Production d`images numérisées Sommaire

Production d'images numérisées
Sommaire
1.
PRESENTATION DU MODULE DE PRODUCTION D'IMAGES NUMERISEES.............................2
SCHEMA D'UTILISATION .......................................................................................................................................2
EQUIPEMENTS PRE-REQUIS POUR LE CABINET COMPTABLE ................................................................................2
2.
INSTALLATION, PARAMETRAGE ET UTILISATION DU SCANNER HP 9100 ............................3
PRINCIPES D'INSTALLATION ET PARAMETRAGE DU SCANNER .............................................................................3
Règlages du scanner........................................................................................................................................3
Gestion des utilisateurs du scanner.................................................................................................................3
Paramètres "client" .........................................................................................................................................4
UTILISATION DU SCANNER ..................................................................................................................................5
3.
DISTRIBUTION DES DOCUMENTS VERS QUADRABUREAU ET QUADRACLIENT.................6
LANCEMENT DU MODULE
...........................................................................................................................6
TRAITEMENT D'UN LOT ........................................................................................................................................6
CONSULTATION ET SELECTION DU DOCUMENT A DIFFUSER ................................................................................7
DIFFUSION DU DOCUMENT ...................................................................................................................................7
Module Archives Client sur CD
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1. Présentation de la Production d'images numérisées
Le module de Production d'images numérisées a été développé pour permettre d'intégrer facilement des lots de
documents dans QuadraExpert, par exemple le courrier reçu chaque jour. Les documents sont numérisés
globalement sur un scanner de production.
Le module Production d'images numérisées est géré par une licence d'utilisation qui s'acquiert par site
installé.
1.1
Schéma d'utilisation
•
Numérisation globale des documents sur le scanner de production par un collaborateur QuadraExpert
identifiés comme utilisateur du scanner.
•
Lancement du module Production d'image dans QuadraBureau et redirection des documents numérisés :
⇒ Vers un collaborateur du cabinet via la messagerie QuadraBureau
⇒ Sur une fiche client, dans le chapitre Documents adéquat (et selon la nomenclature du dossier
permanent définie par la profession comptable).
1.2
Equipements pré-requis pour le cabinet comptable
•
Scanner de production de type HP 9100 Digital Sender, directement connecté au réseau,
•
Logiciel Adobe Acrobat versions 4.05 et supérieures (à ne pas confondre avec Adobe Acrobat Reader),
•
QuadraBureau,
•
QuadraClient incluant la gestion des Images (qui prend en charge le classements des documents
QuadraClient).
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2. Installation, paramétrage, utilisation du scanner HP 9100
2.1
Principes d'installation et paramétrage du scanner
•
Le scanner HP 9100 est à connecter directement sur le réseau et doit recevoir une adresse IP fixe.
•
L'interface logicielle associée au matériel et livrée sur CD-Rom permet ensuite de définir les paramètres
d'exploitation. Elle se compose de 2 modules :
⇒ Les "Composants Administrateur Standard" à installer sur le poste de travail choisi pour administrer
le scanner,
⇒ La "Version Utilisateur du logiciel (client)" à installer sur les postes "Clients" qui vont rediriger les
fichiers images vers un lieu de stockage dédié à chaque collaborateur chargé de la diffusion des
documents. Donc dans le contexte de la Production d'images Quadratus,
1 poste Client HP Digital Sender = 1 lieu de stockage = 1 collaborateur "Diffuseur de document".
Attention : Les postes clients doivent nécessairement être identifiées sur le réseau par une adresse IP fixe.
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•
Après avoir connecté le scanner HP 9100 au réseau et l'avoir mis sous tension, attendre la fin de la
phase d'initialisation et appuyer simultanément sur les touches <Shift>, <Alt> et le bouton vert
pour accéder aux paramètres.
•
Configurer le paramètre Adresse IP de la façon suivante : choisir "Manuel" et valider, puis taper
une adresse IP disponible.
•
Vérifier que le paramètre Selection fichier PC est dans l'état "Activer".
