Règlement cosmétique

Livret d’application
du Règlement cosmétique
Spécial conseillers et conseillères de vente
Juillet 2013
Le Règlement Cosmétique
Présentation
Juillet 2013
Fiche n° 1 :Règlement cosmétique
Présentation
Le 11 juillet 2013, de nouvelles obligations vont peser en particulier
sur les parfumeurs détaillants dans le cadre de la mise en place
du Règlement cosmétique européen (CE n° 1223/2009).
Vous travaillez dans une parfumerie et ce nouveau règlement
européen devrait avoir des incidences dans votre travail au
quotidien. C’est pourquoi la Fédération Française de la Parfumerie
Sélective (FFPS) a conçu le présent kit pour le personnel des
parfumeries afin de lui apporter les connaissances générales
sur le Règlement européen et le guider dans ses nouvelles
obligations. Des guides d’accompagnement ont également
été élaborés par la FFPS pour les responsables de parfumeries.
N’hésitez pas à questionner votre responsable si vous souhaitez
en savoir davantage.
Il remplace la directive cosmétique 76/768/CEE qui depuis 1976,
régit la composition, l’étiquetage et l’emballage des produits
cosmétiques finis dans l’Union européenne.
Ses objectifs
Les objectifs de ce règlement européen sont :
• L ’harmonisation des législations des États membres en vue
de permettre la libre circulation des produits cosmétiques
sur le marché européen
• L e renforcement de la protection des consommateurs
• L a réduction de la bureaucratie et des coûts pour les
entreprises.
Pourquoi un règlement européen ?
Le principe général de ce règlement, en obligeant les différents
acteurs du marché à mettre en œuvre les moyens nécessaires
pour garantir la conformité des produits cosmétiques mis sur le
marché dans l’espace européen, est de renforcer la sécurité
et la protection des consommateurs européens en matière de
santé publique.
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Qui est concerné ?
Sont concernés par le Règlement cosmétique non seulement
les fabricants et les importateurs, mais aussi les distributeurs dont
les parfumeurs détaillants et leur personnel.
Quels produits ?
Les parfums, les cosmétiques et leurs échantillons gratuits
vendus en magasin et en ligne sont concernés par les nouvelles
dispositions. Les testeurs le sont également.
La date de mise en application
Le 11 juillet 2013, le Règlement européen (CE n° 1223/2009)
relatif aux produits cosmétiques sera applicable en totalité.
Quelles obligations pour le parfumeur
détaillant ?
Le Règlement prévoit une répartition des responsabilités dans
la chaîne d’approvisionnement.
Si la sécurité du produit cosmétique doit être évaluée par la
personne responsable, généralement le fabricant, le distributeur,
censé agir avec diligence, doit assumer plus particulièrement
les responsabilités suivantes dans le cadre de ses activités :
•V
érifier la conformité de certains éléments de l’étiquetage
•A
ssurer la manutention et le stockage des produits lorsque
les produits sont sous sa responsabilité
•G
érer, en collaboration avec la personne responsable,
généralement le fabricant, les cas d’effets indésirables graves
dont pourraient être victimes un consommateur ou une
consommatrice de produits cosmétiques ; ceci en complète
coopération avec les autorités compétentes.
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L’obligation d’informer les consommateurs sur les effets
indésirables et sur les composants des produits cosmétiques
incombe uniquement à la personne responsable (généralement,
le fabricant, mais également le distributeur quand il est producteur
avec les produits en marque propre). Toute requête reçue par
les parfumeurs détaillants doit donc être renvoyée à la personne
responsable.
Sont présentées dans le kit Conseiller(e)s de vente, les obligations
en matière de réception des marchandises (Fiche 2) et la gestion
des effets indésirables graves (Fiche 3).
Règlement cosmétique
Les obligations des parfumeurs détaillants à compter de
la réception de la marchandise
Juillet 2013
Fiche n° 2 : Règlement cosmétique
Les obligations des parfumeurs détaillants à compter de
la réception de la marchandise
Trois obligations incombent au distributeur ou parfumeur
détaillant à compter de la réception des produits cosmétiques :
• la vérification de l’étiquette ;
• les conditions de conservation et de stockage
(éventuellement de transport) ;
• la traçabilité.
