Anlagendokumentation

Anlagendokumentation
Bestandteile – inhaltliche Aspekte –
übergeordnete Anforderungen
Inhalt
Aufbau und Bestandteile von
Anlagendokumentationen05
Checkliste Lieferantendokumentation –
8 wichtige Aspekte
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Relevante Normen, Standards
und Leitfäden
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In der Investitionsgüterindustrie ist die Lieferantendokumentation ein zentrales Thema. Lieferanten kämpfen darum, die Anforderungen der Auftraggeber zu erfüllen. Auftraggeber stöhnen
über den Aufwand, den sie betreiben müssen, um der Dokumentation zu den Komponenten ihrer Lieferanten habhaft zu
werden und sie zugriffsfreundlich zusammenzustellen. Diese Broschüre gibt Ihnen einen Überblick über generelle Regelwerke,
Methoden und Vereinbarungen sowie Tools, die beiden Parteien
helfen, die Situation in den Griff zu bekommen.
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Aufbau und Bestandteile von
Anlagendokumentationen
Unter technischer Dokumentation für Anlagen
versteht man die systematische Zusammenstellung aller erforderlichen Dokumente für
die Planung, Errichtung (Bau und Montage),
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Inbetriebnahme, den Betrieb und die Instandhaltung sowie alle Prüfergebnisse und
Prüfnachweise.
Anlagendokumentation
Projektmanagementdokumentation
Technische Dokumentation
(Anlage und Produkte)
nTermin
nRessourcen
nKosten
Genehmigungsdokumentation
Ausführungsdokumentation
Qualitätsdokumentation
nAnträge
nFunktion
nProtokolle
nBescheide
nAufbau
nZertifikate
nVPU
nAusrüstung
(Vorprüfunterlagen)
nInstand-
haltung
Betriebsdokumentation
Betriebsanleitung
nGesamtanlage
nSysteme
nKomponenten
nLieferantendokumentation
nInbetriebnahme-
dokumentation
n
Enddokumentation
(= Übergabedokumentation mit as-built Stand)
Betriebshandbuch (BHB) o.
Betreiberhandbuch
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Aufbau und Bestandteile von
Anlagendokumentationen
Projektmanagement-Dokumentation
tungs- bzw. Änderungsantrages strukturiert.
Die Projektmanagement-Dokumentation
umfasst den gesamten Schriftverkehr, der
während der Angebots-, Projektierungs- /
Planungs-, Errichtungs- und Inbetriebnahmephase zwischen Auftraggeber und allen
am Projekt beteiligten Auftragnehmern (z. B.
TurnKey-Lieferant, Gesamtplaner bzw. Unterlieferant) ausgetauscht wird.
Ausführungsdokumentation
Oft wird zwischen den Parteien ein Schlüssel
vereinbart, nach welchem diese Dokumente
abzulegen sind. In einigen Fällen soll diese
Dokumentation nach finaler Abnahme auch
in das Dokumenten-Managementsystem
des Auftraggebers oder Betreibers integriert
werden.
Die DIN 69901 „Projektmanagement“ und
im besonderen die ISO 21500 „Leitfaden
zum Projektmanagement“ geben einen guten
Überblick über weitere Anforderungen an
die Projektmanagement-Dokumentation. Sie
beschreiben einen international bewährten
Standard.
Genehmigungsdokumentation
Die Genehmigungsdokumentation ist die Zusammenstellung aller Genehmigungsanträge,
der daraufhin erteilten Genehmigungsbescheide sowie möglicher Genehmigungsauflagen.
Die Genehmigungsdokumentation wird in der
Regel mit Hilfe des Kennzeichens des Errich-
Die Ausführungsdokumentation umfasst alle
Dokumente zur Beschreibung und Darstellung
von Aufbau und Funktionsweise der Anlage,
Anlagenteile und Einrichtungen sowie zu deren Betrieb und Instandhaltung. Insbesondere
umfasst die Ausführungsdokumentation in der
Regel folgende Dokumente:
n Komponentenhandbuch als zusammen fassende Dokumentation der einzelnen Komponenten
n Bautechnische Dokumentation (Statiken, Ausführungsunterlagen für Stahl-, Hoch und Tiefbau)
n E- und Leittechnische Dokumentation
Im Kraftwerksbau sind diese Dokumente in
der Regel nach KKS-Kennzeichnung (KKS
– Kraftwerk-Kennzeichensystem) aufgebaut
(z. B. Anlagen, Teilanlagen) und ggf. nach Betriebsmittelschlüssel (für mehrfach eingebaute
baugleiche Betriebsmittel).
