Diapos de présentation sous format PDF

Della Brown White, PhD
Eunice Kennedy Shriver
National Institute of Child Health
and Human Development
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Qu’est-ce qu’un avis d’attribution de subvention
(NoA)?
Où se trouve-t-il?
Composants de l’avis d’attribution de subvention
(NoA) et comment le déchiffrer
Acceptation signifiée des termes de l’avis
d’attribution de subvention
Ce qui peut retarder la communication de l’avis
d’attribution
Comment et quand sont déboursées les fonds
Gestion de la subvention
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eRA Commons
◦ Statut
 Section d’étude et affectation au Centre Institutionnel *
 Score de priorité*
 Compte rendu du processus de révision de la demande
(Summary Statement)*
 Avis d’attribution de subvention (NoA)
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* Il s’agit du seul lieu d’accès aux
informations pour les chercheurs principaux.
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Les Chercheurs principaux sont tenus de
conserver des informations actualisées dans
leur Profile personnel et devront donc les
mettre à jour régulièrement
Données du profile utilisées pour d’autres
processus électroniques (par ex. pour les
abrégés de projet, les avis par voie
électronique)
◦ Diplômes
◦ Postes
◦ Adresses - courriel & courrier poste
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Document juridiquement contraignant qui
stipule:
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Numéro de la subvention
Chercheur principal et institution bénéficiaire
Titre du projet
Exercices du budget et du projet
Réglementation fédérale
Termes and Conditions
Détails du financement
Sites Internet utiles
Contacts NIH
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Avis qui informe le bénéficiaire qu’une attribution de
fonds a été prévue en sa faveur.
◦ Outre l’avis par courriel, il existe une fonction d’interrogation
à eRA Commons
(http://era.nih.gov/commons/quick_queries/NIH_issuedNGAs.cfm) permettant de générer une liste des attributions
annoncées pour une organisation au cours d’une durée de
temps spécifiée. Le numéro de profile de l’institution (IPF) doit
être connu pour se servir de la fonction d’interrogation.
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Avis
Avis
Avis
Avis
Avis
annoncé pour chaque année du projet
annoncé pour l’exercice du budget (12 mois)
présenté sous forme de lettre
adressé au responsable commercial du bénéficiaire
disponible à eRA Commons
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Accusé de réception du bénéficiaire de
l’attribution
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Montant
Nom de Institution
Ce que signifie l’acceptation du bénéficiaire
Termes de l’acceptation
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Détails de l’attribution
◦ Information concernant le budget de l’année
courante et des années ultérieures
◦ Solde non dépensé
Versements/ Assistance prioritaire
Lien vers la page des conditions et
renseignements relatifs à la subvention
[Award Conditions and Information for
Grants] du site web du bureau de recherche
extramuros [OER - Office of Extramural
Research
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http://grants.nih.gov/grants/policy/awardconditions
.htm
Année courante de la loi portant sur l’affectation des crédits
Code de réglementation fédérale [45 CFR 74 ou 45 CFR 92]
Déclarations relatives à la réglementation des subventions
Législation récente et politique applicable aux subventions
Information concernant les versements aux instituts nonfédéraux nationaux ainsi qu’aux instituts fédéraux et aux
instituts à l’étranger
◦ Fournit des informations au bureau de l’inspecteur général
du département des services de la santé et des ressources
humaines (OIG - HHS)
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Termes et Conditions
◦ Termes et conditions normalisés
Législation des subventions
Restriction en raison de la loi portant sur
l’affectation des crédits
Réglementation des subventions NIH
Report- automatique ou autorisation préalable
Processus rationalisé de subvention nonconcurrentielle (SNAP - Streamlined
Noncompeting Award Process)
Programme fédéral de partenariat (FDP - Federal
Demonstration Partnership)
Revenus du programme
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Essai clinique en Phase III
Référence (PubMed) relative à la réglementation
de l’accès public
Système de gestion des subvention (SAM System for Award Management) antérieurement
désigné CCR
https://www.sam.gov/portal/public/SAM/
Sous-attribution et rémunération de la direction
selon les dispositions de la loi portant sur la
transparence des activités
Clôture des comptes
Financement associé (le cas échéant)
Nom de l’institut co-concédant

