iso 14001 richtlinie zur festlegung der auditdauer und der vergütung

ISO 14001 RICHTLINIE ZUR FESTLEGUNG DER AUDITDAUER UND DER
VERGÜTUNG
1.0.
ZWECK
Die Richtlinie legt unter Berücksichtigung der Auditarten und Unternehmensstruktur die für die Audits benötigte Anzahl
der Personen/Tag und deren Vergütung fest.
2.0.
UMFANG
Die Richtlinie umfasst die Zertifizierung, Kontrolle, Re-Zertifizierung, Überwachung und Sonderaudits.
3.0.
VERANTWORTLICHKEITEN
Für die Anwendung dieser Prozedur sind der Auditplanungsverantwortliche, die Hauptauditoren, die Auditoren und der
Zertifizierungsleiter zuständig.
4.0.
ANWENDUNG
4.1.
Die Zeit, die für das Audit aufgewendet wird, hängt von den folgenden Faktoren ab:
a) Bedingungen des betreffenden Managementsystemstandards,
b) Größe, Komplexität, Schichtanzahl,
c) Technologie- und Gesetzgebungskontext,
d) Jede externe Aktivität, die zum Managementsystemumfang gehört,
e) Ergebnisse früherer Audits,
f) Anzahl der Standorte und Umstände hinsichtlich mehrerer Standorte,
g) Produkte, Prozesse oder Risiken bezüglich der Tätigkeiten des Unternehmens,
h) Kombinierte, gemeinsame und integrierte Audits,
g) Standortbesonderheiten,
h) Zulänglichkeit des Unternehmens, die Umweltgesetze und sonstigen Bedingungen einhalten zu können,
j) Struktur und Bedeutung der Umweltdimensionen.
4.2. Die Zeit, die für das Audit benötigt wird, wird ausgehend von der Risikokategorie des Unternehmenssektors (Tabelle-1) und
der Mitarbeiteranzahl in dem Unternehmen (Tabelle-2) berechnet.
Die Zeit, die ein Teammitglied aufwendet, das nicht zum Auditor ernannt wurde (d.h. technische Experten, Übersetzer,
Dolmetscher, Kontrolleure und Personen, die zum Auditor ausgebildet werden), zählt nicht als Auditzeit.
Der Einsatz von Übersetzern und Dolmetschern kann eine zusätzliche Auditzeit erforderlich machen.
Die Anzahl der Tage, die dem Auditor zugewiesen wurde, darf in der Planungsphase nicht verkürzt werden, indem pro
Arbeitstag mehr Stunden eingeplant werden.
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4.2.1 Beispiele für die Verbindung zwischen den Arbeitssektoren und den Komplexitätskategorien der Umweltaspekte
– Tabelle 1
Komplexitätskategorie
ARBEITSSEKTOREN
• Nichtmetall-Verarbeitung und Produkte, die Keramik und Zement enthalten
• Stromerzeugung auf Kohlebasis
• Bau- und Abrissarbeiten
• Verarbeitung schädlicher und unschädlicher Abfälle, z.B. durch Verbrennung etc.
Hoch
Abwasser- und Kanalisationsreinigung
Bergbau und Steinbruch
Erdöl- und Gasförderung
Tanninverarbeitung in Textilien und Bekleidung
Faserbreiabteilung der Papierherstellung, die auch den Papierrecyclingprozess
umfasst
• Erdölraffination
• Chemikalien und pharmazeutische Produkte
Primärproduktion – Erze
•
•
•
•
•
• Fischzucht / Landwirtschaft / Forstwirtschaft
• Textilien und Bekleidung außer der Tanninverarbeitung
• Kartonherstellung, Verarbeitung und Imprägnierung von Holz und Holzprodukten
• Papierherstellung und -druck außer Faserbrei
• Verarbeitung nicht metallischer Substanzen und Produkte, die Glas, Ton, Kalk, etc.