Die Ausführungsdokumentation wird baubegleitend erstellt und üblicherweise mindestens drei Monate vor kalter Inbetriebsetzung
komplett zur Verfügung gestellt. Parallel dazu
werden insbesondere der Erstellungs- und
Freigabeprozess sämtlicher zu erwartender
Unterlagen dokumentiert. Diese Unterlagen
sind meist in einer Unterlagenbedarfsliste er-
Aufbau und Bestandteile von
Anlagendokumentationen
fasst und werden auch mit dieser kontrolliert.
Qualitätsdokumentation
Die Qualitätsdokumentation (QS-Dokumentation) wird in der VGB R 171 (Technische
Dokumentation für Kraftwerke) europaweit
auch als Prüfnachweisdokumentation bezeichnet. Sie umfasst die Zusammenstellung der
Nachweise der Qualität der Anlagen und ihrer
Teile einschließlich der Entwurfsprüfunterlagen und der Gefahrenanalyse. Sie enthält
sowohl gestempelte Kopien der Ausführungsdokumentation (Stempeloriginale oder beglaubigte Kopien hiervon) als auch speziell für den
Prüfnachweis erstellte Dokumente.
Soweit Dokumente der Qualitätsdokumentation auch Bestandteil eines Genehmigungsverfahrens sind, werden dort nur Kopien
beigelegt, die Stempeloriginale verbleiben in
der Qualitätsdokumentation. Die Qualitätsdokumentation wird in der Regel mit einer vom
Auftraggeber vorgegebenen Dokumentennummer geordnet.
Die Lieferung der Qualitätsdokumentation
erfolgt mit den Stempel-Originalen oder
beglaubigten Kopien in der Regel in Ordnern.
Sie belegen alle Prüfergebnisse einschließlich
der Vorprüfunterlagen. Filme oder sonstige relevante Unterlagen sind üblicherweise
entsprechend der Dokumentennummer als
Anhang beigefügt.
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Die Unterlagen der Qualitätsdokumentation
werden baubegleitend erstellt und oft mindestens zwei Wochen vor (Zwischen-)Abnahme des Bauteils bzw. der Komponente zur
Verfügung gestellt. Dies geschieht vor allem
nach finaler Abnahme in Papierform und in
elektronischer Form, was das Digitalisieren
dieser Dokumentation und deren sinnvolle
Ablage notwendig macht.
Betriebsdokumentation
Im EU-Raum sind im Rahmen der Betriebsdokumentation mindestens zu liefern:
n Konformitäts- und Einbauerklärungen der
eingebauten Komponenten und der Anlagen
n Betriebsanleitungen entsprechend der EU
Herstellerrichtlinie (Maschinenrichtlinie)
n Gefahrenanalysen aller Produkte, die keine
Massen- oder Serienteile sind und entweder
einer EU-Herstellerrichtlinie oder einer
nationalen Richtlinie unterliegen (in
Deutschland z. B. das Geräte- und Produkt sicherheitsgesetz, dort §4 Abs. 2)
n Inbetriebnahme-Dokumentation mit sämt lichen Aufzeichnungen und den Betriebs daten, die bei der Inbetriebnahme und dem Probebetrieb entstehen
Gesamt-Betriebsanleitung
Eine große Herausforderung ist es in der
Praxis, eine Gesamt-Betriebsanleitung für
eine Anlage zu erstellen. Hierfür müssen die
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Aufbau und Bestandteile von
Anlagendokumentationen
Informationen aus der Lieferantendokumentation in einen Gesamtzusammenhang gebracht
werden. Die Inhalte, der Aufbau und die
Kennzeichnung einer Betriebsanleitung sind
in der IEC 62079 (internationaler Standard
zum Erstellen von Anleitungen) geregelt.
