Schnittstellen zu SAP und Barcode-Scanner verwirklicht

BUSINESS INTEGRATION SORGT FÜR ZEITZEIT- UND KOSTENERSPARNIS BEI AMCOR FLEXIBLES
Schnittstellen zu SAP und Barcode-Scanner verwirklicht
Amcor Flexibles, das größte Verpackungsunternehmen der Welt, macht seit 2009 intensiven Gebrauch von Ultimo
Maintenance Management. Die Ultimo Software sorgt seitdem für Wissensbewahrung, Entscheidungsbegründung und
AnalyseAnalyse-Möglichkeiten, vor allem aber für eine ZeitZeit- und Kostenersparnis. Stefaan van den Bossche, verantwortlich für
die Instandhaltung von Amcor, erzählt, wie Business Integration dabei eine entscheidende Rolle gespielt hat.
AMCOR FLEXIBLES
Mit 27.000 Mitarbeitern in mehr als vierzig Ländern und mehr als
hundertachtzig Standorten ist Amcor Flexibles das weltweit größte
Verpackungsunternehmen. Täglich gebrauchen Millionen
Konsumenten Produkte, die in Amcor-Produkte verpackt sind.
Hierzu gehört zum Beispiel der Leerdammer Käse. Der größte Teil
der Produktion ist für die Medizin- und Lebensmittelindustrie
ausgelegt; Branchen, bei denen die Produktsicherheit
entscheidend ist. Amcor legt deshalb großen Wert auf die
Innovation noch sichererer Verpackungsprodukte, die zudem
ökologisch verantwortlich sind.
KEIN ÜBERBLICK ÜBER DOKUMENTE
Ein bedeutsamer Teil der Produktion von sicheren Produkten ist
ein gründlicher Instandhaltungsprozess. Wurde die Wartung zum
richtigen Zeitpunkt durchgeführt? Wann wurde die Anlage zuletzt
überprüft? Kann die Sicherheit der Konsumenten gewährleistet
werden? Aspekte, die im Hinblick auf Qualität und
Zertifizierungen zu erreichen sind und für den belgischen
Gesetzgeber nachgewiesen werden müssen. Zugleich müssen
Unternehmen Kosten reduzieren und es muss effizienter gearbeitet
werden. Eine große Herausforderung.
Am Amcor Standort in Gent wurde schnell erkannt, dass in diesen
Bereichen noch Verbesserungspotenzial besteht. Wartungen
wurden in Word- und Excel-Dokumenten festgehalten, wobei zum
Ende hin gut hundert Dokumente auf verschiedenen
Netzlaufwerken gespeichert wurden. Viel Zeit ging bei der Suche
nach geeigneten Informationen verloren: auch, weil die Personen,
die die Dokumente erstellt und gespeichert hatten, das
Unternehmen mittlerweile verlassen haben. „Wir standen vor dem
Problem, dass es keine bzw. wenig Sicherung von Wissen und
Erfahrungen gab und viel Zeit und folglich Geld für die Suche
nach geeigneten Informationen verloren ging“, erzählt Van den
Bossche. „Dieser Prozess sollte effizienter gestaltet werden.“
Neben den verschiedenen Word- und Excel-Dokumenten gab es
ein kleines Programm für die Lagerverwaltung und den Einkauf.
„Auch dieser Prozess sollte optimiert werden, vorzugsweise in
einer zentralen Datenbank mit dem Instandhaltungsprozess.''
FLEXIBILITÄT VON ULTIMO ENTSCHEIDEND
Mit dieser Zielsetzung ist Amcor auf die Suche nach einem
geeigneten Software-Tool gegangen, wobei Flexibilität und
Benutzerfreundlichkeit die wichtigsten Faktoren waren. Bei dem
Auswahlprozess wurde nach verfügbaren
Erweiterungsmöglichkeiten des ERPs sowie nach einem
Instandhaltungsmanagement-System geschaut. Schließlich ist die
Wahl auf Ultimo Maintenance Management gefallen: „Bei Ultimo
hatten wir das Gefühl, dass das System vollständig an unsere
Wünsche angepasst werden kann. Wir waren sehr von der
Flexibilität und der Benutzerfreundlichkeit der Software angetan.
