CAHIER DES CHARGES ORGANISATION EVENEMENT REGIONAL

FEDERATION BRETAGNE
CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION
EVENEMENT REGIONAL
Conférence des Présidents
Cahier
des charges 2013
Montargis
2009
Organisation évènement régional
Plan
1. Les 4 évènements
2. Mise en route
3. Lieu
4. Logistique de la journée
5. Soirée
6. Hébergement
7. Accès / Allo-Congrès
8. Communication
9. Budget
10.Tarifs
11.Inscriptions
12.Organisation du jour J
13.Divers
14.Evalutation
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Organisation évènement régional
Les différents évènements :
Universités de rentrée
• Une assemblée générale d’au moins 2h
• Des formations pour former les nouveaux bureaux à leur prise de
responsabilité et des formations de bases sur la demi-journée (2 à
3h)
 Ordre du jour de l’AG et recherche des formateurs par le bureau
régional
• La JCEL organisatrice s’occupe de trouver un lieu et des repas
• Le lieu doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses,
accueillir l’AG et les formations (6 à 7 formations pour 10
participants chacune)
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Organisation évènement régional
Les différents évènements :
Journée Régionale de Formation
• La JCEL organisatrice s’occupe de la logistique
• L’intégralité des dépenses (hors frais des formateurs) sont à la charge de la JCEL
• Trouver un lieu qui doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses, avoir au moins
au moins 5 salles pouvant accueillir entre 10 et 30 personnes
• Plan d’accès et flêchage
• Matériel pour les formations (paper board, crayons, vidéoprojecteur…)
• Préparer les salles et gérer le timing (maître du temps)
• Accueil, pauses x2 (café, collations…) et déjeuner
• Eventuellement proposer une soirée (hors JRF)
• Gérer le Home Hospitality à partir du vendredi soir et transport si besoin
• La Fédération dispose d'un droit de regard dès le montage du budget prévisionnel
afin de vérifier la viabilité de l’évènement
• La Fédération
• Elabore le programme de formations et gère l’équipe des formateurs
• Gère les inscriptions (communication et fichiers des inscrits)
• Peut organiser un Comité Directeur Régional (CDR) – réunion avec les présidents – et/ou
une Assemblée Générale
• Reçoit l’intégralité des recettes (35€ journée | 20€ ½ journée)
• Prend en charge les déplacements des formateurs
• Reverse à la Jeune Chambre organisatrice 14€ par personne restant déjeuner (hors
invités de la Jeune Chambre organisatrice)
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Organisation évènement régional
Les différents évènements :
Journée Régionale de Formation
JRF type
•08h30 accueil
•09h00 à 12h30 formation (avec une pause à 10h30)
•12h30 à 14h00 déjeuner
•14h00 à 17h30 formation (avec une pause à 15h30)
•17h30 à 18h00 restitution des formations pas des rapporteurs
•18h00 à 19h30 CDR ou AG ou temps libre
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Organisation évènement régional
Les différents évènements :
Assises de mi-année
• Une Assemblée Générale d’au moins 2h
• Des ateliers et formations peuvent être proposés (à voir avec le
bureau régional - 3h30)
 Ordre du jour de l’AG et recherche des formateurs par le bureau
régional
• La JCEL organisatrice s’occupe de trouver un lieu et des repas et
gère le home hospitality dès le vendredi soir
• Le lieu doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses
• Le contenu de la journée est établi par le bureau régional mais la
jcel peut soumettre des idées
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Organisation évènement régional
Les différents évènements :
Congrès Régional
• Une Assemblée Générale d’au moins 2h
• Des ateliers et formations peuvent être proposés (à voir avec le
bureau régional - 3h30)
 Ordre du jour de l’AG et recherche des formateurs par le bureau
régional
• La JCEL organisatrice s’occupe de trouver un lieu et des repas et
gère le home hospitality dès le vendredi soir
• Le lieu doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses
• Le contenu de la journée est établi par le bureau régional mais la
jcel peut soumettre des idées
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Organisation évènement régional
Mise en route : responsabilités
Responsabilités du Comité d’Organisation de la JCEL
Le COC s’engage à :
•Transmettre régulièrement les actualisations du budget prévisionnel et les CR des réunions du
COC au bureau régional
•Mettre à disposition des infrastructures avec le matériel adéquat (tables, chaises, audio, vidéo
etc.)