Insbesondere beschreibt das Regelwerk folgende Aspekte:
n wie
die Anleitungen anzuwenden sind
die Besonderheit an Betriebs anleitungen ist
n normaler und sicherer Betrieb
n automatisch gesteuerte und ferngesteuerte
Produkte
n außergewöhnliche Funktionen / Situationen
n zu beobachtende Anzeigen
n Anleitungen zur Fehlererkennung
n Schutz von Personen
n Inhaltsverzeichnis, Stichwortverzeichnis
(Index) und andere Listen, Definitionen und
Meta-Syntax
n Seitennummerierung (Paginierung)
n Definition technischer Fachbegriffe
n Definition von Symbolen
n Erklärung der Darstellungskonventionen
n Lesbarkeit
n Schriftart und -größe
n was
Enddokumentation
Die Enddokumentation enthält sämtliche
Dokumente, welche die genehmigten und
gebauten bzw. gelieferten und abgenommenen
Anlagen, Teilanlagen, Bauwerke, Komponen-
ten, Einrichtungen und Betriebsmittel darstellen.
Die Enddokumentation besteht in der Regel
aus folgenden drei Teilen:
n Papierdokumentation inkl. eines elektro nischen Abbildes (das Format wird meist vom Auftraggeber vorgegeben)
n CAD-Dateien und -Datenbanken
n Technische Anlagendaten zur Anlagen beschreibung (bis zur Betriebsmittel-Ebene)
Für die Enddokumentation lassen sich folgende Erfahrungswerte zusammenfassen:
n Alle Unterlagen sind in der Regel in der
vereinbarten Projektsprache und ggf. in
weiteren Sprachen (z. B. Zielort der Anlage)
zu erstellen.
n Es gibt oft für die Verwendung der Ordner
hinsichtlich Marke, Größe oder Farbe
genaue Vorgaben. Oft muss eine komplette
Dokumentation in mehrfacher Ausfertigung
geliefert werden.
n jeder Ordner besitzt ein eigenes, einheit liches Inhaltsverzeichnis. Die Inhalts verzeichnisse sämtlicher Ordner werden in einem Gesamtinhaltsverzeichnis zusammen-
gefasst und im ersten Ordner abgelegt.
n Zeichnungen, PIDs, Schemata und sonstige grafische Darstellungen (üblicherweise als
Plangut bezeichnet) sowie textliche Doku-
mente und Tabellen und Listen (üblicher weise als Schriftgut bezeichnet) sind oft
Aufbau und Bestandteile von
Anlagendokumentationen
zusätzlich in elektronischer Form zu liefern (das genaue Format ist mit dem Auftraggeber abzustimmen; mit Navigationsmöglichkeiten im Dokument; Anzeige am Bild-
schirm oder Reproduktion auf Papier muss
problemlos möglich sein). Quelldaten sind in der Regel komplett mitzuliefern.
n Die Enddokumentation wird beim Auftrag geber oder dem Betreiber der Anlage in das
vorhandene Dokumenten-Management system übernommen. Hierzu ist die Angabe
von Klassifizierungsmerkmalen unerläss lich, die deshalb auch oft Bestandteil der
Enddokumentation sind.
n Die Struktur der elektronischen Daten muss
der Struktur der Papierdokumentation ent sprechen. Hierfür ist eine Vereinbarung über
die Verwendung der Dateinamen abzustimmen.
n Die für die Wahrnehmung der Instandhal tungsaufgaben erforderlichen Unterlagen
und Daten (z. B. Montageanweisungen,
Reinigungsanleitungen, Schmierstellenplan
etc.) müssen in den Betriebsanleitungen ent halten sein. Diese sind spätestens mit
Montagebeginn der Anlage oder des Anla genteils in vorläufiger Form zu liefern,
damit der Aufbau der „Vorbeugenden In standhaltung“ bereits vor der kalten Inbe triebsetzung erfolgen kann.
n Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der
Enddokumentation – auch für die Doku mentation aller Unterlieferanten – ist der
Hauptlieferant bzw. Hersteller verantwort-
lich.