Dies, in Kombination mit dem Preis, hat dazu geführt, dass wir uns
für Ultimo entschieden haben. Die umfangreichen
Einbindungsmöglichkeiten zwischen Ultimo und unserem ERP,
SAP, haben hierbei auch eine wesentliche Rolle gespielt.“ Vor der
endgültigen Entscheidung hat Amcor zudem Referenzbesuche
durchgeführt: „ Wir haben ein paar Ultimo Kunden in der Nähe
von Gent besucht, um das System in der Praxis zu sehen. Die
Begeisterung der Kunden hat unsere Wahl für Ultimo
mitbestimmt.“
BUSINESS INTEGRATION
Ultimo Maintenance Management wird seitdem zur Unterstützung
von Wartungsarbeiten sowie für die Lagerverwaltung und die
Beschaffung eingesetzt. SAP ist als buchhalterisches Paket
innerhalb des Unternehmens weiterhin aktiv. „Auf diese Weise
können beide Parteien, Buchhaltung und Techniker, mit dem
Paket arbeiten, wie es den Ansprüchen ihrer Arbeit entspricht.“
Durch die Kombination der Vorteile beider Systeme hat sich eine
deutliche Effizienzsteigerung ergeben. „Eine Schnittstelle zwischen
SAP und Ultimo war für uns von hoher Bedeutung, da wir
Informationen nicht mehrere Male in verschiedenen Systemen
eingeben wollten. Erfreulicherweise konnte dies leicht umgesetzt
werden.“ Rechnungen aus dem technischen Dienst werden in
Ultimo gebucht und dann mit einem Knopfdruck an SAP
übergeben. Dies gilt auch für technische Bestellungen, die einfach
an SAP übergeben werden. Auf diese Weise bleibt SAP das
zentrale System für alle finanziellen Informationen, obgleich der
technische Dienst mit einem eigenen System arbeitet.
Eine andere Form von Business Integration bei Amcor ist die
Nutzung von Barcode-Schnittstellen. Jeder Teilbereich des Lagers
hat seinen eigenen Barcode.
Die Schnittstelle zwischen Ultimo und dem Barcode-Scanner sorgt
dafür, dass jedes Mal, wenn ein Artikel aus dem Lager verpackt
wird, der Vorrat in Ultimo bearbeitet wird und dadurch aktuell
bleibt. Durch eine professionelle Lagerverwaltung, aktuelle
Bestandsinformationen und der Nutzung von Artikelreservierungen
in Ultimo ist es Amcor gelungen, den Bestand zu reduzieren und
die Arbeitsplanung zu verbessern, weil benötigte Artikel immer
vorrätig sind. Daneben sorgt die Barcode-Schnittstelle natürlich für
eine beachtliche Zeitersparnis, da Informationen aktuell bleiben,
ohne dass zusätzliche Schritte nötig sind.
OPTIMALE KOMMUNIKATION
Neben den realisierten Schnittstellen und der Verwendung von
professionellem Bestands- und Einkaufsmanagement hat auch die
Optimierung der Kommunikation zu einem professionellen
Instandhaltungsprozess beigetragen. Diese KommunikationsOptimierung konnte durch die Einrichtung eines zentralen
Meldepunktes, der Nutzung des Ultimo-Self-Service (ein Portal, in
dem jeder Mitarbeiter den Status von Nachrichten und anderen
Informationen einsehen kann) und einer E-Mail-Schnittstelle mit
Ultimo erreicht werden. Der Kommunikationsfluss verläuft
effizienter, da Mitarbeiter Informationen selbst nachsehen können
und über Statusänderungen informiert werden. Darüber hinaus ist
die Kommunikation zwischen dem Technischen Dienst und der
Produktion deutlich verbessert und der Papierfluss gehört der
Vergangenheit an.
VOLLSTÄNDIGE INTEGRATION MAINTENANCE MANAGEMENT
Amcor Flexibles verfügt heute über eine neu aufgebaute,
vollständig integrierte Wartungsabteilung. Stefaan van den
Bossche: „ Unser Instandhaltungsmanagement ist gegenwärtig
vollständig integriert. Alle Daten, Planungen und Kosten werden in
einem zentralen System erfasst.“ Dank der Verknüpfung mit SAP
werden Rechnungen und Kostenträger an Aufträge in Ultimo
gekoppelt, wodurch eine Gesamtübersicht der Kosten entsteht.
Die Verbindung von Instandhaltungsmanagement und
Lagerverwaltung in Ultimo (und der zugehörigen Reservierung von
Artikeln) haben zu einer Herabsetzung des Lagerbestandes und zu
einer Verbesserung der Auftragsplanung beigetragen. Das E-MailBenachrichtigungssystem von Ultimo hat für einen pro-aktiven
Informationsfluss gesorgt, wodurch die Kommunikation (sowohl
im Technischen Dienst als auch in der Produktion) effizienter und
strukturierter digital verläuft.