chapiteau des 1001trouvailles - Festival de montgolfières de Gatineau

CHAPITEAU DES 1001 TROUVAILLES
INVITATION & MODALITÉS
Festival de montgolfières de Gatineau
29 août au 1er septembre 2014
www.montgolfieresgatineau.com
CHAPITEAU DES 1001 TROUVAILLES
TABLE DES MATIÈRES
1.
DÉFINITION D’UN COMMERÇANT OU EXPOSANT ................................................................................................3
2.
PRÉSENTATION DE DOSSIER ET INSCRIPTION ......................................................................................................3
3.
TARIFS ......................................................................................................................................................3
4.
SÉLECTION DES COMMERÇANTS .....................................................................................................................3
2
5.
ATTRIBUTION DES ESPACES (100 PI ) ..............................................................................................................4
6.
APPARENCE DES KIOSQUES............................................................................................................................4
7.
MONTAGE DES KIOSQUES ............................................................................................................................4
8.
DÉMONTAGE DES KIOSQUES ..........................................................................................................................4
9.
ÉLECTRICITÉ ...............................................................................................................................................4
10. BRACELETS-PASSEPORTS « TRAVAILLEUR ».......................................................................................................4
11. SERVICES EN FRANÇAIS .................................................................................................................................4
12. CONDUITE DES ACTIVITÉS..............................................................................................................................4
13. ANIMAUX ..................................................................................................................................................5
14. EXCLUSIVITÉ...............................................................................................................................................5
15. RÈGLEMENT CONCERNANT LA SANTÉ, LA SÉCURITÉ ET LES INCENDIES .....................................................................5
16. SÉCURITÉ ..................................................................................................................................................5
17. NETTOYAGE ET ENTRETIEN ............................................................................................................................5
18. DÉCHETS ET RECYCLAGE................................................................................................................................5
19. PERSONNEL PRÉPOSÉ AU KIOSQUE ..................................................................................................................5
20. STATIONNEMENT ........................................................................................................................................5
21. SOUS-LOCATION .........................................................................................................................................5
22. RÉSILIATION ...............................................................................................................................................5
23. LOCATION D’ÉQUIPEMENT ............................................................................................................................5
24. HEURES D’OUVERTURE DU CHAPITEAU ............................................................................................................5
25. ANNULATION DE L’ÉVÉNEMENT .....................................................................................................................6
26. HÉBERGEMENT ...........................................................................................................................................6
27. AUTRES SERVICES ........................................................................................................................................6
28. TPS ET TVQ.................................................................................................................................................6
29. ASSURANCE ...............................................................................................................................................6
30. INDEMNITÉS GÉNÉRALES ...............................................................................................................................6
31. FISCALITÉ ..................................................................................................................................................6
32. CONCESSION CORPORATIVE...........................................................................................................................6
33. RENSEIGNEMENTS .......................................................................................................................................6
FORMULAIRE D'INSCRIPTION ...................................................................................................................................6
Depuis 1988, le Festival de montgolfières de Gatineau se démarque comme étant l’un des événements les plus populaires
de l’Est du Canada avec les nombreuses montgolfières internationales de formes régulières et de formes spéciales, les
300 spectacles et animations totalisant plus de 60 heures de programmation… Accueillant plus de 200 000 visiteurs et
accueillant 1 200 véhicules récréatifs durant la fin de semaine de la Fête du Travail, ceci démontre bien qu’il s’agit du
e
rendez-vous par excellence pour célébrer en beauté la fin des vacances! Pour la 27 édition, le Festival se déroulera du
vendredi 29 août au lundi 1er septembre 2014.
À nouveau cette année, le Festival de montgolfières de Gatineau pourra accueillir près d’une quarantaine de
commerçants afin de divertir les festivaliers et leur faire découvrir de nouveaux ou différents produits et services. Vos
expositions sont les bienvenues et nous sommes déjà en plein recrutement afin de conserver une belle variété des
kiosques pour l’édition 2014. La diversité et la qualité sont à l’honneur!
Visitez notre site web au www.montgolfieresgatineau.com
L’invitation est disponible à l’onglet Activités, puis 1001 trouvailles
www.montgolfieresgatineau.com
2
CHAPITEAU DES 1001 TROUVAILLES
1. DÉFINITION D’UN COMMERÇANT OU EXPOSANT
Personne qui exerce, pour son compte personnel ou pour le compte d’un employeur ou d’une entreprise, la vente de
biens et/ou services.
