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AFG
Guide de mise à jour 2008 de l’Annuaire électronique
07/05/08
Procédures de mise à jour
Notre Annuaire est accessible sur notre site Internet www.afg.asso.fr, dans l’espace réservé à
nos adhérents.
Pour procéder à l’actualisation de la fiche de votre société, vous devez vous connecter sur
notre site et saisir votre code d’accès et votre mot de passe sur la page d’accueil du site.
Accréditez vous, cliquez
ici
Login
mot de passe oublié
Lorsque vous êtes connecté en mode « adhérent », vous voyez apparaître sur la page d’accueil
un logo « Annuaire » qui vous permet d’accéder à notre Annuaire en ligne.
Vous avez alors la possibilité de :
- 1/ consulter l’ensemble des fiches des sociétés de gestion par l’index alphabétique,
- 2/ effectuer une recherche sur l’ensemble de l’Annuaire,
- 3/ consulter la fiche de votre société :
- 4/ modifier la fiche de votre société.
Cette dernière option n’est accessible que si vous êtes connecté avec les codes d’accès et mot
de passe réservés au « correspondant Annuaire » au sein de votre société.
Une seule personne par société de gestion est habilitée à modifier la fiche de sa société. Le
nom de ce correspondant apparaît lorsque vous êtes sur la page d’accueil de la rubrique
Annuaire de notre site.
Si vous souhaitez faire modifier le nom du correspondant Annuaire de votre société, il
vous suffit de contacter les services de l’AFG par téléphone ou par email. Vous trouverez les
coordonnées des personnes à contacter en page 16 de ce document.
Lorsque vous choisissez l’option « modifier la fiche de ma société », vous avez accès à
l’ensemble des rubriques de l’Annuaire. Vous pouvez notamment actualiser :
- la raison sociale de votre société,
- le type d’agrément,
- les noms des responsables (membres du Conseil d’administration, gérants, responsables des
différentes fonctions au sein de votre établissement),
- les montants des actifs gérés,
- les produits (SICAV, FCP, FCPR,…)
AFG - Département Communication-Formation / Sylvie Aubry
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Les montants des actifs doivent être indiqués au 31 décembre 2007, pour des raisons de
cohérence. Les autres informations peuvent être actualisées à tout moment en fonction des
modifications intervenues au sein de votre établissement.
Lorsque vous apportez des compléments d’information ou des modifications sur une rubrique
(ou page-écran), vous devez impérativement :
- cliquer sur le bouton « Enregistrer »,
- vérifier que la mention « Terminé » apparaît bien au bas de votre écran avant de
passer à la rubrique suivante (en particulier lors de la saisie des informations concernant les
personnes ou les produits où vous pouvez avoir à ajouter un nombre important de nouvelles
lignes).
Sinon, les informations saisies seront perdues.
Lorsque vous avez terminé l’ensemble de vos modifications, vous devez :
- cliquer sur le bouton « Validation définitive» afin de signaler que la procédure de
mise à jour est achevée.
- Vous devez également imprimer la fiche telle que modifiée et nous en adresser
un exemplaire signé par le « correspondant annuaire » ou un membre de la direction de
votre société (par courrier). Cet exemplaire tiendra lieu de bon à tirer de la fiche de votre
société.
A la réception de cet exemplaire papier, votre fiche sera mise en ligne par les services de
l’AFG et deviendra consultable par l’ensemble des adhérents.
Vous pouvez bien sûr reprendre cette procédure aussi souvent que vous le jugerez utile au
cours de l’année.
Pour plus d’information sur les procédures de mise à jour de notre Annuaire, nous vous
conseillons de consulter les animations disponibles sur notre site, accessibles depuis la
page d’accueil de la rubrique « Annuaire », en bas de page :
Visite guidée pour la consultation
Visite guidée pour la mise à jour
L’animation « Visite guidée pour la mise à jour » n’est disponible que si vous êtes accrédité
en tant que correspondant de votre société.
Pour obtenir vos code d’accès et mot de passe personnels, il vous suffit de remplir le
formulaire disponible sur notre site et accessible depuis la page d’accueil par le bouton :
« Espace adhérents
Accréditez-vous/cliquez ici »
Votre demande sera validée par nos services et vous recevrez ces informations par email dans
les 24 heures.
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Pour toutes questions concernant les procédures d’accréditation à notre site ou
l’actualisation de notre Annuaire, vous pouvez :
- appeler les services de l’AFG au 01.44.94.94.00 (Service Communication-Documentation
ou Service Administration des adhérents),
- nous interroger par email à
[email protected]
ou [email protected] (Service Administration des adhérents)
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Conseils pour la saisie
Afin de faciliter la consultation de notre Annuaire en ligne et l’édition de sa version
imprimée, nous vous précisons ci-dessous quelques conseils de saisie concernant les
principales rubriques.
• Nom de la société :
- Saisie conseillée en lettres minuscules
- Les caractères spéciaux sont autorisés.
