ufr ffbc master finance et banque master comptabilite controle audit

FFBC Lille2
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UFR FFBC
MASTER FINANCE ET BANQUE
MASTER COMPTABILITE CONTROLE AUDIT
LICENCE DE GESTION
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PRESENTATION DE LA FFBC
vF
L’UFR FFBC (Unité de Formation et de Recherche Faculté de Finance, Banque,
Comptabilité), composante de l’Université Lille2 Droit et Santé participe aux grandes
missions de l’Université dans le secteur spécifique des sciences de gestion (conformément
aux statuts de l’établissement). Pionnière dans la mise en place de la réforme européenne
LMD (Licence, Master, Doctorat), la FFBC prépare en particulier à la licence de gestion, au
master dans ses divers parcours professionnel et recherche, ainsi qu’au Doctorat en Sciences
de Gestion. Ses axes d’expertise sont plus particulièrement la finance et la comptabilité. Pour
la réalisation de ses missions, la FFBC s’appuie sur une équipe de 31 enseignants
permanents, de 12 personnels administratifs et de 97 enseignants vacataires. La FFBC dispose
de locaux situés dans un ensemble de bâtiments dénommé « Pôle Moulins » qu’elle partage
avec notamment la Faculté des Sciences Juridiques, Politiques et Sociales.
La FFBC en quelques dates :
vE
1982 : création de la plus ancienne des formations de l’ESA : la MSTCF (Maîtrise en
Sciences et Techniques Comptables et Financières).
1985 : première promotion du DESS FFI à Lille2 (le DESS Finances Fiscalité Internationales)
était préparé par l’université de Lille1 jusque là.
1990 : l’ESA devient un département de la Faculté des Sciences Juridiques, Politiques et
Sociales, dirigé par Michel LEVASSEUR.
1995 : Christian MARMUSE devient Directeur de l’ESA et l’ESA rejoint les nouveaux
locaux du Pôle Moulins.
1996 : l’ESA devient une composante de l’Université de Lille2.
1997 : l’A.A.E.S.A (Association des Anciens Elèves de l’ESA) est officiellement déclarée
(JO n°30 du 26.07.97).
2000 : Joël LESOIN est élu Directeur de l’ESA.
2002 : l’ESA, pionnière dans la mise en œuvre des nouveaux cursus européens, met en place
la première licence du système LMD, et le premier Master.
2003 : l’ESA devient une UFR (Unité de Formation et de Recherche).
2004 : Frédéric LOBEZ est élu Directeur de l’ESA.
2009 : Pascal GRANDIN est élu Directeur de l’ESA. L’ESA devient la Faculté de Finance,
Banque, Comptabilité (FFBC)
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1. PERIMETRE D’APPLICATION
1.1 Champ d’application
vB
Le système de management de la qualité décrit dans le présent manuel concerne l’activité de
« conception et de réalisation des prestations de formation dans le cadre du Master Finance et
Banque, du Master Comptabilité Contrôle Audit et de la Licence de Gestion.
L’objectif à terme est d’étendre ce champ à l’ensemble des programmes de la FFBC.
Il est également convenu, conformément à la volonté exprimée par le Président de
l’Université, notamment dans son contrat quadriennal avec le Ministère de l’Enseignement et
de la Recherche, que la démarche qualité menée à FFBC doit se diffuser dans l’ensemble de
l’Université Lille2. Les modes opératoires utilisés, notamment l’utilisation des logigrammes,
et la standardisation des procédures sont donc conçus dans l’optique d’une application à plus
grande échelle. Dans cette perspective, l’informatisation des procédures est un outil
permettant de généraliser à moindre coût la diffusion d’une démarche qualité dans
l’université.
1.2 Périmètre de certification
Le système qualité s’applique aux locaux de la FFBC situés dans le pôle Moulins de
l’Université Lille2, 2, rue de Mulhouse à LILLE.
2. REFERENCE NORMATIVE
La démarche qualité mise en place à la FFBC dans le cadre du Master Finance et Banque, du
Master Comptabilité Contrôle Audit et de la Licence de Gestion se fonde sur la norme ISO
9001 : version 2008.
