Téléchargez le catalogue - E-Guide VINEXPO HONG KONG 2016

VINEXPO HONG KONG
24-25-26 MAI 2016
CONTENU
INTRODUCTION ................................................................................................................................................................................ 2
CONTACTS ET ADRESSES DE LIVRAISON.............................................................................................................................. 2
ACCES AU SITE POUR MONTAGE ET DEMONTAGE – MANUTENTIONS................................................................... 3
LIVRAISON DES MARCHANDISES AU HONG KONG CONVENTION & EXHIBITION CENTER ........................... 3
ORGANISATION DES ENVOIS ET COTATION....................................................................................................................... 4
DATES À RESPECTER ..................................................................................................................................................................... 4
REDACTION DE LA DOCUMENTATION DE TRANSPORT ................................................................................................ 5
INFORMATIONS ET PREAVIS D’EXPEDITION ...................................................................................................................... 5
EMBALLAGE, CONDITIONNEMENT ET MARQUAGE ......................................................................................................... 6
FORMALITES DOUANIERES ......................................................................................................................................................... 7
DEMONTAGE ET SORTIE DES VINS DU SITE D’EXPOSITION ........................................................................................ 8
CONDITIONS DE PAIEMENT........................................................................................................................................................ 9
CONDITIONS D’INTERVENTION ................................................................................................................................................ 9
ASSURANCE ..................................................................................................................................................................................... 10
A N N E X E S
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Annexe n° 1
Annexe n° 2
Annexe n° 3
Annexe n° 4
Annexe n° 5
Annexe n° 6
Annexe n° 7
Annexe n° 8
Liste de nos Agents
Demande de Devis/Bon de Commande
Ordre d’instructions pour les livraisons
Modèle facture pro-forma pour les spiritueux/alcools (FORM 1)
Modèle facture pro-forma pour les vins & mat. sèches (FORM 2)
Déclaration sur l’honneur
Demande de retour
Exemple de certificat d’origine (pour les champagnes uniquement)
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INTRODUCTION
Nous avons le plaisir de vous informer que la société W&S LOGISTICS avec son partenaire FLYNT
INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED, a été nommée Transitaire officiel du salon VINEXPO HONG
KONG 2016. Nous remercions les exposants de bien vouloir se mettre en rapport avec notre bureau à
Bordeaux Fret ou les bureaux de nos agents à l’étranger (Annexe 1) pour la gestion des prestations liées
à la logistique de cette exposition.
Afin de vous garantir une bonne livraison de vos produits, nous vous invitons à prendre connaissance de
ce document ; le non-respect des procédures pourrait entraîner des retards ainsi que des frais
supplémentaires.
CONTACTS ET ADRESSES DE LIVRAISON
>> POUR LES EXPOSANTS LIVRANT EN FRANCE:
W&S LOGISTICS
Rue Bertrand Balguerie
Z.I. BORDEAUX FRET
33521 BRUGES CEDEX - FRANCE
Tél. 05 56 43 88 26 – Fax. 05 56 43 88 27
Contact : Olga LANCEMOT / [email protected]
>> POUR LES EXPOSANTS ETRANGERS:
Merci de contacter nos agents indiqués en Annexe 1 pour trouver l’adresse de livraison dans votre pays.
>> POUR LES LIVRAISONS A HONG-KONG:
A) POUR LES LIVRAISONS PAR COURSIER (moins de 5 cartons)
FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED
Unit 12-19, 6/F, Block B, Regent Center
70 Ta Chuen Ping Street
Kwai Chung, Hong Kong
HONG KONG
Veuillez contacter FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED pour obtenir le formulaire de dépôt
ainsi que l’adresse de l’entrepôt.
B) POUR TOUTE AUTRE LIVRAISON
Mr. Clement Law
Directeur de projet
[email protected]
Mr. Garrick Leung
Manager – Exposants Niveau 1
[email protected]
Mrs. Kerry Tang
Manager – Exposants Niveau 2
[email protected]
Mr. Kenneth Ho
Manager - Spiritueux
[email protected]
Finance
Finance
[email protected]
Ligne directe: +852 92258966 / [email protected] / Fax + 852 2355 8748
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ACCES AU SITE POUR MONTAGE ET DEMONTAGE – MANUTENTIONS
Pour des raisons de sécurité, et afin d’organiser la gestion des flux des véhicules de livraison
entrants/sortants, il a été décidé que la société FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED
gèrera les réceptions au quai du HKCEC ; les fournisseurs/constructeurs sont priés de se rapprocher de
notre partenaire au moins 24H à l’avance, afin d’obtenir le laissez-passer véhicule « Vehicle pass »
permettant l’accès à l’intérieur du site, et convenir d’un rendez-vous pour la réception, déchargement et
livraison sur les emplacements des stands.
