Mode d`emploi SL.mobile Version 4.2
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Mode d`emploi SL.mobile Version 4.2
Mode d’emploi Version 4.2 SL.MOBILE Édition 2014 ©Copyright 1992/2014 Ioware SA, Warpelstrasse 10, 3186 Düdingen Table des matières 1.Introduction .................................................................................................................................... 3 1.1.Bienvenue .................................................................................................................................... 3 1.2.A propos de ce manuel ............................................................................................................ 3 1.3.Description générale ................................................................................................................ 3 1.4.Premiers pas ............................................................................................................................... 5 2.Prérequis .......................................................................................................................................... 6 2.1.Appareils soutenus ................................................................................................................... 6 3.Installation ...................................................................................................................................... 7 4.Gestionnaire SL.Mobile ............................................................................................................... 9 4.1.Choix de la langue .................................................................................................................... 9 4.2.Configuration du serveur web ............................................................................................ 10 4.3.Service et banque de données ........................................................................................... 11 4.3.1.Configuration du service................................................................................................... 11 4.3.2.Configurer la banque de données ................................................................................. 11 4.3.3.Créer le service..................................................................................................................... 12 4.4.Page internet ............................................................................................................................ 13 4.4.1.Mot de passe admin et paramètres admin ................................................................. 13 4.5.Donnée logs et configuration ............................................................................................. 14 5.Affichage ........................................................................................................................................ 15 5.1.Présentation bureau .............................................................................................................. 15 5.2.Présentation Smartphone .................................................................................................... 16 6.Administration ............................................................................................................................. 17 6.1.Administrateur standard ...................................................................................................... 17 6.2.Licences ...................................................................................................................................... 18 6.2.1.Licence standard.................................................................................................................. 18 6.2.2.Licence de location ............................................................................................................. 18 6.2.3.Entrer une licence ............................................................................................................... 18 6.3.Gestion des utilisateurs ........................................................................................................ 18 6.3.1.Création d’un nouvel utilisateur .................................................................................... 19 6.3.2.Modifier un utilisateur ....................................................................................................... 19 6.4.Afficher les informations du système .............................................................................. 23 7.Utilisation....................................................................................................................................... 24 7.1.Société......................................................................................................................................... 24 7.1.1.Changer de société ............................................................................................................. 24 2 7.2.Trier / Filtrer les données .................................................................................................... 24 7.2.1.Recherche .............................................................................................................................. 25 7.2.2.Filtres spéciaux .................................................................................................................... 25 7.2.3.Trier .......................................................................................................................................... 25 7.3.Affichage en détail .................................................................................................................. 25 7.4.Clients, Fournisseurs, Prospects et Contacts ................................................................ 26 7.4.1.Créer une nouvelle adresse ............................................................................................. 26 7.4.2.Modifier une adresse .......................................................................................................... 26 7.4.3.Afficher l’adresse sur la carte ......................................................................................... 27 7.4.4.Appels depuis numéro de téléphone ............................................................................ 27 7.4.5.Adressage de mails et d’adresses internet ................................................................ 