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n Der
Umfang der Enddokumentation ist in
Unterlagenbedarfslisten mit allen beteiligten
Parteien festgelegt. Die Lieferung der End dokumentation erfolgt meist in Teilpaketen,
muss jedoch spätestens einen Monat nach
Ende des Probebetriebes bzw. bei bautech nischen Lieferanten spätestens mit der Ab nahme abgeschlossen sein.
n Zu revidierende Unterlagen und Daten
auf Grund von Instandhaltungsmaßnahmen,
Umrüstungen und Anpassungen während
der Garantiezeit sind spätestens drei Monate
nach Abschluss der jeweiligen Maßnahmen
als Enddokumentation zu übergeben.
n Der Auftragnehmer archiviert eine Kopie
der gesamten Enddokumentation als Zweit dokumentation und hat diese aus Sicher heitsgründen noch zehn Jahre nach Überga be der Anlage vorzuhalten.
Lieferantendokumentation
Unter Lieferantendokumentation versteht man
im Allgemeinen die Technische Dokumentation aller zugekauften Systeme, Komponenten
oder Teile einer Anlage. Es liegt in der Verantwortung des Anlagenherstellers, die Informationen aus diesen Dokumenten (z. B. Wartungsintervalle) in der Gesamt-Betriebsanleitung
der Anlage zusammenfassen.
Der DIN-Fachbericht 146 „Technische Produktkommunikation – Betriebsanleitungen für
Anleitungen“ beschäftigt sich insbesondere
mit der Integration und der Zusammenstellung
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Aufbau und Bestandteile von
Anlagendokumentationen
der Lieferantendokumente in die GesamtBetriebsanleitung.
Inbetriebnahmedokumentation
Die Erstellung der Inbetriebnahmedokumentation, die am Ende der Ausführungsplanung
erfolgt, ist ein wichtiges Instrument der
Qualitätssicherung. Anhand der vorliegenden
Ausführungsdokumentation wird in der Regel
nochmals detailliert geprüft, ob die geplante
Anlage effizient und bestimmungsgemäß in
Betrieb genommen werden kann. Alle Systeme werden dadurch einer weiteren komplexen
Prüfung und Betrachtung unterzogen.
Eine gute Inbetriebnahmedokumentation
erleichtert das anschließende Erstellen eines
Betriebshandbuches erheblich.
Betriebshandbuch
Basierend auf dem Inhalt und Umfang der
Betriebsdokumentation erstellt der Anlagenbetreiber nach Abnahme der Anlage ein
Betriebshandbuch, auch Betreiberhandbuch
genannt.
In einem Betriebshandbuch (BHB) sind vom
Betreiber alle Maßnahmen zu beschreiben und
alle Arbeitsanweisungen für das Personal zu
formulieren, die den sicheren Betrieb der Anlage gewährleisten, also das „Was“ und „Wie“
im Sinne der eigentlichen Bedienung.
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Checkliste Lieferantendokumentation –
8 wichtige Aspekte
In jedem Unternehmen und jeder Branche ist
die Ausgangssituation eine andere. Auch die
einzelnen Beziehungen zwischen Lieferanten
und Anlagenherstellern sind von Fall zu Fall
unterschiedlich. Dennoch gibt es eine Reihe
von Aspekten, über die sich die Parteien im
Zusammenhang mit Lieferantendokumentation verständigen sollten. Acht zentrale Aspekte
sind im Folgenden aufgelistet, die als Basis
für die Erstellung individueller Checklisten
dienen können.
