere Instruction (Anleitung zur
Bewahrung des Lebensraums); Waste Minimization and
Landfill Elimination Policy (Richtlinie zur Abfallminimierung
und Deponiebeseitigung); Energy Efficiency and
Greenhouse Gas Reduction Policy (Richtlinie zur
Energieeffizienz und Treibhausgasreduzierung); Fiber
Procurement Policy (Richtlinie zur Beschaffung von
Holzfasern); Fiber Procurement Policy Instruction
(Anleitung zur Richtlinie zur Beschaffung von Holzfasern);
Global Sustainability SharePoint Site
Regierung
Als globales Unternehmen unterliegt Kimberly-Clark
den Gesetzen sämtlicher Länder, in denen wir tätig sind.
Wir haben uns verpflichtet, alle anwendbaren Gesetze,
Regeln und Vorschriften einzuhalten. Dabei darf nicht
vergessen werden, dass die Einhaltung des Kodex nur
den akzeptablen Mindeststandard für unser Verhalten
darstellt. Wo lokale oder besondere Bestimmungen in
Kraft sind und einen höheren Verhaltensmaßstab setzen,
gelten die strengeren Regeln (z. B. beim Umgang mit
medizinischem Fachpersonal). Außerdem gelten die
Gesetze vieler Länder auch für Unternehmensstandorte
und Personal außerhalb ihrer Grenzen. Halten Sie bitte
mit Ihrer zuständigen Rechtsabteilung Rücksprache,
wenn Sie nicht sicher sind, welche Gesetze Sie jeweils
betreffen.
Zusätzlich gilt:
• Weisen
Sie immer ausdrücklich darauf hin, dass Sie
nicht im Namen von Kimberly-Clark sprechen oder
handeln, es sei denn, Sie sind dazu befugt.
• Wenn
Sie von einem Regierungsvertreter mit Bezug
auf Ihre Arbeit kontaktiert werden oder in Verbindung
mit einer offiziellen Untersuchung aufgefordert werden,
Informationen preiszugeben, sollten Sie sich mit der
Rechtsabteilung oder einem Zulassungsmitarbeiter
in Verbindung setzen und beraten lassen.
• Kontaktieren
Sie niemals im Namen von KimberlyClark Regierungsbehörden mit dem Ziel, geltendes
Recht, Bestimmungen oder Entscheidungen zu
beeinflussen, ohne dies zuvor mit der Rechtsabteilung
abgesprochen zu haben. In vielen Ländern gibt es
relevante gesetzliche Bestimmungen oder sogar
Verbote dazu. (Siehe Geschenke, Einladungen und
andere Gefälligkeiten in diesem Kodex.)
Public Statements with Corporate Implications
Policy (Richtlinie zu öffentlichen Stellungnahmen
mit Unternehmensimplikation); Public Statements
with Corporate Policy Instruction (Anleitung zur
Richtlinie zu öffentlichen Stellungnahmen mit
Unternehmensimplikation); Anti-Corruption Policy
(Antikorruptionsrichtlinie); Anti-Corruption Policy
Instruction (Anleitung zur Antikorruptionsrichtlinie)
F.
Ich habe bei Kimberly-Clark Aktivitäten
beobachtet, die eine Gefahr für die Umwelt
darstellen. Was soll ich tun?
A. Melden Sie das Ihrem Teamleiter. Wenn
Sie sich potenzieller Verstöße gegen geltendes
Recht oder Unternehmensrichtlinien bzw.
-verfahren bewusst sind, ist es Ihre Pflicht, diese
zu melden. Der Vorfall oder Umstand wird dann
untersucht und ggf. berichtigt. Ansprechpartner
bei Fragen oder Meldungen
19
Internationale
Geschäftstätigkeit
Als globales Unternehmen,
das häufig Menschen, Produkte,
Technologie, Software, Informationen,
Geld sowie Geräte und Ersatzteile über
Ländergrenzen hinweg bewegt, sind
wir dazu verpflichtet, unabhängig von
unserem Standort alle geltenden
Gesetze und Vorschriften
einzuhalten.
Wenn Sie an der grenzüberschreitenden Bewegung
von Menschen, Produkten, Technologie, Software,
Informationen, Geld oder Geräten beteiligt sind:
•
Müssen
Sie mit allen geltenden Import-/
Exportgesetzen und -vorschriften vertraut sein
und sich daran halten
•
Dürfen
Sie kein verbotenes Verhalten an den
Tag legen
•
Müssen
Sie sämtliche Boykottaufrufe der
Rechtsabteilung melden
Wenden Sie sich an die Rechtsabteilung oder
an die Exportabteilung. Dort erhalten Sie aktuelle
Hilfestellungen, wenn Sie in Bezug auf Ihre
Verpflichtungen unsicher sind.
The Kimberly-Clark Export Controls and Economic
Sanctions Manual (Kimberly-Clark Handbuch zu
Ausfuhrkontrollen und Wirtschaftssanktionen); Consumer
Classification Tool (Kundenklassifizierungstool); Nonwoven
Classification Tool (Faserklassifizierungstool); Professional
Classification Tool (Berufsklassifizierungstool); Information
Technology Export Control Watchlist (Watchlist zu
Ausfuhrkontrollen für Informationstechnologie); KimberlyClark Anti-Boycott Manual (Kimberly-Clark Handbuch
gegen Boykott); Supply Chain Security Programs
(Sicherheitsprogramme für Lieferketten)
F.
Wir bauen gerade eine neue
E-Commerce-Website auf, um Produkte direkt an
Verbraucher zu verkaufen. Um unsere Datenbank
mit Verbraucherinformationen effizient verwalten
zu können, möchten wir einen Dienstleister aus
einem anderen Land beauftragen.
Ist das problematisch?
A. Das hängt von den Umständen ab.
Fragen Sie in der Rechtsabteilung nach. Wenn die
Datenbank mit Verbraucherinformationen einem
Dienstleister in einem anderen Land übermittelt
werden soll, könnte es Datenschutzprobleme
geben. Die einzelnen Länder/Regionen verfügen
über unterschiedliche Regulierungsstrukturen,
um den Schutz personenbezogener Daten
zu gewährleisten. In einigen Ländern könnte
der Export von Verbraucherdaten von einem
Land in ein anderes einen Verstoß gegen
Datenschutzrichtlinien darstellen.
20
UMGANG MIT DEM UNTERNEHMEN
Unsere Informationen und
Unternehmensressourcen
Jeder Einzelne von uns hat die Pflicht,
Unternehmensressourcen zu schützen und
Interessenkonflikte mit dem Unternehmen
zu vermeiden.
Interessenkonflikte
Im täglichen Unternehmensgeschäft hat jeder von uns
die Pflicht, im besten Interesse des Unternehmens
zu handeln und tatsächliche sowie potenzielle oder
scheinbare Interessenkonflikte zu vermeiden. Ein
Interessenkonflikt besteht dort, wo sich persönliche
Interessen, Aktivitäten oder Beziehungen in einer
Transaktion auf Ihr Urteilsvermögen bei Ihren
Handlungen im Namen von Kimberly-Clark auswirken,
Ihre Aktionen beeinflussen oder dazu führen, dass Sie
die Interessen von Kimberly-Clark vernachlässigen.
Einige Interessenkonflikte sind offensichtlich, wie z. B.
Zahlungen als Gegenleistung für den Zuschlag von
Kimberly-Clark Aufträgen für einen bestimmten Anbieter.
Andere Interessenkonflikte sind weniger offensichtlich,
wie z. B. die Zusammenarbeit mit einer Firma, die im
Besitz eines nahen Verwandten ist, selbst wenn diese
Firma das beste Preis-Leistungsverhältnis anzubieten
scheint. Ihre Bedenken in Bezug auf tatsächliche,
potenzielle oder scheinbare Interessenkonflikte sollten
Sie mit Ihrem Teamleiter besprechen oder gegenüber
der Rechtsabteilung offenlegen. Für uns alle gilt:
•Vermeiden
Sie Aktivitäten, durch die
Interessenkonflikte mit dem Unternehmen entstehen
oder entstehen könnten.
