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Referenz - Success Story
DOCUcar® im Autohaus Schmolck GmbH & Co. KG
in Emmendingen
Alle Daten und Dokumente zentral
an der richtigen Stelle: Mit DOCUcar®,
der individuellen Lösung für die
Automobilbranche!
Mit DOCUcar® führte die
IMOS enterprise dynamics GmbH bei der
Schmolck GmbH & Co. KG eine individuelle
Lösung für die Automobilbranche ein.
Die Software basiert auf DOCUframe®,
dem Dokumenten- und Kundenbeziehungsmanagementsystem der Firma GSD.
Land:
Deutschland
Branche:
Automobilbranche
Produkte / Module:
DOCUcar®
Das Unternehmen:
Der Schmolck Unternehmensgruppe gehören vier
Betriebsstätten an drei Standorten an.
Die Leistungspalette umfasst die Marken von
Mercedes-Benz (Pkw, Lkw, Transporter, Unimog,
Smart). Zudem ist Schmolck Partner der
Autovermietung Rent a car, von Bosch Service und
Service-Partner von Volkswagen und Brabus.
Die Herausforderung:
Zentrale Verwaltung sämtlicher Informationen.
Unterstützung der im Unternehmen vorhandenen
technischen und kaufmännischen Geschäftsprozesse.
Zentrale Verwaltung aller Adress- und Fahrzeugdaten.
Archivierung aller eingehenden und ausgehenden
Dokumente. Verwaltung, Verteilung und Überwachung
der Eingangspost sowie ein umfassendes
Kundenbeziehungsmanagement.
Die Entscheidung:
Einsatz von DOCUcar®. Gründe für die Entscheidung:
Möglichkeit zur schnellen und einfachen Integration
von Daten aus diversen Fremdsystemen und deren
zentrale Verwaltung. Integration unterschiedlichster
Dokumente in unterschiedlichster Qualität. Einfache
Möglichkeiten zur Erweiterung von Datenstrukturen.
Erstellung eigener Sichten auf die Daten anhand der
integrierten Programmiertools, bis hin zu eigenen
Anwendungen.
Fazit:
Nutzung von DOCUcar® als Dokumentenmanagementsystem und als zentrale Adressdatei –
hierbei nimmt die zentrale Fahrzeugakte eine
Schlüsselfunktion ein. Vollständige Erfüllung aller
definierten Anforderungen durch DOCUcar®.
Die Einführung des Systems rechnet sich Tag für Tag.
CRM
DMS
ERP
PPS
FIBU
CONTROLLING
„Im Zeichen des Sterns“
Zur Schmolck Unternehmensgruppe gehören heute vier
Betriebsstätten an drei Standorten. Die Leistungspalette umfasst die
Marken von Mercedes-Benz (Pkw, Lkw, Transporter, Unimog, Smart).
Zudem ist Schmolck Partner der Autovermietung Rent a car, Bosch
Service, Service-Partner von Volkswagen und Brabus. Weniger
bekannt ist, dass die Firma für fünf andere Mercedes-Zentren
Dienstleistungen als Rechenzentrum anbietet.
Das neue Nutzfahrzeugzentrum wurde 2009 eröffnet. „Dieses
Nutzfahrzeugzentrum ist einmalig in seiner Art in Europa und setzt
Standards im Zeichen des Sterns“, verweist Schmolck.
Bernhard Schmolck leitet das Vorzeige-Unternehmen in dritter
Generation. Der Hauptsitz des Unternehmens ist Emmendingen,
seit 1964 gibt es die Niederlassung in Müllheim. Insgesamt tragen
240 Mitarbeiter täglich ihren Teil zum Erfolg der Firma Schmolck bei.
Die Verteilung auf zwei Standbeine, die Pkw- und Lkw-Sparte,
beschert dem Unternehmen gerade auch in schwierigeren Zeiten
einen soliden Stand. Nachtaktivität, Termintreue, soziale
Verantwortung, Qualitäts- und Servicebewusstsein, Kundenorientierung, Innovation und Tradition – Schmolck agiert stets
am Puls der Zeit.
REPORTING
–1–
BI
Referenz - Success Story
DOCUcar® im Autohaus Schmolck GmbH & Co. KG
in Emmendingen
Zentrale Verwaltung sämtlicher Informationen
als größte Herausforderung!
