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Créer un index dans Word
avec un fichier de concordance
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Word offre deux méthodes pour indexer un document : indexation à la main, ou
indexation semi-automatique avec un fichier de concordance.
Avantages et inconvénients du fichier de concordance :
• Inconvénient 1 : il faut entrer tous les termes à indexer, y compris le singulier
et le pluriel, avec majuscule et sans majuscule.
• Inconvénient 2 : il faut se méfier des homonymes. Par exemple, si l'on indexe
le mot "bas" (vêtement), Word indexera aussi "là-bas", "en bas" qui n'ont rien
à voir avec le vêtement.
• Avantage 1 : c'est quand même plus rapide qu'à la main, surtout sur un long
document comme une thèse, et avec des termes techniques qui ne risquent
pas d'avoir d'homonymes.
• Avantage 2 : le fichier de concordance donne une bonne vision d'ensemble
des termes à indexer
• Avantage 3 : on peut toujours l'enrichir, et il est très facile à modifier.
Modifier une indexation manuelle est beaucoup plus long.
Il y aura cinq étapes :
1. Préparation de l'indexation : durée variable, dépend de la nature du
document à indexer et de la connaissance du sujet.
2. Rédaction du fichier de concordance : durée variable, dépend du nombre de
termes à indexer.
3. Insertion des entrées d'index : quelques secondes avec le fichier de
concordance.
4. Insertion des renvois : pas très long, mais ça dépend du nombre de renvois
souhaités.
5. Insertion de l'index : instantané.
Les copies d'écran ont été réalisées sous Word 2003, mais la méthode est la même
sous les versions suivantes.
Nous partons du document ci-dessous : il s'agit de l'article Beethoven tiré de
l'encyclopédie Wikipédia.
Vous pouvez récupérer le document Word ici.
1. Préparation de l'index
1.1. Hiérarchie des termes de l'index
La première étape est de rédiger un brouillon de l'index tel que vous souhaitez le
générer.
Généralement un index présente les termes de manière hiérarchisée, avec des
renvois.
Exemple :
Niveaux et renvois :
2. Rédaction du fichier de concordance
Le fichier de concordance ressemble à ceci :
Remarquez que j'ai mis la colonne de droite en gras, parce que je veux que mes
termes d'index dans le document final soient en gras.
Vous pouvez récupérer ce document ici.
Voici comment l'index est traduit dans la colonne de droite du fichier de
concordance :
Comme vous le voyez, les termes de chaque niveau sont entrés à la suite, sans
espace, séparés par le caractère ":" (deux points).
Notez que les renvois ne sont pas entrés dans le fichier de concordance : ils
devront être indexés à la main.
Attention à la colonne de gauche !
Comme vous le voyez ci-dessus, la colonne de gauche comporte tous les
synonymes présents dans le document.
Par exemple "Sixième Symphonie", "Symphonie n ﾰ 6" et "Symphonie pastorale"
sont sysnonymes et renvoient tous au même élément dans l'index.
Word va rechercher dans votre document tous les termes de cette colonne de
gauche. Il faut donc penser à toutes les variantes : singulier, plusiel, masculin,
féminin, majuscules, minuscules.
C'est la partie du travail la plus délicate. Une astuce : faites des recherches dans
votre document (Ctrl+f) pour vérifier les différentes formes des mots à indexer.
3. Insertion des entrées d'index
Lorsque votre fichier de concordance est terminé, marquez vos entrées d'index.
Allez dans le menu Insertion et sélectionnez Référence, puis tables et index.
Cliquez sur le bouton Marquage auto...
Allez cherche votre fichier de concordance. Le mien ci-dessous s'appelle
BeethovenIndexFini.doc. Cliquez sur le bouton Ouvrir
Tous les mots que vous avez choisis d'indexer sont automatiquement marqués.
4. Insertion des renvois
Les renvois doivent être marqués à la main dans le document. Il suffit de marquer
une seule fois chaque renvoi.
Pour cela, cherchez le terme dans le document : Ctrl+f, ou menu Edition ->
Rechercher
Entrez le terme recherché.
Sélectionnez le terme à indexer : dans cet exemple, on a cherché "lune" pour
indexer l'expression "Clair de lune".
Dans le menu Insertion, sélectionnez Référence -> Tables et index :
Cliquez sur le bouton Marquer entrée.
Toutes nos entrées sont en gras : j'ai donc mis l'expression "Clair de lune" en gras.
Cliquez sur Renvoi, puis entrez le terme vers lequel vous souhaitez renvoyer le
lecteur. Ici "Clair de lune" renverra le lecteur vers "Sonate pour piano n° 14".
Puis cliquez sur Marquer.
5. Insertion de l'index
Il ne reste plus qu'à insérer l'index.
Menu Insertion -> Référence -> Tables et index
Cliquez sur OK si le modèle proposé par défaut vous convient.
Voilà, l'index est automatiquement constitué. Les numéros renvoient aux pages.
Voici ce que ça donne en mode Page.