3. TERMES ET DEFINITIONS
Pour l’application des normes ISO, il est décidé de considérer sous les termes :
Activité : la conception et la réalisation des prestations de formation dans le cadre des
Masters et de la Licence.
Produit :
le diplôme de Master Finance et Banque
le diplôme de Master Comptabilité Contrôle Audit
le diplôme de Licence de Gestion
Client : l’étudiant inscrit et suivant à la FFBC ladite formation.
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4. SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE
4.1 Dispositions générales
Pour le périmètre défini au paragraphe 1, la FFBC met en place un système de management
de la qualité visant la meilleure satisfaction des étudiants usagers inscrits dans les formations
de Master Finance et Banque, de Master Comptabilité Contrôle Audit et de Licence de
Gestion. Les modalités d’organisation sont mises à la disposition des personnels et sont
regroupées dans une cartographie générale nommée « chaînage des processus ». Ce schéma
figure en annexe 1 sous la référence PA00.
Chaque processus fait l’objet d’une fiche descriptive précisant les éléments de maîtrise et les
modalités de veille, ainsi que d’un logigramme déclinant l’ensemble des activités du
processus.
4.2 Exigences relatives à la documentation
4.2.1 Généralités
Pour assurer la mise à disposition des documents relatifs à la qualité, une architecture a été
mise en place selon le schéma suivant :
DOCUMENTS
Définition de la démarche qualité
Chaînage des processus : cartographie
de l’ensemble des activités de la FFBC.
PROCESSUS
Fiches descriptives avec logigrammes
de processus
règles organisationnelles
PROCEDURES
Circulaires internes
DIRECTIVES
modes opératoires
FICHES D’INSTRUCTIONS
IMPRIMES ET SUPPORTS D’ENREGISTREMENT
LISTES
Revues de direction, conseils…
Rapports d’audits
RAPPORTS
Actions correctives et préventives
Synthèses des non-conformités
DOCUMENTATION
MANUEL QUALITE
identification
MAQ
PA00
PA01 - PA17
PRA00
DRA00
PA00.00
FIA00
LIA00
RAP
AUD
ACT
RNC
DOC00
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4.2.2
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Manuel qualité
Le présent manuel d’assurance qualité donne le principe directeur du système qualité et
constitue l’interface entre les exigences de la norme ISO 9001 et la structure de la FFBC. Il
présente l’organisation mise en place et permet de prendre connaissance du cadre général du
système de management de la qualité.
Les points suivants de la norme ne sont pas retenus :
- dans le point 7.5, les éléments relatifs à la « propriété du client » ne s’appliquent pas
dans la mesure où la nature même du produit action de formation ne suppose pas que
le client fournisse une propriété qui pourrait être « utilisée ou incorporée » audit
produit.
- Dans le point 7.6, l’étalonnage des outils de mesure est sans objet concernant la
conception et la réalisation d’une activité de formation.
Les interactions entre les processus sont précisées dans les logigrammes de processus.
L’ensemble du manuel qualité est consultable par les étudiants auprès du secrétariat de la
direction ainsi que sur le site Internet des Masters et de Licence.
4.2.3 Maîtrise des documents
Tous les documents et données liés au système de management de la qualité sont gérés par la
procédure PRA01 - maîtrise des documents - . La procédure détermine notamment leurs
modalités d’approbation, de diffusion et de modification. La veille documentaire concernant
les documents externes passe par différents filtres : conseil d’orientation et de
perfectionnement du master, services communs de l’Université.
4.2.4
Maîtrise des enregistrements
L’ensemble des enregistrements (qui sont les données enregistrées sur les supports utilisés à
la FFBC : imprimés, logiciels) obéit à des règles de maîtrise précisées dans la procédure
PRA02 - maîtrise des enregistrements - . La procédure détermine leur durée de conservation.
5. RESPONSABILITE DE LA DIRECTION
5.1 Engagement de la direction
La Direction de la FFBC, en la personne de son Directeur et de son Assesseur, du chargé de
mission qualité et des responsables des Masters et de la Licence,
s’engage :
- à accompagner l’étudiant usager tout au long de sa formation, en lui apportant à la fois un
enseignement conduisant à sa meilleure employabilité, et les prestations lui permettant
d’assurer sa scolarité dans les meilleures conditions, ceci en conformité avec les exigences
réglementaires.
