la chasse

RÉUNION DE C.A.
30 Novembre 2009
Présents : Grégoire, Eve, Jean-Marc, Judith, Maël, Matthieu, Thomas, Vincent
Invitée : Nathalie (employée)
Ordre du jour :
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Désignation du secrétaire de séance et du “ maître du temps ”
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Bilan de l'AG et suites à donner
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Tour de table sur l'organisation du nouveau CA et la place de chacun, puis
élection du nouveau bureau
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Point Chiffres (adhésion, ventes) et solution pour le suivi de la comptabilité
Rapide revue des perspectives exprimées lors de l'AG, soit :
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Réflexion sur les missions, le rôle et la position de Nathalie au sein de
l'association
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Projet de festival : Fête du Jeu (Labo-Jeux & Quai des Ludes)
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Communication (newsletter, affichage, promotion des outils internet)
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Informatisation (caisse, inscriptions, consultation de la base de données…)
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Finalisation de l'organisation de la ludothèque (étiquetage, index, etc.)
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Événements de décembre
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Point acquisitions
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Répartition et rappel des tâches à effectuer
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ordre du jour de la prochaine réunion des bénévoles
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Sujets à aborder à la prochaine réunion du CA
Désignation du secrétaire de séance et du “ maître du temps ”
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Secrétaire de séance: Eve
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Maître du temps: Vincent
Réunion de CA
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Bilan de l'Assemblée Générale et suites à donner
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Les comptes et le bilan moral étaient particulièrement concis et efficaces cette année.
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Le budget prévisionnel est ambitieux : il faudra veiller à faire régulièrement le point.
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Le vote des statuts n'était pas à l'ordre du jour de l'AG, c'est une regrettable faute de
communication : le bilan sera publié sur le site de l'association, des messages privés et des
courriels seront envoyés aux bénévoles.
● La question de la candidature au CA de Nathalie a été abordée. Le CA recherche les
pistes de représentation salariale en son sein.
Tour de table sur l'organisation du nouveau CA et la place de chacun, puis élection du
nouveau bureau
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VINCENT :
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Lister les activités de Nathalie comme salariée.
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En outre créer des groupes ponctuels d'adhérents/bénévoles focalisés sur un
domaine particulier (décoration de salle, expositions...) comme cela se fait pour les
achats de jeux. Ils rendraient compte de leur travail au CA. Nathalie serait
coordinatrice de ce qui touche au local.
■
Créer un budget matériel et ne discuter ses achats devant le CA que pour les
sommes d'argent conséquentes.
■
Proposer des thèmes sur lesquels faire travailler des groupes référents à la
prochaine réunion des bénévoles.
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THOMAS :
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Faire le lien avec le groupe achats
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Travailler sur une mise en valeur de la ludothèque
GREGOIRE
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Créer des liens entre les bénévoles.
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Lundi/Dimanche soir, leur ouvrir le local pour qu'ils jouent, ce que les
permanences ne garantissent pas.
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MAEL
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Nécessite pour tous les bénévoles d'apprendre à expliquer les jeux. Difficulté
d'être à la fois clair, concis et pas ennuyeux.
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Réunion de CA
MATTHIEU
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accepte d'être à nouveau candidat à la présidence de l'association, dans un souci
■
de continuité de son mandat en cours.
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Est heureux de l'année passée.
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Améliorer la communication et la gestion des évènements.
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précise que dans l'éventualité de son embauche, début 2010, chez un éditeur de
jeux de société, il se plierait sans discuter aux recommandations de son nouvel
employeur et du CA quant à la compatibilité de son emploi et de ses responsabilités au
sein de l'association.
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EVE
Moins de temps pour des permanences depuis entrée en formation mais envie de
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plus d'investissement dans l'association après un an comme bénévole.
Besoin de faire des sessions découverte de jeux pour honorer la diversité de la
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ludothèque.
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JUDITH
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Urgence de penser la formation des futurs bénévoles à une qualité d'accueil et à
la prise en charge pratique d'une permanence .
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Proposition d'un temps en fin de réunion bénévole pour former les nouveaux.
JEAN-MARC
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Apprécie la hausse et la diversité des bénévoles.
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Recréer le lien avec les créatifs qui a été délaissé l'an dernier.
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Poursuivre les rencontre des cafés ayant donné naissance l'an dernier à une
Charte du Café ludique Associatif.
Nathalie souhaite qu'on fasse le tour de la question pour envisager toutes les solutions
et avoir une réponse à fournir aux personnes qui ne peuvent pas profiter des services pour
lesquels ils ont adhéré. Depuis plusieurs mois l'activité est telle qu'on peut considérer que
c'est une réussite, nous devons pérenniser cette réussite, et ne pas devenir victimes de cette
très forte affluence.
