Procès verbal - Science Students` Association

La première rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
sciences de L’université d’Ottawa - AGENDA
The first meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association of
the University of Ottawa – AGENDA
Date: Le mardi 7 mai 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 19 h 00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cookie
Joshua Gutoskie
Olivia Lam
Olivia Gallarino (absente)
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (absente, présente en vigueur de Skype à 19 h 12)
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Slaaq (absent)
Sabrina Slade
Elizabeth Hart McKittrick (absente, présente en vigueur de Skype à 20 h 14)
La réunion débute à 19 h 10
1. Ouverture de la réunion
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Appuyée par Josh
2. Motion d'adopter l'agenda
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Appuyée Anne-Marie
3. Confirmation des exécutifs d'été
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VP des Logistiques de l'année – Sorush
VP des Logistiques d'été – Ahmed
Coordinatrice des bénévoles – Liz
Coordinatrice de Shinerama - Sabrina
Appuyé par Josh
Abstenu par Sabrina
Motion est adoptée
4. Nomination du conseiller principal
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Steve nomine Julia Davies
Appuyé par Josh
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Julia accepte
Motion est adoptée
5. Élection de la secrétaire
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Vincent est nominé par Sabrina
o Appuyée par Olivia Lam
Julia nomine Esther
o Appuyé par Steve
Vincent & Esther acceptent les nominations
Abstenus par Vincent and Esther
Motion est adoptée
6. Nomination d'une liaison au CA
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Olivia Lam se nomine
o Appuyée par Steve
Motion est adoptée
7. Sièges libres aux comités permanents
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Elsa expliques les détails et qui siège chaque comité
7.1.1 Commandites
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Julia nomine Alick
o Appuyée par Josh
o Alick accepte
Sabrina nomine Esther
o Appuyée par Olivia
o Esther accepte
Sabrina nomine Olivia Lam
o Refusée par Olivia
Sabrina nomine Steve
o Refusée par Steve
7.1.2. Constitution
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Josh se nomine
o Appuyée par Olivia
Alick se nomine
o Appuyée par Josh
Sorush se nomine
o Appuyée par Josh
Elsa nomine Ahmed
o Appuyée par Josh
7.1.3 Bal formel
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Olivia Lam se nomine
o Appuyée par Julia
Sabrina nomine Sorush et Josh
o Appuyée par Josh
o Les deux refuse
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Sorush retire son refus
o Appuyé par Josh
Sabrina se nomine
o Appuyée par Olivia
7.1.4 Élections
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

Steve se nomine
o Appuyée par Josh
Josh se nomine
o Appuyée par Elsa
Olivia se nomine
o Appuyée par Elsa
AMC se nomine
o Appuyée par Josh
7.1.5 Événements scolaires
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Sabrina se nomine
o Appuyée par Josh
Julia se nomine
o Appuyée par Josh
7.1.6 Services
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

Vincent se nomine
o Appuyée par Olivia
Alick se nomine
o Appuyée par Josh
Sorush se nomine
o Appuyée par Josh
Olivia Gallarino se nomine
o Appuyée par AMC
Motion pour les comités est adoptée.
8. Désignation du président intérimaire
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Julia nomine Steve
o Appuyée par Olivia
o Abstenu par Steve
Motion est adoptée
9. Shinerama
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Alick suggère une vente de suçons un vendredi
The Great Glebe Garage Sale (vide-grenier)
La semaine 101 – vente des kits; avoir une option faire un don lors de la vente des kits
Guides– inscriptions; demande leur disponibilité d'aider avec Shinerama
Possibilité des soirées au bar avec l'école des sciences de l'activité physiques (Human
Kinetics) pour la campagne de Shinerama
Le samedi 13 septembre 2014: soirée au bar; après la semaine 101
Julia suggère d'unifier l'appréciation des guides avec une soirée au bar pour Shinerama
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
Prélever de l'argent aux festivités de Bluesfest
Fête du Canada – vente d'eau et de Freezies
Josh suggère de l'argent pour des permis, si le profit est assez élevé
Août- tournoi de volleyball avec l'école des sciences de l'activité physiques (Human
Kinetics)
10. La semaine 101
10.1 Thème
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Il faut garder le thème général afin d'éliminer l'exclusion
Englober le thème de la FÉUO "Invente. Inspire. Identifie"
Elsa suggère un thème de chien
Sabrina suggère Monstres Académie et des garnitures à pizza sexy
Kevin suggère la survie de Darwin du plus apte
Julia suggère l'espace
Steve suggère les supers scientifiques
Sabrina suggère Retour vers le futur et les frères Grimm
Olivia suggère Disney
Esther suggère les Cheetah Girls
Les guides suggère Survivor et The Amazing Race
Nous sommes en accord avec le thème de l'espace
10.2 Vue d'ensemble de la semaine 101