•Organiser l'hébergement, les soirées et la restauration
•Promouvoir la rencontre auprès de ses partenaires et des membres de la fédération (sauf pour
les JRF)
•Gérer les inscriptions (sauf pour les JRF) et l’accueil des congressistes, sénateurs et
accompagnants
•Prévoir des transferts par navettes entre les différents sites si nécessaire
•Souscrire une assurance responsabilité civile couvrant tout sinistre
Responsabilités du bureau régional
Le bureau régional s’engage à soutenir le COC dans ses négociations avec les partenaires
potentiels, si le COC en exprime le souhait, et à assurer la promotion de l’événement au moyen
de ses outils de communication.
Le bureau régional s’engage à transmettre au Directeur du COC 20 jours calendaires avant le
congrès :
•le planning détaillé de la rencontre
•le programme des ateliers de formation et l’affectation des salles
•les besoins prévisionnels en matériel
•le contenu et la mise en scène prévisionnelle des assemblées générales
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Organisation évènement régional
Mise en route : l’équipe
• Une commission peut être créée
o
o
Au début, 3 à 5 personnes suffisent
A la fin la commission peut solliciter des membres de sa
JCEL pour aider sur diverses tâches
• Solliciter des membres à compétences variées
o
o
o
o
Relation partenaires
Communication
Logistique
Gestion de budget
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Organisation évènement régional
Mise en route : recherche de parternaires
• Ne pas hésiter à aller solliciter des partenaires
Une banque
Un assureur
Région Bretagne
Conseil Général
CCI
Mairie de la ville où se fera l’évènement
Concessionaire automobile (pour exposition de voitures devant le
lieu)
o …
o
o
o
o
o
o
o
• Leur proposer en contrepartie
Présence sur site web avec logo et coordonnées
Présence du logo sur toute la communication (bulletin
d’inscription, site, réseaux sociaux, articles dans les newsletters
de JCE, sur le ppt du jour J…)
o Présence d’un kakémono et de fly le jour J
o Intervention le jour J
o
o
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Organisation évènement régional
Mise en route : recherche de parternaires
Selon ce que le partenaire est prêt à donner, ne pas lui proposer la
même visibilité
Par exemple un partenaire qui donne 1000€ pourra avoir droit
d’intervenir pendant le jour J ou lors d’une Assemblée Générale +
un encart dans une newsletter (locale ou régionale) tandis que celui
qui ne donne que 500€ aura juste de la publicité sur divers
supports
La recherche de partenaire doit commencer au plus vite car plus
vous aurez de partenariats (financier ou “nature” comme location
d’une salle offerte), plus vous pourrez proposer des tarifs
d’inscription attractifs
Vérifier au préalable avec le bureau régional les partenariats
régionaux afin de ne pas soliciter de partenaires concurrents
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Organisation évènement régional
Mise en route : rétro planning
Exemple pour un Congrès Régional (tout doit être validé début
novembre) :
M-10 Février : avoir constitué l’équipe
M-9 Février/Mars : regarder les dates possibles (dépendra des
disponibilités des lieux et de la date des divers évènements dans la ville le
même jour) et désigner un lieu en accord avec le bureau régional
M-7 Avril/Mai : avoir trouvé les partenaires financiers
M-6 Juin aux Assises de mi-année : pouvoir faire la promotion de
l’évènement en fournissant la date, le(s) lieu(x), le thème et un début de
programme
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Organisation évènement régional
Mise en route : rétro planning
M-3 Septembre : proposer le bulletin d’inscription avec des tarifs
définitifs au bureau régional et lancer la communication
M-1 Novembre : envoyer le programme général en accord avec le bureau
régional, convier la presse
C’est le bureau régional qui fournit l’ordre du jour de l’Assemblée Générale
et qui gère les formations s’il en prévoit
Tout doit être validé par le bureau régional
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Organisation évènement régional
Le lieu
3 lieux à définir :
- un pour accueillir les ateliers/formations et l’AG
- un pour accueillir le déjeuner (restaurant ou salle)
- un pour accueillir la soirée (restaurant ou salle vierge)
Il faudra idéalement faire marcher le Home Hospitality
et/ou trouver un hôtel aux tarifs raisonnables.
