DELA : « le travail avec le logiciel Planon a immédiatement porté
Transcription
DELA : « le travail avec le logiciel Planon a immédiatement porté
DELA : « le travail avec le logiciel Planon a immédiatement porté ses fruits » Fondée aux Pays-Bas en 1937, DELA est spécialisée dans l’organisation et l’assurance d’obsèques. Avec la création de la filiale belge en 1989, DELA Belgique a élargi ses activités, devenant leader sur son secteur. Entre 2010 et 2012, le portefeuille immobilier s’est agrandi, atteignant un total de 235 bâtiments. Le mode de gestion du patrimoine immobilier ne convenait plus aux ambitions de l’organisation et DELA s’est alors mise en quête d’une solution logicielle professionnelle. La situation « Nous souhaitions professionnaliser nos processus de gestion de l’immobilier et des contrats qui nécessitaient trop d’opérations manuelles. Cela pouvait être source d’erreurs et il était difficile d’obtenir des informations de gestion véritablement fiables », explique Evelien Puttenaers, Responsable Administration du Patrimoine Immobilier chez DELA. Le portefeuille immobilier est directement lié au cœur de métier de DELA, ce qui exige une gestion financière stricte du portefeuille car celui-ci influe directement sur les résultats de l’entreprise. Il a donc été décidé qu’une solution pour la gestion de l’immobilier était nécessaire. Plus de la moitié du portefeuille immobilier de DELA est constituée de bâtiments loués mais les procédures concernant la gestion des contrats n’étaient ni standardisées ni automatisées. « Nous savions que certains contrats étaient prolongés tacitement, mais nous n’étions pas en mesure d’entreprendre des actions à temps pour éviter ce genre de fautes », dit Evelien Puttenaers. DELA souhaitait disposer d’une base de données unique ainsi que d’un aperçu des données de fin de contrat. Par ailleurs, la nouvelle législation en matière de fiscalité renforçait l’importance de trouver une solution de gestion de l’immobilier et un outil de reporting. Les ambitions de DELA Belgique et la recherche de synergies ont élargi la portée fonctionnelle de la solution. Le point de départ était l’optimisation des processus de gestion du patrimoine immobilier, des contrats et du parc automobile. Parallèlement, d’autres unités commerciales devaient pouvoir bénéficier de cette application. C’est pourquoi DELA a choisi l’approche des meilleures pratiques de Planon : Planon Accelerator™, qui offre bien plus qu’une solution standard de Real Estate Management. La solution DELA a implémenté la solution Real Estate Management de Planon, comprenant entre autres la gestion du portefeuille, la gestion des contrats, la gestion des budgets et différents processus financiers. Les fonctionnalités standard de Planon Accelerator™ aident DELA à harmoniser ses opérations quotidiennes et offrent toute l’information de management nécessaire. Selon Iris Schaalje, Facility Officer chez DELA , « les consultants Planon nous ont montré les meilleures pratiques de Planon et nous ont posé des questions indispensables au moment où nous voulions nous en écarter. Nous en avons conclu que, dans de nombreux cas, nous n’étions pas uniques. Cela nous a aidés à hisser nos processus à un niveau de professionnalisme plus élevé. » Les bénéfices L’avenir Pour DELA, le gros avantage de la solution Planon réside dans le fait qu’il n’est plus possible de prolonger ou de mettre fin par erreur aux contrats de location ni de laisser passer des délais de renouvellement. Comme DELA a maintenant une vision complète des données contractuelles et des délais de préavis, la continuité des contrats de location est garantie. Ce qui est primordial pour permettre une croissance solide de l’organisation et de son portefeuille immobilier. Grâce au logiciel Planon, DELA satisfait à la législation et à la réglementation en vigueur en matière de fiscalité, comptabilité et administration pour la gestion de ses contrats. D’un simple clic, il est possible d’obtenir les chiffres souhaités dans différents styles de rapports. Suite aux excellents résultats apportés par la mise en œuvre du projet initial, DELA a l’ambition de continuer à étendre l’utilisation du logiciel Planon au sein de l’organisation. Parmi les exemples de projets, on peut citer la mise en place de processus tels que l’enregistrement d’incidents informatiques, la réservation de salles de réunions/conférence, de places de parking et autres équipements en relation avec Meeting Manager pour Microsoft Outlook© de Planon. Les processus de paiement et d’administration sont maintenant harmonisés. « Les paiements ne sont pas approuvés s’ils ne sont pas liés à un contrat existant dans la base de données Planon », indique Evelien Puttenaers. « La mise en œuvre de ces flux de travail a immédiatement porté ses fruits, bien avant que celle-ci ne soit achevée. » Selon DELA, la combinaison d’une seule base de données centrale avec des rapports standard et une implémentation professionnelle sont les recettes de ce succès. L’information est maintenant précise, fiable et facile d’accès. Il n’y a plus de gaspillage d’argent et les processus d’entreprise sont respectés, tout cela grâce à la mise en œuvre de Planon Accelerator™. D’autres optimisations pour la gestion de l’immobilier et des contrats font aussi partie des objectifs d’amélioration futurs. « DELA a maintenant terminé la phase 1, mais nous voulons faire encore plus avec les solutions Planon pour atteindre nos objectifs », déclare Evelien Puttenaers. Iris Schaalje le confirme : « en ce qui concerne la gestion de flotte, nous avons maintenant harmonisé nos processus de backoffice. Nous allons aussi travailler avec Planon Self-Service, afin que nos collaborateurs puissent également profiter du logiciel Planon. » L’approche Planon Accelerator™ permet un investissement peu coûteux pour les projets futurs car la plus grande partie des licences sont livrées en standard. Des gains et un retour sur investissement rapides sont à portée de main. C’est pourquoi DELA s’attend à davantage de réductions directes de coûts et à une meilleure qualité dans un proche avenir. DELA BELGIQUE DELA fait partie d’une coopérative. En tant que spécialiste des assurances et de l’organisation d’obsèques, DELA assiste les personnes avant, pendant et après un enterrement. DELA est le leader du marché en Belgique (Benelux) et accompagne les familles pour environ 12 000 enterrements par an. DELA BELGIQUE – CHIFFRES Plus de 750 collaborateurs en Belgique Portefeuille immobilier de 235 bâtiments en Belgique Plus de 3,6 millions de clients à travers le Benelux planonsoftware.com