Un nouveau centre de numérisation : tout un défi

Aménagement
Un nouveau centre de numérisation :
tout un défi !
Joc elyne Dubé
asstsas
S uzi e L a r ri vé e
Cha rg é e de p roj e t
CS S S de l a Poi n t e - de - l ’Î l e
En 2010, le CSSS de la Pointe-de-l’Île décide de passer à la numérisation.
Tout un défi ! En effet, on parle ici de la création d’un centre voué à la nu­
mérisation d’environ 5 500 feuilles par jour, provenant de plusieurs sites.
L
e CSSS regroupe quatre CHSLD, trois CLSC, trois cen­
tres de jour, trois ressources intermédiaires et une
unité transitoire de réadaptation fonctionnelle. Pour bien dé­
marrer le projet, l’établissement a d’abord évalué ses besoins
et a pris rapidement les décisions requises (encadré 1). Par la
suite, avec l’aide de l’ASSTSAS, les caractéristiques inhérentes
aux quatre fonctions principales du département de numéri­
sation ont été précisées, soit la préparation, la numérisation,
l’indexation manuelle et le contrôle de la qualité (encadré 2).
Vers un aménagement performant
L’exercice a permis de déterminer un aménagement opti­
mal pour le centre de numérisation en tenant compte des
contraintes de l’environnement, tout comme des particulari­
tés des tâches. De plus, comme chaque poste serait occupé
par plusieurs personnes en alternance, les ajustements de­
vaient être simples et rapides. L’aménagement devait aussi
permettre un accès facile aux postes en amont et en aval
pour chacune des étapes de travail.
L’exercice a permis de déterminer
un aménagement optimal pour le
centre de numérisation en tenant
compte des contraintes de
l’environnement, tout comme des
particularités des tâches.
28 – OBJECTIF PRÉVENTION – VOL. 35, NO 4, 2012
Chaque poste est équipé pour effectuer l’indexation manuelle :
2 écrans orientés « lettre », clavier ergonomique et porte-copie.
1. Identification des besoins
Nombre de travailleurs : quatre équivalents temps
complet • activité : cinq jours/semaine, jour seule­
ment • uniformisation avec un code à barres de
342 formulaires maison • création de 48 feuilles
de persistance (caractéristiques du lot) pour dé­
terminer le type de document ou la classification
• prise en charge de la numérisation vers l’avant
seulement • numérisation des anciens dossiers par
un fournisseur externe • déploiement régional d’un
visualiseur clinique (OACIS) et d’un outil de numé­ri­
sation (AccessANYware) • mise en place d’un comité
de numérisation et formation des membres (Access­
ANYware) • libération d’une agente admi­nis­tra­tive
pour effectuer des tests de numé­risation • étude
des processus de travail et rédaction des procédures.
Le contrôle de qualité demande beaucoup de concentration à l’ordinateur.
2. Fonctions du centre de numérisation
Description
Préparation :
préparer les piles de
documents (mettre les
feuilles en ordre, retirer
les agrafes, insérer les
feuilles de persistance,
etc.).
Numérisation :
passer les documents
dans le numériseur.
Indexation manuelle :
réacheminer par ordina­
teur les documents non
reconnus par le système.
Contrôle de qualité :
visionner chaque feuille
et son équivalent infor­
matisé afin de s’assurer
de la qualité de la nu­
mérisation, d’aucune
omission ni mauvais
classement.
Caractéristiques
Considérations
ergonomiques
Manipulation de beaucoup de papier •
utilisation d’articles divers et de nombreu­
ses feuilles de persistance • impression
d’étiquettes • travail dynamique dans un
espace plutôt restreint • travail cognitif
et physique • contrôle de la qualité des
documents (identification, pagination,
orientation, etc.) ; peu de travail à l’ordi­na­
teur • concentration requise pour éviter
les erreurs.
Grande surface libre • proximité des
feuilles de persistance et autres outils
de travail • limitation des mouve­
ments du dos et des épaules dans de
grandes amplitudes articulaires •
qualité de l’éclairage.
Travail dynamique en position assise •
répétitivité • attention soutenue à l’ordi­
nateur et au numériseur afin de détecter
les erreurs • travail davantage physique
que cognitif • mouvements des membres
supérieurs et du dos pour accéder au
numériseur.
Réduction des mouvements de
grandes amplitudes aux épaules et
des torsions du dos pour accéder
aux touches et à l’alimentation du
numériseur • espace requis limité
(petite surface de travail et numéri­
seur) • qualité de l’éclairage moins
importante que pour la préparation.