Le top : tous les lieux + hébergement sur place !
N’oublions pas que la plupart des membres ont de la
route.
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Organisation évènement régional
Le lieu
Le fait de dormir sur place évite les accidents,
fédère, chacun peut aller se coucher quand il
veut et n’est tributaire de personne.
Quelque chose de spécial peut être organisé le
dimanche matin comme un brunch, une chasse
au trésor.
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Organisation évènement régional
Le lieu
• Solliciter :
o
o
o
o
Les CCI et chambres des métiers
Écoles et universités
Centre d’accueil pour congrès
…
• L’accueillant aura besoin de l’attestation d’assurance
de la Fédération (à demander au Bureau)
• Coût : comme on sollicite un samedi, l’accueillant doit
prévoir une astreinte pour son gardien. Il peut donc
demander une indemnisation financière (à négocier car
ça peut vite baisser)
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Organisation évènement régional
Le lieu
Mail type à envoyer aux lieux avec une plaquette de présentation
de la JCE :
Bonjour,
Nous organisons en mois (plusieurs dates) un événement régional pour
notre association qui accueillera entre 60 et 100 membres.
Nous souhaitons savoir si vous avez deux ou trois petites salles pour
accueillir des ateliers de formations (salle pour une quinzaine de
personnes), une grande salle pour accueillir notre Assemblée Générale,
une salle pour déjeuner et pour une soirée ainsi que des chambres pour la
nuit (quelle est votre capacité de logements ?).
Si oui, les dates proposées sont-elles disponibles et quels sont vos tarifs ?
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Organisation évènement régional
Le lieu, salles de formation
Si formations il y a
• À valider avec le bureau de la Fédération pour
pouvoir solliciter les bons partenaires
Le nombre nécessaire pour le matin et l’aprèsmidi (les besoins peuvent être différents)
o La taille et la forme (faire la formation “la
chaise” dans un amphi, c’est moyen…)
o
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Organisation évènement régional
Le lieu, salles de formation
• À demander lors de la réservation :
o
o
o
Capacité d’accueil maximale
Prévoir 1 à 2 salles en plus au cas où (le jour J ce sera
sûrement le gardien qui gèrera l’accueil et donc pas lui qui
décidera de nous mettre une salle en plus)
Équipement des salles : à connaitre pour pouvoir pallier
les besoins éventuels
 Vidéoprojecteurs (1 par salle)
 Tableau (craie ou tableau blanc avec marqueurs
effaçables) et paperboards
 Disposition de la salle
 Nécessité de remettre à l’identique en fin de journée
(prendre une photo avant)
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Organisation évènement régional
Le lieu, salle d’AG
• Taille (en fonction des évènements et des personnes invitées,
pour un Congrès 100 personnes)
• Forme : idéalement un amphi
• Délai : prévoir 1 heure (voire 1h30) en plus par rapport au timing
donné par le bureau de la Fédération (pour palier aux éventuels retards)
• L’équipement à connaître
o
o
o
o
Vidéoprojecteur (en avoir un de secours)
Écran
Micro
Prévoir un PC de secours
Il faut penser aux solutions de secours car c’est toujours au dernier
moment que ça ne veut pas fonctionner.