Il est demandé à tout prestataire de services de contacter FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS
LIMITED qui s’occupe des manutentions.
LIVRAISON DES MARCHANDISES AU HONG KONG CONVENTION &
EXHIBITION CENTER
OFF-SITE VEHICLE MARSHALLING AREA
Le premier jour de montage, le 20 mai 2016, tous les véhicules doivent se présenter, en premier lieu, sur
le parking logistique d’attente, le « off-site vehicle marshalling area » (adresse : Tsing Ko Road, Tsing Yi Hong Kong).
Tout véhicule doit se faire enregistrer auprès de FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED
dont le bureau sera installé au Marshalling truck situé à l’entrée du site d’exposition (accès par la Expo
Drive Entrance), muni du laissez-passer véhicule (vehicle pass) et d’un ordre de livraison précisant le
numéro du stand, le nom de l’exposant et le numéro de hall (1 ou 3).
FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED complètera le document « vehicle pass » que le
chauffeur placera derrière le pare-brise de son véhicule. FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS
LIMITED coordonnera les départs vers HKCEC autorisera le chauffeur à se rendre au poste à quai désigné
sur le document, en empruntant la rampe d’accès (ou le fera stationner au parking d’attente du
Marshalling area en attendant qu’un poste à quai soit disponible au niveau des Hall 1 et 3).
W&S LOGISTICS - FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED est le manutentionnaire agréé par
l’organisateur pour effectuer toutes les manutentions mécanisées sur le site du salon VINEXPO HONG
KONG (déchargement des camions, livraisons sur stands, stockage emballages vides, main d’œuvre).
Dès que le camion sera déchargé au poste à quai, le chauffeur devra évacuer son véhicule afin de libérer
la place.
A tout moment FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED contrôlera les horaires indiqués sur
le «vehicle pass» et fera évacuer les véhicules en dépassement du temps accordé.
La livraison des vins avec des chariots à main dans les lieux publics (Expo Drive, Harbour Road Entrance,
Concourse, ascenseurs, escalators) sont strictement interdits avant et pendant le salon. Seulement W&S
LOGISTICS - FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED est autorisé à livrer les vins sur le salon
du 22 mai au 27 mai 2016.
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ORGANISATION DES ENVOIS ET COTATION
Pour les exposants hors de France, veuillez contacter notre agent figurant sur les listes en Annexe 1, afin
de chiffrer les coûts de transport jusqu’au salon VINEXPO HONG-KONG.
Pour les exposants venant de France, les expéditions seront réalisées par des vols directs/escales jusqu’à
Hong Kong (les transbordements pouvant entraîner des retards). Nous utiliserons des containers à
température contrôlée (reefer) pour les vins et spiritueux, et les matières sèches seront expédiées en
container complet ou de groupage spécifique pour le salon.
Nous avons mis en place à Hong Kong un entrepôt sous douane avec température contrôlée pour les vins
& spiritueux et un entrepôt dédié aux matières sèches.
Nous sommes à votre entière disposition pour vous adresser un devis personnalisé correspondant aux
quantités que vous envisagez d’expédier sur le salon depuis le point d’origine jusqu’à votre stand. Les
droits de douane vous seront répercutés à l’identique.
DATES À RESPECTER
>>> RECEPTION ENTREPOTS W&S A BORDEAUX-BRUGES :
Vins & spiritueux et tous autres produits:
Fret Maritime entre le 29 Février et le 18 Mars 2016
Fret Aérien entre le 21 Mars et le 29 Avril 2016
Nous vous demandons de bien vouloir nous faire parvenir votre facture proforma /liste de colisage (par
courrier, email ou fax) au plus tard la veille de la livraison dans nos locaux.
