avril 2015 n°62

AVRIL 2015
N°62
PARMI LES NOUVEAUX CLIENTS
Comme chaque année à cette époque, je vous
propose de faire un point sur la situation de AIGA.
En chiffres : 72 salariés à ce jour sur 4 sites (Lyon,
Fontenay-sous-Bois, Poitiers et Toulouse), 5 135 clients,
6 822 logiciels ou accès internet en exploitation…
Logiciels proposés :
 Cloé (Comptabilité, Paie, GRH, Immobilisations,
Elaboration Budgétaire),
 Noé (Multi Accueil, Relais Assistantes Maternelles,
Centres de Loisirs, Activités, Centres Sociaux et MJC,
Inscriptions Scolaires, Cantine Scolaire, Périscolaire).
 iNoé Petite Enfance, version full web accessible en
mode locatif permettant d’accéder au logiciel via
internet (sans installation sur vos postes) moyennant
un abonnement mensuel.
 iCéo (logiciel Centres de Vacances et Classes
Découvertes), version full web en mode locatif.
Nous travaillons actuellement sur des modules très
demandés par nos clients :
- Portail Familles Noé et iNoé : véritable assistant à
l’inscription, ce site internet permet aux familles de
réserver et de payer en ligne, c’est aussi un outil de
communication (informations sur votre structure,
modifications de coordonnées en ligne….).
- Module tablettes tactiles (Noé et iNoé). AIGA a
installé plus de 450 modules en 2014, de
nombreuses nouveautés permettent de faire de
plus en plus de tâches à distance via les tablettes.
- Outil d’élaboration de statistiques (logiciel Noé)
permettant d’obtenir les chiffres de plusieurs
dossiers à partir d’une seule requête
- Outil d’extraction de données dans Cloé Paie,
notamment pour remplir vos différentes
obligations
sociales
(Base
de
données
économiques et sociales, bilan social…).
Services proposés : Formation à nos logiciels et sur des
sujets d’organisation précis (gérer une structure
d’accueil Petite Enfance..), assistance technique et
télémaintenance sur nos logiciels, sous-traitance de la
paie en remplacement momentané de votre
comptable ou en service à plein temps.
Enfin, l’enquête qualité 2014 est très satisfaisante, vous
continuez à nous faire confiance et je vous en
remercie.
Philippe DUCHAMP - Président
 Mairie de Sainte Rose (971)
 Multi-accueil O comme 3 pommes à Vieux Condé (59)
 Relais Assistantes Maternelles à La Flèche (72)
 PEP 37 à Tours (37)
 Service Périscolaire de la Mairie de Salouel (80)
 MJC Jean Cocteau à Saint Priest (69)
 Fédération ADMR de la Loire à Montrond Les Bains (42)
 Centre Social ADSCRP à Plélan Le Grand (35)
RESULTAT ENQUÊTE QUALITE 2014
En Novembre dernier, AIGA vous a fait parvenir par mail une
enquête qualité. Cette démarche, outre le fait qu’elle constitue une
étape importante de la certification qualité ISO 9001 version 2008,
nous permet de constater l’efficacité des actions destinées à vous
apporter un service adapté à vos attentes.
Vous avez été plus de 1 158 à répondre, le
taux de satisfaction global est de
96,19%.
La satisfaction sur l’évolutivité des logiciels et leur fiabilité est en
très nette hausse, récompensant nos efforts d’amélioration de nos
procédures internes (développement, tests, livraisons…).
Par contre, nous avons bien noté la baisse relative de satisfaction
sur le délai de réponse de notre service d’assistance technique.
Nous avons effectivement été confrontés à de nombreuses
évolutions réglementaires (PES, SEPA, N4DS…) et à une forte
demande d’informatisation de structures concernées par la
réforme des rythmes scolaires (TAP). Cette suractivité a dégradé
le temps de réponse à vos appels d’assistance. Des embauches
supplémentaires
début
2015
permettront
de
revenir
progressivement aux délais auxquels vous êtes habitués.
Nous vous remercions de votre participation à l’enquête 2014 et
nous espérons être dignes de votre confiance dans les années qui
viennent.
Christophe Charmeil - Responsable qualité
AIGA EST PRESENT POUR VOUS RENCONTRER
Salon Petit1
 Lyon Eurexpo : 10 Avril 2015 Stand n°44
 Toulouse Diagora : 19 Mai 2015 Stand n°39
 Caen Parc Expo : 18 Juin 2015 Stand n°47
Assemblée générale des Centres Sociaux :
 les 23 et 24 Mai à Charleville Mézières
FERMETURE DU STANDARD EN 2015
Le standard téléphonique de AIGA sera fermé le 2 Avril après midi
et le 3 Avril toute la journée, le 15 Mai (ascension) ainsi que 25
Mai (Lundi de Pentecôte).