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Organisation évènement régional
Le lieu, accueil – pauses – déjeuner
• Valider avec l’accueillant le lieu pour l’accueil (où sera pris le café)
et les pauses et pour le repas du midi
• Le midi : une des salles de formation peut faire l’affaire si pas de
restaurant prévu et que la salle est assez grande
• Savoir si le lieu sera ouvert au public (décidera de la place de
l’espace d’accueil)
• Partenariat : pour faire baisser le prix de la location, proposer un
partenariat (logos…), de bonnes économies à faire
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Organisation évènement régional
Logistique de la journée
• Diverses remarques
o
o
o
o
o
o
o
o
Visiter les lieux au préalable (avant validation devis, à M-3 et S-1)
Se prévoir d’arriver 30min au minimum le matin avant l’heure d’arrivée
officielle pour mettre en place et tester le matériel
Si on exige de remettre les lieux à l’identique, pensez à faire une photo
Numéroter les salles si ce n’est pas fait
Prévoir une indication des lieux avec des petites pancartes JCE
Prévoir des rallonges électriques
Concernant les blocs de papier pour les formés, ils peuvent vous
permettre de valoriser un partenaire
Prévoir des sacs poubelles, un balai, des serpillères… pour
nettoyer les inévitables dégâts
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Organisation évènement régional
Logistique de la journée : responsables
Prévoir des responsables de poste :
• Responsable inscription, accueil, hébergement et
pause
• Le maître des animations
• Responsable logistique restauration
• Responsable Média (projecteur LCD, Vidéo,
Photos)
• Responsable accompagnants
• Maître du temps
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Organisation évènement régional
Logistique de la journée : accueil
• L’accueil et les pauses
o
o
Prévoir une table et une chaise (avec une prise pour
bancher son ordinateur) pour le trésorier pour qu’il puisse
gérer les inscrits (doit donc être en premier dès que les
gens arrivent)
Espace accueil, à laisser en place pour l’accueil et les
pauses du matin et du midi






Tables pour tout installer
Café, thé, sucre, touillettes et gobelets
Jus d’orange, coca, eau…
Collation (du cake et autres choses peuvent largement suffire)
Couteaux, sopalin…
Scotch, ciseaux…
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Organisation évènement régional
Logistique de la journée : déjeuner
• Soit dans l’espace accueil ou dans une salle ou dans un
restaurant
• Choisir la forme du repas : plateaux repas, sandwich… (il faut que
ça puisse être rapide pour certains qui seront en retard)
• Le nombre
L’idéal est de choisir une solution souple qui permettent de valider au
dernier moment
o Faire un point avec le trésorier dans la matinée
o
• Prévoir un apéro :
o
o
C’est toujours plus sympa
Permet de faire patienter ceux qui ont fini en premier par rapport aux
retardataires
Astuce : donner plusieurs choix pour ne pas avoir à gérer les
particularités (végétariens, musulmans…)
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Organisation évènement régional
Logistique de la journée : déjeuner
• Si le déjeuner ne se fait pas au restaurant, prévoir
o
o
o
o
o
o
o
Gobelets, assiettes, couverts…
Couteaux pour couper et autres couverts pour servir
Pain
Un peu de vin
Autres boissons
Sopalin, serpillère et tout pour nettoyer
Gérer le nettoyage ensuite
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Organisation évènement régional
Soirée
• La forme : repas assis ou debout
• Le lieu :
o Proche du lieu de la journée
o Prévoir un repas traiteur tout compris (avec
boissons)
o Apéritif : court
o Le lieu de la soirée doit être idéalement au
même endroit que le repas
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Organisation évènement régional
Soirée
• Le lieu :
o
Salles municipales
 Inconvénients :
 Peut avoir un coût de réservation
 Heures de fermeture vers 2h et gestion du bruit
 Gestion de la mise en place et de la déco
 Peu disponibles (réservations importantes)
 Réservées aux habitants de la ville mais possibilité pour
les associations
 Avantages :
 On fait ce qu’on veut
 Traiteur avec formule qui peut être plus économique
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Organisation évènement régional
Soirée
o
Restaurants
 Inconvénient : coût éventuel
 Choix du repas : penser aux végétariens, musulmans et autres
restrictions alimentaires…