>>> RECEPTION ENTREPOTS FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED A HONG KONG :
Vins & spiritueux et tous autres produits:
Fret Maritime entre le 28 avril et le 12 mai 2016
(Adresser la facture à FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED
20 jours avant l’arrivée des marchandises
10 jours avant le chargement dans le pays d’origine pour les spiritueux)
Vins & spiritueux et tous autres produits:
Fret Aérien entre le 04 mai et le 14 mai 2016
(Adresser la facture à FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED
10 jours avant l’arrivée des marchandises
10 jours avant le chargement dans le pays d’origine pour les spiritueux)
>>> ENVOI EN URGENCE : ACCEPTE APRES ACCORD – Veuillez nous consulter SVP…
Remarques : Tous les produits arrivant après ces dates, seront passibles d’une surcharge de 50%, et la
livraison sur stand ne pourra pas être garantie avant l’ouverture du salon.
Tous les produits arrivant avant ces dates, dans nos entrepôts à Hong Kong, feront l’objet d’une prestation
d’entreposage supplémentaire d’un montant de HK $ 200,00 x m3 par semaine.
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Veuillez-vous rapprocher de notre agent le plus proche pour connaître les dates précises
d’acheminement au départ de votre pays (voir Annexe 1).
REDACTION DE LA DOCUMENTATION DE TRANSPORT
MARITIME
AERIEN
Expéditeur :
Nom et adresse de l’expéditeur
Nom et adresse de l’expéditeur
Consignataire :
FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS
LIMITED
Unit 12-19, 6/F, Block B, Regent Center
70 Ta Chuen Ping Street
Kwai Chung, Hong Kong
HONG KONG
FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS
LIMITED
Unit 12-19, 6/F, Block B, Regent Center
70 Ta Chuen Ping Street
Kwai Chung, Hong Kong
HONG KONG
Notify :
Nom de l’exposant + N° de stand + N° du Nom de l’exposant + N° de stand + N° du
hall (1 ou 3)
hall (1 ou 3)
C/O VINEXPO HONG KONG HKCEC
C/O VINEXPO HONG KONG HKCEC
Port de déchargement : HONG KONG
Aéroport de destination : HONG KONG
Tous les produits sont à expédier obligatoirement en « fret payable au départ ».
INFORMATIONS ET PREAVIS D’EXPEDITION
AVIS D’EXPEDITION
Veuillez nous envoyer vos informations d’expédition à FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED
par fax ou par email dans les délais suivants :
 Maritime : 2 jours ouvrables après le départ du navire
 Aérien : 2 jours ouvrables avant le départ du vol
Contenu du document de préavis :
Nom du navire ou N° de vol (ETD / ETA)
Nom de la compagnie ou agent à Hong Kong (en cas de
consolidation)
Port / Aéroport de chargement
Copie du connaissement ou numéro de LTA
Nom exposant + N° de stand + N° de hall (1 ou 3)
Copie de la facture et du colisage
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ENVOI / DESCRIPTION DES DOCUMENTS
Les documents suivants doivent également être adressés à W&S LOGISTICS - FLYNT
INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED par courrier express et accompagnés de la confirmation
d’embarquement :
 Connaissement et/ou LTA (le connaissement doit pouvoir être accompli par e-mail)
 Facture Commerciale / liste de colisage (Annexes 4 et 5) *
 Déclaration sur l’honneur (Annexe 6)
 Instructions de livraison (indiquant vos besoins journaliers pendant l’exposition – Annexe 3)
 Bon de commande dûment rempli (Annexe 2)
 Certificat d’origine (pour les champagnes uniquement – Exemple Annexe 8)
* Votre facture doit impérativement refléter le contenu exact de vos cartons.
STOCKAGE DES VINS AVANT ET DURANT LE SALON
Tous les vins seront stockés sous température dirigée à +16/18°C avant et pendant la manifestation
jusqu’à la livraison sur votre stand.
LIVRAISON DES PRODUITS DE DEGUSTATION SUR STAND ET A L’EXTERIEUR DU SALON
Les produits, dont vous avez demandé la livraison pour la veille de l’ouverture du salon, seront déposés
sur votre stand dans la nuit du dimanche 22 Mai au lundi 23 Mai.
Toute anomalie devra nous être signalée le lundi 23 mai avant 12h30. (Nous aurons un bureau sur place)
Au-delà de cette date, notre responsabilité ne pourra plus être engagée.