27 7.5.Collaborateurs .......................................................................................................................... 27 7.6.Articles ........................................................................................................................................ 27 7.7.Documents ................................................................................................................................. 28 7.7.1.Détails des documents ...................................................................................................... 28 7.7.2.Création de documents ..................................................................................................... 28 7.8.Présentation du chiffre d’affaires ..................................................................................... 30 7.8.1.Chiffre d’affaires des clients et fournisseurs ............................................................ 30 7.8.2.Chiffre d’affaires des collaborateurs et articles ....................................................... 30 7.8.3.Détails du chiffre d’affaire ............................................................................................... 30 7.9.Postes ouverts .......................................................................................................................... 30 7.10.Paramètres personnels ....................................................................................................... 31 7.10.1.Paramétrer la visibilité des champs ........................................................................... 32 7.10.2.Favoris................................................................................................................................... 33 7.10.3.Paramétrer la langue ....................................................................................................... 33 7.10.4.Modification du mot de passe ...................................................................................... 34 7.10.5.Autres paramètres ............................................................................................................ 34 7.11.Précisions supplémentaires .............................................................................................. 34 7.11.1.Accessibilité de SL.mobile sur internet ..................................................................... 34 7.11.2.Sauvegarder les passeports sur l’iPhone ................................................................. 35 3 1. Introduction 1.1. Bienvenue Bienvenue sur SL.Mobile, l’accès facile à SelectLine Entreprise pour les appareils mobile. Nous vous remercions chaleureusement pour avoir choisis notre produit. Ce programme a été programmé dans les langues C# et ASP.NET, des langages de programmation orientés objet. Cela et la structure du programme vous permettent un lien étroit ainsi que l’accès constant à SelectLine Entreprise, où que vous soyez. Les données utilisées par SL.Mobile proviennent directement de SelectLine Entreprise. 1.2. A propos de ce manuel Dans ce manuel, vous trouverez une description de toutes les fonctions spécifiques à SL.Mobile. La prise en main du programme, similaire aux autres programmes SelectLine, est décrite de manière complète dans le manuel du système. Ceci sera défini en temps voulu. Ce manuel n’est pas un livre d’apprentissage, il décrit uniquement la structure et les fonctions du programme. Il est donc nécessaire de posséder les notions de base de l’utilisation du programme Entreprise et des appareils mobiles. Voici les conventions d’écritures du manuel afin que vous puissiez vous retrouver plus facilement : Fichier de base Les menus sont présentés en italique Comptabiliser / postes ouvert Menu principal / sous menu [Alt] Touches du clavier DATEN Noms de répertoires et des tables «Comptabiliser» Boutons dans le masque de saisie 1.3. Description générale SL.Mobile répond à toutes les attentes que l’on peut avoir d’un programme de gestion au niveau de la création de documents et de la représentation de l’état de la société ainsi que la prise en main aisée. De cette manière, les processus commerciaux peuvent être optimisés en économisant beaucoup de temps sur l’acquisition d’informations. Ce programme mobile peut être utilisé sur un grand nombre d’appareils mobiles possédant un navigateur internet. Les collaborateurs peuvent ainsi avoir un accès constant aux données de SelectLine Entreprise. SL.Mobile vous propose les fonctions suivantes : 4 Société SL.Mobile supporte plusieurs sociétés SL.Mobile est pour l’instant disponible en cinq langues : Allemand, Allemand (suisse), Italien, Anglais et Français. Gestion des fichiers de base Clients, prospects, fournisseurs et articles avec des informations détaillées, des présentations graphiques du chiffre d’affaires, postes ouverts et créations de documents Données de base des collaborateurs avec des informations sur les adresses et les provisions ainsi que la présentation du chiffre d’affaires par collaborateur Les clients, fournisseurs et articles peuvent être marqués comme favoris. De plus, les marqueurs de SelectLine Entreprise peuvent être repris dans SL.Mobile. Faire des liens entre les collaborateurs / fournisseurs pour tous les détails des articles, documents, clients, etc… Documents Tous les documents, leurs positions, prix, conditions de paiement, emplacement, dépôt, etc. inclus. Pour la création de documents personnalisés, le principe des quatre-yeux entre un collaborateur et un client est en vigueur. Ce dernier peut procéder à une modification / adaptation pour des valeurs qui seraient éventuellement erronées. Dépense et exploitation Statistiques interactives du dernier jour / semaine / mois Liste de tops clients, articles, collaborateurs Présentations sous forme de table Dépenses sous forme de rapports clairs Comparaison du chiffre d’affaires de périodes différentes Vue d’ensemble compacte Nous garantissons un programme à l’épreuve du futur. Si des modifications obligatoires devaient survenir suite à de nouvelles lois ou un changement de la situation de l’entreprise, l’utilisateur pourrait les réaliser sans grosse difficulté. 