2. PRÉSENTATION DE DOSSIER ET INSCRIPTION
Le commerçant ou exposant doit présenter un dossier comprenant les éléments suivants :
1. Le formulaire d’inscription d’un espace dûment rempli et le paiement complet du kiosque;
2. Une photographie ou un croquis du kiosque proposé;
3. Une liste des produits et/ou services qu’il offrira au FMG avec photos;
4. Une copie du dossier de presse et/ou matériel promotionnel, s'il y a lieu;
Aucune inscription ne sera acceptée sans que l’exposant n’ait préalablement pris connaissance du présent document et
qu’il se soit engagé à respecter les conditions et règlements qui y sont prescrits. Les exposants qui seront intéressés, à
la fin de l’édition 2014, à revenir à l’édition suivante pourront être invités à remplir la proposition de réservation et à
remettre un chèque postdaté à la fin de l’événement. Notez bien qu’aucun argent comptant sera accepté.
3. TARIFS
 Application avant le 1er juin 2014 : Le prix d’un kiosque est de 825 $, taxes incluses.
Les chèques doivent être reçus et datés d’avant le 1er juin 2014 et le formulaire doit être reçu et dûment complété.
 Application à partir du 1er juin 2014 : Le prix d’un kiosque est de 875 $, taxes incluses.
Les chèques doivent être reçus et datés d’avant le 1er août 2014 et le formulaire doit être reçu et dûment complété.
Les chèques ou mandats poste doivent être faits au nom de la corporation du Festival de montgolfières de Gatineau
(FMG) et adressés au bureau du FMG, à l'attention de :
Lise Paquin, Responsable du comité du Chapiteau des 1001 trouvailles
Festival de montgolfières de Gatineau
CP 1970, Succursale Hull Gatineau (Québec) J8X 3Y9
Une contribution sous forme de produits, d’une valeur minimale de 25 $, est obligatoire pour chaque location de kiosque.
Ces produits seront distribués parmi les quelques 1800 bénévoles du Festival lors du souper des bénévoles.
4. SÉLECTION DES COMMERÇANTS
Une première sélection se fait en avril avec les applications reçues. S’il reste des espaces, ils seront attribués au cours des
mois suivants selon la règle du premier arrivé, premier servi. Le comité accepte un nombre limité de commerçants, et ce,
par catégorie de produits. Les commerçants ayant rempli la proposition de réservation à la fin de l’édition précédente
seront considérés prioritairement, sans toutefois être acceptés automatiquement.
Pour toute nouvelle demande et afin de faire une sélection juste, des critères sont établis :
1. la provenance de la région de l’Outaouais et ensuite pour la provenance de la province de Québec;
2. le respect d’une bonne variété dans le Chapiteau;
3. l’ancienneté de la présence au Chapiteau des 1001 trouvailles.
Lors d’une nouvelle demande, ce sont donc les commerçants de la région de l’Outaouais qui seront sélectionnés en
premier, à moins d’avoir trop de kiosques du même type puisque la variété des kiosques demeure importante.
En cas d’acceptation : la personne responsable communiquera par téléphone avec le commerçant et encaissera les
montants reçus. Des frais de 35 $ seront requis pour tout chèque sans provision. Une copie de la facture sera remise,
avec le formulaire signé par les responsables du FMG pour confirmer la présence du commerçant au FMG.
En cas de refus : la personne responsable retournera les chèques ou mandats poste par la poste ainsi qu’une lettre de
remerciement au commerçant.
www.montgolfieresgatineau.com
3
CHAPITEAU DES 1001 TROUVAILLES
2
officielle du Chapiteau à moins d'autorisation
préalable du comité organisateur. Tous les kiosques
doivent être démontés et vidés le lundi soir. Les
voitures passeront du stationnement P6 (Grand
public) pour se diriger vers le Chapiteau puis devront
emprunter la sortie du 119, rue de la Baie, qui
correspond au stationnement P7.
5. ATTRIBUTION DES ESPACES (100 pi )
Un espace de 10’ x 10’ est alloué à chaque commerçant
sous un chapiteau regroupant un maximum de 35
kiosques de vente. Les 2 kiosques du centre ont 20’ de
façade, mais 5’ en profondeur. Le comité de sélection
attribue les espaces selon des normes préétablies et se
réserve toutefois le droit de reloger les kiosques à la
suite d'un réarrangement du site ou pour faciliter la
circulation et assurer un meilleur fonctionnement. Toute
décision du comité quant à l'attribution des espaces est
finale.
