Katholisches Klinikum Koblenz

Das besondere Fallbeispiel:
Katholisches Klinikum Koblenz-Montabaur
Schlankere Abläufe durch Aktendigitalisierung: Neben der
Patientenbehandlung jetzt auch bei der Personalarbeit
Anwenderbericht
Katholischisches Klinikum Koblenz-Montabaur
Katholischisches Klinikum Koblenz-Montabaur
Das besondere Fallbeispiel:
Katholisches Klinikum Koblenz-Montabaur
Schlankere Abläufe durch Aktendigitalisierung:
Neben der Patientenbehandlung jetzt auch bei der Personalarbeit
Das Katholische Klinikum Koblenz-Montabaur
Das Katholische Klinikum Koblenz-Montabaur GmbH
ist aus zwei Zusammenschlüssen hervorgegangen.
Heute zählt der Leistungserbringer drei Betriebsstätten: den Marienhof und das Brüderhaus im Ballungszentrum Koblenz und das Brüderkrankenhaus in der
Westerwald-Kreisstadt Montabaur. Im Jahr 2010 setzte
sich der Verbund das Ziel, informationsbezogene
Prozesse zu verbessern und einen Teil der Archivräume
umzuwidmen. Der Auswahlprozess für die Digitalisierung von Papier-Patientenakten begann.
„Im Rahmen unserer Marktanalyse präsentierten bei
uns mehrere Anbieter Archivdienstleistungen“, erinnert sich der Projektverantwortliche Franz Pfeifer,
Leiter Medizin-Controlling und Archiv. „Wir waren uns
bewusst, dass für die Verarbeitung unserer hochsensiblen Patientenunterlagen nur ein bewährter, kompetenter und zertifizierter Dienstleister infrage kam“, fügt
Archivleiter Hans-Joachim Dott hinzu. „DMI war uns
schon lange Zeit aus dem Markt bekannt. Zu dem Zeitpunkt war die Entscheidungsreife für die Einführung
der Digitalisierung erreicht.“ DMI erhielt den Zuschlag.
Man startete mit der Digitalisierung 2010 am Standort
Montabaur, wo weniger Akten anfallen. Im September 2011 begann das Projekt in den beiden Koblenzer
Häusern. Parallel wurden konventionelle Altbestände
in ein neues Zentralarchiv am Koblenzer Marienhof
überführt. „Die Röntgentaschen verlegten wir im Origi-
„Nach dem Erfolg der
Patientenakten-Digitalisierung
empfanden wir auch
Papierakten im Personalbereich aufgrund
ihrer aufwendigen
Handhabung als nicht
mehr zeitgemäß. Gerade
Fusionsprozesse benötigen situative Informationen und schnelle Aktenzugriffe. Daher haben wir
das System auch im
Personalbereich eingesetzt“:
Alfred Ruppel, kaufmännischer Direktor,
Katholisches Klinikum
Koblenz-Montabaur GmbH
nal in das DMI Servicezentrum Leisnig, von wo aus sie
,on demand‘ digitalisiert und, mit einem DICOM-Header
versehen, in das anfragende Krankenhaus überspielt
werden“, beschreibt Franz Pfeifer. Ein zeitlich befristetes Präsenzarchiv hält man in Montabaur vor.
Katholischisches Klinikum Koblenz-Montabaur
Die Lösung
Das Projekt umfasste die Einrichtung einer
Archivorganisation mit Schnittstellen durch das
Online-Archivverwaltungsprogramm DMI
AVP sowie mit Systemschulungen von DMI. Als fortlaufende Dienstleistung erhält das DMI Servicezentrum
Versandboxen mit Patientenakten, die mit Barcodes
zur Identifizierung versehen sind, zur Digitalisierung
mit Dokumenttyp-Zuordnung. Die digitalen Akten
werden über eine sichere Datenleitung an das Klinikum
überspielt und bei DMI revisionssicher langzeitarchiviert.
stellung auf originär elektronische Akten im Raum?
„Der Weg zu einer vollumfänglichen elektronischen
Patientenakte, die den Anforderungen aller Abteilungen
gerecht wird, ist noch weit“, so Hans-Joachim Dott.
Digitalisierung auch für das
Personalmanagement
„Die Digitalisierung der Patientenakte war somit erfolgreich eingeführt und brachte durch die Integration
mit dem führenden System die gewünschten WorkflowVorteile“, fasst
Alfred Ruppel zusammen. „Klare Vorteile bringt das
Die Digitalisierung von Personalakten ist
„eine prima Sache, weil sich unsere
Arbeitsabläufe erleichtern und auch keine
Unterlagen mehr verloren gehen können.
Ein Akten-Aufruf-Button in der Bedienoberfläche des HR-Systems perbit
ermöglicht den direkten Zugriff auf die
Unterlagen“:
Julia Heider-Zakrzewski,
Referentin Personalmanagement
Die Papierunterlagen werden nach einer vereinbarten
Frist vernichtet. Der jährliche Umfang dieser Dienstleistung beträgt circa 25.000 bis 27.000 Akten stationärer Patienten. „Die Qualität der digitalisierten Akten
ist sehr gut. Selten wird eine Akte angefordert, die sich
noch auf dem Weg zur Digitalisierung befindet, etwa ein
Beatmungsprotokoll. Als Expressakte laufen auch diese
Sonderfälle wunschgemäß“, sagt Hans-Joachim Dott.