POUR QUE L’ASSISTANCE RESTE UNE URGENCE…
Vous êtes toutes et tous utilisateurs de notre assistance technique téléphonique. Nous traitons plus de 60 000 appels par
an. Il se trouve que certains utilisateurs confondent assistance et formation.
Par leur durée et leur fréquence, les appels de ces utilisateurs peu formés (voire pas du tout !) pénalisent tous les autres.
Pourtant des solutions existent pour ne pas abuser de l’assistance technique et ne pas en faire un temps de formation :
l’Espace Clients de notre site www.aiga.fr contient plus de 250 documents utilisateurs, et nous réalisons tout au long de
l’année des formations initiales, de révision et d’approfondissement en agence mais aussi en région.
Une nouvelle solution existe depuis quelques années. Elle consiste à bénéficier d’une téléformation de 2 heures
sur le thème de votre choix (via une connexion internet et un téléphone). Cette solution, très économique et
rapidement programmée, permet de disposer d’un formateur pendant 2 heures afin par exemple, de découvrir une
fonctionnalité particulière de votre logiciel, évitant ainsi d’appeler plusieurs fois nos services, d’avoir des explications
partielles, sur plusieurs jours et par plusieurs formateurs.
Alors pensez-y, vous vivrez mieux l’utilisation de votre logiciel grâce à une téléformation plutôt que par des informations
livrées au compte-goutte lors des interventions d’assistance.
Vous pouvez joindre le secrétariat des formations au 04 72 53 22 00.
Gilles BARBARET
EXTERNALISEZ VOS PAIES AVEC AIGA : 16 €HT le bulletin, sans aucun supplément.
2 995 €TTC par an
pour 13 bulletins/mois
Notre service d’externalisation des paies est ouvert depuis 3 ans et produit plus de 500 bulletins chaque mois, pour des
missions temporaires ou permanentes. Preuve que le monde associatif attendait qu’un spécialiste des CCN ALISFA et
ANIMATION propose aussi ce service. De l’aveu même de nombreux cabinets comptables, cette activité qui n’est pas de
leur ressort, est trop souvent demandé par leurs clients en accompagnement du traitement de leur comptabilité.
Pour ce tarif très compétitif, nous nous occupons de tout : la saisie mensuelle des données variables, la gestion des
congés, la saisie, l’édition et l’envoi des bulletins de salaire (sous format papier ou dématérialisé), la création du fichier de
virement des salaires, les éditions d’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières de Sécurité Sociale
et d’attestation d’arrêt de travail pour les contrats de Prévoyance Chorum, les éditions liées aux fins de contrat : attestation
de travail, solde de tout compte et attestation d’employeur destinée à Pôle Emploi (AED), BIAF (Uniformation), les éditions
périodiques : états des charges, DUCS, taxe sur les salaires, journal des salaires et écritures comptables et les travaux
annuels : déclaration des rémunérations, bordereau de liquidation de taxe et Dads-U. Sans aucun supplément !
Pour plus d’information, contactez-nous sur [email protected]
LES SPECIALISTES DE LA PETITE ENFANCE VOUS PROPOSENT :
AIGA propose depuis quelques années de mettre la compétence de ses spécialistes au service des établissements multi
accueils sur d’autres thèmes que la formation aux logiciels.
 Des prestations définies au catalogue :
 Coordonner la gestion de l’offre d’accueil et des besoins des familles sur un territoire,
 Elaborer les rapports d’activités des RAM,
 Optimiser l’utilisation de NOE pour mieux gérer les nouveaux fonctionnements CNAF.
 Celles dont des contenus se définissent en fonction des besoins des clients :
 Accompagnement et conseil dans la mise en place de pratiques communes,
 Application des circulaires CNAF,
 Etc….
Vous pouvez contacter M. Sautereau au 04.72.53.22.00 pour une étude personnalisée.
GARANTIE MINIMALE DE POINTS (GMP) 2015 : gel exceptionnel
Exceptionnellement cette année, il a été décidé de maintenir la cotisation GMP à son niveau de 2014. Le conseil
d’administration de l’AGIRC a en effet décidé de ne pas revaloriser ni le salaire de référence ni la GMP.