• Agrément de la société :
Date : Format de saisie conseillé: JJ/MM/AAAA
• Type de société :
Le menu déroulant permet de choisir entre les types « Société de gestion de portefeuille »,
« Société de gestion de portefeuille de Type 1 », « Société de gestion de portefeuille de Type
2 », « Autre prestataire de service d’investissement » et « Teneur de compte – conservateur ».
Les options « Société de gestion de portefeuille de Type 1 », « Société de gestion de
portefeuille de Type 2 » ont été introduites afin de vous permettre de préciser le périmètre
d’activité de votre société.
• Activités exercées :
Vous pouvez préciser ici si vous exercez des activités de Gestion sous mandat, Gestion
d’OPCVM à vocation générale, Gestion d’OPCVM contractuels, Gestion d’OPCI, Capital
investissement, Epargne salariale, Gestion alternative ou de Multigestion.
• Adresse du bureau :
- Saisie obligatoire des zones « adresse », « code postal » et « Ville ».
- Les formats de saisie des numéros de téléphone et de télécopie sont standardisés sous la
forme: « XX XX XX XX XX ».
• Actionnariat :
- Arrondir les pourcentages à 2 décimales après la virgule.
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•
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Président/ Vice- Président/ Direction générale :
Merci d’indiquer pour chacune de ces personnes leurs adresses emails.
Ces informations n’apparaîtront pas dans l’Annuaire papier mais uniquement lors des
recherches sur l’Annuaire en ligne. Elles nous sont également très utiles pour la diffusion
d’informations spécifiques.
• Administrateurs/ Censeurs/ Conseil de surveillance/ Directoire :
Format de saisie conseillé:
- pour les personnes physiques : Prénom (en minuscules) suivi du Nom (en minuscules)
- pour les personnes morales : minuscules
La zone « Administrateurs » est scindée en 2 parties :
« Administrateurs (personnes physiques) » et «Administrateurs (personnes morales)», afin de
nous permettre d’enrichir l’index des noms propres de l’Annuaire papier.
Exemple:
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- Dans la zone «Administrateurs (personnes physiques)», vous devez inscrire les
coordonnées des personnes en respectant l’ordre des champs « Prénom » et « Nom » et en
ajoutant une nouvelle ligne pour chaque personne.
Important : Il est indispensable que les noms des administrateurs figurent dans la zone
«Administrateurs (personnes physiques)» pour que leurs noms apparaissent dans l’index.
• Rubrique « Titre » : Vous pouvez utiliser le menu déroulant et sélectionner un titre ou
entrer le libellé de votre choix. Le nombre de caractères autorisé dans cette rubrique a été
étendu pour vous permettre d’inscrire ces titres de façon plus lisible.
Nous vous demandons d’utiliser exclusivement cette zone pour indiquer les titres, les champs
« Prénom » et « Nom » servant de source à notre index des personnes.
• Vous pouvez indiquer sur la ligne « autres » un intitulé de votre choix. Celui-ci apparaitra
sur votre fiche à l’écran et sur papier.
Exemple :
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•
Deux nouvelles lignes « structurés » et « multigestion » ont été ajoutées à cette rubrique.
•
Nous vous rappelons que cette rubrique, comme l’ensemble de notre Annuaire, peut être
actualisée à tout moment au cours de l’année, en fonction des changements intervenus au
sein de votre société.
• Deux nouvelles fonctions vous sont proposées : « Contrôle des risques de marché/
middle-office » et « Système d’information/ gestion des données ».
• Une dizaine de fonctions différentes sont désormais répertoriées dans notre Annuaire.
Nous vous rappelons que, comme pour la rubrique « Organisation : les gérants », vous avez
également la possibilité de mentionner une fonction qui n’aurait pas été prévue en utilisant la
ligne « autres » dont vous pouvez déterminer vous-même le libellé.
Agrément - Programme d'Activité
• Cette nouvelle rubrique remplace la zone « Agrément » qui figurait auparavant dans la
rubrique « Identification de la société ».
• Elle vous permet d’indiquer de façon exhaustive l’ensemble des programmes d’activité
pour lesquels vous avez reçu un agrément, en respectant la terminologie utilisée par l’AMF.
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Exemple :
Cette rubrique vous permet de détailler les spécificités de votre société, et de préciser
notamment le type de clientèle visée et les techniques de gestion utilisées. Vous pouvez
utiliser cette rubrique pour mentionner toutes les informations qui vous paraissent importantes
concernant la structure de votre société ou sa politique commerciale.
Cette rubrique comporte des lignes spécifiques à l’attention des teneurs de compte –
conservateurs de parts d’épargne salariale : nombre d’entreprises clientes et nombre de
comptes individuels gérés.
Pour accéder à cette grille, vous devez avoir enregistré le « type de société : teneur de compte
– conservateur » sur le premier écran « Identification de la société».
Vous verrez apparaître alors cet écran de saisie sous le libellé :
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Le détail des types de comptes individuels gérés a été complété.
