Visual Project

Visual Project ®
- Conseils -
Sommaire
Introduction
1
Fonctionnalités
2
Configuration requise
3
Installation et démarrage du programme
4
Installation
Licence
Démarrage du programme
Se connecter à une base de donnée
4
5
6
7
Mise à jour du programme et des données produits
Assistant de mise à jour du programme
Assistant de mise à jour des données produits
Utilisation du programme
Etablir une offre
Concevoir une configuration
Calcul des prix
Impression de l'offre
Utiliser les modèles Word
10
10
11
16
16
19
21
24
31
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Conseils
1
Introduction
Avec Visual Project®, vous détenez un outil de Gestion de la
Relation Client performant, spécialement adapté aux besoins du
secteur Information et Communication. Visual Project® offre une
interface qui convient à toutes les activités commerciales.
Visual Project® permet d'établir en un minimum de temps des offres
professionnelles sur mesure. Les configurateurs de produits
intégrés vous y aident en allégeant le travail d'ingénierie.
Pour un marketing actif et ciblé, Visual Project® fournit des options
statistiques et des fonctions d'acquisition conviviales.
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Fonctionnalités
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
Gestion des clients et des prospects

Liste de contacts

Traitement des documents et campagnes

Gestion des stocks

Base de données produits avec textes et photos publicitaires

Importation de données produits par fournisseur avec calcul
des prix individuels

Gestion de projet

Assistant de configuration intégré

Impression des offres en différentes devises et différentes
langues

Large choix de fonctions de recherche et de filtres pour les
produits, clients et projets

Traitement de modules texte

Gestion de planning

Analyses et statistiques

Compatibilité réseau avec gestion des utilisateurs

Travail en équipe (les projets et clients peuvent être affectés à
des utilisateurs et leur être transférés)

Mode maître/esclave avec harmonisation automatique des
données

Mises à jour régulières du programme et des données produits
des différents fournisseurs à l'aide d'un Assistant, par Internet

Interface avec Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)

Fonction CTI
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Configuration requise
Visual Project ® est compatible avec les interfaces utilisateur
Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2003
ou 2008.
Pour l'utilisation du programme Visual Project ®, votre système doit
remplir les conditions suivantes :
Visual Project ®

PC compatible IBM avec processeur Pentium 350 MHz au
minimum, Pentium 500 MHz ou supérieur conseillé

256 Mo de RAM au minimum,
512 Mo ou supérieur conseillé

200 Mo d'espace libre sur le disque dur au minimum

Windows XP SP3, Windows Vista SP1 au minimum, Windows
7, Windows Server 2003 SP2 au minimum ou 2008

Carte graphique VGA, résolution 1024x768 ou supérieure

Souris

Internet Explorer, version 8.0 au minimum

Pour la gestion des documents et l'exportation de projets dans
Word, Microsoft Word, version 97 au minimum, est nécessaire.

Pour l'interface avec Outlook, Microsoft Outlook, version 2000
au minimum, est nécessaire.

Microsoft .NET Framework version 4.0 au minimum
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Installation et démarrage du programme
Installation
Après avoir vérifié la configuration requise et vous être assuré que
votre système dispose de suffisamment de place disponible sur le
disque dur, vous pouvez commencer à installer le programme.
 Quittez toutes les applications ouvertes sur votre système.
 Double cliquez sur le fichier installation du programme Visual
Project ®.
 Insérez le cédérom d'installation dans le lecteur de votre
ordinateur. Le programme d'installation démarre
automatiquement.
 Suivez les différentes instructions d'installation.

Assurez-vous que vous disposez pour l'installation de droits
d'administrateur local. Dans le cas contraire, il se peut que des
erreurs se produisent lors de l'installation du logiciel.

S'il vous plaît vérifier avant le premier démarrage de Visual Project
®
, des droits d'utilisateur nécessaires ont été réglés correctement.
Les recommandations "droits utilisateur requis pour Visual Project"
peuvent être consultés sur notre site Web
http://www.visualproject.de dans le menu „Support“ et FAQ, "1”
Questions regarding Installation / Questions concernant
l’installation“.
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Licence
Protection anti-copie
Pour prévenir tout usage non autorisé, Visual Project® dispose
d'une protection anti-copie.
Au premier démarrage de Visual Project ®, l'Assistant de
déclaration de la licence est démarré. Entrez SVP le numéro de
licence (numéro de série) que vous avez obtenu avec le logiciel,
dans le champ réservé et confirmer via le bouton Online License
–Activation pour l'activation de votre licence.
Lorsque l'opération est terminée, Visual Project® s'ouvre.