9. ÉLECTRICITÉ
Le commerçant est responsable de raccorder son
kiosque au panneau (maximum 50’) avec une corde
d’extension (idéalement calibre 12, mais peut être du
calibre 14). Une puissance électrique maximale de 300
watts (éclairage et appareils électriques inclus) est
offerte aux commerçants. Pour ce qui est de
l’éclairage, nous préconisons les lumières LED au lieu
d’ampoules au quartz.
6. APPARENCE DES KIOSQUES
Le comité organisateur se réserve le droit de refuser les
kiosques qui ne satisferont pas aux critères
d'admissibilité du FMG en matière d'esthétique. Chaque
kiosque doit être disposé de façon à ne pas nuire à
l'apparence générale ou à obstruer les kiosques
environnants. Seul l’espace à l’intérieur du 10’ x 10’ ou
5’ x 20’ pourra être utilisé. La marchandise vendue doit
donc être visible de l’intérieur du kiosque. Les murs
extérieurs du Chapiteau ne peuvent être ouverts sans
l’autorisation des responsables et ne peuvent servir de
comptoir de vente extérieure. Pour des raisons de
sécurité, aucun présentoir, table ou autre objet ne doit
excéder l’espace attribué à chaque kiosque.
10. BRACELETS-PASSEPORTS « TRAVAILLEUR »
Le FMG fournit deux (2) bracelets-passeports
« travailleur » pour chaque kiosque loué. Ils seront
remis à l’exposant à son arrivée au FMG. Des
bracelets-passeports
supplémentaires
seront
disponibles au même moment, auprès du responsable,
au coût établi des bracelets 2014. Les braceletspasseports doivent être portés en tout temps et ne
peuvent être enlevés pendant toute la durée du FMG.
7. MONTAGE DES KIOSQUES
Le montage des kiosques doit se faire avant l’ouverture
du Festival. Un horaire de montage vous sera acheminé
avant le 15 juillet 2014. Aucun montage ne sera accepté
pendant les heures d’opérations de l’événement. (Le
FMG se réserve le droit d’exclure ou d’imposer des frais
de gestion de 150 $ si le kiosque n’est pas monté en
temps). Tous les exposants doivent emprunter l'entrée
et sortie du 119, rue de la Baie, qui correspond au
stationnement P7.
11. SERVICES EN FRANÇAIS
L’exposant doit offrir ses services en français pendant
le FMG, y compris la communication avec le public et
la signalisation. De plus, la liste de produits et prix (si
applicable) devra être rédigée en français et conforme
aux exigences de la langue française.
12. CONDUITE DES ACTIVITÉS
Dans l'intérêt de tous, le comité organisateur peut, s'il
le juge nécessaire, refuser l'entrée sur le site du FMG à
tout visiteur, exposant ou employé jugé indésirable,
ivre, ou qui, d'une façon quelconque, entrave la bonne
marche du festival.
Le montage prendra place le mercredi le 27 août 2014
entre midi et minuit.
* Veuillez noter que les heures sont sujettes à
changement.
Compte tenu de la nature du FMG, le comité
organisateur se réserve le droit de limiter le bruit et de
réglementer l'usage de tout instrument de musique ou
de tout système d'amplification.
8. DÉMONTAGE DES KIOSQUES
Le démontage des kiosques s'effectue le lundi 1er
septembre à compter de 20 h seulement. Les véhicules
seront permis sur le site à compter de 20 h.
Si le kiosque ou les objets exposés sont jugés
préjudiciables à l'ordre public et aux bonnes mœurs
par le comité organisateur, ce dernier peut en exiger
l'interdiction ou l'expulsion. Cette règle s'applique
L'exposant ne doit enlever ou démonter aucune partie
de son kiosque ou des objets exposés avant la clôture
www.montgolfieresgatineau.com
4
CHAPITEAU DES 1001 TROUVAILLES
également au personnel, sa façon d'agir ou de se vêtir,
ainsi qu'à toute marchandise, imprimé ou article que la
direction juge contraire à l'ordre public et aux bonnes
mœurs. Advenant qu’il soit forcé d’appliquer des
mesures de restrictions ou d’expulsion, le comité
organisateur n’est pas tenu de rembourser le montant
de la location d’espace.
20. STATIONNEMENT
Le FMG fournit une (1) passe de stationnement P6
pour chaque kiosque loué. Cette passe offre la
possibilité de ne pas payer les frais de stationnement,
sans toutefois garantir un emplacement. Pour des
mesures de sécurité et d’hygiène, il est défendu de
dormir dans le stationnement.