danse dans le cour de Marion
10.3 Information au sujet des kits
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Tim Krausse – contact for pour les kits 101
Les manteaux de laboratoire doivent être obtenus à partir de Fisher
10.4 Couleur des chandails de l'exécutif
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TRS a conclut que chaque corps fédéré a le choix d'une couleur de chandail pour les
guides
Bleu électrique/cyan ont été suggérés, on attend pour la confirmation de l'école des
sciences de l'activité physiques (Human Kinetics) et AÉSA (Association des étudiants
en sociologie et anthropologie)
10.5 Logos

Logo – astronaute (thème basé sur l'espace et le film Gravité)
11. OSSA
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Veut organiser une conférence à la fin août, 100$; demande notre appuie
On demande pour plus d'information avant de fournir notre information de contact et
notre appuie
12. Dates importantes
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Whenisgood pour un Samedi/Dimanche pour les formations de RPC et CPRC
Whenisgood pour une fin de semaine pour la retraite des exécutifs
Smartserve – en ligne
Souper de transition – Mardi soir / Dimanche soir, Whenisgood
13. Prochaine réunion
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Faire un retour sur la semaine 101
Faire un budget
14. Mises à jour des exécutifs
14.1 Sénateur
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aucune
14.2 Conseiller principal
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aucune
14.3 Interne
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Deux nouveaux courriel pour les VP de promotions et de bilinguisme
Cartes d'accès pour Esther et Vincent
Mise à jour des cartes existantes
14.4 Externe
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Séries d'orateurs
14.5 Sociale
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Retraite pour les VP sociale
Soirées aux bars afin de se familiariser avec les autres VP sociale, les directeurs et les
propriétaires des pubs
Motion pour passer à huis clos par AMC (9:05)
o Appuyée par Josh
Motion pour mettre fin à huis clos par AMC (9:09)
o Appuyée par Josh
14.6 Bilinguisme

aucune
14.7 Promotions


Une équipe de promotion pour le montage d'une vidéo de la semaine 101
Envoyé un courriel au sujet de la loi anti-spam au VP de communication du bureau de
premier cycle
14.8 Finances

le budget est en cours d'élaboration pour la prochaine réunion
14.9 Philanthropique

aucune
14.10 Coordinatrice de Shinerama

Sabrina attend la confirmation d'Annie pour un terrain de vente au The Great Glebe
Garage
14.11 Logistiques
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aucune
14.12 Académique

Travail un comité ad hoc
14.13 Présidente

aucune
15. Varia
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Lait et biscuits
Mise à jour du site web de l'AÉS et des signatures à la fin des courriels
Stratégies employées aux réunions et les suggestions de Leader Action
o Signes des mains
o List des orateurs
o Accueil aux réunions de l'exécutif
o Une pile de cellulaires
16. Motion pour mettre fin à la réunion

Appuyée par AMC
Réunion se termine à 21 h 27
The first meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association of
the University of Ottawa – AGENDA
La première rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en
science de L’université d’Ottawa - AGENDA
Date: Tuesday, May 7th, 2014
Location: GNN 080
Start Time: 7:00PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cookie
Joshua Gutoskie
Olivia Lam
Olivia Gallarino (absent)
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (absent, Skypes in at 7:12)
Vincent Nguyen
Kevin Li
Alick Wang
Sorush Rokui
Ahmed Al-Slaaq (absent)
Sabrina Slade
Elizabeth Hart McKittrick (absent, Skypes in at 8:14)
Meeting starts at 7:10
1. Opening of the meeting
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Seconded by Josh
2. Motion to adopt agenda
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Seconded by Anne-Marie
3. Ratifying summer executives
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Full year logistics – Sorush
Summer logistics – Ahmed
Volunteer Coordinator – Liz
Shinerama Coordinator - Sabrina
Seconded by Josh
Abstained by Sabrina
Motion passes
4. Nomination of senior advisor
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Steve nominates Julia Davies
Seconded by Josh
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Julia accepts
Motion passes
5. Election of the secretary
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Vincent is nominated by Sabrina
o Seconded by Olivia Lam
Julia nominates Esther
o Seconded by Steve
Vincent & Esther accept nominations
Abstained by Vincent and Esther
Motion passes
6. Appointment of BOA liaison
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Olivia lam nominates herself
o Steve seconds
Motion passes
7. Vacant seats on standing committee
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Elsa speaks of the details of each committee and who stands on each
7.1.1 Sponsorship committee
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Julia nominates Alick
o Josh seconds
o Alick accepts
Sabrina nominates Esther
o Olivia seconds
o Esther accepts
Sabrina nominates Olivia Lam
o Declined by Olivia
Sabrina nominates Steve
o Declined by Steve
7.1.2. Constitution committee
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Josh nominates himself
o Olivia seconds
Alick nominates himself
o Josh seconds
Sorush himself
o Josh seconds
Elsa nominates Ahmed
o Josh seconds
7.1.3 Formal committee
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Olivia lam nominates herself
o Julia seconds
Sabrina nominate Sorush & Josh
o Josh seconds
o Both decline
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Sorush undeclines
o Seconded by Josh
Sabrina nominates herself
o Seconded by Olivia
7.1.4 Elections committee
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
Steve nominates himself
o Seconded by josh
Josh nominates herself
o Seconded by Elsa
Olivia nominates herself
o Seconded by Elsa
AMC nominates himself
o Seconded by Josh
7.1.5 Scholastic events committee
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Sabrina nominates herself
o Josh seconds
Julia nominates herself
o Josh seconds
7.1.6 Services committee
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