Si vous recevez un message d'erreur lors de l'activation de la
licence, ou si vous ne pouvez pas effectuer l'activation en ligne,
vous pouvez aussi procéder par téléphone en appelant notre
support technique. Nos conseillers sont joignables du lundi au
jeudi, de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00 ainsi que le vendredi
de 9h00 à 14h00, au numéro : +49 (30) 2089835-70.
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Démarrage du programme
Lorsque l'installation du programme Visual Project® est achevée,
vous pouvez le démarrer comme suit :
 Cliquez sur le bouton Démarrer.
 Sélectionnez le menu Programmes, puis le sous-menu Visual
Project. Un autre sous-menu s'ouvre.
 Cliquez avec la souris sur Visual Project pour ouvrir le
programme.
Après le lancement du programme, une fenêtre d’invitation indique
le N°de licence et la version du programme.
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Se connecter à une base de donnée
Visual Project ® donne la possibilité d’installer une base de
données individuelle. Vous avez le choix entre Microsoft Access
et Microsoft SQL-Server. Dans la plupart des cas, une base de
donnée Microsoft Access est suffisante (pour ≤ 20 utilisateurs).
Au premier démarrage, il n’y a pas de base de données existante
dans Visual Project ®. La boîte de dialogue suivante apparaît:
Pour déclarer une base de données, veuillez suivre les instructions
suivantes :
 Cliquez sur Générer nouvelle base de donnée Access puis
cliquez sur OK.
Visual Project ® suggère Visual Project.mdb comme nom de fichier
de la base de données. Vous pouvez changer ce nom ou laisser
celui par défaut. Si nécessaire, vous pouvez également choisir un
autre dossier pour l’emplacement de votre base de données.
 Après avoir choisi le nom du fichier et l’emplacement de la
base de donnée, cliquez sur Enregistrer.
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L’installation de la base de données s’effectue. Cela peut prendre
quelques instants.
 Après l’installation de la base de données, une boîte de
dialogue vous demande si vous voulez récupérer les données
à partir d’une base de donnée existante. La réponse à la
question est Non.
Une boîte de dialogue vous invite à renseigner les informations
concernant votre société.
 Veuillez remplir les champs correspondants.

Vous trouverez d’avantage d’informations sur les bases de
données et les informations de la société dans le manuel de
service.
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Après avoir renseigné les données de votre société, la fenêtre
d’accueil deVisual Project ® apparaît. Dans cette fenêtre, cliquez
au milieu avec la souris ou sélectionnez la commande <Visual
Project/Login> pour accéder à la plate-forme de commande de
Visual Project®.
La figure ci-dessous représente la sélection des fonctions de
Visual Project®. Elle constitue la plate-forme de commande pour
l'utilisation de Visual Project®.
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Mise à jour du programme et des données produits
Assistant de mise à jour du programme
Après démarrage, le programme recherche d'abord si une mise à
jour de Visual Project® est disponible sur Internet. Si c'est le cas,
l'Assistant de mise à jour du programme s'ouvre.
Pour exécuter la mise à jour, cliquez dans l'Assistant Mise à jour
du programme sur Next.
L'Assistant exécute automatiquement la mise à jour. Une barre de
progression s'affiche.
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Dès que la mise à jour est terminée, vous pouvez quitter l'Assistant
en cliquant sur Done.
Assistant de mise à jour des données
produits
Lorsque vous venez d'installer Visual Project®, la base Produit ne
contient encore aucune donnée. Par conséquent, la première fois
que vous ouvrez le programme, l'Assistant de mise à jour des
données produits s'affiche; il vous aide à charger automatiquement
les données produits des fournisseurs disponibles dans votre base
Produit.
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Cochez les fournisseurs dont vous souhaitez
automatiquement à jour les données produits.
mettre

Pour utiliser le configurateur, il faut impérativement sélectionner les
données produits Unify fournisseur.
Il est nécessaire d'ajuster les facteurs de prix du fournisseur Unify
avant
d’utiliser
les
données
du
fournisseur.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton Options de transfert
Sélectionnez dans Options de transfert le fournisseur Unify.
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Via le bouton Importer, vous avez la possibilité d’ouvrir un fichier
Excel avec vos facteurs actualisés pour chaque catégorie de prix
(cluster). Les facteurs peuvent être entrés manuellement dans la
table catégories de prix ".