13. ANIMAUX
Aucun animal ne sera toléré sur le terrain pendant toute
la durée du FMG.
21. SOUS-LOCATION
L'exposant ne peut assigner, sous-louer ou céder en
tout ou en partie l'espace qui lui est attribué ni
partager cet espace sans avoir obtenu au préalable le
consentement du comité organisateur.
14. EXCLUSIVITÉ
Il peut survenir que le FMG accorde l'exclusivité de
produits à un commanditaire. Si tel est le cas, il en
avisera l'exposant dans les plus brefs délais. Le FMG se
fait un devoir d’offrir une variété de produits,
cependant, il n’y aura aucune exclusivité de produits
accordée aux exposants.
22. RÉSILIATION
Aucun remboursement ne sera consenti, et ce, sous
aucun prétexte. Le FMG appliquera des frais de
gestion de 100 $ pour tout désistement. Si l’exposant
fait défaut de respecter un ou plusieurs articles du
présent protocole, le comité organisateur se réserve le
droit de l’expulser sans remboursement.
15. RÈGLEMENT CONCERNANT LA SANTÉ, LA SÉCURITÉ ET LES
INCENDIES
L’exposant doit se conformer à toutes les lois,
ordonnances et directives municipales, provinciales et
fédérales en matière d’incendie, de sécurité, de santé et
autres.
23. LOCATION D’ÉQUIPEMENT
L’organisation peut mettre à la disposition des
exposants, des tables (6’ ou 8’) et des chaises
moyennant des frais supplémentaires et selon les
disponibilités. Elles peuvent être louées pendant le
Festival au prix de 15 $ pour une table et de 5 $ pour
une chaise. Ces montants sont payables en argent
comptant à l’arrivée au Festival. Il est préférable d’en
faire la demande (approximative) sur le formulaire
d’inscription pour que le comité organisateur ait une
bonne idée des besoins.
16. SÉCURITÉ
Pendant toute la durée du FMG, y compris les jours de
montage et de démontage, des gardiens de sécurité sont
de service pendant les heures où le Chapiteau des 1001
trouvailles est fermé. Cependant, le comité organisateur
ne peut assumer aucune responsabilité pour quelque
raison que ce soit.
24. HEURES D’OUVERTURE DU CHAPITEAU
Date
Heures d’ouverture
Jeudi 28 août
16 h 00 à 22 h 00
Vendredi 29 août
16 h 00 à 22 h 00
Samedi 30 août
10 h 00 à 22 h 00
Dimanche 31 août
10 h 00 à 22 h 00
Lundi 1er septembre
10 h 00 à 20 h 00
17. NETTOYAGE ET ENTRETIEN
L'exposant doit s'assurer que son kiosque et ses environs
soient propres en tout temps.
18. DÉCHETS ET RECYCLAGE
Le ramassage des déchets et du recyclage est sous la
responsabilité du FMG. La fréquence des collectes se fait
autant que cela est nécessaire afin d’assurer la propreté
des lieux et de l’environnement.
* Veuillez noter que les heures sont sujettes à
changement.
L'exposant doit s'assurer d'une présence à l'intérieur
de son kiosque 15 minutes avant l'ouverture, chaque
jour, et ce, jusqu'à la fermeture des lieux le soir. Une
pénalité de 50 $ (par infraction) sera imposée à tout
19. PERSONNEL PRÉPOSÉ AU KIOSQUE
L'exposant doit maintenir du personnel (au moins une
personne) en service continu pendant les heures
d'ouverture mentionnées à l'article 24.
www.montgolfieresgatineau.com
5
CHAPITEAU DES 1001 TROUVAILLES
exposant qui ne respecte pas les heures d'ouverture et
de fermeture du chapiteau.
se tiennent aucunement responsables des accidents,
blessures, pertes ou dommages aux produits,
kiosques, outils, décorations, causés par le feu, le vol,
l’eau, etc.
25. ANNULATION DE L’ÉVÉNEMENT
Si le comité organisateur décide d'annuler l'événement,
ses engagements tels que ci-avant stipulés pourront être
annulés sur simple avis écrit.
30. INDEMNITÉS GÉNÉRALES
L’exposant s’engage à garder le FMG sauf et indemne
de toute mise en demeure, réclamation, action, perte,
dépense, coûts et frais, de quelque nature qu’il soit, et
notamment, mais sans en limiter la généralité de ce
qui précède, de l’opération du kiosque dudit exposant,
de ses employés, mandataires, ayant droit ou
bénévoles.