1. Termine
Produkt
/ Abstimmung
ü Entwurf Dokumentation
ü Dokumentation Projektsprache
ü Dokumentation Fremdsprache(n)
ü Programmieranleitung/Softwareanleitung
ü Montageanleitung
ü Sicherheits-Datenblätter
ü Betriebsanleitung
(mit Inhaltsvorgabe)
und Leittechnische Pläne
ü PI-Diagramme (PID)
ü Technische Zeichnungen (ggf. mit
detaillierter Definition des Inhalts)
ü Detailanforderungen
m Layout/Gestaltung
m Inhalte (Anleitungen, Warnhinweise,
Wartungstabelle, Teilelisten)
m Detaillierung
m Muster
ü E-
ü Liefertermin
ü Kick-off
Gegebenenfalls sind für die verschiedenen
Dokumentationsarten jeweils separate Terminvereinbarungen nötig.
2. Dokumentationsarten
Jeweils mit konkreten Inhaltsvorgaben oder
Verweis auf relevante Normen.
ü Genehmigungsunterlagen
ü Konstruktionsdaten
ü Planungsunterlagen
ü Bedienungsanleitung
ü Service-/Wartungsanleitung
ü Teilekatalog
3. Sprachen
ü Originalsprache/Projektsprache
ü Fremdsprache
4. Einzuhaltende Regelwerke und Normen
Europa*
ü Niederspannungs-Richtlinie
ü EMV-Verordnung
ü ATEX
ü ISO/IEC 82079
ü ANSI Z535.6 für Warnhinweise
Deutschland*
ü tekom-Leitfaden Lieferantendokumentation
ü DIN-Fachbericht 146
ü UVV
ü VGB R 171
* Branchen- und länderspezifische Regelwerke
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Checkliste Lieferantendokumentation –
8 wichtige Aspekte
5. Zertifikate und Bescheinigungen
7. Software, Formate und Medien
ü Konformitätserklärung
ü Papierformat(e)
ü Einbauerklärung
6. Vertragliche Regelungen
ü Konfektionierung – Lochung, Druck,
Ordner
ü Datei-Formate und Versionen (HTML, PDF)
ü Erstellungs-Software, Sprachen und
Versionen, z. B. für Texte, Grafiken, Pläne
ü Planungs-Software (E- und Leittechnik)
ü Liefervereinbarung
8. Identifikation
ü Prüfzertifikate
ü Abnahmeprotokolle
ü Herkunftsbescheinigung
ü Servicevertrag
ü Schulungsvertrag
ü Klassifizierungsschlüssel
ü Zolldokumente
ü Kennzeichnung
ü Gewährleistung / Garantie (inkl.
Maßnahmen bei Abweichungen)
ü Gültigkeit / Einschränkung AGB
ü Vereinbarung zur Integration /Anpassung
der Informationen
auf den Seiten
m Rahmen/Kopf- und Fußzeilen
m Meta-Informationen auf den Seiten
m Seitennummerierung
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Relevante Normen, Standards und Leitfäden
Unternehmen, die heterogene Informationen
zu einem übergreifenden Werk zusammenstellen, stehen vor großen Herausforderungen.
Arbeitskreise der Normungsorganisation DIN
und des Berufsverbandes tekom haben sich
des Themas angenommen und zusammengetragen, was aus ihrer Sicht sinnvoll und
erforderlich ist. Abhängig von den jeweiligen
Intentionen wurden unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt. Es ist hilfreich, die verschiedenen Empfehlungen zu kennen und das für die
eigene Situation Hilfreiche anzuwenden.
Die Inhalte sind gleichermaßen für Lieferanten wie Auftraggeber interessant. Die richtige
Interpretation der Forderungen ermöglicht
Lieferanten, die Dokumentation in einer Art
und Weise zusammenzustellen, die es dem
Auftraggeber leicht macht, sie effizient zu verwenden. Nachfolgend werden die branchenübergreifenden Publikationen und Normen
kurz vorgestellt.
Auch wenn es sich bei einigen Normen um
deutsche Standards handelt, so sind in jedem
Fall zahlreiche Aspekte davon auch für einen
europäischen Anlagenhersteller eine interessante Grundlage.
DIN-Fachbericht
Der DIN-Fachbericht 146 „Technische Produktdokumentation – Betriebsanleitungen für
Anlagen“ umfasst 19 Seiten und wurde im
Januar 2006 herausgegeben.
