Convention Unédic

Convention Unédic - Pôle emploi
relative aux archives de l'assurance chômage
Entre :
- L’Unédic, institution gestionnaire de l’assurance chômage, agissant pour son compte et pour le compte de
l’ensemble des autres institutions de l’assurance chômage, représentée par son directeur général, dûment
mandaté, demeurant en cette qualité : 80, rue de Reuilly 75012 Paris
d’une part,
et
- Pôle emploi, institution nationale publique visée à l’article L. 5312-1 du code du travail, représentée par son
directeur général, dûment habilité à cet effet, demeurant en cette qualité : 1 avenue du docteur Gley 75987 Paris
Cedex 20
d’autre part,
Vu les articles L. 1235-4, L. 5312-1 et suivants, L. 5422-1 et suivants, L. 5424-2 et L. 5427-1 du Code du travail ;
Vu la loi n° 2008-126 du 13 février 2008 relative à la réforme de l’organisation du service public de l’emploi,
notamment ses articles 7 et 8 ;
Vu le livre II du Code du Patrimoine sur les archives, notamment ses articles L. 211-1 à L.221-6,
Vu la convention Unédic-Pôle emploi organisant la mise à disposition des biens et le transfert des droits et
obligations, des créances et des dettes de l’Unédic relatifs aux activités transférées à Pôle emploi du 19 décembre
2008,
Vu les conventions conclues entre les Assédic, le Garp, l’Unédic d’une part, et Pôle emploi d’autre part, organisant
la mise à disposition des biens et le transfert des droits et obligations, des créances et des dettes des Assédic et du
Garp relatifs aux activités transférées à Pôle emploi du 19 décembre 2008,
Vu la convention Unédic-Pôle emploi pour le service de l’allocation d’assurance du 19 décembre 2008,
Vu la convention Unédic-Pôle emploi relative au recouvrement des contributions dues par les employeurs du 19
décembre 2008,
Il est convenu de ce qui suit :
Préambule
La présente convention relative aux archives de l’assurance chômage complète les conventions susvisées : elle n’a
pas pour effet de les modifier et, en cas de contradiction, qui viendrait à être constatée entre une disposition de la
présente convention et une disposition des conventions précitées, cette dernière disposition prévaudrait.
Article 1 - Objet
La présente convention a pour objet de préciser dans quelles conditions :
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Convention Unédic - Pôle emploi
- les archives de l’assurance chômage qui existaient au 18 décembre 2008 sont réparties entre l’Unédic et Pôle
emploi ;
- Pôle emploi traite les documents qu’il détient ou est appelé à détenir, produire ou recevoir au titre des missions
qu’il gère pour le compte de l’Unédic et de l’AGS, que ce soit par application de la loi, des accords d’assurance
chômage ou des dispositions conventionnelles susvisées ;
- Pôle emploi et l’Unédic accèdent réciproquement aux documents détenus par l’autre institution qui leur sont
nécessaires ou utiles pour l’exercice de leurs missions respectives ou pour répondre à leurs obligations législatives
ou réglementaires.
La présente convention liste également les documents détenus par Pôle emploi devant être restitués à
l’Unédic, mais ne traite ni des échanges d’informations entre les deux institutions, ni des accès à leur système
d’information.
Article 2 - Répartition des archives existant au 18 décembre 2008
2.1 Principes :
Pôle emploi conserve l’ensemble des archives détenues au 18 décembre 2008 par les Assédic, le Garp et
l’établissement Unédic de Saint-Pierre-et-Miquelon, tant pour leur compte que pour le compte de tiers, à
l’exception des documents devant être restitués à l’Unédic et listés au point 2.2.
Les secrétariats des instances paritaires régionales (I.P.R.) conservent les procès-verbaux des commissions
paritaires des Assédic et du Garp et, plus généralement, l’ensemble des documents concernant ces commissions.
L’Unédic conserve l’ensemble des archives qu’elle détenait personnellement au 18 décembre 2008, y compris les
archives résultant de l’activité du site informatique de Castelnau-le-Lez (Montpellier), à l’exception des documents
qui ont été transférés à Pôle emploi pour l’accomplissement des missions qu’il gère pour le compte de l’assurance
chômage ou de l’AGS.