Le contrôle de l’étiquette est obligatoire à chaque fois qu’il y a
un transfert physique ou de propriété des produits du fabricant
vers la plate-forme/centrale d’achat et/ou vers le magasin. Le choix de la procédure de vérification des mentions obligatoires,
l’organisation interne de cette procédure de vérification et
le nombre de produits vérifiés sont de la responsabilité du
parfumeur détaillant.
Nous nous attacherons à détailler plus particulièrement dans
la présente fiche l’obligation qui pèse sur la vérification de
l’étiquette et dont l’exécution pourra être déléguée au conseiller
ou à la conseillère de vente en fonction de l’organisation du
magasin.
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Étiquetage des produits
cosmétiques
Les distributeurs doivent vérifier sur l’emballage des
produits, que certaines informations spécifiques sont
présentes sur l’étiquette, que les exigences linguistiques en
vertu du droit national sont bien respectées et que la date
de durabilité minimale, indiquée par les termes « à utiliser
avant la fin... » ou avec le symbole d’un sablier « +
le mois + l’année» n’est pas dépassée. Ces informations
doivent être écrites de manière visible, lisible et indélébile.
Il s’agit donc d’un contrôle de présence de certaines
informations et non d’un contrôle sur l’exactitude
de l’information qui est du ressort de la personne
responsable, généralement, le fabricant.
Si le distributeur a des doutes concernant
l’exactitude de l’étiquetage d’un produit, il doit
contacter la personne responsable et s’abstenir
d’offrir le produit à la vente avant la clarification
du statut du produit.
Point de contrôle n°1 : Vérification de présence :
• L e nom et l’adresse de la personne responsable : s’il y a
plusieurs adresses, l’une d’entre elles doit être soulignée ou
mise en évidence – un site Internet n’est pas une adresse.
Ces mentions peuvent être abrégées dans la mesure où
l’abréviation permet l’identification de l’entreprise et de
son adresse.
• L e pays d’origine : n’est obligatoire que pour les produits
importés dans l’Union européenne
• L e numéro de lot : pour les produits emballés, ce numéro
doit être apposé sur les emballages primaire (récipient)
et secondaire (étui). Il est permis que le numéro de lot
n’apparaisse pas sur le récipient en cas d’impossibilité
pratique en raison de la petite taille du produit.
• La liste des ingrédients : elle doit figurer sur l’emballage
extérieur des produits. Lorsque cela n’est pas possible pour
des raisons pratiques, l’information figure sur une notice
jointe ou attachée, une étiquette, une bande ou une
carte à condition que cela soit indiqué sur l’emballage
par une courte explication ou par le symbole suivant :
Lorsque, dans le cas du savon, des perles pour le bain ou
d’autres petits produits, la liste des ingrédients ne peut
figurer sur une notice, étiquette, bande ou carte jointe, les
informations doivent apparaître sur un écriteau placé à
proximité immédiate des produits proposés à la vente. C’est
la personne responsable qui doit fournir ces informations
au distributeur et celui-ci les place à proximité des produits.
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Point de contrôle n°2 : Vérification de la langue
• L e contenu nominal : lorsque le contenu nominal indique le
poids ou le volume du produit, il est exprimé avec l’abréviation
« g » ou « ml » dans toutes les langues de l’Union européenne.
Le contenu nominal n’a pas à figurer pour les emballages
concernant moins de 5 gr ou 5 ml de produit, les échantillons
gratuits, les produits vendus sous forme d’unidose. S’il
indique un nombre de pièces, le contenu nominal doit
être indiqué dans la langue du pays où les produits sont
mis à la disposition des utilisateurs finaux.
• L a date de durabilité minimum : lorsqu’elle est présente, le
distributeur doit s’assurer que la date de durabilité minimum
est indiquée par la phrase « À utiliser de préférence avant
fin… » dans la langue du pays où les produits sont mis à la
disposition des utilisateurs finaux ou par le symbole
+ le
mois + l’année.