Vincent nominates himself
o Olivia seconds
Alick nominates himself
o Josh seconds
Sorush nominates himself
o Josh seconds
Olivia gal nominates herself
o AMC seconds
Motion for committees passes
8. Designation of Interim President
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
Julia nominates Steve
o Olivia seconds
o Steve abstains
Motion passes
9. Shinerama
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






Alick suggests sucker run Friday
Great glebe garage sale
101 week – kit sales; have an option to donate at kit sales
guides – applications; ask if able to help for Shinerama
potential bar nights for Shine with Human Kinetics
bar night on September 13th; after 101 week
Julia suggests a merge of guide appreciation  bar night for Shinerama
Raise money at Bluesfest afterparties



Canada Day – freezie and water sales
Josh suggests money for permits if profit is high enough
August – (HK) – volleyball tournament
10. 101 Week
10.1 Theme
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Must keep themes general to avoid exclusion
Overarching SFUO theme is “Invent, Inspire, Identify”
Elsa suggests dog theme
Sabrina suggests Monsters University & Sexy Pizza Toppings
Kevin suggests Darwin’s Survival of the Fittest
Julia suggests Space
Steve suggests Great Scientists
Sabrina suggests Back to the Future & the Brothers Grimm
Olivia suggests Disney
Esther suggests Cheetah Girls
Guides suggest survivor or amazing race
Space theme is agreed upon
10.2 Overview of 101 week

Courtyard dance
10.3 Kit info


Tim Krausse – contact for 101 week kits
Lab coats must be obtained from Fisher
10.4 Exec shirt colour
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SRT concluded that every fed body can pick 1 colour for guides
Electric blue/cyan suggested, waiting upon confirmation from HK & SASA
10.5 Logos
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Logo – astronaut space themed; around Gravity
11. OSSA
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Want to organize a conference end of August, 100$; asking for support
Request more information before we release contact information & support
12. Important dates
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
Whenisgood for a Saturday/Sunday for CPR and CPRC training
Whenisgood for a weekend in august/july for Exec retreat
Smartserve – online
Transition dinner – Tuesday night / Sunday night, Whenisgood
13. Next meeting
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Touch back on 101 week
Budget day
14. Exec Updates
14.1 Senator
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none
14.2 Senior Advisor
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none
14.3 Internal
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Two new emails for promo and bilingualism
Swipe cards for Esther, Vincent & updates for existing cards
14.4 External
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Speaker series
14.5 Social
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Social retreat
Pub crawl to familiarize socials with managers and pub owners
Motion to go in camera by AMC (9:05)
o Seconded by Josh
Motion to end camera by AMC (9:09)
o Seconded by Josh
14.6 Bilingualism
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none
14.7 Promotions
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101 week promo team for video editing
emailed about the Anti-Spam law to the comms in the undergrad office
14.8 Finance
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budget is being worked on for next meeting
14.9 Philanthropic
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none
14.10 Shinerama coordinator
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Sabrina still waiting on Annie for Great Glebe Garage sale spot
14.11 Logistics
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none
14.12 Academic
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Working on ad hoc committee
14.13 President
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none
15. Varia
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Milk & cookies
Update ssa website in the signature of emails
Meeting strategies and improvements from leader action
o Hand motions
o Speaker’s list
o Check-ins for exec meetings
o The phone pile
16. Motion to end meeting
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Seconded by AMC
Meeting ends at 9:27