•Missbrauchen
Sie niemals Ihre Stellung bei KimberlyClark, um sich selbst zu bereichern.
•Wenn
Sie der Ansicht sind, dass Sie, ein naher
Verwandter oder ein anderer Mitarbeiter oder
Geschäftspartner von Kimberly-Clark sich in einem
tatsächlichen, potenziellen oder scheinbaren
Interessenkonflikt befinden bzw. befindet, sprechen
Sie mit Ihrem Teamleiter und der Rechtsabteilung,
damit die Beziehung untersucht wird.
Nachfolgend sind Beispiele für tatsächliche oder
potenzielle Interessenkonflikte aufgelistet, die gegenüber
der Rechtsabteilung offengelegt werden müssen:
Externe Anstellung
•Sie
oder ein naher Verwandter sind Angestellter,
Dienstleister oder Zahlungsempfänger eines
Mitbewerbers, Lieferanten oder Kunden.
•Sie
oder ein naher Verwandter besitzen eine Firma, die
Geschäftsbeziehungen mit Kimberly-Clark unterhält.
•Sie
gehen einer externen Tätigkeit nach oder haben
Geschäftsinteressen, die Ihre Arbeit bei Kimberly-Clark
beeinträchtigen (z. B. weil Sie in der Arbeitszeit für
Kimberly-Clark Ihrer externen Tätigkeit nachgehen).
•Sie
haben zum eigenen Nutzen (nicht im Namen von
Kimberly-Clark) Geschäftsbeziehungen mit einem
Anbieter, Lieferanten, Kunden oder Dienstleister
von Kimberly-Clark.
Finanzielle Interessen
•Sie
oder ein naher Verwandter haben in ein
Privatunternehmen investiert oder ein anderweitiges
finanzielles Interesse an einem Privatunternehmen,
das Lieferant, Mitbewerber oder Kunde von
Kimberly-Clark ist.
•Sie
oder ein naher Verwandter besitzen mehr
als 1 Prozent der Aktien eines Mitbewerbers,
Lieferanten oder Kunden von Kimberly-Clark.
F.
Ein Freund von mir, dem eine Firma gehört,
die als Anbieter für Kimberly-Clark fungiert,
hat mich gefragt, ob ich in sein Unternehmen
investieren möchte. Kann ich diese Investition
tätigen, wenn ich mein Interesse KimberlyClark gegenüber offenlege?
A. Nein. Eine Investition in einen Anbieter
von Kimberly-Clark stellt einen Interessenkonflikt
dar. Auch wenn Sie Ihre Interessen offenlegen,
schafft das den Konflikt nicht aus der Welt.
F.
Ein Anbieter hat mich eingeladen, auf einer
seiner Konferenzen einen Vortrag zu halten.
Ist das in Ordnung?
Holen Sie die Genehmigung Ihres Teamleiters
ein, bevor Sie bei externen Veranstaltungen
sprechen. Legen Sie bei Vorträgen vor externem
Publikum keine vertraulichen Informationen
offen. Nehmen Sie keine Bezahlungen oder
Spesenvergütungen an, wenn dies einen
Interessenkonflikt verursachen könnte, wie z. B.
dass ein Anbieter eine wohlwollende Behandlung
durch Kimberly-Clark erreicht.
21
Weiterführende Liste tatsächlicher oder potenzieller
Interessenkonflikte:
Gemeinnütziger Bereich
•Sie
arbeiten ehrenamtlich für eine wohltätige oder
andere Organisation, die im Konflikt mit KimberlyClark steht.
•Sie
sammeln während der Arbeitszeit Spenden
für wohltätige Zwecke (sofern die Aktion nicht von
Kimberly-Clark gesponsert wird).
•Sie
bitten Kunden oder Lieferanten um Spenden
für wohltätige Zwecke (sofern die Aktion nicht von
Kimberly-Clark gesponsert wird).
•Sie
werden von Kunden oder Lieferanten um Spenden
für wohltätige Zwecke gebeten (sofern die Aktion
nicht von Kimberly-Clark gesponsert wird).
Vorträge und Präsentationen
•Ihnen
wird von außerhalb des Unternehmens
angeboten, gegen Bezahlung Vorträge und
Präsentationen zu Ihrer Arbeit bei Kimberly-Clark
zu halten.
Persönliche Beziehungen
•Sie
sind Vorgesetzter oder Untergebener eines nahen
Verwandten oder Partners.
•Sie
überlegen, einen nahen Verwandten oder Partner
als Mitarbeiter oder Dienstleister zu engagieren.
Gremien
•Sie
wurden in ein Gremium berufen, fürchten aber,
dass sich diese Tätigkeit auf Ihre Arbeit auswirken
könnte.
•Sie
sind Mitglied in einem Gremium, das eine
Entscheidung fällen muss, die Kimberly-Clark
betreffen könnte.
Information Policy (Richtlinie zu Interessenkonflikten,
of Confidential Information Policy Instruction (Anleitung
zur Richtlinie zu Interessenkonflikten, Geschenken und
Offenlegung vertraulicher Informationen); Sourcing
& Supply Management Manual (Handbuch zum
Beschaffung- & Versorgungsmanagement)
F.
Mein Bruder ist Elektriker und
arbeitet in der Nähe eines unserer Werke.
Er möchte im Werk Dienstleistungen anbieten.
Darf er in Einrichtungen von Kimberly-Clark
Dienstleistungen anbieten?
Ihr Bruder darf sich jederzeit an KimberlyClark wenden und seine Dienste anbieten,
solange Sie selbst nicht in diesem Bereich
verantwortlich sind und keinen Einfluss auf
die Entscheidung für einen Dienstleister haben.
Sein Unternehmen muss das bestehende
Auswahlverfahren durchlaufen und die Kriterien
von Kimberly-Clark erfüllen. Sie sollten Ihren
Teamleiter über solche Situationen informieren.
F.
Meiner Frau gehört ein Unternehmen,
das seit vielen Jahren dem Werk, in dem ich
den Einkauf leite, Logistik-Dienstleistungen
anbietet. Als ich bei Kimberly-Clark zu arbeiten
begann, habe ich mit Kimberly-Clark darüber
gesprochen und man sagte mir, das sei kein
Problem. In den vergangenen zwei Jahren
ist jedoch das Geschäft meiner Frau deutlich
gewachsen und ihr Unternehmen erbringt
inzwischen 70 % der Logistik-Dienstleistungen
für das Werk. Ist das immer noch in Ordnung?
Hier besteht ein deutlicher Interessenkonflikt,
der Kimberly-Clark schaden könnte. Sie sollten
sich an die Rechtsabteilung wenden, um Rat
einzuholen.
Politische Beziehungen
•
Sie
gehen während der Arbeitszeit
Wahlkampftätigkeiten nach.
•Sie
vertreten Ihre politischen Ansichten in einem
Rahmen, in dem die Zuhörer glauben könnten, Sie
sprächen im Namen von Kimberly-Clark.
•Sie
leisten im Namen von Kimberly-Clark Zahlungen
an politische Parteien oder Kandidaten.
VERHALTENSTIPP
Versenden Sie keine Fotos von Verfahren,
Geräten oder Maschinen ohne ausdrückliche
Genehmigung per E-Mail an externe Personen.
22
Vertrauliche Informationen
Unser Unternehmen ist auf den unterschiedlichsten
Märkten tätig, die komplex und hart umkämpft sind.
Alle Mitarbeitenden müssen sich der Tatsache bewusst
sein, dass der Schutz von vertraulichen Informationen
und Betriebsgeheimnissen ebenso wichtig ist wie
die Sicherung anderer Werte des Unternehmens.