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- à communiquer aux collaborateurs enseignants et administratifs l’importance à s’associer à
cet engagement.
Pour cela la direction établit une politique qualité dont les principes sont précisés au 5.3.
5.2 Ecoute client
vC
L’analyse de l’environnement économique ainsi que les domaines d’expertise des
établissements d’enseignement supérieur publics ou privés concurrents de la FFBC sont des
points essentiels dans le positionnement des formations. Pour cela, le Directeur de la FFBC
s’appuie sur le Conseil d’Orientation et de Perfectionnement mis en place dans les domaines
de la banque-assurance et de la comptabilité-finance. Son rôle est précisé dans le processus
PA01 élaborer une stratégie en recherche et pédagogie - .
5.3 Politique qualité
La politique qualité relative au Master Finance et Banque, au Master Comptabilité Contrôle
Audit et à la Licence de Gestion vise à favoriser et à améliorer l’élaboration et la transmission
de la connaissance et du savoir-faire à travers les enseignements et la formation à la
recherche.
A partir de l’écoute client (point 5.2), la politique qualité concourt à la différenciation
stratégique des Masters et de Licence en Comptabilité, Banque et Finance, par l’obtention de
la certification ISO 9001 (version 2008), et vise la motivation et l’implication de l’ensemble
des usagers des formations précitées (étudiants, enseignants, administratifs).
A cette fin, un chargé de mission qualité est nommé et est en charge de la mise en œuvre de
cette politique.
Ces orientations constituent le principe fédérateur des processus mis en œuvre pour améliorer
la qualité du Master. Ils se déclinent en objectifs précisés dans un tableau de déclinaison des
objectifs (Réf MAQ01) et repris dans les fiches descriptives de processus.
La politique et les objectifs qualité font l’objet d’un réexamen régulier en revue de direction
pour vérifier leur actualité et leur adéquation aux missions de la FFBC. Ils sont modifiables si
nécessaire.
La politique fait l’objet d’une diffusion auprès de chaque collaborateur enseignant et
administratif sous la forme d’un courrier individuel.
5.4 Planification
Pour atteindre ces objectifs et permettre aux pilotes de processus d’évaluer l’efficacité des
actions, des modalités de veille et des indicateurs mesurables sont mis en place. Les
évolutions attendues dans l’organisation de la FFBC sont communiquées de manière à
anticiper les aménagements rendus nécessaires pour ne pas affecter le système de
management de la qualité.
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Parmi les évolutions à venir, deux axes principaux déterminent les plans d’actions de la
FFBC :
- la construction de nouveaux locaux indépendants du site actuel et les incidences
attendues sur l’organisation en particulier logistique,
- le développement de l’international.
5.5 Responsabilité, autorité et communication
L’ensemble des dispositions mises en place sont déclinées dans les processus PA01 et PA02.
La mission qualité est placée sous la responsabilité du chargé de mission qualité aidé par une
assistante qualité, l’ensemble des fonctions étant détaillé dans l’organigramme de la FFBC.
Les responsabilités particulières de pilotes de processus sont définies par la directive DRA02
Les responsabilités pédagogiques sont précisées dans le guide de l’étudiant remis chaque
année lors de la rentrée des Masters et de la Licence.
Des synthèses de revues de direction sont adressées régulièrement aux personnels de la FFBC.
communiquant notamment sur l’évolution du système de management de la qualité.
5.6 Revue de direction
La revue de direction regroupe aux côtés de la direction de la FFBC (point 5.1) le chargé de
mission qualité de l’Université et l’assistante qualité qui est chargée en particulier des compte
rendus. Les pilotes de processus y sont associés. La revue de direction s’effectue selon un
calendrier arrêté par le Directeur de la FFBC, sur proposition du chargé de mission qualité.
Les éléments d’entrée reprennent (voir procédures PRA03, PRA04 et PRA05) :
- les résultats des audits,
- les synthèses de non-conformités (à partir des cahiers main courante),
- les rapports des pilotes sur le fonctionnement des processus,
- les analyses de résultats des enquêtes d’évaluation des enseignements,
- les états d’actions correctives et préventives,
- les actions issues des revues de direction précédentes,
- les recommandations d’amélioration.
