Construire un budget sur excel

Construire un budget
Sur excell
Vendredi 18 octobre 2013
Rémire-Montjoly
Service d’Appui
à la Vie Associative
PROGRAMME DES ATELIERS D’APPUI
Objectif :
vous apporter un appui concret,
en vous aidant sur vos projets en cours
=> 30 minutes de théorique + 1h30 de pratique
Service d’Appui
à la Vie Associative
PROGRAMME DES ATELIERS
V 4/10 – Rédiger des Dossiers
V 18/10 et V 15/11 – Construire un budget sur excel
M 20 – J21 – Appui individuel
V6/12 : Faire un document de présentation , plaquette ou
powerpoint
Service d’Appui
à la Vie Associative
PROGRAMME aujourd’hui :
Présentation des participants et de vos attentes
Présentation rapide de l’APROSEP
1- Quelques règles essentielles d’un budget
2- Notions de base sur Excel
3- Atelier/appui individuel
Service d’Appui
à la Vie Associative
Présentez- vous et vos attentes
- Prénom, Nom, Association, fonction
- Quelles sont vos connaissances et expériences?
- Avez-vous déjà réalisé un budget prévisionnel?
- Utilisez-vous Excel?
- Quelles sont vos attentes concernant cet atelier :
- Plus le budget? Plus Excel? Plus la pratique?
En bref :
18 ans
Objectif: aider les associations et les collectivités
Résultat : 150 associations adhérentes,
de tous les secteurs et de tout le territoire
3 services:
L’EMPLOI
LA FORMATION
Faciliter la création d’emploi
par la gestion de personnel
Sport, animation, …
associations
Le SAVA,
Service d’Appui à la Vie Associative
Appui au projet; ordinateur, photocopieuse, salles, location de matériel,
réductions avec les partenaires privés, relais de concours et subventions, etc.
La construction d’un budget
1- Quelques règles essentielles d’un
budget
2- Notions de base sur Excel
Budget, bilan,
kézako?
Un budget =
Rien d’autres que l’ensemble des
choses dont vous avez besoin pour
réaliser une action =
AVANT
Un bilan =
Ce que vous avez réellement
dépenser et « gagner »
pour l’action réalisée =
APRES
Charges/produits
kézako?
Charges =
les dépenses
Produits =
les recettes
Et ces chiffres,
c‘est quoi??
=
Rapide aperçu des charges
60 - Achats
Prestations de services
Achats matières et fournitures
Autres fournitures
61 - Services extérieurs
Locations
Entretien et réparation
Assurance
Documentation
Les charges
62 - Autres services extérieurs
Rémunérations intermédiaires et honoraires
Publicité, publication
Déplacements, missions
Services bancaires, autres
63 - Impôts et taxes
Impôts et taxes sur rémunération,
Autres impôts et taxes
64- Charges de personnel
Rémunération des personnels,
Charges sociales,
Autres charges de personnel
Les charges
65- Autres charges de gestion courante
66- Charges financières
67- Charges exceptionnelles
68- Dotation aux amortissements
Rapide aperçu des produits
70 – Vente de produits finis, de
marchandises, prestations de
services
Rapide aperçu des produits
74 – Subventions d’exploitation
Etat : précisez le(s) ministère(s) sollicité(s)
Région(s) :
Département(s) :
Commune(s) :
Organismes sociaux (détailler) :
Fonds européens
L’agence de services et de paiement (ex CNASEA,
emploi aidés)
Autres établissements publics
Autres privées
Rapide aperçu des produits
75 - Autres produits de gestion courante
Dont cotisations, dons manuels ou legs
76 - Produits financiers
78 - Reprises sur amortissements et
provisions
Rappel : demande de subvention
Avant d’entamer un budget, il faut connaître:
1- Les critères et compétences
des financeurs
2- Le modèle de demande
de subvention
3- La date de clôture
Règles générales d’un budget
1- Charges = Produits
=> Il faut « jongler »:
Ex:
- j’ai oublié des frais, j’augmente d’autant
la demande de subvention
- Je pense pouvoir obtenir plus de
financement que les frais réels,
j’augmente les charges
Règles générales d’un budget
2- Il est rare d’obtenir le montant de la
subvention demandée
=> Il faut « gonfler » légèrement les
charges, dans la limite du
« raisonnable »…
Règles générales d’un budget
3- Il est rare qu’un bailleur donne 100%
=> obligation de diversifier les partenaires
(mais attention pas trop… cf. après)
=> et surtout développer au maximum les
ressources propres / prestations de
services
Ex: buvette, cours payants, etc.