La GMP 2015 est donc fixée à 796,08 euros, soit une cotisation de 66,34 euros par mois répartie de la façon suivante :
41,17 euros à la charge de l’employeur et 25,17 euros à la charge du salarié cadre et assimilé.
Quant au salaire charnière annuel 2015, il est de 41.913,84 euros, soit 3.492,82 euros par mois.
ATTENTION AUX PROFILS « UTILISATEURS »
lors des mises à jour de Cloé Paie
CLOE PAIE : Formation et Passage à la DSN de Juin à Décembre
2015
Cloé Paie est livré avec 16 ou 17 profils, du
Cadre à l’Apprenti, en passant par le CEE et le
CUI. Ces profils ‘AIGA’ sont automatiquement
actualisés par nos mises à jour.
Vous pouvez créer vos propres profils, avec ou
sans notre aide. On parle alors de profils
‘Utilisateurs’. Il vous appartient alors de les
mettre à jour vous-même, d’où le danger de ces
profils souvent hors norme.
Pourquoi y a-t-il danger ? Parce que lorsque
nous livrons de nouvelles rubriques de calcul,
elles contiennent les profils ‘AIGA’ concernés
par ces nouveaux calculs, mais elles ne
contiennent pas vos profils ‘Utilisateurs’ puisque
nous ne les connaissons pas. Comme nous le
stipulons systématiquement lors de chaque
mise à jour, c’est à vous d’ajouter vos profils
‘Utilisateurs’ aux nouvelles rubriques que nous
livrons. Pensez-y car vous êtes très nombreux à
l’oublier, ce qui génère des erreurs dans vos
paies lors de chaque mise à jour.
Les formations DSN (Phase 2) dureront une journée et
se dérouleront sous forme collective. Nous les
limiterons à 4 structures par session. La DSN est bien
plus complexe que la DADS et sera une nouveauté
pour tout le monde.
Lors de cette journée de formation, nous ferons le paramétrage de la
DSN, une DSN mensuelle et des DSN de signalement ‘à blanc’. Vous
produirez votre 1ère DSN mensuelle entre le 1er et le 15 du mois
suivant votre formation. Le passage est définitif.
Nous vous communiquerons les dates et les lieux des formations dans
les prochaines semaines. En attendant voici les conditions tarifaires :
Alexandra VIDAL


Dans nos agences (Lyon, Paris, Poitiers) : 370 €HT/pers.
En région : 410 €HT/pers.
Pour rappel, toutes les structures devront également produire une
DADS 2015 avant le 31 Janvier 2016. Or il s’avère qu’à partir de
Janvier 2016, la DSN devra être produite sous un nouveau format,
celui de la phase 3, qui viendra ajouter une nouvelle couche de
complexité ! En conséquence il se peut que nous n’organisions pas de
formations DADS en Janvier 2016 afin de vous assister
téléphoniquement le plus et le mieux possible. Nous vous tiendrons
informés sur ce dernier point.
Gilles BARBARET
TRUCS & ASTUCES
Comment éditer une attestation de frais de garde ?
A partir du menu « Règlements / Gestion des règlements » puis imprimante, vous pouvez éditer les
attestations de frais de garde pour les enfants de moins de 7 ans à la date de fin de période sélectionnée.
L’édition peut être soit sous la forme d’un courrier pour les familles, soit une liste des éléments à prendre en
compte dans la déclaration par les parents.
L’attestation prend en compte tous les règlements saisis sur la période sélectionnée.
S'il vous manque une activité Accueil de Loisirs ou Périscolaire dans la liste des activités ouvrant droit à l'attestation, vérifiez
si l'option 'Impôt’ est bien cochée sur chaque activité concernée.
Une documentation est disponible dans votre Espace Clients sur le site www.aiga.fr .
Pour les structures qui ne saisissent pas les règlements, vous pouvez éditer une attestation à partir des montants facturés
(et non des montants réglés) en utilisant la lettre de situation financière (Menu « Facturation / Situation Financière /
Imprimante »). Par contre, c’est à vous de sélectionner les activités et les individus ayant droit à une attestation.
Comment afficher automatiquement un équipement lors de l’ouverture de Noé ?
Pour mettre un équipement par défaut, cliquez sur la flèche (avec un point rouge) à droite du nom de votre équipement afin
de le référencer comme équipement par défaut pour votre code utilisateur.
Pour les structures municipales, comment modifier le numéro de bordereau PES de mes factures ?
