Le publipostage avec Libre Office Writer

LIBRE OFFICE 4.3
LE PUBLIPOSTAGE
SOMMAIRE
I - DEBUTER AVEC LE PUBLIPOSTAGE
4
1.1 - LES ELEMENTS D’UN PUBLIPOSTAGE
1.1.1 - LE DOCUMENT DE FUSION
1.1.2 - LA SOURCE DES DONNEES
1.1.3 - LA CONNEXION AUX DONNEES
1.2 - UN EXEMPLE DE PUBLIPOSTAGE
1.2.1 - LE SCENARIO
1.2.2 - INVENTAIRE DES BESOINS
4
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5
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6
6
II - LES DIFFERENTES ETAPES DU PUBLIPOSTAGE
6
2.1 - LE DOCUMENT PRINCIPAL OU LETTRE TYPE
2.2 - LA SOURCE DE DONNEES
2.2.1 - REALISER LA SOURCE DE DONNEES
2.2.2 - CONNECTER LA SOURCE DE DONNEES AU DOCUMENT PRINCIPAL
2.2.3 – INSERER DES CHAMPS DE FUSION
2.2.4 - VISUALISER LES DONNEES AVANT DE LANCER LA FUSION
2.3 – REALISER LA FUSION
2.3.1 - ETAPE 1 : SELECTION DU DOCUMENT DE FUSION
2.3.2 - ETAPE 2 : CHOIX DU TYPE DE DOCUMENT
2.3.3 - ETAPE 3 : INSERTION D’UN BLOC D’ADRESSES
2.3.4 - ETAPE 4 : CREATION DE SALUTATIONS
2.3.5 - ETAPE 5 : ADAPTER LA MISE EN PAGE
2.3.6 - ETAPE 6 : EDITION DU DOCUMENT
2.3.7 - ETAPE 7 : PERSONNALISER LES DOCUMENTS DE MAILING
2.3.8 - ETAPE 8 : ENREGISTRER, IMPRIMER OU ENVOYER
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III – LA BARRE D’OUTILS
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3.1– PRESENTATION GENERALE
3.2 – LES FILTRES
3.2.1 - L’AUTOFILTRE
3.2.2 - LE FILTRE STANDARD
3.2.3 - QUELQUES EXEMPLES CONCRETS
3.2.4 - CRITERES MULTIPLES
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21
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IV – ENVOYER LES DOCUMENTS DE FUSION PAR E-MAIL
27
4.1– PREALABLES
4.1.1 - LES ADRESSES E-MAIL DES DESTINATAIRES
4.1.2 - LA CONFIGURATION DU COMPTE D’EMISSION DES E-MAILS
4.2 – L’ENVOI DES E-MAILS
27
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V – LES ETIQUETTES
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5.1 – DEFINITION DES CARACTERISTIQUES
5.1.1 - L’ONGLET ETIQUETTES
5.1.2 - L’ONGLET FORMAT
5.1.3 - L’ONGLET OPTIONS
5.2 – L’EXPLOITATION DES PLANCHES D’ETIQUETTES
5.2.1 - LA MODIFICATION DE L’ASPECT DES ETIQUETTES
5.2.2 - VISUALISER LES INFORMATIONS REELLES
5.2.3 - DES PLANCHES D’ETIQUETTES DIFFERENTES
5.2.4 - DES PLANCHES D’ETIQUETTES IDENTIQUES
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I - DEBUTER AVEC LE PUBLIPOSTAGE
Ce document décrit les fonctionnalités en matière de publipostage. Après avoir défini
les éléments intervenant dans cette opération, nous effectuerons un publipostage
exemple très basique, qui permettra de comprendre les notions qui s’y rapportent.
1.1 - LES ELEMENTS D’UN PUBLIPOSTAGE
Pour pouvoir effectuer un publipostage ou mailing, nous devons disposer de deux
éléments différents.
Tout d’abord un document « à trous » ou document de fusion, plus connu sous le nom
de lettre type, qui comporte la mise en forme des données générales. Ensuite, un
ensemble de données variables, destinées à combler les « trous » du document de
fusion.
Le diagramme ci-dessous résume les opérations.
