Comment juguler les impayés

Comment juguler les impayés
Pour essayer de limiter autant que possible les problèmes d’impayés dans votre copropriété,
nous vous conseillons – un peu comme pour la mise à niveau concernant le syndic – d’adopter
une démarche progressive.
1. Agir sur les méthodes de recouvrement
Revenons d’abord sur une idée reçue : les situations d’impayés de charges dans une
copropriété ne sont pas uniquement dues à des difficultés sociales rencontrées par certains
copropriétaires. Elles sont liées, avant tout, à des situations de mauvaise gestion :

Les charges ne sont pas maîtrisées (charges élevées, régularisations annuelles trop
importantes, manque de transparence…).

Les contestations des copropriétaires ne sont pas traitées et certains entrent dans une
logique de « grève des charges » en signe de protestation.

Les méthodes de recouvrement du syndic ne sont pas efficaces :
– le syndic est trop laxiste en matière de recouvrement ;
– les actions qu’il met en œuvre sont coûteuses et inadaptées ;
– les procédures sont engagées trop tardivement ;
– les règles de recouvrement ne sont pas claires.
Le suivi des impayés peut en effet être très rémunérateur pour le syndic et pour les
professionnels avec lesquels il travaille (huissier, avocat…). Les syndics sont donc bien souvent
enclins à privilégier les actions de recouvrement qui sont les plus lucratives et non celles qui
sont les plus pertinentes. Les frais « non nécessaires » s’accumulent alors sur les comptes des
copropriétaires débiteurs (qui contestent et bloquent d’autant plus le paiement de leurs
charges…), et les frais pour procédures (avocats, huissiers, etc.) s’accumulent sur le compte
de la copropriété. C’est pourquoi, le traitement des impayés doit avant tout passer par un
travail sur les méthodes de recouvrement employées par le syndic. Et cela se traduit par deux
actions :

Établir avec le syndic un protocole de recouvrement clair et ferme.

Organiser avec le syndic un suivi régulier du recouvrement des impayés.
2. Établir un protocole de recouvrement avec le syndic
Le protocole de recouvrement, c’est l’ensemble des démarches que la copropriété se fixe et
formalise sur la façon de procéder au recouvrement des charges impayées. Il précise les
différentes procédures, amiables et judiciaires, qui seront engagées envers les débiteurs, ainsi
que les délais ou les seuils fixés pour l’engagement de ces procédures. Ce protocole est établi
en concertation avec le syndic qui s’engage à l’appliquer. Il doit également être validé par les
copropriétaires en assemblée générale, pour que le syndic soit bien contraint de le respecter
et pour faire savoir clairement aux copropriétaires à quoi ils s’exposent en cas d’impayés. En
conséquence, personne ne pourra contester une action engagée, même en cas de simple
retard ou d’oubli.
Exemple de protocole
-
Une seule relance simple (8 à 15 jours), comprise dans la gestion courante du syndic (non facturée aux
retardataires).
-
Une mise en demeure par lettre recommandée AR par le syndic (1 mois ou 1 mois et demi à partir de la
date d’exigibilité).
-
L’imputation des intérêts légaux (à compter de la mise en demeure).
-
Un commandement de payer par huissier avec éventuelle prise d’hypothèque si le montant de la dette
le nécessite (3 à 6 mois à partir de la date d’exigibilité, si le débiteur ne s’est toujours pas manifesté
pour demander un échéancier de remboursement amiable).
-
L’engagement d’une procédure au tribunal d’instance (plus de 6 mois à partir de la date d’exigibilité), si
le débiteur ne s’est toujours pas manifesté.
3. Organiser un suivi régulier avec le syndic
Trimestriellement, si possible, et selon l’importance du nombre des débiteurs de la
copropriété, le conseil syndical doit faire un point avec le syndic sur l’évolution des actions
engagées – si vous avez mis en place des « commissions », le référent « impayés » peut être
le responsable de cette tâche.
Ces réunions permettent :
− d’obliger le syndic à suivre et à mettre à jour régulièrement ses dossiers ;
− de vérifier que les modalités du protocole sont respectées ;
− de bien comprendre la situation de chaque débiteur et d’étudier, dossier par dossier
les actions qui sont engagées – ou qui auraient dû l’être :
− de prévoir ensemble les prochaines actions les plus adaptées à mettre en œuvre.
Parallèlement, il peut être utile pour le conseil syndical de chercher à entrer en contact
directement avec les copropriétaires débiteurs pour mieux comprendre leur situation,
discuter pour débloquer d’éventuelles positions de contestation, et les encourager à négocier
un échéancier de paiement avec le syndic.