Règles générales d’un budget
4- Montrer que vous êtes impliqués,
valoriser le bénévolat/l’apport en nature
(prêt de salles, matériel, etc.)
=> créer des fiches de présence
bénévole, permettant de justifier les
heures
=> évaluer l’apport en nature
Règles générales d’un budget
La valorisation se trouvera en bas du
budget, avec le même montant des 2
côtés.
CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES [4]
86- Emplois des contributions
87 - Contributions
volontaires en nature
volontaires en nature
Secours en nature
Bénévolat
Mise à disposition gratuite de biens 300 Prestations en nature :
et prestations : salle
Mairie de Rémire, Salle
Personnel bénévole
Dons en nature
TOTAL
0 TOTAL
300
0
En conclusion
Règles générales d’un budget
1- Charges = produits
2- Gonfler les charges
3- Développer les ressources propres
4- Valoriser le bénévolat/l’apport en
nature
Un budget prévisionnel :
quelles difficultés ?
Les difficultés
Pour les charges
1- Essayer de ne pas oublier de frais (ex. la sécurité)
=> Prévoir des « imprévus »…
2- Inclure les frais que vous comptez obtenir
gratuitement par du partenariat (ex.
communication)
=> constitue une « marge de
manœuvre »
Les difficultés
Pour les charges
3- Il s’agit d’un prévisionnel.
=> Evaluer les montants
« en grosse masse »
4- Si vous n’avez aucune idée du montant,
demander un devis
Les difficultés
Pour les produits
1- Comment évaluer le montant à demander
et à qui?
C’est difficile…
=> Bien connaître les compétences de chacun,
et essayer de voir avec les techniciens
combien il est possible de demander pour une
action
Les difficultés
Pour les produits
2- Encore plus difficile pour une association
avec plusieurs projets dans l’année
 Dans ce cas, il faut essayer de répartir les
demandes suivant les projets
Les difficultés
Pour les produits
Ex:
Le Festival de cirque à la DAC et la
Région
Les animations périscolaires au DSU
Les initiations à Maripasoula à la Mairie
et au PAG
Les difficultés
Pour les produits
3- Essayer de limiter le nombre de bailleurs,
Car multiplie les démarches, et implique
parfois d’attendre l’accord de tous
Les difficultés
Pour les produits
4- Essayer de développer les ressources
propres et de valoriser le bénévolat (cf. règles
générales au-dessus)
Les budgets du Cerfa
Budget annuel
Budget de l’action
Bilan de l’action
Remplir un dossier Cerfa
3-2. Budget prévisionnel de l’action
Ce budget doit être établi en prenant en compte
l’ensemble des coûts directs et indirects et l’ensemble
des ressources affectées à l’action.
c’est-à-dire qu’il faut inclure les frais de
structure (téléphone, loyer, etc.) qui ne sont
pas directement liés au projet
Remplir un dossier Cerfa
Nature et objet des postes de dépenses les plus
significatifs (honoraires de prestataires,
déplacements, salaires, etc) :
Ne pas citer toutes les dépenses, mais UNIQUEMENT
celles qui sont les plus importantes
Ex: sur un festival = les cachets des artistes ou le transport
Sur une formation = le salaire des formateurs ou
prestations de services
Attention aux charges de fonctionnement trop
importantes
Remplir un dossier Cerfa
Est-il prévu une participation financière des
bénéficiaires (ou du public visé) de l’action ?