Document de fusion
Données variables
Fusion
Résultat de la fusion
1.1.1 - Le document de fusion
C’est par exemple, un document de traitement de textes, qui, outre la mise en forme
habituelle, comporte des « trous », ou plus exactement des emplacements réservés,
pour y insérer les données voulues, prises dans la source de données au moment de la
fusion.
Les « trous » sont destinés à recevoir l’information variable, tandis que le reste du
document reçoit la mise en forme et les données communes.
1.1.2 - La source des données
La source des données est le fichier (égalment nommé la table) où sont réunies les
informations variables à insérer dans le document de fusion. Ça peut être par
exemple un tableau avec des séries de noms, prénoms et adresses.
Libre Office accepte les sources de données des types suivants :
-fichiers texte
-feuilles calc
-tables de base de données dBase
-tables de base de données LibreOffice Base
-tables de bases de données externes auxquelles nous accéderons à travers des
pilotes ODBC ou JDBC (nous n’expliquerons pas cette méthode dans le guide).
En terme de fonctionnalités, les deux premières options (text et calc) ne sont pas
équivalentes aux trois dernières (tables de bases de données).
Nous allons nous intéresser uniquement au publipostage avec comme source de
données une feuille Calc.
1.1.3 - La connexion aux données
C’est l’opération par laquelle nous indiquons au document de fusion où il doit prendre
les informations qui lui manquent afin de remplir les « trous ». Biensûr, la connexion
aux données ne peut s’effectuer que si LibreOffice connaît l’emplacement où se
trouvent les informations, c'est-à-dire le dossier où est enregistré le fichier.
Comme nous l’avons dit précedemment, LibreOffice n’offre pas le même mode d’accès
aux données selon que la source est :
- un fichier text ou un tableau Calc (ce sera notre exemple)
- une table de base de données
1.2 - UN EXEMPLE DE PUBLIPOSTAGE
Après avoir pris connaissance de la description générale d’un publipostage, il est
temps de mettre ces informations en pratique. Nous utiliserons à titre d’exemple, un
scénario très classique d’un club de sport qui souhaite convoquer ses licenciés autour
d’un évènement particulier.
Nous présenterons le publipostage avec l’emploi de feuilles Calc comme source de
données.
1.2.1 - Le scénario
Notre exemple est les suivant : un club de foot a trouvé un nouveau sponsor très
intéressant. Il se trouve que c’est un nutritionniste et que cette personne souhaite
proposer des bilans individuels aux joueurs du club.
Nous allons donc devoir convoquer les différents licenciés.
1.2.2 - Inventaire des besoins
Nous commencerons par rédiger le courrier de base.
Nous prendrons soin par la suite de repérer les données variables afin d’avoir une
idée précise de l’ensemble des données nécessaires pour chaque personne :
- Les données concernant le licencié : titre, nom, prénom, adresse, code postal,
ville
- Les données particulières : l’heure de rdv
II - LES DIFFERENTES ETAPES DU PUBLIPOSTAGE
Le publipostage se compose en fait de deux éléments que le logiciel va se charger de
combiner afin de produire le document final : on a le document principal (ou lettre
type), puis la source de données.
2.1 - LE DOCUMENT PRINCIPAL OU LETTRE TYPE
Voici un aperçu de la lettre type, pour l’instant à l’état brut, c'est-à-dire sans
connexions avec quelques données que ce soit : en prévision de l’insertion ultérieure
des données, nous avons marqué en souligné les endroits où ces futures données
prendront place. Ils nous servent uniquement à repérer les endroits ou nous allons
devoir mettre les « trous » pour l’étape de la fusion. L’emploi de tels marqueurs n’est
bien sûr pas exigé mais il peut être utile de placer ses repères afin de bien visualiser
tous les champs variables.
ATHLECTIC FOOT
25, Rue du Banc Vieux
33000 Bordeaux
Monsieur RAIDE Paul
Route de Même Fils
33000 Bordeaux
Bordeaux, le 9 Octobre 2014
Monsieur,
Par la présente, je vous informe que l’ATHLETIC FOOT proposera le samedi 22 Novembre, de faire un
bilan complet avec un nutritionniste afin de favoriser la récupération. Mr BONGRAIN étant devenu un de
nos sponsors principaux, il recevra individuellement les joueurs.
Vous êtes donc convoqué, le samedi 22 Novembre à 10h30 au Stade Municipal.