Schmolck Geschäftsführer:
Bernhard Schmolck (links)
und Jürgen Henninger
Um solch hohe Qualitätsansprüche sicherzustellen, werden neben
motivierten und gut qualifizierten Mitarbeitern auch computergestützte Anwendungen benötigt, um die technischen und kaufmännischen Geschäftsprozesse zu unterstützen und kontrollierbar zu
machen. In einem Autohaus wie bei der Firma Schmolck GmbH &
Co. KG fallen Tag für Tag unzählige Informationen über Kunden und
deren Fahrzeuge an, die in den verschiedensten Anwendungen
doppelt verwaltet wurden. So ist es durchaus üblich, dass eine
Kundenadresse in mehreren unterschiedlichen Anwendungen und
Geräten, bis hin zum Blackberry einzelner Mitarbeiter, existiert und
bearbeitet wird.
Da diese doppelte Verwaltung der verschiedensten Informationen
früher oder später zu einem Problem wird, entschloss sich die Firma
Schmolck im Jahr 2005 nach einem System zu suchen, das folgende Anforderungen erfüllen sollte:
- Zentrale Verwaltung aller Adress- und Fahrzeugdaten
- Automatische Aktualisierung geänderter Adress- und
Fahrzeugdaten
- Archivierung aller eingehenden und ausgehenden Dokumente
- Verwaltung, Verteilung und Überwachung der Eingangspost
- Zentrale Rechnungseingangsprüfung mit integrierter
Stapelbuchung in der Buchhaltung
- Umfangreiches Kundenbeziehungsmanagement
- Zentrales Kommunikationssystem zwischen den Anwendungen
und den Anwendern
- Der Transfer von Papierdokumenten zwischen den einzelnen
Betriebsstätten und Abteilungen sollte entfallen
- Jedes Dokument sollte jederzeit in einem elektronischen
Wiedervorlagesystem zur automatischen Erinnerung vorgemerkt
und bei Bedarf zu Stellvertretern oder Vorgesetzten eskaliert
werden können
- Zentrale und anwendungsübergreifende Kontrolle von technischen
und kaufmännischen Geschäftsprozessen
CRM
DMS
ERP
PPS
FIBU
CONTROLLING
REPORTING
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BI
Referenz - Success Story
DOCUcar® im Autohaus Schmolck GmbH & Co. KG
in Emmendingen
Georg Sijak, Bereichsleiter Buchhaltung und zentrale IT, hat seinen
Informatikern die anspruchsvolle Aufgabe gestellt, ein solches
zentrales System für die Integration von Daten, Dokumenten und
Geschäftsprozessen zu evaluieren und zu implementieren.
Die Entscheidung für DOCUcar®:
integrierte Funktionalität und hohe Flexibilität
„Die einfachen Möglichkeiten,
Datenstrukturen zu erweitern
und mit den integrierten
Programmiertools eigene
Sichten auf die Daten bis hin
zu eigenen Anwendungen zu
erstellen, haben uns von
Anfang an begeistert.“
Fabian Kunkler,
IT-Leiter,
Autohaus Schmolck GmbH & Co. KG
CRM
DMS
ERP
PPS
FIBU
CONTROLLING
Die IT Mitarbeiter haben zunächst die unterschiedlichen Systeme
gesichtet und dann aus der Vielzahl der Anbieter eine Vorauswahl
getroffen. Während der Münchner IT-Messe SYSTEMS 2005 besuchte
der IT-Leiter den Stand der IMOS enterprise dynamics GmbH
und bekam DOCUcar® als zentrales Mehrmarken-Dokumentenmanagementsystem vorgeführt. Zu diesem Zeitpunkt hatte er
bereits drei Anbieter für einen eintägigen Praxistest ausgewählt.
Noch während der Präsentation auf dem Messestand entschied er
sich, DOCUcar® mit zu berücksichtigen. Diese von der
IMOS enterprise dynamics GmbH entwickelte Lösung basiert auf
DOCUframe®, dem Dokumenten- und Kundenbeziehungsmanagementsystem der Firma GSD.
Wenige Tage später fand der Test im Hause Schmolck statt.
Hauptsächliches Augenmerk lag dabei auf der schnellen und einfachen Integration von Daten aus diversen Fremdsystemen und der
Integration unterschiedlichster Dokumente in unterschiedlichster
Qualität, die im Laufe eines Werkstattauftrages entstehen können.