Nous prévoyons 2 livraisons quotidiennes pendant le salon, et le document joint en Annexe 3 vous
permettra de nous donner votre programme.
Nous vous précisons que nos prestations s’entendent au carton/palette, et que nous n’effectuons aucune
livraison à la bouteille.
Nous assurons les livraisons de colis à l’extérieur du salon, à la demande des exposants (sous réserve des
particularités douanières).
EMBALLAGE, CONDITIONNEMENT ET MARQUAGE
EMBALLAGE INDIVIDUEL
Veuillez réaliser des emballages séparés pour les différents types de produits:
 Vins & spiritueux doivent impérativement être emballés séparément dans des cartons différents
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 Eléments de décoration de stands, ou autres matières sèches qui seront retournés après la
manifestation
 Articles publicitaires, bouteilles factices, brochures et catalogues qui seront offerts aux visiteurs.
MARQUAGE DES BOUTEILLES (POUR LES SPIRITUEUX SEULEMENT)
Chaque bouteille de spiritueux d’une teneur en alcool supérieure à 30°C doit avoir une étiquette
mentionnant : For Trade Fair Purposes only – Not for Sale.
RAPPEL >> En cas d’absence de ces étiquettes, nous vous répercuterons les frais d’étiquetage dans nos
entrepôts ou ceux de nos agents.
Veuillez-vous assurer que les bouteilles contenant du vin ou de l’alcool doivent mentionner le degré
alcoolique du produit qu’elle contient.
MARQUAGE DES CARTONS
Veuillez-vous assurer que les cartons sont marqués correctement et que les documents (factures, liste de
colisage) reflètent exactement les références portées sur vos cartons.
Chaque carton doit indiquer sur une étiquette lisible et apparente les renseignements suivants :
VINEXPO HONG KONG 2016
NOM EXPOSANT : .....................................................................................................................................................................
STAND N°: ....................................................................................................................... HALL N° : .....................................
CARTON N° ................................................................................................................... (par exemple 1/14…….14/14)
SOLIDITÉ DES EMBALLAGES
Dans le cas où vous souhaiteriez retourner des produits au point d’origine, vous devez vous assurer que
vos emballages sont de nature à supporter plusieurs manutentions ainsi que les transports maritimes et
aériens afin d’éviter toute avarie. Si nous devons fournir/remplacer des emballages, nous serons dans
l’obligation de vous répercuter des frais supplémentaires.
FORMALITES DOUANIERES
Les stands et matériels de décoration qui seront à réexpédier sur le pays d’origine pourront être déclarés
sur Carnet A.T.A. par les exposants. Nous nous chargerons du visa des carnets auprès du Service des
Douanes, à l’arrivée et au départ des marchandises.
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A la fin de l’exposition, nous serons à votre disposition pour la réexportation des échantillons non
consommés, si vous le souhaitez. Un document de réexpédition à compléter, vous sera remis au cours du
salon à cet effet.
Aucune marchandise ne pourra entrer sur le salon sans que les formalités douanières soient accomplies.
Le Service des Douanes pourra à tout moment vérifier sur les stands si les spiritueux exposés ou dégustés
ont bien fait l’objet d’une déclaration en douane.
Nous vous recommandons de ne pas trop minoriser la valeur des vins et alcools sur vos factures/packing
list, car vous risquez un redressement important de la Douane de Hong Kong et un blocage de vos
échantillons.
IMPORTANT >> Nous vous rappelons que selon les règles d’importation à Hong Kong, les boissons d’un
degré alcoolique supérieur à 30° sont taxées à hauteur de 100% de la valeur CIF.
Cependant les échantillons pour VINEXPO HONG KONG 2016 pourront faire l’objet d’une admission en
franchise des droits de douane, si chaque exposant remplit certaines conditions et nous fournit les
documents adaptés.
Une demande en ce sens sera déposée auprès des autorités douanières de Hong Kong. Notez que
l’exemption sera appliquée uniquement si les marchandises ont été consignées à W&S LOGISTICS –
FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED. Nous vous invitons à revenir vers nous courant mois
de mars pour connaître le statut de cette demande.