Vertrauliche Informationen sind strengstens vertraulich
zu behandeln, und beim Umgang damit ist die übliche
Sorgfalt angebracht, um eine versehentliche oder
unangemessene Offenlegung zu vermeiden.
Wir verpflichten uns dem Schutz vertraulicher
Informationen. Dazu gehören auch die
Informationen, die uns von unseren Lieferanten
und Kunden bereitgestellt wurden und die einer
Geheimhaltungsverpflichtung unterliegen. Im Rahmen
unserer Arbeit haben viele von uns Zugriff auf
vertrauliche Informationen, wie z. B.:
•Geschäftspläne,
einschließlich potenzieller
Übernahmen oder Veräußerungen und potenzielle
organisatorische Umstrukturierungen
•Preisstrategien
•Finanzdaten
•
Patent- oder Markenanmeldungen
•
Informationen über Produktentwicklungen bzw.
Forschung und Entwicklung
•Personenbezogene
Daten zu Leistung,
Karriereentwicklung und Gehalt
•Fertigungsmethoden
Legen Sie außerhalb des Unternehmens keine
vertraulichen Informationen offen, auch nicht gegenüber
Verwandten, es sei denn, die Offenlegung von
Informationen dient legitimen Geschäftszwecken,
ist ordnungsgemäß genehmigt und unterliegt ggf.
einer schriftlichen Vertraulichkeitsvereinbarung. Diese
Informationen dürfen ausschließlich im Rahmen der
Ausübung von arbeitsvertraglichen Pflichten verwendet
werden. Auch innerhalb des Unternehmens und
unter Kollegen sollten vertrauliche Informationen nur
nach dem Need-to-know-Prinzip (Kenntnis nur bei
Bedarf) offengelegt werden. Dies gilt insbesondere
für Informationen in Bezug auf potenzielle Übernahmen
oder Veräußerungen und potenzielle Umstrukturierungen
oder organisatorische Veränderungen.
Die Offenlegung vertraulicher Informationen,
beispielsweise in Bezug auf Übernahmen,
Produktrückrufe, Änderungen der Organisationsstruktur,
Beziehungen mit Kunden oder Anbietern, Finanzdaten
oder persönliche Mitarbeiterdaten (Adressen,
Telefonnummern, Mitarbeiter-IDs usw.) sowie anderer
vertraulicher Daten gegenüber Personen, die nicht
unbedingt Kenntnis über diese Informationen haben
müssen, oder gegenüber Personen, die versehentlich
oder unvorschriftsmäßig diese Daten weitergeben
könnten, kann der Marktposition und den Aktionären
des Unternehmens schaden. Helfen Sie mit, vertrauliche
Informationen zu schützen:
•Seien
Sie vorsichtig, wenn Sie in der Öffentlichkeit,
z. B. in Fahrstühlen, Restaurants und an Bord
von Flugzeugen sowie an Mobiltelefonen über
Geschäftsangelegenheiten sprechen.
•Verwenden
Sie Ihren Laptop an Bord von Flugzeugen
zur Arbeit an unternehmensbezogenen Daten nicht,
wenn andere Personen den Bildschirm einsehen
können.
•Leiten
Sie jegliche Fragen von Investoren, Analysten
und Pressevertretern an die interne Pressestelle oder
die Abteilung für Anlegerpflege weiter.
•Leiten
Sie externe Fragen, die sich auf vertrauliche
Informationen zu beziehen scheinen, an die
Sicherheitsabteilung weiter.
•Erlauben
Sie niemanden die Nutzung von
Unternehmenseinrichtungen ohne ausdrückliche
schriftliche Genehmigung.
•Nutzen
Sie niemals interne Informationen über
Kimberly-Clark für den Handel mit Aktien oder
Wertpapieren.
•Fragen
Sie bei der Rechtsabteilung nach, wenn
Sie wissen möchten, ob es angebracht ist,
Unternehmensaktien zu kaufen oder zu verkaufen.
Medien-Tools wie die Websites von sozialen
Netzwerken, Blogs oder Wikis unterliegen den
gleichen Regeln wie jede andere Kommunikation.
Veröffentlichen Sie keine Informationen in Bezug
auf Übernahmen, Produktrückrufe, Änderungen der
Organisationsstruktur, Beziehungen mit Kunden
oder Anbietern, Finanzdaten oder persönliche
Mitarbeiterdaten (Adressen, Telefonnummern,
Mitarbeiter-IDs usw.), da diese ansonsten überall auf
der Welt allen Menschen zugänglich sind, einschließlich
unseren Mitbewerbern, auch wenn die Veröffentlichung
nachträglich gelöscht wird. Sie sollten davon ausgehen,
dass sämtliche Unternehmensinformationen vertraulich
zu behandeln sind, es sei denn, Sie sind sicher, dass
das Unternehmen diese Informationen öffentlich
bekanntgegeben hat. Außerdem sind sämtliche
Dateien, Akten und Berichte, die im Verlauf Ihrer
Anstellung erstellt oder eingeholt werden, Eigentum
des Unternehmens.
23
Insider Trading Procedures (Verfahren für den
Insiderhandel); Public Statements with Corporate
Implications Policy (Richtlinie zu öffentlichen
Stellungnahmen mit Unternehmensimplikation);
Public Statements with Corporate Implications Policy
Instruction (Anleitung zur Richtlinie zu öffentlichen
Stellungnahmen mit Unternehmensimplikation);
Contracts Policy (Vertragsrichtlinie); Contracts
Policy Instruction (Anleitung zur Vertragsrichtlinie);
Corporate Records Administration (Verwaltung
von Unternehmensaufzeichnungen); Records
Creation, Retention and Destruction Policy (Richtlinie
zum Erstellen, Aufbewahren und Zerstören von
Aufzeichnungen); Global Security Guideline on
Proprietary Information (Globale Sicherheitsvorgaben
zu unternehmenseigenen Informationen); Data
Privacy Policy (Datenschutzrichtlinie)
F.
Ich führe einen persönlichen Blog,
in dem ich Gefühle und Gedanken meinen
Freunden mitteile.
Was sollte ich in Bezug auf arbeitsrelevante
Informationen beachten?
A. Seien Sie vorsichtig. Medien-Tools wie
Blogs, Wikis und soziale Netzwerke unterliegen
den gleichen Regeln wie jede andere
Kommunikation. Legen Sie keine vertraulichen
Informationen offen. Erwähnen Sie zum
Beispiel keine Übernahmen, Produktrückrufe,
Änderungen der Organisationsstruktur,
Beziehungen mit Kunden oder Anbietern,
Finanzdaten, persönliche Mitarbeiterdaten
(Adressen, Telefonnummern, Mitarbeiter-IDs
usw.) oder andere vertrauliche Informationen.
F.
Vor kurzem habe ich für die
Geschäftsleitung eine Präsentation gehalten,
in der es um die potenzielle Übernahme eines
Unternehmens ging. Das Projektteam hat mich
aufgefordert, meine Präsentation auf einer
SharePoint-Website einzustellen. Ist das in
Ordnung?
A. Seien Sie vorsichtig. Bevor Sie
vertrauliche Informationen auf einer SharePointWebsite einstellen, müssen Sie sicherstellen,
dass der Zugriff darauf beschränkt ist, damit
diese Informationen nur vom Projektteam
und anderen dazu befugten Mitarbeitenden
angezeigt werden können. Wenn Sie bemerken,
dass Sie auf einer SharePoint-Website auf
Informationen zugreifen können, die Ihrer
Ansicht nach nicht offen zugänglich sein
sollten, informieren Sie bitte umgehend die
Rechtsabteilung.