La participation à ce rendez-vous est bien évidemment obligatoire.
Sportivement
LE PRESIDENT
CAPDU Jacques
2.2 - LA SOURCE DE DONNEES
Nous allons utiliser dans cet exemple une feuille Libre Office Calc comme source de
données. C’est l’option la plus couramment employée, tout simplement car c’est la plus
facile à mettre en œuvre quand on n’a pas encore utilisé de gestionnaires de bases de
données.
Nous allons apprendre, successivement à définir une source de données, à réaliser la
liaison entre la source de données et le document principal, enfin à exécuter la fusion
des données : objectif final de tout publipostage.
2.2.1 - Réaliser la source de données
C’est tout simplement un tableau où nous allons rentrer les éléments changeant de la
lettre type. Nous allons ouvrir Libre Office Calc, afin d’avoir une feuille vierge.
Cette feuille va désormais constituer notre « base de données ». Les colonnes
représentent un type d’information (par exemple : les noms, les villes …), les lignes
sont des collections d’informations regroupées par affinité (ici les licenciés du club).
Ces lignes d’information prendront plus tard place dans chacun des courriers à
envoyer aux licenciés correspondants.
Pour faciliter l’exploitation de cette base, nous prendrons soin de stocker ces
informations dans un dossier spécifiquement dédié, et de le nommer de façon
explicite pour le retrouver facilement.
Voici notre exemple de source de données :
L’essentiel du travail est maintenant fait : nous disposons du document principal
conforme à nos besoins, et un tableau qui va alimenter cette lettre type.
Restent deux opérations : tout d’abord, la réalisation de la connexion du document
principal avec la feuille Calc, et enfin, l’insertion des champs de fusion dans le
document principal. Nous pourrons ensuite lancer notre première fusion.
2.2.2 - Connecter la source de données au document principal
Notre feuille de données LibreOffice Calc, ne sera exploitable que quandle document
type saura où se trouve cette feuille et quelles données doivent y être insérées. Nous
allons donc procéder à cette liaison entre les données et le courrier.
On va tout d’abord ouvrir la lettre type. Puis nous allons connecter notre lettre type à
la source de données. Pour cela, on va cliquer sur Edition / Changer de base de
données.
Une nouvelle fenêtre va s’ouvir.
Je clique sur Parcourir pour
aller chercher ma feuille Calc
que j’ai créé
Je l’ai nommé « Source de données », je clique donc dessus et je fais ouvrir.
Après validation, on revient au Menu précédent automatiquement. J’ai un petit « + » à
côté de source de données, ce qui veut dire que je peux déployer le menu pour voir ce
qu’il y a dedans. Je clique sur le « + » et je vais sélectionner la feuille concernée : ici
Feuille1.
Je clique ensuite sur
Définir.
La fenêtre se ferme toute seule, la liaison est maintenant établie entre notre
document principal et la feuille Calc. Il est d’ailleurs plus exact de dire que la liaison
est maintenant déclarée à Libre Office et devient accessible pour établir tout
document de fusion que nous pourrions être amené à réaliser à l’avenir.
Il nous reste maintenant à choisir les informations à insérer dans la lettre type. C’est
ce que nous allons réaliser dans la prochaine étape.
2.2.3 – Insérer des champs de fusion
La liaison avec la source de données est désormais effective. Pour nous en assurer, il
nous suffit de cliquer sur Affichage / Source de données
Nous allons voir apparaître en haut de l’écran cette fenêtre.
Le panneau de gauche liste toutes les sources de données connues de LibreOffice, la
source sélectionnée étant affichée en gras. Un aperçu du contenu de la source active
apparaît dans le panneau de droite. Le navigateur comporte égalment une barre
d’outils spécialisée que nous déataillerons plus loin.
Pour insérer des repères (champs de fusion) dans le dcument, nous pouvons faire
appel à 2 manipulations différentes :
-
Insertion par le dialogue Insérer / Champs
Dans le menu Insertion, je vais choisir Champs puis Autres.
On a une nouvelles fenêtre qui s’affiche.
Il va falloir sélectionner la source
de données en cours, puis déplier la
branche avec le « + ».
Il suffit maintenant de positionner
successivement le point d’insertion
dans le texte à l’emplacement visé
puis de choisir les champs désirés
dans la boîte de dialogue et cliquer
sur Insérer.
