AXA Winterthur

Histoire du succès
AXA Winterthur
Gouvernance et innovation : les membres du Conseil d’administration de
l’entreprise AXA Winterthur organisent des réunions sans papier grâce à Brainloop
Alors que la dématérialisation des documents ne cesse
de progresser dans de nombreux secteurs d’activité,
l’entreprise doit mettre en place des outils adaptés aux
besoins d’une collaboration sans papier, accessibles en
ligne et depuis les terminaux mobiles. Cependant, la mise
en place d’un tel process exige à l’égard des données
un haut niveau de fiabilité, sécurité et productivité. Les
documents de l’assurance, confidentiels pour la plupart,
étaient auparavant communiqués aux organes respectifs
par des dossiers, et certains par e-mail avec protection
par mot de passe. Néanmoins, un clic de souris suffisait
pour que des personnes non autorisées réussissent à
les consulter. Afin de pallier ce manque de sécurité, AXA
Winterthur a souhaité mettre en place un environnement
hautement sécurisé sans papier – dans un premier temps
au niveau du conseil d’administration. Brainloop Secure
Boardroom a été choisie pour remplacer les innombrables
feuilles de papier. Les documents sont, depuis, mis
à disposition des membres au format électronique à
l’aide de l’application. L’accès aux documents s’effectue
par navigateur ou – comme dans le cas du conseil
d’administration – via une application disponible sur iPad.
Ceci permet à l’utilisateur d’enregistrer les documents
localement sur sa tablette et de conserver les versions
mises à jour via des mécanismes de synchronisation.
Ainsi, les documents peuvent être consultés et édités
indépendamment du réseau. Toutefois, l’application permet
non seulement à l’utilisateur de consulter les documents,
mais encore d’apporter des notes personnelles, de
marquer des documents particulièrement importants
et de configurer des signets. Des options d’édition sont
également à la disposition de l’utilisateur, notamment,
le marquage de passages de texte au « surligneur » et
l’échange de notes avec d’autres membres.
Une sécurité accrue des données
et une plus grande efficacité administrative
Dr. Marcel Süsskind, secrétaire du conseil d’administration et responsable de la solution
pour le conseil d’administration (CA) a eu pour mission la préparation de vastes dossiers
de travail pour deux grandes réunions. Après un Workshop d’une journée et une
conférence par téléphone pour la prise en main de Brainloop Boardroom, il était déjà en
mesure de tirer une première conclusion : « Les premières expériences avec la nouvelle
application, qui se distingue par une haute disponibilité, une sécurité accrue des données,
une efficacité administrative, une convivialité et une grande flexibilité, se sont avérées
entièrement positives. » Le CEO Philippe Egger est également convaincu par la solution.
« Avec l’introduction de la dématérialisation des données pour le CA, nous avons réduit
la consommation de papier d’environ 350 pages par séance et par participant. Cela
représente plus de 15 000 pages de papier par an. Voilà une contribution supplémentaire
pour notre environnement qui montre qu’il est possible de travailler sans papier. »
Tous les documents relatifs à la séance du conseil d’administration et aux commissions
sont désormais disponibles sur la plateforme Brainloop. Selon la catégorie de sécurité
définie, les informations relatives au bilan annuel, aux stratégies de gestion des
Dr. Marcel Süsskind, secrétaire du
capitaux et d’investissements ou les informations sur le personnel sont par exemple
Conseil d’administration
mises à la disposition des membres du CA et des commissions, soit à titre illimité, soit
uniquement pour une impression ou en mode « Lecture seule ». Ces documents sont dotés
automatiquement d’un filigrane pour amener les lecteurs à adopter la bonne attitude concernant des informations d’enjeux
décisifs pour l’entreprise. « Lorsqu’on démarre avec la solution Brainloop, il faut commencer par se créer une classification des
documents, puis décider du moment auquel on désire envoyer un mail d’information aux participants. Une fois le programme
configuré, il passe comme une lettre à la poste », explique Süsskind.
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Une flexibilité maximale dotée d’une sécurité supérieure
Alors qu’une certaine tension lors de la préparation des
réunions était autrefois inévitable du fait d’adaptations et
changements de dernière minute des documents, Brainloop
permet dorénavant d’actualiser à tout moment et de mettre
à disposition des documents de plusieurs centaines de
pages de manière conviviale et flexible. « Les adaptations
de contenu des documents sont réalisables jusqu’à la toute
dernière minute », explique Süsskind, qui apprécie cette
évolution. « Un mail d’information envoyé aux membres du
CA garantit ensuite que chacun est informé de modifications
à court terme. » Un historique de l’ensemble des activités
sur la plateforme a un effet rassurant pour Süsskind « Il est
indispensable de conserver un suivi. Peut-être en aura-t-on
besoin à un certain moment », explique le docteur en droit.
Lorsqu’on l’interroge sur ce qui l’a séduit, Süsskind désigne
la possibilité d’accéder à la plateforme en plusieurs langues
et cela, depuis des appareils mobiles. Par ailleurs, comme
les documents sont dotés d’une page de garde et d’un
sommaire, les membres du CA s’y retrouvent facilement
et peuvent feuilleter des documents ultraconfidentiels sur
leur PC ou leur tablette via l’application Brainloop Mobile
spécialement développée par Brainloop pour iPad. La
plateforme utilisée par AXA Suisse est une solution SaaS
(Software as a Service).
La différence fondamentale par rapport au modèle
traditionnel de licence par logiciel est que l’infrastructure et
les fonctions informatiques ne sont plus exploitées par le
client, mais par le fournisseur. AXA Winterthur, en sa qualité
de client du service, ne paie pas une licence de logiciel
complète, mais seulement un tarif en fonction de l’utilisation.
La solution de Brainloop est utilisée chez AXA Winterthur
uniquement pour des groupes d’utilisateurs sélectionnés,
comme le conseil d’administration ou la direction, qui
nécessitent un échange sûr de documents sensibles partout
et en permanence.
Avantages
› Haut niveau de securité pour la préparation de vastes dossiers strictement confidentiels pour les réunions du conseil d’administration
› Préparation efficace des réunions
› Frais de formation réduits grâce à une utilisation intuitive
› Un Helpdesk disponible pour une assistance rapide
› Solution écoresponsable en terme de consommation de papier
› Application iPad via App Brainloop Mobile pour travailler
en toute sécurite lors de déplacements
Présentation d’Axa Winterthur
AXA Winterthur est le n° 1 de l’assurance sur le marché
suisse. L’entreprise se démarque par des produits et des
solutions de prévoyance innovateurs pour les particuliers et
les entreprises. En Suisse, plus de 4 000 collaborateurs et 288
agences générales fournissent des prestations individuelles à
un total de 1,87 millions de clients. Les racines de la compagnie
d’assurance remontent à l’année de fondation 1875, elles
sont synonymes de réalisme et de stabilité. Néanmoins,
à Winterthur, on ne se repose pas sur cette réputation.
L’entreprise de tradition suisse, qui fait partie du groupe
AXA depuis 2006, se démarque plutôt dans sa démarche de
combinaison d’une longue tradition avec les innovations.
Brainloop. La sécurité simplement.
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