VERHALTENSTIPP
Überlegen Sie sich gut, welche Informationen Sie
außerhalb von Kimberly-Clark veröffentlichen. Das
Weitergeben des Namens, der Telefonnummer
und der E-Mail-Adresse eines Kollegen ist ohne
dessen Einverständnis unangemessen. Sie
könnten damit dem Unternehmen schaden,
rechtliche Probleme verursachen und sogar Ihren
Kollegen schädigen. Wenden Sie sich an die
Rechtsabteilung, bevor Sie Informationen von
Kimberly-Clark, die möglicherweise vertraulich
sind, außerhalb des Unternehmens preisgeben.
24
Nutzung von Unternehmensressourcen
Wir verpflichten uns dem Schutz der uns anvertrauten
Ressourcen. Unternehmensressourcen umfassen u. a.
•
Geräte, Maschinen, Werkzeuge und Ersatzteile
•
Lagerbestand von Produkten und Verbrauchsmaterial
•
Telefone, Kopierer und Faxgeräte
•Computer,
Laptops, Mobiltelefone, Tablets, Drucker und
andere technische Ressourcen
•
Systeme und Programme für E-Mail und Internetzugang
•
Vertrauliche Informationen und Aufzeichnungen
•
Erfindungen und Ideen
•
Marken, Urheberrechtsschutz und Patente
•
Betriebsgeheimnisse und Pläne
•Außenstände
•Gehen
Sie vorsichtig mit Unternehmensbesitz um,
und vermeiden Sie Situationen, die zu Verlust oder
Beschädigung führen können.
Corporate Financial Instructions (CFIs) (Anleitungen
zu Unternehmensfinanzen); Acceptable Internet Use
Policy (Richtlinie zu zulässiger Internetnutzung); E-mail
Policy (Richtlinie zur E-Mail-Nutzung); E-mail Guidelines
(E-Mail-Richtlinien); Information Systems Resources
Policy (Richtlinie zur Nutzung von Informationssystemen);
Unsolicited Ideas Policy (Richtlinie zu unerbetenen
Vorschlägen); Property and Asset Protection Guidelines
(Richtlinien zum Schutz von Besitz und Vermögenswerten);
Security Procedures (Sicherheitsverfahren); Statement of
Accountability (Rechenschaftsbericht); Data Privacy Policy
(Datenschutzrichtlinie); Global IT Standards (Globale
IT-Standards)
•Geschäftsbeziehungen
•Unternehmensruf
Für uns alle gilt:
•Gehen
Sie mit Unternehmensressourcen
verantwortungsvoll um, damit sie nicht missbraucht
oder verschwendet werden; respektieren und schützen
Sie stets den Ruf des Unternehmens.
•Achten
Sie beim Verwalten von Budgets,
Spesenabrechnungen und anderen Geldmitteln
auf Genauigkeit.
•Befolgen
Sie die Regeln und Richtlinien von
Kimberly-Clark für Geschäftsreisen, um Effizienz
zu optimieren und Kosten zu reduzieren.
•Beachten
Sie Sicherheitsverfahren, und seien Sie
wachsam, um Verlust, Diebstahl oder Missbrauch
von Unternehmensressourcen zu verhindern.
•Schränken
Sie Ihren persönlichen Verbrauch der
Ressourcen von Kimberly-Clark so weit wie möglich ein.
Die gelegentliche private Nutzung von Computern für
den Zugang zu E-Mail und Internet sowie von Kopierern,
Faxgeräten und Telefonen ist zulässig, sofern dies die
eigene Arbeit nicht beeinträchtigt und im Rahmen der
Richtlinien und Verfahren von Kimberly-Clark geschieht.
•Lassen
Sie die Nutzung von Ressourcen von KimberlyClark durch unternehmensferne Personen, einschließlich
Freunde und Familie, nicht zu.
•Verwenden
Sie bei der Arbeit an einem Computer von
Kimberly-Clark stets die eigene Benutzerkennung und
das eigene Passwort, und geben Sie Ihr Passwort
niemals an Dritte weiter.
•Auf
Computern und Mobilgeräten von Kimberly-Clark ist nur
ordnungsgemäß lizenzierte Software zu verwenden. Software
sollte niemals von einem Gerät auf ein anderes kopiert
werden, es sei denn, die Software-Lizenz lässt dies zu.
F.
Ich habe gerade eine E-Mail von meinem
Teamleiter bekommen, in der er sich über das
Aussehen eines anderen Mitarbeiters lustig
macht. Ich fand das witzig und habe die E-Mail
an einige andere Kontakte weitergeleitet. Habe
ich die Unternehmensressourcen missbraucht,
nur weil ich eine E-Mail versendet habe?
A. Ja. Das Versenden oder Weiterleiten
von E-Mails mit unangemessenen Witzen
oder ungeeigneten Inhalten entspricht einem
Ressourcenmissbrauch und damit einem Verstoß
gegen den Verhaltenskodex. Wenn Sie solche
E-Mails erhalten, löschen Sie sie. Und wenn Sie
mit Ihrem Teamleiter darüber sprechen können,
sollten Sie ihm Ihr Feedback mitteilen und ihn
bitten, solche Mails nicht mehr zu versenden.
F.
Ich arbeite ehrenamtlich für ein örtliches
Krankenhaus. Dafür muss ich einmal im Monat
Flyer kopieren. Wenn ich mein eigenes Papier
mitbringe, kann ich die Kopien dann auf den
Bürogeräten erstellen?
A. Das hängt von den Umständen ab. Wenn
dies nur gelegentlich vorkommt, ist es in der
Regel kein Problem, jedoch scheint es sich hier
um eine regelmäßige Aktivität zu handeln. Sie
würden zwar das eigene Papier verwenden,
dabei jedoch auch Ressourcen von KimberlyClark nutzen, z. B. Toner bzw. Tinte und
Netzwerkbandbreite. Deshalb sollten Sie sich
mit Ihrem Teamleiter oder der Rechtsabteilung
absprechen, um herauszufinden, ob das den
Interessen von Kimberly-Clark entspricht.
25
Geschenke, Einladungen
und andere Gefälligkeiten
Die Annahme oder das Anbieten von Geschenken,
Einladungen und anderen Gefälligkeiten kann zu
einem potenziellen, scheinbaren oder tatsächlichen
Interessenkonflikt führen oder sogar lokale Gesetze
verletzen. „Geschenke, Einladungen und andere
Gefälligkeiten“ umfasst beliebige Dinge von Wert.
Als Beispiele lassen sich u. a. nennen: Mahlzeiten,
Übernachtungen, Preisnachlässe, Losgewinne, Reisen,
Eintrittskarten, Geld in jeder Form, Aktien oder Produkte
von Kimberly-Clark. Während Sie nachfolgend eine
allgemeine Orientierungshilfe finden, kann es sein, dass
lokale Regionen, Länder oder bestimmte Unternehmen
eine weitaus striktere Einhaltung von Normen unter
Berücksichtigung der lokal geltenden Vorschriften
und Gesetze fordern.
Annehmen von Geschenken, Einladungen oder
Gefälligkeiten
Im Rahmen Ihrer Arbeit für Kimberly-Clark kann es
vorkommen, dass Ihnen von Kunden, Lieferanten,
Anbietern oder anderen Geschäftskontakten Geschenke,
Einladungen oder andere Gefälligkeiten angeboten
werden. Auch wenn Sie vielleicht das Gefühl haben,
dass die Annahme solcher Dinge keinen Einfluss auf Ihr
Verhalten hat, könnten einige auch das Gefühl haben, eine
Gegenleistung anbieten zu müssen. Dadurch könnte ihre
Fähigkeit beeinträchtigt werden, Geschäftsentscheidungen
objektiv und im besten Interesse von Kimberly-Clark zu
treffen. Um solchen Situationen vorzubeugen, sollten Sie
die folgenden Richtlinien befolgen:
Die einzigen Geschenke oder Einladungen, die Sie von
bestehenden oder potenziellen Geschäftspartnern von
Kimberly-Clark akzeptieren dürfen, sind:
•Gelegentliche Geschenke mit einem Wert von
maximal 50 USD, wie z. B. Schokolade, Lebensmittel,
Stifte, Kalender oder kleine geschäftsbezogene
Werbegeschenke Mitarbeiterteams oder -gruppen
dürfen größere Geschenke im Wert von maximal
250 USD, wie z. B. Präsentkörbe mit Lebensmitteln
zu Feiertagen annehmen, die mit allen Team- oder
Gruppenmitgliedern geteilt werden.