 Avantages : on ne gère rien, tout est mis en place par le
restaurateur ainsi que le nettoyage après
 À prévoir :
 Dépassement horaire
 Droit de bouchon
• Animation soirée :
o
o
o
Valider très vite le DJ s’il y en a un
Prévoir un écran et un vidéoprojecteur (si le bureau veut
passer des éléments)
Valider avec le restaurant pour une piste de danse
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Organisation évènement régional
Soirée
• Nombre de repas (vaut pour le midi aussi) :
o
Le restaurateur ou le traiteur va demander un nombre
définitif en début de semaine (J-4 ou J-3) pour gérer ses
achats
Valider dès le début la date limite avec le restaurateur
Revoir le nombre d’inscrits
En général le nombre donné sera celui facturé donc attention
Ne pas être trop ambitieux : retenir au mieux le nombre d’inscrits +
5 personnes (ceux qui ne sont pas encore inscrits moins d’une
semaine avant ne vont pas forcément venir à la soirée)
 Valider cette décision avec le bureau de la Fédération




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Organisation évènement régional
Hébergement
• Le Home Hospitality
o
N’a pas forcément beaucoup de succès
 Que ce soit en terme d’offres des membres
 Que ce soit en terme de demandes des membres
o
Peut varier en fonction de la soirée
 Si elle s’écourte, les gens ne vont pas rester
 Les personnes qui ont choisi cette solution
facilement changer d’avis
peuvent
Prévoir une solution peu onéreuse à l’hôtel (partenariat ?) si le
Home Hospitality n’est pas envisageable
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Organisation évènement régional
Accès / Allo-Congrès
Avant le jour J
• Prévoir un plan d’accès général (depuis l’extérieur de la ville) pour diriger vers le
lieu du congrès avec les différents sens d’arrivée (il ne faut pas oublier que les
gens viennent de toute la région).
• Prévoir aussi un plan d’accès détaillé au lieu du congrès.
• Si pas de mise en place du Allo-Congrès fournir a minima le numéro de 2
personnes faisant partie de l’organisation.
• Ne pas négliger un plan d’accès détaillé pour éviter les retardataires et préciser
les stationnements (payants et gratuits) à proximité
Le jour J
• Si le plan est assez précis la mise ne place d’un Allo-Congrès dédié n’est
pas nécessaire mais est souhaitable.
• Si le Allo-Congrès est mis en place prendre une personne qui connait
assez bien le lieu et ses accès afin de pouvoir orienter les personnes le cas
échéant.
Après le jour J
• Penser à enlever les pancartes de direction
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Organisation évènement régional
Communication
•
Réaliser un dossier de presse / partenariat présentant tous les axes
du projet et les ambitions de celui-ci avec le budget prévisionnel, à
soumettre au bureau régional
•
La communication peut prendre plusieurs angles :
• Des teasers vidéos présentant divers éléments de l’évènement
: lieu, date, contenu… , diffusés sur une chaîne YouTube,
partagés sur les pages Facebook, le site…
• Une page fan Facebook dédiée
• Une page dédiée sur le site de la Fédération
• Présentations dynamiques, ludiques et attractives en
Assemblée Générale au local, lors des autres évènements
régionaux
• Des badges
• Des flyers
• …
• Un bulletin d’inscription spécifique sera créé avec les logos de
la JCEL et de la Fédération, à faire valider par le bureau
régional
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Organisation évènement régional
Tarifs (1/2)
• Définition des différentes formules
• Il est toujours proposé différents types de formules pour que chaque
participant puisse choisir la formule qui lui convient le mieux :
• Formule journée
• Formule soirée
• Formule complète (journée + soirée)
Journée
Soirée
Journée Complète
Attention : si des formations sont organisées aux assises ou au
congrès, le tarif proposé par la jcel devra comprendre le
remboursement des frais des formateurs
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Organisation évènement régional
Tarifs (2/2)
• Deux tarifs pour chaque formule
Afin d’inciter un maximum de participants à prendre part à la totalité des
évènements de la journée, ne pas hésiter à proposer un tarif plus
avantageux pour la formule complète.
• Un 1er tarif moins élevé permet de motiver les participants à
s’inscrire le plus tôt possible ce qui est souhaitable pour l’organisateur
car cela lui permet d’avoir une visibilité anticipée sur le nombre total
de participants.
