Administrative Secretary/Secrétaire

Administrative Secretary/Secrétaire administrative
Requisition #
1979640
Facility
Winnipeg Regional Health Authority
Job Location
Canada-Manitoba-Winnipeg
Additional Location Details
640-5 Donald St.
Job Stream
Administration/Core Business Operations
Job Type
Permanent
Salary/Rate
$17.97 - $20.41 / Hour
Position Status
Full Time
Employee Group
MGEU
EFT
1.0
Anticipated Shift
Days/Evenings/Weekends
Number of Positions Open
1
Start Date of Employment
ASAP
Posting Date
16-Jun-2014
Expiry date
23-Jun-2014
Educational Requirements
High School
Languages Required
English,French
Job Description
Position #20000331
Reporting to the Manager, Facility and Support Services, the incumbent provides general administrative support for Home
Care programs, switchboard/reception, word processing, data entry, processing and/or distributing incoming and outgoing
mail or fax documents, photocopying, filing and records maintenance, statistical data collection, monitoring inventory and
distributing office or medical supplies, booking appointments and meeting rooms, maintaining a daily staff away/coverage list
for reception use, and a variety of other office duties as required. The incumbent must contribute to a respectful work
environment and participate in workload sharing and coverage within the administrative support team for the site and offices
within the community area(s).
Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and the Winnipeg Regional Health
Authority's French Language Services Policy, the WRHA is committed to offer services in French and English in designated
program/service areas serving francophone communities in Winnipeg. THIS POSTITION HAS BEEN DESIGNATED
BILINGUAL.
DESCRIPTION:
Sous la supervision de la gestionnaire des établissements et des services de soutien, le ou la titulaire du poste fournit les
services généraux de soutien administratif suivants pour l’équipe du programme de soins à domicile: standard
téléphonique/réception, traitement de texte, saisie et traitement de données, distribution du courrier entrant et sortant et des
télécopies, photocopie, classement et tenue de dossiers, collecte de données statistiques, surveillance de l’inventaire,
distribution des fournitures de bureau et médicales, prise de rendez-vous et réservation de salle de réunion, tenue d’une liste
des absences et de la relève à l’usage de la réception, ainsi que diverses tâches de bureau, selon les besoins. Le ou la
titulaire devra contribuer au respect en milieu de travail et participer au partage de la charge de travail et aux remplacements
au sein de l’équipe de soutien administratif pour le site et les bureaux des régions de la collectivité.
Fidèle à la Politique des services en langue française du gouvernement du Manitoba et à sa propre politique en matière de
services en français, l’Office régional de la santé de Winnipeg s’est engagé à offrir ses services en français et en anglais
dans des zones francophones désignées de programmes et de services. CE POSTE A ÉTÉ DÉSIGNÉ BILINGUE.
QUALIFICATIONS:
-Must be able to speak, read and write French at the predetermined linguistic level.
-Complete high school education, Manitoba standards, required.
-Formal post secondary education in applied office skills required.
-A combination of education and experience may be considered.
-Keyboarding speed of 40 wpm required.
-Proficiency in Microsoft Word and Excel required.
-Working knowledge of Microsoft Access and PowerPoint preferred.
-Two years related experience required.
-Experience in Email and computerized calendars required.
-Data entry experience would be an asset.
-Experience maintaining records and compiling statistics.
-Excellent communication skills with switchboard/receptionist experience.
-Experience with mail distribution, photocopying and faxing.
-Administrative experience in a healthcare office would be an asset.
-Demonstrated knowledge and experience maintaining a filing system.
-Excellent command of the English language (both oral and written).
-Ability to effectively work as a team member.
-Ability to maintain confidentiality.
-Ability to plan and organize a heavy workload, under pressure, to meet deadlines.
-Demonstrated ability to work independently, with minimal supervision.
This position is subject to a Criminal Record Check, including Vulnerable Sector Search, an Adult Abuse Registry
Check, and a Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges
incurred.
Interviewed candidates may be called upon to participate in a skills assessment and/or to provide evidence of
educational achievements.
Any application/resume received after the deadline closing date will be marked late and not included in the
competition.
QUALIFICATIONS:
-Aptitude à s’exprimer, lire et écrire en français à un niveau linguistique prédéterminé.
-Diplôme d’études secondaires, qui répond aux normes manitobaines exigées.
-Formation postsecondaire sur les compétences pratiques en travail de bureau exigée.
-Une combinaison d’études et d’expérience sera prise en considération.
-Vitesse de saisie au clavier d’au moins 40 mots/min.
-Compétences en systèmes informatisés (Microsoft Word et Excel) exigées.
-Connaissance pratique de Microsoft Access et de PowerPoint privilégiée.
-Deux années d’expérience pertinente exigées.
-Expérience en courrier électronique et calendriers informatisés exigée.
-Une expérience de la saisie de données serait un atout.
-Expérience de la tenue de dossiers et de la compilation de statistiques.
-Excellentes aptitudes à la communication et expérience au standard téléphonique et à la réception.
-Expérience de la distribution du courrier, de la photocopie et de la transmission par télécopieur.
-Une expérience administrative dans un bureau de soins de santé serait un atout.
-Connaissance éprouvée et expérience du maintien d’un système de classement.
-Excellente maîtrise de l’anglais (à l’oral et à l’écrit).
-Capacité de travailler efficacement au sein d’une équipe.
-Capacité de préserver la confidentialité.
-Capacité de planifier et d’organiser une charge de travail importante dans un climat de tension et de respecter les
échéances.
-Capacité éprouvée de travailler de façon autonome avec une supervision minimale.
Ce poste exige une vérification du casier judiciaire, y compris une vérification de l’aptitude à travailler auprès de
personnes vulnérables et une vérification du registre des mauvais traitements infligés aux adultes. Le candidat ou
la candidate choisi(e) assumera les coûts associés.
On peut demander aux candidat(e)s qui sont convoqué(e)s à une entrevue de participer à une évaluation des compétences
et/ou de fournir des preuves de leurs études.
Toute demande d'emploi et tout CV reçus après la date de tombée seront identifiés comme étant en retard et ne
seront pas considérés dans le concours