5 1.4. Premiers pas Procédez de la manière suivante : Installez SL.Mobile (voir le chapitre Installation) Configurez l’utilisation avec le gestionnaire SL.Mobile (voir le chapitre Gestionnaire SL.Mobile) Puis, enregistrez-vous en tant qu’administrateur standard en utilisant le navigateur internet et donnez vos informations de licence (Chapitre licences). Créez de nouveaux utilisateurs en utilisant le navigateur internet de SL.Mobile (voir chapitre Gestion des utilisateurs) 6 2. Prérequis SL.Mobile peut être installé sur les systèmes suivants : Windows Vista Entreprise /Ultimate SP2 Windows 7 Professional SP1 Windows 8 Windows Server 2008 R2 SP1 Windows Server 2012 Windows Small Business Server 2011 La version actuelle SL.Mobile (4.2) a besoin de SelectLine Entreprise à partir de la version 13.1.0 SQL avec le serveur SQL correspondant. Veuillez prendre garde au fait que SelectLine Entreprise doit être équipé de la dernière version. 2.1. Appareils soutenus SL.Mobile est disponible pour un grand nombre d’appareils. L’accès à SL.Mobile se fait par Internet et est, en principe, utilisable par tout appareil possédant un navigateur et un accès internet. SL.Mobile a été développé, optimisé et testé pour les appareils suivants : Postes de travail et ordinateurs portables IPhones Apple (iOS) IPhone 5 compris Smartphones Androide (Testé sur Samsung Galaxy i9000, HTC Sensation) Tablettes Androides (testé sur Nexus 7) Smartphones Windows 7 (testé sur Samsung Omnia 7) IPads Apple 1 et 2 Tablettes windows 8 (testé sur Surface et HTC) Pour un accès à SL.Mobile depuis un poste de travail, Mac, ordinateur portable, tablette Galaxy, nous vous conseillons d’utiliser les navigateurs suivants, chacun dans leurs versions les plus actuelles : Firefox Chrome Internet Explorer (Si Internet Explorer est utilisé dans l’affichage de compatibilité, un message d’alerte apparaît avec une invitation de désactivation de l’affichage de comptabilité d’internet explorer) Vous pouvez, en principe, utiliser SL.Mobile sur d’autres appareils ou d’autres navigateurs mais cela peut, dans certaines circonstances, mener à quelques irrégularités dans l’affichage. L’utilisation de SL.Mobile requiert l’activation de JavaScript et des cookies. Dans le cas contraire, des problèmes lors de la connexion et de l’utilisation de certaines fonctions peuvent apparaître. Un message d’alerte apparait sur l’écran de connexion. 7 3. Installation Pour l’installation de SL.Mobile, veuillez procéder comme suit : Si la dernière version de SelectLine 13.1.0 SQL n’était pas installée, veuillez le faire. Ensuite, vous devez procéder à une actualisation de la base de données dans Entreprise. (Menu principal / Maintenance / Actualisation / Actualiser les fichiers de base). Démarrage : Démarrez le programme d’installation par le fichier « SL.Mobile.Setup.exe ». Le fichier d’installation contient le nom de la version, par exemple « SL.Mobile.Setup_4.2.0.6289.exe ». Cela ouvre l’assistant d’installation ; vous devrez procéder en plusieurs étapes. Cliquez sur « suivant » pour accéder à l’étape suivante. Accords de licence : Lisez avec attention les accords de licence avant de continuer ! Avant de pouvoir continuer l’installation, vous devez accepter les accords de licence, puis cliquer sur « suivant ». 8 Dossier cible : Choisissez le répertoire dans lequel doit être installé SL.Mobile. De base, le programme sera installé dans le répertoire C:\PROGRAM FILES (X86)\SELECTLINE SOFTWARE\SLMOBILE\. Le bouton « modifier » vous permettra de définir librement un autre répertoire. Cliquez ensuite sur « suivant ». Vue d’ensemble : Le Setup est enfin prêt à installer le programme. Vous avez la possibilité de contrôler une dernière fois vos paramètres d’installation ainsi que de créer un groupe de programme ou un raccourci du gestionnaire SL.Mobile sur votre bureau. Pour démarrer l’installation, cliquez sur «installer». 9 4. Gestionnaire SL.Mobile Le gestionnaire SL.Mobile est une application Windows. Elle sert à configurer le service SL.Mobile, la page internet SL.Mobile ainsi qu’à tester les composants installés. Après l’installation, le gestionnaire SL.Mobile se lancera automatiquement si vous avez coché l’option de démarrage direct lors du processus d’installation. Vous pouvez également lancer le gestionnaire à tout moment depuis le menu démarrer. Le gestionnaire SL.Mobile vous aide, pas à pas, à configurer votre serveur web, la banque de données et le service. Vous avez également la possibilité d’effectuer des tests à chaque étape de la configuration (Serveur web, service, banque de données, page web). Tous les tests seront journalisés dans la section protocole et peuvent être sauvegardés grâce au bouton « sauvegarder le protocole » ou supprimés. 4.1. Choix de la langue Sur la page de démarrage du gestionnaire SL.Mobile, vous aurez la possibilité de définir la langue du gestionnaire d’un côté, et la langue standard pour la page internet de SL.Mobile de l’autre. Une modification de la langue dans SL.Mobile sera automatiquement prise en compte. La langue standard (2ème choix) sera utilisée sur l’écran de connexion ainsi que pour l’administrateur standard. Indépendamment de cela, chaque utilisateur peut définir sa langue d’utilisation, dans la mesure où il possède les droits pour procéder à des paramétrages personnalisés. 10 4.2. Configuration du serveur web Pour configurer le serveur web, allez dans le menu serveur web du gestionnaire SL.Mobile. Tout d’abord, le programme va tester si le service d’information internet (IIS) est installé. Si ce n’est pas le cas, vous devez le faire en cliquant sur le bouton « mise en place de IIS ». Vous pourrez également configurer ce service. Vous accéderez à la gestion du service IIS par le bouton « Gestionnaire IIS ». La page internet de SL.Mobile peut être installée sur une page internet préexistante sur le serveur IIS (par exemple «Page par défaut ») ou sur une page internet nouvellement créée. Si une page internet avait déjà été configurée (par exemple une page de la société), SL.Mobile peut y être installé. Sinon, nous vous conseillons de créer une nouvelle page internet (Par exemple SelectLine). La page internet doit être équipée de ports pour une connexion http ou https. Nous conseillons d’utiliser exclusivement des connexions https, car ces dernières sont cryptées. Il est possible de procéder à une recherche automatique d’un port libre ou de définir manuellement le port à utiliser. Si un port était déjà connecté, il serait alors marqué en rouge et ne pourrait pas être utilisé. Une connexion cryptée via un https requiert un certificat. Un certificat préexistant peut être importé pour cela. Si vous n’en possédez aucun, un certificat peut être généré à cet effet. Lors de la première utilisation de SL.Mobile avec un certificat généré à cet effet, un message d’alerte apparaît afin de demander si ce certificat est sûr. Ceci peut être confirmé par l’utilisateur. 