•
Sauvegarder le paramétrage.
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•
Lorsque l'interface logicielle "Administrateur" a été installée
sur le poste dédié à la maintenance du scanner, lancer l'outil
"HP Adress book Manager".
•
Valider la connexion après saisie éventuelle du mot de passe.
•
Sur l'arborescence de l'outil d'administration, ouvrir le choix "Utilisateurs". Pour créer un nouvel
utilisateur, se placer sur la fenêtre de droite, cliquer avec le bouton droit de la souris et choisir
"Nouveau" sur le menu contextuel.
Les cadres "Nom de l'utilisateur" et "Données PC" sont obligatoirement à renseigner.
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•
Le "Nom" de l'utilisateur est celui avec lequel
le collaborateur s'identifiera sur le scanner lors
de la numérisation. Il n'est pas nécessaire qu'il
soit identique au code du collaborateur dans
QuadraBureau.
•
Donner l'adresse IP fixe du poste "Client" à la
rubrique "Adresse Réseau".
•
Choisir "PDF" à la rubrique "Format de
fichier".
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•
Lorsque l'interface logicielle "Client" est installée sur le poste de travail, la barre
d'état Windows comporte l'icône "HP Digital Sender Link" (à gauche de la date).
Le client "HP Digital Sender Link" est placé dans le groupe de démarrage de
Windows pour être lancé automatiquement.
•
Avant la première utilisation du scanner, il
convient d'indiquer où seront localisés les
documents numérisés.
⇒ Cliquer avec le bouton droit de la souris
sur l'icône "HP Digital Sender Link"
pour ouvrir le menu contextuel et choisir
"Paramètres".
⇒ Sur la fenêtre "HP Digital Sender Link"
qui s'affiche, vérifier que la rubrique
"Activer réception" est cochée.
⇒ Renseigner ensuite le "Chemin de l'inbox
de réception" en fonction de
l'implantation des données Quadratus sur
le réseau et du collaborateur
QuadraExpert "diffuseur de documents".
Exemple :
Où
\\Nom_du_serveur\qappli\quadra\database\courrier\cb
\\Nom_du_serveur\qappli
\quadra\database
\courrier
\cb
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= Racine des données Quadratus dans une configuration réseau
= Localisation standard des données Quadratus
= Localisation standard des lots de documents numérisés
= Code collaborateur QuadraExpert.
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2.2
Utilisation du scanner
•
Placer les documents à numériser dans le bac du scanner et activer la touche <PC> sur le clavier
associé au choix <PC> de l'écran.
•
S'identifier en tapant son d'utilisateur ou en le sélectionnant à l'aide des touches de direction
<Flèche en bas> et <Flèche en haut>.
•
Taper <Tab> pour rejoindre la zone "Nom de fichier".
•
Après avoir donné le nom de fichier, appuyer sur le bouton vert pour lancer la numérisation. Le
bouton vert clignote jusqu'à la fin de l'opération.
Remarque : La numérisation s'effectue uniquement si la connexion au poste de l'utilisateur est
valide et c'est le paramétrage du poste utilisateur qui définit la localisation du fichier image créé.
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3. Distribution de documents (QuadraBureau/QuadraClient)
3.1
Lancement du module
•
Lorsque la licence est détectée, le module est accessible au menu "Fichier", choix "Diffusion des courriers
numérisés" ou par l'icône de lancement de la barre d'outils verticale de QuadraBureau (groupe "Gestion") si
elle est aménagée en conséquence (Cf. menu Paramétrage, choix Paramètres de l'ordinateur, onglet 4
"Barre Qbureau2) :
⇒ Cet aménagement est à effectuer sur le poste des collaborateurs chargés de répartir les documents.
⇒ Ces collaborateurs doivent être identifiés en tant qu'utilisateur du scanner de production.
•
Au lancement du module, la liste des lots de
documents numérisés par le collaborateur
s'affiche à l'écran.
⇒ Les lots sont proposés en fonction de
l'identification du collaborateur à
l'entrée de QuadraBureau.
