ELO iSearch - SoftMate.de

ELO iSearch
Schnell und einfach: So sollen Sie Ihre Dokumente in ELO wiederfinden. Hierbei unterstützt Sie die ELO iSearch,
deren neue Suchalgorithmen eine effizientere Dokumentensuche möglich machen. Das Formulieren komplexer
Suchanfragen entfällt, ELO nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Durch den Einsatz semantischer, linguistischer und
mathematisch-statistischer Methoden gelangen Sie schneller zum Ziel. So werden beispielsweise Fehleingaben
automatisch korrigiert und Sie sehen auf einen Blick wo der gesuchte Begriff in der Trefferliste vorkommt. Ziel
dieses Dokuments ist es, Ihnen einen Überblick über die Funktionen der neuen ELO iSearch zu geben und
deren Einsatz anhand von Praxisbeispielen zu erläutern.
Autovervollständigung
Bei der Eingabe eines Suchbegriffs schlägt Ihnen ELO automatisch
eine Liste mit möglicherweise passenden Begriffen vor. Grundlage ist
ein Abgleich mit von Ihnen in der Vergangenheit durchgeführten
Suchanfragen, auf deren Basis ELO dann Vorschläge generiert. Ist der
gesuchte Begriff in der Vorschlagsliste enthalten, können Sie ihn dort
auswählen. Das verkürzt die Zeit für die Eingabe, verhindert
Fehleingaben und führt schneller zum Ergebnis.
Abb. 1: Vorgeschlagene Begriffe
Beispiel:
Beispiel Sie suchen nach dem Begriff Adressliste. Bereits bei der Eingabe des Begriffs schlägt Ihnen ELO
ähnliche Begriffe wie z.B. Adresse, Adressat, Adressieren vor und Sie können durch Anklicken einen der
Vorschläge direkt in das Eingabefeld der Suche übernehmen.
Tippfehlerkorrektur
Haben Sie sich bei der Eingabe des Suchbegriffs vertippt,
schlägt Ihnen ELO unterhalb des Eingabefeldes Begriffe
vor, die eine hohe Ähnlichkeit mit dem falsch
Abb. 2: Korrektur der Eingabe
eingegebenen Begriff aufweisen. Dafür kombiniert ELO
die eingegebenen Buchstaben neu, und ermittelt so
anhand von Häufigkeitsstatistiken die infrage kommenden
Begriffe.
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Beispiel:
Beispiel Bei der Suche nach dem Begriff Rechnung geben Sie aus Versehen nur das Wort Rechung im Suchfeld ein.
ELO fragt Sie dann, ob Sie damit das Wort Rechnung gemeint haben. Es erscheint ein Hinweis („Meinten Sie:….“)
unterhalb des Suchfeldes. Klicken Sie den Begriff an, um danach zu suchen.
Suchbegriffe verknüpfen
Mit Hilfe der Verknüpfungen UND, ODER und NICHT können Sie
komplexe Suchanfragen formulieren. Die sogenannten Booleschen
Operatoren dienen dazu einzelne Suchbegriffe miteinander zu
verknüpfen. So können beispielsweise Begriffe ausgeschlossen werden
oder es kann nur nach Wortteilen gesucht werden. Beachten Sie, dass
ELO dabei die Groß- und Kleinschreibung ignoriert.
Abb. 3: Boolesche Operatoren
Die iSearch bietet folgende Verknüpfungen, die nachfolgend kurz erläutert werden:
Operatoren
Operatoren
Erforderliche Eingabe
Beispiel
Erläuterung
UND
Leerzeichen
Berlin
Deutschland
Gesucht wird nach Dokumenten, die sowohl das Wort Berlin als auch
das Wort Deutschland enthalten.
ODER
Komma
Berlin,
Stuttgart
Gefunden werden Dokumente die entweder das Wort Berlin oder das
Wort Stuttgart enthalten.
(…)
Runde Klammern
Berlin
(Stadt,
Bundesland)
Gesucht wird in diesem Fall zuerst nach dem Begriff Berlin, dann nach
einer Verbindung zwischen dem Wort Berlin und den eingeklammerten
Begriffen. Die Begriffe in der Klammer sind mit ODER verknüpft. Es wird
also nach Berlin und Stadt bzw. nach Berlin und Bundesland gesucht.
[…]
Eckige Klammern
[5000 TO
6000]
Bei der Bereichssuche werden alle Dokumente gefunden, die dem
durch Start- und Endkriterium abgegrenzten Bereich entsprechen. Die
Suche eignet sich für strukturierte Daten wie z. B. die Suche nach einem
Postleizahlenbereich im Indexfeld Postleitzahl auf einer
Verschlagwortungsmaske.
-
Minuszeichen
Berlin -USA
In diesem Fall wird nur nach Dokumenten gesucht, die das Wort Berlin
aber nicht das Wort USA enthalten.