Er enthält unter anderem Aussagen zu folgenden Themen:
n Zielgruppen
n Struktur
/ Inhalte der Dokumentation
n Integration von Lieferantendokumentation
n Anforderungen an die Dokumentation von Komponenten
Im Anhang wird beispielhaft ein detailliertes
Inhaltsverzeichnis für eine Anlage aus der
lebensmittelverarbeitenden Verpackungsindustrie abgebildet. Ein zweiter Anhang enthält
einen Vorschlag für ein Kennzeichnungssystem für integrierte Texte und Verweise.
Der Fachbericht nennt die wesentlichen
Aspekte, die zu beachten sind im Zusammenhang mit Anlagen- bzw. Lieferantendokumentation. Er bietet eine gute Basis, auf der sich
dann weitere, konkrete Überlegungen für die
eigene Dokumentation (als Hersteller oder
Lieferant) anstellen lassen.
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Relevante Normen, Standards und Leitfäden
Die aus Sicht der Ersteller des Leitfadens
relevanten Prozessschritte sind:
für einen Bestelltext für die
Dokumentation
n Detaillierte Dokumentenliste für eine
Elektrodokumentation
n Dokumentendefinitionen
n Formblatt für einen Schmierplan
n Abweichungsliste zur Dokumentation von
Mängeln
n Kontrollblatt für eine Eingangskontrolle
n Vorschlag für eine Lieferantenbewertung
n Hausstandard
ISO / IEC 82079
tekom-Leitfaden
Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ umfasst 46 Seiten. Er dokumentiert
ein prozessorientiertes Vorgehen, das sich auf
Unternehmen übertragen und für spezifische
Anforderungen adaptieren lässt.
definieren
intern und extern
kommunizieren
n Vertrag analysieren
n Anforderung für Lieferantendokumentation spezifizieren
n Bestellung Lieferantendokumentation nach
Spezifikation
n Auftragsbestätigung kontrollieren
n Dokumentation kontrollieren
n Integration
n Vorschlag
n Hausstandard
Zusätzlich legt der Leitfaden Wert auf die Lieferantenbewertung als QualitätsmanagementWerkzeug.
Von besonderem Interesse an diesem Leitfaden ist für Lieferanten und Auftraggeber
der Anhang, der konkrete Formulare, vorformulierte Texte und Checklisten enthält. Hier
findet man unter anderem:
n Formblatt
„Spezifikation
Zulieferdokumentation“
Die Norm ISO / IEC 82079-1 „Preparation
of instructions for use – Structuring, content
and presentation – Part 1: General principles
and detailed requirements” umfasst 58 Seiten
und wurde 2012 publiziert. Sie hat keinen
spezifischen Fokus auf Lieferantendokumentation, spricht jedoch an verschiedenen Stellen
relevante Aspekte an.
So haben sämtliche Aussagen zu sicherheitsrelevanten Informationen der Norm allgemeine Gültigkeit, unabhängig davon, ob es sich
dabei um grundlegende Sicherheitsinformationen handelt oder um Warnhinweise. Auch
die Anforderungen an funktionale Kennzeichnung, Lesbarkeit und Zugriff auf die Informationen sind aus Anwendersicht formuliert und
gelten prinzipiell.
Die Norm stellt in den Vordergrund, dass die
Informationen für die Zielgruppen tauglich sein müssen. Sie spricht weiter von der
Relevante Normen, Standards und Leitfäden
Notwendigkeit, für komplexe Anlagen einen
übergeordneten Wartungsplan zu erstellen,
der die Wartungsarbeiten zu den einzelnen
Komponenten zusammenfasst. Auch im Zusammenhang beispielsweise mit Informationen zu Ersatzteilen werden konkrete Hinweise
vermittelt.
Branchenspezifische Normen und Standards
Über die Veröffentlichungen von DIN und
tekom hinaus ergänzen branchenspezifische
Vorschriften den zu beachtenden Rahmen.
Größere Bekanntheit hat die VGB R171 –
Lieferung der technischen Dokumentation für
Kraftwerke, die 2010 überarbeitet wurde.
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