Les éléments de sortie comprennent les décisions prises et actions relatives :
- à l’amélioration des processus,
- à l’amélioration du « produit » en rapport avec les exigences du client,
- aux besoins éventuels en ressources.
6. MANAGEMENT DES RESSOURCES
L’ensemble des dispositions prises pour cette rubrique sont définies dans le processus PA01
« diriger et élaborer une stratégie en recherche et pédagogie », dans le processus PA05 « gérer
le personnel » et dans le processus PA13 « gérer les moyens matériels et financiers ».
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7. REALISATION DU PRODUIT
7.1 Planification de la réalisation du produit
Le produit se présentant sous la forme d’une action de formation, les dispositions prises se
retrouvent principalement dans les processus PA03 - élaborer le dossier de demande
d’habilitation - et PA03 bis - élaborer le programme annuel - . La notion de réalisation du
produit suppose cependant l’interaction de plusieurs processus qui conditionnent la
réalisation des Masters et de la Licence :
- PA05-1 gérer le personnel enseignant,
- PA05-2 gérer le personnel administratif,
- PA08 prester des cours,
- Les processus de communication (PA09 et PA10),
- Les processus de recherche et de relations internationales (PA04 et PA06),
- Les processus de réalisation définitive (PA15, PA16 et PA17).
7.2 Processus relatifs au client et aux autres usagers des Masters et de la Licence
Compte tenu toujours de la spécificité du produit, les exigences de l’étudiant usager se
répartissent en deux catégories :
-
-
les exigences liées aux critères de recrutement et au contenu de la maquette de
formation, et qui donnent l’assurance pour l’étudiant retenu qu’il correspond au profil
défini par la FFBC pour suivre la formation avec le maximum d’atouts. Ces exigences
se retrouvent principalement dans les processus PA03 - élaborer le dossier de
demande d’habilitation, PA03 Bis - élaborer le programme annuel - PA07 - recruter
des étudiants et PA15 - organiser les examens.
Les exigences que la FFBC préfère retenir sous le mot de « services à l’étudiant » et
qui sont regroupées dans les activités du service communication-accueil avec toutes
les informations attendues sur l’environnement des études, mais aussi sur les missions
du service scolarité chargé de veiller aux bonnes conditions de déroulement des cours.
Ces exigences se retrouvent principalement dans le processus PA09 - communiquer
vers l’étudiant. Les enseignants s’engagent en particulier au respect général des
calendriers (cours, examens).
Les retours d’information des clients usagers sont collectés dans les cahiers main courante
(voir procédure PRA03 et PRA05 sur les non conformités et sur les actions correctives).
Les enquêtes d’évaluation des enseignements sont également prises en compte.
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7.3 Conception et développement
Les étapes de la conception sont déclinées dans le processus PA03 - élaborer le dossier de
demande d’habilitation. Les moyens de validation y sont également développés.
Les éléments d’entrée de la conception obéissent en particulier aux exigences réglementaires
(dossier d’habilitation), et se fondent sur l’écoute client (voir processus PA01 - réunir les
conseils d’orientation et de perfectionnement -).
Les éléments de sortie se retrouvent en particulier dans le dossier d’habilitation, dans les
brochures d’information, et dans le guide des études.
La revue de la conception s’effectue par des réunions pédagogiques telles que définies dans le
processus PA08 - Prester des cours.
7.4 Achats
La notion d’achat renvoie au choix d’un enseignant « fournisseur » qui fait l’objet d’un
traitement approprié dans le processus PA05-1 - gérer le personnel enseignant. Les achats de
biens et services sont traités au sein du processus PA13 - gérer les moyens matériels et
financiers.
7.5 Production et préparation du service
Les informations nécessaires au meilleur déroulement des Masters et de la Licence se
retrouvent dans le processus PA08 - prester des cours.
La disponibilité des informations est déclinée en particulier dans le processus PA09 communiquer vers l’étudiant - pour ce qui concerne le client.