•P
récautions particulières d’emploi : lorsqu’elles figurent, le
distributeur doit s’assurer que les précautions particulières
d’emploi sont indiquées dans la langue du pays où les
produits sont mis à la disposition des utilisateurs finaux.
• La fonction du produit : elle doit figurer sur l’étiquette si elle
ne ressort pas clairement de la présentation du produit.
Cette information doit être donnée dans la langue du
pays où les produits sont mis à la disposition des utilisateurs
finaux. Par exemple, pour un vernis à ongles, la fonction
n’aura pas à être indiquée.
Point de contrôle n°3 : Date ou durée
• L a durabilité minimale : cette indication est obligatoire
uniquement pour les produits dont la durabilité est de
moins de 30 mois. La durabilité sera indiquée par les
termes « À utiliser de préférence avant la fin … » ou avec
le symbole d’un sablier :
+ le mois + l’année.
Le distributeur vérifiera que la date n’est pas dépassée.
La durée de conservation du produit cosmétique est
déterminée par la personne responsable.
• La période après ouverture (PAO) : pour les produits
dont la durabilité est supérieure à 30 mois, la mention de
la durée d’utilisation après ouverture du récipient sera
obligatoire. La PAO sera mentionnée avec le symbole du
pot ouvert avec une indication de durée habituellement
en mois, abrégé par un M : ex :
12 M signifient que le
produit peut être utilisé dans les 12 mois de son ouverture.
Pour certains produits (exemples, parfums, unidoses,
airless,…), il n’y aura pas besoin d’information sur la date
de durabilité minimale ou sur une période après ouverture.
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Le cas particulier des testeurs :
Les testeurs sont des produits cosmétiques comme les autres et
doivent, à ce titre, respecter la réglementation. Cependant, ils
ne sont pas proposés aux consommateurs avec leur emballage
secondaire où figurent certaines informations. Dans la majorité
des cas, les testeurs sont présentés à proximité immédiate des
unités vente, ce qui répond alors à l’obligation d’information
du consommateur.
Pour vous aider dans l’exécution de cette obligation, la
Fédération Française de la Parfumerie Sélective a élaboré
une liste de points de contrôle qui figure en annexe.
Les conditions de conservation
et de stockage ainsi que le
transport
Les distributeurs doivent s’assurer,
lorsqu’un produit est sous leur
responsabilité, que les conditions
de stockage ou de transport ne
compromettent pas sa conformité
aux exigences prévues par le
Règlement, ceci en prenant les
mesures appropriées.
La traçabilité
Dans une situation où existerait un risque grave associé à
l’utilisation d’un produit, un système de traçabilité doit permettre
de faciliter le retrait du produit et de fournir aux parties intéressées
des informations spécifiques et précises pour identifier le produit.
Ainsi, à la demande d’une autorité compétente, les personnes
responsables, généralement le fabricant, doivent être capables
d’identifier les distributeurs qu’elles approvisionnent en produits
cosmétiques et les distributeurs doivent être en mesure d’identifier
le fournisseur ou la personne responsable qui leur a fourni le
produit cosmétique.
Cette obligation s’applique pendant une période de trois ans
à partir de la date à laquelle le lot du produit cosmétique a
été mis à la disposition du distributeur.
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Liste de points de contrôle à effectuer par le parfumeur détaillant
Tampon du parfumeur
Date de livraison :
Fabricant/marque :
N° de commande :
N° de lot :
Produit :
Sur récipient
Sur
emballage
Nom et adresse de la personne responsable
oui
oui
Pays d’origine (sauf si fabriqué en dehors UE)
non
non
Numéro de lot
oui
oui
non
oui
Exigence
Oui
Contrôle
Non
Observations
Contrôle de la présence
Liste des ingrédients
sauf si absence emballage
Contrôle de la langue française
Contenu nominal en g ou ml sauf si < 5 g ou 5 ml
Précautions particulières d’emploi
Fonction du produit
oui
oui
oui
oui
(sauf si notice pour raison pratique)
oui
oui
(sauf si ressort de la présentation du produit)
Date
Si présence du
+ MMAA (Date de durabilité minimale)
oui
oui
(si durabilité inférieure
< 30 mois)
(si durabilité
inférieure < 30 mois)
La date est-elle dépassée ?