Attention : il est important de bien
placer son curseur dans le
document principal, à l’endroit où
l’on souhaite insérer le champ, avant
de cliquer sur Insérer.
-
Insertion par le Glisser / Déposer
Cette opération va beaucoup plus vite et est plus simple. Il suffit tout simplement de
cliquer sur le titre de la colonne que l’on veut mettre en tant que champs de fusion.
Clic gauche, on reste appuyé et on vient le mettre à l’endroit souhaité sur la lettre
type.
On répète l’opération pour chaque champs de fusion à insérer.
Pensez que l’écriture finale aura le même aspect que le champs de fusion inséré : gras,
italique, grandeur écriture. Il faut donc mettre en forme le champs de fusion.
Voilà un aperçu de ce que va devenir votre document
2.2.4 - Visualiser les données avant de lancer la fusion
Afin d’être sûr que les données seront correctement formatées (alignement, coupure,
oubli…), il est possible de visualiser les données telles qu’elles apparaîtront lors de la
fusion finlae, pour vérifier que tout est conforme.
Il suffit de cliquer sur une des lignes du tableau de notre source de données (celle
que l’on veut voir apparaître) puis de cliquer sur le bouton Données dans les champs.
On a alors un aperçu qui se crée sur notre document.
Pour visualiser une autre série de données, il suffit de répéter la sélection et
d’activer ce bouton à nouveau.
2.3 – REALISER LA FUSION
Tout est prêt maintenant pour réaliser le publipostage lui-même. L’opération finale se
nomme la fusion. Au cours de celle-ci, LibreOffice insére (fusionne) les informations
de la source de données dans le document principal pour générer au choix :
-un nouveau document
-un courriel
-une sortie directe sur l’imprimante
Dans la barre d’outils présente au-dessus de la source de données, le bouton qui va
nous intéresser directement pour la fusion est celui-ci :
Il se nomme mailing.
L’assistant mailing est composé d’une série de huit boîtes de dialogue. Il permet de
générer le document final. Toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Nous allons les
détailler.
Cliquer sur l’icône mailing : la 1ère fenêtre s’ouvre.
2.3.1 - ETAPE 1 : Sélection du document de fusion
La 1ère fenêtre demande quel est le document de base. Etant donné qu’il s’agit du
document ouvert, assurons-nous que le bouton « Utiliser le document actif » est bien
selectionné.
Puis cliquer sur Suivant.
2.3.2 - ETAPE 2 : Choix du type de document
On choisit ici la finalité du document : est- ce que l’on souhaite produire une lettre ou
bien un e-mail. Dans notre cas on choisit Lettre puis Suivant.
2.3.3 - ETAPE 3 : Insertion d’un bloc d’adresses
Cette étape ne nous concerne pas, Suivant
2.3.4 - ETAPE 4 : Création de salutations
Cette étape ne nous concerne pas, Suivant
2.3.5 - ETAPE 5 : Adapter la mise en page
Cette étape ne nous concerne pas, elle sera même en principe automatiquement grisée
(et donc passée sans boîte de dialogues).
2.3.6 - ETAPE 6 : Edition du document
Il est possible en utilisant les flèches de déplacement de la moitié supérieure de la
fenêtre, de visualiser en arrière plan, au sein du document, les données
correspondantes.
A ce stade, il est possible, en cochant la case Exclure des destinataires, d’éliminer
certains enregistrements du document final.
Notre document est supposé terminé, la partie inférieure, Editer le document, ne
nous concerne pas.
Lorque l’on va cliquer sur suivant, l’ordinateur va générer toutes les lettres que l’on
attend puis les afficher à l’écran, on a la boîte de dialogue suivante :
2.3.7 - ETAPE 7 : Personnaliser les documents de mailing
Cet écran nous donne l’opportunité d’intervenir directement sur certains documents
individuels qui auraient besoin d’une retouche. Cette étape ne nous concerne pas :
Suivant.
2.3.8 - ETAPE 8 : Enregistrer, imprimer ou envoyer
Nous pouvons dans cette dernière étape, imprimer directement nos documents ou
bien enregistrer le document fusionné. Ce sera les options que l’on utilisera
régulièrement.
En génaral, on choisira
directement l’option
Imprimer nos documents.