"…"
Anführungszeichen
"Sommer
2010“
Bei der so genannten Phrasensuche wird der Archivinhalt nach der
exakten Wortkombination durchsucht. Wenn Sie z. B. „Sommer 2010“
eingeben, sucht ELO nur Dokumente, die diese Wortkombination
enthalten. Die Reihenfolge der Wörter ist dabei fest vorgegeben.
*
Platzhalterzeichen
Liefer*
Kann eingesetzt werden, um nach Wortteilen zu suchen. Bei Eingabe
von Liefer* werden Wörter wie Lieferung, Lieferschein, Lieferant etc.
gefunden.
Wird nur das *-Zeichen eingegeben, werden sämtliche Archivinhalte
angezeigt.
~
Tildezeichen
Maier~
Gefunden werden ähnliche Wörter, d.h. bei Eingabe von Maier~ wird
auch Meier, Maierei usw. gefunden.
Suche, unabhängig von der Wortform
Über diese Suchfunktionalität werden Begriffe unabhängig von ihrer Wortform gefunden. Das bedeutet, dass z.B.
bei Eingabe eines Begriffs in der Einzahl auch der Begriff in der Mehrzahl gefunden wird. Es spielt also keine Rolle,
ob Sie nach Brief oder nach Briefe suchen. Ebenso werden gebeugte Wortformen gefunden. Gebeugte
Wortformen sind Verben, die sich dem Subjekt des Satzes anpassen. So werden aus der Grundform schreiben die
gebeugten Formen ich schreibe, du schreibst, er schreibt und so weiter.
Abb. 4: Suchergebnis für den Begriff „Suche“
Beispiel:
Beispiel Sie suchen nach dem Wort Suche. Dann findet ELO auch gebeugte und deklinierte Wortformen wie z. B.
suche statt suchen (Verb) und Suchen statt Suche (Substantiv).
Filterung der Treffermenge nach Metadaten
Die Sucherergebnisse können mit Hilfe der iSearch Filter nach
folgenden fünf Kriterien gefiltert werden: Datum, Maske, Objekttyp,
Abgelegt von und Indexfeld. Nach Auswahl eines Filters wird der
Filter mit einem Drop-down-Menü unterhalb des Suchfelds
Abb. 5: iSearch Filter
angezeigt. Im Drop-down-Menü wird hinter den Filtervorschlägen
die Anzahl der jeweils vorhandenen Dokumente angezeigt. Sie
können die Filter beliebig miteinander kombinieren. Mehrere Filter
desselben Typs werden mit ODER verknüpft, unterschiedliche Filter
mit UND.
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Beispiel:
Beispiel Sie suchen nach einer Rechnung aus dem Jahr 2010. Geben Sie dafür den Begriff Rechnung im Suchfeld
ein und klicken Sie auf Suche starten. Die Trefferliste wird angezeigt. Wählen Sie nun auf dem Registertab
Suchtools/Recherchieren in der Gruppe iSearch Filter die Funktion Datum. Der Filter wird eingeblendet. Wählen Sie
über das Drop-down-Menü das Jahr 2010 und klicken Sie auf Suche aktualisieren. Die Trefferliste wird nun auf
Rechnungen aus dem Jahr 2010 eingeschränkt.
Fundstellentext
Diese Funktion dient dazu das gesuchte Wort im
Vorschautext hervorzuheben. So erkennen Sie auf
einen Blick, wie oft und wo das Wort in der
Trefferliste vorkommt. Bitte beachten Sie, dass das
Suchergebnis von den Einstellungen, die Sie über
die Funktion Weitere Optionen vornehmen,
abhängt. Dort legen Sie fest wo ELO sucht. Sie
können wählen zwischen: Kurzbezeichnung,
Zusatztext, Indexfelder, Volltext und beliebigen
Kombinationen.
Abb. 2: Hervorhebung des Suchworts im Vorschautext
Beispiel:
Beispiel Bei einer Suche nach dem Begriff ELO werden die Fundstellen farbig hervorgehoben.
Suche nach alternativen Begriffen
Über die Funktion Synonymthesaurus liefert ELO alternative Begriffe zur ursprünglichen Suchanfrage. Für diesen
Zweck wurden Standardwerte in ELO hinterlegt. Durch Eingabe eines Leerzeichens, direkt nach dem eingegebenen
Suchbegriff, werden die gefundenen Synonyme angezeigt. Klicken Sie auf ein Synonym, um es in das Suchfeld zu
übernehmen. Um alle vorgeschlagenen Begriff zu übernehmen nutzen Sie die Option ALLE. Nach einem Klick auf
Suche starten findet ELO auch Dokumente, in denen nur die alternativen Begriffe vorkommen.
Abb. 5: Anzeige alternativer Begriffe
Beispiel:
Beispiel Geben Sie beispielsweise nach dem Begriff Dokument ein Leerzeichen ein. Automatisch zeigt ELO alle
verwandten Begriffe in der Zeile Synonyme für „Dokument“ an.
Ein Erweiterungspaket für die Suchfunktionen der ELO iSearch befindet sich in Vorbereitung.
Alle Angaben ohne Gewähr, Änderungen vorbehalten.
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