summer employment - Bishop`s University

RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9651 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
SUMMER EMPLOYMENT
CONFERENCE ASSISTANT
RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
Come live the Bishop’s summer experience! Did you know that our residence halls are transformed into hotel accommodations
for the general public and a wide range of groups during the summer months? Join our energetic, fast-paced team welcoming
summer groups on campus. Successful candidates will have the opportunity to meet interesting people and further develop their
public relations skills. We are looking for reliable candidates showing maturity able to make resourceful and responsible
decisions. Conference Assistants must be able to work flexible hours, work well under pressure and meet deadlines. A
thoughtful reflex to resolve to unanticipated situations is required. Candidates must be fully conversant in both English and
French.
QUALIFICATIONS:
We are looking for candidates who are knowledgeable about our campus and our region. Candidates must also be comfortable
with computers as you will be trained on multiple software programs. Candidates must be polite, friendly, courteous and
versatile, possess excellent communication skills, believe in team work and know how to manage stress in order to function
efficiently during busy periods.
 Candidates must accept a variable work schedule (days, evenings, and weekends). Candidates will work most weekends
during the summer;
 A well groomed and professional appearance;
 A natural tendency to respond appropriately to unexpected situations;
 Bilingualism is mandatory (French/English) - speaking & writing;
 Must be a current or graduating Bishop’s University or Champlain College student.
PERIOD OF EMPLOYMENT:
- Monday, April 25th, 2016 – Monday, September 5th, 2016 inclusive;
NUMBER OF HOURS/WEEK:
- Part time : variable (average 20-25 hours/week, maximum 40 hour s/week during peak season)
- Variable schedule (days, evenings, weekends).
SALARY:
$12.00 / hour (1st year in position)
$12.50 / hour (2nd year in position)
DUTIES:
 Welcome and register incoming guests and groups;
 Serve as an information resource for conference guests and groups;
 Check meeting room and audio visual set-ups, refreshment, meal function, etc. to ensure the smooth operation of the
conference/function according to the details provided;
 Conduct room and building checks before, during and after each conference;
 Meet with conference organizers multiple times per day to ensure all is up to standard and troubleshoot when necessary
using tact and diplomacy at all times;
 Make room reservations & assigning rooms;
 Prepare keys and daily reports;
 Prepare guest invoices and handle cash, debit or credit card payments;
 Perform daily account transaction reconciliations and balance all payments;
 Prepare and check daily record sheets (arrivals, departures);
 Prepare and issue meal coupons;
 Respond to general inquires (both conference and residence information);
 Knowledgeable regarding campus services and provide information about local attractions;
 Assist with tasks regarding in-coming residence students (deposits, files, weekend arrival);
 Other general tasks as required (i.e. photocopying, stocking of supplies, inventory reporting, etc.).
Please forward your curriculum vitae (including cover letter) by noon, noon, Friday, February 26, 2016 to:
Ms. Lynn Fortney
[email protected]
Bishop’s University, Paterson Hall
RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9600 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
EMPLOI-D'ÉTÉ
ASSISTANT/ASSISTANTE AUX CONFÉRENCES
CENTRE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
Vivez l’expérience estivale de Bishop’s! Saviez-vous que nos résidences sont transformées en chambres d’hôtel pour le publique
ainsi que pour des groupes durant l’été. Joignez-vous à l’équipe dynamique qui accueille les groupes sur le campus. La personne
sélectionnée aura l'opportunité de faire des rencontres intéressantes et de développer ses aptitudes en relations interpersonnelles.
Nous recherchons des candidats matures, fiables responsables et capable de prendre des décisions éclairées. L’assistant /
assistante doit être capable de travailler sous pression afin de rencontrer les délais et doit savoir s'exprimer couramment en
anglais et en français.
QUALIFICATIONS:
Nous sommes à la recherche de candidats avec une bonne connaissance de notre campus et de notre région. Les candidats
doivent être à l’aise avec l’informatique puisque l’apprentissage de plusieurs nouveaux logiciels sera nécessaire. Les candidats
doivent être polis, courtois, polyvalents et posséder une excellente compétence en communication. Vous devez bien travailler en
équipe et gérer votre stress afin de répondre aux multiples demandes des clients.
 Accepter un horaire variable (jour, soir, fin de semaine). Les candidats choisis travailleront la plupart des fins de
semaine durant l’été;
 Avoir une apparence soignée;
 Être capable de travailler sous pression, être spontané et débrouillard;
 Le bilinguisme est obligatoire (anglais/français) - oral et écrit;
 Doit être un étudiant/étudiante inscrit ou en fin d’étude de l’Université Bishop’s ou du Collège Champlain.
PÉRIODE D'EMPLOI:
- Lundi 25 avril, 2016 – lundi 5septembre, 2016 inclusivement;
NOMBRE D’HEURES PAR SEMAINE:
- Temps partiel: variable (20-25 heures/semaine, jusqu’à 40 heures/semaine pendant la période la plus achalandée).
Horaire variable (jour, soir, fin de semaine).
SALAIRE:
1ère année 12,00$ / heure
2e année 12,50$ / heure
TÂCHES:
 Accueillir et enregistrer les clients et les groupes;
 Servir de personne ressource pour les clients et les groupes;
 Inspecter les salles de réunion, le matériel audio-visuel, les pauses-café, les banquets, etc. afin d’assurer le bon
fonctionnement des conférences et banquets en fonction des demandes;
 Faire l’inspection des salles et bâtiments avant, pendant et suivant chaque conférence;
 Rencontrer les organisateurs des conférences à plusieurs reprises pendant la journée afin de s’assurer du bon
fonctionnement et voir à régler les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent avec tact et diplomatie en tout temps;
 Prendre les réservations et assigner les chambres;
 Préparer les clés & rapports quotidiens;
 Préparer les factures et prendre les paiements;
 Balancer les transactions financières;
 Préparer et vérifier les arrivés et les départs;
 Préparer les coupons de repas;
 Répondre aux questions générales (conférence et résidence);
 Informer la clientèle des services offerts sur le campus et dans la région;
 Aider à la préparation des documents pour les étudiants en résidence (dépôts, filières, arrivée en septembre);
 Toutes autres tâches demandées (i.e. photocopies, inventaires, etc…).
Veuillez soumettre votre curriculum vitae (incluant une lettre de présentation) pour midi, vendredi 26 février 2016 au:
Mme Lynn Fortney
[email protected]
Université Bishop’s, Paterson Hall