Mais si on ne souhaite pas le
faire immédiatemment, il est
préférable d’enregistrer le
document fusionné pour
pouvoir y revenir plus tard.
Si on choisit l’option Imprimer le document fusionné, on a les paramètres d’impression
qui s’affichent. Il suffit de choisir l’imprimante puis Imprimer tous les documents à
cocher et Imprimer les documents. On peut ensuite cliquer sur Terminer dans
l’Assistant.
III – LA BARRE D’OUTILS
3.1– PRESENTATION GENERALE
Lorsque la fenêtre du navigateur de source de données est affichée, elle
s’accompagne de la barre d’outils correspondante. Nous allons passer les éléments les
plus importants en revue.
Ces premiers éléments ne nous intéresse pas car ils sont actifs uniquement quand on
utilise une source de données issue d’un gestionnaire de bases de données (ce qui
n’est pas notre cas puisque nous utilisons une feuille Calc).
Puis on a les boutons classiques : couper / copier / coller
1 . Trier
Rechercher
permet de
rechercher des
informations
dans la source de
données
Opérations de tri plus sophistiquées que les 2 boutons
suivants
2. Tri croissant
Sur la colonne sélectionnée
3. Tri décroissant
Sur la colonne sélectionnée
Supprimmer le
filtre/tri
Actualiser
permet de
mettre à jour la
vue des données
quand celles-ci
ont changées
1
2
Retour à la situation
d’origine, c'est-à-dire
suppression du fltrage
ou du tri appliqué
3
Autofiltre
Appliquer le filtre
Filtre standard
Filtre
automatique à
partir de la
sélection active
dans la fenêtre
du navigateur
Lorsqu’un filtre est
défini ce bouton
bascule de
l’affichage filtré à
non flitré et vice
versa
Permet de définir
des critères de
filtrage plus ou
moins complexe.
Outil complet.
Données dans le
texte
Données dans les
champs
Permet d’insérer
des champs au
sein du texte
Affiche les
données à la
place des champs
dans le document
Assistant Mailing
Lance la fusion
Source de
données du
document actif
Montre la source
de données
associée au
document en
cours
Afficher/Masquer
le navigateur
Le navigateur est
le panneau de
gauche de
l’affichage de la
source de données
3.2 – LES FILTRES
Il est tout à fait possible avec LibreOffice, de réaliser un publipostage en filtrant les
informations en fonctions de critères, qui peuvent varier selon les besoins.
Lorsque la source de données est volumineuse, il devient rapidement utile voire
nécessaire d’en sélectionner un sous-ensemble en fonction de critères choisis selon le
contexte.
3.2.1 - L’Autofiltre
Nous allons reprendre notre Exemple. Nous voudrions envoyer notre courrier aux
seuls résidents de Bordeaux.
Je sélectionne la cellule correspondante dans la colonne « Ville » et je clique sur
Autofiltre. Nous allons avoir les deux personnes qui habitent à Bordeaux.
Ce filtre fonctionne avec n’importe quelle cellule.
Si je veux avoir tous les Monsieurs, je clique sur la cellule Monsieur puis Autofiltre …
Pareil si je veux toutes les personnes convoquées à 10h ….
3.2.2 - Le filtre standard
L’Autofiltre permet d’appliquer rapidement un filtre sur les données, ce mode de
filtrage se limite à un seul critère. Pour pouvoir affiner le filtrage, en particulier
combiner plusieurs critères (3 maximum), il faut utiliser le filtre standard.
La fenêtre du filtre standard permet de combiner jusqu’à 3 critères de filtrage. Ils
peuvent mettre en œuvre diverses conditions de comparaisons.
Dans le nom de champ, il suffit de choisir le critère sur lequel je veux appliquer le
filtre : ville, prénom, nom ….
Ensuite dans la condition, nous avons 4 éléments :
Comme
Différent de
Nulle
Non nulle
Affiche les données qui correspondent au masque de la valeur
entrée
Affiche les données qui sont différentes de la valeur entrée
Affiche les enregistrements dont le champ choisi est vide
Affiche les renseignements dont le champ choisi n’est pas vide
Une fois le filtre validé, le bouton Appliquer le filtre bascule entre le mode filtré et
le mode non flitré.
3.2.3 - Quelques exemples concrets
Nous allons prendre une nouvelle source de données un peu plus complète.