Travail statique effectué majoritairement à
l’ordinateur avec la souris • bonne concen­
tration pour éviter les erreurs • tâches
cognitives avec peu d’exigences physiques.
Confort à l’ordinateur.
Travail effectué majoritairement à l’ordi­
nateur et en position assise • grande
concentration pour éviter les erreurs •
exigences visuelles élevées et soutenues •
manipulation et consultation simultanées
du dossier papier • tâches cognitives avec
exigences physiques pour les membres
supérieurs • besoin régulier du numériseur
pour corriger les erreurs.
Confort à l’ordinateur • espace requis
pour travailler à l’ordinateur et ma­
nipuler le dossier papier simultané­
ment, sans contraintes pour les yeux,
le cou et les membres supérieurs •
qualité de l’éclairage.
OBJECTIF PRÉVENTION – VOL. 35, NO 4 2012 – 29
Ainsi, pour la préparation, on a choisi d’optimiser la sur­
face de travail afin de dégager le maximum d’espace vu la
grande quantité de papier à manipuler. Pour la numérisation,
on a surtout considéré la hauteur et la proximité du numéri­
seur afin de limiter les mouvements de grandes amplitudes
des épaules et de torsion du dos. Comme l’indexation ma­
nuelle nécessite surtout du travail à l’écran, les efforts ont été
concentrés sur le confort à l’ordinateur et sur la facilité et la
rapidité des ajustements. Enfin, le contrôle de qualité de­
mande beaucoup de concentration à l’ordinateur. Il a donc
été convenu d’offrir un maximum de réglages du poste, avec
un accès optimal au numériseur et, surtout, l’ajout d’un
porte-copie bien localisé pour consulter et manipuler facile­
ment les feuilles à vérifier.
S’ajuster à la réalité
Près d’un an après le déploiement du projet, nous sommes
en mesure de dresser un premier bilan. Tout d’abord, nous nu­
mérisons, en moyenne, 5 500 images chaque jour, parfois
même jusqu’à 6 600. Par contre, force est de constater que
Près d’un an après le déploiement
du projet, nous sommes en mesure
de dresser un premier bilan.
malgré un examen rigoureux des tâches en début de projet
afin de bien cibler les besoins d’aménagement, la réalité sur le
terrain s’est avérée bien différente. Cela nous a amenés à
procéder à des ajustements.
En effet, nous avons constaté que le contrôle de qualité a
pris des proportions importantes et que la tâche serait beau­
coup facilitée par l’ajout d’un écran en position verticale
(photo) afin de permettre la visualisation de la feuille com­
plète. Nous avons aussi réalisé l’absence de besoins d’indexa­
tion manuelle. Ainsi, tout en maintenant la vocation première
de préparation, nous avons opté pour l’ajout d’un numériseur
de petit format à tous les postes, permettant ainsi à toutes
les agentes de procéder au contrôle de qualité et de numéri­
ser immédiatement les pages défectueuses.
Nous avons revu l’organisation des bureaux initialement
consacrés à la préparation afin d’augmenter l’espace
dispo­ni­ble devant les écrans pour y installer un portecopie. De plus, comme tous les postes disposent main­
tenant d’équipe­ments similaires, chaque travailleuse préfère
demeurer à son poste pour y effectuer l’ensemble des tâches.
Un aménagement en progression
Il va sans dire que ces ajustements ont eu un impact sur
l’aménagement initial des postes. Nous sommes d’ailleurs
toujours en processus de modification. D’autre part, des ef­
forts sont aussi déployés afin d’améliorer la qualité initiale de
la numérisation. En effet, les problèmes à ce niveau sont di­
rectement responsables de la surcharge de travail au contrôle
de la qualité. Nous avons donc procédé au calibrage de cha­
que numériseur de façon à déterminer les meilleurs para­
mètres spécifiques à chacun.
Finalement, le bon fonctionnement d’un centre de numé­
ri­sation qui utilise l’applicatif AccessANYware requiert que
chaque poste soit équipé convenablement pour effectuer
l’ensemble des tâches. Ainsi, tout le monde y gagne en con­
fort et en qualité !
•
Référence
Plan du département de numérisation.
30 – OBJECTIF PRÉVENTION – VOL. 35, NO 4, 2012
DESJARDINS, F., et al. Aménagement d'un département de numérisation,
Actes du colloque, ASSTSAS, 2011 (www.asstsas.qc.ca/colloque2011numerisation.html)