Quelles conséquences pour un tableau de l`Ordre non mis à jour

L’ORGANISATION ET LE
FONCTIONNEMENT DE L’ORDRE
La gestion du tableau et du système d’information
Incidences sur l’exercice professionnel des avocats
(RPVJ-RPVA)
Rapport de Madame le Bâtonnier Marie-Christine WIENHOFER,
Ancien Bâtonnier de l’Ordre des Avocats de Meaux
Session de formation
Meaux – Euro Disney
Les 20, 21 et 22 mars 2014
Aujourd’hui le Tableau de l’Ordre ne sert plus seulement à l’information du public et à l’ornementation
des murs des lieux de Justice, ou encore à renseigner la Chancellerie sur le nombre d’avocats en
exercice.
Ce Tableau traditionnellement publié au 1er janvier de chaque année et déposé aux secrétariats greffes
de la Cour d’Appel et du TGI a désormais une importance nouvelle car sa vocation nous allons le voir
est universelle et ne cesse de croitre avec les progrès de la dématérialisation.
Le Tableau de l’Ordre est bien plus qu’une liste de professionnels, il irrigue la vie professionnelle
Le premier des séminaires de formation de la Conférence des Bâtonniers a déjà traité le Tableau dans
son acception la plus stricte en Août 2012 à ANNECY .Vous pourrez retrouver l’article dans le Journal
des Bâtonniers et des Ordres n°14 d’octobre 2012 à Jan. 2013.
L’objectif actuel est de sensibiliser sur les conséquences dommageables pour les avocats et pour les
Ordres d’un Tableau incomplet ou mal géré.
Le Bâtonnier -- ou par délégation le Secrétaire du Conseil de l’Ordre -- doivent personnellement
veiller à l’enregistrement immédiat sur les Tableaux des modifications résultant des
délibérations du Conseil de l’Ordre.
Qu’il s’agisse d’une primo inscription au Tableau ou d’un changement de Barreau ou bien encore de
l’inscription d’un avocat étranger sous son titre d’origine ou d’un avocat étranger ayant réussi avec
succès les épreuves des articles 99 et 100 du Décret selon qu’il s’agit d’un avocat européen ou non
communautaire.
Il en va de même pour les démissions et les omissions.
Doivent aussi être enregistrées les modifications qui résultent d’un changement d’adresse
professionnelle, d’une association, d’un regroupement, d’un changement de structure.
Il est tout aussi utile de bien renseigner en temps réel les spécialisations détenues ou acquises par les
avocats, les langues étrangères pratiquées car le tableau est maintenant accessible dans toute
l’Europe.
Les logiciels de gestion des Ordres doivent contenir en principe un module de gestion du Tableau, mais
c’est majoritairement le logiciel dénommé « Tronc Commun » dont toutes les CARPA sont équipées
qui joue ce rôle.
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Bien entendu les personnels de vos barreaux connaissent ce logiciel, mais ils doivent l’exploiter dans
toutes ses fonctions.
Si ce n’était pas le cas vous devez exiger qu’ils suivent une des formations dispensées par L’UNCA.
En examinant le rôle de ce Tronc Commun dans le système d’information de la profession vous
allez comprendre pourquoi celui-ci doit être à jour au plus près du tableau de l’Ordre et des
décisions prises par le CO, mais aussi renseigné de toutes les informations prévues dans les
fiches avocats, structures et groupements de structures.
Ainsi, aujourd’hui, les systèmes d’information de la profession d’avocat sont interconnectés et utilisent
pour la plupart les données du Tronc Commun.
L‘IMPORTANCE DE LA BONNE TENUE DES OUTILS INFORMATIQUES
Le Tronc Commun
Un avocat doit être inscrit au Tableau d’un Ordre pour exercer la profession.
Seul le Tableau de l’Ordre peut dire qui est avocat en exercice et actif.
Tout avocat doit disposer immédiatement d’un compte CARPA en application des Art 240 et 240-1 du
décret du 27 novembre 1991.
S’il exerce au judiciaire il doit aussi pouvoir se connecter avec les juridictions ce qui signifie un
abonnement au RPVA et une clé cryptographique demandée au CNB.
La commande de cette clé se fait en utilisant les imprimés d’abonnement disponibles dans le Tronc
Commun qui sont ainsi pré-remplis grâce aux renseignements contenus dans ce Tronc Commun qui
reflète le Tableau.