- Je souhaite avec cette source de données afficher uniquement les Madames
Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard
Résultat :
- Je souhaite maintenant afficher toutes les personnes sauf celles qui habitent à
Bordeaux
Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard
Résultat :
- Je souhaite maintenant rechercher toutes les personnes qui n’ont pas d’heure de
rdv prévue
Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard
Résultat :
- Enfin, je souhaite afficher toutes les personnes quin ont un rdv programmé
Voici ce que je dois rentrer dans ma fenêtre de filtre standard
Résultat :
Nous avons fait le tour de toutes les conditions utilisables avec Libre Office. On peut
également cumuler les critères.
3.2.4 - Critères multiples
Pour combiner plusieurs critères de filtrage on utilise les opérateurs logique ET et
OU (colonne lien de la boîte de dialogue)
-
L’opérateur ET induit la sélection des enregistrements qui satisfont
simultanément les deux critères qui encadrent le ET.
L’opérateur OU induit la séléction des enregistrements qui satisfont au moins
à l’une des règles connectées par le OU.
EXEMPLES
Si je veux sélectionner tous les Monsieurs qui habitent à Bordeaux : les deux
conditions doivent être remplis je vais donc utiliser le ET.
Résultat :
Je peus même rajouter un critère : tous les Monsieur qui habitent à Bordeaux et qui
ont une heure de convocation :
Résultat :
Enfin, je peux avoir envie d’afficher les personnes qui habitent à Bordeaux et à
Lacanau. Dans ce cas là, je vais utiliser le OU (ce n’est pas restrictif, je veux voir les
2)
Résultat :
On pourrait encore éventuellement ajouter un critère, par exemple, afficher que les
personnes qui n’ont pas de rdv en utilisant la condition « nulle ».
C’est sans fin, en peut faire énormément de choses avec cet outil dans la limite de 3
critères à cumuler.
ATTENTION : N’oubliez pas que quand on écrit dans la case « Valeur » de la fenêtre
de tri, il faut écrire le mot à l’identique du tableau, sinon l’ordinateur de le
reconnaîtra pas. Ne pas oublier les majuscules s’il y en a par exemple.
IV – ENVOYER LES DOCUMENTS DE FUSION PAR E-MAIL
Bien souvent, nous envoyons les documents résultant de la fusion par courrier postal
traditionnel, il peut être intéressant de procéder à un envoi par e-mail : gain de temps
et économie de frais d’envoie en faveur de ce mode de communication maintenant très
répandu.
4.1– PREALABLES
L’envoi d’e-mails requiert de connaître au moins deux informations : l’adresse du
destinataire mais également les paramètres d’envoi pour l’expéditeur.
4.1.1
- Les adresses e-mail des destinataires
Pour pouvoir effectuer les envois, il faut que la source de données comporte
l’information correspondante. Nous nous assurerons donc de la présence d’une colonne
dédiée dans laquelle Writer puisera l’adresse e-mail à utiliser pour chaque
destinataire.
4.1.2
- La configuration du compte d’émission des e-mails
L’expédition d’e-mails n’est possible que si
paramètres de connexion du compte e-mail
messagerie de l’expéditeur, le mot de passe
communiqués par les fournisseurs d’accès
l’abonnement.
le système expéditeur connaît les
d’expédition : le nom du compte de
associé … Ces paramètres nous sont
(FAI) lors de la souscription de
Il faut aller dans Outils / Option.
Une fenêtre s’affiche, dans le menu de gauche on va cliquer sur le « + » de Libre
Office Writer puis E-mail de mailing.
Il suffit ensuite de reporter les informations que de notre fournisseur d’accès.