•Eine
Eintrittskarte für eine Sport-, Theater- oder
andere Veranstaltung oder eine Einladung zu einer
anderen Veranstaltung (z. B. eine Runde Golf), die im
Allgemeinen in der Öffentlichkeit stattfindet. Derartige
Eintrittskarten oder Einladungen von einem bestimmten
Geschäftspartner oder von einem Unternehmen dürfen
einmal im Jahr angenommen werden, Sie müssen dem
Schenkenden den Nennwert dafür jedoch persönlich
erstatten. Wenn solch eine Erstattung unverhältnismäßig
oder unzweckmäßig ist, müssen Sie zuvor die
Genehmigung des Vizepräsidenten oder einer höheren
Instanz einholen. Eintrittskarten für hochkarätige
Veranstaltungen, wie z. B. den Olympischen Spielen,
Weltmeisterschaften oder dem Super Bowl, die im
Allgemeinen nicht für die breite Öffentlichkeit erhältlich
sind, dürfen auf keinen Fall angenommen werden.
•
Geschenke, die Sie erhalten, weil Sie an einer
Veranstaltung teilgenommen haben, für die KimberlyClark Ihre Anwesenheit gesponsert hat, sind akzeptabel.
•
Geschenke
oder Eintrittskarten für Veranstaltungen dürfen
niemals von Lieferanten, Anbietern oder Kunden für eine
Verwendung bei internen Veranstaltungen, Auktionen,
Benefizveranstaltungen oder ähnlichen Veranstaltungen
erbeten werden, außer, wenn es sich um eine
Benefizveranstaltung handelt, die vom Vizepräsidenten
oder einer höheren Instanz genehmigt wurde.
Mahlzeiten auf Reisen oder bei der Zusammenarbeit
mit Geschäftskontakten sollten in einem angemessenen
preislichen Rahmen bleiben. Diese Mahlzeiten sollten
komplett von Kimberly-Clark getragen werden,
alternativ kann der Preis aufgeteilt werden, oder es wird
abwechselnd gezahlt, sobald mehrere Mahlzeiten involviert
sein könnten. Sofern möglich werden die Mahlzeiten vom
anwesenden Mitarbeiter von Kimberly-Clark mit dem
höchsten Dienstgrad bezahlt. Mahlzeiten, die bei größeren
Veranstaltungen serviert werden, an denen Sie im Namen
von Kimberly-Clark teilnehmen (z. B. das Mittagessen
bei branchenbezogenen Konferenzen, Schulungs- oder
Seminarveranstaltungen usw.) können im vertretbaren
Rahmen angenommen werden. Alkoholische Getränke
sollten einen vertretbaren preislichen Rahmen nicht
übersteigen, diese Getränke sollten außerdem nur in
akzeptablen Mengen konsumiert werden. Die Regeln und
Richtlinien für den Respekt am Arbeitsplatz finden auch bei
Geschäftsessen, Einladungen, Konferenzen und anderen
gesellschaftlichen Zusammenkünften Anwendung.
Wenn Sie der Meinung sind, dass bei einem Geschenk,
einer Einladung oder anderen Gefälligkeiten mit
legitimen Geschäftszwecken ein Ausnahmefall vorliegt,
besprechen Sie diesen mit einem Vizepräsidenten oder
einer höheren Instanz, um vorab eine Genehmigung dafür
einzuholen, und lassen Sie sich darüber eine schriftliche
Einwilligung ausstellen. Senden Sie beispielsweise eine
E-Mail-Bestätigung an die Person, die den Ausnahmefall
autorisiert. Es liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters,
die Aufzeichnung dieser Autorisierung aufzubewahren.
Vizepräsidenten dürfen keine Ausnahmefälle, die ihre
eigene Person betreffen, genehmigen. Dazu ist die
Genehmigung eines anderen Vizepräsidenten notwendig.
Wenn der Besuch einer Sportveranstaltung legitime
Geschäftszwecke verfolgt, kann es zulässig sein, die
Eintrittskarte zum vollen Preis zu erwerben und als normale
Geschäftsausgabe zu verbuchen, sofern die Genehmigung
eines Vizepräsidenten oder einer höheren Instanz vorliegt
und es das Budget erlaubt. Davon ausgenommen sind
normalerweise die Kosten für Ehepartner oder andere
Gäste, die vom Mitarbeiter von Kimberly-Clark selbst
getragen werden müssen.
VERHALTENSTIPP
Einem Mitarbeiter, der kostspielige Geschenke
von einem Anbieter akzeptiert (z. B. italienisches
Porzellan im Wert von 500 USD), kann fristlos
gekündigt werden.
26
Annehmen von Geschenken, Einladungen oder
Gefälligkeiten (Fortsetzung):
Für uns alle gilt:
•Akzeptieren Sie niemals etwas von einem
Geschäftskontakt, wenn Sie das Gefühl haben,
dass eine Gegenleistung erwartet wird.
•Akzeptieren Sie niemals etwas als Gegenleistung
für geschäftliche Vorteile bei Kimberly-Clark.
•Bieten
Sie niemals Bargeld, Schecks,
Zahlungsanweisungen, Gutscheine, Kredite oder Geld
bzw. Geldäquivalente in irgendeiner anderen Form an.
•Sorgen Sie dafür, dass Sie die Richtlinien, die jeweils in
Ihrer Region/Ihrem Land gelten, einhalten.
F.
Sollten Sie etwas erhalten, das im Widerspruch zu diesen
Vorgaben steht, geben Sie es zurück, und weisen Sie
darauf hin, dass unser Kodex es Ihnen nicht erlaubt,
das Geschenk zu behalten. Wenn die Ablehnung
eines solchen Geschenks einen Verstoß gegen örtliche
Sitten und Gebräuche darstellt, sprechen Sie mit Ihrem
Teamleiter oder der Personalabteilung über mögliche
Lösungen, wie z. B. die Spende für wohltätige Zwecke.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob das angebotene
Geschenk, die Einladung oder die Gefälligkeit dieser
Richtlinie oder örtlichen Richtlinien zuwiderläuft, wenden
Sie sich an Ihren Teamleiter oder die Rechtsabteilung.
Ich biete einem Anbieter eine teure
Eintrittskarte zur WM auf Kosten von KimberlyClark an und nehme später vom gleichen
Anbieter eine noch teurere Eintrittskarte
für die Olympischen Spiele an.
Ist das nicht in Ordnung?
Überreichen von Geschenken, Einladungen oder
Gefälligkeiten für Geschäftskontakte
F. Ein Anbieter, dem kürzlich ein
Wir haben uns verpflichtet, unser Geschäft auf der
Grundlage der Überlegenheit und Qualität unserer
Produkte und Dienstleistungen auszubauen. Das Anbieten
von Geschenken, Einladungen und anderen Gefälligkeiten
an Geschäftskontakte, um dadurch unrechtmäßige Vorteile
zu erhalten oder zu behalten, ist unethisch und unter
Umständen illegal. Allerdings kann es zur Vertiefung oder
Aufrechterhaltung einer geschäftlichen Beziehung und zur
Förderung des Wohlwollens durchaus angemessen sein,
einem Geschäftskontakt ein bescheidenes Geschenk oder
eine Einladung zukommen zu lassen, wenn sich dies auf
ein Minimum beschränkt.
Grundsätzlich gilt:
•Bieten Sie der gleichen Person bzw. dem gleichen
Unternehmen Geschenke, Einladungen oder andere
Gefälligkeiten nur gelegentlich an.