L’avocat n’a plus qu’à s’assurer de la cohérence des données avec l’annuaire de référence qui provient
lui aussi du Tronc commun ; les délais n’en seront que plus courts !
Tous les barreaux membres de la Conférence des Bâtonniers sont équipés du fichier universel qu’est
devenu le logiciel Tronc Commun alimenté par les paramètres du Tableau.
C’est ce Tronc Commun qui permet à chaque barreau de fonctionner pour de nombreux services.
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pour les maniements de fonds et les séquestres
Pour l’aide juridictionnelle et les trois autres aides (garde-à-vue, retenue douanière et retenue
des étrangers)
Les logiciels « maniements de fonds et séquestre » peuvent également recevoir les fonds des
règlements des créances salariales par les À G S. ainsi que ceux des avocats qui exercent en
qualité d’agent sportif,
le suivi de la formation continue.
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Le contenu du Tronc Commun :
Le logiciel enregistre :
-Le nom d’exercice professionnel de l’avocat : c’est-à-dire le nom sous lequel l’ordre des
avocats l’a inscrit au tableau.
-le nom de naissance
-les fonctions ordinales (bâtonnier, secrétaire de l’ordre, trésorier, MCO)
-la fonction CARPA : (président de la caisse, trésorier, membre du bureau membres du conseil
d’administration)
-les fonctions électives, les organismes professionnels (CNB ; UNCA ; conférence ; CNBF)
-la gestion des structures de moyens et des structures capitalistiques (exercice individuel
structure d’exercice doté de la personnalité morale sans personnalité morale, les holdings)
-le code palais (case toque)
-la forme juridique (AARPI, cabinet groupé, GEIE, GIE, SCM, SPFPL)
-la raison sociale
-la date de création et la date de fin ordinale
-le N°SIRET.
-Les adresses, le code postal, la ville, les adresses mail, téléphone et fax
Il convient donc veiller à ce que les secrétaires de l’Ordre, à bref délai après la délibération du conseil
remplissent les fiches du tronc commun de la manière la plus exhaustive possible.
L’ACCES AUX PLATEFORMES
1 - Le CNB a tout d’abord retenu le Tronc Commun pour proposer
1) l’annuaire en ligne des avocats français.
A chaque requête sur le site du CNB les données répliquées des Troncs Communs sont consultées
pour satisfaire à la demande.
Le CNB reçoit chaque jour cet annuaire pour authentifier nos confrères qui veulent accéder à la plateforme «e barreau » avec leur clé RPVA.
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2) l’annuaire de référence du RPVA et depuis 2012 du RPVJ.
En effet l’UNCA et le CNB ont travaillé ensemble afin que le Tronc Commun reflet du Tableau serve la
plate-forme «e barreau ».
S’il manque un renseignement cela peut retarder ou fausser une démarche notamment pour tout ce qui
concerne le RPVA.
Si un avocat pour l’une de ces raisons ne pouvait plus accéder au RPVA il serait privé de fait de la
possibilité d’exercer la profession……
Ainsi en prenant l’exemple d’un jeune avocat lors de sa première inscription, celui-ci doit pouvoir
immédiatement s’abonner au RPVA.
Le travail réalisé en commun entre le conseil national des barreaux et l’UNCA permet, à partir du tronc
commun, la production des formulaires d’abonnement « e-barreau » de manière près remplie.
Par circulaire du 10 avril 2012 co-signé par le président du C N B et le président de la Conférence des
Bâtonniers, tous les Bâtonniers ont été informés de cette possibilité.
Lorsqu’un avocat sollicite un abonnement à « e-barreau », l’ordre demande à la CARPA l’impression du
formulaire qui sera pré-rempli de toutes les informations nécessaires à l’identification de l’avocat et du
cabinet souscripteur.
Ce formulaire est ensuite remis à l’avocat pour vérification.
En cas de données erronées, l’avocat doit faire retour de l’imprimé en mettant en évidence les
corrections à apporter et en les justifiant le cas échéant tant auprès de l’ordre que de la CARPA.
Ainsi, une fois les données corrigées, non seulement le tronc commun est mis à jour, mais le formulaire
d’abonnement RPVA peut à nouveau être produit pour être adressé à l’avocat.