11 Pour terminer la configuration, vous devez cliquer sur le bouton « Mettre la page en place ».Si la création est un succès, les contrôles dans la section de test seront marqué comme réussi. Les tests réussis seront marqués en vert et les erreurs en rouge. Une marque jaune signifie que, lors d’une série de tests dépendants les uns des autres, au moins un comporte une erreur ; par exemple lorsque le service IIS est présent mais que la page n’a pas été créée correctement. Si tous les tests sont réussis, vous pouvez passer à l’étape suivante. 4.3. Service et banque de données Le service SL.Mobile s’occupe de la communication entre la page internet et la banque de données. Il reçoit les requêtes de la page internet et les transmet à la banque de données. Vous pouvez configurer ce service ainsi que les données d’entrée à la banque de données avec le gestionnaire SL.Mobile dans la section Service + banque de données. 4.3.1. Configuration du service Port HTTPS : Entrez ici un port libre par lequel la communication doit avoir lieu. Nous conseillons de laisser la définition automatique du port. Certificat : La communication entre la page internet et la banque de données est cryptée et requiert pour cela un certificat. La fonction « nouveau » vous permet de créer un nouveau certificat. Si vous êtes déjà en possession d’un certificat, vous pouvez l’ajouter à l’aide du bouton « importer » ou bien vous choisissez dans votre liste de certificat celui ayant déjà été configuré pour le serveur web. Compte de service : Entrez ici le type de compte d’utilisateur de votre serveur web et avec quels droits le service doit être démarré. Si vous choisissez l’option « compte d’utilisateur », le nom d’utilisateur et le mot de passe doivent être liés à un utilisateur Windows existant. 4.3.2. Configurer la banque de données Pour configurer la connexion à la banque de données, vous devez entrer l’adresse réseau de votre serveur SQL (par exemple : serveur1\SELECTLINE). Le serveur SQL ne doit pas se trouver sur le même ordinateur que SL.Mobile. Il doit cependant être accessible depuis ce dernier. Le champ « authentification » vous permet de choisir entre une authentification Windows ou une authentification SQL. Si l’option authentification SQL est choisie, vous devez entrer un nom et un mot de passe. Prenez garde au fait qu’une authentification Windows n’a de sens qui si la banque de données se trouve sur le même poste de travail, sinon le programme ne pourra pas démarrer. L’utilisateur enregistré (quel que soit le mode d’authentification) doit être pourvu des droits de lecture et d’édition sur le serveur SQL (sur SL_DATEN et toutes les sociétés). 12 4.3.3. Créer le service Pour démarrer le service, cliquez sur le bouton « Créer le service ». Le service démarrera. S’il était déjà en cours, il redémarrera après s’être fermé. Si le démarrage s’est déroulé sans anicroche, la barre de statut sera affichée en vert. Par la suite, la connexion à la banque de données sera automatiquement contrôlée et les versions de SelectLine testées. Si tous les tests sont réussis, vous pourrez passer à la prochaine étape. Sur cette page, il vous sera à nouveau rappelé que, après une mise à jour du programme Entreprise, les fichiers de base du programme doivent être également actualisés. 13 4.4. Page internet Si tous les tests précédents sont réussis, vous pouvez, dans le gestionnaire SL.Mobile dans la section Page internet, cliquez sur le bouton « Ouvrir dans le navigateur » 4.4.1. Mot de passe admin et paramètres admin En cas de besoin, vous pouvez réinitialiser l’accès et l’administrateur standard. Le gestionnaire SL.Mobile propose deux fonctions dans la section page internet : Réinitialiser mot de passe admin : Vous pouvez ici retrouver le mot de passe standard. Réinitialiser le compte admin : compte admin. Vous pouvez ici remettre tous les paramètres de base du 14 4.5. Donnée logs et configuration Dans la section Connexion, toutes les données importantes relatives à la connexions seront listées. Vous pouvez voir ces données ou les empaqueter dans un dossier zip et les envoyer au support pour un analyse d’erreurs en cas de besoin grâce aux boutons « Terminer et ouvrir le répertoire » et « Terminer et envoyer par email ». 15 5. Affichage SL.Mobile propose deux modes d’affichages différents : La présentation du bureau La présentation sur smartphone Le programme reconnaît automatiquement l’appareil utilisé et définit l’affichage optimal. Indépendamment de cela et en tout temps, vous pouvez changer d’affichage manuellement. 5.1. Présentation bureau Cette présentation est adaptée aux PCs, Mac et tablette telles que l’iPad ou le Samsung Galaxy Tab. Elle demande plus de place que ce que les smartphones proposent actuellement. Vous pouvez cependant passer en mode « Affichage smartphone » en tout temps depuis la page principale. 16 5.2. Présentation Smartphone Cette présentation est optimisée pour les smartphones. Cette présentation comporte certaines différences en comparaison de la présentation bureau. Vous pouvez cependant passer en mode « Affichage bureau » en tout temps depuis la page principale. 17 6. Administration L’accès à la section d’administration de SL.Mobile est uniquement autorisé pour l’administrateur standard et les utilisateurs possédants les droits d’administration. Cette section vous permet de gérer les utilisateurs, les licences ou voir les informations du système de SL.Mobile. Cette section est accessible depuis la page principale avec le bouton « Administration ». 6.1. Administrateur standard Lors de l’installation de SL.Mobile, un administrateur standard sera créé avec comme nom d’utilisateur « Admin » et mot de passe « admin$001 ». Lors d’une connexion avec l’administrateur standard, un message apparaîtra pour vous signaler que vous êtes enregistré avec le mot de passe standard. Pour des raisons de sécurité, vous serez invité à modifier ce dernier et à vous reconnecter. Cette opération est fortement conseillée, il y aurait sinon la possibilité qu’un accès non autorisé sur votre base de données se produise. L’administrateur standard n’est pas un compte de travail. Cela signifie qu’il a accès uniquement à l’administration. Aucun autre droit ne peut lui être accordé. Un autre utilisateur peut, en revanche, voir l’accès à toutes les fonctions du programme lui être autorisé. 