Vous pouvez obtenir un fichier Excel avec les facteurs actualisés
de votre interlocuteur chez votre distributeur ou chez Unify.
Dans la partie droite de la fenêtre des options de transfert, vous
pouvez ajuster les facteurs pour le calcul des prix. Pour le calcul
de votre prix de vente il y a 2 possibilités:
La première possibité est le calcul du supplément. Votre prix de
vente est calculé en multipliant le prix d'achat par un certain facteur
(100% plus un facteur de x%). Après l'installation de Visual
Project® cette variante est prise en compte dans les options de
transfert. (Voir photo ci-dessus. Voici le prix de vente est formé en
multipliant le prix d'achat * (100% + 35%).)
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La deuxième possibilité consiste à calculer votre prix de vente à
partir du prix du fournisseur non remisé (prix liste) (Prix de vente
fournisseur) = 100% * - voir photo ci-dessous).
Une fois que vous avez fini de configurer les options de transfert
pour le fournisseur Unify et / ou d'autres fournisseurs, vous
pouvez quitter le formulaire via le bouton Fermer.
Vous êtes maintenant de retour sur le masque de prise en charge
des données fournisseur.
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Dès que vous cliquez sur Next, la liste des fournisseurs choisis
s'affiche.
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Cliquez à nouveau sur Next pour activer l'actualisation. Une barre
de progression apparaît dans l'Assistant de mise à jour des
données produits.
Lorsque le chargement de toutes les données produits est achevé,
vous pouvez quitter l'Assistant de mise à jour en cliquant sur
Done.
Toutes les données importées se trouvent dans la base Produit de
Visual Project®.
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Utilisation du programme
Etablir une offre
Le bouton Projets permet d'établir en un minimum de temps des
offres professionnelles sur mesure. Les offres sont modifiables à
tout moment, pour vous donner un maximum de latitude dans la
façon dont vous organisez votre travail.
Pour établir une offre, sélectionnez d'abord le menu <Edition /
Projets> à partir de la plate-forme de commande de Visual
Project® ou cliquez sur le bouton Projets, en accès rapide.
Vous accédez à la fenêtre de sélection des projets. Elle vous
permet de créer de nouveaux projets ou de sélectionner des
projets existants pour les modifier.
Pour créer un nouveau projet correspondant à votre offre,
procédez comme suit :
 Cliquez sur le bouton Nouveau.
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Données projet
Vous accédez à la zone Données projet de la boîte de dialogue
Traitement du projet. Vous avez la possibilité d'y entrer les
données spécifiques du projet, telles que date, nom, données
client, etc.
Positions
Après avoir entré toutes les données projet nécessaires, passez à
la zone Positions. Là, vous pouvez saisir toutes les positions du
projet. Pour vous faciliter largement le travail, il existe différentes
façons d'intégrer des positions à votre offre.
Visual Project® vous offre les possibilités suivantes :
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
Le menu <Insérer/Base Produit> sert à reprendre les produits
de la base Produit.

Le menu <Insérer/Désignation libre> permet d'insérer une
position et le menu <Insérer/Commentaires> un texte
personnel dans l'offre.

Un configurateur vous permet de configurer un système
téléphonique puis de le reprendre dans votre offre. Le chapitre
suivant indique comment procéder.
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Textes
Textes supplémentaires permet de saisir une introduction et
supplémentaires
une conclusion pour votre offre.
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Concevoir une configuration
L'aide de configuration, qui est intégré dans le Visual Project, vous
assiste pour la configuration technique des serveurs de
communications ou des systèmes d'information. Vous pouvez
trouver l'assistant de configuration l'édition du projet.
Pour configurer un système via l’assistant de configuration,
procédez de la façon suivante:
 Ouvrez le configurateur par le menu <Configurateurs> dans
la boîte de dialogue Traitement du projet ou par un clic sur le
pictogramme correspondant de la barre d'outils.
Le configurateur s'affiche.
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Vous avez maintenant la possibilité de placer et de relier les
différents éléments des systèmes sur la page de dessin du
configurateur.
Dès que vous avez inséré et relié tous les éléments, vous pouvez
intégrer les produits dans votre offre qui avaient été déterminés
pendant la configuration.
 Pour intégrer les produits, cliquer sur l'onglet Vue d'ensemble
du produit qui est sur la droite supérieure de la fenêtre.
La vue d'ensemble des produits regroupe tous les produits
identifiés lors de la configuration.
 A partir de cette fenêtre, vous pouvez reprendre les produits
du configurateur dans votre projet. Cliquer sur Appliquer.
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Les positions du configurateur sont alors transférées dans votre
offre.