Termes et conditions spéciales concernant la
Gestion des subventions
◦ Termes relatifs aux subventions
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Révisions
Restrictions
Sujets humains
Reports
Consortia
etc…

Contacts NIH
◦ Coordonnées du Spécialiste chargé des subvention
(GMS) et du responsable du programme (PO)
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Rôles du système de gestion des subventions
(GMS) et du responsable du programme (PO)
Nom
Institut
Tél. et facsimile
Courriel
Page d’accueil de l’institut
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Réponse lente ou absence de réponse aux
demandes de renseignements
Documentation incomplète/ imprécise
Soumission en retard des documents exigés
(par ex. JAT – autres documents actualisation du support, sujets humains,
animaux)
Justifications inadéquates
Assurances

Le bénéficiaire signifie son acceptation de
l’avis d’attribution de subvention (NoA), ainsi
que ses termes et conditions associés, dès
lors que sont prélevés des fonds de la
subvention.
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Avis de modification de la réglementation et des
procédures pour l’année fiscale 2013 par rapport aux
subventions NIH pour les institutions à l’étranger
Avis No.: NOT-OD-12-139
◦ http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD12-139.html
◦ Date de mise en circulation: le 17 août 2012
Avis de modification des procédures d’inscription au
Système de gestion des paiements pour les
bénéficiaires NIH à l’étranger.
Avis No.: NOT-OD-13-019
◦ http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD13-019.html
◦ Date de mise en circulation: le 9 janvier 2013

Modification de la méthode de versement des
fonds pour tous les bénéficiaires de subventions
à l’étranger attribuées après le 1er octobre 2012.
◦ À l’heure actuelle le bureau NIH de gestion financière
paye les bénéficiaires à l’étranger directement
moyennant versements trimestriels fixes par chèque de
la trésorerie des États-Unis ou par transfert bancaire.
◦ Entre le 1er octobre 2012 et le 30 septembre 2013, NIH
assurera la transition des paiements de tous les
bénéficiaires à l’étranger vers le système de gestion des
versements (PMS – Payment Management System), un
système centralisé de paiement des subventions et de
gestion des actifs, sous la direction de la division de
gestion des paiements du département des services de
santé et des ressources humaines (HHS) des États-Unis
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Pour toutes les subventions nouvelles, et en cours, attribuées à des
institutions étrangères après le 1er octobre 2012 (financement de
l’année fiscale 2013 et ultérieurement), les paiements effectueront
par l’intermédiaire du système de gestion des paiements PMS.
Le PMS ouvrira des sous-comptes en se servant du compte (B) pour
chaque subvention NIH à l’étranger, attribuée le 1er octobre 2012
ou ultérieurement. Il est impératif que tous les bénéficiaires à
l’étranger s’inscrivent au système PMS dès la publication de l’avis
d’attribution de subvention pour l’année fiscale 2013.
Pour les subventions d’un an de continuation, non
concurrentielles, pour l’année fiscale 2013, NIH se servira d’un
processus technique permettant de transférer le financement de
l’année fiscale 2013 vers le système PMS en attribuant tout le
financement non concurrentiel des subventions de continuation,
sous forme de subventions de Type 4 (financement des
subventions d’extension).
(Remarque: Y compris pour les subventions à l’étranger)

Modification concernant le Rapport annuel fédéral du bilan
financier (FFR – Federal Financial Report) pour les subventions
à l’étranger sous régime rationalisé des subventions nonconcurrentielles, attribuées après le 1er octobre 2012
◦ À l’heure actuelle, les bénéficiaires à l’étranger sont tenus de déclarer
leurs dépenses annuellement par voie électronique par l’intermédiaire
du formulaire FFR à eRA Commons, même lorsque la subvention a été
attribuée sous le processus rationalisé de subvention non
concurrentielle (SNAP - Streamlined Non-Competing Award Process)
◦ Pour toutes les subventions SNAP initiales attribuées à des institutions
à l’étranger après le 1er octobre 2012, les bénéficiaires à l’étranger ne
seront pas obligés de déclarer leur dépenses annuelles via le
formulaire de bilan financier FFR. NIH surveillera les aspects financiers
de ces subventions par l’intermédiaire des données de transaction du
système PMS. Pour ces subventions, les dépenses inscrites au
formulaire FFR ne devront être rapportées qu’en fin d’exercice
concurrentiel.
◦ Pour les subventions à l’étranger qui ne sont pas attribuées sous
régime SNAP, il conviendra de continuer à déclarer les dépenses
annuellement via le formulaire de bilan financier FFR à eRA Commons.

