Travel agency fr

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Comité économique et social européen
Informations concernant l´agence de voyage
Suite à la décision du Bureau de juin 2008 de supprimer progressivement, pour fin 2008, l'agence de
voyage des Comités, très peu utilisée, et de la remplacer par un système d'avances sur demande, après
transmission d'informations complémentaires au Bureau en septembre 2008 et consultation des
questeurs, les membres sont informés de ce qui suit:
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le contrat avec l'agence de voyage actuelle des comités, CWT, avait initialement été prolongé
jusqu'au 31 mars pour combler la période transitoire jusqu'à l'entrée en vigueur d'un contrat avec
une nouvelle agence de voyage externe;
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le 1er avril, un nouveau contrat avec une agence de voyage entrera en vigueur; le contractant est
"American Express Corporate Travel", qui, en vertu de ce contrat, est tenu de proposer les
"meilleurs prix"; le contrat est conclu conjointement par la Commission (y compris plusieurs
agences et Ispra), le CESE et le Comité des régions;
−
pour faciliter la transition, CWT a accepté une extension de 3 mois (jusqu'au 30 juin), en
réduisant toutefois ses effectifs présents dans nos locaux (1 personne). Cette extension de contrat
nous permet de disposer d'une solution de remplacement au cas où American Express connaîtrait
des problèmes logistiques au début du nouveau contrat ou si les conseillers ne se familiarisaient
pas dès le départ avec ces nouvelles dispositions. Par conséquent, pendant les mois d'avril, de mai
et de juin, les contrats avec American Express et CWT se chevaucheront;
−
American Express ne sera pas présente physiquement dans nos bâtiments; toutes les commandes
se font par téléphone, télécopie ou courriel. Les billets non électroniques sont envoyés par la poste
ou peuvent être retirés à l'aéroport;
−
les commandes effectuées par les Conseillers leur seront facturées par American Express. (En
vertu du contrat actuel, les factures sont envoyées par l'agence de voyage au secrétariat. Cet
arrangement constituait essentiellement une facilité de préfinancement et était utilisé presque
exclusivement pour les billets particulièrement onéreux.);
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pour éviter aux conseillers de devoir à l'avenir avancer l'argent pour acheter des billets coûteux, il
leur sera possible d'obtenir une avance du secrétariat le cas échéant, quelle que soit l'agence de
voyage utilisée pour la réservation. Des avances peuvent être demandées pour les billets de plus
de 2 500 €. Les avances seront versées sur simple demande par courriel accompagné des
informations relatives au prix du billet (le détail des informations à transmettre avec la demande
FR
-2figure dans le document ci-joint). À cet égard, il est rappelé aux conseillers qu'ils peuvent
toujours bénéficier d'une avance permanente à concurrence du montant qui leur est remboursé
pour 2 jours consécutifs de réunion. (Avance moyenne d'environ 1 500 €.)
Tous les conseillers seront informés de ces nouvelles dispositions de la manière suivante:
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annonce dans la lettre d'information électronique de mars;
document à distribuer lors de la prochaine session plénière;
information permanente sur le portail des membres;
information affichée sur la porte du bureau de l'agence de voyage actuelle, dans le bâtiment JDE;
séances d'information pour les secrétariats des groupes et des sections et le cabinet du président.
Pierre Deglimes et ses collègues du "Service aux conseillers" sont à la disposition des membres pour
leur fournir toute information complémentaire et répondre à toute question concernant la nouvelle
agence de voyage ou le paiement d'avances. Le service aux conseillers se trouve au 3e étage du
bâtiment Van Maerlant, et est également présent dans les coulisses des sessions plénières.
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