18 6.2. Licences Vous pouvez faire l’acquisition de différentes licences. Le nombre d’utilisateurs ayant accès à SL.Mobile est notamment contenu dans ces licences. Vous pouvez avoir accès à la licence standard ou à la licence de location. 6.2.1. Licence standard Si vous faites l’acquisition d’une licence pour 5 utilisateurs, alors jusqu’à 5 utilisateurs du programme entreprise peuvent avoir accès à SL.Mobile. Une augmentation du nombre d’utilisateur est en tout temps possible en changeant la licence. 6.2.2. Licence de location Le contrat pour une licence de location est défini pour une période déterminée. Ici aussi, il vous est possible de définir le nombre d’utilisateur dont vous aurez besoin. La licence de location se définit par mois d’utilisations. Au début de chaque mois, le programme contrôlera la validité de la licence. Si la licence est invalide, l’utilisation du programme sera impossible. Uniquement l’administrateur standard pourra continuer à se logguer. 6.2.3. Entrer une licence L’enregistrement d’une licence se fait en passant par Administration / licence. Vous verrez au début les informations sur la licence actuellement utilisée. Le menu saisir une nouvelle licence vous permettra d’actualiser votre licence ou d’en enregistrer une nouvelle. 6.3. Gestion des utilisateurs L’accès à SL.Mobile n’est permis qu’aux utilisateurs que vous avez autorisés. Ces utilisateurs peuvent être créés dans la gestion des utilisateurs, c’est également ici que vous pourrez supprimer ou modifier les paramètres de ces derniers. Pour accéder à la gestion des utilisateurs, enregistrez-vous en tant qu’administrateur standard ou avec un utilisateur ayant les droits d’administration. Vous obtiendrez une liste de tous les utilisateurs disponible en allant sous Administration / gestion des utilisateurs. 19 6.3.1. Création d’un nouvel utilisateur Sur la page de gestion de utilisateurs, choisissez l’option libérer un utilisateur. Vous accéderez alors à la page « Nouvel utilisateur ». Entrez sur cette page le nom d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe pour cet utilisateur. Pour des raisons de sécurité, il vous faudra répéter le mot de passe dans le champ « répéter le mot de passe ». Confirmer vos entrées avec le bouton « Créer un utilisateur ». Une page avec la liste de tous les collaborateurs disponibles dans SelectLine Entreprise apparaîtra ensuite. Choisissez l’utilisateur de SelectLine Entreprise avec lequel l’utilisateur SL.Mobile doit être lié. Vous arrivez enfin sur une page vous présentant une vue générale dans laquelle vous pouvez définir d’autres paramètres pour l’utilisateur (voir chapitre modifier un Utilisateur). 6.3.2. Modifier un utilisateur Pour modifier un utilisateur, sélectionnez l’utilisateur en question dans la liste proposée dans la gestion des utilisateurs. Vous accéderez alors à l’administration de cet utilisateur. Vous pourrez ici définir différents paramètres. 20 21 Modifier le mot de passe : Le menu modifier mot de passe vous permet de modifier le mot de passe de l’utilisateur sélectionné. Il vous faudra répéter le mot de passe à deux reprises pour des raisons de sécurité. Pour confirmer la modification, cliquez sur « enregistrer le mot de passe ». Attribuer un utilisateur du programme Entreprise : Les contes de SL.Mobile doivent être attribués à un utilisateur de SelectLine Entreprise. Ils obtiennent par ce biais un accès à la banque de données liée à leur utilisateur Entreprise. Choix de la société : En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer à chaque utilisateur une société de SelectLine Entreprise. Cette option est disponible dans le menu Choix de la société dans la gestion des utilisateurs. Si aucune société de base n’a été définie, l’utilisateur devra, lors de sa première connexion, sélectionner une société. Si l’utilisateur n’a pas les droits de changer de société, il ne pourra pas se connecter. Assurez-vous donc que l’utilisateur ait soit une société de base attribuée, ou le droit de changer de société. Droits : Un utilisateur SL.Mobile n’a uniquement accès aux domaines qui lui sont autorisés dans la gestion des utilisateurs. Les autres domaines lui seront simplement impossible d’accès, tant par le menu principal que par l’entrée d’un URL. Les droits doivent être accordés par un administrateur. Les nouveaux droits présents dans la version 4.2 de SL.Mobile sont par défaut désactivés. Pour attribuer les droits, sélectionnez un utilisateur dans la gestion des utilisateurs et allez dans le menu droits. Une vue d’ensemble des droits de l’utilisateur apparaîtra. L’activation / désactivation des droits se fait simplement en cliquant sur la désignation du droit en question. Les paramètres activés apparaissent en vert et les autres ont une croix rouge. Cliquez sur « Sauvegarder les modifications » lorsque vous aurez fini. 22 Administrateur L’activation de ce droit permet à l’utilisateur d’accéder à la section d’administration, et donc à la gestion des utilisateurs,… Afficher les clients Afficher les prospects Afficher les fournisseurs Afficher les adresses libres Afficher les articles Afficher les collaborateurs Afficher les Postes ouverts Afficher les documents Afficher les documents créés avec un mobile Si l’option est désactivée, l’utilisateur ne trouvera aucun client, fournisseur,… et ne pourra voir aucune PO, entrée de journal,… L’activation de cette entrée permettra au contraire d’afficher tous les détails des donnés présentes. Afficher les projets Afficher le journal Afficher la situation actuelle Afficher les prestations Afficher tous les clients Afficher tous les prospects Afficher tous les fournisseurs Afficher tous les documents créés avec un mobile Si l’option est désactivée, l’utilisateur n’aura accès qu’aux clients, fournisseurs,… avec lesquels il est en lien et les documents qu’il a créé. L’activation de l’option affichera TOUS les documents et données. 23 Créer de nouveaux clients Créer de nouveaux prospects Créer de nouveaux fournisseurs Créer de nouvelles prestations Cette option permet simplement à l’utilisateur de créer de nouvelles données. Créer un document Créer de nouvelles adresses Modifier le journal Cette option permet à l’utilisateur d’opérer des modifications dans les champs cités. Modifier les adresses Reprendre paramètres personnels Autoriser le changement de société Cette option permet à l’utilisateur d’appliquer des paramètres personnalisés. Cette option permet à l’utilisateur de navigue entre les différentes sociétés contenues dans le programme. Dans le cas contraire, il sera restreint à l’utilisation de la société dans laquelle il est autorisé. Elle s’ouvrira automatiquement lorsqu’il se connectera. 