enthalten
Mittel
• Oberflächenbearbeitung von Produkten, die nicht aus Metall hergestellt wurden, und
sonstige chemische Verarbeitung außer Primärproduktion
• Oberflächenbearbeitung und sonstige chemische Verarbeitung für den allgemeinen
Maschinenbau
• Herstellung von unbestückten Druckleiterplatten für die Elektronikindustrie
• Fertigung von Transportmitteln - Land-, Schienen-, Luft-, Seeweg
Nicht auf Kohle basierende Stromerzeugung und -verteilung
• Gaserzeugung, -lagerung und -verteilung (Hinweis: die Gasförderung wurde hoch
eingestuft)
• Wasserförderung, -klärung und -verteilung auf dem Wasserweg (Hinweis: die
kommerzielle Abwasserklärung wurde hoch eingestuft)
• Groß- und Einzelhandelsverkauf von fossilen Brennstoffen
• Lebensmittel und Tabak - Verarbeitung
• Transport und Verteilung - auf dem Land-, Schienen-, Luft- und Seeweg
• Kommerzielle Maklerbüros, Immobilienverwaltung, industrielle Reinigung, hygienische
Reinigung und chemische Reinigung als Teil der allgemeinen
Handelsdienstleistungen
• Recycling, Düngerproduktion, Erdschüttung (unschädlicher Abfälle)
• Technische Versuche und Labors
• Freizeitgestaltungsdienstleistungen und persönliche Dienstleistungen außer
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Hotels/Restaurants
• Gesundheitsaudit/Krankenhäuser/Veterinärmedizin
• Hotels/Restaurants
• Holz und Holzprodukte,
Kartonproduktion
Holzbearbeitung
und
-imprägnierung
außer
der
• Herstellung von Papierprodukten, Faserbrei und Papier außer Druck
Niedrig
Außer der Herstellung von Kautschuk und Plastikrohstoffen, die Teil der Chemikalien
sind, der Kautschuk- und Plastikspritzguss, Formgebung und Montage
• Außer
Oberflächenbearbeitung,
sonstiger
chemischer
Verarbeitung
Primärproduktion, die Heiß- und Kaltformung und Fertigung aus Metallen
und
• Außer Oberflächenbearbeitung und sonstiger chemischer Verarbeitung die Montage in
Bezug auf den allgemeinen Maschinenbau
• Groß- und Einzelhandelsverkauf
Außer der Herstellung von unbestückten Druckleiterplatten die Montage elektrischer und
elektronischer Geräte
Begrenzt
- Unternehmenstätigkeiten und -management, Verwaltung der Zentralbüros und Firmen
von Holdings
- Transport und Verteilung - Managementdienstleistungen, die ohne eine tatsächliche
Flotte, die für den Transport sorgt, erbracht werden
- Telekommunikation
Allgemeine
Handelsdienstleistungen
außer
kommerziellen
Maklerbüros,
Immobilienverwaltung, industrielle Reinigung, hygienische Reinigung, chemische
Reinigung
- Ausbildungsdienstleistungen
Besondere Fälle
- Nuklear
- Nukleare Stromerzeugung
- Lagerung großer Mengen schädlicher Substanzen
- Öffentliche Verwaltung
- Kommunalbehörden
- Unternehmen mit umweltfreundlichen Produkten oder Dienstleistungen
Die Auditdauer wird entsprechend der Gesamtmitarbeiterzahl der Firma, deren Risiko nach der oben stehenden Tabelle
ermittelt wurde, gemäß Tabelle 2 festgelegt.
Tabelle 2. Verhältnis zwischen tatsächlicher Mitarbeiterzahl, Komplexität und Auditdauer (nur Erst-Audit)
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Hinweis 1: Die Auditdauer wird für Auditarten der hohen, mittleren, niedrigen und begrenzten Komplexitätskategorie dargestellt.
Hinweis 2: Die Mitarbeiterzahlen in Tabelle 2 müssen als Gesamtmitarbeiterzahl betrachtet werden, die im Vergleich zur sich
stufenweise verändernden Mitarbeiterzahl Kontinuität aufweist.