Oui/Non
Pratiques tarifaires appliqués à l’action (gratuité, tarifs
modulés, barème, prix unique, etc) :
Attention si participation élevée, l’action
n’aura pas besoin de subventions
Remplir un dossier Cerfa
Règles de répartition des charges indirectes affectées à
l’action subventionnée (exemple : quote-part ou
pourcentage des loyers, des salaires, etc) :
Cela concerne surtout les « grosses » associations, avec du
personnel et/ou un loyer, mais aussi les autres qui peuvent
inclure des frais de téléphone, essence, etc… 2 cas :
- Soit il y a une seule action et ces frais sont tous inclus sur
le budget de l’action
- Soit il y a plusieurs actions et il faut les répartir
=> comment?
Remplir un dossier Cerfa
Comment répartir des charges indirectes sur
plusieurs actions? Doit-on faire des parts
égales??
Remplir un dossier Cerfa
Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions?
Plusieurs possibilités:
- Le plus simple : Total des frais indirects÷
par le nombre de projet dans l’année, et
ajouter le résultat à chaque projet.
Ex: Frais indirects = 1000€ - 3 projets
=> 333,33€ sur chaque projet
Remplir un dossier Cerfa
Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions?
- Le plus pertinent, mais plus compliqué:
certains projets peuvent « rapporter » plus d’argent
(ex. les actions en communes), et d’autres moins (la
création d’un spectacle ou le périscolaire)
Ex: Frais indirects = 1000€ - 2 projets , mais
- l’un prend 50% du temps (et peut rapporter…)
=> 500€
- reste 250€ sur chaque projet
Remplir un dossier Cerfa
Quelles sont les contributions volontaires en nature
affectées à la réalisation du projet ou de l’action
subventionnée ?
Les « contributions volontaires » correspondent au
bénévolat, aux mises à disposition gratuites de personnes
ainsi que de biens meubles (matériel, véhicules, etc) ou
immeuble. Leur inscription en comptabilité n’est possible
que si l’association dispose d’une information quantitative
et valorisable sur ces contributions volontaires ainsi que de
méthodes d’enregistrement fiables.
Remplir un dossier Cerfa
Si vous n’avez pas encore le bilan n-1, indiquez que vous
les ferez parvenir dès réception. Attention aucun
paiement sans bilan
Et après?
- Dépôt : Conseil garder une preuve du dépôt
- Suivi des demandes (cf. après)
- Re-calibrer le projet en fonction des
financements obtenus
- Bonne gestion de la subvention
- Bilan financier et d’activités
Excel
kézako?
Excel sert à faire des tableaux :
-
Budget
Suivi de trésorerie
Base de données des partenaires, des
adhérents
- Rétro-planning, plan média, etc…
 Beaucoup de fonctions et possibilités,
impossible de tout voir
=> Existe des Tutoriels sur internet
http://www.demowordexcel.info/index_excel.html
10 fonctions Excel à connaître
Pour la mise en page
1.Idem word pour la mise en page : gras, couleur,
fonds, aligné, etc…. Avec une fonction
intéressante « Renvoyer à la ligne
automatiquement »
10 fonctions Excel à connaître
2. Dupliquer un onglet
« Demandes 2014 »
peut devenir
« obtenues 2014 »
dans le « Suivi subv. »
2. Dupliquer un onglet
1. Clic droit sur
l’onglet à
copier
2. Une boîte de
dialogue
apparaît
Cocher
« créer une
copie » en
bas à
gauche
10 fonctions Excel à connaître
3. Masquer des lignes ou des colonnes
Permet, sans avoir à dupliquer, d’avoir un tableau plus
lisible. Par exemple, en masquant les colonnes
« demandées », on obtient le tableau « accordé »
10 fonctions Excel à connaître
3. Masquer des lignes ou des colonnes
Pour masquer
1.Cliquer en haut dans le
gris sur la colonne à
masquer, ou à gauche sur
le gris pour une ligne
2.Cliquer sur masquer
Et pour revenir, cliquer sur
afficher
10 fonctions Excel à connaître
4. Fractionner la page
Permet lorsqu’on a un grand tableau de continuer à voir la
première ligne et/ou la première colonne, même en bas
du tableau.