• Le 2ème tarif, plus élevé que le 1er, commence généralement 4
semaines avant l’évènement et se termine 1 semaine avant
l’évènement. Cela permet de finaliser le nombre d’inscrits, de
communiquer aux prestataires de services le nombre exact de
convives et finaliser le budget.
Premier Tarif
Deuxième Tarif
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Organisation évènement régional
Inscriptions (1/3)
• Sur le bulletin d’inscription doivent apparaître :
• Les informations personnelles (nom, prénom, autres jugées
utiles)
• Les coordonnées téléphoniques et e-mail (éventuellement
postale)
• Les informations concernant l’O.L.M. (Jeune Chambre
Locale), la Fédération, l’ancienneté membre, si 1er congrès.
• Les informations pour l’émission de la facture (Nom de
l’entité, adresse)
• Le statut de chaque inscrit (observateur, postulant,
membre, sénateur + numéro de sénateur, accompagnant,
ancien membre, Président local, Président régional, Président
national, Membre CA national)
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Organisation évènement régional
Inscriptions (2/3)
• Sur le bulletin d’inscription doivent apparaître (suite) :
• Les différents tarifs et formules, un descriptif de ce que
comprend chaque formule, les dates limites pour chaque tarif.
• Une phrase verrouillant contractuellement les dates des
différents tarifs et la fin des inscriptions (utiliser la formulation
“cachet de la poste faisant foi”).
• L’ordre pour le règlement par chèque et l’adresse d’envoi pour
le bulletin d’inscription avec le chèque. Il faut préciser qu’aucun
bulletin d’inscription sans règlement ne sera pris en compte.
• Les délais de notification d’annulation pour toute participation
et pourcentage des frais engagés correspondant au
remboursement (généralement 75%).
• Les coordonnées de l’organisateur pour toute question.
• Les logos de la JCEL, de la Fédération et des partenaires.
• Date.
• Signature.
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Organisation évènement régional
Inscriptions (3/3)
• Suivi des inscriptions
• Les inscriptions sont enregistrées à la réception du bulletin
d’inscription et du paiement (par chèque ou virement). Elles
sont consignées au fur et à mesure dans le tableau des
inscriptions.
• Un suivi régulier – par exemple hebdomadaire – facilite la
gestion précise du budget.
• Le Jour J, le suivi des inscriptions devient la liste des
participants et est utilisée pour l’émargement. Le décompte
des arrivées est tout aussi important que l’identification des
absents (retards, annulations).
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Organisation évènement régional
Budget
• Le budget prévisionnel est à définir par la JCEL
organisatrice et doit être validé par le bureau régional.
• Le suivi des recettes et des dépenses est à gérer par
la JCEL organisatrice.
• Le budget se décompose en deux parties :
• Les recettes qui proviennent des inscriptions et des éventuels
partenariats financiers ou en nature
• Les dépenses, qui incluent les frais fixes et les frais variables
qui dépendent du nombre de participants
• Exemples :
• Recettes : inscriptions et partenariats financiers et en nature
• Dépenses principales : locations, les boissons et aliments
pour les pauses, les déjeuners, dîners, apéritif, etc.
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Organisation évènement régional
Budget (exemple Congrès 2012)
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Organisation évènement régional
Organisation du « Jour J »
• Répartition des tâches
• Chaque membre de la commission a la responsabilité d’un poste/rôle
le jour J :
• Accueil : émargement, remise des mallettes, etc.
• Relations avec les fournisseurs : repas, salles, parking, etc.
• Maître du temps
• Logistiques des pauses
• Matériel audiovisuel : projecteur, écran, etc.
• Permanence Allo-Congrès : guider les participants pour atteindre
le lieu et obtenir des réponses
• Pour chacun des postes, il est important de :
• Lister les tâches de chacun dans un tableau
• Affecter les heures auxquelles chaque tâche doit être effectuée
(par exemple, préparer le café 10 minutes avant le début de la
pause).