Die Metadaten für die Dokumente sollten dabei so weit wie möglich
automatisch aus den Dokumenten erkannt und verwaltet werden.
Die Mitarbeiter der IMOS enterprise dynamics GmbH zeigten
anhand der Vorgaben auf, wie einfach und flexibel DOCUcar® Daten
und Dokumente aus Fremdsystemen integrieren und zentral verwalten kann. Innerhalb des vorgegebenen Tages wurden Adress- und
Fahrzeugdaten aus dem vorhandenen ERP System CARE in
DOCUcar® integriert und gleichzeitig mit vorher übertragenen und
gescannten Dokumenten verknüpft.
REPORTING
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BI
Referenz - Success Story
„DOCUcar® erfüllt die von uns
definierten Anforderungen voll,
in Teilbereichen wurden
zusätzlich Abläufe abgebildet,
die im Pflichtenheft gar nicht
definiert waren. Die Einführung
des Systems rechnet sich für
uns Tag für Tag“
KONTAKT
Bernhard Schmolck,
Geschäftsführer,
Autohaus Schmolck GmbH & Co. KG
DOCUcar® im Autohaus Schmolck GmbH & Co. KG
in Emmendingen
Fabian Kunkler, IT-Leiter bei Schmolck ist heute noch begeistert von
der Flexibilität des Systems und seinen Werkzeugen. Durch die flexible
Entwicklungsumgebung „DOCUcontrol®“ der Firma GSD ist es dem
Anwender möglich, nach entsprechender Schulung beliebige
Anpassungen selbst vorzunehmen. „Die einfachen Möglichkeiten,
Datenstrukturen zu erweitern und mit den integrierten
Programmiertools eigene Sichten auf die Daten bis hin zu eigenen
Anwendungen zu erstellen, haben uns von Anfang an begeistert“,
führt Fabian Kunkler zwei Jahre nach Inbetriebnahme des Systems
aus. Kunkler erklärt weiter: „Neben all den Anforderungen die unsere
Geschäfts- und Bereichsleitung an das neue zentrale
Prozessmanagementsystem stellte, war uns als zentrale IT sehr
wichtig, dass wir das System nach der Implementierung eigenständig
betreuen und erweitern können. Dabei ist natürlich die Releasefähigkeit des von uns geänderten Systems von höchster Priorität.“
Fazit
Bernhard Schmolck, geschäftsführender Gesellschafter, sieht
DOCUcar® nicht nur als Dokumentenmanagementsystem und
zentrale Fahrzeugakte sowie Adressdatei. DOCUcar® unterstützt alle
Geschäftsprozesse unter einer zentralen Benutzeroberfläche.
Alle Daten und Dokumente sind an einer Stelle. Die Abläufe und die
dazugehörigen Informationen sind für alle Beteiligten transparent und
können mit individuellen Workflows überwacht und wenn nötig eskaliert werden. „DOCUcar® erfüllt die von uns definierten Anforderungen
voll, in Teilbereichen wurden zusätzlich Abläufe abgebildet, die im
Pflichtenheft gar nicht definiert waren. Die Einführung des Systems
rechnet sich für uns Tag für Tag“, lautet das Fazit von Bernhard
Schmolck. „Wir empfehlen deshalb den Einsatz von DOCUcar® unter
Anderen auch unseren Rechenzentrumskunden“. Die Schmolck
GmbH & Co. KG nutzt mit DOCUcar® eine Software, die auf
DOCUframe®, dem umfassenden Dokumenten- und
Kundenbeziehungsmanagementsystem der Firma GSD aufbaut. Die
IMOS enterprise dynamics GmbH verstand es, dieses System perfekt
auf die Anforderungen eines mittelständischen Autohauses zuzuschneiden.
Für weitere Infos:
IMOS enterprise dynamics GmbH
GSD Gesellschaft für Software,
Weißenburgstraße 3
Entwicklung und Datentechnik mbH
93055 Regensburg
Ludwigsstädter Straße 95+97
Fon: + 49 (0) 941 60 46-0
Fax: + 49 (0) 941 60 46 910
D-96342 Stockheim-Neukenroth (Ofr.)
Fon +49 (0) 9265 955-0
Fax +49 (0) 9265 955-50 00
www.imos.de
[email protected]
www.gsd-software.com
[email protected]
CRM
DMS
ERP
PPS
FIBU
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