Vous trouverez davantage d'indications sur l'utilisation
configurateur dans le mode d'emploi correspondant.
du
Calcul des prix
Pour modifier après-coup les prix figurant dans votre offre, Visual
Project® vous offre différentes possibilités. Les exemples suivants
vous en présentent certaines :
Supposons d'abord que vous souhaitez appliquer une remise de
10 pour cent sur le prix de vente d'un produit. Procédez comme
suit :
 Marquez la ligne correspondant au produit.
 Sélectionnez le menu <Edition/Détails> ou cliquez dans la
barre d'outils sur le pictogramme d'affichage détaillé.
L'affichage détaillé correspondant au produit s'ouvre.
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 Activez l'onglet Prix.
 Cliquez dans la colonne Remise, sur la ligne Vente, et entrez
la valeur 10.
Dès que vous quittez le champ, le prix final de vente est recalculé.
Vous pouvez à présent quitter l'affichage détaillé avec <Fermer>.
Ensuite, vous souhaitez recalculer le prix d'installation de certains
produits, sur la base du prix de vente.
 Marquez pour cela les positions correspondantes dans le
projet.
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 Sélectionnez ensuite dans <Edition> le menu <Calcul du
prix>.
 Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez pour Base l'option
Vente et pour Modification de l'option Installation.
 Entrez dans Facteur(%) le facteur correspondant et cliquez
ensuite sur OK.
Le prix d'installation pour les produits marqués est alors recalculé.
Vous souhaitez maintenant regrouper plusieurs produits en un
package. Sur le montant du package, une remise de 58,60 EUR
sera appliquée au prix de vente. Les étapes suivantes sont
nécessaires :
 Marquez les positions correspondantes dans le projet.
 Sélectionnez le menu <Edition/Création de package> ou
cliquez dans la barre d'outils sur le pictogramme
correspondant.
Au-dessus et en dessous des positions marquées s'affiche une
nouvelle ligne qui signale le début et la fin du package.
 Ouvrez l'affichage détaillé pour la ligne repérant la fin du
package.
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 Activez l'onglet Prix.
 Entrez dans la colonne Remise la remise à la vente.
Dès que vous quittez le champ, le prix final de vente est recalculé.
Vous pouvez à présent quitter l'affichage détaillé avec <Fermer>.

Pour avoir davantage d'informations sur ce sujet, reportez-vous
également à notre mode d'emploi Visual Project®.
Impression de l'offre
Après avoir saisi toutes les données relatives au client et au projet,
vous pouvez imprimer l'offre grâce au menu <Projet / Imprimer>
ou au pictogramme Imprimer.
Si vous souhaitez d'abord vérifier quel sera l'aspect de votre offre
imprimée, vous pouvez sélectionner le menu <Projet / Aperçu
avant impression> ou le pictogramme d'aperçu avant impression.
Dans ces deux cas, il apparaît avant l'impression une boîte de
dialogue pour la définition des options d'impression :
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Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez effectuer des réglages
personnalisés pour l'impression de votre offre, par exemple en
choisissant d'imprimer également le numéro de produit et le texte
produit ou de masquer le prix unitaire dans les différentes
positions.

Vous trouverez également une description détaillée de toutes les
options d'impression dans notre mode d'emploi Visual Project®.
Après avoir sélectionné les options d'impression, cliquez sur OK
pour commencer l'impression ou sur Annuler pour fermer le
formulaire. Les options d'impression définies dans le projet sont
enregistrées avec lui. Vous trouverez un exemple d'impression sur
les pages suivantes.
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Utiliser les modèles Word
Pour plus de flexibilité dans l'édition, Visual Project® vous offre la
possibilité de traiter votre offre directement dans un document
Word. L'aspect de ces documents Word est défini par les modèles.
Lors de l'installation de Visual Project®, un modèle de document
est déjà fourni pour l'exportation d'offres, à titre d'exemple. Ce
fichier s'appelle Offer.dot.
Si vous souhaitez exporter votre offre dans un document Word,
sélectionnez dans la boîte de dialogue Traitement du projet le
menu <Projet / Microsoft Word> ou cliquez sur le pictogramme
correspondant de la barre d'outils.
Exactement comme pour l'impression d'offres, une fenêtre de
sélection des options d'impression s'affiche en premier.
 Sélectionnez les options d'impression pour votre offre.
Microsoft Word est ensuite démarré et la fenêtre de sélection d'un
modèle de document s'affiche.
 Sélectionnez le modèle de document Offer.dot puis cliquez
sur OK.
Le document Word est alors créé en arrière-plan. Une barre de
progression vous indique l'état du traitement.
A la fin de la procédure, le document Word terminé s'affiche. Vous
pouvez à présent le modifier, l'imprimer et l'enregistrer comme
vous en avez l'habitude sous Microsoft Word.
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