Votre nom
Le nom de l’expéditeur en clair
Adresse e-mail
L’adresse e-meil de l’expéditeur
Envoyer les réponses à une
Permet de spécifier une adresse de réponse aux e-mails que
adresse e-mail différente
nous envoyons (par défaut c’est celle d’envoi)
Nom du serveur
Le nom du serveur de courrier sortant du FAI
Port
Le port utilisé pour l’envoie d’e-mail est généralement 25
Authentification du serveur
Ce bouton donne accès aux options d’authentification : en
particulier le nom d’utilisateur et mot de passe pour le
compte de messagerie chez le FAI
Tester les paramètres
Ce bouton permet de vérifier que la communication
s’effectue correctement avec les serveurs de messagerie
4.2 – L’ENVOI DES E-MAILS
L’envoie des e-mails s’effectue comme tout publipostage, via l’assistant mailing. Nous
utiliserons les étapes suivantes :
Etape 1 – Sélection du document actif
Etape 2 – Sélection de l’envoi d’e-mail
Etape 8 – Enregistrer, imprimer ou envoyer le document
A
Sujet
Envoyer
comme
Choisir le nom de la colonne de la source de données qui contient
l’adresse e-mail du destinatire
Le contenu du message électronique à expédier
Le type de message à expédier
Le choix texte brut ou HTML provoque la livraison du document dans le
corps du message. Les autres formats (texte Open Document, document
Adobe PDF ou document Microsoft Word) sont envoyés sous la forme de
fichiers joints.
La suite des opérations est semblable à ce qui a déjà été présenté. L’envoi des e-mails
est immédiat.
V – LES ETIQUETTES
La création d’étiquettes (adresses, produits, dossiers …) est une pratique très
courante et qui se rattache au publipostage. Nous allons donc présenter les
possibilités offertes dans ce domaine.
La préparartion des étiquettes s’effectue en étapes :
- La définition des caractéristiques des planches d’étiquette.
- La génération du document correspondant aux caractéristiques définies et
comportant les informations requises.
5.1 – DEFINITION DES CARACTERISTIQUES
On va lancer l’assistant Etiquettes par le menu Fichier / Nouveau / Etiquettes
On a une boîte de dialogue avec 3 onglets : Etiquettes / Format / Option
5.1.1 - L’onglet Etiquettes
Nous allons ici choisir la source de données à Imprimer ainsi que les colonnes
(champs) à placer sur chaque étiquette.
Dans Base de données, aller chercher la source correspondante. Puis dans Tableau,
sélectionner la Feuille que l’on veut.
Enfin, nous allons ajouter ce que l’on souhaite sur les étiquettes : dans Champ de
base de données, choisir un élément et appuyer sur la flèche à côté pour le faire
basculer à gauche dans Texte de l’étiquette. On peut ajouter autant d’éléments qu’on
le souhaite.
ATTENTION : Dans Texte de l’étiquette, le texte doit être mis en forme comme on
le souhaite pour le rendu final, c'est-à-dire qu’il faut penser à faire entrée et à aller
à la ligne si on veut l’adresse sur plusieurs lignes !
Il est également possible dans le texte de l’étiquette d’ajouter du texte fixe
directement avec mon clavier. Il me suffit de cliquer dans la zone à l’endroit où je
souhaite écrire.
C’est également sur cet onglet que nous allons choisir le type de support d’étiquette :
Marque et Type. C’est là où c’est compliqué, car il y a énormément de types
différents !!!
Enfin, nous avons en bas à gauche, Format : Continu / Feuille. Nous choisirons
Feuille et c’est fait par défaut. « Continu » correspond au papier pluc connu sous le
nom « papier listing à bandes Caroll ».
5.1.2 - L’onglet Format
Les informations de cet onglet définissent plus précisément la manière dont les
étiquettes sont agencées sur le support. Nous ferons en particulier appel à cet onglet
si nous utilisons des planches dont le fabricant n’est pas identifié (il suffit de
prendre une règle précise !).
Le bouton Enregistrer permet de mémoriser un nouveau format d’étiquettes qui
apparaîtra ensuite dans les rubriques Marque et Type de l’onglet Etiquettes.
Ecart Horizontal
Ecart Vertical
Largeur
Hauteur
Marge gauche
Marge supérieure
Colonnes
Lignes
Largeur de la page
Hauteur de la page
C’est la distance qui sépare les côtés gauches de 2 étiquettes côte-àcôte. Si les étiquettes sont bord à bord, cette valeur est égale à la
largeur d’une étiquette
C’est la distance qui sépare les côtés supérieurs de deux étiquettes
placées l’une au dessus de l’autre. Si les étiquettes sont bord à bord,
cette valeur est égale à la hauteur d’une étiquette
Largeur d’une étiquette
Hauteur d’une étiquette
Distance entre le bord gauche de la feuille et le bord gauche de la 1ère
étiquette à gauche
Distance entre le bord supérieur de la feuille et le bord supérieur de la
1ère étiquette en haut
Nombre de colonnes d’étiquettes par feuille
Nombre de lignes d’étiquettes par feuille
Dimension de la page
5.1.3 - L’onglet Options
Les paramètres de cet onglet déterminent la manière dont les étiquettes sont gérées
par le logiciel.
