3 Personenbereich und soziale Netze

Microsoft Office Outlook 2010 Aufbau
3 Personenbereich und soziale Netze
3.1 Personenbereich konfigurieren
Neu in Outlook 2010 ist der sogenannte Personenbereich. Der Personenbereich wird im Lesebereich
ganz unten angezeigt und kann durch „Hochziehen“ der Begrenzungslinie vergrößert werden.
Mit den zur Verfügung stehenden Optionen können folgende Informationen dargestellt werden:
E-Mails und Besprechungen sowie weitere Informationen zu dieser Person anzeigen
Newsfeedaktualisierungen und RSS-Feeds, die Sie von dieser Person erhalten haben
E-Mail-Nachrichten anzeigen, die Sie von dieser Person erhalten haben
Anlagen anzeigen, die Sie von dieser Person erhalten haben
Besprechungen anzeigen, die Sie mit dieser Person haben
Von dieser Person gesendete Statusaktualisierungen anzeigen
Ein Foto wird nur dann angezeigt, wenn in den Kontakten ein Foto hinterlegt wurde.
Der Personenbereich kann auch konfiguriert werden.
Klicken Sie dazu im Menüband Ansicht auf das Symbol
Personenbereich. Sie können den Personenbereich
ausschalten, minimiert oder in normaler Darstellung anzeigen.
Der Menüpunkt Kontoeinstellungen… führt zur Konfiguration
von Verbindungen zu sozialen Netzwerken.
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3.2 Soziale Netze
Seit einigen Jahren erfreuen sich soziale Netze im Web steigender Beliebtheit. Soziale Netzwerke
werden technisch durch Web-2.0-Anwendungen oder Portale realisiert.
Beispiele für soziale Netzwerke sind:
•
Microsoft SharePoint ‚My Site‘
•
MySpace (www.myspace.com)
•
Facebook (www.facebook.com)
•
LinkedIn (linkedin.com)
•
Twitter (www.twitter.com) – Austauschen von Kurztexten, sogenannten „Tweets“
•
Bebo (www.bebo.com)
•
XING (www.xing.com) – Business-Plattform
Typische Elemente eines sozialen Netzwerks:
•
Persönliches Benutzerprofil, von dem Teile auch für andere Personen (oder die Allgemeinheit)
freigegeben werden können
•
Blogs (Weblogs), in denen eigene Beiträge zu bestimmten Themen verfasst und auch wieder
mit anderen gemeinsam verwendet werden können
•
Kontaktliste mit Verweisen auf andere Mitglieder des sozialen Netzwerks
Microsoft hat auf diese Entwicklung reagiert und stellt für Outlook 2010 Konnektoren zur Verfügung,
mit dem auf Informationen in den sozialen Netzwerken von Outlook aus zugegriffen werden kann.
Diese Konnektoren konfigurieren Sie, indem Sie im Menüband Ansicht auf das Symbol
Personenbereich klicken und dort den Eintrag Kontoeinstellungen… auswählen.
Standardmäßig wird – falls vorhanden – nur der Dienst ‚Meine Website‘ einer SharePointImplementierung angeboten.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, um zusätzliche Konnektoren hinzuzufügen.
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Outlook neu starten
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4 Automatische Antworten (Abwesenheits-Assistent)
Bei Abwesenheiten (Urlaub, Kur etc.) ist es manchmal nicht möglich, regelmäßig auf sein ExchangePostfach zuzugreifen. In diesen Fällen hat sich die Konfiguration automatischer E-Mail-Antworten
bewährt.
Die Aktivierung der automatischen Antwortfunktion steht nur im Exchange Client-Modus zur
Verfügung. Die Konfiguration erfolgt im Backstage-Menü „Automatische Antworten“:
Es ist möglich, zwei Arten von automatischen Antworten einzurichten:
•
Innerhalb meiner Organisation: Nur Mailanfragen von Absendern innerhalb der ExchangeOrganisation werden mit einer automatischen Rückantwort beantwortet.
•
Außerhalb meiner Organisation: Hier werden Mailanfragen von Absendern außerhalb der
Exchange-Organisation automatisch Beantwortet. Diese Konfiguration ist mit Bedacht zu
aktivieren, da auch Bestellbestätigungen, Werbemails etc. mit automatischen Antworten
bedacht werden, die meist wieder zu automatischen Antworten führen, da die
Absendeadresse derartiger Mails nicht für den Empfang von E-Mails konfiguriert ist.
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Durch Einrichtung von Regeln kann außerdem festgelegt werden, was mit den eingegangenen
Nachrichten geschehen soll. Im folgenden Beispiel werden alle Nachrichten, die direkt (also nicht „Cc“
oder „Bcc“) an den abwesenden Empfänger gesendet werden, an eine dritte Person weitergeleitet
(also in Kopie an die dritte Person gesendet).
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5 Zusammenarbeits-Funktionen (Collaboration)
Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Outlook als Exchange-Client konfiguriert ist.
5.1 Lesen des Posteingangs einer Kollegin/eines Kollegen
Um bestimmte Ordner – etwa den Posteingang – einer anderen Person im selben Unternehmen lesen
zu können, muss diese andere Person den Zugriff erlauben. Dafür müssen Ordnerberechtigungen
eingerichtet werden.
Um Ordnerberechtigungen
einzurichten, wählen Sie
zunächst den Benutzer aus, der
Zugriff auf Ihren Posteingang
bekommen soll.
Danach wählen Sie die für
diesen Benutzer gültige
Berechtigungsstufe aus. Die
Stufe regelt das Ausmaß der
Zugriffsberechtigung. Ein
„Mitwirkender“ hat ausschließlich
Leserechte, werden ein
„Bearbeiter“ auch selbst Mails
unter dem Absender der
berechtigten Person erstellen
kann.
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[Datei] – [Öffnen] – [Ordner eines anderen Benutzers]
Beispiel 1: Kollegin ist abwesend, ich möchte ihre Mails lesen
Beispiel 2: Ich soll einen Termin in den Kalender meines Chefs eintragen
5.2 Stellvertretungen einrichten
Sie können anderen Personen Berechtigungen zum Empfangen von E-Mails und zum Antworten in
Ihrem Auftrag geben. Man unterscheidet verschiedene Möglichkeiten der Stellvertretung, die je nach
Zweck entweder direkt im Outlook oder auf dem Exchange Server eingerichtet werden müssen.
5.2.1 Einrichten von Stellvertretungen in Outlook
Die Konfiguration von Stellvertretungen erfolgt über das Backstage-Menü (erreichbar über Datei) im
Bereich Informationen.
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