24 Reprendre les droits d’un autre utilisateur : Afin de vous simplifier la tâche, il est possible de reprendre les droits d’un utilisateur pour les transmettre à un autre. Choisissez pour ce faire le bouton Reprendre les droits d’un autre utilisateur. Vous arriverez alors sur une page présentant tous les utilisateurs de SL.Mobile sur laquelle vous devrez sélectionner l’utilisateur possédant les droits à reprendre. Paramètres personnels de l’utilisateur : Si l’utilisateur en a les droits, il peut entrer des paramètres qui lui seront propres tels que la visibilité de certains champs ou la langue d’utilisation. Reprendre les paramètres : droits d’autres utilisateurs. Même principe que pour la reprise des Supprimer un utilisateur : La suppression d’un utilisateur SL.Mobile ne supprime la donnée que dans SL.Mobile, l’utilisateur dans SelectLine Entreprise devra également être supprimé manuellement. La suppression d’un utilisateur se fait également dans la gestion des collaborateurs. Par sécurité, une confirmation sera demandée. 6.4. Afficher les informations du système Le chemin Administration / Informations vous livre toutes les informations détaillées sur SL.Mobile et le serveur SQL utilisé. Les informations de licences sur le nombre d’utilisateurs total et le nombre d’utilisateurs disponibles. Vous obtiendrez de plus la taille des tables des fichiers de bases et documents. 25 7. Utilisation 7.1. Société SL.Mobile supporte plusieurs sociétés. De cette manière, chaque utilisateur peut être assigné à la société pour laquelle les droits lui ont été accordés dans SelectLine Entreprise. Les sociétés qui n’ont pas encore été réorganisées dans la version la plus actuelle du programme principale seront signalées. Ces dernières doivent être réorganisées de manière à ce que SL.Mobile puisse opérer les modifications nécessaires. 7.1.1. Changer de société Le bouton Changer de société vous permet de changer à tout moment de société, dans la mesure où les droits de le faire vous sont accordés. Si aucune société n’était attribuée à l’utilisateur lors de sa première connexion, il lui sera demandé d’en choisir une. 7.2. Trier / Filtrer les données Dans la vue en liste des adresses ou des articles par exemple, vous aurez la possibilité de filtrer les données à l’aide de différents filtres. Les filtres utilisés seront sauvegardés et seront maintenus lors de la prochaine utilisation de la liste. Prêtez attention au fait que la fonction de filtre dépend des droits accordés à l’utilisateur. Si ce dernier n’a pas le droit Afficher les clients par exemple, le filtre dans cette liste ne servira à rien. 26 7.2.1. Recherche Vous aurez toujours la possibilité de filtrer vos recherches selon un terme précis. Les termes entrés seront sauvegardés et apparaîtront dans une liste déroulante lors de vos prochaines recherches. Cette dernière s’ouvrira automatiquement lors de l’entrée d’un nouveau terme de recherche ; vous pouvez également l’ouvrir / la fermer en cliquant sur la flèche . Il vous suffit de cliquer sur la croix pour supprimer un élément de la liste déroulante. 7.2.2. Filtres spéciaux Vous avez la possibilité de filtrer les adresses, documents, projets ou postes ouverts par collaborateurs. Pour cela choisissez, dans l’option « pas de filtre collaborateur » le point « choix d’un collaborateur ». Vous obtiendrez une liste de tous les collaborateurs disponibles dans laquelle vous devrez sélectionner le collaborateur désiré. Cela vous ramènera sur la liste de base avec le résultat de vos recherches. Le collaborateur sélectionné sera enregistré dans le filtre correspondant et sera donc plus rapidement sélectionnable une prochaine fois. De cette même manière, vous aurez la possibilité de filtrer vos articles par groupes d’articles. 7.2.3. Trier Toutes les données de la liste peuvent être triées par colonne avec le symbole 7.3. . Affichage en détail Afin d’accéder à l’affichage en détail d’une donnée depuis la liste, il suffit de cliquer dessus ou sur le symbole . Les informations seront ensuite groupées par thème. Chaque groupe peut être individuellement masqué ou affiché . 27 7.4. Clients, Fournisseurs, Prospects et Contacts Clients, fournisseurs et prospects sont réunis dans l’onglet Adresses de SL.Mobile. Ils se trouvent dans une liste réunissant toutes les adresses se trouvant dans les fichiers de base de SelectLine Entreprise. La fonction de filtre « Toutes les adresses » vous permet de réduire la liste aux clients, fournisseurs ou prospects uniquement. 7.4.1. Créer une nouvelle adresse Le menu créer une nouvelle adresse vous permettra de créer de nouvelles données pour un fournisseur, client, prospect,…. Définissez ensuite le type d’adresse que vous voulez créer, puis l’adresse sur laquelle la nouvelle adresse doit se baser (inutile dans le cas d’une adresse libre). Enfin entrez les données de l’adresse et sauvegardez. 7.4.2. Modifier une adresse Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier dans l’affichage en détail de l’adresse désirée. 28 7.4.3. Afficher l’adresse sur la carte Vous avez la possibilité d’afficher chaque adresse sur la carte. Cette opération utilise directement GOOGLE MAP. Sélectionnez l’adresse désirée pour accéder à son affichage en détail et cliquez sur « Carte». GOOGLE MAP s’ouvrira alors automatiquement dans une nouvelle fenêtre et affichera l’adresse. 7.4.4. Appels depuis numéro de téléphone Si vous utilisez SL.Mobile sur un smartphone, vous pourrez appeler un client, fournisseur,… en cliquant sur son numéro de téléphone depuis la page adresse. 7.4.5. Adressage de mails et d’adresses internet Les adresses mails et liens vers d’autres pages internet seront automatiquement reconnus dans les champs. Ils seront également mis en évidence et vous pourrez cliquer dessus. Si vous utilisez un smartphone, le fait de cliquer sur le lien en évidence ouvrira automatiquement le programme mail par défaut ou le navigateur internet. 7.5. Collaborateurs Vous avez la possibilité d’afficher la liste de tous les collaborateurs en cliquant sur le menu Collaborateur sur la page principale. Vous avez également un filtre à disposition pour cette liste. Un clique sur un collaborateur vous fournira de plus amples informations au niveau des statistiques de chiffre d’affaires, entrées du journal, provisions et champs libres. 