Hinweis 3: In Fällen, in denen die Gesamtmitarbeiterzahl 10700 Personen übersteigt, kann die Prozedur, die von der
Zertifizierungsstelle veröffentlicht wurde, die Berechnung der Gesamtauditdauer beinhalten. Die in diesem Fall berechnete
Gesamtauditdauer muss den Anteilen in Tabelle 2 entsprechen.
Nachdem die Planungsverantwortlichen die Anzahl der Audittage und der Auditoren entsprechend der Mitarbeiterzahl des
Unternehmens festgelegt haben, stellen die Hauptauditoren anhand der Unternehmensinformationen fest, ob Faktoren
vorhanden sind, die die Anzahl der Audittage reduzieren oder erhöhen können. Falls solche Faktoren vorhanden sind, werden
sie in Phase I festgestellt.
Wenn das Produkt oder die Dienstleistung im Schichtdienst hergestellt oder erbracht wird, ändert sich das Audit jeder Schicht
entsprechend den Prozessen, die in jeder Schicht stattfinden. Und ist davon abhängig, wie stark der Kunde den Prozess, den er
in jeder Schicht anwendet, kontrolliert. Der Grund, warum nicht jede Schicht auditiert wird, sollte auch in Filemaker eingetragen
werden.
Wenn im Unternehmen in Schichtarbeit gearbeitet wird, ist die Mitarbeiterzahl, die am Audittag zugrunde gelegt wird, nach der
unten stehenden Formel zu berechnen.
A = Gesamtmitarbeiterzahl
B = Gesamtmitarbeiterzahl außerhalb des
A = B + { C / (D-1) }
Schichtdienstes
C = Mitarbeiterzahl, die im Schichtdienst
arbeitet
Die Auditphase I wird von BTG durchgeführt (falls notwendig, zusammen mit TG). Bei der Berechnung der Auditdauer werden
die Risikokategorie und Komplexitätskategorie berücksichtigt.
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Innerhalb der ermittelten Auditdauer umfasst der Vor-Ort-Audit 80 % der Gesamtauditdauer. Falls für die Planung und/oder
Berichterstellung zusätzliche Zeit benötigt wird, darf dies nicht als ein Faktor angesehen werden, der bei irgendeinem Audit die
Auditzeit vor Ort reduziert.
4.3. Die Faktoren, die eine längere oder kürzere Auditdauer für die Zertifizierungsaudits erfordern, sind unten
zusammengefasst.
Faktoren, die die Auditzeit verlängern können:
- Komplizierte Niederlassungen, mehrere Gebäude, Anlagen, getrennte Bereiche, etc.
- Situationen, die einen Übersetzer erfordern,
- Die Arbeitsstätte ist im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl zu groß,
- Strenge Vorschriften (Weltraum, Atomkraft, etc.),
- Das System enthält hochgradig komplexe Prozesse oder relativ viele spezielle Prozesse,
• In Fällen, in denen die Tätigkeiten, die im Rahmen der Zertifizierung bewertet werden, auch den vorläufigen Ortsbesuch
notwendig machen.
Faktoren, die die Auditzeit für das UMS verlängern können:
• Im Vergleich zu den allgemeinen Industrieunternehmen höheres Bewusstsein gegenüber Umwelteinflüssen,
• Ansichten der betreffenden Parteien,
• Indirekte Bedingungen, die dazu führen, dass der Auditor seine Zeit verlängern muss,
• Aufgrund des Sektors, in dem man sich befindet, zusätzliche oder ungewöhnliche Umweltbedingungen oder betreffende
zwingende Maßnahmen.