Modification de la réglementation concernant
l’utilisation des taux de changes pour la
préparation des déclarations de bilan financier
des dépenses de subventions attribuées après le
1er octobre, 2012
◦ La réglementation courante exige que les bénéficiaires
utilisent le taux de change en vigueur lors de la
préparation des données du bilan financier FFR.
◦ Pour les subventions initiales attribuées après le 1er
octobre (pour l’année fiscale 2013), lors de la
préparation du bilan financier FFR, les bénéficiaires
seront tenus d’utiliser les taux de changes en vigueur au
moment où les fonds ont été prélevés du système de
paiement PMS.

Modification concernant les reports de fonds pour
toutes les subventions à l’étranger attribuées pendant
l’année fiscale 2013 (du 1er octobre 2012 au 30
septembre, 2013)
◦ Le changement de méthode de paiement de l’ancien système
de comptabilité vers le système PMS a des répercussion sur
les reports de ces subventions quels que soient les reports
autorisés à la Section III de l’avis d’attribution de subvention
(NoA).
◦ Par conséquent, le report d’un solde non dépensé d’une
subvention attribuée avant le 1er octobre 2012 vers une
subvention attribuée après cette date devra s’effectuer avec
le concours NIH.
◦ Afin de reporter un solde non dépensé d’une subvention
attribuée à une institution à l’étranger avant le 1er octobre
2012 vers une subvention attribuée après cette date, le
bénéficiaire devra rendre le solde non dépensé à NIH lors de
la soumission du bilan financier FFR.
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Le bilan financier final FFR devra inclure une mention qui
indique que des fonds sont rendus en précisant si le
bénéficiaire demande que soit reporté ce montant..
Le solde non dépensé devra être rendu par chèque à:
National Institutes of Health
Office of Financial Management
Government Accounting Branch
Attention: Alan Whatley
2115 East Jefferson Street, Suite 4B432
Rockville, Maryland 20852 U.S.A.
Les fonds rendus doivent être accompagnés d’une
indication du numéro de la subvention, et du nom de
l’organisation bénéficiaire.
Inclure le nom et les coordonnées du contact pour le
programme qui se trouvent indiqués dans le dossier d’avis
rapide (ENS – Early Notification System).
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Si la subvention a été attribuée avec report automatique, le
bureau de la comptabilité OFM autorisera
automatiquement le reporta dans le système PMS à
hauteur du montant rendu par le bénéficiaire.
Si la subvention n’a pas été attribuée avec report
automatique, le solde du montant non dépensé doit être
rendu au bureau de la compatibilité (OFM) lors de la
soumission annuelle du bilan financier (FFR), et le
bénéficiaire pourra faire la demande d’un report au centre
institutionnel concédant.
Si la demande de report est approuvée, un Avis
d’attribution de subvention (NoA) rectifié avec mention du
report approuvé sera annoncé, et le montant autorisé sera
affiché dans le système PMS.
À défaut de rendre le solde non dépensé en temps
opportun, il y a risque de répercussions sur tout
financement à l’avenir.
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Le solde des fonds non dépensés doit être rendu par
chèque à l’attention d’Alan Whatlet, Bureau de la
gestion financière (PFM – Office of Financial
Management) (voir l’adresse ci-dessous). Les fonds
rendus doivent être accompagnés du numéro de la
subvention et du nom de l’organisation bénéficiaire.
Les chèques correspondant au montant non-dépensé
des fonds attribués avant le 1er octobre 2012 (année
fiscale 2012) devront être adressés à:
National Institutes of Health
Office of Financial Management
Government Accounting Branch
Attention: Alan Whatley
2115 East Jefferson Street, Suite 4B432
Rockville, Maryland 20852 U.S.A.
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