7.6. Articles Vous avez la possibilité d’afficher la liste de tous les articles de SelectLine Entreprise en cliquant sur le menu articles sur la page principale. Vous avez également un filtre à disposition pour cette liste. Un clique sur un article vous fournira de plus amples informations telles que : Statistiques de chiffre d’affaires Historique Entrées du journal Groupes de prix Prix o Prix d’action o Prix client (les prix clients spécifiques sont de plus disponible sur la page de chaque client) o Prix d’achat Informations sur les options de vente / d’achat 29 Fournisseurs Dépôt Articles alternatifs Champs libres Autres détails spécifiques à l’article tels que nomenclatures, données statistiques ou accessoires 7.7. Documents Vous pouvez, dans SL.Mobile, créer et afficher tous les documents d’entrées / de sorties, les documents internes et tout autres types de documents. Pour cela, choisissez le menu Documents sur la page principale ; vous obtiendrez une vue d’ensemble de tous les types de documents. Vous avez ensuite la possibilité de définir un type de document particulier. Une fonction de filtre plus précise est également à disposition. 7.7.1. Détails des documents Les documents possèdent également un affichage en détails, pour y accéder il faut cliquer sur l’article. Positions de document Le groupe « positions » vous offres toutes les informations disponibles de chaque position du document : quantité, rabais et prix. Un clique sur la position vous permettra d’afficher la description détaillée. Vous obtiendrez d’autres détails en cliquant sur le bouton « détails de l’article » dans la description de l’article. 7.7.2. Création de documents Dans SL.Mobile, vous avez la possibilité de créer des documents d’entrées et de sorties, puis de les transférer dans SelectLine Entreprise. Le principe de base de cette action réside dans un processus découplé dans lequel les données ne sont pas directement transférées dans la banque de données mais dans un tampon de transfert. Les données présentes dans ce tampon doivent, par la suite, être transférées dans SelectLine Entreprise ou supprimées manuellement. Cela laisse la possibilité de procéder à des corrections ou des modifications si des erreurs devaient survenir. La liste de prix, modifiable en tout temps, vous sera affichée pour les documents de sorties. Les documents d’entrées vous offrent la possibilité d’entrer le prix manuellement. 30 Les types de documents suivants peuvent être créés dans SL.Mobile : Documents de sorties Offres (Les offres peuvent être créées séparément pour les clients et les prospects) Commandes clients Bulletins de livraisons Listes de prélèvements Factures Factures partielles Documents d’entrées Demande Commande fournisseur Facture fournisseur Note de crédit fournisseur Entrée de marchandises Autre Contrat de maintenance Documents propres 31 7.8. Présentation du chiffre d’affaires Les statistiques du chiffre d’affaires mensuel se basent sur les fonctions de statistique de SelectLine Entreprise. Vous devez faire attention au fait que, dans Entreprise, l’actualisation des statistiques peut avoir lieu : toujours, après la requête précédente ou jamais. Il est donc à prendre en compte que, pour les sociétés présentant un grand nombre de données, l’actualisation des statistiques peut prendre un certain temps. Pour une actualisation régulière dans SL.Mobile, nous conseillons une actualisation automatique dans SelectLine Entreprise. Les statistiques du chiffre d’affaires journalier ne sont pas touchées par les modifications possibles énoncées ci-dessus. 7.8.1. Chiffre d’affaires des clients et fournisseurs Ce type de statistique est disponible dans l’affichage en détail (dans le groupe « évolution du chiffre d’affaires au cours de l’année) d’un client / fournisseur ; cette statistique est présentée sous la forme d’un diagramme présentant l’évolution du CA au cours de l’année. 7.8.2. Chiffre d’affaires des collaborateurs et articles L’affichage du chiffre d’affaires d’un collaborateur ou d’un article est accessible de la même manière que pour un client ou un fournisseur. 7.8.3. Détails du chiffre d’affaire Un clique sur le bouton « exploitations détaillées » ou sur le diagramme de l’affichage en détails de clients, fournisseurs,… vous fournira des informations déraillées sur les statistiques du CA. Vous pourrez choisir ici des périodes concrètes et le comparer avec la période de l’année précédente. Vous avez également la possibilité de choisir entre l’affichage de produit brut ou du CA, et d’afficher les statistiques dans un diagramme en ligne, un diagramme à barre ou dans un tableau. 7.9. Postes ouverts Il est possible, pour chaque client et fournisseur, d’afficher l’étendue de ses postes ouverts. L’affichage des PO prend en compte les droits de l’utilisateur. Cela signifie que, pour un utilisateur n’ayant pas les droits d’afficher les clients, les PO des clients n’apparaîtront pas. 32 Pour accéder aux postes ouverts, cliquez sur le menu Postes ouverts sur la page principale. Vous avez la possibilité de filtrer les postes ouverts d’après leur type (Facture, note de crédit,…) et d’après leur statut. Les postes ouverts sont colorés afin de faciliter la lecture : Pour afficher les détails d’un poste ouvert, il suffit de cliquer dessus. Il vous est également possible, à l’aide du bouton correspondant, d’atteindre les détails du client, du fournisseur ou du document. 7.10. Paramètres personnels Comme tous les produits SelectLine, SL.Mobile s’adapte à vos besoins. Vous pouvez ainsi définir personnellement quels sont les champs des fichiers de base et des documents doivent être affichés. Les utilisateurs ayant les droits correspondants peuvent modifier leurs paramètres personnels en passant par le menu paramètres personnels. Pour modifier les paramètres personnels d’un autre utilisateur, vous devez vous connecter avec l’administrateur standard ou un utilisateur possédant les droits d’administration et choisissez l’utilisateur à modifier dans la gestion des utilisateurs. Choisissez ensuite le menu Paramètres. 