2.2 Documents actuellement détenus par Pôle emploi devant être restitués à l’Unédic
S’ils ne l’ont pas déjà été, Pôle emploi s’engage à restituer aux directions de l’Unédic concernées, les documents et
dossiers suivants :
- 1°) au plus tard le 31 janvier 2010, les “ pièces comptables 2009 ” et les autres pièces nécessaires à l’Unédic pour
la production de son bilan 2009 et le transfert de la prise en charge de la comptabilité, lesquelles sont à adresser
par voie postale au directeur de la Direction Finances et comptabilité (DFC)
- 2°) les actes de propriété, état des servitudes existantes, règlements de copropriété, polices d’assurance
dommage d’ouvrage de moins de 10 ans, déclaration d’installation classée, règlement de zones et ZAC, certificat
de conformité, impôts fonciers, taxes d’habitation, taxe sur les bureaux 2006-2007-2008, procès-verbaux de
dernière année de copropriété, charges de copropriété année N-1, permis de construire et permis de construire
modificatifs, lesquels sont à remettre au gestionnaire immobilier de l’Unédic compétent pour la région concernée
ou, à défaut, à adresser par voie postale sécurisée au directeur de la Direction Immobilier et Moyens généraux
(DIM)
- 3°) le registre spécial, qui devait être tenu et conservé par le secrétariat de direction des Assédic et du Garp,
conformément aux termes de la loi du 1er juillet 1901 (cf. : article 5, dernier alinéa), lequel est à adresser par voie
postale sécurisée au Directeur de la Direction de l’Audit et de la Coordination des IPR (DAC).
Concernant les procès verbaux des conseils d’administration et bureaux des Assédic et du Garp, ils devront être
intégrés dans la base de données Alexandrie (ou tout autre logiciel accessible par l’Unédic) et les documents
originaux conservés par les directions régionales de Pôle emploi.
Article 3 - Traitement des archives détenues par Pôle emploi
Pôle emploi traite, dans les conditions de délais et de supports qui lui sont précisées par l’Unédic dans l’annexe 1 à
la présente convention, les archives détenues par les Assédic, le Garp et l’établissement Unédic de Saint-Pierre-etMiquelon, tant pour leur compte que pour le compte de tiers, ainsi que les documents qu’il est appelé à détenir,
produire ou recevoir au titre des missions qu’il gère pour le compte de l’Unédic et de l’AGS.
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Convention Unédic - Pôle emploi
Lorsque les délais de conservation définis par l’Unédic arrivent à échéance, Pôle emploi est habilité à procéder à
leur destruction ou aux échantillonnages convenus entre Pôle emploi et l’administration des archives.
Article 4 - Droit d'accès aux documents détenus par l'autre partie
Dans les conditions et limites prévues par les textes législatifs ou réglementaires applicables :
- Pôle emploi s’engage à satisfaire toute demande formulée par l’Unédic visant à accéder à des documents qui lui
sont nécessaires ou utiles pour l’accomplissement de ses missions ou pour son fonctionnement interne (dossiers
de personnel transférés à Pôle emploi, rapports d’audit, etc.) ;
- l’Unédic s’engage à satisfaire toute demande formulée par Pôle emploi visant à accéder à des documents qui lui
sont nécessaires ou utiles pour l’accomplissement des missions qu’il gère pour le compte de l’assurance chômage
ou de l’AGS, ou pour son fonctionnement interne (suivi du contentieux, questions relatives aux ressources
humaines, etc.).
Par ailleurs, les demandes de documents archivés par les sièges des deux institutions sont nécessairement
centralisées et formulées par le service d’archives de l’institution demanderesse auprès du service d’archives de
l’institution détentrice des dits documents.
Article 5 - Prise en charge des dépenses afférentes aux archives
Chaque institution contractante prend en charge les dépenses afférentes à la gestion, à la communication, à la
conservation et à la destruction des archives qu’elle détient.
Article 6 - Suivi de la convention
Les parties conviennent d’organiser chaque année avec les responsables des archives et un représentant de la
direction des affaires juridiques des sièges des deux institutions au moins une réunion ayant pour objet d’examiner
les conditions de mise en œuvre de la présente convention et, si des difficultés sont constatées, d’y apporter une
solution amiable.
Article 7 - Date d'effet et durée de la convention
La présente convention, qui est conclue pour une durée indéterminée, prend rétroactivement effet à la date de
création de Pôle emploi.
Les parties peuvent modifier, à tout moment et d’un commun accord, la convention par avenant.
Fait à Paris, le XXXX 2010,
en deux exemplaires originaux.
Pour l'Unédic :
Pour Pôle emploi :
• Le Directeur général
Jean-Luc BERARD
• Le Directeur Général
Christian CHARPY
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