Presse-Grosso

Userstory: Outsourcing
Presse-Grosso
Kundennutzen durch Effizienzsteigerung der
Rechnungsprozesse mit SEEBURGER Managed Services
Ausgangssituation und Entscheidung
Das Presse-Grosso bildet die Handelsstufe zwischen
Verlag und Einzelhändler. Somit liegt der größte Teil
der veröffentlichten Presse-Titel in Deutschland in der
Hand eines jeden Grossisten. Mit dem Ziel, die Rechnungsprozesse im Interesse des filialisierten Einzelhandels zu optimieren, beschloss der Bundesverband
Presse-Grosso den Umstieg von papierbasierten auf
den elektronischen Rechnungsaustausch mit EDI. Die
Entscheidung bezüglich der technischen Umsetzung
fiel auf das EDI-Outsourcing-Angebot von SEEBURGER,
mit dem der automatische Rechungsprozess für 74
Grossisten um die standardisierte EDI-EANCOM-Option erweitert wurde. Den Bundesverband Presse-Grosso
überzeugte das vollständige Outsourcing-Lösungsportfolio von SEEBURGER, mit dem alle Anforderungen eines
standardisierten EDI-Prozesses bis hin zur Langzeitarchivierung erfüllt werden. Auch die Auswahlkriterien Ausfallsicherheit, Transaktionssicherheit und hohe
Performance für die Übertragung des hohen Datenvolumens, deckt die SEEBURGER-Outsourcing-Lösung ab.
Für SEEBURGER sprach zudem die langjährige Projekterfahrung im CPG & Retail-Umfeld.
Die Projektumsetzung
Um einen effizienten Rechnungsprozess sicherzustellen, sollte es sich unter Wahrung der besonderen
Systemessentials des Presse-Vertriebs sowie der weitreichenden umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen,
um einen reinen Formatwechsel von Papierrechnungen
auf digitale Informationen handeln.
Der Pressegroßhandel bezieht seine Ware von
den Verlagen und liefert diese an den Einzelhandel. Mit rund 54 Prozent Marktanteil repräsentiert der Pressegroßhandel den dominierenden Absatzkanal im Pressevertrieb. 74 PresseGrossisten versorgen in Deutschland täglich rund
119.000 Presseverkaufsstellen als stationäre
Verkaufsstellen oder ambulante Händler.
Die medienpolitischen und wirtschaftlichen Interessen des Pressegroßhandels werden durch
den Bundesverband Presse-Grosso mit Sitz in
Köln vertreten, dem 60 Unternehmen angeschlossen sind.
»Wichtig war für uns, eine Lösung von einem
Anbieter mit viel Erfahrung zu beziehen. Mit
der Wahl der SEEBURGER-Outsourcing-Lösung
sind wir sehr zufrieden. Es hat alles reibungslos
geklappt. Neben der hohen Kompetenz, die die
Firma SEEBURGER in unser Branchenprojekt eingebracht hat, ist die enge Kooperation mit GS1Germany, positiv hervorzuheben. Ein weiterer
Erfolgsfaktor war die vertrauensvolle, konstruktive und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit
den Mitgliedern des EDI-AK HANDEL sowie mit
unserem Pilotanwender auf Seiten des Einzelhandels. Allen Beteiligten, nicht zuletzt auch den
Anbietern der EDV-Systeme des Presse-Grosso,
gebührt unser Dank.«
Udo Schlaghecken, Projektleiter,
Bundesverband Presse-Grosso
Userstory: Outsourcing
Presse-Grosso
Kundennutzen durch Effizienzsteigerung der
Rechnungsprozesse mit SEEBURGER Managed Services
Der Mehrwert
Folglich sollten auch die bewährten Systemprozesse im
Vergleich zu den bisherigen Abläufen nicht entscheidend geändert werden. Wichtig war dem Bundesverband
Presse-Grosso weiterhin, dass die bilateralen Geschäftsbeziehungen und die damit in Verbindung stehenden
Prozesse, gewahrt wurden.
Die Definition des Fachkonzepts inklusive der Schnittstellenbeschreibung für die EDV-Systeme des Presse-Grosso
erfolgte vorab auf Basis der EANCOM-Standards in enger
Abstimmung mit dem EDI-AK Handel und GS1-Germany.
Die SEEBURGER-Outsourcing-Lösung übernimmt die Daten für die Einzelhandelsrechnung von den GrossoFirmen. Diese werden anschließend gemäß den GS1Germany-Anwendungsempfehlungen konvertiert. Im
folgenden Schritt wird die Übertragungsdatei an die
Rechnungsempfänger weitergeleitet. Die SEEBURGERLösung zeichnet sich insbesondere durch die Abbildung
des komplexen Workflows aus – die Daten werden nicht
einfach nur übertragen und ausgetauscht. Ein eingebauter Fehlerworkflow untersucht die Daten vor Übertragung
in den Workflow auf Fehler, wie beispielsweise Duplikate. Wird eine Unregelmäßigkeit festgestellt, erhält der
jeweilige Grossist eine Benachrichtigung per E-Mail mit
einem entsprechenden Hinweis. Bei erfolgreichem Versand geht eine Sammelabrechnung im pdf-Format an
den jeweiligen Grossisten, der die Weiterleitung an den
Rechnungsempfänger gewährleistet.
Der Einsatz der SEEBURGER-Outsourcing-Lösung und
die daraus folgende zentrale Steuerung der elektronischen Rechnungsprozesse war für die einzelnen
Presse-Grossisten kosteneffizienter als der Erwerb und
die Betreuung eines eigenen EDI-Systems. Eine weitere
Besonderheit der SEEBURGER-Lösung ist das vollständige Lösungsportfolio: So deckt der Integrationsspezialist
aus Bretten neben dem Austausch der Rechnungsdaten
auch die Langzeitarchivierung der Rechnungen und somit die steuerrechtlichen Anforderungen ab.
Weitere Zusammenarbeit
Ein Integrationsprojekt, bei dem ausnahmslos alle Unternehmen einer Branche zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt auf der Basis eines eindeutig fixierten Standards
auf einen Schlag EDI-fähig werden, dürfte bislang einzigartig sein. Umso mehr stieß die reibungslose Umsetzung
und gute Zusammenarbeit mit SEEBURGER auf positives
Feedback aller Projektbeteiligten. Die EANCOM-basierte
EDI-Rechnung bietet das Presse-Grosso allen interessierten Filial-Unternehmen des Einzelhandels an.
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