•Achten Sie darauf, dass der Wert von Geschenken,
Einladungen und anderen Gefälligkeiten stets
vertretbar und der Situation angemessen ist. Bevor
Sie Geschenke überreichen oder Einladungen
aussprechen, die mehr als 50 USD pro Person wert
sind, müssen Sie zunächst die Genehmigung eines
Vizepräsidenten oder einer höheren Instanz einholen.
•Bieten Sie Geschenke, Einladungen oder andere
Gefälligkeiten niemals mit dem Ziel an, dem Empfänger
das Gefühl zu vermitteln, er sei Kimberly-Clark
geschäftlich verpflichtet.
•Bieten Sie niemals Geschenke oder Einladungen an,
die dem gegenseitigen Respekt zuwiderlaufen.
•Achten Sie darauf, niemals gegen die Richtlinien des
anderen Unternehmens in Bezug auf Geschenke und
Einladungen zu verstoßen.
A. Nein. Sie sind beide im Unrecht.
Sie sollten Anbietern keine teuren Geschenke
machen, und nur weil Sie das getan haben,
bedeutet das nicht, dass Sie daraufhin ein
noch teureres Geschenk annehmen können.
langfristiger Vertrag zugesichert wurde,
möchte die Beziehung zu den Mitarbeitern
von Kimberly-Clark ausbauen, mit denen er
künftig häufiger zu tun hat. Der Anbieter hat
dem betreffenden Support-Team von KimberlyClark Eintrittskarten für ein anstehendes
Profi-Football-Spiel angeboten. Dürfen die
Mitarbeiter diese Eintrittskarten annehmen?
A. Das hängt von den Umständen
ab. Die Annahme von Eintrittskarten für
Veranstaltungen wie Profi-Football-Spiele, bei
dem legitime Geschäftszwecke verfolgt werden
und die Mitarbeiter keine Kosten übernehmen
müssen, ist zulässig, wenn dies zuvor von
einem Vizepräsidenten oder einer höheren
Instanz genehmigt wurde. Außerdem dürfen
solche Einladungen vom selben Anbieter nur
einmal pro Jahr angenommen werden. Solche
Eintrittskarten sollten vorzugsweise bezahlt
und als Geschäftsausgabe gebucht werden.
F.
Ein Anbieter bot mir an, überschüssiges
Material von einem Projekt zu mir nach Hause
zu liefern. Das Projekt ist abgeschlossen, und
Kimberly-Clark würde das Material ohnehin
entsorgen. Ist das in Ordnung?
A. Nein. Akzeptieren Sie niemals Material
von Anbietern von Kimberly-Clark für die
private Nutzung.
27
Geschenke, Einladungen
und Gefälligkeiten an
Regierungsmitarbeiter
In fast allen Ländern gibt es Gesetze gegen
Bestechung und Korruption. Zudem können die
Antikorruptionsgesetze einiger Länder nicht nur
für Handlungen der Mitarbeitenden von KimberlyClark innerhalb dieser Länder, sondern auch für
Handlungen von Tochtergesellschaften von KimberlyClark und anderen, die im Namen oder zugunsten von
Kimberly-Clark arbeiten, in anderen Ländern gelten.
Verstöße gegen diese Antikorruptionsgesetze können
schwerwiegende rechtliche Folgen, hohe Strafen und
eine empfindliche Schädigung des öffentlichen Rufs
des Unternehmens nach sich ziehen.
Bieten, versprechen oder vergeben Sie weder direkt
noch indirekt Wertobjekte in beliebiger Höhe, um
eine Regierungsentscheidung herbeizuführen oder
zu beeinflussen oder sich einen unfairen Vorteil zu
verschaffen. Zu den möglicherweise unzulässigen
Wertobjekten zählen Bargeld, Geschenke,
Mahlzeiten, Eintrittskarten, Geschäftschancen,
Unternehmensprodukte, Einstellungsangebote,
Zuwendungen für wohltätige Einrichtungen usw.
Außerdem dürfen Sie keinerlei „Vermittlungszahlungen“
oder „Schmiergelder“ an Regierungsmitarbeiter
leisten. Diese Aktivitäten könnten als Bestechung oder
Korruption ausgelegt werden.
Gilt der Regierungsmitarbeiter als medizinisches
Fachpersonal, könnten für den Umgang mit einer
solchen Person noch strengere Regeln gelten.
Bestechen Sie nicht, nehmen Sie keine Bestechungen
an, und halten Sie auch andere davon ab. Von der
Rechtsabteilung können Sie erfahren, was per Gesetz
oder durch den Kodex verboten ist. Kimberly-Clark hat
einige weitere Richtlinien übernommen, die ebenfalls
Hilfestellung bieten.
Information Policy (Richtlinie zu Interessenkonflikten,
of Confidential Information Policy Instruction (Anleitung
zur Richtlinie zu Interessenkonflikten, Geschenken und
Offenlegung vertraulicher Informationen); Anti-Corruption
Policy (Richtlinie gegen Korruption); Anti-Corruption
Policy Instruction (Anleitung zur Unternehmensrichtlinie
gegen Korruption) und Guidelines for Interactions with
Healthcare Professionals (Richtlinien zum Umgang mit
medizinischem Fachpersonal)
F. F: Wer gilt als Regierungsvertreter?
A. Regierungsvertreter sind alle Personen,
die bei einer Regierungsbehörde, einem in
Regierungsbesitz befindlichen Unternehmen
oder einer politischen Partei angestellt sind.
Dazu zählen z. B. Verwaltungsbeamte,
Umwelt- und Gesundheitsprüfer, Zollbeamte,
Postbeamte, Gerichtsvertreter und Angestellte
von öffentlichen Krankenhäusern.
F. Die einzige Möglichkeit, für eine
Geschäftsreise in ein anderes Land rechtzeitig
ein Visum zu bekommen, ist eine Extrazahlung
an einen Beamten der Botschaft dieses Landes.
Kann ich das tun?
A.
Nein. Die Gesetze der meisten Länder
untersagen Zahlungen dieser Art, und das
Unternehmen verbietet diese Art von Zahlungen
für alle Länder der Welt.
F. Der Bürgermeister unserer Stadt
ist zum Spatenstich für unser neues
Gebäude eingeladen. Darf ich ihm einige
Produktmuster als Geschenk überreichen?
Viele Kommunalbeamte dürfen von Rechts
wegen oder aufgrund ethischer Vorgaben
keinerlei Geschenke akzeptieren, so klein sie
auch sein mögen. In den USA sind Geschenke
an Behördenvertreter durch den U.S. Foreign
Corrupt Practices Act verboten, wenn diese der
Beeinflussung einer Entscheidung dienen. Da
dieser Bereich sehr komplex ist und Verstöße
empfindliche Strafen nach sich ziehen können,
sollten Sie Geschenke an Regierungsvertreter
grundsätzlich von einem Mitarbeiter der
Rechtsabteilung genehmigen lassen.
F. Mir wurde gesagt, ich müsse eine
Zusatzzahlung an einen Zollbeamten leisten,
um unsere Produkte durch die Zollkontrolle
zu bringen. Kann ich das tun?
A. Nein. In fast allen Ländern gibt es
Gesetze, die derartige Zahlungen verbieten,
und das Unternehmen verbietet grundsätzlich
die Leistung solcher Zahlungen.
28
Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Wir sind stets bemüht, Unternehmensaufzeichnungen
über unsere Aktivitäten und Transaktionen präzise und
wahrheitsgetreu zu führen und diese Aufzeichnungen
so lange zu pflegen, wie der Gesetzgeber bzw. unsere
internen Vorgaben dies fordern. Informationen zu den
für uns geltenden Aufbewahrungsfristen finden Sie hier:
Corporate Record Administration Website (Website zur
Verwaltung von Unternehmensaufzeichnungen).