Il est conseillé de conserver la présente fiche pendant trois ans en cas de contrôle des autorités compétentes. Elle pourra être agrafée avec le bon de livraison du produit concerné.
Date du contrôle :
Nom et signature de la personne en charge du contrôle :
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Document élaboré par la FFPS
Règlement cosmétique
La gestion des effets indésirables graves
Juillet 2013
Fiche n° 3 : Règlement cosmétique
La gestion des effets indésirables graves
Dans votre activité en magasin, vous pouvez être un jour
confronté(e) à un ou une cliente qui viendra se plaindre d’effets
indésirables graves suite à l’utilisation d’un produit cosmétique.
En application du Règlement cosmétique, la personne
responsable, généralement le fabricant, et les distributeurs ont
une obligation d’informer (ou notifier) les autorités nationales
compétentes des effets indésirables graves des produits
cosmétiques dont ils ont eu connaissance. C’est ce qu’on
appelle la cosmétovigilance.
Cela se traduit par une information sur
• Tous les effets indésirables graves dont ils ont eu connaissance
ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils
aient connaissance
• Le nom du produit cosmétique concerné, permettant son
identification spécifique
• Les mesures correctives qu’ils ont prises le cas échéant.
un risque vital immédiat ou un décès.
Par usage normal, on entend une utilisation conforme
à l’usage habituel et/ou reconnu du produit
cosmétique et /ou aux recommandations de son
mode d’emploi.
Un effet indésirable grave peut se manifester par
exemple par une forte allergie, une violente
irritation cutanée, des troubles respiratoires …
La notification des effets indésirables
graves
Qu’est-ce qu’un effet indésirable grave ?
La personne responsable (le
fabricant) et le distributeur, en
fonction de l’analyse des données
recueillies et de l’imputabilité
établie, décideront de la
nécessité d’informer ou pas les
autorités compétentes des effets
indésirables graves (procédure de
notification).
Un effet indésirable grave est une réaction nocive que l’on peut
imputer à l’usage normal d’un produit cosmétique et qui entraîne
une incapacité fonctionnelle temporaire ou permanente, un
handicap, une hospitalisation, des anomalies congénitales,
Pour la France, les autorités compétentes
désignées sont l’Agence nationale de
sécurité du médicament et des produits
de santé (ANSM).
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Dans cette démarche, le recueil des informations sera donc
primordial.
Le recueil des informations
Lorsqu’un ou une cliente sera victime d’effets indésirables graves
suite à l’utilisation d’un produit cosmétique, il est fort probable
qu’elle ou un de ses proches s’adressera spontanément
au commerçant (parfumeur) qui lui a vendu le produit. Ce
contact est important, car il permettra de recueillir les premières
informations utiles et nécessaires au distributeur dans sa prise
en charge du dossier de cosmétovigilance.
Ces questions devront donc porter notamment sur l’identification
du consommateur et du produit utilisé, une description sommaire
des symptômes et les conséquences.
Un formulaire de déclaration a été élaboré par la Commission
européenne pour permettre de recueillir ces informations. Il
sera rempli par le parfumeur détaillant en étroite collaboration
avec le fabricant. C’est à partir des réponses apportées aux
questions du formulaire que la décision de notifier sera prise
conjointement par le parfumeur et le fabricant, l’obligation de
notification pesant sur le distributeur ou parfumeur détaillant.
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Le rôle des conseillères de vente en
présence d’une personne victime d’effets
indésirables graves
face à un ou une cliente qui viendra se plaindre d’effets
indésirables graves :
• Nous vous conseillons de garder votre calme et de ne pas
paniquer.
• Vous devrez montrer à la personne victime ou son représentant
que son cas sera traité avec sérieux et professionnalisme.
• Puis vous appliquerez les procédures internes mises en place
dans votre entreprise pour ce type de situation.
8, rue de la Terasse – 75017 Paris
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