VALEUR DES ECHANTILLONS >> Nous vous recommandons de déclarer la valeur réelle de vos
échantillons sur votre facture pro-forma/liste de colisage. Aucun droit de douane n’est appliqué lors de
l’introduction de vins sur le territoire hongkongais. Cependant, les douanes locales vérifient l’ensemble
des valeurs. Chaque valeur déclarée dans vos documents sera comparée au prix du marché. Toute
différence pourra être amendée par les douanes de Hong Kong (de façon systématique pour les
spiritueux). Nous répercuterons tous les frais additionnels résultant des fausses données déclarées dans
vos documents (amendes, pénalités, etc.)
DECLARATION SUR L’HONNEUR >> Nous demandons à tous les participants de bien vouloir nous
renvoyer la déclaration sur l’honneur (Annexe 6) dûment complétée, datée, tamponnée et signée.
DEMONTAGE ET SORTIE DES VINS DU SITE D’EXPOSITION
Après la fermeture du salon, le 26 mai 2016, il est strictement interdit d’utiliser des chariots à main dans
les espaces publics du HKCEC (Expo Drive Entrance, Harbour Road Entrance, Concourse, ascenseurs,
escalators…). Seul W&S LOGISTICS – FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED est habilité
autorisé à s’occuper de la sortie des vins hors du site des expositions, du Jeudi 26 Mai au Vendredi 27 Mai
2016.
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Si vous souhaitez reexpédier quelques produits après le salon, nous vous invitons à nous retourner
l’Annexe 7 dans le bureau de W&S LOGISTICS – FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED sur site,
au plus tard le jeudi 26 mai, midi.
CONDITIONS DE PAIEMENT
Nos factures sont à payer en Euro pour tous les envois, droits et taxes inclus.
Nos factures devront être réglées immédiatement dès leur réception, et en tout état de cause :
 A l’entrée : avant livraison sur stand incluant les droits et taxes ainsi que les formalités
administratives et douanières
 A la sortie : paiement comptant suivant devis, avant enlèvement des marchandises de votre stand.
En cas de paiement non reçu chez W&S LOGISTICS ou chez FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS
LIMITED avant le 24 Mai, nous débiterons votre Carte Bancaire préalablement à la livraison sur votre
stand avec une surcharge de 4.25% sur le montant total de notre facture.
En raison des fluctuations des monnaies, nos tarifs pourront être modifiés sans préavis.
Notre adresse bancaire est la suivante :
(Pour la France uniquement)
CIC BORDEAUX ENTREPRISES
42 COURS DU CHAPEAU ROUGE
33000 BORDEAUX
Bank # 10057
Agency # 19012
ACCOUNT # 000 143 930 01 # 08
SWIFT # CMCIFRPP
International Identification IBAN: FR76 1005 7190 1200 0143 9300 108
Tous nos agents W&S LOGISTICS devront être réglés dans les mêmes conditions sur leurs comptes
respectifs.
Pour tous les frais réglés durant l’exposition, nous pouvons accepter de l’argent liquide (EUROS ou HKD),
ou des cartes de crédit : Visa, Amex ou Master Card avec une surcharge de 4.25% du total de la facture.
CONDITIONS D’INTERVENTION
Pour les envois gérés au départ de France par W&S :
Toutes nos prestations sont réalisées selon les conditions en vigueur dans notre profession. Elles sont
régies pour la France par TLF (Transport et Logistique de France). Un exemplaire de nos conditions est
disponible sur simple demande (et consultable sur notre site Internet). En cas de litige, seul le tribunal
de Commerce de Bordeaux est compétent, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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Pour les envois directs sur FLYNT INTERNATIONAL FORWARDERS LIMITED à Hong Kong :
Toutes les prestations, sont réalisées, selon les conditions en vigueur dans notre profession. Elles sont
régies, pour Hong Kong, par la HAFFA (Association des transitaires de Hong Kong Ltd). Un exemplaire
des conditions est disponible sur demande (et consultable sur notre site Internet). En cas de litige, seul
le tribunal de Commerce de Hong Kong est compétent, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel
en garantie.
ASSURANCE
Notre société couvre une assurance ad valorem obligatoire, contre tous risques de transport et de
manutention, incluant les prestations maritimes & aériennes si vous nous confiez l’enlèvement de vos
produits au point de départ, ainsi que la livraison sur stand.
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