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Organisation évènement régional
Divers
1. Valider les décisions / options décidées avec le bureau de la
Fédération
o
o
ça sécurise l’organisateur
ça permet aussi de bien distribuer les tâches entre l’organisateur et le
bureau de la Fédération tout au long de la préparation
2. Essayer d’avoir des partenaires (la valorisation est compliquée
mais pas impossible : penser aux blocs notes et crayons qu’on peut
remettre à tout le monde, une banderole, un kakémono…)
3. Faire penser au VP Formation régional de bien inscrire aussi les
formateurs (qui ne vont pas forcément y penser)
4. Valider avec le bureau de la Fédération le fait que les formateurs
paient le tarif soirée s’ils y restent
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Organisation évènement régional
Evaluation
• Enquête retour congrès :
1 semaine après, envoyer une enquête avec un formulaire Google
Drive
Idées de questions :
Impression générale sur le Congrès Régional ?
Le programme général du Congrès Régional ?
La plénière avec chaques parties statutaires ?
Atelier... ?
Intervention d’un institutionnel ?
La salle pour l’Assemblée Générale, les ateliers et la soirée ?
Le rythme de la journée et les pauses ?
Cérémonie de remise de Sénat, Ambassadeur ?
Le choix du menu du déjeuner, diner ?
Les tarifs d’inscriptions ?
L’ambiance de la soirée ?
La communication avant l’évènement ?
A toi la parole...
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Organisation évènement régional
Check list (1/3)
Lieu de l'évènement
• réservation / paiement du lieu de
formation / idéalement 1 lieu repas,
salles, hébergement le cas échéant
• date récup et rendre clé
• chauffage (s'assurer qu'il y en a + si
gratuits)
• ménage (qui, quand)
• heures d'ouverture et fermeture le
jour J
• nombre de salles de formation
• lieu d'accueil et de pose, avec tables
pour café..
• salle d'AG
• salle de repas
Déroulement assemblée générale
• Timing
• vidéo projecteur(s) réservation et
paiement
• rétro projecteur(s) réservation et
paiement
• écran(s) réservation et paiement
• paper board avec papier réservation
et paiement
• micros et matériels audio
• prises multiples
• tables et chaises
• Mise en place de la salle
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des charges 2013
Montargis
2009
Organisation évènement régional
Check list (2/3)
Déroulement formations
• choix des formations
• "commande" des formateurs
• indemnités de déplacements
formateurs
• salle de formation
• vidéo projecteur(s) réservation et
paiement
• rétro projecteur(s) réservation et
paiement
• écran(s) réservation et paiement
• paper board avec papier réservation
et paiement
• prises multiples
• tables et chaises
• mise en place de la salle
• fourniture bureau (feuille,
stylo….pour salle)
• fourniture divers
• verre+eau
• feuilles d'émargement + évaluation >
bureau régional
• feutres paper, post it
Déroulement pauses
• fournitures et matériels divers
café + filtres à café + sucres +
touillettes + tasses
jus de fruits + eau + verres
gâteaux + serviettes papier
sacs poubelle
cafetières + théières + Thermos
• badges
• mise en place de la salle
• repas midi (fournisseur + heure
arrivée)
• repas soir (fournisseur + heure
arrivée) facultatif
• petit dej le cas échéant
• besoin de frigo
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Organisation évènement régional
Check list (3/3)
Déroulement soirée
• Thème
• Animations, DJ
• Décorations
Communication
• bulletin d'inscription avec plan, date
limite d'inscription, horaires, prix
préciser si hébergement : amener
draps, sac de couchage…
• déplacement dans les JCE pour
promotion
• relation avec la presse
• fléchage du lieu dans la ville
• signalétique interne au bâtiment
(WC, les formations/salle…)
Partenariats
• sollicitation partenaires JCEL
• sollicitation partenaires région
Matériels et fournitures divers
• torchons, sacs poubelle, éponges,
balais, serpillère, produits
d'entretien, sopalin, papier
aluminium, scotch, ciseaux, tirebouchon, agrafeuse
• ordinateur
• prévoir "personne logistique"
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