Processus d’inscription au système PMS pour
tous les bénéficiaires à l’étranger qui seront
payés par le système de gestion des paiements
(PMS - Payment Management System)
Les bénéficiaires à l’étranger déposent les
formulaires exigés par le système PMS une fois la
subvention attribuée.
Formulaires exigés
◦ 1 formulaire PMS/FFR pour chaque utilisateur du
système PMS [Uniquement pour les bénéficiaires
internationaux NIH],
◦ 1 formulaire de renseignements bancaires du
bénéficiaire pour chaque organisation [Uniquement pour
les bénéficiaires internationaux HHS]
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Tous les bénéficiaires doivent remplir la Lettre de Banque
Internationale, qu’ils soient en possession d’un compte en
banque international ou d’un compte en banque US.
Instructions pour remplir les formulaires et l’adresse pour
renvoyer les formulaires remplis et signés
◦ http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-13019.html
◦ http://www.dpm.psc.gov/grant_recipient/grantee_forms.aspx?ex
plorer.event=true
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PMS enverra une lettre à l’attention des nouveaux
bénéficiaires par courriel
Numéro de compte de l’organisation bénéficiaire (PAN Payee Account Number), instructions pour l’utilisation du
système PMS
Nom d’utilisateur et mot de passe temporaire de l’individu
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Les fonds sont sollicités par voie électronique
via PMS à http://www.dpm.psc.gov
Les fonds sont versés via transfert de fonds
par voie électronique (EFT - Electronic Funds
Transfer)
Les versements peuvent être sollicités aussi
souvent que nécessaire, mais doivent
uniquement couvrir les besoins immédiats

Rappel concernant les exigences toujours en
vigueur:
◦ Les bénéficiaires à l’étranger sont vivement encouragés
à utiliser les banques des États-Unis ou des banques
avec filiales aux États-Unis (afin d’assurer que les
versements arrivent à temps).
◦ L’obligation de conserver les fonds dans un compte à
intérêt demeure inchangée. Reportez-vous aux
déclarations de réglementation NIH Section 6.3
concernant l’intérêt accumulé sur les fonds de
subventions avancés.
◦ Les intérêts accumulés qui dépassent 250$ par an, par
rapport au plafond des avances de fonds fédéraux,
doivent être rendus en USD par chèque bancaire.

S’il s’agit d’intérêts accumulés sur les fonds
de subvention attribuée avant le 1er octobre
2012 (Année fiscal 2013), le bénéficiaire
devra envoyer un chèque au Bureau de la
gestion financière NIH à l’adresse indiquée
ci-dessous:
National Institutes of Health
Office of Financial Management
Government Accounting Branch
Attention: Alan Whatley
2115 East Jefferson Street, Suite 4B432
Rockville, Maryland 20852 U.S.A.



Inclure le nom et les coordonnées du contact pour le
programme indiqués dans le dossier d’avis rapide
(ENS – Early Notification System).
Une fois les comptes PMS ouverts, il est conseillé que
les bénéficiaires versent les intérêts par voie
électronique.
Si les intérêts sont accumulés sur des fonds attribués
le 1er octobre 2012 ou après (Année fiscale 2013), il
est conseillé que les bénéficiaires versent les intérêts
par voie électronique. La procédure pour nous rendre
des fonds se trouve expliquée à:
http://www.dpm.psc.gov/grant_recipient/funding_requ
ests/returning_funds.aspx

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Le bénéficiaire peut autrement régler l’intérêt
accumulé par chèque.
Payable au « Department of Health and
Human Services » et en l’expédiant à la «
Division of Payment Management » à
l’adresse indiquée ci-dessous:
Le numéro de compte de l’organisation
bénéficiare (PMS PAN) devra être inclus ainsi
qu’une explication concernant le chèque (par
ex. Intérêt accumulé).
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Réglementation en matière d’accès au public
http://publicaccess.nih.gov/
Déclarations concernant la réglementation
des subventions
http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2
010/index.htm
Conditions d’attribution d’une subvention
http://grants.nih.gov/grants/policy/awardco
nditions.htm
Bureau de l’inspecteur général
http://www.oig.hhs.gov/hotline.html

Personnel chargé de la gestion des
subventions au NICHD
◦ Bryan Clark
◦ Mario Martinez
◦ Bonnie Jackson