La Cité Clarence Rockland

Politique/Policy no:
CORPORATION
de la Cité de / of the City of
ClarenceRockland
Date: février / February 2013
Préparé par/Prepared by:
Thérèse Lefaivre
1.
Objet/Subject:
LOI 99-01
Location de terrains de balle/
Ball diamond Policy
Service/Department:
Loisirs/Recreation
Règlement/By-Law No.:
2013-26
Résolution/Resolution No.:
2013-68
PORTÉE DE CETTE POLITIQUE
1.
SCOPE OF THIS POLICY
Cette politique s'adresse aux différentes ligues,
organisations ou groupes formés de résidents de la
Cité Clarence-Rockland intéressés à utiliser un
terrain pour une occasion (0), une saison (S) ou un
tournoi (T).
This policy applies to different leagues,
organizations or groups composed of residents
of the City of Clarence-Rockland interested in
using the sport fields for an occasional (0),
seasonal (S) or tournament (T).
2.
2.
PROCÉDURES DE LOCATION
RENTAL PROCEDURES
Pour louer un terrain de balle, il faut s'adresser au
service des loisirs local afin de se procurer une
demande. La demande doit être dûment complétée
et retournée au même endroit avant le 1er avril
(location saisonnière) et avant le 15 juin (tournoi).
To rent the ball field, you must contact the
Recreation Department to obtain an application.
The application must be duly completed and
returned to the same place before April 1st
(seasonal rental) and before June 15
(tournament).
Dans le cas d'une demande occasionnelle
d'utilisation, il faudra communiquer avec le comité
de loisir local afin de vérifier la disponibilité des
terrains.
In case of an application for occasional use, you
will have to communicate with the Recreation
Department to verify the availability of the
fields.
3.
LES PRIORITÉS
3.
PRIORITIES
3.1
Location occasionnelle
3.1
Occasional rental
Le principe du "premier arrivé, premier servi" aura The principle of "first come, first served" will
l’avantage.
have the advantage.
3.2
Location saisonnière et pour un tournoi
3.2
Seasonal rental and tournament
Les demandes seront traitées selon l'ordre suivant: Applications will be processed in the following
order:
Programme de sport mineur de la Cité Clarence- Minor sports program of the City of ClarenceRockland;
Rockland;
-
Ligue d'adultes (selon l'ancienneté);
- Adult leagues (depending on seniority);
-
Nouvelles demandes.
- New applications
4.
TERRAIN ET TARIFICATION
4.
FIELDS AND PRICING
Les frais de locations varient selon la catégorie du Rental fees vary depending on the category and
locataire et le genre de location.
type of rental.
5.
PAIEMENT
5.
PAYMENT
5.1
Location
5.1
Rental
Le paiement se fait en argent comptant ou par Payment is made in cash or by cheque payable
chèque libellé "Cité Clarence-Rockland". Le "City of Clarence-Rockland." Payment is as
paiement se fait comme suit (journées ouvrables): follows (working days):
Location occasionnelle: au moins 48 heures avant Occasional rental: at least 48 hours before the
la journée choisie;
appointed day;
Location saisonnière: le paiement se fait avant le Seasonal rental: payment is made before the
début de la saison; un réajustement des coûts sera start of the season, a readjustment of costs will
fait à la fin de la saison.
be made at the end of the season.
Location pour tournoi: au moins 10 jours ou plus Tournament at least 10 days or more before the
avant le début du tournoi.
start of the tournament.
5.2
Dépôt
Demande de tournoi
5.2
Deposit
Request for tournament
Pour l'organisation d'un tournoi un montant de For the organization of a tournament a $100
100$ doit accompagner la demande. Ce montant deposit must accompany the request. The
sera remboursé si:
deposit will be reimbursed if:
-
le nettoyage du terrain est effectué
-
-
le terrain et les équipements sont laissés en -
cleaning of the field is carried out
the field and equipment are left in good
bon état;
condition;
-
le tournoi n'est pas annulé dans un délai inférieur à dix (10) jours.
The tournament is not canceled within
less than ten (10) days.
5.3
Remboursement
Reimbursement
5.3
Annuler une location occasionnelle: aucun Cancellation of an occasional rental: no refund.
remboursement.
Annuler une location saisonnière moins de cinq (5) Cancellation of a seasonal rental less than five
jours ouvrables avant l'activité: aucun (5) working days before the event: no refund.
remboursement.
Annuler un tournoi moins de dix (10) jours Cancellation a tournament less than ten (10)
ouvrables avant le début des activités: aucun working days before the beginning of activities:
remboursement.
no refund.
En cas de mauvaise température, il n'y aura aucun
frais de location pour les annulations. Le titulaire
de la location devra avertir le Service des loisirs la
journée de l'annulation ou au plus tard la première
journée ouvrable suivant la location.
In case of bad weather, there will be no rental
fees for cancellations. The rental holder must
notify the Recreation Department the day of
cancellation or no later than the first business
day following the rental.
6.
6.
ÉQUIPEMENTS ET MATÉRIELS
EQUIPMENT AND MATERIALS
Pour tout type de location, les équipements tels que
buts, machine à lignes et sable blanc ou poudre
sont la responsabilité des utilisateurs et non du
Service des loisirs.
For all type of rental, equipment such as goals,
machine to do the lines and white sand or
powder are the responsibility of users and not
the Recreation Department.
7.
CONDITIONS PARTICULIÈRES
7.