Nach der Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur im Verbund
hat heute jede Betriebsstätte im Rahmen des Berechtigungskonzepts Zugriff auf das Online-Archivverwaltungsprogramm sowie, über ein Modul aus dem KIS heraus, auf die
digitalisierten Akten.
digitalisierte Archiv beispielsweise bei der Bearbeitung
von MDK-Prüfanfragen“, so der kaufmännische Direktor
weiter. „Inzwischen hatten wir im Verbund eine Softwarelösung für das Personalmanagement angeschafft.
Nach dem Erfolg der Patientenakten-Digitalisierung
empfanden wir auch Papierakten im Personalbereich
aufgrund ihrer aufwendigen Handhabung als nicht
mehr zeitgemäß. perbit und DMI zeigten, dass eine
Schnittstelle zwischen der HR-Software und dem digitalisierten Archiv funktioniert, und wir beauftragten die
Digitalisierung der Personalakten durch DMI.“
„Die Einführung lief mit einer bemerkenswerten Ruhe und
Prozesssicherheit. Auch der laufende Betrieb dieses umfangreichen Projekts funktioniert sehr gut. Unsere Anwender
in den Bereichen Medizin, Pflege und Verwaltung haben sich
ohne Schwierigkeiten an die neuen Abläufe gewöhnt und
sind sehr zufrieden“, beschreibt Franz Pfeifer die Akzeptanz.
Zur Strukturierung der Personalakten entwickelte DMI
gemeinsam mit dem Klinikum ein neues Register mit
Oberpunkten wie Bewerbungsunterlagen, Vertragsunterlagen, Qualifikation, Persönliches/Familie, Bescheinigungen, Krankenversicherung, Sozialversicherung/
Ärzteversorgung. Danach gingen die mehr als 1.900 Personalakten ins DMI Servicezentrum Leisnig zur Digitalisierung und Sicherungsverwahrung. Aktuell anfallende
Unterlagen werden, ähnlich wie die Patientenakten,
mit Barcodes versehen und zur Digitalisierung nach
Leisnig geschickt. Das Projekt wurde 2011 abgeschlossen. „Eine prima Sache, weil sich unsere Arbeitsabläufe
erleichtern und auch keine Unterlagen mehr verloren
gehen können“, freut sich Julia Heider-Zakrzewski.
Potenzial für weitere Entwicklung
Perspektiven für mögliche künftige Projekte des Katholischen Klinikums Koblenz-Montabaur umfassen unter
anderem die Digitalisierung von Akten zu ambulanten
Patienten, die derzeit in den einzelnen Abteilungen
gepflegt und abgelegt werden. Steht auch eine Um-
Die Umsetzung
Katholischisches Klinikum Koblenz-Montabaur
„Die Einführung lief mit
einer bemerkenswerten
Ruhe und Prozesssicherheit. Auch der laufende
Betrieb dieses umfangreichen Projekts funktioniert sehr gut“:
„Für die Verarbeitung
unserer hochsensiblen
Patientenunterlagen
kommt nur ein bewährter, kompetenter und
zertifizierter Dienstleister infrage“:
Franz Pfeifer, Leiter MedizinControlling und Archiv sowie
Projektleiter der Digitalisierung von Patientenakten
Hans-Joachim Dott,
Leiter des Archivs
Auf der sicheren Seite
Datenschutz und Datensicherheit, maßgebliche
Aspekte bei sensiblen Daten wie Patienten- und auch
Personalunterlagen, sind durch die zertifizierten DMI
Verfahren gewährleistet – auch auf Anwenderseite,
etwa durch Einschränkungen der Vervielfältigung.
Einsatz im Alltag
Ein Akten-Aufruf-Button in der Bedienoberfläche
des HR-Systems ermöglicht den direkten Zugriff auf
die Unterlagen. „So stehen neben den strukturierten
Daten innerhalb von perbit die gesamten Informationen
zum jeweiligen Mitarbeiter zur Verfügung, auf die wir
‚manuell‘ zugreifen – viel rascher und bequemer als
auf Papier“, fügt die Referentin Personalmanagement
hinzu. „Die Arbeit mit dem digitalisierten Archiv ist
deutlich ergonomischer als der Umgang mit – häufig
umfangreichen, in sich ungeordneten – Papierakten in abgesperrten Schränken: Mitarbeiter unserer
Personalabteilung können auf digitalisierte Unterlagen
rascher und bequemer sowie zeitgleich zugreifen.“
So bringen Qualifikationsspiegel jetzt zwar immer noch
manuelle Arbeit mit sich, das Einpflegen aus den digitalisierten Daten in die HR-Software fällt jedoch viel
leichter als das Arbeiten mit Papierunterlagen. Mit den
übertragenen Informationen lassen sich dann Abfragen
durchführen wie etwa zu Weiterbildungsmaßnahmen
und zur Röntgenerlaubnis. Auch die Klärung der Altersvorsorge zählt zu den zahlreichen Aufgaben, die sich
digital gestützt in optimaler Weise durchführen lassen,
sagt die Referentin Personalmanagement – immer mit
der Möglichkeit des raschen Blicks ins digitale Archiv.
Katholisches Klinikum Koblenz·Montabaur gGmbH
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Guido Bovekamp
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