Élection du bureau : une seule candidature exprimée par poste
Réunion de CA
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Président : Matthieu (7 voix, 1 abstention)
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Vice-président : Grégoire (6 voix, 2 abstentions)
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Secrétaire : Judith (7 voix, 1 abstention)
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Trésorier : Vincent (6 voix, 2 abstentions)
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Vice-trésorière : Eve (7 voix, 1 abstention)
-Point Chiffres (adhésion, ventes) et solution pour le suivi de la comptabilité 2010
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532 adhésions.
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Ventes importantes.
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Trouver un comptable pour 2010 : Eve va contacter ASSO GESTION et ESPACE ASSOCIATIF.
Rapide revue des perspectives exprimées lors de l'AG, soit :
Réflexion sur les missions, le rôle et la position de Nathalie au sein de l'association
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Clarifier la fiche de poste de Nathalie.
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Besoin des textes légaux concernant les possibilités d'implication de Nathalie au CA.
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Matthieu contactera ESPACE ASSOCIATIF pour avoir des informations.
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Jean-Marc contactera des associations pouvant connaître des textes de lois utiles.
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Premier jet au prochain CA, Vincent doit trouver la synthèse des tâches créée début
2009 et lister les domaines d'activité de Nathalie sans s'encombrer des volumes horaires.
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Janvier/Février 2010 : création de la fiche de poste de Nathalie.
Projet de festival : Fête du Jeu (Labo-Jeux & Quai des Ludes)
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Demander aux partenaires du quartier s'ils participent à la grande Fête du Jeu qui se
prépare. Si oui, proposer de s'associer et d'installer nos stands à proximité.
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L'association a tout intérêt à se présenter à cet événement et à s'y investir beaucoup.
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La triche a plus qu'un rôle d'animateur à jouer (pour mémoire, nous avons avec les
collègues ludiques de la rue, organisé les 3 précédentes Fête du jeu rue Leynaud). Matthieu a
proposé de filer un sérieux coup de main pour la communication, ce qui nous permettra d'avoir
un rôle plus actif dans l'organisation.
Réunion de CA
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Communication (newsletter, affichage, promotion des outils internet)
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Relancer Aurélie pour les affiches des soirées à thème.
Informatisation (caisse, inscriptions, consultation de la base de données…)
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Gestion de la ludothèque via BoardGameGeek, en gérant la traduction.
Finalisation de l'organisation de la ludothèque (étiquetage, index, etc.)
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Thomas prépare un plan de salle très lisible intégrant des photos du local.
Événements de décembre (budget pour le sapin de Noël, Asmodée Café Tour...)
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Le sapin : idée de proposer à quelques personnes créatives de fabriquer un sapin
original, par exemple avec du fil de fer.
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Fete des Lumières : portes ouvertes et vin chaud le mardi 8 Décembre.
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Rencontre avec Philippe Lecomte samedi 12 Décembre.
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Journée enfants le dimanche 13 Décembre.
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Faire un compte rendu des jeux prêtés par chaque boutique partenaire pour Noël : Marl
préparera ça d'ici la prochaine réunion des bénévoles.
Point acquisitions
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« Starmunchkin » en remplacement du « munchkin » disparu
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« Maka Bana » remplacé
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« Small world »
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Extension « Champs de Bataille » du jeu « Le Seigneur des Anneaux » coopératif
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« La chasse aux monstres » jeu pour enfants
Répartition et rappel des tâches à effectuer
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Jean-Marc : Contacter des Associations pour trouver des informations légales sur le
pouvoir décisionnel des salariés d'association.
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Vincent : Lister et informatiser les domaines de travail de Nathalie d'ici le prochain CA.
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Matthieu : Contacter ESPACE ASSOCIATIF pour obtenir des informations légales sur le
positionnement de Nathalie.
Réunion de CA
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Thomas : Préparer un plan de salle.
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Maël : Faire un compte rendu des jeux prêtés par chaque boutique partenaire pour Noël
d'ici la prochaine réunion des bénévoles.
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Eve : Trouver un comptable pour 2010, contacter ASSO GESTION et ESPACE ASSOCIATIF.
Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles
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Proposer des thèmes sur lesquels faire travailler des groupes référents (sapin...)
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Proposition d'un temps en fin de réunion bénévole pour former les nouveaux.
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Le lieu atteint ses limites d'accueil, que proposez-vous ?
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Relancer Aurélie pour les affiches des soirées à thème.
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Les évènements de Décembre.
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Dates de fermeture du café pendant les vacances de Noël
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Hypothèse d'une méconnaissance de Nathalie et de son rôle, auprès des adhérents et
bénévoles. Comment y remédier ?
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Quels jeux les boutiques partenaires nous prêtent-elles ?
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Gestion de la ludothèque via BoardGameGeek, en faisant les traductions.
Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA
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Les groupes de référence, création d'un budget matériel.
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Point sur la comptabilité.
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Point sur le statut légal de Nathalie et sur sa fiche de poste.
Prochaine réunion de CA : 28 décembre 2009
Réunion de CA
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