Faktoren, die die Auditzeit verkürzen können:
• Die Arbeitsstätte des Kunden enthält keine Design- oder sonstigen Standardelemente (nur QMS),
• Die Arbeitsstätte ist im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl sehr klein (z.B. nur ein Büro),
• Status des vorhandenen Managementsystems,
• Vorhandensein von Vorinformationen zum Unternehmen (Zertifizierung über ein anderes Managementsystem),
• Vorbereitungsstatus des Kunden für das Zertifizierungsaudit (z.B. der Kunde wurde von einer autorisierten 3. Partei im
Rahmen eines Programms zertifiziert),
• Tätigkeiten mit niedrigem Komplexitätsniveau,
• Vorhandensein von Prozessen, die nur eine Tätigkeit beinhalten (z.B. nur Servicedienstleistungen, etc.),
• wenn bewiesen werden kann, dass alle Schichten mit den gleichen Tätigkeiten weiterhin eine äquivalente Leistung wie die
Leistung, die sie bei vorherigen Audits gezeigt haben, an den Tag legen (internes Audit oder Zertifizierungsaudit),
• wenn die meisten Mitarbeiter einfache und ähnliche Aufgaben ausführen,
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Hinweis: Die Prozesse mit niedriger Komplexität für das UMS werden in der Tabelle UMS 1 behandelt.
• Wenn in dem Unternehmen auch anderes Personal als das Büropersonal arbeitet, z.B. Verkäufer, Fahrer, Servicepersonal,
und durch die Untersuchung der Aufzeichnungen bewiesen werden kann, dass die Tätigkeiten, die von diesen Personen
ausgeführt werden, konform sind.
Die Prozesse mit niedriger Komplexität werden für Umweltmanagementsystemaudits in IAF MD 5:2013 Tabelle ems 1
behandelt.
Die Zusatzfaktoren, die bei der Berechnung der Auditdauer für das integrierte Managementsystem berücksichtigt werden
müssen, sind in IAF MD-11:2013 detailliert aufgeführt.
4.4. Selbst wenn die Faktoren, die die Auditdauer verkürzen, aufeinandertreffen, darf die für das Zertifizierungsaudit festgelegte
Zeit unter dem Einfluss dieser Faktoren nicht mehr als um insgesamt 30 % verkürzt werden.
4.5- Alle Zertifizierungsaudits finden in 2 Phasen statt. In speziellen Situationen und bei Gruppen mit hohem und mittlerem
Risiko findet die Auditphase 1 vor Ort statt. Bei den anderen Risikogruppen kann die Auditphase 1 in den erforderlichen Fällen
ebenfalls vor Ort stattfinden.
4.6 In Bezug auf die Umweltdimensionen des Unternehmens werden die fünf Komplexitätskategorien berücksichtigt, die die
Auditdauer hauptsächlich beeinflussen.
Hoch - Großer, ernstzunehmender Umwelteinfluss (im Allgemeinen Produktions- oder Verarbeitungsunternehmen, von denen
die meisten einen großen Einfluss auf die Umwelt haben);
Mittel - Mittlerer, ernstzunehmender Umwelteinfluss (typische Produktionsunternehmen, von denen einige einen großen
Einfluss auf die Umwelt haben);
Mittel - Mittlerer, ernstzunehmender Umwelteinfluss (Montageunternehmen, von denen einige einen großen Einfluss auf die
Umwelt haben);
Begrenzt - Begrenzter, ernstzunehmender Umwelteinfluss (Bürounternehmen);
Speziell - Die Unternehmen erfordern eine zusätzliche und spezielle Bewertung in der Auditplanungsphase.
HINWEIS: Auch wenn ein Unternehmen im Chemiesektor in die Komplexitätskategorie „Hoch“ eingestuft werden muss, kann
ein Unternehmen, in dem keine chemischen Reaktionen, Emissionen und/oder Handelstätigkeiten stattfinden, in die
Komplexitätskategorie „mittel“ und sogar „niedrig“ eingestuft werden.
Die BTG, die die Auditphase 1 durchführt, kann die Auditdauer entsprechend der Komplexitätskategorie unter Berücksichtigung
der Risikogruppe verlängern oder verkürzen.