Beispiele für Unternehmensaufzeichnungen sind:
•Verträge
•Rechnungen
•Personalunterlagen
•Spesenabrechnungen
•Laborbücher
•
Ein- und Ausfuhrdokumente
•
Fertigungs- und Produktionsberichte
F.
In unserer Richtlinie zum Aufbewahren
von Aufzeichnungen steht, dass wir E-Mails
nur über einen bestimmten Zeitraum hinweg
aufbewahren sollen, aber ich möchte meine
E-Mails gern auf einen Stick kopieren
und für immer aufheben. Dafür wird kein
Speicherplatz von Kimberly-Clark belegt.
Ist das in Ordnung, wenn ich weiß, dass
ich einige meiner E-Mails auch nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist brauchen werde?
A. Nein. Wir sind alle dazu verpflichtet,
Aufzeichnungen wie E-Mails zu entsorgen,
wenn die Aufbewahrungsfrist aufgrund
gesetzlicher Vorschriften oder unserer
eigenen Vorgaben abgelaufen ist.
•Qualitätsunterlagen
•
Testprotokolle (Forschung und Entwicklung)
•
Umweltbezogene Aufzeichnungen
•Vertriebsberichte
Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verfügt
das Unternehmen über Richtlinien zu Verwaltung,
Pflege und Aufbewahrung von Aufzeichnungen,
und jeder einzelne Mitarbeitende ist für die Einhaltung
dieser Richtlinien verantwortlich. Das bedeutet, dass
Aufzeichnungen wahrheitsgetreu und präzise geführt
werden, jederzeit für Mitarbeitende, die sie für ihre
Arbeit benötigen, verfügbar sind und ordnungsgemäß
entsorgt werden, wenn die gesetzliche oder intern
festgelegte Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.
29
Finanzberichterstellung
Kimberly-Clark verpflichtet sich, Finanzdaten fair, präzise
und fristgemäß offenzulegen. Die Berichterstellung im
Finanzbereich ist besonders hohen Anforderungen an
Fairness und Ehrlichkeit unterworfen.
Die Integrität der Buchführungs- und Finanzunterlagen
des Unternehmens basiert auf der Exaktheit und
Vollständigkeit der Basisinformationen, die die
Buchungen in den Handelsbüchern des Unternehmens
belegen. Fehlerhafte oder irreführende Berichte können
dem Ruf des Unternehmens und seinen Aktionären
erheblichen Schaden zufügen.
Unehrlichkeit bei der Finanzberichterstellung kann
zudem schwere zivil- oder strafrechtliche Folgen für
die betroffenen Einzelpersonen sowie für das ganze
Unternehmen haben. Das Einbeziehen fehlerhafter
oder irreführender Daten in interne oder externe
Finanzberichte ist streng verboten.
Alle Mitarbeitenden leisten einen Beitrag zur Sicherung
unserer finanziellen Integrität:
•
Stellen Sie sicher, dass Transaktionen ordnungsgemäß
genehmigt sind und rechtzeitig ordnungsgemäß
aufgezeichnet werden.
•
Schützen Sie Unternehmenswerte ordnungsgemäß,
und vergleichen Sie ausgewiesene Werte regelmäßig
mit den tatsächlichen Werten.
•
Reichen Sie nur gültige Geschäftsausgaben zur
Rückerstattung ein, und erkennen Sie auch nur solche an.
•
Leisten Sie den Anleitungen zu Unternehmensfinanzen
Folge, um die Exaktheit und Zuverlässigkeit der
Buchhaltung zu gewährleisten.
•
Treffen Sie Abrechnungsentscheidungen nur auf
der Grundlage von Abrechnungsstandards und
der Richtlinien von Kimberly-Clark.
•
Vermerken Sie keine falschen oder nicht belegten
Aussagen oder Einträge in den Büchern und
Aufzeichnungen unseres Unternehmens, externen
Veröffentlichungen oder interner bzw. externer
Korrespondenz.
Wenn Sie sich einer Auslassung, Fälschung oder
Ungenauigkeit in Finanzberichten bewusst werden,
geben Sie diese Informationen unverzüglich weiter.
Folgen Sie dabei dem Protocol for Reporting and
Escalation of the Code of Conduct Issues (Protokoll zur
Meldung bei Problemen mit dem Verhaltenskodex).
Records Creation, Retention and Destruction Policy
(Richtlinie zum Erstellen, Aufbewahren und Zerstören
von Aufzeichnungen); Corporate Records Administration
(Verwaltung von Unternehmensaufzeichnungen);
Accounting Policies and Practices Policy (Richtlinie
zu Buchführungsrichtlinien und -praktiken);
Corporate Financial Instructions (CFIs) (Anleitungen
zu Unternehmensfinanzen); Internal Control Policy
(Richtlinie zur internen Kontrolle); CFI 27-50 Employee
Expense Reimbursement (Spesenerstattung für
Mitarbeiter); Expense Reimbursement Policy (Richtlinie
zur Spesenerstattung); Anti-Corruption Policy (Richtlinie
gegen Korruption).
F. Ich habe am Jahresende mein Budget
noch nicht ausgeschöpft. Kann ich eine für
nächstes Jahr geplante Ausgabe vorziehen,
sodass sie noch auf das diesjährige Budget
angerechnet wird?
A. Nein. Sie müssen Ausgaben in dem
Abrechnungszeitraum angeben, in dem sie
tatsächlich auftreten. Stellen Sie Aktivitäten
in dem Jahr in Rechnung, in dem sie auch
stattfinden. Wenn Sie für eine Aktivität, die erst
nächstes Jahr stattfindet, schon in diesem Jahr
bezahlen müssen, wenden Sie sich an Ihre
zuständige Finanzabteilung, damit die Position
als Vorauszahlung abgerechnet werden kann.
F. Mein Teamleiter hat unser Team
aufgefordert, so viele Stunden zu arbeiten,
wie es zum Erreichen unseres Produktionsziels
erforderlich ist. Allerdings scheint es ein
„ungeschriebenes Gesetz“ zu geben, dass
Überstunden unzulässig sind, sodass wir
nur 40 Wochenstunden aufschreiben dürfen.
Was soll ich tun?
A. Melden Sie den Vorfall. Sie sollten
immer die tatsächlich gearbeitete Stundenzahl
unter Einhaltung örtlicher Richtlinien, Gesetze
und Tarifverträge aufschreiben. Wenn Ihr
Team Überstunden arbeitet, müssen diese
wahrheitsgetreu protokolliert werden. Wenn
Sie keine Überstunden arbeiten dürfen, sollten
Sie Ihre Arbeit mit dem Ende Ihrer Schicht
niederlegen. Arbeiten Sie niemals „inoffiziell“.
F. Meine Teamleiterin hat mich aufgefordert,
einen Auftrag über 28.000 Euro auszustellen,
allerdings darf sie selbst nur Aufträge bis
zu 14.000 Euro abzeichnen. Kann ich die
Anforderung in zwei getrennte Aufträge
aufteilen, damit ich keine Genehmigung
von einer höheren Ebene einholen muss?
A. Nein. Stellen Sie den Auftrag
über 28.000 Euro aus, und holen Sie die
erforderlichen Genehmigungen ein. Wenn
Sie Ihre Teamleiterin nicht darauf ansprechen
möchten, melden Sie den Vorfall der
Rechtsabteilung oder der VerhaltenskodexHotline. Ansprechpartner bei Fragen oder
Meldungen
30
Betrugsprävention
Alle betrügerischen Aktivitäten sind streng verboten.