Le tableau des encours gérés en gestion sous mandat a été simplifié lors de l’édition 2007,
afin de tenir compte de la nouvelle version de la fiche de renseignements annuels demandée
par l’AMF :
-
la distinction entre « mandats gérés pour le compte de personnes morales « et « mandats
gérés pour le compte de personnes physiques » a été supprimée.
-
La colonne « Actif hors OPCVM » a été supprimée.
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Ce tableau se présente de la manière suivante :
- Cette rubrique vous permet d’indiquer le nombre de produits (Sicav et FCP) et les montants
gérés pour chaque catégorie d’OPCVM.
- La présentation des produits a été simplifiée : les SICAV et FCP de chaque catégorie AMF
sont maintenant regroupés en une seule liste « OPCVM ».
- Vous pouvez toujours préciser, si vous le souhaitez, pour chaque OPCVM : son nom, son
actif, son code ISIN et ses spécificités. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter une
ligne ».
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•
Cette rubrique n’a pas été modifiée depuis l’édition 2007.
•
Nous vous rappelons que vous pouvez depuis lors renseigner les rubriques
« OPCVM ARIA » et « OPCVM ARIA EL ».
•
Le tableau statistique des FCPE de l’article L 214-39 diversifiés a été modifié : la
catégorie « A formule » remplace la catégorie « Garantis ».
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Cette rubrique a été insérée en 2007, sur le même modèle que les autres rubriques : Nom de
l’OPCVM, code ISIN et actif net, et/ou indiquer le nombre d’OPCVM et les actifs
correspondant à l’ensemble de cette catégorie.
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Cette rubrique a été insérée en 2007, afin que vous puissiez la renseigner, le cas échéant, au
cours de l’année.
- Nous vous recommandons de saisir les chiffres sans utiliser d’espace et avec une virgule
comme séparateur pour les décimales.
- Tous les actifs doivent être indiqués en millions d’euros et arrêtés au 31/12/2007.
- Arrondir les chiffres à 2 décimales après la virgule.
- Actif net et Nombre: Veiller à ne pas confondre les 2 cases.
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- Cette nouvelle rubrique a été introduite afin de prendre en compte cette activité dans notre
Annuaire.
- Elle apparaitra sur votre fiche sous la forme d’un tableau distinct du tableau des actifs
gérés, afin d’éviter toute confusion entre ces activités.
Exemple :
- Date de l’actif : Format de saisie: JJ/MM/AAAA. Sauf exceptions, nous vous demandons
de renseigner les actifs au 31/12/2007.
- Merci de veiller à la cohérence des données que vous souhaitez faire figurer.
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- Total des OPCVM à vocation générale : il n’est plus nécessaire de distinguer le total des
SICAV de celui des FCP. Il vous est demandé de renseigner uniquement une ligne « Total des
OPCVM à vocation générale » (« Nombre de fonds gérés » et « Actif net en Millions
d’euros »).
- Des zones de saisie correspondant au nombre de fonds et au montant total des actifs gérés en
OPCVM d’épargne salariale, OPCVM spécifiques (FCPR, FCPI, FIP, FCIMT, OPCVM
ARIA, OPCVM ARIA EL), en OPCVM contractuels ainsi qu’en OPCI vous permettent de
mentionner ici des montants globaux pour ces activités, sans renseigner le détail de ces
rubriques.
- En conformité avec la présentation de la fiche de renseignements annuels de l’AMF, vous
pouvez préciser ici le « Total des OPC de droits étranger gérés de France par délégation ».
- Les chiffres indiqués entre parenthèses représentent les totaux calculés automatiquement en
fonction des informations figurant dans les rubriques correspondantes. Vous devez confirmer
ces chiffres, ou modifier le contenu des écrans correspondants si nécessaire.
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- Avant de valider définitivement votre fiche, nous vous conseillons de l’imprimer (au
format PDF) et de vérifier l’exactitude des informations qui y figurent.
En particulier, merci de vérifier la date des actifs (31/12/2007), les unités utilisées pour tous
les actifs (Millions d’euros), ainsi que la cohérence des montants indiqués dans les
différentes rubriques (notamment « Gestion sous mandat » et « Récapitulatif »).
- Si vous souhaitez apporter des modifications après la validation définitive, il vous suffit de
contacter l’AFG qui vous redonnera accès à votre fiche.
Personnes à contacter :
Département Communication-Documentation :
[email protected] ou 01.44.94.94.30
Ou
Service Administration des adhérents :
Paula Ramos : [email protected] ou 01.44.94.94.23
Sylviane Dupaix-Le Breton : [email protected] ou 01.44.94.94.15
- N’oubliez pas de retourner le document PDF signé à l’AFG par courrier, avant le
mardi 27 mai 2008 . Ce document nous est nécessaire pour la mise en ligne des informations
et pour l’édition de la version imprimée de notre Annuaire.
Merci de votre collaboration.
Elle contribuera à faire de cet Annuaire une base de références pour notre
profession
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