33 Sauf exceptions, les paramètres suivants peuvent être modifiés par l’administrateur standard pour chaque utilisateur : Visibilité des champs Visibilité des champs dans les listes Favoris (seulement sous « paramètres personnels ») Langue Modification de mots de passe (seulement sous « paramètres personnels ») Paramètres documents Création de documents Autres paramètres 7.10.1. Paramétrer la visibilité des champs Vous pouvez paramétrer séparément quels champs doivent être affichés pour chaque utilisateur. De cette manière il est possible de masquer tous les champs les moins intéressants. Les champs visibles sont marqués d’un vu vert alors que les champs masqués portent une crois rouge. Il vous suffit de cliquer sur la désignation du champ afin de le masquer / de l’afficher. Lors que les modifications sont terminées, cliquez sur « enregistrer les modifications ». Champs dans l’affichage en détail : La visibilité des champs de l’affichage en détail doit être paramétrée dans le menu « Champs visible ». Vous obtiendrez la vue d’ensemble suivante : Vous verrez les champs disponibles pour chaque domaine. Champs dans l’affichage en liste : La visibilité des champs de l’affichage en détail doit être paramétrée dans le menu « Champs visible dans les listes ». Vous obtiendrez une vue d’ensemble pour les listes d’articles, de prix et des sociétés avec les champs disponibles. 34 Paramètres pour les documents et leur création : paramètres d’affichage des documents et leur création. Vous pouvez gérer séparément les Documents Pour configurer l’affichage en liste ou en détail des documents, choisissez le menu « Paramètres document » dans les paramètres personnels. Vous pouvez choisir d’afficher / de masquer les montants nets et bruts, tout comme les descriptions, symboles ou les informations supplémentaires des positions. Création de documents Pour configurer l’affichage de la création de documents, sélectionnez « paramètres création de documents » dans les paramètres personnels. Vous pourrez ici définir l’affichage du produit brut. 7.10.2. Favoris Dans SL.Mobile, les clients, fournisseurs, articles,… peuvent être marqués comme favoris et ainsi être retrouvés plus rapidement. Les favoris de SL.Mobile ne doivent pas être confondus avec le « filtre favoris » de SelectLine Entreprise, mais doivent plus être considérés comme une sorte de marque page (comme les favoris d’un navigateur internet). Ils correspondent aux marqueurs dans SelectLine Entreprise, mais ne sont pas limités dans leur nombre. Les favoris sont propres à chaque utilisateur. Gestion des favoris : Pour gérer les favoris, choisissez le menu Paramètres personnels / favoris sur la page principale. Vous avez ici la possibilité de supprimer des favoris ou d’importer les favoris depuis SelectLine Entreprise. Aucune synchronisation automatique des favoris n’a lieu entre SL.Mobile et Entreprise. Si vous désirez importer les marqueurs dans SL.Mobile, il vous faudra cliquer sur « importer les marqueurs de SelectLine Entreprise en tant que favoris ». Vous ne pouvez pas non plus exporter les favoris de SL.Mobile dans Entreprise. Utilisation de favoris : Pour marquer une donnée comme favorite, il faut accéder à son affichage en détail et cliquer sur le bouton « Ajouter aux favoris ». Pour filtrer les données marquées en tant que favoris, choisissez le symbole en haut à gauche de la table ou utilisez le filtre. 7.10.3. Paramétrer la langue Les langues Allemand, Allemand (Suisse), Anglais, Français et Italien sont pour l’instant à disposition. Pour paramétrer la langue, il faut vous rendre dans le menu Langue des paramètres personnels et cliquez sur la langue désirée. La langue sera immédiatement modifiée. 35 7.10.4. Modification du mot de passe Les utilisateurs ayant le droit de procéder à des modifications de paramètres personnels peuvent également modifier leur mot de passe sous Paramètres personnels / Modification du mot de passe. Pour modifier le mot de passe d’un autre utilisateur, vous devez vous connecter en tant qu’administrateur standard ou avec un utilisateur possédant les droits d’administration. Ensuite sélectionnez l’utilisateur dans la gestion des utilisateurs et cliquez sur modification du mot de passe. Lors de la modification du mot de passe, entrez d’abord l’ancien mot de passe dans le champ correspondant. (L’administrateur peut modifier un mot de passe sans passer par cette étape). Inscrivez ensuite deux fois le nouveau mot de passe dans les champs correspondants. Enfin, cliquez sur « enregistrer le mot de passe ». 7.10.5. Autres paramètres Ce menu vous permet de gérer d’autres paramètres de présentation généraux pour l’utilisateur sélectionné. Vous pouvez ainsi gérer l’affichage de champs vide et des articles inactifs. Pour activer / désactiver les options, il faut simplement cliquer dessus. Comme pour les autres options, les options activés ont un vu vert et les autres une croix rouge. Articles inactifs : Les articles marqués comme inactifs dans SelectLine Entreprise ne seront généralement pas affichés dans SL.Mobile. L’option « afficher les articles inactifs » est donc présente pour permettre l’affichage de ces articles si besoin est. Champs vides : Les champs de SelectLine Entreprise ne comportant aucune valeur ne sont généralement pas affichés dans la version mobile. L’option « afficher les champs vides » peut y remédier. 7.11. Précisions supplémentaires 7.11.1. Accessibilité de SL.mobile sur internet Nous vous précisons que ce sont nos associés commerciaux ou les responsable IT qui sont en charge de la configuration du serveur IIS et des autres étapes importantes. Nous vous conseillons également de vous procurer à temps les données indispensables pour les ports, domaines,… Il est important de : L’ordinateur sur lequel est installé SL.Mobile soit relié à internet (par un serveur d’échange par exemple). Les points suivant sont à prendre en compte : Il faut avoir une adresse IP fixe (fournie par votre fournisseur d’accès internet) ou l’accessibilité doit être gérée avec dyndns. 36 IIS est nécessaire. S’il n’est pas installé sur l’ordinateur, il le sera lors de l’installation de SL.Mobile. L’ordinateur sur lequel est installé SL.Mobile soit relié à internet ! Pour cela votre réseau, votre routeur et votre pare-feu doivent être configurés en conséquence. Les ports standard seront utilisés : Port 443 pour SSL / port 80 sans SSL. Ces ports peuvent être configurés individuellement dans le gestionnaire SL.Mobile. 7.11.2. Sauvegarder les passeports sur l’iPhone Le navigateur Safari possède une fonction de sauvegarde des mots de passe. Cette dernière est cependant désactivée par défaut. Pour l’activer allez, dans votre navigateur sous « Paramètres / Safari / Remplissage automatique » et activez le paramètre « Nom et mots de passe ». 37