Page entière / Etiquette unique : choix de l’impression d’une seule étiquette ou d’une
planche entière
Colonne : colonne de l’étiquette unique à imprimer
Ligne : Ligne de l’étiquette unique à imprimer
Synchroniser le contenu : le choix de cette option va permettre d’obtenir des
planches d’étiquettes plus faciles à éditer.
Si on coche : la toute 1ère étiquette en haut à gauche devient l’étiquette maîtresse.
Toutes les modifications pratiquées sur cette étiquette seront répercutées sur
l’ensemble des autres étiquettes de la planche lorsque nous cliquerons sur le bouton
Synchroniser les étiquettes. On coche donc généralement cette option.
Si on ne coche pas : on va traiter chaque étiquette de la planche de façon individuelle.
On choisit cette option si on veut traiter différemment certaines étiquettes de la
planche.
Imprimante : Paramètres spécifiques de l’imprimante pour l’impression des étiquettes
(bouton Configurer).
En cliquant sur Nouveau document, un nouveau document de traitement de texte va
être généré dont la mise en page correspond aux choix effectués dans l’assistant. Il
est bien entendu possible de retoucher les étiquettes à ce niveau.
5.2 – L’EXPLOITATION DES PLANCHES D’ETIQUETTES
Lorsque la planche est créée (après avoir cliqué sur Nouveau document), nous pouvons,
en fonction du choix effectué auparavent, obtenir divers types de résultats : une
seule étiquette, une planche d’étiquette, avec le bouton Synchroniser les étiquettes
ou non (s’il n’a pas été coché dans Options).
5.2.1 - La modification de l’aspect des étiquettes
Il est possible que l’aspect proposé nécessite des adaptations ou une mise en forme
plus adaptée (retrait, police, ajout d’un logo …)
Si nous avons coché la case Synchroniser le contenu, l’opération est très simple. Il
suffit de faire les modifications sur l’étiquette maîtraisse en haut à gauche et de
cliquer sur Synchroniser les étiquettes.
Toutes nos étiquettes comportent maintenant les mêmes
typographiques (mise en gras 1ère ligne + Agrandir CP et Ville).
caractéristiques
Attention : penser à mettre des espaces entre les champs que les écritures ne soient
pas collées !
5.2.2 - Visualiser les informations réelles
Pour vérifier l’aspect final de notre travail, il peut être utile de faire apparaître des
données réelles dans les étiquettes.
Faisons apparaître les sources de données (Affichage / Sources de données).
Choisissons l’enregsitrement voulu et cliquons sur le bouton Données dans les
champs.
5.2.3 - Des planches d’étiquettes différentes
Par défaut, LibreOffice prépare des étiquettes différentes : une étiquette par
enregistrement de la source de données.
Pour obtenir les planches d’étiquettes, lancer l’assistant Mailing.
On passe directement à l’étape 8, et en choisissant Enregistrer le document
fusionné, on mémorise le modèle de la planche qui restera exploitable par la suite.
La planche actualisée est maintenant disponible, prête à l’impression.
5.2.4 - Des planches d’étiquettes identiques
Nous commencerons comme pour les étiquettes différentes. Après avoir préparé la
mise en forme dans l’étiquette maîtresse, on va modifier la façon dont LibreOffice
enchaîne les étiquettes.
On fait apparaître la source de données.
On choisit l’enregistrement voulu, puis on clique sur Données dans les champs.
On fait maintenant Affichage / Nom de champs.
Voici notre écran
On sélectionne le dernier champ de la 1ère étiquette : « enregistrement suivant :
source de données Feuille 1 » et on le supprime.
On clique ensuite sur synchroniser les étiquettes.
On fait ensuite la même chose que précedemment avec l’outil Mailing
et en
allant directement à l’étape 8.
L’enchaînement des étiquettes se fera désormais sans saut d’un enregistrement au
suivant. Toutes les étiquettes de la planche seront identiques. On aura une planche
par enregistrement.