26. HÉBERGEMENT
En cas de besoin, l’équipe du FMG a quelques
suggestions pour aider les exposants à s’héberger dans
la région. Le guide touristique de l’Outaouais qu’on peut
trouver dans tous les bureaux de Tourisme Québec peut
également être un bon outil de référence.
31. FISCALITÉ
L’exposant convient qu’advenant une cotisation de
l’exposant par Revenu Canada ou par toute autre
autorité fiscale pour défaut effectué d’avoir,
relativement au kiosque, toute déduction à la source
aux termes de la loi de l’impôt sur le revenu, de la Loi
sur les plans de pensions du Canada, de la Loi sur
l’assurance chômage du Canada ou de toute loi
applicable, le FMG sera indemnisé par l’exposant et
tenu à couvert pour le plein montant de la cotisation,
y inclus tous intérêt, pénalité ou autre charges.
27. AUTRES SERVICES
Un guichet automatique Desjardins est disponible sur le
site, pour les retraits seulement.
28. TPS ET TVQ
L’exposant est responsable de la collecte et du
versement de la taxe sur les produits et les services (TPS)
ainsi que de la taxe de vente du Québec (TVQ).
29. ASSURANCE
Pour toute la durée du Festival, l'exposant assume en
entier les frais d'une police d'assurance générale de
responsabilité civile couvrant les blessures corporelles et
les dommages matériels. Le FMG se réserve le droit de
demander une copie de la preuve d’assurance au
commerçant. Il est à noter que la corporation du Festival
de montgolfières de Gatineau et la Ville de Gatineau ne
32. CONCESSION CORPORATIVE
Le commerçant qui aimerait exposer ses produits sous
un chapiteau individuel à un emplacement de choix
sur le site du FMG peut faire application pour une
concession corporative auprès de l’Agente au
développement des affaires du FMG. Des espaces de
10’ x 10’, 10’ x 20’ et de 20’ x 20’ sont disponibles.
33. RENSEIGNEMENTS
Pour de plus amples renseignements, vous pouvez contacter :
Lise Paquin, Responsable du comité du Chapiteau des 1001 trouvailles
Téléphone (résidence) : 819 617-0991
Courriel : [email protected]
Au bureau du Festival de montgolfières de Gatineau, pour faire parvenir vos demandes, paiements et faire l’envoi de
photos par courriel :
Marie-Josée Lachance, au bureau du Festival de montgolfières de Gatineau,
Agente au développement des affaires
Téléphone (bureau) : 819 243-2331, poste 1-8-6
Courriel : [email protected]
www.montgolfieresgatineau.com
6
CHAPITEAU DES 1001 TROUVAILLES
FORMULAIRE D'INSCRIPTION
 INFORMATIONS GÉNÉRALES - Écrire en lettres moulées sur la ligne au-dessus
Nom du commerçant
Nom de l’entreprise (s’il y a lieu)
Adresse
Téléphone :
Ville
Résidence
Province
Code Postal
Bureau
Courriel
Cellulaire
Site web (si disponible)
 DESCRIPTION - Description détaillée des services et produits qui seront vendus au FMG
 RÉSERVATION
Kiosque(s) : Je désire louer _____ kiosque(s) sous le chapiteau des 1001 Trouvailles.
J’ai déjà payé le plein montant à la fin de l’édition 2013.
Je paye 825 $ pour chaque kiosque, taxes incluses, car je réserve avant le 1er juin 2014.
Je paye 875 $ pour chaque kiosque, taxes incluses, car je réserve à partir du le 1er juin 2014.
Évaluation des besoins supplémentaires:
______ table(s) 6’ à 15$
______ table(s) 8’ à 15$
______ chaise(s) à 5 $ ______ = Total à prévoir
Cadeau pour la fête des bénévoles d’une valeur de 25$ et plus. Les cadeaux seront récupérés auprès des exposants
pendant le FMG. Merci !
Produit : _________________________________________
Valeur : ____________
 Seules les réservations dûment remplis seront considérées
 ATTESTATION
Ayant pris connaissance du document « Invitation et modalités », je m’engage à respecter les règles qui y sont
prescrites. Le présent document devient un contrat entre l’exposant et la corporation du Festival de montgolfières de
Gatineau dès la signature par la directrice du développement des affaires et la responsable du comité 1001 trouvailles.
_______________________________
Signature de l’exposant
_______________________________
Mme Sandra Cloutier
www.montgolfieresgatineau.com
7
______________________________
Mme Lise Paquin