Les qualifications requises des enseignants sont précisées dans le processus PA05-1 - gérer le
personnel enseignant.
7.6 Maîtrise des dispositifs de surveillance et de mesure
Les enquêtes d’évaluation des enseignements constituent l’outil particulier de mesure de la
satisfaction des clients usagers. La surveillance des logiciels et le contenu des questionnaires
utilisés pour cette mesure relèvent de la compétence des services centraux de l’Université.
8. MESURES, ANALYSE ET AMELIORATION
8.1 Généralités
La conformité du produit action de formation, la conformité du système de management
qualité sont précisées dans les processus PA01 - stratégie et PA02 - animer la qualité.
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8.2 Surveillance et mesures
8.2.1 Satisfaction du client
La satisfaction de l’étudiant est mesurée en particulier par les enquêtes d’évaluation des
enseignements (voir processus PA02).
8.2.2 Audit interne
Les dispositions prises pour assurer la conduite des audits internes sont précisées dans la
procédure PRA04.
8.2.3 Surveillance et mesure des processus
Les processus placés sous la responsabilité des pilotes de processus sont analysés
régulièrement. Ce point est précisé dans la directive DRA02 - responsabilité des pilotes de
processus.
8.2.4 Surveillance et mesure du produit
Elle est assurée au travers du contrôle des connaissances, et tout au long du processus PA15 organiser les examens, ainsi que par le processus PA08 - prester des cours.
8.3 Maîtrise du produit non conforme
Ce point est développé dans la procédure PRA03 - traitement des non conformités - . Pour en
permettre le recensement, des cahiers mains courantes sont à la disposition des collaborateurs
et des usagers.
8.3 Analyse des données
Chaque fiche descriptive de processus précise les indicateurs de veille dont la fourniture
relève de la compétence du pilote de processus. Celui-ci recueille par ailleurs, en liaison avec
la mission qualité, les non-conformités constatées et propose en revue de direction les
améliorations à apporter.
8.5 Amélioration
8.5.1
Principe d’amélioration continue
Comme le souligne la politique énoncée au 5.3, la direction de la FFBC veille à l’amélioration
permanente des processus grâce à l’écoute client systématique et la mise en place de cahiers
de main courante.
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8.5.2
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Action corrective
Les dispositions prises pour assurer les actions correctives sont précisées dans la procédure
PRA05.
8.5.3
Action préventive
Les dispositions prises pour assurer les actions préventives sont précisées dans la procédure
PRA05.
E
17/03/09
E FOURE
Chargé de mission qualité
Université Lille 2
JJ
P GRANDIN
CARPENTIER Directeur de l’UFR FFBC
Chargé de mission
qualité UFR
FFBC
JJ CARPENTIER
Chargé de mission qualité
UFR FFBC
vE
D
17/03/09
C
31/05/07
B
29/05/06
A
28/03/06
version
date
E FAIDHERBE
Assistante qualité
E FOURE - S DEREEPER
V HILLAH
JP TACK - S DEREEPER
A BRUNIAUX
JP TACK - D GUIOT
A BRUNIAUX
JP TACK - D GUIOT
A BRUNIAUX
établi par
S DEREEPER
F LOBEZ
S DEREEPER
F LOBEZ
D GUIOT
F LOBEZ
D GUIOT
F LOBEZ
vérifié par
approuvé par
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Annexe : Chaînage des processus
PA 01
Elaborer une
stratégie
PA 03
Elaborer le dossier
d’habilitation
PA 03bis
Elaborer le
programme annuel
PA 02
Animer la qualité
PA 04
Faire de la
recherche
PA 05
Gérer le personnel
PA 05-1
Personnel
enseignant
PA 05-2
Personnel
administratif.
PA 09
Communiquer
vers l’étudiant
PA 06
Gérer les relations
internationales
PA 07
Recruter des
étudiants
PA 08
Prester des cours
PA 10
Communiquer
vers les
entreprises
partenaires
PA 13
Gérer les moyens
matériels et
financiers
PA 14
PA 15
Protéger les
données
Organiser les
examens
PA 16
Délivrer un
diplôme
PA 17
Suivre l’étudiant
diplômé