10 fonctions Excel à connaître
4. Fractionner la page
1. Cliquer en haut sur Affichage
2. Cliquer sur Fractionner
3. Faire glisser les limites là où vous voulez
10 fonctions Excel à connaître
5. Filtrer des données
Il est possible de sélectionner les données que l’on souhaite
= filtrer :
Ex : ne faire
apparaître que
les bailleurs qui
ont accordé une
subvention pour
le projet 1
10 fonctions Excel à connaître
5. Filtrer des données
Pour filtrer :
1- Sélectionner la
ligne où l’on
souhaite filtrer les
données (ex. L4 =
montant accordé)
2 – cliquer dans
« données »
3 - cliquer sur
l’icone «filter »
10 fonctions Excel à connaître
6. Trier des données
On peut aller plus loin et classer les données selon plusieurs
critères = trier
Exemple, dans une base de données de contacts, on peut les
classer :
1. Par structure
2. Puis par ordre
alphabétique dans la
structure
10 fonctions Excel à connaître
6. Trier des données
Pour trier :
1- Sélectionner les
données que l’on
souhaite filtrer les
données (si tout le
doc, « Ctrl+A »=
sélectionner tout))
2 – cliquer dans
« données »
3 - cliquer sur l’icone «trier », une boîte de dialogue apparaît
10 fonctions Excel à connaître
6. Trier des données
Choisir les items que l’on souhaite
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
7. Faire une addition :
Par exemple dans le tableau « Suivi de
subventions », pour calculer le montant
accordé par chaque structure sur tous les
projets.
10 fonctions Excel à connaître
7. Faire une addition :
1.cliquer dans la cellule « Total accordé» (B6), écrire « = «
dans la barre de formule, en haut, blanc
2.Cliquer sur la cellule à additionner (D6), Écrire « + »
3.Cliquer sur la cellule à additionner (F6), etc.
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
8. Calculer une somme automatique
= permet de calculer automatiquement la somme
de cellules situées à côté.
C’est LA fonction à connaître pour calculer les
totaux, charges et produits.
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget : la somme automatique
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget : la somme automatique
8. La somme automatique
Pour l’obtenir :
1/cliquer sur la cellule Total;
2/ double cliquer sur le symbole,
à droite de la barre d’outil dans
« accueil »
et normalement, ça y est!
Les cellules sélectionnées
apparaissent encadrées.
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
9. Coller avec liaison
Dans un budget, vous pouvez avoir un poste
d’importance (par exemple les transports ou la
somme des frais des intervenants), qui peut
changer (ex. prix du billet qui diminue…).
Excel vous permet de « copier avec liaison » un
résultat (le total des transports) pour l’insérer dans
un autre calcul (la ligne « déplacement » de votre
budget prévisionnel).
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
9. Coller avec liaison
1- dans un onglet séparé (transport), calculer les frais
Suivi transport
Colonne1
Mpa - Cay
Paris-Cay
Parbo-Cay
TOTAL
P.U
Nb
180 €
800 €
250 €
Total
5
3
8
900 €
2 400 €
2 000 €
5 300 €
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
9. Coller avec liaison
1- dans un onglet séparé (transport), calculer les frais
2- copier la cellule « total » (Ctrl + C)
3- Cliquer sur l’onglet budget, sur la ligne « transport »
4- Clic droit, option de collage / « copier avec liaison »
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
10 – A vous!
Fouillez, tester, chercher!
10 fonctions Excel à connaître
1. Renvoyer à la ligne
2. Dupliquer un onglet
3. Masquer des lignes ou des
colonnes
4. Fractionner la page
5. Filtrer des données
6. Trier des données
7. Faire une addition
8. Calculer une somme automatique
9. Coller avec liaison
10.Fouillez!
Pour aller plus loin
Ouvrages à disposition à l’Aprosep
Outils d’aide en ligne et gratuits
Tutoriel excel :
http://www.demowordexcel.info/index_excel.html
Documents donnés
Service d’Appui à la Vie Associative de l’A.PRO.SEP.
81 rue C.Colomb, 97300 Cayenne
T : 05 94 30 21 36 – [email protected]
www.guyanasso.org