4.7 Für Kontrollaudits muss ca. 1/3 der für das Zertifizierungsaudit eingeplanten Zeit und für Re-Zertifizierungsaudits 2/3
aufgewendet werden. (Diese Zeit sollte man bei Kontroll- und Re-Zertifizierungsaudits entsprechend Planung und Auditart auf
der Grundlage der in der Auditanwendungstabelle festgelegten Dauer festlegen, selbst wenn das Erstzertifizierungsaudit
begründet verkürzt wurde.) Falls es Faktoren gibt, die diese Zeiten verkürzen oder verlängern können, müssen sie von BTG
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berücksichtigt und aufgezeichnet werden. Bei Re-Zertifizierungsaudits ist die Zeit, in der die Systemleistung des Kunden
untersucht wird, kein Teil der Gesamtauditdauer. Das Ohsas-Komplexitätskriterium wird auch bei Erstzertifizierungs-, Kontrollund Re-Zertfizierungsaudits berücksichtigt.
4.8- Die Planung und Berichterstellung darf innerhalb der Gesamtzeit, die für das Audit geplant ist, nicht mehr als 20 % des
Gesamtzeit ausmachen, die in der Auditanwendungstabelle nach Auditarten aufgeführt ist.
4.9
VERGÜTUNG
1. Auditphase (Mann/Tag)
………. €
Während der Antragstellung zu zahlen.
2. Auditphase (Mann/Tag)
………. €
Während der Antragstellung zu zahlen.
Jährliche Zertifizierungsgebühr
………. €
Während der Kontrolle zu zahlen
Kontrollaudit (Mann/Tag)
………. €
Während der Antragstellung zu zahlen.
Optionales Vor-Audit (Mann/Tag)
………. €
Vor dem Auditdatum
………. €
Wenn der Kunde das Audit bis 24 Stunden
vorher annulliert, muss der Kunde die
gesamten Auditgebühren zahlen.
………. €
Zusatzzertifikatsgebühr (Deutsch/Englisch)
………. €
Fahrtkosten (Mann/Tag)
………. €
Während der Antragstellung zu zahlen.
Vor dem Auditdatum
Wenn der Kunde das Audit bis 24 Stunden
vorher annulliert, muss der Kunde die
gesamten Auditgebühren zahlen.
Zertifikatsumfangerweiterung
Vor-Audit
………. €
Während der Antragstellung zu zahlen.
Auditgebühr (Mann/Tag)
………. €
Während der Antragstellung zu zahlen.
Fahrtkosten (Mann/Tag)
………. €
Am Audittag
Wenn der Kunde das Audit bis 24 Stunden vorher
annulliert, muss der Kunde die gesamten
Auditgebühren zahlen.
4.10
VORLÄUFIGES VOR-ORT-AUDIT, MULTI-SITE-AUDIT UND INTEGRIERTES AUDIT
Bei
der
Ermittlung
der
Zeitverkürzung
bei
integrierten
Audits
werden
die
Integrationsrate
und
die
Zeitverkürzungsermittlungsformel angewendet.
PR-09 enthält ausführliche Informationen zu den vorläufigen Vor-Ort-Audits, Multi-Site-Audits und integrierten Audits.
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5.0.
BETREFFENDE DOKUMENTE
PR-19 ISO 14001:2009 Zertifizierungsprozedur
PR-09 Audit- und Zertifizierungsprozedur
6.0. REFERENZEN:
ISO/IEC 17021 und die betreffenden DAKKS-Handbücher
IAF MD 5 :2013 Duration of QMS and EMS Audits
IAF MD 11:2013 Application of ISO/IEC 17021 for Audits of Integrated Management Systems (IMS)
IAF MD 1:2007 Certification of Multiple Sites Based on Sampling
7.0.
REVISIONSSTAND
Revisionsdatum
Revisions-Nr.
24.05.2013
00
Erstveröffentlichung
12.02.2016
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