Kimberly-Clark erwartet von seinen Mitarbeitenden:
•Einen
ehrlichen und einwandfreien Umgang
mit Material, Geldern und Finanzberichten des
Unternehmens
•
Das Vermeiden, Erkennen und Melden von Betrug
Beispiele für Betrug sind:
•Diebstahl
von Bargeld, Inventar, Produkten oder
anderem Besitz
•Verwenden
von Unternehmensgeldern für den Einkauf
von Geräten, Verbrauchsmaterial oder anderen
Materialien zum eigenen Nutzen
•Annehmen
von Geld oder Geschenken von Lieferanten,
um die Auftragsvergabe durch Kimberly-Clark zu
beeinflussen
•Einreichen
fehlerhafter oder irreführender
Kostenabrechnungen
•Beziehen
von Krankenvergütungen, obwohl eine
Verletzung oder Beeinträchtigung durch den Vorfall
nicht mehr vorliegt
•Abschreiben
erstattungsfähiger Güter oder Schulden
F. Ein Kunde hat mich gebeten, in diesem
Monat Verkäufe zu registrieren, die wir erst im
kommenden Monat liefern werden. Was soll
ich tun?
A. Tun Sie das nicht. Dies kann sich auf
unsere Finanzberichte auswirken und gilt als
Betrug. Sprechen Sie mit Ihrem Teamleiter
darüber, damit er über die Schwierigkeiten
informiert ist, die Sie mit diesem Kunden haben.
F. Am Wochenende habe ich aus Versehen
die Tankfüllung für mein persönliches Fahrzeug
mit meiner Unternehmenskreditkarte bezahlt.
Bekomme ich jetzt Ärger?
A. Nein. Wir alle machen Fehler.
Vergessen Sie nur nicht, in Ihrer nächsten
Spesenabrechnung darauf hinzuweisen, und
zahlen Sie den Betrag zurück. Wird dies jedoch
zur Gewohnheit, können Disziplinarmaßnahmen
die Folge sein.
•Verwenden
von Unternehmensmitteln zum
eigenen Nutzen
•Registrieren
eines Verkaufs, bevor dieser
abgeschlossen ist
•
Fälschen von Zeiterfassungsdaten
•
Vornehmen ungültiger Einträge im Abrechnungssystem
•Autorisierung
oder Akzeptanz von Zahlungen
für nicht gelieferte Güter oder nicht ausgeführte
Dienstleistungen
•Autorisierung
oder Akzeptanz von Zahlungen für nicht
abgeleistete Arbeitszeit oder nicht angefallene Kosten
•
Urkundenfälschung jeglicher Art
31
RICHTIGES HANDELN ENTSPRICHT DER PHILOSOPHIE
VON KIMBERLY-CLARK
Das Lesen des Kodex ist nur ein Anfang. Wir erwarten von
jedem zu jeder Zeit ein ethisch und rechtlich einwandfreies
Verhalten, das dem Verhaltenskodex entspricht. Richtiges
Handeln entspricht der Philosophie von KimberlyClark. Jede Einzelperson ist für die Einhaltung des
Verhaltenskodex, das Melden möglicher Kodexverstöße
und die Mithilfe bei offiziellen Untersuchungen selbst
verantwortlich. Sie können weder Ihre Anstellung oder
Zuwendungen verlieren noch degradiert, suspendiert,
bedroht, belästigt oder diskriminiert werden, weil
Sie in gutem Glauben ein Problem in Bezug auf den
Verhaltenskodex gemeldet haben.
Dieser Kodex dient als Leitfaden für das richtige
Verhalten im Umgang mit Kunden, Lieferanten, anderen
Mitarbeitenden, Mitbewerbern und der Öffentlichkeit.
Es gibt eine Reihe von Ressourcen zum Beantworten
Ihrer Fragen sowie zum Melden von Verstößen. Siehe
Ressourcen zum Stellen von Fragen oder Melden von
Problemen in diesem Kodex.
32
NUMMERN FÜR DIE VERHALTENSKODEX-HOTLINE
Land
Zugriffscode
Gebührenfreie Nummer
Österreich............................................................. 0800-200-288..................................................................... 800-482-6020
Ecuador (Andinatel)............................................. 1-999-119........................................................................... 800-482-6020
Ecuador (Pacifictel).............................................. 1-800-999-119.................................................................... 800-482-6020
Guatemala............................................................ 138-126 oder 999-91-90..................................................... 800-482-6020
Honduras.............................................................. 800-0123............................................................................. 800-482-6020
Indien.................................................................... 000-117............................................................................... 800-482-6020
Japan (KDDI)........................................................ 00-539-111......................................................................... 800-482-6020
Japan (Softbank).................................................. 00-665-5111....................................................................... 800-482-6020
Nicaragua............................................................. 1-800-0164......................................................................... 800-482-6020
Paraguay.............................................................. 008-11-800......................................................................... 800-482-6020
Russland............................................................... 8^10-800-110-1011............................................................ 800-482-6020
Russland (Moskau)............................................... 363-2400............................................................................. 800-482-6020
Saudi-Arabien....................................................... 1-800-10............................................................................. 800-482-6020
Türkei.................................................................... 0811-288-0001................................................................... 800-482-6020
Ukraine................................................................. 8^100-11............................................................................ 800-482-6020
Venezuela............................................................. 0 800 2255 288................................................................... 800-482-6020
Vietnam................................................................. 1-201-0288......................................................................... 800-482-6020
Das Zeichen „^“ in einigen Codes bedeutet „auf zweites Freizeichen warten“.
Land............................................ Gebührenfreie Nummer
Argentinien.................................. 0-800-444-3594
Australien..................................... 1-800-082-171
Bahrain........................................ 8000-4149
Belgien........................................ 0800-7-2974
Bolivien........................................ 800-100420
Brasilien....................................... 0800-891-4205
Jamaika....................................... 1-800-482-6020
Chile............................................ 1230-020-5512
China (Norden)............................ 10-800-711-0649
China (Süden)............................. 10-800-110-0590
Kolumbien................................... 01-800-912-0114
Costa Rica................................... 0-800-011-1094
Tschechische Republik............... 800-142-323
Dominikanische Republik............ 1-800-482-6020
El Salvador.................................. 800-6267
Deutschland................................ 0800-181-5936
Griechenland............................... 00-800-11-008-3594
Hongkong.................................... 800-903071
Ungarn........................................ 06-800-18318
Indonesien................................... 001-803-1-008-3594
Israel............................................ 180-941-3594
Italien........................................... 800-788427
Jamaika....................................... 1-800-482-6020
Korea........................................... 00798-1-1-008-3594
Malaysia...................................... 1-800-81-2478
Land........................................... Gebührenfreie Nummer
Mexiko........................................ 001-800-482-6020
Niederlande................................ 0800-022-0375
Neuseeland................................ 0800-450-245
Panama...................................... 01-800-482-6020
Peru............................................ 0800-5-2697
Philippinen.................................. 1-800-1-111-0083
Polen........................................... 0-0-800-111-1626
Portugal...................................... 800-811-807
Singapur..................................... 800-110-1537
Südafrika.................................... 0800-980072
Spanien...................................... 900-97-1068
Schweiz...................................... 0800-561-031
Taiwan......................................... 00-801-10-4085
Thailand...................................... 001-800-11-008-3594
Trinidad/Tobago.......................... 1-800-482-6020
Großbritannien............................ 0-0808-234-7569
Uruguay...................................... 000-411-008-3594
So wählen Sie den „Zugriffscode“:
1. Wählen Sie den Zugriffscode.
2. Warten Sie auf einen Ton oder Anweisungen.
3. Wählen Sie die gebührenfreie Nummer.
Wenn Ihr Land nicht aufgeführt ist, nutzen Sie
für Ihre Meldung das Online-Formular unter
https://iwf.tnwgrc.com
33
„Indem Sie täglich
richtig handeln und
unseren Verhaltenskodex
ernst nehmen, helfen Sie uns,
für eine positive und produktive
Arbeitsatmosphäre zu sorgen.
Und einen solchen Arbeitsplatz
haben wir alle verdient.“
- Thomas J. Falk
Chairman of the Board und
Chief Executive Officer
® Marke bzw. eingetragene *Marke von Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2015 KCWW Formular Nr.: COC0002
www.kimbery-clark.com
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VERHALTENSKODEX

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