SPECIAL CONDITIONS
7.1
Tournoi
7.1
Tournament
a)
Les autorisations de tournois seront valides a)
du vendredi au dimanche et ne pourront être
modifiées qu'à la suite d'entente avec les
utilisateurs concernés et le Service des
loisirs de la Cité Clarence-Rockland.
b)
Si un aréna, ou un centre communautaire b)
est utilisé pour l'utilisation des toilettes, le
locataire doit assumer la surveillance des
lieux et s'assurer que l'endroit reste propre.
The authorizations for tournaments will
be valid from Friday to Sunday and
cannot be modified only by agreement
with the users and the Recreation
Department of the City of ClarenceRockland.
If an arena or community center is used
for toilet use, the tenant must assume
monitoring and ensuring that the site
remains clean.
8.
MODALITÉS
8.1
En aucun temps, le permis ne peut être 8.1
transféré.
In no time, the permit cannot be
transferred.
8.2
Lors d'un tournoi, le Service des loisirs de 8.2
la Cité Clarence-Rockland peut autoriser
une association à gérer la vente de boissons
alcoolisées si l'association intéressée
rencontre les exigences de la Régie
L.L.B.O. et la politique de gestion
d’alcool. L'association intéressée doit:
In a tournament, the Recreation
Department of the City of ClarenceRockland may authorize an association
to manage the sale of alcoholic
beverages if the association meets the
requirements of the Board LLBO and
the alcohol management policy. The
association interested must:
a)
Obtenir l'autorisation du Service des
loisirs;
Obtain approval of the Recreation
Department;
b)
Obtenir l'autorisation du Service de la b)
greffe de la Cité Clarence-Rockland;
c)
Se procurer un permis auprès de la Régie c)
(L.L.B.O.) et remettre une copie au Service
des loisirs.
Obtenir une assurance responsabilité ainsi d)
que des serveurs ayant obtenu le certificat «
Smart Serve ».
d)
8.
a)
TERMS
Obtain approval from the Municipal
Clerks office of the City of ClarenceRockland;
Obtain a permit from the Board
(LLBO) and submit a copy to the
Recreation Department.
Obtain liability insurance and
certificate server "Smart Serve".
-59.
FRAIS DE LOCATION
ASSOCIATION SPORTIVES
MINEURES
CLARENCE-ROCKLAND
Occasionnel
1 terrain
pour 3 heures
(maximum)
Saisonnier
1 terrain pour 1
soirée
* Tournoi
25$/location
25$/location
70$/jour et soirée
15$/soirée seulement
40$/location
35$/location
140$/jour et soirée
35$/soirée seulement
45$/location
35$/ location de
journée
40$/ location de
soirée
140$/jour et soirée
40$/soirée seulement
Location de terrain
Terrain de baseball
Terrain de soccer
LIGUES ADULTES
Terrain de baseball
(après 18h00)
LIGUES ADULTES
Terrain de soccer
La HST est ajoutée à tous les frais
*
Les clubs sociaux de la Cité bénéficient d’un taux préférentiel de 25$ la journée pour la
tenue d’un tournoi
-69.
RENTAL FEES
Occasional
1 field
pour 3 hours
(maximum)
MINOR SPORT
ASSOCIATION
CLARENCE-ROCKLAND
Seasonal
1 field for 1 night
* Tournament
Field rental
25$/rental
25$/rental
70$/day & evening
15$/evening only
40$/rental
35$/rental
140$/day & evening
35$/evening only
45$/rental
35$/ day rental
40$/ evening rental
140$/day & evening
40$/evening only
Baseball fields
Soccer fields
ADULT LEAGUES
Baseball fields
(after 6 :00 p.m.)
ADULT LEAGUES
Soccer fields
The h.s.t. is added to every rate.
*
The social clubs of the City benefit a preferential rate of $25/day to hold a tournament.
DEMANDE DE LOCATION D’UN TERRAIN SPORTIF
GENRE
OCCASIONNEL
SAISONNIER
TOURNOI
ENDROIT PRÉFÉRÉ
2e choix
1er choix
3e choix _______________
ACTIVITÉ
JOURNÉE(S):
__________________________________________________________
DATE(S):
Début:
Heures: ________________________
Fin: ______________________
ACTIVITÉ:
BASEBALL
FOOTBALL
SLOW PITCH
AUTRES
AUTRES
DAMES
ADULTES
HOMMES
JEUNES
MIXTE
ENFANTS
CLIENTÈLE
PERMIS DE BOISSON
OUI
NON
ORGANISATION
NOM DE L’ORGANISATION :
____________________________________________________
RESPONSABLE
NOM:
PRÉNOM __________________________
ADDRESSE:
_____________________________________________________________________
TELEPHONE:
JOUR:
SOIRÉE:_______________
SIGNATURE : _________________________________________________________________
DATE:________________________________________________________________________
REQUEST RENTAL OF SPORT’S FIELD
TYPE
OCCASIONAL
SEASONAL
TOURNAMENT
PREFERRED PLACE
2nd choice
1st choice
3rd choice _______________
ACTIVITY
DAY(S):
DATE(S):
__________________________________________________________
Start:
Hours: ________________________
End: ______________________
ACTIVITY:
BASEBALL
FOOTBALL
SLOW PITCH
OTHERS
OTHERS
WOMEN
ADULTS
MEN
YOUTH
MIX
CHILDREN
YES
NO
CLIENTELE
LIQUOR LICENSE
ORGANIZATION
NAME OF ORGANIZATION : ____________________________________________________
RESPONSABLE
NAME:
SURNAME __________________________
ADRESS: _____________________________________________________________________
TELEPHONE:
DAY:
EVENING:_______________
SIGNATURE : _________________________________________________________________
DATE:________________________________________________________________________