⇒ Lors de la numérisation, ils ont été
localisés en conséquence grâce au
paramétrage du scanner pour le
collaborateur et son poste de travail (Cf.
2ème partie).
•
Le lot s'ouvre par double clic à la souris ou la
touche <Entrée> au clavier.
Remarque : Il est aussi possible de traiter des lots non affectés automatiquement au collaborateur grâce au
bouton <Importer> qui permet de localiser librement un fichier d'images.
3.2
Traitement d'un lot
•
2 fenêtres s'affichent simultanément
à l'écran :
⇒ La fenêtre de gauche permet la
diffusion du ou des images
sélectionnées sur l'écran de
droite.
⇒ La fenêtre de droite permet de
consulter les images du lot et de
sélectionner les documents pour
leur diffusion.
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3.3
3.4
Consultation et sélection du document à diffuser
•
A l'affichage de la fenêtre de visualisation, la
première page du lot est affichée et présélectionnée pour la diffusion. Elle est marquée du
signe "+" sur le sommaire.
•
Le nombre de pages d'un document est paramétré
par défaut à 1.
⇒ Il peut être modifié si tous les documents ont
la même structure.
⇒ Les touches <Page Suivante> et <Page
Précédente> affichent et sélectionnent
automatiquement le document suivant ou
précédent.
•
Un document est constitué des pages dont le
numéro est marqué du signe "+" sur le sommaire.
⇒ La sélection s'obtient avec la touche <+>
lorsque la page est pointée sur le sommaire
(elle est affichée en jaune). La touche <->
désactive la sélection. La touche <Espace> est
également active et effectue alternativement la
sélection et la désélection.
⇒ Pour sélectionner globalement les pages
restantes lorsqu'elles constituent un seul
document, utiliser le raccourci clavier
<Ctrl++> ou le bouton <Tout>.
•
Il est possible de réorienter une page grâce aux raccourcis clavier <Ctrl+G> et <Ctrl+D> ou avec les
boutons de rotation.
•
Les options de l'affichage par zones permettent de zoomer les différentes parties d'une page.
⇒ Une option s'active en tapant les touches <F6> à <F12> ou en cliquant sur les boutons associés aux
parties de la page. Le raccourci clavier <Ctrl+Z> active consécutivement chacune des options.
⇒ L'option d'affichage active est marquée d'un point rouge.
•
Lorsqu'une page a été numérisée par erreur, le bouton <Jeter> permet de la supprimer. La page active peut
être supprimée sans sélection préalable, alors que la suppression simultanée de plusieurs pages implique
qu'elles soient marquées du signe "+" sur le sommaire.
Diffusion du document
Il est possible de diffuser le document vers QuadraClient ou QuadraBureau ou à la fois vers QuadraClient et
QuadraBureau.
•
Sélectionner le client concerné pour une diffusion dans QuadraClient ou QuadraBureau. Pour
QuadraBureau, le message est affecté au client (sinon la sélection d'un client n'est pas obligatoire).
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•
La saisie du commentaire alimente le libellé affecté
au document dans QuadraClient ou le corps du
message QuadraBureau. Les options de mise en
forme du texte sont disponibles sur la barre d'outils.
•
Pour diffuser le document dans QuadraBureau,
saisir le code collaborateur concerné. Pour adresser
le message à plusieurs collaborateurs, taper les
codes en le séparant par un point-virgule. Il est
aussi possible d'effectuer la sélection sur la liste
ouverte par le bouton <Destinataires>. La
destination "Message QuadraBureau" est
automatiquement cochée dès qu'un collaborateur
est renseigné.
•
Pour diffuser le document dans QuadraClient,
sélectionner le chapitre concerné sur la fiche client.
La destination "Document QClient" est
automatiquement cochée à la sélection du chapitre.
•
Cliquer sur le bouton <Diffuser> pour terminer le traitement. Le fichier des images affiché dans la fenêtre
de droite est immédiatement actualisé et les pages du document diffusé sont supprimées.
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