Puis après signature, l’avocat transmettra ce formulaire au CNB en y joignant son autorisation de
prélèvement et le RIB de son compte bancaire.
A réception, le CNB va constater une parfaite adéquation entre le formulaire et les données
électroniques extraites du tronc commun qui lui est fourni quotidiennement par l’UNCA.
En agissant de la sorte, les retards parfois constatés à cause des discordances devraient disparaître.
Pour éditer le formulaire RPVA pré-rempli la fiche avocat doit contenir :
•
•
•
•
•
le code affilié C N B F
l’avocat est actif tableau ou actif communautaire
le rattachement de l’avocat à la structure dans laquelle il est en activité
l’adresse courriel privée de l’avocat
le numéro SIREN
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Il est également possible de faire la commande d’une « clé seule » d’une demande d’abonnement
« boitier + clé » encore de clé pour un nouvel associé
Avec l’aimable contribution des services informatiques du CNB les schémas suivant illustrent et
résument le fonctionnement de ces liaisons.
Comment est constitué l’annuaire d’accès
à eBarreau ?
ANNUAIRE POUR ACCES A eBAREAU
AGREGATION DES ANNUAIRES EN REGION PAR L’UNCA
160
Barreaux
Tableau Ordre
Marseille
Tableau Ordre
Bordeaux
Tableau Ordre Lyon
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Quelles conséquences pour un tableau
de l’Ordre non mis à jour ?
Exemple 1 : L’avocat change de nom (après un mariage)
- L’ancien nom apparait dans l’annuaire
- La boite aux lettres ebarreau CNBF.nomprenom n’est plus
d’actualité
- Dans ebarreau, l’avocat ne peut lire ses messages venant
des juridictions TGI et CA
Quelles conséquences pour un tableau
de l’ordre non mis à jour ?
Exemple 2: L’avocat change de barreau
- L’avocat part de son barreau A pour aller vers le barreau
B mais n’est pas désinscrit du barreau A
- L’avocat ayant déménagé n’accède pas aux dossiers du
ressort du barreau B
- Seule une intervention de l’ordre A peut régulariser la
situation
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Quelles conséquences pour un tableau
de l’Ordre non mis à jour ?
Exemple 3: L’avocat vient d’avoir la reconnaissance
de sa spécialisation
- La spécialisation de l’avocat est reconnue par le CNB
- L’avocat demande à son Ordre de saisir cette information
dans son tableau
- Cette information ne sera jamais en ligne (annuaire
français et européens) et des clients potentiels ne seront
pas informés tant que le tableau ne sera pas mis à jour
Quelles conséquences pour un tableau
de l’Ordre non mis à jour ?
Exemple 4: L’avocat souhaite mettre en avant
la maitrise d’une langue
- L’avocat avertit son Ordre qu’il parle couramment le Russe
- L’Ordre omet de l’indiquer dans le tableau
- La langue de cet avocat n’apparaitra jamais dans l’annuaire des
avocats en France ou même d’Europe (FAL1). Des clients russes
auraient pourtant sans doute aimé le trouver….
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Quelles conséquences pour un tableau
de l’Ordre non mis à jour ?
Exemple 5: L’ annuaire européen FAL1
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Serez-vous présent sur l’annuaire européen ? Vous pouvez dès maintenant le
vérifier :
https://dgjustice-fanfal.arhs-developments.com/fal/index.html
Login: dgjustice.fanfal
Password: K42j387V
•
Si votre Ordre n’a pas autorisé l’utilisation de son tableau par l’Unca, votre nom ne
sera pas affiché. Dans ce cas, rapprochez-vous de votre Ordre qui a déjà été averti et
doit formaliser son accord.
2 - D’autres services ont été adossés par la profession sur cet annuaire de référence
3) Les mentions de spécialisations :
La liste nationale des avocats titulaires de mention de spécialisation est arrêtée par le conseil national
des barreaux (art. 86 du décret du 27 novembre 1991) depuis le déploiement de la version8.76 du tronc
commun, et à chaque mise à jour, le CNB transmet à l’UNCA un fichier contenant les mentions de
spécialisation délivrée aux avocats.
4) AvosActes :
La Conférence des Bâtonniers et le Barreau de Paris ont lancé AvosActes, qui est un service national
créé par la profession aux fins d’enregistrement des actes contresignés par avocat au sens de la loi du
28 mars 2011, communément des données « Acte d’Avocat » ou encore AA.