Si vous n’avez pas encore numéroté vos factures, une option disponible dans les paramétrages de facturation permet de
choisir le N° PES à utiliser lors de la numérotation des factures. Si vos factures sont déjà numérotées, il n’est plus possible
de le modifier. Il est alors impératif de supprimer toutes vos factures (menu « Outils » de l’écran de consultation des factures)
et de les générer de nouveau.
Comment filtrer les familles et individus de mon équipement ?
En rentrant dans les menus « Familles », « Individus » et « Saisie des Inscriptions », la boite à cocher ‘Equipement’ en haut
à droite de l’écran permet de filtrer les familles ou individus ayant une inscription sur l’équipement en cours.
Comment obtenir des statistiques par temps d’accueil pour mon périscolaire ?
Dans les statistiques des présences, utilisez l’option « Détail par combinaison » (onglet « Types et documents ») et
choisissez « Nombre » en unité de référence. Vous obtiendrez le nombre d’heures de l’accueil matin et de l’accueil soir.
Attention, si vos tarifs sont en gestion de combinaison, choisissez Nombre de passages afin de calculer le nombre de
passages matin puis soir que vous devez ensuite multiplier par le nombre d’heures d’accueil de chacun.
Comment vérifier mes tarifs sur une inscription ?
A partir de la saisie des inscriptions, les tarifs de référence de l’inscription en cours sont notés dans le bouton « Tarif ».
Dans cet écran, un point d’exclamation vous donne le détail des éléments pris en compte pour calculer ce tarif selon les
critères de vos barèmes (Quotient, ville, régime). Si le tarif calculé ne convient pas, modifiez le critère posant problème sur la
famille puis lancez un recalcul de tarif.
Comment ajouter des séances supplémentaires sur une activité existante (mercredis travaillés) ?
Si vous souhaitez ajouter des séances sur une activité avec des inscriptions en cours, utilisez la fonction disponible dans le
menu « Outils du paramétrage » de votre activité. Attention, en cas de fonctionnement différent par jour, cette fonctionnalité
n’est pas disponible mais vous pouvez créer des séances manuelles (Le + sur l’onglet « Séances »). Par contre, si vous
êtes en gestion horaire et en fonctionnement différent par jour, la seule solution actuellement est de créer une nouvelle
période d’activité. Une évolution est en cours de réalisation pour ajouter les temps voulus.
Comment déclarer automatiquement un forfait mensuel non facturé (Août) sur vos nouveaux contrats ?
Vous pouvez décocher le mois lors de la génération de votre contrat à l’étape 3 de l’assistant. Autre solution : dans le
paramétrage du besoin d’accueil (Menu « Petite Enfance / Paramétrage »), vous pouvez automatiser un mois non facturé
sur tous vos futurs contrats. L’option se situe dans l’onglet « Type d’accueil » grâce à la flèche bleue à droite du choix de
l’échéance de facturation.
Quels contrôles effectuer avant de lancer ma génération de facture ?
Rappel : sur le support de cours et dans la documentation de l’Espace Clients, une procédure de facturation vous permet
d’effectuer tout le travail de préparation et de contrôle avant votre facturation. Cette étape est essentielle pour comprendre
ensuite le détail de vos factures.
Noé Relais Assistantes Maternelles
Comment afficher rapidement le détail d’un événement ?
Dans les « dossiers enfants » et dans l’onglet « événement » de la fiche « Assistante Maternelle », un double clic sur la ligne
de résumé fait apparaitre le détail de l’événement.
Comment saisir plus rapidement mes sélections de date ?
Au niveau des zones de saisie de dates en format « mois + année », quand vous utilisez le bouton de saisie rapide qui liste
les mois et les années, un double-clic valide votre sélection et ferme le panel. Cela vous évite d’avoir à cliquer sur le ‘ok’
pour reprendre la main.
SIEGE SOCIAL
AGENCE DE PARIS ET NORD
110 Av. Barthélémy Buyer – 69009 LYON
Tél : 04 72 53 22 00  Fax : 04 72 53 22 09
Service commercial  Tél : 04 72 53 22 01
46 bis rue Roger Salengro – 94120 FONTENAY-SOUS-BOIS
Tél : 01 53 99 90 50  Fax : 01 53 99 90 59
AGENCE SUD
AGENCE GRAND OUEST
112 Bis rue d’Andorre
31120 PINSAGUEL
Futuroscope – 3 rue Blaise pascal – 86130 JAUNAY CLAN
Tél : 05 49 00 48 00  Fax : 05 49 88 24 45
www.aiga.fr
E-mail : [email protected]
SAS au capital de 700000€
FR 29398253617
RCS Lyon 398253617