Grâce à un site Internet dédié, AvosActes permet la conservation numérique, l’archivage d’un
exemplaire original, et la retransmission de la copie numérique d’un acte d’avocat.
Ce service confié à la Société de Courtage des Barreaux est effectif depuis le 21 octobre 2013
pour les barreaux qui ont validé leurs demandes d’adhésion et transmis à l’ UNCA l’autorisation de
transmettre certaines données du Tronc Commun permettant d’identifier l’avocat souhaitant déposer un
acte.
Pour accéder au portail d’AvosActes, les avocats doivent disposer d’un compte.
Pour permettre la création des « comptes avocat » le barreau doit donner son autorisation expresse à
l’UNCA sur le modèle communiqué par la Conférence des Bâtonniers.
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L’UNCA transmet tous les jours à la Société de Courtage des Barreaux les données listées à partir d’un
export du Tronc Commun pour tous les avocats en activité.
Tout avocat dont les données sont incomplètes ou erronées dans le tronc commun ne pourra pas se
voir créer un compte avocat pour accéder au portail AvosActes
5) “FAL” : Find a Layer :
Il s’agit ici de l’annuaire européen des avocats. Cet annuaire est pour le moment nominatif.
Cet annuaire est aussi alimenté par les données du Tronc Commun et à ce jour seuls 106 barreaux ont
donné leur accord malgré de multiples courriers et encore dernièrement du président du CNB.
Cette absence de réponse a été relevée par le CCBE qui considère que le barreau français est très en
retard…voir défaillant. Si l’annuaire français n’est pas complété à brève échéance il ne sera pas mis en
ligne. Les avocats français ne seront pas visibles !......
6) Praeferentia :
Il s’agit du réseau d’achat national qui a pour objectif de rendre accessible à tous les avocats des
produits et des services utiles à leurs activités professionnelles ainsi qu’à leur bien-être ou leurs loisirs.
Ce portail est accessible à tous les Barreaux depuis de juillet 2013.
Praeferentia s’appuie sur l’expérience menée depuis plusieurs années par les barreaux de Grenoble,
Lyon et Paris
Tous les barreaux ont été informés de ce nouveau service.
S’ils sont intéressés, ils doivent adresser à l‘UNCA, une autorisation de transmettre les coordonnées
des avocats à Coréfrance la Centrale de Référencement préférentiel
L’adresse courriel qui sera communiquée à la centrale d’achat Praéférentia- Coréfrance est également
contenue dans les champs du tronc commun (version 8.79)
EN CONCLUSION
Le tableau de l’ordre a désormais de multiples fonctions.
Les liens directs entre le Tableau des Ordres et l’informatique de la profession exigent la plus grande
rigueur dans sa tenue.
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Si la profession parvient à remplir de manière exhaustive les champs du Tronc Commun elle améliorera
l’ensemble des services rendus à ses membres.
Elle sera par ailleurs en capacité d’engranger des informations d’importance qui permettront de mieux
connaitre les avocats et leur évolution.
Enfin la technologie a renforcé les liens naturels entre les Ordres et chaque CARPA.
Les outils dont la profession s’est dotée, doivent être utilisés.
Une coopération sans faille doit être maintenue entre les Ordres et la CARPA.
Souvent le personnel est commun aux deux entités dans les barreaux de taille moyenne qui constituent
en nombre la majorité des barreaux français, ce qui devrait faciliter le travail en commun.
Il appartient aux membres des Conseils de l’Ordre de veiller à ce que les secrétaires soient en
possession le plus rapidement possible de toutes les décisions ou délibérations susceptibles de
modifier le tableau de l’ordre après chaque réunion du conseil de l’ordre.
Il convient de la même manière d’inciter les confrères à faire part de toutes les modifications concernant
leur exercice professionnel puisqu’une gestion imparfaite d’un Tableau peut avoir des répercussions
importantes sur leur vie professionnelle.
Situé au cœur de l’informatique de la profession le Tableau a pris une nouvelle importance dont la
nature n’est plus strictement ordinale mais technique. Pour autant les Bâtonniers, les membres des
conseils de l’Ordre et chaque avocat individuellement en restent responsables.
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